MANUAL APLIKASI SAKTI FocDis

Transkripsi

1 SAKTI FocDis [FOCUS DISTRIBUTION INFORMATION SYSTEM] Manual ini diterbitkan oleh PT Realta Chakradarma sebagai petunjuk penggunaan sistem Focus Distribution Information System

2 DAFTAR ISI SELAMAT DATANG 6 HALAMAN UTAMA 7 FORM 7 TOMBOL 9 PAGING 9 LOOKUP, COMBO, DAN CHECKBOX 10 ADD NEW, FIND, MODIFY, DAN REMOVE 11 STATUS TRANSAKSI 12 PRODUCT SETTING 14 PRODUCT MASTER (SSM7300) 15 UPDATE GENUINE CODE (OEM7300) 17 DISTRIBUTOR SETTING 18 CUSTOMER MASTER (SSM7100) 19 TABBING CUSTOMER 19 TABBING ADDRESS-PHONE-ATTENTION 20 TABBING BALANCE & TAX INFORMATION 21 TARGET SETTING 22 TARGET PENJUALAN (OEM1900) 23 MENENTUKAN PRODUK TARGET (TOMBOL PRODUCT) 24 MELIHAT HISTORY TARGET PENJUALAN (TOMBOL HISTORY) 24 TARGET PEMBELIAN (OEM2000) 25 SAKTI FOCUS DISTRIBUTION INFORMATION SYSTEM 1

3 SALESMAN SETTING 26 KONSEP KERJA 27 SALESMAN MASTER (SSM7800) 28 MENGINPUT DATA UMUM SALESMAN BARU 28 MENENTUKAN SUPERVISOR DARI SALESMAN YANG ADA 29 HOLIDAY MASTER (OEM2700) 32 SALESMAN ROUTE (OEM2600) 33 MASTER ITEM CLASSIFICATION 36 CLASSIFICATION GROUP 37 CLASSIFICATION MASTER (LEVEL) 38 CLASS ALLOCATION 40 SALES PROMOTION 43 KONSEP KERJA 44 DISTRIBUTOR PROMO MASTER 45 KOMPONEN PENTING PROMOSI 45 CARA MELAKUKAN INPUT PADA FORM HEADER PROMOSI 46 CARA MELAKUKAN INPUT FORM RANGE 48 LESS PRODUCT (BERLAKU KHUSUS UNTUK LESS QUANTITY) 49 JENIS VARIASI PROMOSI 49 CUMULATIVE DISTRIBUTOR CLOSING PROCESS 51 PROSES CLOSING PROMO DISTRIBUTOR (OEB0900) 51 CUMMULATIVE PROMO REIMBURSEMENT (OEB0910) 51 SAKTI FOCUS DISTRIBUTION INFORMATION SYSTEM 2

4 MONTHLY ORDER BOOKING 53 KONSEP KERJA 54 MONTHLY ORDER BOOKING (OEM2600) 55 MONTHLY ORDER PROCESS (OEB0800) 57 PROSES PENGHITUNGAN MOB 57 PROSES PEMBUATAN PURCHASE REQUEST DARI HASIL MOB 58 DISTRIBUTOR TRANSACTION WORKFLOW 59 KONSEP KERJA 60 PROSEDUR PEMBELIAN 62 PURCHASE REQUEST (PJT0100) 63 CARA MENGINPUT HEADER PURCHASE REQUEST 63 CARA MENGINPUT DETAIL PURCHASE REQUEST 63 MENGIRIM DATA PURCHASE REQUEST KE PRINCIPAL 64 MENCETAK TRANSAKSI PURCHASE REQUEST 64 REQUEST CANCEL PR 65 PURCHASE ORDER (PJT0400) 66 MENCETAK TRANSAKSI PURCHASE ORDER 66 GOODS RECEIPT (PJT0700) 66 CARA MENGINPUT HEADER GOODS RECEIPT 66 CARA MENGINPUT DETAIL GOODS RECEIPT 67 MENCETAK TRANSAKSI GOODS RECEIPT 68 PURCHASE INVOICE(PJT0800) 68 CARA MENGINPUT HEADER PURCHASE INVOICE 68 CARA MENGINPUT DETAIL PURCHASE INVOICE 69 CARA MENGINPUT INFORMASI PAJAK PEMBELIAN 70 MENCETAK TRANSAKSI PURCHASE INVOICE 70 SAKTI FOCUS DISTRIBUTION INFORMATION SYSTEM 3

5 RETURN TO VENDOR (PJT2000) 70 CARA MENGINPUT HEADER RETURN TO VENDOR 70 PROSEDUR PENJUALAN 72 SALES CONTRACT 73 CARA MENGINPUT HEADER KONTRAK 73 CARA MENGINPUT DETIL KONTRAK 74 SALES ORDER 76 CARA MENGINPUT HEADER ORDER PENJUALAN 76 CARA MENGINPUT DETIL ORDER PENJUALAN 77 CARA MENGINPUT SUMMARY ORDER PENJUALAN 78 GENERATE DO-SI (OEBM0200) 799 FORM HEADER GENERATE DO-SI 79 AR TAX PROCESS (ARB0101) 80 MEMBERIKAN NOMOR PAJAK KEPADA INVOICE 80 AR TAX PROCESS (ARB0101) 82 TAX REPORT (SSR0200) 83 SEND REPORT SMTP MAIL (GSM1100) 84 AR CASH RECEIPT (ART0700) 85 CARA MENGINPUT HEADER CASH RECEIPT 85 CARA MENGINPUT ALOKASI PENERIMAAN 85 DELIVERY RETURN (OET1000) 87 CARA MENGINPUT HEADER DELIVERY RETURN 87 CARA MENGINPUT DETAIL DELIVERY RETURN 87 CREDIT MEMO (OET1100 DAN 1101) 89 CARA MELAKUKAN INPUT HEADER CREDIT MEMO 89 CARA MELAKUKAN INPUT DETAIL CREDIT MEMO 89 PROSEDUR PENGELOLAAN BARANG 91 STOCK TAKE (ICT0200) 92 SAKTI FOCUS DISTRIBUTION INFORMATION SYSTEM 4

6 CARA MENGINPUT HEADER STOCK TAKE 92 CARA MENGINPUT DETAIL STOCK TAKE 92 INVENTORY OUT (ICT1800) 94 CARA MENGINPUT HEADER TRANSAKSI INVENTORY OUT 94 CARA MENGINPUT DETAIL TRANSAKSI INVENTORY OUT 94 INVENTORY IN (ICT1900) 96 CARA MENGINPUT HEADER TRANSAKSI INVENTORY IN 96 CARA MENGINPUT DETAIL TRANSAKSI INVENTORY OUT 96 TRANSFER PRODUCT (ICT 4100) 98 CARA INPUT HEADER TRANSAKSI TRANSFER PRODUCT 98 CARA INPUT DETAIL TRANSAKSI TRANSFER PRODUCT 99 SAKTI FOCUS DISTRIBUTION INFORMATION SYSTEM 5

7 SELAMAT DATANG Terima kasih telah menggunakan SAKTIV9. Buku manual ini dibuat untuk memberikan pengetahuan mengenai bagaimana menggunakan aplikasi SAKTI FOCDIS untuk membantu menyelesaikan pekerjaan yang ada. Buku manual ini akan terbagi menjadi beberapa bagian PENGENALAN DASAR Bagian ini akan membahas mengenai hal hal mendasar yang harus diketahui oleh pengguna aplikasi SAKTIV9. Kami sarankan bagi anda untuk membaca bagian ini terlebih dahulu sebelum anda melanjutkan ke bagian lainnya. CARA PENGGUNAAN DATA MASTER Pada bagian ini, akan dibahas mengenai bagaimana konsep kerja dan cara penggunaan setiap program master yang ada. Untuk mempermudah pembelajaran, cara penggunaan sistem ini dibagi menjadi beberapa bagian o PRODUCT o PROMOTION o SALES REIMBURSEMENT PROGRAM o TARGET o MONTHLY ORDER BOOKING o SALESMAN CARA MELAKUKAN TRANSAKSI o PROSEDUR PERPINDAHAN BARANG o PROSEDUR PENITIPAN BARANG o PROSEDUR STOCK TAKE o PROSEDUR PENJUALAN o PROSEDUR RETUR BARANG o PROSEDUR PEMBELIAN BARANG KE FOCUS SAKTI FOCUS DISTRIBUTION INFORMATION SYSTEM 6

8 HALAMAN UTAMA FORM SAKTI FOCUS DISTRIBUTION INFORMATION SYSTEM 7

9 SAKTI FOCUS DISTRIBUTION INFORMATION SYSTEM 8

10 TOMBOL Dalam menggunakan SAKTIV9, anda akan menemukan banyak tombol. Tombol yang ada biasanya terdapat di bagian atas dari Form yang ada. Tombol yang anda klik dapat membawa anda menuju form lain yang biasanya berguna untuk menambahkan informasi detil mengenai suatu record / data yang ada. Tombol yang ada bisa dalam keadaan disabled (nonaktif), maupun enabled (aktif). Tombol yang enabled akan memiliki warna dan dapatdi klik (contoh nomor 1), sedangkan tombol yang disabled tidak memiliki warna (abu abu) dan tidak dapat di klik (contoh nomor 2). Beberapa tombol yang dapat ditemui hampir terdapat di semua form adalah sebagai berikut: Kembali ke form sebelumnya Membuat sebuah nomor transaksi baru Memperbaiki sebuah transaksi Menyimpan transaksi yang sudah diinput Masuk ke Detail transaksi Mencetak sebuah transaksi Keluar dari program yang ada Menjalankan sebuah proses Mencari sebuah nomor transaksi yang sudah pernah dibuat Menghapus sebuah transaksi Membatalkan sebuah perubahan transaksi Masuk ke Summary transaksi Melihat Jurnal yang terbentuk dari transaksi yang ada PAGING Selain tombol, dalam form terdapat juga halaman halaman yang disebut dengan PAGING. Adanya Paging biasanya ditandai di bagian tengah, antar tombol dengan halaman form. Dalam sebuah form, dapat ditemukan lebih dari 2 Tab. Setiap Page akan mempunyai informasi masing masing. Untuk mengaktifkan tab yang ada, klik pada tab yang diinginkan. Page yang ada dapat bersifat enabled (aktif) maupun disabled (non aktif) sesuai dengan kegiatan yang sedang dilakukan oleh user. SAKTI FOCUS DISTRIBUTION INFORMATION SYSTEM 9

11 LOOKUP, COMBO, dan CHECKBOX LOOKUP (3) Dalam mengisi data yang ada, seringkali kita menemukan beberapa fitur dalam form yang ada. Berikut akan dibahas mengenai beberapa fitur yang digunakan untuk mengisi data. COMBO (1) Combo merupakan fitur yang menjabarkan pilihan dalam bentuk combo box (pilihan menurun). Kita tinggal menekan tombol untuk mengeluarkan pilihan yang ada. Pilihan yang ada kemudian akan keluar dalam bentuk tersusun ke bawah seperti gambar contoh di atas. CHECKBOX (2) Checkbox merupakan pilihan yang dipilih dengan cara mencentang pilihan yang ada. Pilihan yang tercentang, akan menjadi aktif. Pada contoh di samping, produk yang ada hanya dapat masuk(in) dan dibeli(buy), namun tidak dapat dikeluarkan(out) maupun dijual(sell) Lookup digunakan untuk membantu kita dalam mencari pilihan yang akan kita input. Lookup terdapat di sebelah field tempat kita ingin menginput sesuatu. Kita dapat menemukan Lookup dengan tiga titik (..), seperti yang ditunjukkan pada gambar. Setelah di klik, akan timbul form lookup. Kita dapat mengetikkan pilihan yang kita cari pada kolom Search for (A) dan menekan tombol. Sistem akan mencarikan data yang ada. Jika data sudah ditemukan, tekan tombol OK (B)untuk mengkonfirmasikan pilihan. Pilihan kemudian akan tampil pada isian yang ada di Form sebelumnya. NOTE : Saat mengetikkan pilihan pada search for, sistem akan mencari sesuai dengan apa yang diketikkan (equal), bukan dengan mencari yang mirip (like), sehingga kita harus mengetikkan sesuai dengan apa yang dicari urut dari kata atau karakter dari paling kiri ke kanan. SAKTI FOCUS DISTRIBUTION INFORMATION SYSTEM 10

12 ADD NEW, FIND, MODIFY, dan REMOVE Hampir tiap form yang ada memiliki ketiga hal ini, yaitu ADD NEW (menambah data), MODIFY (Merubah data) dan DELETE (menghapus data) ADD NEW Untuk melakukan penambahan data baru, terdapat langkah berikut Tekan tombol Add New Isilah data yang ada sesuai dengan kebutuhan yang ada. Field yang dapat diisi merupakan Field yang memiliki background warna putih, seperti contoh-contoh dengan nomor 1, kita menyebutnya dengan field yang berstatus enabled. Sedangkan yang tidak dapat diisi memiliki warna abu-abu, seperti yang dapat dilihat pada contoh-contoh dengan nomor 2. Untuk field dengan karakteristik ini, kita menyebutnya dengan istilah status disabled, yaitu di non-aktifkan. dan biasanya, field yang disabled dapat dirubah apabila terdapat tombol atau aksi untuk mengubahnya. Pada contoh di samping, field 3 hanya akan berubah, apabila departemen nya kita lookup dengan menekan tombol lookup (4) Tekan tombol Save untuk melakukan penyimpanan. FIND Untuk melakukan pencarian data, kita dapat melakukan langkah berikut: Tekan tombol FIND Masukkan kebutuhan data yang diminta. (biasanya field-field yang dibutuhkan akan berubah menjadi aktif. Masuklah ke form lookup apabila tersedia dan memerlukan bantuan untuk mencari. Carilah data yang dimaksud dengan menggunakan lookup yang ada. Tekan tombol FIND satu kali lagi, untuk membuka data yang ada. MODIFY Untuk melakukan perubahan terhadap data yang sudah pernah disimpan sebelumnya. Kita dapat melakukan modify dengan langkah sebagai berikut Jika transaksi yang ingin diubah belum didapatkan, lakukan proses pencarian data (FIND) terlebih dahulu. Jika data sudah ditemukan, klik tombol MODIFY. Ubahlah data sesuai dengan kebutuhan yang ada. Field yang dapat diubah merupakan Field yang memiliki background warna putih (enabled). Tekan tombol SAVE untuk menyimpan perubahan yang ada. REMOVE Tombol ini berguna untuk melakukan penghapusan terhadap data yang sudah pernah disimpan sebelumnya. Kita dapat melakukan remove dengan langkah sebagai berikut Jika transaksi yang ingin diubah belum didapatkan, lakukan proses pencarian data (FIND) terlebih dahulu. Jika data sudah ditemukan, klik tombol REMOVE. Akan terdapat konfirmasi. Jika kita setuju untuk menghapus data, maka data akan terhapus. NOTE: setelah kita menekan tombol save, sistem akan mengatur form agar dapat langsung siap bagi user yang akan menginput data berikutnya. Jika kita sudah selesai menginput semua transaksi yang ada, kita harus menekan tombol Cancel untuk mengupdate seluruh input yang ada. NOTE: Pada prakteknya, tidak semua fitur ini berlaku atau dapat dilakukan. Fitur fitur ini akan berlaku sesuai dengan wewenang yang ditentukan oleh administrator sistem. SAKTI FOCUS DISTRIBUTION INFORMATION SYSTEM 11

