BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN. Taman Bacaan ZOE merupakan salah satu usaha persewaan buku yang

Transkripsi

1 BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN 3.1 Gambaran Umum Sejarah Taman Bacaan Taman Bacaan ZOE merupakan salah satu usaha persewaan buku yang didirikan tahun 2009, sebagai salah satu usaha pribadi yang berada di Komp Pondok Pucung Indah II Pd.Aren Tangerang. Untuk memajukan usaha penyewaan buku pihak Taman Bacaan ZOE selalu berusaha meningkatkan pelayanan kepada anggota, karena usaha ini tidak lepas dari peningkatan pelayanan terhadap anggota. Untuk inilah Taman Bacaan ZOE sebagai suatu usaha persewaan buku berusaha untuk memberikan pelayanan dengan mengusahakan suatu sistem komputerisasi penyewaan buku. Jenis buku yang dapat dipinjam di Taman Bacaan ZOE terdiri dari komik, novel dan majalah. Untuk penyewaan jenis komik tarif per harinya adalah Rp dan novel Rp sedangkan untuk majalah tidak dapat di bawa pulang, hanya dapat di baca di tempat. Untuk jumlah komik yang tersedia di Taman Bacaan ZOE berjumlah 600 buah sedangkan untuk novel yang tersedia saat ini berjumlah 200 buah. Dalam sehari peminjaman komik dapat mencapai 15 buah/hari sedangkan novel 5 buah/hari. Untuk denda keterlambatan per hari sama dengan tarif per harinya. Untuk penghitungan lama keterlambatan, keterlambatan satu hari akan dikenakan denda 2x tarif 26

2 27 sewa per harinya. Lamanya jangka waktu peminjaman di tentukan 3 hari per buku, baik komik maupun novel. Taman Bacaan ZOE yang selama ini menjalankan aktivitas penyewaan secara manual bermaksud mengembangkannya dengan sistem yang berbasis komputer. Sehingga akan didapatkan metode kerja yang praktis dan efisien dengan hasil yang optimal Latar Belakang Dari banyaknya permasalahan yang dihadapi oleh pihak Taman Bacaan ZOE dan keterbatasan kemampuan serta waktu yang tersedia, maka batasan masalahnya yaitu mengenai data karyawan, anggota, buku, peminjaman, pengembalian dan denda keterlambatan pengembalian buku. Untuk penggantian kerusakan atau hilangnya buku, buku dig anti sesuai dengan harga buku Landasan Hukum 1. Undang-Undang No.20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional. 2. Undang-Undang No.32 Tahun 2004 tentang Pemerintahan Daerah. 3. Undang-Undang No.43 Tahun 2007 tentang Perpustakaan. 4. Peraturan Pemerintah No.20 Tahun 2004 tentang Rencana Kerja Pemerintah. 5. Peraturan Pemerintah No.17 Tahun 2010 tentang Pengelolaan dan Penyelenggaraan Pendidikan.

3 28 6. Peraturan Pemerintah No.5 Tahun 2010 tentang Rencana Pembangunan Jangka Menengah Nasional Tahun Instruksi Presiden No.5 Tahun 2006 tentang Gerakan Nasional Percepatan Pemberantasan Wajib Belajar Pendidikan Dasar Sembilan Tahun dan Pemberantasan Buta Aksara (GNP-PWB/PBA). 8. Peraturan Menteri Pendidikan Nasional No.36 Tahun 2010 tentang Organisasi Tata Kerja Kementerian Pendidikan Nasional. 9. Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Republik Indonesia No.48 Tahun 2010 tentang Rencana Strategis Pembangunan Pendidikan Nasional Tahun Daftar Islan Pelaksanaan Anggaran (DIPA) Direktorat Pembinaan Pendidikan Masyarakat, Direktoran Jenderal Pendidikan Anak Usia Dini, Nonformal dan Informal Tahun Visi dan Misi 1. Visi Membantu mengembangkan potensi membaca pada masyarakat sekitar. 2. Misi Mengajak masyarakat sekitar untuk gemar membaca buku.

