BAB IV ANALISA DAN PEMBAHASAN

Transkripsi

1 BAB IV ANALISA DAN PEMBAHASAN 4.1 Proses yang berjalan sekarang Sesuai dengan kegiatan utama institusi, XYZ Foundation menyalurkan dana hibah kepada pihak-pihak yang diatur oleh AD/ART dari fondation tersebut. Proposal Penerimaan Proposal 1 2 Seleksi Administratif Seleksi Programatik 3 Pencairan Dana 6 Penerbitan MOU 5 Review Panel Independen 4 Pelaksanaan Kegiatan Review & Monitoring Penutupan Kegiatan Grant Close Report Gambar 4.1. Proses Bisnis Sistem Sistem tersebut terdiri dari beberapa proses bisnis, yaitu : 1. Proses Penerimaan Proposal 2. Proses Seleksi Administratif 3. Proses Seleksi Programatik 4. Proses Review Panel Independen 1

2 2 5. Proses Penerbitan MOU ( Memorandum of Understanding ) 6. Proses Pencairan Dana 7. Proses Pelaksanaan Kegiatan 8. Proses Review dan Monitoring Kegiatan 9. Proses Penutupan Kegiatan Proses Penerimaan Proposal Terdapat 3 periode penerimaan proposal dalam setahun, bulan Januari April, Mei Agustus, dan September - Desember. Grantee Start Prepare Proposal Staf Administrasi Umum Entri ke komputer Seleksi Administratif Buat Surat Konfirmasi Penerimaan Proposal Buat Surat Penolakan A Gambar 4.2 Diagram proses yang sedang berjalan : Proses Penerimaan Proposal dan Proses Seleksi Administratif

3 3 Semua permohonan untuk memperoleh hibah, yang diterima XYZ, direkam ke dalam data dasar komputer oleh staf Administrasi Umum. Setiap permohonan memperoleh nomor file tersendiri. Selanjutnya, proposal akan diberikan kepada Proses Seleksi Administratif Dalam waktu 2 minggu, akan melakukan seleksi administratif berdasarkan kriteria, bahwa pemohon proposal harus datang dari lembaga / kelompok swadaya masyarakat (LSM / KSM), institusi pendidikan, organisasi profesi / keagamaan, mahasiswa atau pelajar. Bila pemohon proposal adalah pihak pemerintah ataupun swasta akan ditolak. Atau bila keperluan dana hibah tidak sesuai dengan misi penyaluran dana hibah (misalnya : permintaan beasiswa) juga akan ditolak. membuat Surat Penolakan dan mengirimkannya ke pemohon proposal. Untuk proposal yang sesuai dengan kriteria administratif, akan mengirimkan surat kepada pemohon proposal memberitahukan bahwa dokumen permohonannya telah diterima. akan meneruskan proposal yang lolos seleksi ke Sekretariat Direktorat Program Proses Seleksi Programatik Secara periodik - setiap pertengahan bulan Maret, Juli dan vember - Sekretariat Direktorat Program akan membuat daftar dan mengelompokkan proposal yang telah lolos seleksi administratif menurut bidang-bidangnya. Sekretariat

4 4 Direktorat Program berkewajiban menyelenggarakan panel penelaahan internal yang akan menilai proposal secara substansi dan prioritas kegiatan. Panel tersebut diikuti oleh seluruh anggota direktorat program, yaitu direktur Program, manajer program Public and Advocacy (PA), manajer program Information, Education and Research (IER) dan manajer program Conservation Sustanaible and Utilization (CSU). Berita Acara Panel Penelaahan Internal merupakan output kegiatan tersebut. Manajer Administrasi A Buat Surat Penolakan Sekretariat Program List & Pengelompokan Rekomendasi B Manajer Program Seleksi Programatik Gambar 4.3 Diagram proses yang sedang berjalan : Proses Seleksi Programatik Berdasarkan hasil panel, Sekretariat Direktorat Program akan membuat dan mengirim surat penolakan proposal kepada pemohon yang proposalnya ditolak, paling lama 1 minggu setelah dilaksanakan panel tersebut. Sedangkan untuk yang lolos, Sekretariat Direktorat Program akan memasukkannya ke dalam daftar proposal

5 5 yang harus mengikuti panel penelaahan independen, dan dikelompokkan menurut bidangnya Proses Review Panel Independen Bekerja sama dengan para Manajer Program (PA, IER dan CSU) serta Direktur Program, Sekretariat Direktorat Program akan melakukan pencarian dan seleksi calon-calon untuk anggota team panel penelaahan independen (3-5 tenaga ahli). Kemudian Sekretariat Direktorat Program akan membuat dokumen usulan anggota Team Panel Independen (TPI), dokumen dikirim ke masing-masing manajer program untuk disetujui Bila disetujui, Sekretariat Direktorat Program akan membuat surat Kesediaan menjadi anggota Team Panel Independen. Surat tersebut diotorisasi oleh Direktur Program dan Direktur Eksekutif, kemudian dikirim ke calon anggota TPI. Bila calon bersedia, Sekretariat Direktorat Program akan menindak lanjuti dengan membuat Surat Kesepakatan Kerja sebagai anggota TPI. Dokumen tersebut ditandatangani oleh Direktur Program dan anggota bersangkutan. Selanjutnya, Sekretariat Direktorat Program melakukan persiapan review, mengenai tempat dan waktu serta menyebarkan undangan kepada para anggota team. Review Panel Independen umumnya diadakan setiap minggu kedua bulan April, Agustus dan vember, serta memakan waktu satu sampai dua hari kerja. Hasil review dituangkan dalam bentuk dokumen Berita Acara Review Panel Independen, yang akan ditindaklanjuti oleh Sekretariat Direktorat Program. Bila