13 STATUS TRANSAKSI Transaksi yang dibuat pada SAKTIv9 akan memiliki beberapa kemungkinan status. Status dapat berubah, sesuai dengan persyaratan dan kondisi yang ada. Status transaksi yang ada pada sistem SAKTIv9 dan keterangan nya adalah sebagai berikut Status Keterangan Draft Transaksi yang ada masih bersifat sementara, dan masih dapat diubah dengan bebas. Approved Transaksi yang ada sudah dianggap disetujui dan dianggap sudah benar. Closed Transaksi yang ada sudah dianggap selesai dan diproses. Jika transaksi sudah berada dalam status closed, maka transaksi tersebut tidak dapat kita ubah. Canceled Transaksi yang ada dianggap dibatalkan. Jika transaksi sudah berada dalam status closed, maka transaksi tersebut tidak dapat kita ubah Shipped Status ini hanya ada pada transaksi retur. Merupakan status peralihan dari approved ke closed. Untuk merubah status transaksi dari draft menjadi approved, langkah yang harus ditempuh adalah sebagai berikut: A1 A2 A3 A4 Klik tombol modify di header (A1), lalu centangan draft (A2) akan di unmark seperti A3, dan tekan tombol save (A4). Kemudian status akan berubah menjadi Approved. Hal ini juga berlaku kebalikannya untuk mengubah status Draft menjadi Approved. Cara mengubah status melalui program Change Transaction Status Untuk mengubah status Approved menjadi Closed, kita menggunakan program Change Transaction Status yang ada di modul SS (System Supervisor). Cara mengubah status transaksi pada form transaksi Untuk mengubah status transaksi yang ada, kita dapat melakukan langkah langkah berikut ini Pada dasarnya, transaksi akan dimulai pada status Draft. Status yang ada biasanya akan ditulis pada bagian kiri atas form dan berwarna biru (D1), dan terdapat check box untuk menandakan status draft (D2). Pada kondisi tertentu, kita akan dapat mengubah status transaksi yang ada, misalnya dari draft ke approved, approved ke cancel, approved ke closed, dan perubahan status lainnya. Masukkan departement (A5) yang ada. Carilah transaction type yang ada (A6), untuk mencari jenis transaksi yang akan dirubah statusnya. Status transaksi ini terdiri dari dua set angka yang unik untuk setiap jenis transaksi. NOTE: selalu perhatikan transaction type di form transaksi yang ada, dan bandingkan dengan transaction type yang ada pada form change transaction status. Carilah status trakhir transaksi. Untuk mengubah transaksi dari approved menjadi closed, current status nya adalah APPROVED. Setelah kita melengkapi data yang diminta, maka transaksi yang sesuai dengan batasan yang telah kita input akan muncul di area A8. Klik transaksi yang akan kita ubah statusnya, lalu tekan tombol VIEW. SAKTI FOCUS DISTRIBUTION INFORMATION SYSTEM 12

14 Kemudian, form transaksi yang akan dibuah statusnya akan terbuka. Kita dapat mengubah status dengan menekan tombol tombol yang ada. Dalam gambar di atas, transaksi tersebut dapat diubah statusnya menjadi Close dan Cancel. Tekan tombol status sesuai dengan yang diinginkan. Setelah menekan tombol, status akan berubah. Sesudah berubah, tekan tombol Return untuk melanjutkan ke transaksi lain nya. SAKTI FOCUS DISTRIBUTION INFORMATION SYSTEM 13

15 PRODUCT SETTING SAKTI FOCUS DISTRIBUTION INFORMATION SYSTEM 14

16 PRODUCT MASTER (SSM7300) Genuine Code (2) Genuine Code merupakan kode yang menggambarkan kode yang dimiliki oleh distributor terhadap produk yang ada. NOTE : Untuk database DISTRIBUTOR, genuine code akan dapat di modify sesuai kebutuhan masing masing distributor (lihat program Update Genuine Code - OEM7300) Journal Group (3) Isilah Journal Group sesuai dengan yang sudah diatur sebelumnya pada program Product Journal Group (SSM5300) Category ID (4) Isilah category Group sesuai dengan yang sudah diatur sebelumnya pada program Product Category (SSM6300) Unit (5) Merupakan satuan yang akan dimiliki sebuah unit. SAKTIv9 memiliki 3 konversi unit yang disebut Unit1 (terkecil), Unit2, dan Unit3 (terbesar). Unit yang ada merupakan kelipatan dari unit sebelumnya. Contoh : 1 Dus = 12 Karton = 24 Pcs Maka yang diinput adalah : DUS = 12 KRT. KRT = 24 PCS Product Master merupakan program yang menyimpan semua informasi mengenai produk yang ada. Beberapa informasi yang ada dalam product master adalah sebagai berikut: Product ID dan Product Name (1) Product ID (20 char) dan Product Name (40 char) wajib dimasukkan sesuai dengan kode dan nama produk yang ada. Transfer Flag akan otomatis tercentang. Billing Unit (6) Merupakan unit yang akan dipakai sebagai standard unit untuk penjualan barang. Purchase Unit (7) Merupakan unit yang akan dipakai sebagai standard unit untuk pembelian barang Product dan Unit Weight (8) Merupakan berat dari produk yang ada. Isilah berat dan unit satuan berat sesuai dengan produk yang ada mengikuti satuan ukuran dari unit terkecil. Untuk product type, isilah dengan angka 3 (finished Goods) SAKTI FOCUS DISTRIBUTION INFORMATION SYSTEM 15

17 Lead Time (9) Merupakan waktu yang dibutuhkan dari saat Order pembelian dilakukan terhadap suatu barang sampai barang tersebut tiba. Untuk unit volume, diisi dengan satuan isi yang ada. Safety Time (10) Merupakan waktu yang dibutuhkan untuk produk yang ada dapat habis terpakai dari level safety stock menjadi tingkat minimum (atau habis sama sekali). NOTE: Lead Time biasanya harus lebih singkat daripada Safety Time. Karena waktu yang dibutuhkan untuk mengirim barang seharusnya lebih singkat daripada waktu yang dibutuhkan barang tersebut untuk habis terpakai. Replacement Cost (11) Merupakan nilai awal / penggantian barang. Taxable (12) Merupakan keterangan bahwa produk ini dikenakan pajak saat akan dijual. Untuk produk jadi, tanda taxable ini wajib di centang. Untuk other tax, tidak perlu diisi, kecuali terdapat pajak lain2 untuk produk tersebut. Status (13) Merupakan ketentuan mengenai pengeluaran dan pemasukan untuk produk yang ada. Jika dicentang, maka status terhadap ketentuan tersebut adalah aktif. Terdapat 4 status dari produk yang ada: IN Dapat dilakukan transaksi barang masuk untuk produk OUT Dapat dilakukan transaksi barang keluar untuk produk BUY Dapat dilakukan transaksi pembelian untuk produk SELL Dapat dilakukan transaksi penjualan untuk produk Volume dan Unit Volume (14) Merupakan isian untuk panjang, lebar dan tinggi dari kemasan yang ada. SAKTI FOCUS DISTRIBUTION INFORMATION SYSTEM 16

18 UPDATE GENUINE CODE (OEM7300) Tekan tombol Save untuk menyimpan, atau tekan tombol Cancel untuk membatalkan pengaturan (3) NOTE: Pada program ini, terdapat beberapa hal yang perlu diperhatikan: Yang dapat diupdate dari program ini adalah Genuine Code saja. Semua field lain tidak dapat diupdate. Seringkali kode produk distributor memiliki kode tersendiri untuk produk yang ada, dan kode yang dimiliki distributor tidak sama dengan FOCUS. Program ini membantu Distributor untuk mencocokkan kode produknya dengan kode produk yang dimiliki oleh FOCUS. Genuine code nantinya akan membantu distributor dalam melakukan transaksi, karena semua lookup produk akan menampilkan Genuine Code, sehingga produk dapat dicari berdasarakan Genuine Code yang ada. NOTE : untuk memahami yang dimaksud dengan Lookup, dapat melihat pembahasan mengenai Lookup pada bagian Pemahaman Dasar dan Petunjuk Penting Langkah langkah yang ada untuk melakukan Update Genuine Code adalah: Pilihlah produk yang akan diatur Genuine Code nya dan Tekan tombol Modify (1) Ubah Genuine Code sesuai dengan kode produk internal yang dimiliki (2) SAKTI FOCUS DISTRIBUTION INFORMATION SYSTEM 17

19 DISTRIBUTOR SETTING SAKTI FOCUS DISTRIBUTION INFORMATION SYSTEM 18

20 CUSTOMER MASTER (SSM7100) Program ini digunakan untuk memasukkan data customer yang ada pada database. Tabbing Customer Note : untuk klasifikasi produk, kita menggunakan program Distributor Classification (OEM2300) Term (4) Merupakan standard jangka waktu pembayaran yang ada. Daftar Jangka waktu pembayaran diatur pada program Term Table (SSM2300) Currency (5) Merupakan standard Mata uang yang akan digunakan saat terjadinya penjualan. Daftar Mata uang diatur pada program Currency Table (GSM0500) Salesman (6) Merupakan standard kode salesman yang akan digunakan saat terjadinya transaksi penjualan. Daftar salesman diatur pada program Salesman Master (SSM7800) Ship Via (7) Merupakan standard media pengiriman barang yang akan digunakan saat terjadinya transaksi penjualan. Daftar ship via dapat diatur pada program Ship Via Master (SSM2700) Line of Business (8) Merupakan jenis bisnis yang dimiliki customer. Daftar Line of Business dapat diatur melalui program Global Table (GSM1000) Berikut adalah hal yang perlu diinput saat menambahkan customer yang baru: Customer ID dan Customer Name (1) Customer ID (20 char)dan Customer Name (40 char) wajib dimasukkan sesuai dengan kode dan nama Customer yang ada. Price Group (9) Merupakan standard daftar harga yang akan diberlakukan untuk customer tersebut. Daftar harga dapat diatur melalui program Sales Pricing Structure (OEM0400) Journal Group (2) Isilah Journal Group sesuai dengan yang sudah diatur sebelumnya pada program Customer Journal Group (SSM5100) Category ID (3) Isilah category Group sesuai dengan yang sudah diatur sebelumnya pada program Customer Category (SSM6100) Customer Type (10) Pada customer type, terdapat pilihan untuk menentukan tipe customer yang ada. Terdapat beberapa pilihan : 0-AR. Pilihan ini berarti customer ini dapat mempunyai / melakukan transaksi piutang dan melakukan transaksi penjualan. Pilihlah opsi ini sebagai standard bagi customer yang baru. 1-Sales/Marketing. Pilihan ini berarti customer hanya dapat melakukan transaksi penjualan, namun tidak dapat melakukan transaksi piutang SAKTI FOCUS DISTRIBUTION INFORMATION SYSTEM 19

21 2-Prospect. Pilihan ini menandakan bahwa Customer masih dalam tahap prospecting, sehingga bersifat tidak aktif, dan tidak dapat melakukan transaksi penjualan maupun piutang One Time. Pilihan ini tidak perlu dicentang, karena tidak berlaku bagi Distributor. Tabbing Address-Phone-Attention Customer Status (11) Pada bagian ini, terdapat status customer terhadap penjualan yang ada. Pilihan yang ada adalah sebagai berikut: Normal. Hal ini berarti customer dapat melakukan order maupun pengiriman barang No Order. Hal ini berarti customer hanya dapat menerima pengiriman barang, namun tidak dapat memesan barang (Sales Order) No Delivery. Hal ini berarti customer tidak daapt menerima pengiriman barang. Auto Debit. Pilihan ini tidak perlu dicentang, karena tidak berlaku bagi Distributor Customer Option (12) Terdapat 2 pilihan: External. Berarti customer yang ada bukan merupakan anak perusahaan, sehingga harus dikenakan pajak penjualan. Internal. Berarti customer yang ada merupakan anak perusahaan, sehingga dimungkinkan untuk tidak dikenakan pajak penjualan. Term Restriction (13) Merupakan pilihan untuk menentukan apakah customer yang ada memiliki Term Of Payment (syarat pembayaran) per produk. Pilihan ini tidak perlu dicentang, karena tidak berlaku bagi Distributor Pada Tab ini, anda dapat memasukkan : Alamat (1), Kota (2), kode Pos (3) dan Kode Negara (dapat di lookup) Nomor Telepon dan Fax (4), serta serta Attention /Contact Person (5) Start dan End Date (14) Diisi untuk menyatakan tanggal mulai dan tanggal selesai masa kerjasama dengan sebuah distributor. Jika end date diisi, maka distributor tersebut dianggap non aktif dan tidak dapat dibuatkan transaksi atas distributor tersebut. SAKTI FOCUS DISTRIBUTION INFORMATION SYSTEM 20

22 Tabbing Balance & Tax Information Beberapa hal yang dapat dimasukkan dalam Customer/Tenant Master adalah sebagai berikut: Credit Limit (1). Kita dapat mengisi credit limit yang diperbolehkan untuk customer yang ada. Informasi Last Sales (penjualan terakhir) Last payment (pembayaran terakhir), Contract, Order,dan Customer Balance (2) bisa ditemukan juga pada tab ini Tipe Pajak yang ada (3) Nama pajak (4) Price include tax (5). Jika dicentang, maka secara default, semua harga yang dimasukkan saat penjualan akan sudah termasuk pajak. Nomor NPWP dan NPPKP (6) Tanggal Pengukuhan pajak (7) Kode transaksi Pajak. (8) SAKTI FOCUS DISTRIBUTION INFORMATION SYSTEM 21

23 TARGET SETTING SAKTI FOCUS DISTRIBUTION INFORMATION SYSTEM 22

24 TARGET PENJUALAN (OEM1900) Program ini merupakan program yang digunakan untuk memasukkan target penjualan Distributor kepada customer yang ada. terdapat penambahan sekali lagi terhadap target UD Hermawan, maka akan terbentuk sequence 0300, dan seterusnya. Pada bagian E, akan terdapat Target per Customer yang dipilih per Bulan nya. Pada bagian F, akan terdapat Target secara keseluruhan (total seluruh Customer) pada tahun tersebut. NOTE: jika kita memilih Customer lain pada bagian B, maka data pada bagian E dan F akan berubah sesuai dengan data Customer yang dipilih. Pada program ini juga terdapat beberapa tombol, yaitu: o History (C) Tombol ini berfungsi untuk menunjukkan historis target o yang diberikan kepada customer yang bersangkutan. Product (D) Tombol ini berfungsi untuk menentukan dan melakukan pengaturan terhadap produk yang akan ditentukan target nya. NOTE: Pembahasan mengenai kedua tombol ini akan ada pada bagian selanjutnya. Untuk menambahkan customer yang baru, tekan add new Berikut item yang terdapat pada program Target Penjualan Kita dapat memilih tahun untuk target penjualan. Semua tampilan data yang ada akan terupdate sesuai dengan pilihan tahun (A) Data mengenai Customer akan ditampilkan pada bagian B. Pada bagian ini akan ditampilkan kode, nama, dan jumlah target per customer. Pada bagian ini juga terdapat sequence. Sequence berguna untuk menandakan urutan perubahan jika terjadi perubahan terhadap target customer. Misalnya: pada pertengahan tahun, terdapat perubahan target terhadap customer UD Hermawan. Maka, di area B, record UD Hermawan akan terbentuk dua buah, dengan sequence 0100 (data pertama) dan 0200 (data yang telah berubah). Jika SAKTI FOCUS DISTRIBUTION INFORMATION SYSTEM 23

