BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN

Transkripsi

1 BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN 3.1 Riwayat Perusahaan Sejarah perusahaan PT GAGAHMAS WIRAMAJU merupakan sebuah perusahaan industri Polyurethane yang bergerak dalam bidang pembuatan dan penjualan kasur dan busa yang sudah dikenal sejak tahun PT GAGAHMAS WIRAMAJU didirikan di Bogor, Indonesia pada tanggal 9 Juni 2000 oleh Bapak Andi Suyadi, dengan akte pendirian No. 413, Notaris H.R. Hamdani, S.E dan pengesahan oleh Menteri Kehakiman Republik Indonesia dengan Surat Keputusan Nomor C HT TH.2000 tanggal 7 Juli PT GAGAHMAS WIRAMAJU berlokasi di Jalan Ciangsana No.9, Rt. 003 Rw. 04 Desa Nagrak, Kecamatan Gunung Putri, Bogor PT GAGAHMAS WIRAMAJU merupakan cabang dari PT GADINGMAS WIRAJAYA yang berpusat di Bandung. Gagasan untuk mendirikan cabang perusahaan di Jakarta muncul karena Bapak Andi Suyadi melihat adanya peluang pasar yang cukup besar dalam memasarkan produk kasur dan busa di daerah Jakarta. Pada awalnya, PT GAGAHMAS WIRAMAJU hanya memasarkan produk kasur dan busa ke daerah sekitar perusahaan berada, seperti di Cibubur, Depok, Bogor. Namun, seiring bertambahnya permintaan pasar dari berbagai daerah di Jakarta dan sekitarnya, PT GAGAHMAS WIRAMAJU memperluas jaringan pemasaran mereka dari daerah Jakarta, Bogor, Depok, Tangerang, Bekasi, hingga 46

2 47 ke Banten. Hingga saat ini, tecatat lebih dari 300 toko yang menjadi pelanggan dari PT GAGAHM AS WIRAM AJU Visi dan Misi Perusahaan Adapun Visi dan Misi yang ingin dicapai oleh PT GAGAHMAS WIRAMAJU sebagai berikut: Visi : Menjadi perusahaan pemasok kasur dan busa yang utama dan terbesar di seluruh Indonesia. Misi : Memberikan yang terbaik kepada pelanggan dengan menjaga kualitas dan harga yang bersaing Struktur Organisasi Perusahaan Gambar 3.1 : Struktur Organisasi PT GAGAHMAS WIRAMAJU

3 48 Secara umum pembagian tugas, tanggung jawab dan wewenang masingmasing fungsi bisnis adalah sebagai berikut: 1. Direktur Utama a. Mengepalai semua bagian-bagian fungsional perusahaan. b. Mengawasi dan mengendalikan seluruh kegiatan operasional seluruh perusahaan, termasuk cabang-cabangnya agar sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan. 2. Kepala Cabang a. Melakukan pengawasan terhadap seluruh kegiatan dan aktivitas dalam perusahaan cabang. b. Memeriksa seluruh laporan-laporan yang ada dalam perusahaan cabang. c. Menangani masalah-masalah yang terjadi di perusahaan cabang. 3. Kepala Keuangan a. Menerima nota-nota penjualan baik tunai maupun piutang. b. Membuat rencana penagihan dan jadwal penagihan piutang setiap pelanggan berdasarkan transaksi yang terjadi. c. Membuat laporan pembelian bahan baku, omset penjualan, piutang, dan mutasi piutang periodik kepada kepala cabang dan melaporkan masalahmasalah yang terjadi.

4 49 4. Kepala Penjualan a. Menerima pesanan dari pelanggan baik secara langsung, melalui salesman maupun staff pemasaran (Marketing). b. Melakukan pengecekan piutang pelanggan setelah menerima pesanan. c. Melakukan analisa penerimaan order dan harga jual. d. Membuat surat perintah kerja (SPK) kepada kepala gudang berdasarkan surat pesanan pelanggan. e. Menghitung biaya produksi yang digunakan sebagai harga pokok produksi produk tersebut, untuk menentukan harga jual khususnya pada produk busa centi-an berdasarkan perkiraan pendapatan laba yang telah ditetapkan. 5. Kepala Gudang a. Menerima surat perintah kerja dari kepala penjualan untuk kemudian diteruskan ke staff produksi. b. Melakukan pelaksanaan produksi dan perencanaan daftar pemakaian bahan. c. Melakukan pengawasan para pekerja staff produksi sehingga kegiatan produksi berjalan dengan sebagaimana mestinya. d. Mengatur pemakaian mesin produksi dan jadwal produksi agar sesuai dengan kebutuhan dan rencana kerja yang sudah ditetapkan. e. Membuat rencana permintaan dan melakukan analisa kebutuhan bahan baku.