6 6 Sekretariat Program B Penyusunan Team Panel Independen (TPI) Pembuatan Surat Kesediaan TPI Pembuatan Surat Kerjasama menjadi T.P.I. Persiapan Review Rekomendasi T.P.I. Pembuatan Surat Penolakan Team Panel Independen Review Team Panel Independen Grantee Revisi Proposal Manajer Program Persetujuan TPI REVISED C Direktur Program Otorisasi 1 Otorisasi 2 Direktur Eksekutif Otorisasi Calon TPI Persetujuan TPI Gambar 4.4 Diagram proses yang sedang berjalan : Proses Review Panel Independen

7 7 hasilnya ditolak, maka Sekretariat Direktorat Program akan membuat Surat Penolakan beserta alasan penolakannya sesuai rekomendasi TPI dan mengirimkannya ke pengaju proposal. Bila disetujui, Sekretariat Direktorat Program bekerjasama dengan Manajer Program untuk memprosesnya. Bila masih diperlukan perbaikan, maka Manajer Program akan menghubungi pengaju proposal (calon grantee) untuk mendiskusikan perbaikan proposal. Bila tidak diperlukan perbaikan, Manajer Program akan melanjutkan dengan proses penerbitan MOU ( Memorandum of Understanding) atau piagam kesepakatan kerjasama antara pengaju proposal dengan Foundation Proses Penerbitan MOU Proses ini diawali dengan pemnbuatan dokumen Permohonan Penerbitan MOU oleh Manajer Program, setelah diotorisasi oleh Direktur Program, dokumen akan dikirim ke. Pihak akan melakukan pengecekan kelengkapan data yang diperlukan untuk penerbitan dokumen MOU. berkomunikasi dengan calon grantee untuk menyelesaikan permasalahan ini. Setelah lengkap, akan membuat dokumen draft MOU dan mengelompokkan sesuai dengan besar dana hibah yang diberikan. Bila dana kurang dari 10 juta, MOU hanya perlu otorisasi oleh Manajer Program Bila dana sama atau lebih besar dari 10 juta dan lebih kecil dari 100 juta, memerlukan otorisasi Direktur Program

8 8 Grantee Melengkapi Persyaratan Penerbitan MOU D Konfirnasi Penerimaan Dana Manajer Program C Permohonan Penerbitan MOU Otorisasi Direktur Program Otorisasi 1 Otorisasi 2 Direktur Eksekutif Otorisasi Badan Pengurus Otorisasi Cek Kelengkapan Data <10 juta <100 juta < 200 juta E Finalisasi MOU Persiapan Pencairan Dana Keuangan Pencairan Dana Gambar 4.5 Diagram proses yang sedang berjalan : Proses Penerbitan MOU dan Pencairan Dana Bila dana sama atau lebih besar dari 100 juta dan lebih kecil dari 200 juta, memerlukan otorisasi Direktur Eksekutif

9 9 Bila dana sama atau lebih besar dari 200 juta, memerlukan otorisasi Badan Pengurus. Selanjutnya, proses Finalisasi dokumen MOU, termasuk mengirim ke calon grantee untuk ditandatangani dan mengembalikannya kepada Proses Pencairan Dana Berdasarkan dokumen MOU, akan membuat dokumen Permohonan Pencairan Dana dan dikirim ke bagian Keuangan. Umumnya tahap pemberian dana diberikan secara bertahap, 30% setelah dokumen MOU disetujui, tahap kedua sebesar 30% setelah pelaporan kegiatan dan keuangan tahap kedua selesai, tahap ketiga sebesar 30% setelah pelaporan kegiatan dan keuangan tahap ketiga selesai, dan terakhir sebesar 10% setelah semua kegiatan selesai dilaksanakan beserta pelaporannya tidak bermasalah. Bagian Keuangan akan menindaklanjuti dengan membuat Surat Perintah Transfer ke Bank sesuai dengan dokumen Permohonan Pencairan Dana. Setelah proses transfer terlaksana, copy Perintah Transfer diberikan kepada Manajer Administrasi. akan mengirim fax atau by mail copy Perintah Transfer tersebut kepada Grantee, sebagai pemberitahuan bahwa dana hibah sudah dikirim. Selanjutnya, pihak grantee akan mengirim konfirmasi atas pengiriman uang tersebut.