25 Lalu masukkan atau kode customer yang ada atau kita dapat menggunakan lookup (A). Kemudian isi deskripsi yang ada sesuai dengan kebutuhan. Kemudian tekan tombol Save (C) atau tombol cancel (D)untuk membatalkan pengisian. Menentukan Produk Target (Tombol Product) o Target Amount merupakan target nilai penjualan dalam rupiah. Target Amount dihitung dalam mata uang lokal. Jika Target per bulan sudah dimasukkan, maka kita dapat menekan tombol Save untuk menyimpan data tersebut. Atau klik tombol Cancel untuk membatalkan pengisian data yang ada. Tekan tombol Return untuk kembali ke Form Target Penjualan A B NOTE: Target penjualan bisa diisi dengan nol, karena product tersebut ditargetkan kepada customer berdasarkan qty saja atau value saja. C D Melihat History Target Penjualan (Tombol History) Jika kita menekan tombol History pada Form Target Penjualan Customer (huruf C), maka akan tampil form berikut: B A Setelah kita menekan tombol Product di form Target Penjualan Customer (huruf D), form ini akan tampil. Form ini berguna untuk menentukan produk yang akan diatur target penjualan nya. Untuk menambahkan produk, terdapat beberapa langkah: Tekan tombol add new Isilah product type (A). Pilih product untuk produk, dan service untuk service. Pilihlah produk yang akan ditentukan target nya (B). Kita dapat menggunakan lookup yang tersedia. Isi description sesuai dengan kebutuhan yang ada.(c) Isilah Target per bulan nya. Setiap target terdiri dari dua jenis, yaitu quantity dan amount, dan diisi masing masing untuk setiap bulan di area D o Target Quantity merupakan target jumlah barang untuk produk yang ada. Target Quantity akan dihitung dalam unit quantity paling besar (largest quantity). Pada form ini, kita dapat melihat keterangan sebagai berikut: Daftar Produk yang memiliki target atas customer tersebut (A) Jumlah Target Per Tahun untuk Customer tersebut (B) Jumlah Target untuk Customer Tersebut (C) SAKTI FOCUS DISTRIBUTION INFORMATION SYSTEM 24 D C

26 NOTE: Pada form ini, kita hanya dapat melihat (view), dan tidak dapat melakukan perubahan terhadap data yang ada. Data yang ada akan berubah sesuai dengan produk yang dipilih pada area A TARGET PEMBELIAN (OEM2000) Program ini merupakan program yang digunakan untuk melihat informasi target pembelian yang harus dipenuhi oleh DISTRIBUTOR kepada FOCUS. Karena hanya bersifat informasi, pada program ini semua data yang ada tidak dapat diedit. Semua data yang terdapat pada target pembelian merupakan data yang telah terupload di database DISTRIBUTOR, dan telah dihasilkan dari program Download Sales Target (OEM1900). Jika tidak memenuhi syarat di atas, maka data tidak akan tampil pada program ini. Berikut item yang terdapat pada program Target Pembelian Kita dapat memilih tahun untuk target pembelian. Semua tampilan data yang ada akan terupdate sesuai dengan pilihan tahun (A) Data mengenai Produk yang memiliki target pembelian akan ditampilkan pada bagian B. Pada bagian ini akan ditampilkan kode, nama, dan genuine code produk yang ada. Pada bagian C, akan terdapat Target per produk yang dipilih per Bulan nya. Pada bagian D, akan terdapat Target secara keseluruhan (total seluruh produk yang ada) per bulan nya pada tahun tersebut. NOTE: jika kita memilih Produk lain pada bagian B, maka data pada bagian C dan D akan berubah sesuai dengan data Customer yang dipilih. Pada beberapa keadaan, data-data yang ada bukanlah data yang terkini. Untuk melakukan refresh terhadap data yang ada, kita dapat menggunakan tombol Refresh (E). SAKTI FOCUS DISTRIBUTION INFORMATION SYSTEM 25

27 SALESMAN SETTING SAKTI FOCUS DISTRIBUTION INFORMATION SYSTEM 26

28 KONSEP KERJA Pada bagian ini akan dibahas mengenai pengaturan yang dilakukan untuk Salesman. Lain hal nya dengan pengaturan sebelumnya, pengaturan mengenai salesman hanya akan dilakukan di database DISTRIBUTOR, pada masing masing kode Distributor yang ada. Berikut adalah alur yang ada untuk pengaturan Salesman Holiday Master Pengaturan ini berguna untuk menentukan hari libur yang ada. Hari libur yang sudah ditetapkan pada Holiday Master tidak akan diperhitungkan sebagai rute yang akan dijalankan oleh salesman. Salesman Route Setelah melakukan pengaturan pada Salesman Route Template, Rute yang ada akan dapat dilihat dan diubah pada program Salesman Route. Dalam program ini, kita dapat melihat rute yang sudah dipasangkan pada masing masing salesman (melalui proses Generate Route (5)) dan kita juga dapat menambahkan rute salesman yang ada. Program yang terkait dengan pengaturan Salesman adalah sebagai berikut Salesman Master Program ini merupakan program utama pada pengaturan mengenai data salesman. Dari program ini kita akan menentukan beberapa hal, yaitu: Master Sales Supervisor Pada form ini akan ditentukan supervisor (atasan) dari salesman yang bersangkutan. Salesman Route Template Salesman Route Template merupakan pengaturan untuk standar rute kunjungan yang akan dijalankan oleh masing masing salesman. Rute salesman yang ada dapat diatur secara mingguan atau dua mingguan. Generate Route Untuk memberikan / menugaskan rute yang sudah diatur pada Salesman Route Template kepada masing masing salesman, kita melakukan proses Generate Route. SAKTI FOCUS DISTRIBUTION INFORMATION SYSTEM 27

29 SALESMAN MASTER (SSM7800) Untuk melakukan pengaturan terhadap data data salesman yang ada, kita menggunakan program Salesman Master. Pada program ini, terdapat beberapa hal yang dapat kita input, yaitu: Melakukan input terhadap data data salesman dan ketentuan dasar mengenai rute yang ada Menentukan supervisor / atasan untuk salesman Menentukan rute yang akan dijalankan oleh salesman o o Tombol Route (C) untuk menentukan rute yang akan dijalankan masing masing salesman dalam jangka waktu mingguan atau dua mingguan (route template) Tombol Generate (D) untuk melakukan Proses Rute Salesman yang telah diatur (menggunakan tombol Route) terhadap masing masing atau seluruh salesman yang ada. Menginput Data Umum Salesman Baru Tampilan awal saat kita membuka program salesman master adalah sebagai berikut: Saat pertama kali membuka program, akan ditampilkan daftar salesman yang sudah ada di dalam sistem pada area A. Terdapat beberapa tombol yang berfungsi sebagai berikut: o Tombol Supervisor (B) untuk menentukan atasan dari masing masing salesman yang ada Untuk menginput data Salesman yang baru, terdapat langkah berikut: Tekan tombol Add New untuk memulai penginputan Masukkan kode salesman serta nama yang ada (E). Masukkan tanggal mulai aktifnya salesman pada starting date dan tanggal selesai aktif salesman pada ending date (F). Jika salesman tidak diketahui tanggal non aktif nya, ending date tidak perlu diisi. Untuk menandakan bahwa salesman memiliki rute, centanglah pilihan Route (G). Jika tidak dicentang, maka rute untuk salesman tersebut tidak dapat diatur, kecuali sudah dijalankan Proses Generate Route. SAKTI FOCUS DISTRIBUTION INFORMATION SYSTEM 28

30 Pilihlah tipe rute yang ada (H), dan pilihlah tanggal mulai jadwal (I). Terdapat dua jenis pengaturan rute salesman, yaitu weekly (per satu minggu) dan bi-weekly (per dua minggu). NOTE: Perbedaan jika kita memilih salah satu opsi diatas adalah Weekly From Week (J) tidak aktif Bi-Weekly Karena terdiri dari dua minggu, kita harus memilih apakah jadwal salesman yang ada (J) akan dimulai pada minggu ganjil (1st week) atau minggu genap (2nd week) Next Process date (K) akan berubah saat kita menjalankan Proses Generate Rute. Tanggal akan disesuaikan dengan tanggal sesudah rute yang telah di generate. Contoh: jika Start Date per tanggal 31/10/2011, dan digenerate untuk 1 minggu, maka Next Process date akan menjadi tanggal 7/11/2011. Setelah sesuai dengan kebutuhan yang ada, tekanlah tombol Save untuk menyimpan, atau tekan tombol Cancel untuk membatalkan penginputan data yang ada. Menentukan Supervisor dari Salesman yang ada Setelah kita melakukan input terhadap data umum salesman, langkah selanjutnya adalah menentukan atasan atau supervisor terhadap salesman yang ada. Konsep salesman yang dimiliki oleh SAKTIV9 adalah hirarki datar (flat). Dimana setiap salesman akan diinput secara sama (tidak mempunyai level), hanya saja yang membedakan adalah supervisor nya satu sama lain. Contoh : terdapat hirarki salesman berikut Maka, data yang akan dimasukkan ke dalam SAKTIV9 adalah sebagai berikut: Kode Salesman Nama Salesman Kode Supervisor Nama Supervisor ST01 Tukiyo AM01 Basyar SZ01 Zaenal AM01 Basyar AM01 Basyar - - Ketiga orang diatas akan dimasukkan sebagai salesman, namun ST01 dan SZ01 akan memiliki Supervisor AM01 (sesuai hirarki) dan AM01 sendiri tidak mempunyai Supervisor. Hal ini juga berlaku jika hirarki yang ada tidak hanya terdiri dari 2 level (misalnya 3, 4, maupun 5 level) Berikut adalah langkah untuk menentukan supervisor (tombol B) Sebelum masuk ke dalam form ini, kita perlu memilih salesman yang akan dipilih supervisor nya dan menekan tombol Supervisor pada form salesman master (B) Pada bagian M akan tampil historis supervisor yang pernah ada untuk salesman yang bersangkutan. Juga ditampilkan Start Date (N) dari masing masing masa jabatan supervisor yang ada. Untuk menambah supervisor baru terhadap salesman yang bersangkutan, kita dapat menekan tombol Add New. Tampilan form yang ada akan berubah menjadi sebagai berikut: SAKTI FOCUS DISTRIBUTION INFORMATION SYSTEM 29

31 Q3 Q2 Q1 Masukkan Kode Supervisor yang baru (O) untuk salesman tersebut, dan masukkan start date atau tanggal mulai menjabat dari supervisor tersebut (P). Kemudian tekan tombol Save untuk menyimpan data atau tekan Cancel untuk membatalkan penginputan yang ada. Tekan tombol Return untuk kembali ke form sebelumnya. NOTE: Masa berakhir jabatan supervisor akan otomatis terhitung dari masa awal supervisor berikutnya. Dan data supervisor yang terdahulu sudah tidak dapat diedit lagi. Menentukan Rute Salesman Setelah kita menentukan supervisor, langkah berikutnya yang akan dikerjakan adalah menentukan template (standard) rute untuk salesman yang bersangkutan. Rute Salesman akan diatur per Hari untuk tiap Salesman. Untuk tipe rute Bi- Weekly, pengaturan akan diatur untuk dua minggu untuk tiap Salesman. Untuk melakukan pengaturan rute, pertama tama kita harus memilih salesman yang akan diatur rute nya, lalu menekan tombol Route pada form Salesman Master (C). Tampilan untuk Form Route Template adalah sebagai berikut: Pada form yang ada, akan terdaftar kode dan nama customer yang sudah dimaintain sebagai standard, serta minggu dan hari kunjungan salesman atas customer tersebut (area Q1). Untuk menentukan rute per hari, telah tersedia tombol tombol yang melambangkan hari (dalam 1 minggu maupun 2 minggu) pada area Q2. Tekan tombol dari hari dan minggu yang diinginkan untuk mengatur rute pada hari tersebut. akan hal ini dibahas pada bagian berikutnya. NOTE: Tombol tombol hari yang ada pada bagian 1st week dan 2nd week akan aktif dan nonaktif secara otomatis, sesuai dengan pilihan jenis rute (weekly atau bi-weekly) yang dilakukan pada form Salesman Master. Selain menambahkan rute, kita dapat juga melakukan duplikasi Data Rute yang dapat diambil dari salesman lain, dengan menggunakan tombol Copy From serta menghapus rute yang ada dengan menggunakan tombol Delete All (Q3) Setelah kita menekan salah satu tombol hari yang ada, akan timbul form pilihan customer seperti berikut: SAKTI FOCUS DISTRIBUTION INFORMATION SYSTEM 30

32 Setelah selesai menambahkan customer sesuai dengan kebutuhan yang ada, tekan tombol Process (R3) untuk menyimpan perubahan standard rute yang ada, atau tekan cancel untuk membatalkan perubahan yang ada. Customer yang sudah di assign akan tampil pada area Q1 di Form Route Template. Proses Rute Salesman Proses ini akan dijalankan secara berkala mengikuti jenis rute (weekly dan biweekly) dan akan menjalankan semua data rute yang telah diatur pada Route Template. Dengan adanya Proses ini, user tidak perlu melakukan pengaturan rute setiap hari. Rute Salesman akan secara otomatis ditentukan setiap minggu hanya dengan melakukan proses ini. Berikut adalah tampilan proses rute salesman. Untuk melakukan proses ini, pilihlah salesman yang akan kita proses rute nya, lalu tekan tombol Generate (D) pada Form Salesman Master. Pada daftar (R1) akan terlihat data customer yang dapat dipilih untuk di rute kan. Customer yang ada pada daftar ini hanyalah Customer yang sudah diinput pada Customer Master (SSM7100). Pada daftar ini juga terdapat tanda atau flag bagi customer yang sudah dirutekan pada hari tersebut, seperti Customer dengan Code AB00101, AB0202, dan AB Pada gambar di atas, sebagai contoh, kita akan menambahkan Customer Citra Utama, CV (AC00101) sebagai customer yang di rutekan pada hari itu. Maka berikan centangan /tick mark (RA) pada data Citra Utama. Selain memberikan centangan pada masing masing customer, kita juga dapat mempergunakan beberapa tombol yang tersedia pada area R3 sesuai dengan kebutuhan. o Tombol Yes-All akan memberikan centangan ke semua data customer yang ada. o Tombol No-All akan menghapus centangan pada semua data customer yang ada o Tombol Reverse akan membalik semua centangan terhadap data customer. Yang tercentang akan menjadi tidak tercentang dan sebaliknya. Pada form ini terdapat dua pilihan proses, yaitu: Proses untuk satu salesman (S1). Proses ini hanya akan menjalankan proses rute bagi satu salesman saja. Salesman yang diproses datanya merupakan salesman yang dipilih pada form Salesman master sebelum tombol generate ditekan. Data salesman dan tipe rute yang akan diproses disajikan di bawah pilihan yang ada. Proses untuk Semua Salesman dengan Route Flag (S2). Proses ini akan menjalankan proses rute bagi semua salesman dengan Route Flag yang tercentang (lihat form Salesman Master bagian G). NOTE: a. semua rute yang sudah terproses akan terdaftar pada program Salesman Route (OEM2600) b. Proses ini akan melewatkan hari libur yang diatur pada Holiday Master (OEM2700) SAKTI FOCUS DISTRIBUTION INFORMATION SYSTEM 31

33 HOLIDAY MASTER (OEM2700) Holiday Master berfungsi untuk mendaftarkan hari libur kerja, baik hari Sabtu, Minggu, maupun hari libur bersama dan khusus perusahaan. Hari libur yang diinput ke dalam program ini akan mempengaruhi proses Rute Salesman. Rute Salesman yang diproses akan melewatkan hari libur yang diinput kedalam program ini. Berikut tampilan dari program Holiday Master. Masukkan tanggal yang akan dianggap sebagai hari libur (C) Masukkan keterangan hari libur tersebut (D) Untuk menyimpan hasil input, tekan tombol Save. atau tekan tombol Cancel untuk membatalkan penginputan. Pada tampilan awal, terdapat daftar hari libur yang sudah pernah diinput beserta keterangan nya (A) Untuk menambahkan hari libur yang ada, kita dapat menekan tombol Add New pada area B, dan tampilan akan berubah menjadi sebagai berikut. SAKTI FOCUS DISTRIBUTION INFORMATION SYSTEM 32