5 50 f. Mengontrol kualitas dari produk yang dihasilkan agar sesuai dengan pesanan yang diminta pelanggan. g. Mengotorisasi daftar pemakaian bahan hasil produksi yang telah diterima dari staff produksi dan menyerahkannya kepada staff penjualan. h. Mengawasi keluar masuknya barang dari gudang. 6. Kepala Pemasaran a. Mengkoordinasikan semua kegiatan pemasaran dalam perusahaan dengan memberikan pengarahan kepada para staff bagian pemasaran. b. Melaksanakan pemasaran produk sesuai dengan sasaran yang telah ditetapkan setelah dilakukan analisa. c. Menjaga hubungan baik dengan pelanggan. d. Membuat rencana pemasaran.dan menganalisa perilaku pasar dan pembeli. 7. Kepala Pengiriman a. Membuat bukti gudang sementara untuk dibuatkan surat jalan kepada staff pengiriman. b. Mengurus pengiriman barang. c. Melakukan pendataan seluruh surat jalan setiap akhir bulan. 8. Kepala Pembelian a. Melakukan pembelian bahan baku berdasarkan surat permintaan dari kepala gudang.

6 51 b. Melakukan peninjauan pembelian bahan baku dan melakukan pengecekan bahan baku dari supplier. 3.2 Tata Laksana dan Penyajian Data pada Sistem yang Berjalan Tata Laksana Sistem Berjalan Setelah menerima SPK rangkap dua (2) dan tiga (3) dari staff penjualan, kepala gudang akan memberikan SPK rangkap tiga (3) beserta daftar pemakaian bahan (DPB) yang akan diisi oleh masing-masing staff produksi. Dimana staff produksi ini dibagi menjadi beberapa workstation yaitu workstation produksi, pemotongan, penjahitan, dan packing. Adapun staff produksi selain daripada masing-masing workstation tersebut yaitu staff produk sampingan. Staff produk sampingan ini bertugas untuk menghitung berat dan jumlah lembar sampingan dari masing-masing sisi balokan berdasarkan satu kali proses produksi perunit yang diperoleh dari workstation produksi. Pengisian DPB dimulai dari workstation produksi-pemotongan-penjahitanpacking, yang terkait dengan pemakaian jumlah bahan baku utama dan bahan penolong. Khusus untuk staff pemotongan, SPK rangkap tiga (3) digunakan sebagai dasar dilakukan pemotongan berdasarkan ukuran yang diminta. Selesai proses pemotongan, staff penjahitan akan melakukan penjahitan cover. Lalu, staff packing akan melakukan pengepakan pada barang yang telah jadi. Staff packing akan menyerahkan daftar pemakaian bahan dan SPK rangkap tiga (3) kepada kepala gudang. Kepala Gudang akan mengotorisasi dan memberikan daftar

7 52 pemakaian bahan (Signed) ke staff penjualan. SPK rangkap dua (2) dan tiga (3) diarsip. Staff penjualan akan menghitung besarnya biaya produksi yang dikeluarkan dari kegiatan produksi, berikut biaya lainnya, seperti biaya bahan penolong, overhead, biaya tenaga kerja dengan menggunakan metode tradisional. Setelah itu, staff penjualan akan menentukan harga jual atas produk utama yang kompetitif, dengan melihat pada penetapan perkiraan laba yang akan diperoleh. Untuk setiap kali produksi akan menghasilkan produk sampingan, yang akan dihitung berat dan jumlah lembar sampingan dari masing-masing sisi balokan dan dicatat ke dalam kertas hasil balokan oleh staff produk sampingan. Produk sampingan yang telah dihitung tersebut selanjutnya dipasarkan oleh staff penjualan ke toko-toko mebel, bengkel, dan lain sebagainya dengan harga yang telah ditentukan. Hasil penjualan atas produk sampingan akan dilaporkan kepada staff keuangan. Hasil penjualan produk sampingan ini selalu laku terjual. Setiap akhir bulan, staff penjualan akan menyerahkan laporan pemakaian bahan periodik tersebut beserta laporan omset penjualan periodik kepada staff keuangan Dalam proses produksi, kegiatan yang dilakukan oleh masing-masing workstation adalah sebagai berikut : 1. Workstation 1 Pada workstation ini dilakukan proses produksi yang ditangani oleh staff produksi. Adapun kegiatan pada proses produksi ini, dimulai dari pengadukan