10 10 D Pelaksanaan Kegiatan Pelaporan Keuangan Otorisasi Grantee Pelaporan Kegiatan Staf Administrasi Pemeriksaan Lap Keuangan E Tahap terakhir Penutupan Grant Pembuatan Grant Closed Report Manajer Program Pemeriksaan Lap Kegiatan Otorisasi Direktur Program Otorisasi Direktur Keuangan Otorisasi Gambar 4.6 Diagram proses yang sedang berjalan : Proses Pelaksanaan, Monitoring, dan Penutupan Kegiatan

11 Proses Pelaksanaan, Review dan Monitoring Kegiatan Sesuai dengan isi MOU, pihak grantee melaksanakan kegitan yang telah disetujui oleh kedua pihak. Secara periodik ( bulanan, tiga-bulanan, semester atau tahunan ) atau sesuai tahapan-tahapan dalam MOU, pihak grantee akan melakukan pelaporan progress kegiatan kepada Manajer Program terkait, serta pelaporan administrasi keuangan kepada bagian Administrasi. Bila kedua pelaporan tersebut bermasalah, maka Manajer Program dan bagian Administrasi akan melakukan komunikasi dengan pihak grantee untuk mendiskusikan pemecahan masalah. Umumnya bagian Administrasi dapat memeriksa laporan keuangan grantee dalam waktu 2 4 minggu, tergantung kompleksitas kegiatan yang dijalankan oleh grantee. Sejalan dengan itu, Manajer Program juga memeriksa laporan progress kegiatan yang dilakukan. Bila diperlukan, bagian Administrasi ataupun Manajer Program dapat melakukan monitoring ke lapangan tempat kegiatan berlangsung. Bila kedua pelaporan tersebut sudah tidak bermasalah, maka Manajer Administrasi akan mengajukan pencairan dana hibah untuk tahap berikutnya. Demikian proses kembali berulang Proses Penutupan Kegiatan Pada tahapan akhir pelaporan, bila kedua pelaporan tersebut dapat diterima, selain melakukan pembayaran tahap terakhir, membuat

12 12 membuat dokumen Grant Closed Report. Dokumen tersebut akan diotorisasi oleh Manajer Program terkait, Direktur Program, Direktur Keuangan serta pihak grantee sebagai pihak pelaksana kegiatan. Dengan terbitnya dokumen tersebut, kegiatan secara resmi ditutup secara administratif maupun pencatatan keuangan di Foundation. Ringkasan mengenai tahapan dan waktu dalam Sistem sebagai berikut :. 1. Tabel 4.1. Proses Lama beserta rentang waktu proses Proses / sub-proses Proses Penerimaan Proposal Waktu yang digunakan - Pelaksana 1.1. Entry ke komputer menit Staf Administrasi Umum Proses Seleksi Administratif Seleksi Administratif Buat Surat Penolakan Proposal menit menit Jumlah SDM Pembuatan Surat Konfirmasi Penerimaan Proposal menit Proses Seleksi Programatik List & Pengelompokkan menit Sekretariat Program Seleksi Programatik menit Manajer program Cek Rekomendasi Seleksi Programatik Buat Surat Penolakan Proposal 5 10 menit Sekretariat Program menit Sekretariat Program 1

13 13. Proses / sub-proses Waktu yang digunakan Pelaksana Jumlah SDM Buat Surat Penolakan Proposal Proses Review Team Panel Independen (TPI) menit Sekretariat Program Penyusunan TPI 7 8 jam Sekretariat Program Persetujuan calon anggota TPI Pembuatan Surat Kesediaan Anggota TPI Otorisasi ( Direktur Program ) 3 4 jam menit Sekretariat Program jam Direktur Program Otorisasi ( Direktur Eksekutif ) 3 4 jam Direktur Eksekutif Persetujuan Calon Anggota TPI X Calon TPI Pembuatan Surat Kerjasama menjadi TPI Otorisasi ( Direktur Program ) menit Sekretariat Program jam Direktur Program Persiapan Review TPI 7 8 jam Sekretariat Program Review TPI jam Team Panel Independen Rekomendasi 5 10 menit Sekretariat Program Pembuatan Surat Penolakan Cek Perlu Revisi Proposal menit Sekretariat Program menit Manajer Program Revisi Proposal X Grantee 5. Proses Penerbitan MOU -

14 Proses / sub-proses Permohonan Penerbitan MOU Otorisasi (Direktur Program) Cek Kelengkapan Data Melengkapi Persyaratan Penerbitan MOU Cek Nilai Proposal < 10 juta Otorisasi ( Manajer Program ) Cek Nilai Proposal < 100 juta Otorisasi ( Direktur Program ) Cek Nilai Proposal < 200 juta Otorisasi ( Direktur Eksekutif ) Otorisasi ( Badan Pengurus ) Waktu yang digunakan Pelaksana menit Manajer Program jam Direktur Program menit jam Grantee 5 10 menit 3 4 jam Manajer Program menit 3 4 jam Direktur Program menit Finalisasi MOU menit Proses Pencairan Dana Persiapan Pencairan Dana Proses Pencairan Dana Konfirmasi Penerimaan Dana 3 4 jam Direktur Eksekutif jam Badan Pengurus menit 1 jam Keuangan jam Grantee Jumlah SDM