34 SALESMAN ROUTE (OEM2600) Salesman Route merupakan program yang berguna untuk: memberikan informasi mengenai Rute Salesman yang telah diatur pada program Salesman Master (SSM ). Selain itu, pada Salesman Route kita juga dapat melakukan perubahan maupun penambahan pada rute yang sudah ada. Tampilan awal Salesman Route adalah sebagai berikut: Pada tampilan awal pada form Salesman Route, kita dapat melihat informasi rute salesman per periode. Kita dapat melihat informasi rute pada periode yang diinginkan dengan merubah periode yang ada pada bagian A. Tampilan rute akan berubah sesuai dengan pilihan periode yang ada. NOTE : Jika ada Customer yang sudah melebihi end date di Customer Master, maka rute terhadap Customer tersebut tidak akan tampil pada list yang ada. Pada bagian B, kita dapat melihat data mengenai salesman dan rute yang ada. Pada bagian ini akan terdapat informasi berikut o Kode (salesman ID) dan Nama Salesman (Salesman Name) SAKTI FOCUS DISTRIBUTION INFORMATION SYSTEM 33 o o o o Tanggal Rute (Route Date) Jenis Rute (Route Mode) DETAIL berarti rute yang ada terdiri dari beberapa kunjungan customer secara spesifik (rute nya terperinci). Misalnya, pada hari Kamis, salesman AT01 harus mengunjungi PT.ABC, PT.DEF, serta PT.XYZ. (tidak perduli berapa banyak yang dikunjungi, PT. ABC, DEF, dan XYZ harus dikunjungi) SUMMARY berarti rute ditetapkan dengan jumlah kunjungan, bukan berdasarkan siapa yang dikunjungi. Misalnya, salesman AT01 ditargetkan untuk mengunjungi 3 customer (tidak perduli siapa yang dikunjungi, minimal 3 customer harus dikunjungi) Jumlah target kunjungan (Route Call) Merupakan jumlah target kunjungan yang ada, baik secara detail maupun secara summary. Jumlah kunjungan efektif (Effective Call) Merupakan jumlah kunjungan yang mendapatkan hasil (dalam bentuk SO/ Sales Order). Perhitungan nya adalah sebagai berikut: Status Customer SO atas Customer Effective Call Diinput- Terdapat SO pada hari yang Sejumlah SO Dijadwalkan sama atas jadwal customer atas customer Diinput- Dijadwalkan Diinput- Tidak Dijadwalkan Diinput- Tidak Dijadwalkan Tidak diinput Tidak terdapat SO pada hari yang sama atas jadwal customer Terdapat SO pada hari yang sama atas jadwal customer Tidak Terdapat SO pada hari yang sama atas jadwal customer Terdapat SO pada hari yang sama atas jadwal customer tersebut 0 (Nol) Sejumlah SO atas customer tersebut 0 (Nol) 0 (Nol) NOTE: SO yang dianggap valid di atas merupakan SO yang mempunyai Salesman ID sama dengan Salesman ID yang bersangkutan dan terjadi pada tanggal yang sama dengan tanggal rute.

35 Menambahkan Rute Salesman Dalam program Salesman Route, kita juga dapat menambahkan Rute Salesman yang ada. Rute yang ditambahkan adalah rute per hari. Terdapat dua kondisi penambahan Rute terhadap salesman, yaitu: Penambahan Rute dilakukan sebelum rute diproses di Salesman Master Untuk hal ini, kita akan menambahkan data rute yang baru. tekan tombol Add New untuk menambahkan Rute yang baru. o Jika kita memilih Detail, maka Route Call akan otomatis tidak aktif. Angka yang ada pada Route Call akan mencerminkan jumlah customer yang dimasukkan pada form detil rute (D). Tekan tombol Save untuk menyimpan data yang ada, atau tekan Cancel untuk membatalkan penginputan. Jika sebelumnya kita memilih rute Detail, setelah data tersimpan, kita akan menginput detil dari rute yang ada dengan menekan tombol Detail (D). Jika rute benar benar baru, maka di tampilan awal belum terdapat data. Untuk menambahkan data customer yang akan di rute kan, tekanlah tombol Add New, dan tampilan form akan berubah menjadi berikut Untuk menambahkan rute yang benar benar baru (belum ada pada tanggal itu sebelumnya). Kita lakukan langkah berikut Isilah Salesman ID (E) dengan kode salesman yang akan kita atur rute nya Isilah Route Date (F) dengan tanggal rute yang akan diberikan Pilihlah Route Mode sesuai dengan tipe rute yang ada (G), yaitu Summary dan Detail. Penjelasan mengenai hal ini sudah disebutkan pada bagian sebelumnya. o Jika kita memilih Summary, maka Route Call akan menyala. Isilah Route Call dengan jumlah customer yang akan dirutekan untuk salesman tersebut. Namun tombol detail (D) tidak akan menyala, karena kita tidak membutuhkan detil rute. Pilihlah customer yang akan di rute kan (menggunakan lookup - D1), dan isilah pilihan Scheduled. Pilih Yes apabila customer tersebut dijadwalkan (D2). Pilih No apabila customer tersebut tidak dijadwalkan (atau customer tersebut tidak perlu diinput) Tekan Save untuk menyimpan data atau Cancel untuk membatalkan SAKTI FOCUS DISTRIBUTION INFORMATION SYSTEM 34

36 Penambahan Rute dilakukan sesudah rute diproses di Salesman Master Jika terjadi penambahan rute setelah proses rute dilakukan untuk hari yang bersangkutan, kita melakukan langkah langkah berikut ini Rute yang sudah diproses sebelumnya akan timbul pada area B. Pilihlah Rute yang akan ditambahkan (sesuai dengan tanggal dan nama salesman yang bersangkutan). Kemudian tekanlah tombol Detail (D). Kemudian timbul form Detail Rute berikut dan isilah pilihan Scheduled. Pilih Yes apabila customer tersebut dijadwalkan (D2). Pilih No apabila customer tersebut tidak dijadwalkan (atau customer tersebut tidak perlu diinput) Tekan Save untuk menyimpan data atau Cancel untuk membatalkan NOTE: Untuk kedua kondisi di atas, sistem akan bersifat menambahkan (add), bukan menggantikan (replace). Sehingga data yang lama akan tetap ada. Untuk menggantikan, kita dapat menggunakan tombol Modify maupun Remove tekanlah tombol Add New, dan tampilan form akan berubah menjadi berikut Pilihlah customer yang akan di rute kan (menggunakan lookup - D1), SAKTI FOCUS DISTRIBUTION INFORMATION SYSTEM 35

37 MASTER ITEM CLASSIFICATION SAKTI FOCUS DISTRIBUTION INFORMATION SYSTEM 36

38 CLASSIFICATION GROUP Pada bagian ini kita akan mempelajari bagaimana cara penginputan Group untuk masing masing Class (Produk, Salesman, dan Customer). Seperti yang telah disebutkan sebelumnya, Class yang ada terdiri dari Produk, Salesman dan Customer. Ketiga class ini sudah di definisikan pada standard SAKTIV9. Yang akan kita input adalah Group untuk masing masing class yang ada. Pada Classification Group sebetulnya kita dapat langsung melakukan penginputan untuk Level (Classification Master). Berikut tampilan untuk Classification Group melakukan modifikasi atau menambah item akan dibahas pada bagian Classification Group (Level) Detail setelah bagian ini. Untuk melakukan input terhadap Group yang ada, kita lakukan langkah berikut: Hal pertama yang perlu dilakukan adalah memilih Class yang ada. Untuk memilih Class yang ada, pilihlah combo box Class Type yang ada (A). Setelah Combo Box yang dipilih, maka akan tampil pilihan yang ada, yaitu Product, Customer, dan Salesman. Pilihlah pilihan yang tersedia untuk menginput Group yang ada. Data data yang berada pada area D akan berubah sesuai dengan pilihan class. Untuk melihat detil Level yang ada, kita dapat menekan tombol Master (B). Tombol ini akan membuka form Classification Master. Selain itu, terdapat juga tombol Distribute (C) yang berguna untuk menyebarkan informasi klasifikasi kepada para Distributor. Proses Distribute ini harus dijalankan, agar semua distributor dapat melakukan klasifikasi jika terjadi modifikasi atau penambahan item klasifikasi. Cara Pastikan dulu bahwa Class Type (A) sesuai dengan class yang akan kita input. Kemudian kita tekan tombol Add New Masukkan Kode Class yang akan diinput pada Class Group Code (E), dan masukkan Deskripsi/Nama Group yang akan diinput pada Class Group Desc (F) Tekan tombol Save untuk menyimpan data atau tekan tombol Cancel untuk membatalkan pengisian. Setelah kita melakukan penginputan terhadap Group yang ada, maka selanjutnya kita dapat melakukan penginputan Level dari Group tersebut. Penginputan Level akan menggunakan program Classification Master (OEM2200). Program ini dapat diakses melalui 2 cara, yaitu: Melalui menu yang ada pada SAKTIV9 Melalui button Master (B), dengan terlebih dahulu memilih Group yang akan dilihat detil nya. Cara penginputan Classification Master akan dibahas setelah ini. SAKTI FOCUS DISTRIBUTION INFORMATION SYSTEM 37

39 CLASSIFICATION MASTER (LEVEL) Classification Group (Level) Header Pada bagian ini kita akan mempelajari bagaimana cara penginputan Level untuk masing masing Group yang ada. Level Name 0 Type 1 Class-1 2 Class-2 Level yang akan dimasukkan merupakan nama tingkatan yang ada, dimana level di bawah nya (child) merupakan anak dari level di atasnya (parent). Dapat di lihat di samping bahwa Class-1 merupakan anak dari Type, dan Class-2 merupakan anak dari Class-1. Maka, berdasarkan gambar di atas, kita dapat membuat urutan level seperti tabel di samping ini. Dan berikut adalah cara menginput konfigurasi ini ke dalam sistem. Jika kita mengakses program ini melalui program Classification Group, Class Type (G1) yang ditampilkan akan sama dengan yang sudah dipilih. Class Group yang ada juga akan sama dengan yang dipilih. Jika kita mengakses melalui menu SAKTIV9, maka kita harus memilih Class Type (dengan combo box) dan Class Group (dengan Lookup) yang kita inginkan. Level yang sudah pernah diinput akan muncul pada bagian G3. Data pada bagian G3 juga akan terupdate sesuai dengan pilihan yang dilakukan pada Class Type dan Class Group. Untuk melihat detil yang ada pada sebuah Level, kita dapat memilih terlebih dahulu level tersebut, lalu tekanlah tombol Detail (G4). Tombol ini akan membuka form Classification Mater Detail dimana kita dapat menginput anggota dari Level yang ada. Untuk menambahkan sebuah level yang baru, terdapat beberapa langkah berikut. Pastikan kita sudah memilih Class Type dan Class Group yang benar. Tekan tombol Add New, kemudian tampilan form akan berubah menjadi berikut: Level (G5) akan langsung ditentukan dari level yang terdahulu, dan tidak dapat diubah. Jika level sebelumnya adalah 2, maka level yang terbentuk saat ini adalah level 3. Masukkan keterangan mengenai level yang ada pada level description (G6) Tekan tombol Save untuk menyimpan data, atau tekan tombol Cancel untuk membatalkan pengisian. SAKTI FOCUS DISTRIBUTION INFORMATION SYSTEM 38

40 Classification Group (Level) Detail Setelah melakukan penginputan Level klasifikasi pada Header Classification, maka selanjutnya kita akan menginput anggota dari masing masing level. Untuk mengakses form ini, kita menekan tombol Detail (G4) pada form Header. Form detail akan mempunyai tampilan sebagai berikut Setelah kita memilih level yang benar, tekanlah tombol Add New untuk menambahkan anggota dari level tersebut. Kemudian Form akan berubah tampilan menjadi sebagai berikut: Pastikan bahwa Previous Class dan level (G8) yang ada sesuai dengan apa yang ingin di input. Previous Class merupakan penjabaran dari level yang ada di atas item yang akan diinput. Contoh: T03FS001 menandakan bahwa item yang diinput berada pada level di bawah kode tersebut. Artinya kita akan menginput item yang sejajar dengan Hotel (CID0002), Restoran (CID0003), dan Catering (CID0004). Class Type dan Class Group (G5) akan sama dengan yang dipilih pada Form Classification Group Header. Level dan semua anggota level yang ada akan ditampilkan pada bagian G6, sedangkan list untuk semua anggota level yang ada (tidak bergantung pada apa yang dipilih di G6), akan ditampilkan pada area G7. Untuk menambahkan anggota sebuah level, maka kita harus memilih parent dari level tersebut. Misalnya : jika kita ingin menambahkan anggota Level 1, maka kita harus memilih pada level 0. Kita dapat mengetahui bahwa suatu level memiliki level dibawahnya dengan melihat adanya tanda + atau - di samping folder level tersebut. T03 (Food Service) FS001 (HORECA) Item. Masukkan Class ID (G9) dan Class Description (G10). Pada form ini juga terdapat distribute Flag. Flag ini mempunyai 2 fungsi, yaitu: Distribute Flag merupakan penanda bahwa Class terebut sudah di distribusikan ke database Distributor. Jika Distribute flag belum tercentang, maka Distributor tidak dapat melakukan assignment terhadap Class tersebut. Assignment akan dibahas pada Class Allocation. Setelah selesai, tekan tombol Save untuk menyimpan transaksi, atau tekan tombol Cancel untuk membatalkan transaksi yang ada. SAKTI FOCUS DISTRIBUTION INFORMATION SYSTEM 39

41 CLASS ALLOCATION Setelah kita membuat Klasifikasi pada program Classification Group, pada bagian ini kita akan mempelajari bagaimana cara melakukan alokasi untuk masing masing Group yang ada. Alokasi ini berguna untuk memasangkan antara master master yang ada dengan Group nya masing masing. Sebelumnya, terdapat beberapa hal yang perlu diperhatikan untuk Class Allocation ini Class Allocation merupakan program yang berlaku untuk Product, Customer, dan Salesman. Class Allocation yang ada memiliki kode masing masing. Untuk melakukan Alokasi Master, kita akan menggunakan program di bawah sesuai dengan class nya. Manual ini hanya mencontohkan salah satu alokasi, karena pada dasarnya konsep semua alokasi Master adalah sama. Class Program Product Product Class Allocation (OEM2300) Customer Customer Class Allocation (OEM2400) Salesman Salesman Class Allocation (OEM2500) Class Allocation adalah proses yang memasangkan antara MASTER dengan GROUP. Artinya, proses ini tidak bisa dilakukan apabila Group yang ada belum dimaintain pada program Classification Group (OEM2100). Class Allocation juga tidak bisa dilakukan apabila Master yang ada (Customer, Salesman, atau Product) belum di maintain di Program Master nya masing masing. Selain untuk melakukan alokasi, program ini juga dapat memindahkan alokasi yang sudah terjadi, sehingga semua data bebas untuk dipilih, namun satu Master hanya boleh berada pada satu Group dalam Klasifikasi yang sama. SAKTI FOCUS DISTRIBUTION INFORMATION SYSTEM 40