8 53 bahan baku utama, penguapan hingga menghasilkan busa dalam bentuk balokan yang kemudian akan didinginkan. 2. Workstation 2 Pada workstation ini dilakukan proses pemotongan yang ditangani oleh staff pemotongan. Busa yang telah didinginkan, siap untuk dipotong secara vertikal, lalu horizontal. Hasil pemotongan pertama akan menghasilkan busa sisa yang dinamakan dengan hasil sampingan. Pemotongan busa selanjutnya akan disesuaikan dengan permintaan pesanan berdasarkan SPK. Adapun permintaan pesanan dapat berupa kasur atau busa centi-an, dimana khusus untuk busa centi-an, akan diserahkan kepada workstation 4 (Staff Packing). Sedangkan untuk pesanan kasur, akan diserahkan pada workstation 3 (Staff Penjahitan). 3. Workstation 3 Pada workstation ini dilakukan proses penjahitan yang ditangani oleh staff penjahitan. Busa yang telah selesai dipotong, akan dibuat covernya sesuai dengan permintaan pelanggan. Tipe kasur dibagi menjadi empat yang diurutkan berdasarkan kualitas kasur dari yang terendah adalah sebagai berikut : Merak, Naga, Pinguin dan Panda.

9 54 4. Workstation 4 Pada workstation ini dilakukan proses packing yang ditangani oleh staff packing. Busa yang telah selesai dijahit, akan dipacking sesuai dengan pesanan. 5. Staff Produk Sampingan Pada workstation ini dilakukan proses pengumpulan hasil sampingan yang ditangani oleh staff produk sampingan. Hasil sampingan yang telah dikumpulkan akan dipisahkan sesuai dengan jenisnya, lalu menghitung jumlah lembaran dan menimbang berat dari hasil sampingan tersebut. Adapun hasil sampingan memiliki beberapa tipe, yaitu : a. Kulit B Hasilnya ada enam lembar setiap kali produksi, didapat dari jumlah sisi balokan busa yang dicetak. b. Busa Pakkan Diambil dari bagian atas kulit campuran, dimana ukuran dan tipenya sama untuk semua kualitas c. Busa Ikatan Busa yang diikat dalam satu ikatan yang berisi berbagai jenis busa sisa. d. Batangan Diambil dari balokan atas ukuran normal. e. Cumi Merupakan potongan busa sisa dari kulit lengkungan busa balokan.

10 Penyajian Data pada Sistem Berjalan Dalam melakukan perhitungan biaya produksi, perusahaan memerlukan data-data yang terdiri dari : data bahan baku, data tenaga kerja, dan data overhead pabrik. Data-data tersebut akan disajikan dalam tabel-tabel dibawah ini. Tabel 3.1 Daftar Harga Bahan Baku Utama No. Bahan Baku Utama Harga Satuan ($) Harga Satuan (Rp) Kurs Sumber : Wawancara dengan PT GAGAHMAS WIRAMAJU Satuan 1. PPG Kg 2. TDI Kg 3. MC Kg 4. KALSIUM Kg 5. TINAI Kg 6. SILICON Kg 7. AMIN Kg 8. NIAK Kg 9. Kertas Produksi Meter 10. Pewarna Liter 11. H2O Liter 12. Kain Cina Resleting Meter 13. Kain Poly TC Bunga Campur Meter 14. Kain Poly C Bunga Paten Meter 15. Kain Cina Quilting Meter 16. Resleting Meter 17. Kepala Resleting Buah 18. Label + Selendang Buah 19. Pita List Meter/Roll 20. Kartu Garansi Buah 21. Brosur Lembar 22. Logo GMW buah

11 56 Tabel 3.2 Daftar Harga Bahan Baku Penolong Harga No. Bahan Baku Penolong Satuan (Rp) Satuan 1. Jarum Butterfly No Buah 2. Jarum Butterfly No Buah 3. Jarum Butterfly No Buah 4. Benang Astra 7500 Buah 5. Plastik Kg 6. Lakban Coklat Buah 7. Tali Lonceng (Rafia) Buah Sumber : Wawancara dengan PT GAGAHMAS WIRAMAJU Tabel 3.3 Data Tenaga Kerja Langsung No. Workstation Jumlah Tenaga Kerja (Orang) 1. WS WS WS WS Staff Produk Sampingan 2 Sumber : Wawancara dengan PT GAGAHMAS WIRAMAJU PT GAGAHMAS WIRAMAJU beroperasi mulai hari Senin hingga Sabtu, dengan shift kerja sebagai berikut : Senin Sabtu : Istirahat : Besarnya gaji yang dibayarkan kepada tenaga kerja adalah diatas rata-rata tarif UMR yang berlaku pada daerah tersebut, yaitu sebesar Rp ,-