4 Struktur Organisasi Gambar 3.1 Struktur Organisasi Taman Bacaan ZOE Jakarta

5 Tugas Pemilik Taman Bacaan 1 Mengelola administrasi kegiatan penyewaan. 2 Mengelola administrasi keuangan. 3 Mengelola administrasi sarana/prasarana. 4 Mampu berkomunikasi dengan baik secara lisan maupun tertulis. 5 Mampu melakukan pembaharuan/inovasi. 6 Mampu mengatur lingkungan kerja. 7 Mengetahui perkembangan terbaru mengenai buku. 8 Menerima laporan buku sumbangan atau donasi dana dari donatur. 9 Menjalin komunikasi dan kerjasama yang baik dengan donatur Tugas Donatur 1. Menyumbangkan buku. 2. Menyumbangkan dana jika ada Tugas bagian Pendaftaran 1. Menerima anggota baru. 2. Membuat kartu anggota (ID Card) Tugas Karyawan 1. Mengklaisifikasikan buku taman bacaan. 2. Merawat buku serta ruang baca dan melayani pengunjung. 3. Menginventarisasikan buku-buku taman bacaan.

6 Tugas Bagian Layanan Taman Bacaan dan Kasir 1. Mencatat peminjaman yang dilakukan oleh anggota. 2. Memberikan perpanjangan waktu peminjaman buku. 3. Memberikan sanksi kepada anggota yang terlambat mengembalikan buku maupun yang rusak. 4. Menerima pembayaran uang peminjaman buku dan sanksi dari anggota. 5. Mencatat dan merekapitulasi setiap pengunjung taman bacaan. 6. Melaporkan perkerjaan setiap bulan kepada pemilik Taman Bacaan. 3.3 Gambaran Sistem yang Sedang Berjalan Proses Pendaftaran 1. Calon anggota datang ke Bag. Pendaftaran. 2. Bag. Pendaftaran memberikan Formulir Pendaftaran kepada Calon. 3. Calon mengisi Formulir Pendaftaran dan setelah selesai mengisi memberikan kembali formulir ke Bag. Pendaftaran. 4. Bag. Pendaftaran membuatkan kartu anggota (ID Card) untuk calon anggota dan memberikannya kepada anggota Proses Peminjaman 1. menunjukan kartu anggota (ID Card). 2. Bag. Layanan memeriksa kartu anggota (ID Card). 3. menyerahkan buku yang ingin di pinjam.

7 32 4. Apabila anggota ingin memesan buku karena buku yang buku yang ingin di pinjam tidak tersedia, maka anggota akan di masukan ke dalam daftar tunggu dan akan di beritahu apabila buku sudah tersedia. 5. Bag. Layanan mencatat kartu anggota (ID Card) dan Id buku yang akan di pinjam ke komputer dalam format excel. 6. Bag. Layanan menyerahkan buku kepada anggota Proses Pengembalian 1. datang ke Bag. Layanan untuk menyerahkan buku yang di pinjam dengan menyerahkan kartu anggota (ID Card). 2. Bag. Layanan menerima dan memeriksa di komputer kartu anggota (ID Card) dan Id buku apakah sesuai dengan waktu peminjaman. 3. Bag. Layanan memeriksa kondisi buku. 4. Bag. Layanan mengelompokkan buku yang utuh dan tidak rusak ke dalam rak pengembalian. yang rusak tetapi masih dapat diperbaiki ke dalam rak pemeliharaan. yang rusak dan tidak dapat di perbaiki ke dalam rak rusak dan diusulkan untuk di ganti Proses Perpanjangan Peminjaman 1. membawa buku yang mau di perpanjang waktu peminjamannya ke Bag. Layanan di sertai dengan kartu anggota (ID Card). 2. Bag. Layanan memeriksa Id buku dan formulir daftar tunggu.

8 33 3. Apabila buku tersebut ada yang ingin meminjam, anggota yang akan memperpanjang tidak diizinkan memperpanjang. Tetapi apabila tidak ada yang ingin meminjam, anggota yang akan memperpanjang akan diizinkan memperpanjang buku tersebut dengan waktu sesuai perjanjian Proses Pengadaan 1. Melalui Pembelian a. Toko Konvensional 1. Pemilik Taman Bacaan membuat daftar buku yang akan di beli. 2. Menentukan toko buku yang akan di hubungi. 3. Menyerahkan daftar judul buku yang akan di beli ke toko buku tersebut, baik melalui fax, maupun datang langsung ke toko buku. 4. Toko buku memberikan informasi tentang buku yang tersedia beserta dengan harganya. 5. Melakukan pembayaran dengan uang tunai maupun transfer sebesar jumlah buku yang dibeli di tambah ongkos kirim apabila ingin di kirim dan meminta bukti pembayaran serta faktur pembelian. 6. Toko buku mengirimkan buku yang telah dipesan atau pembeli yang mengambil sendiri buku tersebut. Apabila mengambil sendiri, maka karyawan yang akan mengambil buku tersebut.