42 Berikut adalah tampilan dari Program Customer Allocation Classification Berikut langkah langkah untuk melakukan Alokasi Master Pastikan bahwa program alokasi yang dibuka merupakan program alokasi yang tepat. Contohnya : Jika kita ingin melakukan alokasi terhadap Customer, maka kita harus membuka Program Customer Class Allocation (OEM2400) Class Type (A) akan sesuai dengan program yang dibuka Langkah selanjutnya adalah mengisi Class Group yang ada(b). Pilihlah Class Group sesuai dengan klasifikasi yang ada. Data pada bagian C akan mengikuti perubahan pilihan Class Group yang ada. NOTE: Karena banyaknya group yang ada, penyesuaian ini mungkin akan memakan waktu sekitar 4-9 detik. Setelah mengisi Class Group, kita harus memilih Group yang akan dipasangkan dengan Master. Dalam melakukan pemilihan Group kita perlu mengingat bahwa Master hanya bisa dipasangkan dengan group yang berada pada level paling bawah. Seperti contoh di atas, yang dapat dipasangkan Master hanyalah Group yang sudah tidak lagi mempunyai level dibawah nya. Pada bagian D, kita dapat melihat daftar master yang sudah terlebih dahulu dialokasikan terhadap Group tersebut. Saat kita melakukan pemilihan pada bagian C, data yang ada pada bagian D akan ikut menyesuaikan pilihan kita. Untuk melakukan pemasangan, klik tombol Batch. Tombol Batch akan membuka form untuk assignment (pemasangan) Master dengan Group SAKTI FOCUS DISTRIBUTION INFORMATION SYSTEM 41

43 yang ada. Pastikan kembali bahwa Group yang ada pada bagian C sudah dipilih dengan benar. Berikut adalah tampilan dari form Allocation Process yang ada setelah tombol Batch ditekan. Pada bagian E2, kita dapat menyortir master master yang akan tampil untuk dipilih pada area E4. Kita dapat memilih Filter yang ada, kemudian memilih Item untuk filter pada pilihan Lookup (E3). Beberapa pilihan filter yang ada adalah: Filter Pilihan Lookup Data yang tampil By Master Non aktif Data tidak difilter By Category Kategori Master (tidak berlaku bagi Salesman) Data difilter berdasarkan category yang ada By Journal Journal Group Data difilter berdasarkan Group By Last Level Classification (tidak berlaku bagi Salesman) Data difilter berdasarkan Klasifikasi yg ada (cocok digunakan untuk memindahkan klasifikasi) journal Group Data difilter berdasarkan klasifikasi yg ada Pilihlah item yang akan dipasangkan, lalu pindahkan dengan tombol mover yang ada (E5). Data akan berpindah dari area E4 ke E5. Tekan process untuk memasangkan Master dengan Group. Pada bagian E1, akan disajikan informasi mengenai Class Type, Class Group dan Class Code yang dipilih. SAKTI FOCUS DISTRIBUTION INFORMATION SYSTEM 42

44 SALES PROMOTION SAKTI FOCUS DISTRIBUTION INFORMATION SYSTEM 43

45 KONSEP KERJA Pada bagian ini akan dibahas mengenai pengaturan yang dilakukan untuk Promosi yang diberikan FOCUS kepada Distributor, maupun yang diberikan Distributor kepada Customer nya. Nantinya, promosi yang dibuatkan FOCUS ini akan dijalankan oleh masing masing Distributor kepada Outlet-outlet / Customer Distributor. Program yang terkait dengan pengaturan Salesman adalah sebagai berikut Distributor Promo Master Program ini merupakan program untuk melakukan pengaturan terhadap promosi yang berlaku di masing masing Distributor. Promosi akan dibuat oleh pihak FOCUS dan akan disebarkan kepada masing masing distributor, sesuai dengan pengaturan yang ada. Berdasarkan waktu pemberian potongan, pada program ini terdapat dua jenis promosi dasar. Promosi Normal Promosi ini merupakan promosi yang potongan nya akan langsung diberikan secara otomatis pada saat Sales Order dibuat. Promosi Cummulative Promosi ini merupakan promosi yang potongan nya berdasarkan kepada pencapaian akumulasi transaksi yang ada, sehingga pada saat Sales Order dibuat Jika akumulasi transaksi/nilai tercapai, maka potongan baru akan diberikan. Selain itu, berdasarkan pihak pemberi potongan, terdapat dua jenis promosi, yaitu: Promosi External Promosi ini merupakan promosi yang dibuatkan oleh FOCUS kepada para Distributor dan nantinya akan otomatis dijalankan oleh Distributor, dan tidak dapat diubah ketentuan nya oleh Distributor. Promosi Internal Promosi ini merupakan promosi yang dibuat oleh Distributor atas swadaya sendiri. Promosi ini dapat dibuat sendiri oleh Distributor dan dapat diubah ketentuan nya sesuai dengan kebutuhan masing masing distributor. Namun jenis promosi ini tidak akan di reimburst oleh FOCUS. Cummulative Closing Process Program ini digunakan untuk melakukan proses penghitungan potongan harga atau bonus yang ada yang dihasilkan dari promosi dengan jenis Cummulative. Program ini akan menghitung apakah customer yang ada patut mendapatkan potongan harga, sesuai dengan pengaturan yang dilakukan sebelumnya pada program Distributor Promo Master (OEM3200) Cummulative Promo Reimburstment Setelah dilakukan proses penghitungan potongan pada program Cummulative Closing Process, dapat dilakukan Reimburstment terhadap Distributor. Bentuk reimburstment yang dapat diberikan adalah: Potongan harga pada pembelian berikutnya oleh customer, dengan menggunakan Credit Note (jika nilai Invoice lebih besar) atau Debit Note (jika saat itu nilai Retur lebih besar daripada Invoice) Pemberian barang, dengan menggunakan Inventory Request Sales Order Promosi yang sudah diatur pada Distributor Promo Master nantinya akan digunakan pada transaksi Sales Order berdasarkan semua pengaturan yang sudah dilakukan, baik pada Distributor Promo Master maupun Sales Reimburstment Program. Transaksi Sales Order yang ada akan memperhitungkan apakah transaksi yang dibuat berhak mendapatkan potongan / bonus atau tidak. Pembahasan program ini bisa didapatkan pada bagian Transaksi Sales Order. SAKTI FOCUS DISTRIBUTION INFORMATION SYSTEM 44

46 DISTRIBUTOR PROMO MASTER Bagian ini akan membahas mengenai pengaturan terhadap promosi yang diberikan FOCUS kepada Distributor nya. Seperti yang sempat disinggung pada bagian konsep kerja, Promosi yang diberikan FOCUS mempunyai beberapa karakteristik, yaitu: Promosi dibagi menjadi Normal (diberikan saat itu juga) dan Cummulative (diakumulasikan sampai akhir periode promosi dan diberikan setelahnya) Promosi yang ada memiliki jangka waktu dan hanya berlaku pada jangka waktu yang ada. Pada tipe Cummulative, jangka waktu ini dijadikan patokan dalam melihat transaksi yang akan diakumulasikan Promosi yang diberikan kepada distributor merupakan Promosi yang mutlak, artinya tidak dapat diubah oleh Distributor, kecuali promosi yang diberikan distributor secara swadaya (Promosi Internal) Komponen Penting Promosi Berikut adalah komponen penting yang ada dalam sebuah promosi Penanggung Promosi (Internal/ External) Menggambarkan penanggung promosi yang ada. Terdiri dari Internal (promosi ditanggung oleh Distributor sendiri) atau External (promosi ditanggung oleh FOCUS). Jenis Promosi (Type) Merupakan jenis promo yang ada. Terdiri dari Normal (potongan langsung diberikan pada saat SO dibuat) dan Cummulative (potongan diberikan saat akhir periode promosi, berdasarkan pencapaian syarat promosi) Sequence (Prioritas Potongan) Sequence merupakan urutan promo yang ada. Seringkali sebuah produk dapat dikenakan lebih dari satu promo. Urutan Promo yang dikenakan terhadap transaksi akan diatur melalui sequence. Contoh dari penggunaan sequence: Promo Code Sequence A A B B Semakin kecil angka sequence nya, maka semakin promo tersebut akan didahulukan. Jika terdapat promo yang sequence nya sama, akan dilihat berdasarkan abjad dari kode promo yang ada. Jika pada transaksi, sebuah produk terkena keempat promosi ini secara bersamaan, maka urutan pengenaan nya adalah sebagai berikut NOTE: Jika pada transaksi terdapat lebih dari satu promo yang dikenakan pada produk, maka promo sequence sebelumnya akan mengambil nilai akumulasi dari pengenaan promo sebelumnya (diskon dikenakan atas nilai transaksi yang sudah dikurangkan dengan promo sebelumnya). Penjelasan lebih lengkap mengenai hal ini akan disajikan pada bagian Transaksi Sales Order. Base On (Dasar Pemberian Potongan) Merupakan jenis dasar penghitungan untuk pemberian potongan yang ada. Artinya, setelah pembelian dari customer melampaui jumlah berdasarkan hal ini, customer akan mendapatkan potongan harga. Terdapat 2 dasar pemberian potongan, yaitu : Quantity Berdasarkan Jumlah satuan barang yang dibeli. Jumlah satuan barang juga dapat ditentukan dalam satuan terbesar (largest quantity) seperti DUS, atau satuan terkecil (smallest quantity) seperti PCS. Value Berdasarkan Nilai transaksi yang ada, biasanya dalam Rupiah Less (Bentuk Potongan) Merupakan jenis bentuk potongan harga yang akan diberikan kepada customer jika syarat promosi yang ada tercapai. Terdapat 3 bentuk potongan yang ada, yaitu: Percentage bentuk potongan harga akan diberikan dalam bentuk persentase pengurangan harga Value SAKTI FOCUS DISTRIBUTION INFORMATION SYSTEM 45

47 bentuk potongan harga akan diberikan dalam bentuk nilai harga Quantity bentuk potongan harga akan diberikan dalam bentuk barang. Dapat bebentuk produk itu sendiri maupun produk yang lain Range (level pemberian promo) Merupakan level pemberian promo. Range biasanya terdiri dari beberapa tingkat berbentuk rentang (jarak), di mana di setiap rentang yang ada, kita dapat mengatur banyaknya potongan yang diberikan. Contoh: Rentang Banyaknya Potongan Nilai penjualan Rp ,- s/d Rp ,- 10% Nilai penjualan Rp ,- s/d Rp ,- 15% Nilai penjualan Rp ,- s/d Rp ,- 20% Hanya produk yang diatur pada filter sajalah yang akan mendapatkan potongan harga. Produk diambil dari Product Master Product Classification Hanya Product yang termasuk dalam klasifikasi yang dipilih sajalah yang akan mendapatkan potongan. Product Classification diambil dari Master Product Classification Cara Melakukan Input pada Form Header Promosi Untuk melakukan penginputan promosi, lakukanlah langkah langkah berikut Filter (pembatasan syarat pemberian promo) Filter merupakan daftar syarat syarat yang membatasi pemberian promo kepada customer. Dengan memberikan filter, hanya sales order yang mempunyai karakteristik yang tercatat dalam filter lah yang akan menerima potongan harga. Terdapat beberapa jenis filter yang ada, yaitu: Customer Hanya customer yang diatur pada filter sajalah yang akan mendapatkan potongan harga. Customer diambil dari Customer Master Customer Classification Hanya customer yang termasuk dalam klasifikasi yang dipilih sajalah yang akan mendapatkan potongan. Customer Classification diambil dari Master Customer Classification Salesman Hanya SO yang dibuat atas Salesman yang diatur pada filter sajalah yang akan mendapatkan potongan harga. Salesman diambil dari Salesman Master Salesman Classification Hanya Salesman yang termasuk dalam klasifikasi yang dipilih sajalah yang akan mendapatkan potongan. Salesman Classification diambil dari Master Salesman Classification Product Master Pilihlah tipe promosi (A): Cummulative atau Normal Tentukanlah Sequence yang berlaku untuk promo tersebut (A2) Masukkan kode promosi yang ada (B), dan nama Promosi yang ada (C) Pilihlah dasar pemberian potongan / base on yang ada (D). Jika kita memilih base on Quantity, maka terdapat opsi tambahan (A3), yaitu : base on Largest Qty, yaitu dasar pemberian nya akan didasarkan pada satuan barang terbesar yang ada atau Smallest Qty, yaitu dasar pemberian nya akan didasarkan pada satuan barang terkecil (unit 1) Pilih apakah promo yang ada mempunyai ketentuan mengenai TOP atau tidak, dan hari TOP (E). Ketentuan ini akan memberikan batasan kepada SAKTI FOCUS DISTRIBUTION INFORMATION SYSTEM 46

48 barang yang diberikan potongan harga. Barang yang diberikan potongan harga hanyalah barang yang memiliki TOP yang kurang atau sama dengan pengaturan hari TOP yang ada. NOTE: Namun, batasan ini juga akan meliihat filter yang ada. Jika terdapat filter yang membatasi produk maupun customer yang mendapatkan promo, maka produk yang memenuhi syarat TOP akan dibatasi berdasarkan filter yang ada. Contoh: Jika kita menambahkan filter sebagai berikut Produk AMH Ref 12x1000Ml SHZ [Hana] 144x100Gr Maka yang nantinya akan mendapatkan potongan adalah AMH saja, karena TOP nya 15 hari, dan dimaintain pada filter. Namun, jika produk sama sekali tidak di filter, maka tetap AMH dan FVT yang akan mendapatkan potongan Pilihlah bentuk potongan yang ada (F). Potongan yang ada bisa dalam bentuk persentase, nilai, maupun sejumlah barang. Selanjutnya, centang pilihan Maximum transaction (G) apabila promo yang sedang diatur hanya berlaku untuk sejumlah transaksi pertama. Dan isilah jumlah transaksi yang dibatasi. Misalnya: promo hanya berlaku untuk 5 transaksi pertama, maka kita akan mengisi pilihan With Max 5 transaction. Bila transaksi yang dilakukan sudah melebihi Maximum transaction yang ada, maka tidak akan dikenakan diskon. NOTE: maximum transaction akan mempunyai aturan yang berbeda apabila kita menggunakan tipe promosi yang berbeda. o Jika kita menggunakan tipe Normal, maka akan dihitung sebagai maksimum Sales Order. o Jika kita menggunakan tipe Cummulative, maka akan dihitung sebagai maksimum Sales Invoice. Jika promo yang ada memiliki kelipatan, maka centanglah pilihan Multiple Every, dan isilah jumlah kelipatan yang ada (H). Misalnya: promo berlaku untuk setiap pembelian 4 bungkus, dan berlaku kelipatan nya. Maka kita akan mengisi pilihan Multiple Every 4. Multiple berlaku untuk base on Value maupun Quantity. NOTE: Terdapat perbedaan hitungan untuk fitur Multiple ini.: BASE ON QTY, Less : Percentage (5%) Qty : 15 PCS Unit Price : / PCS Multiple No : 15 PCS x x 5% = Rp.7.500,- Multiple Yes (4):(15 PCS (15%4) x 4 x x 3% = Rp.6.000,- BASE ON QTY, Less : Value (Rp.4.000) Qty : 15 PCS Unit Price : / PCS Multiple No : 15 PCS x 4000 = Rp ,- Multiple Yes (4):(15 dus (15%4) x = Rp ,- BASE ON QTY, Less : Quantity (1 Pcs) Qty : 15 PCS Unit Price : / PCS Multiple No : 15 PCS x 1= 15 PCS Multiple Yes (4):(15%4) = 3 PCS BASE ON VALUE, Less : Percentage (5%) Qty : 160 PCS Unit Price : / PCS Multiple No : 160 PCS x x 5% = Rp ,- Multiple Yes ( ): ( % ) x x 5% = Rp ,- BASE ON VALUE, Less : Value (Rp ) Qty : 160 PCS Unit Price : / PCS Multiple No : 160 PCS x = Rp ,- Multiple Yes ( ): ( % ) x = Rp ,- BASE ON VALUE, Less : Quantity (1 Pcs) Qty : 160 PCS Unit Price : / PCS Multiple No : 160 PCS x 1= 15 PCS Multiple Yes ( ): ( % )= 3 PCS Masukkan tanggal berlaku promosi (I). Bagi tipe promosi Normal, tanggal promosi dipergunakan untuk membatasi masa promosi, sedangkan untuk SAKTI FOCUS DISTRIBUTION INFORMATION SYSTEM 47