15 Proses / sub-proses Proses Pelaksanaan Kegiatan Proses Review & Monitoring Waktu yang digunakan Pelaksana - Grantee 8.1. Pelaporan Kegiatan X Grantee 8.2. Pemeriksaan Laporan Kegiatan minggu Manajer Program Pelaporan Keuangan X Grantee 8.4. Pemeriksaan Laporan Keuangan 8.5. Cek Tahap Terakhir 5 10 menit Pembuatan Grant Closed Report Otorisasi ( Manajer Program ) Otorisasi ( Direktur Program ) Otorisasi ( Direktur Keuangan ) 2 4 minggu Staf Administrasi menit 3 4 jam Manajer Program jam Direktur Program jam Direktur Keuangan Otorisasi ( Grantee ) X Grantee Penutupan Grant 1 menit Jumlah SDM 1 1 X = dilakukan pihak luar

16 16 Tabel 4.2. Mapping proses bisnis dengan organisasi GR AU AH DP PI DE BP KE Penerimaan Proposal I R Seleksi Administratif N I R N Seleksi Programatik N I R Review Panel Independen N I R N Penerbitan MOU N I I R N Pencairan Dana N I R Pelaksanaan Kegiatan R Review & Monitoring I R R N Penutupan Kegiatan I R I N N GR Grantee AU Administrasi Umum R Responsible AH Administrasi I Provides Input DP Direktorat Program N Is tified PI Panel Independen DE Direktur Eksekutif BP Badan Pengurus KEU Keuangan 4.2. Data untuk proses yang lama Berdasarkan hasil penelitian, maka didapat data-data berikut : Rata-rata proposal yang disetujui per tahun 80 buah proposal, sedangkan perbandingan proposal masuk dan proposal yang disetujui adalah 8 : 2. Seleksi programatik yang disetujui dan ditolak = 9 : 1 Komposisi perbandingan persetujuan Team Panel Independen : o Disetujui dengan ditolak = 80 : 20 o Revisi dan tidak revisi = 75 : 25 Komposisi grant menurut jumlah Rupiah : < 10 Juta = 20 % 16

17 17 10 juta 100 juta = 40 % juta 200 juta = 30 % 24 > 200 juta = 10% 8 Pemeriksaan Laporan Keuangan : benar dan perlu revisi = 2 : 8 Pemeriksaan Laporan Kegiatan : benar dan perlu revisi = 1 : 1 Otorisasi memerlukan waktu 3-4 jam, mengingat personil berwenang tidak selalu ada di tempat Proses bisnis yang diusulkan Rancangan proses baru pada dasarnya mengoptimalkan teknologi informasi yang ada. Saat ini jaringan komputer dan dua buah server belum dimanfaatkan secara maksimal. Penulis mengusulkan pembuatan aplikasi workflow sederhana berbasis web. Dengan aplikasi tersebut diharapkan proses monitoring langkahlangkah pada sistem dapat dilakukan dengan cepat dan akurat, demikian pula halnya dengan proses otorisasi agar tidak memakan waktu yang lama. Pemilihan aplikasi berbasis web juga dilandasi perilaku para staf dan manajer yang sering keluar kantor, sehingga dapat mengikuti mobilitas yang bersangkutan, karena aplikasi berbasis web dapat diakses dari mana saja sepanjang mempunyai koneksi internet. Dari segi proses bisnis, ada beberapa proses yang dapat dihilangkan atau merupakan duplikasi, sehingga dapat mempercepat kinerja keseluruhan. Demikian juga pengalihan wewenang dan tanggung jawab yang tidak terlalu penting dapat dilakukan

18 Reengineering Proses Penerimaan Proposal dan Seleksi Administratif Staf Administrasi Umum diberi kewenangan untuk menyeleksi awal atas proposal yang masuk, bila tidak memenuhi misi penyaluran hibah, maka akan langsung menolak proposal dan mengirim surat penolakan proposal kepada pemohon yang bersangkutan. Serta mengirim surat konfirmasi kepada pemohon, bahwa proposal sudah diterima dan sedang diproses sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Start Calon Grantee Prepare Proposal Staf Administrasi Umum Entri ke komputer Seleksi Administratif Buat Surat Konfirmasi Penerimaan Proposal Buat Surat Penolakan A Gambar 4.7 Diagram proses dari Reengineering : Proses Penerimaan Proposal dan Seleksi Administratif

19 Reengineering Proses Seleksi Programatik Pada proses yang lama, Sekretariat Direktorat Program belum memanfaatkan data yang telah dimasukkan ke dalam database oleh personil Administrasi Umum, sehingga proses pengelompokkan memakan waktu lebih lama. Pada proses yang diusulkan, data yang dimasukkan oleh personil Administrasi Umum, langsung diambil dan diolah oleh Sekretariat Direktorat Program, yang akan mengelompokkannya sesuai bidang-bidang programatik. A Sekretariat Program List & Pengelompokan Rekomendasi Buat Surat Penolakan B Manajer Program Seleksi Programatik Gambar 4.8 Diagram proses dari Reengineering : Proses Seleksi Programatik

20 Reengineering Proses Review Panel Independen Pelaksanaan review Panel Independen setiap 4 bulan kurang efektif, sehingga diusulkan agar Foundation mengontrak beberapa tenaga ahli (expert) untuk dapat memberikan masukan setiap saat diperlukan. Secara periodik (misalnya setiap tiga bulanan), para manajer program diwajibkan meng-update database tentang ahli independen, sehingga Sekretariat Direktorat Program tidak perlu berkonsultasi terlalu lama dengan para manajer tersebut. Sekretariat Program B Persiapan Review Rekomendasi T.P.I. Pembuatan Surat Penolakan Team Panel Independen Review Team Panel Independen Grantee Revisi Proposal Manajer Program REVISED C Gambar 4.9 Diagram proses dari Reengineering : Proses Review Panel Independen