9 34 b. Toko Online 7. Siapkan judul buku. 8. Cari referensi toko buku mana yang akan dihubungi. 9. Cari alamat toko buku tersebut di internet. 10. Ikuti prosedur yang tersedia di toko buku tersebut. 11. Pilihlah judul-judul buku yang akan di beli. 12. Melakukan pembayaran melalui internet atau bank sesuai kesepakatan saat bertransaksi. 13. Menyimpan fotokopi bukti pembayaran untuk keperluan klaim 2. Sumbangan 14. Menerima hibah buku dari masyarakat maupun anggota taman bacaan tersebut dengan langsung mendatangi taman bacaan disertai dengan buku yang akan dihibahkan. juga dapat diambil di tempat dengan menghubungi langsung taman bacaan.

10 Event Table Sistem yang Berjalan Event Internal Agent Start When Activity Melayani Pendaftaran Bag. Ketika ada calon 1. Calon anggota Pendaftaran anggota ingin melakukan pendaftaran mendaftar 2. Bag. Pendaftaran mencatat biodata calon anggota 3. Bag. Pendaftaran membuatkan Kartu. 4. Bag. Pendaftaran menyerahkan Kartu Melayani Peminjaman Bag. Layanan Taman Bacaan Saat Datang 5. melakukan peminjaman buku dan menyerahkan Kartu 6. Bag. Layanan Taman Bacaan mencatat data peminjaman buku pada daftar peminjaman buku. Melayani pengembalian Menerima & Bag. Layanan Taman Bacaan Saat Datang Membawa 7. Menerima buku dan Kartu dari anggota dan menghitung tagihan yang harus dibayar 8. Menyerahkan kwitansi 2 rangkap yang harus dibayar. 9. Bag. Layanan Taman Bacaan mencatat data pada daftar pengembalian buku. Menerima Pembayaran kasir Pada saat anggota ingin membayar 10. membayar tagihan sesuai dengan kwitansi. 11. Menerima pembayaran sesuai dengan kwitansi. Melakukan Pembelian Pemilik Taman Bacaan Pada Awal Bulan dan Menerima Pesanan 12. Memesan buku di toko buku baik yang konvensional maupun online. 13. Menerima buku setelah buku dikirim oleh toko buku.

11 Menyerahkan buku ke Bag. Layanan Taman Bacaan. Menerima Sumbangan Bag. Layanan Taman Bacaan Sumbangan Masyarakat dari dan 15. Membuat bukti penerimaan sumbangan 16. Memberikan bukti penerimaan sumbangan. Menerima & Mendata yang Masuk Bag. Layanan Taman Bacaan Menerima dari Pemilik Taman Bacaan 17. Mencatat daftar pemasukan buku Taman Bacaan. Membuat Laporan Baru & Peminjam Membuat Laporan Peminjaman & Pengembalian Bag. Layanan Taman Bacaan Bag. Layanan Taman Bacaan Saat Akhir Bulan 18. Membuat laporan anggota baru 19. Memberikan laporan anggota baru kepada Pemilik Taman Bacaan. Saat Akhir Bulan 20. Membuat laporan peminjaman & pengembalian buku setiap akhir bulan. 21. Memberikan laporan peminjaman & pengembalian buku kepada Pemilik Taman Bacaan. Membuat Penerimaan Masuk Laporan Bag. Layanan Taman Bacaan Saat Akhir Bulan 22. Membuat laporan penerimaan buku masuk. 23. Memberikan laporan. penerimaan buku masuk kepada Pemilik Taman Bacaan. Table 3.1 Event Table Sistem Berjalan Taman Bacaan ZOE Jakarta

12 Workflow Sistem yang Berjalan Actor Calon Bag. Layanan Taman Bacaan Calon Bag. Layanan Calon Bag. Layanan Taman Bacaan Bag. Layanan Taman Bacaan Kasir Kasir Activity Mendaftar Menjadi 1. Mengisi buku tamu saat pertama kali datang 2. Menyerahkan formulir pendaftaran 3. Mengisi formulir pendaftaran. 4. Menyerahkan formulir pendaftaran. 5. Mencatat data calon anggota kedalam daftar anggota. 6. Membuat kartu anggota 7. Menyerahkan kartu anggota 8. Menerima kartu anggota Melakukan Peminjaman 9. Menyerahkan Kartu dan yang akan di pinjam kepada Bag. Layanan Taman Bacaan. 10. Menerima dan Kartu. 11. Memperbarui data daftar peminjaman buku. 12. Menyerahkan buku dan mengembalikan Kartu. 13. Menerima dan Kartu dari dari Bag. Layanan Taman Bacaan. Melakukan Pengembalian 14. Menyerahkan Kartu dan yang akan dikembalikan kepada Bag. Layanan Taman Bacaan. 15. Menerima buku dan Kartu 16. Memperbarui data daftar pengembalian buku. 17. Menyerahkan Kartu 18. Menyerahkan kwitansi 2 rangkap yang harus dibayar kepada anggota. 19. Menerima Kartu. 20. Menyerahkan kwitansi kepada kasir. 21. Menerima Kwitansi 22. Membayar tagihan sesuai kwitansi 23. Menerima pembayaran 24. Menstempel lunas kwitansi 25. Menyerahkan kwitansi rangkap 2 ke anggota