12 57 Tenaga Kerja Tabel 3.4 Daftar Gaji Tenaga Kerja Departemen Produksi Persentase UMR ( % x UMR Rata-rata Rp ) Total Gaji Kepala Produksi 286 % Rp ,- WS % Rp ,- WS % Rp ,- WS % Rp ,- WS % Rp ,- Staff Produk Sampingan 102 % Rp ,- Sumber : Wawancara dengan PT GAGAHMAS WIRAMAJU Tabel 3.5 Daftar Produk dan Spesifikasi Kasur Resleting Ukuran Tipe Motif Kain Spesifikasi Jenis Busa Kualitas Busa Merak Kain Cina Resleting Resleting Foam SP Garing 70 x 200 x 14 Naga Kain Cina Resleting Resleting Foam Kenyal dan Pinguin Kain Poly TC bunga Resleting Foam GMW 1 Sedang campur 80 x 200 x 14 Panda Kain Poly TC Resleting Foam GMW 1 Padat bunga paten, beserta NC (Non- logo perusahaan Calsium) (GMW).

13 58 Sumber : Wawancara dengan PT GAGAHMAS WIRAMAJU Tabel 3.6 Daftar Produk dan Spesifikasi Kasur Quilting Ukuran Tipe Kasur Motif Kain Spesifikasi Jenis Busa Kualitas Busa Merak Kain Cina Pita List Foam SP Garing 70 x 200 x 15 Quilting Naga Kain Cina Pita List Foam Kenyal Quilting dan Pinguin Kain Cina Pita List Foam Sedang Quilting GM W 1 80 x 200 x 15 Panda Kain Cina Pita List Foam Padat Quilting GM W 1 NC (Non- Calsium) Sumber : Wawancara dengan PT GAGAHMAS WIRAMAJU Tabel 3.7 Daftar Produk dan Spesifikasi Busa Centi-an Ukuran Tipe Kasur Jenis Busa Kualitas Busa 200 x 100 x 3 cm dan 200 x 100 x 5 cm Merak Foam SP Garing Naga Foam Kenyal Sumber : Wawancara dengan PT GAGAHMAS WIRAMAJU

14 Rich Picture 10. Daf tar Pemakaian bahan+ Laporansales per periodik Gambar 3.2 Rich Picture pada PT GAGAHMAS WIRAMAJU

15 Identifikasi Event Table Event Intenal Agent Start when Activity 1. Membuat DPB Kepala Gudang Menerima SPK rangkap dua (2) dan rangkap tiga (3) dari Staff Penjualan -Membuat DPB (Daftar Pemakaian Bahan) -Memberikan DPB dan SPK rangkap tiga (3) ke staff produksi 2. Melakukan Staff Menerima DPB -Melakukan produksi Produksi Produksi dan SPK -Mengisi DPB rangkap tiga (3) -Memberikan DPB yang dari Gudang Kepala telah terisi ke Kepala Gudang -Melakukan pengumpulan dan 3. Mengotorisasi DPB Kepala Gudang Menerima DPB perhitungan berat dan jumlah lembar dari produk sampingan -Mengecek DPB dengan SPK -Mengotorisasi DPB -Menyerahkan DPB yang terotorisasi ke

16 61 staff penjualan 4. Menghitung Biaya Staff Menerima -Menghitung biaya- produksi Penjualan DPB (Signed) biaya produksi -Menentukan harga jual 5. Membuat Laporan Staff Pada akhir -Membuat Laporan Pemakaian Bahan Penjualan periode pemakaian Bahan per dan laporan omset periodik penjualan per -Membuat Laporan periodik omset penjualan per periodik -Memberikan Laporan Pemakaian bahan per periodik dan Laporan omset penjualan per periodik ke kepala keuangan. Tabel 3.8 Event Table Pada PT GAGAHMAS WIRAMAJU

17 Overview Acti vity Diagram Gambar 3.3 : Overview Activity Diagram Pada PT GAGAHMAS WIRAMAJU Formulir dan Laporan pada Sistem Berjalan