21 21 Review Team Panel Independen bisa dikatakan dilakukan secara virtual, tidak secara khusus diadakan pada satu tempat dan pada waktu tertentu. Dengan memanfaatkan secara maksimal fasiltas dan Internet secara 24 jam, proses ini tidak terbatas akan dimensi ruang dan waktu. Dengan langkah tersebut, pengaturan jadwal atas kesediaan para anggota Team Panel Independen - yang biasa sulit untuk dicocokkan, dapat diatasi Reengineering Proses Penerbitan MOU dan Pencairan Dana Proses pengajuan pembuatan dokumen MOU, tidak perlu dilakukan oleh Manajer Program. secara online dapat mengetahui hasil Review Team Panel Independen, langsung men-trigger untuk dapat melakukan proses penerbitan MOU. Proses otorisasi yang berjalan selama ini cukup memakan waktu, sekitar 3 4 jam, tergantung jadwal kehadiran para personil yang berwenang di kantor. Dengan mengaplikasikan proses otorisasi via Internet, diharapkan proses otorisasi tidak tergantung dari kehadiran fisik yang bersangkutan di kantor. Proses pengecekan kelengkapan data dalam proses penerbitan MOU dapat dipindahkan atau dilakukan pada proses-proses sebelumnya, misalnya proses seleksi administratif. Atau dengan mewajibkan para calon grantee mengisi dengan data-data secara lengkap, dengan asumsi bila tidak lengkap, maka proposal akan ditolak.

22 22 Grantee D Konfirnasi Penerimaan Dana Manajer Program Otorisasi Direktur Program Otorisasi Direktur Eksekutif Otorisasi Badan Pengurus Otorisasi C <10 juta <100 juta < 200 juta E Finalisasi MOU Persiapan Pencairan Dana Keuangan Pencairan Dana Gambar 4.10 Diagram proses dari Reengineering : Proses Penerbitan MOU dan Pencairan Dana

23 23 Pada proses finalisasi MOU, dimana termasuk pengiriman MOU kepada grantee untuk diotorisasi, juga disertai sejumlah dokumen standar-standar pelaporan kegiatan dan pelaporan keuangan yang dapat diterima oleh Foundation. Tidak adanya pengiriman tentang aturan2 baku dalam hibah ke Grantee, misalnya format laporan, menyebabkan tahapan Pemeriksaan Laporan Keuangan dan Laporan Kegiatan memakan waktu cukup lama. Bila sudah berhasil dibakukan, dan kemudian dikirim ke grantee bersamaan dengan pengiriman MOU, diharapkan kedua tahapan di atas dapat berkurang lamanya Reengineering Proses Pelaksanaan, Review dan Monitoring Kegiatan Penambahan tenaga kerja baru sebaiknya dihindari, karena biaya operasional Foundation sudah mendekati garis warning yang ditetapkan oleh penyandang dana abadi. Reengineering lebih diarahkan untuk memangkas proses-proses bisnis yang tidak perlu atau dapat diotomatisasikan. Dengan adanya standarisasi bentuk pelaporan kegiatan dan pelaporan keuangan, maka dapat berkurangnya waktu untuk melakukan kegiatan pengecekan kedua pelaporan tersebut Reengineering Proses Penutupan Kegiatan Dengan adanya aplikasi berbasis web, dimana proses otorisasi dapat dilakukan tidak terkendala dengan kehadiran dan waktu, maka proses ini diharapkan dapat berjalan lebih cepat.

24 24 D Pelaksanaan Kegiatan Pelaporan Keuangan Otorisasi Grantee Pelaporan Kegiatan Staf Administrasi Pemeriksaan Lap Keuangan E Tahap terakhir Penutupan Grant Pembuatan Grant Closed Report Manajer Program Pemeriksaan Lap Kegiatan Otorisasi Direktur Program Otorisasi Direktur Keuangan Otorisasi Gambar 4.11 Diagram proses dari Reengineering : Proses Pelaksanaan, Monitoring dan Penutupan Kegiatan

25 25 Dengan Reengineering diharapkan proses akan bertambah efisien, berikut perkiraan waktu yang dibutuhkan :. 1. Tabel 4.3. Proses hasil Reengineering beserta rentang waktu proses Proses / sub-proses Proses Penerimaan Proposal Waktu yang digunakan - Pelaksana 1.1. Entry ke komputer menit Staf Administrasi Umum Proses Seleksi Administratif Seleksi Administratif Buat Surat Penolakan Proposal menit Staf Administrasi Umum menit Staf Administrasi Umum 1 Jumlah SDM 2.3. Pembuatan Surat Konfirmasi Penerimaan Proposal menit Staf Administrasi Umum Proses Seleksi Programatik List & Pengelompokkan menit Sekretariat Program Seleksi Programatik menit Manajer program Cek Rekomendasi Seleksi Programatik Buat Surat Penolakan Proposal Proses Review Team Panel Independen (TPI) Persiapan Review TPI 5 10 menit Sekretariat Program menit Sekretariat Program jam Sekretariat Program 1