13 38 Donatur Bag. Layanan Taman Bacaan Donatur Bag. Layanan Taman Bacaan Pemilik Bag. Layanan Taman Bacaan Pemilik Karyawan Bag. Layanan Taman Bacaan Bag. Layanan Taman Bacaan Pemilik Menyumbang 26. Menyumbang buku kepada Bag. Layanan Taman Bacaan. 27. Menerima sumbangan buku dari Donatur. 28. Menyerahkan bukti Penerimaan Sumbangan kepada Donatur. 29. Menerima bukti Penerimaan Sumbangan 30. Menyerahkan buku sumbangan ke Pemilik Taman bacaan untuk di sortir. 31. Menerima buku sumbangan dari Bag. Layanan Taman Bacaan. 32. Menyortir buku untuk disetujui. 33. Menyerahkan buku yang telah di sortir. 34. Menerima buku yang telah di sortir dari Pemilik Taman Bacaan. 35. Memperbarui data buku yang ada. 36. Menyimpan buku di rak yang telah di tentukan. Membeli 37. Mencari dan memilih judul buku yang akan dibeli. 38. Menugaskan karyawan untuk membeli buku. 39. Melakukan pembelian buku via telepon atau datang langsung ke toko buku. 40. Menyerahkan buku ke Bag. Layanan Taman bacaan. 41. Menerima buku. 42. Memeriksa kondisi buku. 43. Memperbarui data buku yang ada. 44. Menyimpan buku di rak yang telah ditentukan. Membuat Laporan Penerimaan 45. Membuat laporan peminjaman buku. 46. Membuat laporan pengembalian buku. 47. Membuat laporan buku masuk. 48. Menyerahkan laporan peminjaman buku kepada Pemilik Taman Bacaan. 49. Menyerahkan laporan pengembalian buku kepada Pemilik Taman Bacaan. 50. Menyerahkan laporan buku masuk kepada Pemilik Taman Bacaan. 51. Menerima laporan peminjaman buku dari Bag. Layanan Taman Bacaan. 52. Menerima laporan pengembalian buku dari Bag. Layanan Taman Bacaan. 53. Menerima laporan buku masuk dari Bag. Layanan Taman Bacaan. 54. Memeriksa laporan peminjaman buku. 55. Memeriksa laporan pengembalian buku.

14 Memeriksa laporan buku masuk. Tabel 3.2 Workflow Table Sistem Berjalan Taman Bacaan ZOE Jakarta 3.6 OAD Taman Bacaan ZOE Jakarta ANGGOTA BAG. PENDAFTARAN BAG. LAYANAN KASIR KARYAWAN DONATUR PEMILIK Melakukan Pendaftaran Melayani Pendaftaran,memperbarui Data anggota & Membuat laporan anggota Menerima Laporan & Memeriksa Laporan Kartu Kartu Laporan Melakukan Peminjaman Kartu Melayani Peminjaman Laporan Peminjaman Menerima Laporan Peminjaman & Memeriksa Laporan Melakukan Pengembalian Melayani Pengembalian Kartu Kwitansi Melakukan Pembayaran Menerima Pembayaran Kwitansi Membeli & Menyerahkan Mencari judul & Menugaskan Karyawan Membeli Menerima & Menyortir Serta Menyerahkan Kepada Bag. Layanan Taman Bacaan Menyumbang Menerima,Memeriksa, Mengkategorikan, Serta memperbarui data Laporan Masuk Bukti Penerimaan Sumbangan Menerima Bukti Penerimaan Sumbangan Menerima Laporan Masuk & Memeriksa Laporan Gambar 3.2 Overview Activity Diagram Sistem Berjalan pada