49 tipe cummulative, tanggal promosi akan membatasi invoice yang dapat dihitung untuk pencapaian target promosi. Tanggal berlaku dapat diubah sesuai dengan kebutuhan. Namun, promosi yang sudah tersimpan, tanggal mulai nya tidak boleh diedit dan tanggal berakhirnya tidak boleh diedit lebih kecil dari hari ini (today). Masukkan Reimburstment ID sebagai pembebanan promosi. Hal ini hanya berlaku apabila tipe promosi adalah Cummulative. Jenis Reimburstment ID yang ada akan mengambil data dari Charge Master. Jika data sudah sesuai dengan kebutuhan, tekan tombol save untuk menyimpan data atau tombol cancel untuk membatalkan penginputan. Cara Melakukan Input Form Range Setelah melakukan input terhadap bagian header promosi, hal kedua yang perlu diinput adalah Range. Untuk menuju ke form ini, tekanlah tombol Range (L) pada form Header Promo. Pada SAKTIV9, promosi yang dibuat dapat mempunyai lebih dari satu level, dimana tiap level memiliki nilai potongan yang berbeda beda. Range akan diinput sebagai jarak antara satu tingkat promosi dengan tingkat di atas nya, dan juga besarnya potongan pada setiap level yang ada. Range mempunyai 2 fungsi, yaitu: Memberikan level potongan untuk sebuah promo. Untuk mengakomodir hal ini, kita membuat beberapa level range. Memberikan quota maksimal untuk sebuah transaksi. Untuk mengakomodir hal ini, kita cukup membuat satu level range saja. Untuk melakukan pengisian pada range, tekan tombol add new. Isilah Base On Qty yang ada. Isilah quantity from (L1) untuk menenentukan batas bawah qty yang ada, dan To (L2) untuk menentukan batas atas qty yang ada. Tentukanlah quantity yang akan diberikan untuk level yang bersangkutan (less quantity) di bagian L4. Quantity yang diberikan dihitung dengan satuan terkecil (smallest quantity) Tekan tombol save untuk menyimpan atau tekan tombol cancel untuk membatalkan penginputan. Setelah data tersimpan, kita dapat mengisi Produk yang akan diberikan dengan menekan tombol Less Product (L5). Namun tombol ini hanya akan aktif apabila Less yang diatur pada Header Promo adalah Quantity. Tombol ini tidak akan aktif apabila Less yang dipilih adalah Percentage dan Value Kita juga dapat melihat adanya sequence pada bagian L1. Sequence ini akan digunakan untuk menentukan urutan level dari sequence yang terkecil sampai yang terbesar. NOTE: Jika promosi yang diberikan tidak mempunyai batasan, maka range tidak perlu diinput. Namun, jika ingin diinput, bisa menggunakan satu range yang range nya berkisar dari 1-999,999,999,999 (dianggap tak terbatas). SAKTI FOCUS DISTRIBUTION INFORMATION SYSTEM 48

50 Less Product (berlaku khusus untuk Less Quantity) dengan menekan tombol Less Product (L5), kita akan membuka form Less Product berikut ini. Tekan tombol Add New untuk menambahkan produk yang diberikan. Masukkan produk dengan menggunakan lookup (L6), atau jika level yang kita atur mempunyai produk yang sama dengan level sebelumnya, kita dapat menggunakan tombol Copy from Previous Sequence (L8) untuk mengcopy produk dari sequence sebelumnya. Jika sudah selesai, tekan save untuk menyimpan data yang ada atau cancel untuk membatalkan penginputan. Kita juga dapat menon aktifkan produk yang ada dengan melakukan unmark pada status Active yang ada (L7). NOTE: Produk yang di nonaktifkan adalah produk yang sudah tersimpan. Pada posisi add new, pilihan ini akan di nonaktifkan. Menentukan Filter Promosi Setelah kita menentukan range promosi, langkah selanjutnya adalah menentukan Filter Promosi. Filter berguna untuk memberikan batasan mengenai Transaksi dengan Produk, Customer, dan Salesman mana yang berhak mendapatkan potongan. Tekan tombol Filter (M) yang terdapat pada form Header Promo untuk melakukan input filter. Tombol tersebut akan membuka form berikut ini Pertama, pilihlah tipe filter yang ada (M1). Kita dapat menggunakan combo box yang akan memunculkan tipe yang ada (ditunjukkan dengan panah). Terdapat 6 tipe filter yang ada, yaitu Customer, Customer Classification, Salesman, Salesman Classification, Product, dan Product Classification. List pada area M2 akan berubah sesuai dengan pilihan tipe yang ada. Pilihlah item yang akan dipindahkan, lalu pindahkan menggunakan tombol mover (M3). Item yang diproses harus berada pada area M4. Tekan tombol Proses untuk memproses data yang ada, atau tekan return untuk membatalkan perubahan yang ada. Jenis Variasi Promosi Pada program ini, jenis promosi yang ada sangatlah beragam. Berikut adalah jenis promosi Dasar yang dapat dimaintain pada program ini. Promosi Jenis Normal Base On Less Multiple Range Pengenaan Diskon Quantity Percentage Yes Yes Tiap Quantity sesuai Multiply Every Dibatasi sesuai Range No Tiap Quantity sesuai Multiply Every Tidak dibatasi No Yes Tiap Quantity Proporsional Dibatasi sesuai Range No Tiap Quantity Proporsional SAKTI FOCUS DISTRIBUTION INFORMATION SYSTEM 49

51 Tidak dibatasi Quantity Value Yes Yes Tiap Quantity sesuai Multiply Every Dibatasi sesuai Range No Tiap Quantity sesuai Multiply Every Tidak dibatasi No Yes Tiap Quantity Proporsional Dibatasi sesuai Range No Tiap Quantity Proporsional Tidak dibatasi Quantity Quantity Yes Yes Tiap Quantity sesuai Multiply Dibatasi sesuai Range No Tiap Quantity sesuai Multiply Tidak dibatasi No Yes Tiap Quantity Proporsional Dibatasi sesuai Range No Tiap Quantity Proporsional Tidak dibatasi Value Percentage Disabled Yes Satu Kali, berdasarkan Range No Satu Kali Value Value Disabled Yes Satu Kali, berdasarkan Range No Satu Kali Value Quantity Disabled Yes Satu Kali, berdasarkan Range No Satu Kali Promosi Jenis Cummulative Base On Less Multiple Range Pengenaan Diskon Quantity Percentage Yes Yes Tiap Quantity sesuai Multiply Every Dibatasi sesuai Range No Tiap Quantity sesuai Multiply Every Tidak dibatasi No Yes Tiap Quantity Proporsional Dibatasi sesuai Range No Tiap Quantity Proporsional Tidak dibatasi Quantity Value Yes Yes Tiap Quantity sesuai Multiply Every Dibatasi sesuai Range No Tiap Quantity sesuai Multiply Every Tidak dibatasi No Yes Tiap Quantity Proporsional Dibatasi sesuai Range No Tiap Quantity Proporsional Tidak dibatasi Quantity Quantity Yes Yes Tiap Quantity sesuai Multiply Dibatasi sesuai Range No Tiap Quantity sesuai Multiply Tidak dibatasi No Yes Tiap Quantity Proporsional Dibatasi sesuai Range No Tiap Quantity Proporsional Tidak dibatasi Value Percentage Disabled Yes Satu Kali, berdasarkan Range No Satu Kali Value Value Disabled Yes Satu Kali, berdasarkan Range No Satu Kali Value Quantity Disabled Yes Satu Kali, berdasarkan Range No Satu Kali Masih terdapat banyak kombinasi yang dapat terbentuk dari setting promo yang ada. Beberapa kombinasi yang mungkin terbentuk akan berdasarkan variasi setting pada: Sequence, yang akan berpengaruh pada hirarki atau urutan pemberian promo dan pemotongan harga yang terjadi Kuota, yang dibuat dengan hanya memasukkan satu buah range sesuai dengan kuota yang diinginkan Replacement (hanya berlaku bagi Less quantity), merupakan fitur dimana barang yang diberikan dapat dipilih berdasarkan ketersediaan barang yang ada pada customer / outlet saat itu. Untuk mengatur barang replacement dapat dilakukan pada Form Less Product Smallest and Largest quantity, dimana pilihan ini akan mempengaruhi Base On / dasar pemberian promo secara proporsional. SAKTI FOCUS DISTRIBUTION INFORMATION SYSTEM 50

52 CUMULATIVE DISTRIBUTOR CLOSING PROCESS Proses Closing Promo Distributor (OEB0900) Bagian ini akan membahas mengenai proses Closing untuk Diskon yang memiliki tipe Cummulative. Seperti yang kita ketahui sebelumnya, diskon dengan tipe Cummulative akan mengakumulasikan nilai penjualan yang dimiliki customer pada rentang waktu promosi yang ada. Sedangkan Inventory Request akan terbentuk apabila promonya menggunakan Less Quantity. Untuk menjalankan program Promo Reimbursement, kita melakukan langkah berikut Masukkan promo code (A) yang dikehendaki untuk diproses. Kita juga dapat menggunakan lookup untuk mencari promo code yang dimaksud. Setelah mendapatkan promo code yang dicari, tekan tombol process untuk memulai proses penghitungan promosi. Proses ini akan melakukan hal berikut: Rentang promosi akan dilihat sebagai acuan jangka waktu promo dan penghitungan summary nilai invoice. Kemudian proses akan menghitung jumlah (summary) dari nilai atau jumlah barang dari invoice yang ada dalam rentang waktu promo yang berlaku. Jumlah tersebut kemudian akan dikurangkan dengan nilai / jumlah barang yang ada di Credit Memo dan berkaitan dengan promo yang telah dipilih. Nilai hasil pengurangan akan dibandingkan dengan syarat (range) yang telah diatur pada program Master Promo Distributor. Jika memenuhi syarat, maka pemotongan harga / barang yang diberikan akan diperhitungkan sesuai dengan jumlah nilai invoice yang ada. Cummulative Promo Reimbursement (OEB0910) Setelah melakukan closing atau proses terhadap perhitungan promo Cummulative, pada program ini kita dapat mengalokasikan potongan yang sudah diperhitungkan menjadi Credit Note maupun Inventory Request. Credit Note akan terbentuk jika promo nya mempunyai Less Value atau Percentage. Masukkan promo code yang ingin di reimburst. Atau kita dapat mencari promo code yang ada lewat lookup. Masukkan department (B) yang akan menjadi departemen transaksi Credit Note, Debit Note, dan Inventory Request yang akan dibuat. Dan masukkan juga nomor referensi yang ada ingin dibuat (C). Jika penomoran referensi dibuat secara incremental, maka secara otomatis pilihan nomor referensi ini akan menjadi disabled (tidak aktif) Bagian D akan mengikuti kode promo yang ada. Bagian D merupakan daftar customer yang mempunyai saldo reimburstment atas promo tersebut. SAKTI FOCUS DISTRIBUTION INFORMATION SYSTEM 51

53 Bagian E merupakan informasi yang memuat daftar invoice yang diperhitungkan untuk dasar penghitungan promo, atas customer yang dipilih pada bagian D. Bagian E akan berubah sesuai dengan perubahan pada bagian D. Bagian F merupakan daftar barang yang didapatkan atas promo yang ada. Jika promo bukan bersifat Less Quantity, maka bagian ini tidak akan memiliki isi (kosong). SAKTI FOCUS DISTRIBUTION INFORMATION SYSTEM 52

54 MONTHLY ORDER BOOKING SAKTI FOCUS DISTRIBUTION INFORMATION SYSTEM 53

55 KONSEP KERJA Pada bagian ini akan dibahas mengenai pengaturan yang dilakukan untuk Monthly Order Booking. Monthly Order Booking adalah angka yang menggambarkan kuantitas barang yang dipesan untuk sebuah produk oleh Distributor kepada FOCUS dalam sebuah periode. Monthly Order Booking diharapkan dapat membantu para Distributor untuk mengontrol angka pembelian ke FOCUS sehingga tidak terjadi kekurangan barang maupun penimbunan barang akibat meleset nya perkiraan jumlah pemesanan yang ada. MOB yang sudah diperhitungkan, nantinya dapat dibuat menjadi Purchase Request. Banyaknya barang yang harus dipesan dipengaruhi banyak faktor, dan akan dibahas pada bagian ini. Formula Monthly Order Booking Dalam menentukan MOB, terdapat rumus atau formula berikut: Dimana: Program yang terkait dengan pengaturan Monthly Order Booking adalah sebagai berikut Monthly Order Booking Program ini berguna untuk melakukan pengaturan terhadap perhitungan Monthly Order Booking yang akan dijalankan. Pada program ini akan terdapat parameter-parameter yang dapat menentukan hasil akhir dari kuantitas produk yang akan dipesan. Monthly Order Process Setelah parameter-parameter yang dibutuhkan sudah diatur pada program Monthly Order Booking, Proses penghitungan akan dilakukan pada program ini. Monthly Order Process akan melakukan proses untuk menghitung angka MOB. Setelah angka MOB di dapatkan, akan langsung di generate menjadi Purchase Request. MOB Avg Sales Keterangan Monthly Order Booking Rata rata penjualan per bulan Akumulasi sales dalam N bulan dibagi Divider S (pembagi untuk sales) Buffer Stock Quantity yang dicadangkan sebagai batas aman stock Lead Time Waktu yang dibutuhkan dari pemesanan sampai barang tiba di gudang Qty OH Jumlah quantity yang tersedia di gudang Qty Outs PR Jumlah quantity Purchase Request yang belum dibuat PO Qty Outs PO Jumlah quantity Purchase Order yang belum dibuat GR Parameter-Parameter di atas akan ditentukan pada program Monthly Order Booking (OEM3100) SAKTI FOCUS DISTRIBUTION INFORMATION SYSTEM 54

56 MONTHLY ORDER BOOKING (OEM2600) Program ini digunakan untuk melakukan pengaturan terhadap parameter parameter yang akan mempengaruhi perhitungan angka Monthly Order Booking (MOB). Tampilan program ini adalah sebagai berikut Langkah selanjutnya adalah menentukan Nilai-nilai komponen yang mempengaruhi Formula MOB. Sebelum melakukan pengaturan ini, ada baiknya kita perlihatkan rumus MOB. Rumus MOB adalah sebagai berikut: Dimana: Langkah langkah dalam melakukan pengaturan Parameter yang akan dalam program ini adalah: Monthly Order Booking dapat diatur per departemen. Pilihlah Departemen produk (A) yang akan diproses quantity MOB nya. Setelah itu, kita akan menentukan gudang yang akan menampung barang yang dikirim (B). Pilihlah gudang (warehouse) yang akan menerima barang yang dipesan melalui proses MOB Sehingga Komponen yang harus ditentukan adalah sebagai berikut: Average (C) Jika pilihan ini dicentang, maka kita akan memperhitungkan nilai average sales. Jika tidak, maka nilai average sales tidak akan diperhitungkan. Terdapat beberapa parameter yang harus juga diisi jika pilihan average ini dicentang, yaitu: Range Actual Sales Parameter (C), untuk menentukan jumlah bulan terakhir yang akan diperhitungkan rata rata penjualan nya (kita menentukan N untuk Akumulasi Sales N bulan ). disini juga terdapat pilihan By Weeks atau By Months (D)untuk menandakan penjualan. Contoh: jika diisi dengan 3 dan By Weeks, maka penjualan yang akan dirata-rata adalah 3 minggu terakhir. Jika diisi dengan 4 dan By Months, maka penjualan yang akan dirata rata adalah 4 bulan terakhir. Pilhan modul AR dan OE (E), untuk menentukan apakah akan memperhitungkan invoice dari modul AR, OE, atau kedua modul tersebut. SAKTI FOCUS DISTRIBUTION INFORMATION SYSTEM 55