26 26. Proses / sub-proses Waktu yang digunakan Pelaksana 4.2. Review TPI menit Team Panel Independen Rekomendasi 5 10 menit Sekretariat Program Pembuatan Surat Penolakan Cek Perlu Revisi Proposal menit Sekretariat Program menit Manajer Program Revisi Proposal X Grantee Proses Penerbitan MOU Cek Nilai Proposal < 10 juta Otorisasi ( Manajer Program ) Cek Nilai Proposal < 100 juta Otorisasi ( Direktur Program ) Cek Nilai Proposal < 200 juta Otorisasi ( Direktur Eksekutif ) Otorisasi ( Badan Pengurus ) menit menit Manajer Program menit menit Direktur Program menit 5.8. Finalisasi MOU menit Proses Pencairan Dana Persiapan Pencairan Dana Proses Pencairan Dana Konfirmasi Penerimaan Dana menit Direktur Eksekutif menit Badan Pengurus menit 1 jam Keuangan 1 X Grantee Jumlah SDM

27 Proses / sub-proses Proses Pelaksanaan Kegiatan Proses Review & Monitoring Waktu yang digunakan Pelaksana - Grantee 8.1. Pelaporan Kegiatan X Grantee 8.2. Pemeriksaan Laporan Kegiatan hari Manajer Program Pelaporan Keuangan X Grantee 8.4. Pemeriksaan Laporan Keuangan 8.5. Cek Tahap Terakhir 5 10 menit Pembuatan Grant Closed Report Otorisasi ( Manajer Program ) Otorisasi ( Direktur Program ) Otorisasi ( Direktur Keuangan ) 4 5 hari Staf Administrasi menit menit Manajer Program menit Direktur Program menit Direktur Keuangan Otorisasi ( Grantee ) X Grantee Penutupan Grant 1 menit Jumlah SDM 1 1 X = dilakukan pihak luar 4.4. Hasil Simulasi Dari hasil penelitian serta interview, maka didapat diagram proses dari sistem yang sedang berjalan yang dengan menggunakan software Process2000

28 28 disusunlah skenario, resources, serta jadwal kerja sehingga dapat dimungkinkan dilakukan simulasi. Simulasi ini tidak hanya untuk proses lama, tetapi juga untuk proses hasil reengineering. Dengan adanya simulasi ini diharapakan dapat membantu untuk mengetahui sejauh mana dampak dari reengineering terhadap proses yang sedang berjalan Simulasi Proses yang sedang berjalan Pertama kali yang dilakukan adalah membuat diagram proses yang sedang berjalan lengkap dengan departemen yang melakukan proses tersebut. Secara lengkap resources dan waktu yang digunakan dapat dilihat pada Lampiran 1, 2, 3, 4, dan 5. Setelah diagram selesai, barulah men-set jumlah tenaga kerja yang ditugaskan pada tiap bagian. Lalu kemudian men-set jadwal / schedule, dimana harus disesuaikan dengan jadwal kerja yang berlaku di Foundation tersebut. Kemudian setiap proses ditentukan lama rentang waktu disesuaikan dengan data yang didapat dari hasil penelitian, juga harus ditentukan apakah proses tersebut batch atau regular. Tahap berikutnya melakukan setting generator dan Run Setup. Kedua langkah ini untuk mengatur jenis proses dan lamanya simulasi dilakukan. Penulis menggunakan jenis generator completion serta lamanya simulasi 2 tahun. Hasil simulasi proses yang sedang berjalan dapat dilihat pada Lampiran 11, sedangkan untuk statistik sumber daya manusia pada Lampiran 12.

29 Simulasi Reengineering Proses Pada simulasi reengineering, penulis menggunakan tiga buah skenario, yaitu skenario 1, dimana proses hasil reengineering dengan sumber daya manusia sama dengan proses yang berjalan sekarang. Skenario 2, dimana proses hasil reengineering dengan pengurangan sumber daya manusia sebanyak 1 orang, yaitu staf Administrasi menjadi 1 orang. Skenario 3, dimana proses hasil reengineering dengan pengurangan sumber daya manusia sebanyak 2 orang, yaitu staf Administrasi menjadi 1 orang, dan Manajer Program menjadi 3 orang. Sementara itu proses tahapannya sama dengan simulasi proses yang sedang berjalan. Secara lengkap resources dan waktu yang digunakan dapat dilihat pada Lampiran 6, 7, 8, 9, dan 10. Hasil simulasi skenario 1 dapat dilihat pada Lampiran 13 dan statistik sumber daya manusia pada Lampiran 14. Hasil simulasi skenario 2 dapat dilihat pada Lampiran 15 dan statistik sumber daya manusia pada Lampiran 16. Hasil simulasi skenario 3 dapat dilihat pada Lampiran 17 dan statistik sumber daya manusia pada Lampiran Analisa dan pembahasan Analisa mengenai hasil simulasi dilakukan dengan membandingkan hasil simulasi proses yang sedang berjalan dengan reengineering proses.