15 Taman Bacaan ZOE Jakarta 40

16 Analisis dan Temuan Hasil Survey Berdasarkan hasil analisis yang telah dilakukan terhadap sistem berjalan pada Taman Bacaan ZOE Jakarta, ditemukan permasalahan-permasalahan yang sering dihadapi, antara lain : Temuan 1 Kriteria Sebab Akibat Rekomendasi Mudahnya kehilangan data atau dokumen seperti daftar anggota, daftar peminjaman buku, daftar pengembalian buku dan daftar buku. Menurut Supriyanto dan Muhsin (2008, p14), Tujuan Perpustakaan adalah memberikan layanan literature dan bahan referensi yang diperlukan oleh para pengguna. Dalam tata aturan perpustakaan, tujuan didirikannya perpustakaan, pada poin 5 dan 6 adalah sebagai berikut.: 5) Pemeliharaan data pustaka secara baik. 6) Memberikan kemudahan temu kembali informasi. Karena terlalu banyak dokumen yang menumpuk dan pengarsipan data yang tidak teratur serta pengurutan dokumen yang di arsip tidak berurutan. Terjadinya kesulitan dalam mencari data atau dokumen sehingga mengakibatkan lamanya waktu dalam pencarian data serta resiko kehilangan data akan sering muncul terjadi dan proses pengolahan data menjadi terhambat. Penggunaan kertas yang berlebihan. Untuk mengatasi permaalahan tersebut sebaiknya Perpustakaan menggunakan sistem yang terkomputerisasi, sehingga seluruh data dapat diakses dengan mudah dan cepat serta mengurangi penggunaan kertas. Tabel 3.3 Temuan 1 Hasil Survey

17 42 Temuan 2 Kriteria Sebab Akibat Rekomendasi Sering terjadinya kesalahan pencatatan status peminjaman. Menurut Schneiderman (1998, p75-p77), ada delapan factor utama yang perlu diperhatikan dalam merancang suatu interface, yaitu : a. Memberikan pencegahan kesalahan dan penanganan kesalahan yang sederhana. Sistem dirancang sedemikian rupa sehingga dapat mencegah user dalam membuat kesalahan. b. Mengizinkan sistem pembatalan. Adakalanya user tidak sengaja melakukan aksi yang tidak diinginkan, untuk itu user ingin melakukan pembatalan. Sistem harus sebanyak mungkin memberikan fungsi pembatalan ini, user akan merasakan lebih aman dan tidak takut dalam mencoba memakai sistem tersebut. Tidak ada pengingat status peminjaman. Terkadang terjadi kelalaian dalam pencatatan proses pengembalian. Perlu adanya sistem pengingat (reminder) mengenai status peminjaman buku yang sedang dipinjam. Tabel 3.4 Temuan 2 Hasil Survey

18 43 Temuan 3 Kriteria Sebab Akibat Rekomendasi Laporan yang tidak sesuai dengan keadaan yang ada. Menurut Romney dan Steinbart (2003, p9), pada poin no.3 yaitu dimensi bentuk meliputi : a. Kejelasan : Informasi yang harus tersedia dalam bentuk yang mudah di pahami. b. Rinci : Informasi dapat disediakan dalam bentuk rinci dan ringkas. c. Urutan : Informasi dapat disediakan dalam susunan yang berurutan. d. Presentasi : Informasi dapat disajikan dalam bentuk narasi, grafik atau bentuk lainnya. Data tidak terintegrasi dengan baik karena data masih menggunakan sistem pencatatan manual. Kesalahan dalam pencatatan, pemasukan, pengeluaran dan lain-lain. Menggunakan sistem file dan transaksi yang sudah terintegrasi melalui komputer. Tabel 3.5 Temuan 3 Hasil Survey

19 Indentifikasi Kebutuhan Informasi Dalam proses Manajemen yang dilakukan oleh Taman Bacaan harus ditunjang dengan berbagai informasi yang dibutuhkan dan penting sebagai acuan dalam pengambilan keputusan yang jelas dan tepat. Sistem file pada Taman Bacaan ZOE Jakarta masih mengandalkan sistem manual pada aktivitas pencatatan daftar anggota, jumlah buku dan pencatatan transaksi di dalam Taman Bacaan yang terdiri dari : 1. Daftar Peminjaman 2. Daftar Pengembalian 3. Daftar Pemasukan 3.9 Laporan yang Dihasilkan 1. Laporan anggota 2. Laporan peminjaman buku 3. Laporan pengembalian buku 3.10 Kebutuhan Informasi yang Diusulkan Data Historis Taman Bacaan Dokumen ini digunakan oleh Bag. Layanan Taman Bacaan untuk mendata transaksi Taman Bacaan.