57 Divider Parameter (F), untuk menentukan pembagi average sales. Seperti rumus yang telah ada. Buffer (G) Jika pilihan ini dicentang, maka kita akan memperhitungkan rumus buffer stock dalam mencari quantity MOB yang ada. Dalam perhitungan buffer pun terdapat beberapa parameter (pada area H), yaitu: Divider Parameter, untuk menentukan Divider B seperti yang terdapat pada rumus buffer stock Lead Time Parameter, untuk menentukan Lead Time seperti yang terdapat pada rumus buffer stock Quantity On Hand (I) Jika pilihan ini dicentang, maka formula akan memperhitungkan Quantity On Hand yang dimiliki Request and Order Outstanding (J) Pada area ini, terdapat dua parameter yang dapat dicentang untuk Request dan Order Outstanding. Kedua parameter ini mempengaruhi formula MOB. Request Outstanding melambangkan jumlah quantity Purchase Request yang masih belum dibuatkan Purchase Order (Qty Outs PR). Dalam pilihan ini kita juga dapat memperhitungkan transaksi yang masih Draft, Approved, maupun keduanya. Order Outstanding melambangkan jumlah quantity Purchase Order yang masih belum dibuatkan Goods Receipt (Qty Outs PO). Dalam pilihan ini kita juga dapat memperhitungkan transaksi yang masih Draft, Approved, maupun keduanya. Pada area ini kita akan memilih unit / satuan hasil perhitungan MOB yang ada. Terdapat beberapa pilihan untuk unit tersebut, yaitu: Smallest Unit, dimana unit dikonversikan menjadi unit yang terkecil, Purchase Unit, dimana unit dikonversikan menjadi Purchase unit (yang sudah terlebih dahulu diatur pada product master) Largest Unit, dimana unit dikonversikan menjadi unit tersebesar yang dimiliki produk tersebut. Rounded Option (L) Pada bagian ini kita mengatur pembulatan desimal untuk hasil perhitungan MOB. Terdapat dua pilihan pembulatan, yaitu Rounded Up Jika dipilih, maka hasil perhitungan yang memiliki desimal akan dibulatkan keatas, tanpa melihat besarnya desimal. Misalnya : jika hasil MOB = 31.2 dus, maka akan dibulatkan menjadi 32 dus. Rounded Down Jika dipilih, maka hasil perhitungan yang memiliki desimal akan dibulatkan kebawah, tanpa melihat besarnya desimal. Misalnya : jika hasil MOB = 31.8 dus, maka akan dibulatkan menjadi 31 dus. Suppress Zero (M) Jika pilihan ini dicentang, maka semua perhitungan MOB yang bernilai nol, tidak akan timbul. Quantity on Hand Pada bagian ini, kita menentukan gudang mana saja yang akan dihitung sebagai quantity on hand untuk memilih gudang, pindahkan daftar gudang dari area N ke area P dengan menggunakan tombol navigasi (O) Suggestion Option (K) Setelah selesai mengisi semua parameter yang ada, tekanlah tombol Save untuk menyimpan settingan yang ada. SAKTI FOCUS DISTRIBUTION INFORMATION SYSTEM 56

58 MONTHLY ORDER PROCESS (OEB0800) Setelah parameter untuk perhitungan quantity MOB sudah ditetapkan pada program Monthly Order Booking, proses penghitungan MOB akan dilakukan pada program ini. Pada program ini terdapat dua buah bagian yang dilambangkan dengan TAB, yaitu : bagian untuk melakukan proses penghitungan MOB (Monthly Order Process) pada bagian A dan bagian untuk melakukan proses pembuatan Purchase Request berdasarkan hasil proses MOB yang telah dilakukan (Process to Purchase Request) pada bagian B Proses Penghitungan MOB Berikut adalah langkah langkah yang dilakukan untuk menjalankan proses penghitungan MOB Perhatikan Cut Off date yang ada (1). Cut off date ini akan sama dengan tanggal per hari (today) dimana user melakukan process. Semua parameter yang membutuhkan tanggal akan dihitung dari tanggal ini. Contohnya untuk penghitungan rata-rata penjualan (Avg Sales). Jika diatur sebanyak 3 bulan, maka akan dihitung rata-rata penjualan 3 bulan kebelakang dari cut off date. Tentukan departemen yang akan diproses MOB nya (2). Departemen yang akan diproses akan mengikuti departemen yang telah diatur pada program Monthly Order Booking. Pada area 3, terdapat pengaturan tambahan untuk menentukan rata-rata yang ada. Berikut ditampilkan lagi rumus Average Sales untuk MOB. Pada program ini, terdapat dua pilihan Rata-rata yang dapat dipilih untuk menggantikan nilai Akumulasi Sales (N Bulan), yaitu: By Average Sales. Dengan memilih opsi ini, Akumulasi Sales benar benar akan dihitung berdasarkan Nilai Penjualan yang terjadi. By Purchase Target. Dengan memilih opsi ini, Akumulasi Sales akan dihitung berdasarkan Target Pembelian Distributor kepada FOCUS pada satu periode. Jika kita memilih opsi Purchase Target, kita harus memilih periode (4) yang akan dijadikan nilai Akumulasi Sales. NOTE: jika kita memilih opsi Purchase Target, maka disarankan agar memilih satu periode ke depan dari periode tanggal proses. Contoh: jika kita akan melakukan proses terhadap periode , maka disarankan untuk memilih periode Setelah semua parameter selesai dimasukkan, tekan tombol Process (5) untuk memulai proses penghitungan MOB. Ketika proses MOB sudah selesai, data hasil proses dapat dipakai untuk membuat Purchase Request secara otomatis. Cara pembuatan Purchase SAKTI FOCUS DISTRIBUTION INFORMATION SYSTEM 57

59 Request dengan menggunakan data hasil perhitungan MOB akan dibahas dibawah ini. Proses Pembuatan Purchase Request dari hasil MOB Setelah proses perhitungan selesai, kita dapat membuat Purchase Request secara otomatis. Untuk melakukan proses tersebut, kita akan berpindah ke tab Process to Purchase Request (Tab B). Berikut adalah langkah untuk melakukan pembuatan PR Qty Approved (8), merupakan quantity yang akan disetujui untuk diproses menjadi Purchase Request. Pada standard nya, quantity suggestion akan disamakan dengan quantity approved. Namun kita dapat mengubah Qty Approved menjadi quantity yang sesuai dengan kebutuhan kita. Unit, menggambarkan satuan unit dari produk. 1 berarti unit1 (smallest/ unit qty terkecil), 2 berarti unit2, dan 3 berarti unit3 (largest/ unit qty terbesar). Req date (9), merupakan tanggal dibutuhkan nya barang tersebut. Kita dapat memasukkan tanggal kebutuhan yang berbeda antara satu produk dengan produk lainnya. Informasi ini nantinya akan tertulis di Purchase Request Wh ID (10), merupakan kode gudang yang digunakan untuk melakukan penerimaan barang. Informasi ini nantinya akan tertulis di Purchase Request. Pilihlah departemen yang akan menjadi departemen Purchase Request (6). Departemen ini juga merupakan departemen yang dipilih pada program Monthly Order Booking. MOB Process date akan menggambarkan tanggal proses MOB terakhir, dan tidak perlu diisi. Selain itu, kita perlu mengisi tanggal Purchase Request yang ada (7) Kemudian pada list yang ada akan ditampilkan data product yang telah diketahui quantity MOB nya. Data yang ditampilkan akan sesuai dengan departemen yang dipilih, dan data yang ditampilkan tidak bisa dihapus, melainkan hanya dapat diedit pada beberapa kolom saja. List yang ada akan menampilkan data berikut Genuine Code dari produk yang ada Qty Suggestion, merupakan quantity yang dihasilkan dari proses MOB. Qty Suggestion tidak dapat diubah. SAKTI FOCUS DISTRIBUTION INFORMATION SYSTEM 58

60 DISTRIBUTOR TRANSACTION WORKFLOW PROSEDUR PEMBELIAN PROSEDUR PENJUALAN PROSEDUR RETUR PENJUALAN PROSEDUR PERGERAKAN BARANG SAKTI FOCUS DISTRIBUTION INFORMATION SYSTEM 59

61 KONSEP KERJA Setelah sebelumnya kita membahas pengaturan terhadap data data Master yang ada, pada bagian ini kita akan membahas Workflow atau alur kerja untuk transaksi yang akan dilakukan sehari hari oleh Distributor. Berikut adalah Alur Kerja Transaksi tersebut Prosedur Penjualan Distributor Pada Customer Invoice yang sudah mempunyai nomor pajak dapat di print dengan menggunakan program ini. Tax Report (SSR0200) Program untuk mengirim data-data faktur pajak ke dalam format CSV agar bisa diupload ke e-spt Prosedur Retur Penjualan dari Customer Prosedur Penjualan mempunyai beberapa program terkait, yaitu: Sales Contract (OET0100) Merupakan transaksi untuk mencatat kontrak penjualan antara customer dengan distributor. Transaksi ini bersifat Opsional. Jika tidak ada kontrak,maka penjualan dapat langsung dibuat dari Sales Order Sales Order (OET0200) Merupakan transaksi untuk mencatat Order penjualan dari Customer. Pengenaan promosi dengan type normal akan dikenakan di sini. Generate DO-SI (OEBM0230) Program ini digunakan untuk membuat Delivery Order dan Invoice secara otomatis. AR Tax Process (ARB0101) Program ini berguna untuk memberikan nomor Pajak kepada para Invoice. Print Tax Process (ARR5600) Delivery Return (OET1000) Merupakan transaksi untuk mencatat retur yang melibatkan pengembalian barang. Credit Memo (OET1100) Merupakan transaksi untuk mencatat pengurangan Piutang Dagang Prosedur Reimburstment Cummulative Produk dan Transfer Barang Daily Usage(ICT1200) Adalah transaksi yang dibuat untuk mengeluarkan barang yang berhubungan dengan transaksi Reimburstment Promosi Cummulative dengan Less Product Transfer Product Without Request (ICT4100) Merupakan transaksi untuk mencatat pergerakan /pemindahan lokasi barang. Transaksi ini akan langsung mencatat pemasukan dan pengeluaran barang akibat adanya pemindahan barang. SAKTI FOCUS DISTRIBUTION INFORMATION SYSTEM 60

62 Prosedur Penitipan Barang & Stock Taking Inventory IN (ICT1900) dan Inventory OUT (ICT1800) Merupakan transaksi yang dibuat untuk mencatat pemasukan dan pengeluaran barang yang terjadi selain karena penjualan, pembelian, maupun barang yang bergerak. Contoh dari penggunaan program ini adalah Skenario penitipan barang yang dilakukan oleh Customer. Enter Stock Take (ICT0200) Transaksi ini digunakan secara berkala untuk mencatat Stock Taking yang dilakukan untuk menyamakan pencatatan dengan jumlah persediaan aktual yang ada di gudang. SAKTI FOCUS DISTRIBUTION INFORMATION SYSTEM 61

63 PROSEDUR PEMBELIAN PURCHASE REQUEST PURCHASE ORDER GOODS RECEIPT PURCHASE INVOICE CASH PAYMENT SAKTI FOCUS DISTRIBUTION INFORMATION SYSTEM 62

64 PURCHASE REQUEST (PJT0100) Dalam prosedur pembelian, Purchase Request merupakan transaksi pertama yang dibuat untuk melakukan pemesanan barang dari distributor kepada FOCUS. Purchase Request yang telah dibuat akan secara otomatis dikirimkan ke FOCUS oleh sistem, menjadi dasar pembuatan dokumen penjualan oleh FOCUS. Purchase Request dapat dibentuk dengan menggunakan dua cara, yaitu : Auto Generate dari program Monthly Order Booking (OEB0800). Dengan menggunakan program ini, produk yang akan dibeli akan otomatis dihitung oleh sistem, dan kita dapat membuat Purchase Request langsung dari hasil perhitungan Monthly Order Booking. Dibuat secara manual menggunakan program Purchase Request (PJT0100). Biasanya penggunaan manual ini dilakukan apabila ada barang yang kurang atau belum sempat dibuat Purchase Request nya lewat program MOB. Masukkan departemen yang ada (B1). Tentukan tanggal transaksi yang ada pada Reference Date (B2) Masukkan keterangan mengenai transaksi Purchase Request yang ada (B3). Untuk Request Master Code dan Default Allocation Code tidak perlu kita isi. Yang kita perlu isi adalah Default Warehouse ID (B4), yaitu gudang yang nantinya akan menerima barang yang kita sedang pesan. Setelah kita selesai melakukan input pada header Purchase Request, kita tekan tombol SAVE untuk melakukan penyimpanan data, atau kita tekan CANCEL untuk membatalakan penginputan. Cara menginput Detail Purchase Request Setelah selesai menyimpan transaksi header, kita akan masuk ke form Detail. Dalam form detail ini, kita akan menginput barang yang akan dipesan. Cara menginput Header Purchase Request Untuk membuat Purchase Request, kita akan melakukan langkah langkah berikut ini : Pertama tama kita akan melakukan input pada tabbing Product/Expenditure. Kita dapat melihat informasi mengenai department, Nomor referensi dan tanggal referensi pada bagian B5. SAKTI FOCUS DISTRIBUTION INFORMATION SYSTEM 63

65 Pilih product type dengan 0 - Product, dan cari dan pilih Product yang akan dipesan (B6) Kosongkan Allocation Code yang ada. Warehouse ID akan otomatis disamakan dari Default Warehouse ID yang diinput di header transaksi. Pada bagian B8, kita dapat melihat informasi recommended supplier yang berisi harga dan tanggal pembelian terakhir barang tersebut. Informasi ini akan selalu mengikuti data pembelian terakhir yang ada. Setelah mengisi informasi yang ada, kita dapat melanjutkan input pada tabbing berikutnya, yaitu tabbing quantity. Pada tabbing ini, kita akan melakukan input terhadap jumlah produk yang akan dipesan. Klik tombol return untuk kembali ke header. Pada form header, kita ubah status draft menjadi approved. NOTE: Purchase Request yang dikirimkan ke FOCUS adalah Purchase Request yang memiliki status Approved. Pastikan anda mengubah status dengan benar, dan hindarilah kesalahan approval demi kelancaran transaksi yang ada. Mengirim Data Purchase Request ke Principal (Focus) Setelah menginput detail Purchase Request maka langkah selanjutnya adalah membuat status transaksi menjadi Approved dengan cara mengangkat centangan draft pada header Purchase Request. Pada saat tersebut maka system akan secara otomatis mengirim data ke Pemesanan Barang yang telah terinput di dalam Purchase Request ke principal, yaitu FOCUS. Pada saat mengirim data, akan muncul message seperti dibawah ini: Pilihlah unit barang yang akan dipesan, dengan memilih Request unit (C1). Masukkan quantity yang akan dipesan pada bagian C2. NOTE: quantity yang dimasukkan adalah jumlah dalam request unit. Contoh : jika request unit nya Dus, dan qty nya 10, maka yang dipesan adalah 10 Dus. Masukkan requirement date / tanggal kebutuhan barang pada bagian C3. Masukkan catatan mengenai produk yang dipesan (bila ada) pada bagian C4. Setelah input data selesai, tekan tombol SAVE dan kita dapat memasukkan data produk selanjutnya. Apabila penginputan sudah selesai dan disimpan, kita dapat menekan tombol cancel, untuk melakukan refresh pada list yang produk yang ada. Mencetak Transaksi Purchase Request Untuk mencetak transaksi Purchase Request yang ada, kita dapat menggunakan program PJT0110 (Print Multi Purchase Request). Pilihlah nomor Purchase Request yang ada, beserta dengan tanggal yang di kehendaki. SAKTI FOCUS DISTRIBUTION INFORMATION SYSTEM 64