30 30 Untuk skenario 1, pada Tabel 4.4, terlihat bahwa terdapat penurunan rata-rata waktu transaksi sebesar % yaitu dari 78, menit menjadi 44, menit., penurunan rata-rata waktu pengerjaan sebesar % yaitu dari 2,104,302,08 menit menjadi 594, menit, penurunan rata-rata waktu tunggu sebesar % yaitu dari 2,026, menit menjadi 549, menit. Tabel 4.4. Perbandingan waktu rata-rata yang digunakan (Working, Cycle, Waiting) antara proses yang sedang berjalan dengan hasil Reengineering (Skenario 1) Avg Work Avg Cycle Avg Wait Proses yang sedang berjalan 78, Reengineering Process 44, , , Selisih -33, ,510, ,477, Prosentase % % % Untuk skenario 2, pada Tabel 4.5, terlihat bahwa terdapat penurunan rata-rata waktu transaksi sebesar % yaitu dari 78, menit menjadi 42, menit., penurunan rata-rata waktu pengerjaan sebesar % yaitu dari 2,104,302,08 menit menjadi 710, menit, penurunan rata-rata waktu tunggu sebesar % yaitu dari 2,026, menit menjadi 667, menit.

31 31 Tabel 4.5. Perbandingan waktu rata-rata yang digunakan (Working, Cycle, Waiting) antara proses yang sedang berjalan dengan hasil Reengineering (Skenario 2) Avg Work Avg Cycle Avg Wait Proses yang sedang berjalan 78, Reengineering Process 42, , , Selisih -35, ,394, ,358, Prosentase % % % Untuk skenario 3, pada Tabel 4.6, terlihat bahwa terdapat penurunan rata-rata waktu transaksi sebesar % yaitu dari 78, menit menjadi 43, menit., penurunan rata-rata waktu pengerjaan sebesar % yaitu dari 2,104,302,08 menit menjadi 815, menit, penurunan rata-rata waktu tunggu sebesar % yaitu dari 2,026, menit menjadi 772, menit. Tabel 4.6. Perbandingan waktu rata-rata yang digunakan (Working, Cycle, Waiting) antara proses yang sedang berjalan dengan hasil Reengineering (Skenario 3) Avg Work Avg Cycle Avg Wait Proses yang sedang berjalan 78, Reengineering Process 43, , , Selisih -34, ,289, ,254, Prosentase % % %

32 32 Perubahan pada proses bisnis juga berpengaruh pada produktivitas sumber daya manusia, yaitu utilitas dari sumber manusia meningkat. Perbandingan sumber daya manusia dapat dilihat pada Tabel 4.7, 4.8. dan 4.9. Untuk skenario 1, pada Tabel 4.7., produktivitas turun 7,08% dari 231,89 menjadi , total waktu pengerjaan (busy time) turun 20,18 % dari 1,223, menit menjadi 976, menit., total waktu tunggu (wait time) turun 62,07 dari 5,408, menit menjadi 2,051, menit, dan waktu idle naik 0.62% dari 3,534, menjadi 3,556,661,57. Tabel 4.7. Perbandingan resources yang digunakan (Utility, Busy, Wait, Idle) antara proses yang sedang berjalan dengan hasil Reengineering (Skenario 1) Util% Tot Busy Tot Wait Tot Idle Proses yang sedang berjalan ,223, ,408, ,534, Reengineering Process , ,051, ,556, Selisih , ,357, , Prosentase -7.08% % % 0.62% Untuk skenario 2 pada Tabel 4.8, produktivitas turun 14,81% dari 231,89 menjadi , total waktu pengerjaan (busy time) turun 37,94 % dari 1,223, menit menjadi 759, menit., total waktu tunggu (wait time) turun 62,36 dari 5,408, menit menjadi 2,035, menit, dan waktu idle naik 0.66% dari 3,534, menjadi 3,558,108,71.

33 33 Tabel 4.8. Perbandingan resources yang digunakan (Utility, Busy, Wait, Idle) antara proses yang sedang berjalan dengan hasil Reengineering (skenario 2) Util% Tot Busy Tot Wait Tot Idle Proses yang sedang berjalan ,223, ,408, ,534, Reengineering Process , ,035, ,558, Selisih , ,372, , Prosentase % % % 0.66% Untuk skenario 3, pada Tabel 4.9., produktivitas turun 8,55% dari 231,89 menjadi , total waktu pengerjaan (busy time) turun 38,12 % dari 1,223, menit menjadi 757, menit., total waktu tunggu (wait time) turun 54,41 dari 5,408, menit menjadi 2,465, menit, dan waktu idle turun 5.39% dari 3,534, menjadi 3,344,430,47. Tabel 4.9. Perbandingan resources yang digunakan (Utility, Busy, Wait, Idle) antara proses yang sedang berjalan dengan hasil Reengineering (skenario 3) Util% Tot Busy Tot Wait Tot Idle Proses yang sedang berjalan ,223, ,408, ,534, Reengineering Process , ,465, ,344, Selisih , ,942, , Prosentase -8.55% % % -5.39% Dari perbandingan yang didapat dari simulasi diketahui bahwa waktu bekerja (total busy time) dari sumber daya manusia turun, total waktu pengerjaan turun, dan