18 63 1. Surat Perintah Kerja (SPK) Surat Perintah Kerja dibuat oleh staff penjualan setelah selesai membuat Surat Pesanan. Pada lembaran Surat Perintah Kerja terdapat kolom jenis barang, ukuran barang, jumlah barang dan kolom keterangan. Dibagian atas Surat Perintah Kerja terdapat nomor Surat Perintah Kerja, disudut kiri atas terdapat nama dan alamat toko yang memesan barang, dan terdapat tempat tanda tangan staff taking order, yang membuat Surat Perintah Kerja dan tempat tanda tangan untuk kepala gudang sebagai pihak yang mengetahui pada bagian bawah Surat Perintah Kerja. Surat Perintah Kerja pada sistem yang berjalan terdiri dari tiga (3) rangkap, dimana rangkap dua (2) dan tiga (3) diberikan kepada kepala gudang, sedangkan rangkap satu (1) diarsip oleh staff penjualan. 2. Daftar Pemakaian Bahan (DPB) Daftar Pemakaian Bahan dibuat oleh kepala gudang setelah menerima SPK rangkap dua (2) dan tiga (3) dari staff penjualan. Pada lembaran Daftar Pemakaian Bahan terdapat kolom jenis bahan baku, jumlah bahan baku, baik bahan baku utama maupun penolong, serta terdapat kolom keterangan. Dibagian atas Daftar Pemakaian Bahan terdapat nomor Daftar Pemakaian Bahan, disudut kiri atas terdapat nomor SPK dan ukuran pesanan, dan terdapat tempat tanda tangan kepala gudang sebagai pihak yang membuat dan tempat tanda tangan staff produksi, sesuai workstation yang mengerjakan pesanan pada bagian bawah Daftar Pemakaian Bahan.

19 64 Daftar Pemakaian Bahan pada sistem yang berjalan hanya terdapat satu (1) rangkap, dimana Daftar Pemakaian Bahan dan SPK rangkap tiga (3) akan diberikan kepada staff produksi sesuai workstation yang ada untuk masingmasing ditanda tangani sebagai dasar pengerjaan pesanan. Sedangkan SPK rangkap dua (2) akan diarsip oleh kepala gudang. 3. Laporan Pemakaian Bahan (LPB) Laporan Pemakaian Bahan dibuat oleh staff taking order pada satu periode akuntansi sebagai dasar pencatatan biaya-biaya yang telah dikeluarkan dalam kegiatan produksi selama periode tersebut. Pada lembaran Laporan Pemakaian Bahan terdapat kolom tanggal, nomor SPK, nama toko, jenis bahan baku, jumlah bahan baku, serta terdapat kolom keterangan. Dibagian atas Laporan Pemakaian Bahan terdapat nomor dan periode Laporan Pemakaian Bahan, dan terdapat tempat tanda tangan staff taking order sebagai pihak yang membuat dan tempat tanda tangan staff keuangan yang menerima Laporan Pemakaian Bahan periodik tersebut. 4. Laporan Overhead (FOH) Laporan Overhead dibuat oleh bagian keuangan pada satu periode akuntansi sebagai dasar pencatatan biaya-biaya tidak langsung dalam kegiatan produksi selama periode tersebut. Pada lembaran Laporan Overhead terdapat kolom bulan, tahun, jenis overhead, biaya overhead, serta terdapat kolom keterangan.

20 Permasalahan yang Dihadapi 1. Perhitungan biaya produksi dengan menggunakan metode tradisional saat ini kurang dapat dipertanggungjawabkan yang disebabkan oleh perhitungan biaya produksi yang tidak membebankan biaya berdasarkan aktivitas pada berbagai varians produk. 2. Lambatnya proses perhitungan biaya produksi pada produk utama, dikarenakan belum tersedianya database yang mampu menampung dan mengintegrasikan data-data yang berhubungan dengan perhitungan biaya produksi. 3. Kurangnya informasi yang dibutuhkan oleh pihak manajemen untuk pengambilan keputusan karena beberapa laporan yang berkaitan dengan proses produksi tidak tersedia seperti laporan hasil sampingan per-tanggal, laporan biaya produksi per-tanggal. 4. Pengendalian intern yang kurang baik, dilihat dari adanya rangkap tugas dan wewenang pada beberapa fungsi dalam perusahaan. 3.4 Alternatif Pemecahan Masalah 1. Memperbaharui sistem perhitungan biaya produksi dengan menggunakan metode Activity Based Costing, sehingga biaya produksi lebih dapat dipertanggungjawabkan. 2. Membangun suatu aplikasi sistem yang dapat membantu perusahaan dalam mengkalkulasikan biaya produksi khususnya pada produk kasur maupun busa centi-an secara cepat dan tepat, dengan menyediakan suatu database yang

21 66 mampu mengintegrasikan data-data yang diperlukan sehubungan dengan proses pengkalkulasian biaya produksi. 3. Membangun suatu aplikasi sistem yang dapat membantu perusahaan dalam menghasilkan laporan-laporan yang berkaitan dengan proses produksi. 4. Meningkatkan pengendalian intern perusahaan dengan memisahkan tugas dan wewenang pada beberapa fungsi perusahaan.