34 34 total waktu tunggupun turun, sehingga waktu luangpun meningkat. Dengan adanya penurunan waktu bekerja bukannya berarti kinerja dari sumber daya tersebut memburuk, tetapi hal ini dikarenakan semakin cepatnya suatu proses dikerjakan. Dengan semakin cepatnya proses dikerjakan, maka waktu yang ada dapat digunakan untuk kegiatan/pekerjaan lain yang memerlukan perhatian lebih. Tabel Perbandingan prosentase waktu rata-rata yang digunakan (Working, Cycle, Waiting) antara ketiga skenario Avg Work Avg Cycle Avg Wait Skenario % % % Skenario % % % Skenario % % % Tabel Perbandingan prosentase resources yang digunakan (Utility, Busy, Wait, Idle) antara ketiga skenario Util% Tot Busy Tot Wait Tot Idle Skenario % % % 0.62% Skenario % % % 0.66% Skenario % % % -5.39% Pada Tabel 4.10 dan 4.11, ditampilkan perbandingan perubahan yang dihasilkan antara ketiga skenario tersebut. Pada Tabel 4.12, 4.13 dan 4.14, ditampilkan perhitungan penghematan hasil reengineering menurut skenario 1, 2 dan 3. Asumsi yang digunakan adalah : Biaya Operasional awal (sebelum reengineering) adalah Rp ,-

35 35 Dana hibah awal (sebelum reengineering) yang dapat disalurkan sebesar Rp ,- Penghitungan biaya akomodasi Review Team Panel Independen: o Biaya akomodasi peserta Review Team Panel Independen adalah Rp ,- per orang setiap pertemuan o Satu Team Panel Independen terdiri dari 5 orang anggota. o Setiap program mengadakan 3 kali pertemuan dalam setahun o Terdapat 3 program o Jadi biaya akomodasi Review Team Panel Independen per tahun sebesar = 3 program x 5 orang x 3 pertemuan x Rp ,- = Rp ,- Penghitungan biaya penyelenggaraan Review Team Panel Independen: o Biaya penyelenggaraan Review Team Panel Independen adalah Rp ,- setiap pertemuan o Setiap program mengadakan 3 kali pertemuan dalam setahun o Terdapat 3 program o Jadi biaya penyelenggaraan review TPI = 3 program x 3 pertemuan x Rp ,- = Rp ,- per tahun Biaya mempekerjakan satu orang staf Administrasi selama setahun : = 15 x Rp ,- = Rp ,- Biaya mempekerjakan satu orang level manajer Program selama setahun : = 15 x Rp ,- = Rp ,-

36 36 Dengan adanya reenginering, diasumsikan mendapat potensi tambahan grant tambahan sesuai penurunan prosentase waktu transaksi menurut skenario masing-masing) Tabel 4.12 Perhitungan penghematan Reengineering skenario 1 Awal % Skenario 1 % Biaya operasional 4,000,000, % 3,946,000, % Penghematan 54,000,000 Dana hibah 6,000,000, % 8,543,400, % Potensi % Dana 42.39% Total 10,000,000,000 12,543,400,000 Penghematan : Akomodasi TPI 45,000,000 Review TPI 9,000,000 Tabel 4.13 Perhitungan penghematan Reengineering skenario 2 Awal % Skenario 2 Biaya operasional 4,000,000, % 3,901,000, % Penghematan 99,000,000 Dana hibah 6,000,000, % 8,746,200, % Potensi % Dana 45.77% Total 10,000,000,000 12,746,200,000 Penghematan : Akomodasi TPI 45,000,000 Review TPI 9,000,000 Biaya 1 staf Admin 45,000,000

37 37 Tabel 4.14 Perhitungan penghematan Reengineering skenario 3 Awal % Skenario 3 Biaya operasional 4,000,000, % 3,781,000, % Penghematan 219,000,000 Dana hibah 6,000,000, % 8,677,800, % Potensi % Dana 44.63% Total 10,000,000,000 12,677,800,000 Penghematan : Akomodasi TPI 45,000,000 Review TPI 9,000,000 Biaya 1 staf Admin 45,000,000 Biaya 1 Manajer Program 120,000,000 Dari ketiga tabel, Tabel 4.12, 4.13 dan 4.14, dibuat perbandingan dan ditampilkan pada Tabel 4.15, dan dapat disimpulkan reengineering skenario ketiga merupakan skenario yang terbaik bila proses reengineering akan dilaksanakan, dimana dapat menurunkan biaya operasional dari 40% menjadi 29,82 %. Tabel 4.15 Perbandingan penghematan diantara ketiga skenario Awal Skenario 1 Skenario 2 Skenario 3 Biaya operasional 4,000,000,000 3,946,000,000 3,901,000,000 3,781,000, % 31.46% 30.61% 29.82% Dana hibah 6,000,000,000 8,543,400,000 8,746,200,000 8,677,800, % 68.11% 68.62% 68.45% Total 10,000,000,000 12,543,400,000 12,746,200,000 12,677,800,000

38 38 Tabel 4.12 Perhitungan penghematan Reengineering skenario 1 Tabel 4.13 Perhitungan penghematan Reengineering skenario 2 Tabel 4.14 Perhitungan penghematan Reengineering skenario 3 Tabel 4.15 Perbandingan penghematan diantara ketiga skenario

39 39