66 Sistem akan mencetak nomor-nomor Purchase Request yang sesuai dengan pengaturan yang diatur pada program tersebut. REQUEST CANCEL PR (PJT4000) Jika Purchase Request yang telah dibuat serta telah terkirim ke principal ingin dibatalkan, maka distributor bisa menggunakan program Request Cancel PR. Program ini bertujuan untuk merubah status Purchase Request dari status sebelumnya, yaitu APPROVED menjadi CANCELLED. Department : Department transaksi Purchase Request Date : Tanggal transaksi Purchase Request Contract Order : Nomor transaksi Sales Contract yang berasal dari generate PR (data Sales Contract Focus) CO Date : Tanggal transaksi Sales Contract Focus CO Dept : Departemen transaksi Sales Contract, CO Coid : Kode company di Focus,yaitu FDI atau FDN PR yang bisa di cancel syaratnya yaitu Contact Order yang hasil generate PR tersebut belum ada transaksi lanjutan (belum ada Sales Order terhadapnya). Pilih Nomor transaksi PR yang mau di cancel, setelah itu klik process. Program ini menampilkan Menampilkan list Purchase Request yang belum ada transaksi Purchase Order terhadap Purchase Request tersebut. Informasi yang di tampilkan di list yaitu : Jika proses berhasil, maka transaksi PR yang telah dibuat distributor akan berubah statusnya dari APPROVED menjadi CANCELLED. SAKTI FOCUS DISTRIBUTION INFORMATION SYSTEM 65

67 Jika Contract Order dari hasil generate Purchase Request Distributor sudah ada transaksi lanjutan, maka proses gagal (status PR tetap menjadi APPROVED), dan muncul message This contract order already has next transaction. PURCHASE ORDER (PJT0400) Purchase Order merupakan konfirmasi order dari Purchase Request yang telah dikirimkan kepada FOCUS. Setelah Purchase Request terkirim ke FOCUS, FOCUS akan memproses dokumen penjualan terhadap distributor. Setelah dokumen selesai diproses, maka Sales Invoice akan dikirimkan kepada distributor. Secara sistem, Purchase Order akan terbentuk secara otomatis, berdasarkan Sales Invoice yang dimiliki oleh distributor. NOTE: Sales Invoice yang dibuat oleh FOCUS untuk distributor merupakan acuan bagi pembuatan dokumen pembelian selanjutnya (Purchase Order, Goods Receipt, dan Purchase Invoice) Purchase Order yang terbentuk akan memiliki karakteristik berikut : Langsung memiliki status Approved, dan langsung dapat digunakan untuk membentuk transaksi lanjutan nya Isi dari Purchase Order akan mempunyai informasi yang sama dengan Sales Invoice milik FOCUS, dalam hal produk, harga, diskon, maupun jumlah. Jumlah per Item Purchase Order yang ada bisa jadi akan berbeda dari yang ada pada Purchase Request. Hal ini sangat dipengaruhi oleh kemampuan FOCUS dalam memenuhi permintaan dari Distributor. Mencetak Transaksi Purchase Order Untuk mencetak transaksi Purchase Order yang ada, kita dapat menggunakan program PJT0410 (Print Multi Purchase Order). Pilihlah nomor Purchase Order yang ada, beserta dengan tanggal yang di kehendaki. GOODS RECEIPT (PJT0700) pembelian yang dilakukan oleh Distributor. Berbeda dengan Purchase Order, transaksi Goods Receipt harus diinput dan tidak dibuat secara otomatis oleh sistem. Cara Menginput Header Goods Receipt Untuk melakukan pembuatan transaksi ini, dibutuhkan langkah langkah berikut. Pilih departement yang ada pada bagian E1. Pastikan bahwa transaction type yang ada (E2) merupkaan Local Goods Receipt ( ). NOTE: Jika kita salah memilih transaction type yang ada menjadi Import Goods Receipt ( ), maka transaksi tidak akan dapat dilanjutkan karena nomor Purchase Order tidak akan dapat ditemukan. Masukkan tanggal terjadinya transaksi pada Reference Date (E3) Kemudian pilih supplier yang mengirimkan barang pada bagian E4. Masukkan nomor invoice dari FOCUS pada Document No. (E5) dan tanggal nya pada document date. Kemudian tulislah keterangan yang ada untuk penerimaan barang tersebut (E6). Jika semua informasi sudah sesuai, klik tombol SAVE untuk melakukan penyimpanan data, atau tekan CANCEL untuk membatalkan penginputan. Goods Receipt merupakan transaksi lanjutan dari Purchase Order. Transaksi ini merupakan transaksi yang menggambarkan penerimaan barang atas SAKTI FOCUS DISTRIBUTION INFORMATION SYSTEM 66

68 Setelah kita menyimpan data, akan terbuka form detail berikut ini. Jika form ini tidak terbuka secara otomatis, tekanlah tombol DETAIL pada form Header. Cara Menginput Detail Goods Receipt Pada awalnya, bagian E8 form detail akan kosong. Kita akan menambahkan barang yang diterima dengan terlebih dahulu mencari Purchase Order yang akan diterima. Tekan tombol ORDER (E7) untuk mencari Purchase Order tersebut. Setelah menekan tombol Order, maka akan terbuka form untuk pencarian Purchase Order. Masukkan atau carilah nomor Purchase Order yang akan dilakukan penerimaan nya pada bagian E9. Saat nomor Purchase Order ditemukan, maka produk yang ada akan otomatis tampil pada bagian E10. Untuk memilih barang mana saja yang akan diterima, kita dapat memilih dengan mencentang flag yang ada (dilingkari). NOTE: Secara default, semua produk sudah otomatis tercentang, dan untuk keadaan normal, seharusnya semua barang akan diterima sesuai dengan PO. Jadi kita tidak perlu mengubang centangan yang ada Tekan tombol PROCESS untuk menambahkan produk yang ada. Setelah proses selesai dilakukan, barang yang ada akan menghilang dari list, menandakan bahwa semua barang sudah dimasukkan ke dalam detil Goods Receipt yang ada. Tekan tombol RETURN, dan kita akan kembali ke form Detail Goods Receipt, dan mendapati produk sudah ada pada list yang ada, seperti digambarkan pada bagian E8. Jika semua produk sudah sesuai, tekanlah tombol Return agar kita dapat kembali ke form Header. Pada form Header, ubahlah status transaksi yang ada, dari Draft menjadi Approved. Kita dapat menambahkan transaksi selanjutnya dengan menekan tombol ADD NEW, atau kita dapat keluar dari program dengan menekan tombol EXIT. Transaksi Goods Receipt merupakan transaksi yang perlu melalui proses closing. Oleh karena itu, kita wajib melakukan prosedur closing dengan mengggunakan program Change Transaction Status pada modul System Supervisor (SS). SAKTI FOCUS DISTRIBUTION INFORMATION SYSTEM 67

69 NOTE: Pastikan bahwa transaksi Goods Receipt yang dibuat benar benar melalui prosedur closing, karena tanpa melakukan proses closing, kita tidak dapat meneruskan transaksi yang ada. Mencetak Transaksi Goods Receipt Untuk mencetak transaksi Goods Receipt yang ada, kita dapat menggunakan program PJT0710 (Print Multi Goods Receipt). Pilihlah nomor Goods Receipt yang ada, beserta dengan tanggal yang di kehendaki. Sistem akan mencetak nomor-nomor Goods Receipt yang sesuai dengan pengaturan yang diatur pada program tersebut. F3 F1 F5 F4 F2 F6 PURCHASE INVOICE(PJT0800) F7 Purchase Invoice merupakan transaksi lanjutan dari Goods Receipt. Transaksi ini merupakan transaksi yang menggambarkan pencatatann Hutang distributor atas pembelian terhadap pihak FOCUS. Purchase Invoice juga akan dijadikan dasar pelaporan pembelian distributor terhadap pihak FOCUS. F8 Cara Menginput Header Purchase Invoice Untuk melakukan penginputan terhadap Purchase Invoice, kita akan melakukan langkah berikut ini. Masukkan departement yang ada (F1) Masukkan tanggal transaksi yang ada (F2) Kita tidak diperkenankan untuk mengisi Confirmation Orders No, karena transaksi yang kita buat selalu transaksi lokal. Confirmation Order hanya diperuntukkan untuk transaksi import. Isilah Supplier yang ada (F4) Masukkan Supplier Ref No (F5) dengan nomor Invoice dari FOCUS, beserta dengan tanggal nya. Masukkan Currency/mata uang (F6), Term/Syarat pembayaran (F7), serta Tax/kode pajak (F8) yang akan digunakan. Semua ini akan otomatis muncul ketika kita memilih Supplier yang ada. Due Date, Discount Date dan Return Date juga sudah otomatis diperhitungkan sesuai dengan pilihan Term yang ada. SAKTI FOCUS DISTRIBUTION INFORMATION SYSTEM 68

70 Jika semua data sudah sesuai dengan kebutuhan kita, maka tekanlah tombol SAVE untuk melakukan penyimpanan data. Atau tekan tombol cancel untuk membatalkan penginputan data. Setelah data tersimpan, sistem otomatis akan membuka form detail Purchase Invoice. Cara Menginput Detail Purchase Invoice F10 F9 List yang ada pada form detil (F9). pertama kali akan kosong. Isi yang ada pada list akan bergantung pada nomor Purchase Order yang dipilih untuk dibuatkan Invoice. Untuk memilih Purchase Order, tekanlah tombol ORDER (F10). Tombol Order akan membawa kita pada form untuk pencarian Purchase Order di bawah ini. Perlu diperhatikan bahwa terdapat beberapa syarat untuk hal ini, yaitu: Purchase Order yang ada harus dalam keadaan Approved Goods Receipt atas Order yang ada harus dalam keadaan Closed, dan belum pernah dibuatkan Purchase Invoice yang aktif. (hal ini tidak berlaku apabila Purchase Invoice atas Goods Receipt yang ada telah dihapus (di remove). Masukkan nomor Order yang akan dibuatkan invoice nya dengan menggunakan lookup yang ada (F11) Jika sesuai dengan persyaratan yang ada, item yang ada pada Purchase Order tersebut akan ditampilkan pada list secara otomatis (F12). Kita seharusnya tidak perlu lagi memilah produk untuk diproses, karena secara otomatis semua barang akan dipilih dan siap untuk diproses menjadi Invoice. Tekanlah tombol PROCESS (F13) untuk melakukan proses terhadap Purchase Order yang ada. Jika proses berhasil, maka list akan kosong. Klik tombol Return untuk kembali ke form Detail. Item barang yang dipilih akan berpindah ke form Detail pada bagian F9. Periksalah harga maupun kuantitas yang ada. Jika sudah sesuai, klik tombol RETURN untuk kembali ke form Header. Pada form Header, ubahlah status transaksi yang ada, dari Draft menjadi Approved. Kita dapat menambahkan transaksi selanjutnya dengan menekan tombol ADD NEW, atau kita dapat keluar dari program dengan menekan tombol EXIT. Transaksi Purchase Invoice merupakan transaksi yang perlu melalui proses closing. Oleh karena itu, kita wajib melakukan prosedur closing dengan mengggunakan program Change Transaction Status pada modul System Supervisor (SS). NOTE: Pastikan bahwa transaksi Purchase Invoice yang dibuat benar benar melalui prosedur closing, karena tanpa melakukan proses closing, SAKTI FOCUS DISTRIBUTION INFORMATION SYSTEM 69

71 kita tidak dapat membukukan pembelian yang ada, atau tidak dapat meneruskan transaksi jika suatu saat dibutuhkan retur. Cara menginput Informasi Pajak Pembelian Aplikasi SAKTIV9 menyediakan fitur untuk melakukan pencatatan informasi Faktur Pajak Pembelian. Kita dapat menginputnya dengan menggunakan tombol TAX pada form Purchase Invoice. Untuk memunculkan tombol Tax tersebut, klik lah beberapa kali tombol (F14), sampai tombol tax muncul (F15). Tekanlah tombol Tax untuk melakukan penginputan informasi Pajak. Kemudian akan timbul form berikut Kita dapat melihar informasi faktur pajak yang ada pada bagian F16. Awalnya, bagian ini akan kosong, sampai ada informasi pajak yang telah dibuat dan disimpan. Klik tombol ADD NEW (F17) untuk menginput informasi pajak. Untuk membuat informasi pajak, lakukan langkah berikut Beri centangan pada pilihan credited (G1) untuk menentukan bahwa pajak yang diinput akan dikreditkan terhadap pajak penjualan Pilihlah type Local (G2) karena transaksi yang ada selalu Local Isilah tax period yang ada (G3) dan tanggal faktur pajak (G4) Supplier Tax Name akan otomatis diinput sesuai dengan nama Supplier yang ada pada Purchase Invoice. Hal yang sama juga berlaku untuk nomor NPWP dan PKP (G5) Isilah Nomor Faktur Pajak yang sesuai dengan dokumen yang ada (G6) Isilah jumlah pajak yang akan dibayar pada Tax Amount (G7). Jumlah pajak akan otomatis dikeluarkan sesuai Purchase Invoice yang ada. Jika terdapat faktur pajak pengganti, masukkan nomor nya pada bagian G8. Tekan tombol SAVE untuk menyimpan data, atau tekan CANCEL untuk membatalkan penginputan. Hasil penyimpanan akan ditampilkan pada list seperti digambarkan pada bagian F16. Mencetak Transaksi Purchase Invoice Untuk mencetak transaksi Purchase Invoice yang ada, kita dapat menggunakan program PJT0810 (Print Multi Purchase Invoice). Pilihlah nomor Purchase Invoice yang ada, beserta dengan tanggal yang di kehendaki. Sistem SAKTI FOCUS DISTRIBUTION INFORMATION SYSTEM 70

72 akan mencetak nomor-nomor Purchase Invoice yang sesuai dengan pengaturan yang diatur pada program tersebut. RETURN TO VENDOR (PJT2000) Transaksi Return to Vendor merupakan transaksi yang diperuntukan untuk mengembalikan barang yang dibeli kepada FOCUS. Walaupun sudah disediakan diskon Bad Stock, namun jika benar benar terdapat pengembalian barang secara fisik oleh Distributor kepada FOCUS, maka kita dapat menggunakan Return to Vendor. Retur pada sistem SAKTI v9 terdiri dari 2 tahap, yaitu pengembalian barang ke FOCUS (sisi barang), dan pemotongan hutang pembelian terhadap FOCUS (sisi hutang/uang). Untuk melakukan pengembalian barang terhadap FOCUS, kita dapat melakukan langkah langkah berikut ini. Cara Melakukan Input Header Return to Vendor Pilihlah Invoice Status yang ada. Terdapat 3 pilihan yaitu: Invoiced Hal ini berarti retur yang dilakukan masih mengingat dokumen penerimaan barang terdahulu dari barang yang akan dikembalikan, dan dokumen penerimaan barang sudah memiliki invoice. Jika kita memilih ini, berarti kita wajib membuat transaksi Purchase Return (akan diterangkan setelah ini) Un-Invoiced Hal ini berarti retur yang dilakukan masih mengingat dokumen penerimaan barang terdahulu dari barang yang akan dikembalikan, namun dokumen penerimaan barang belum memiliki Invoice. (tipe ini seharusnya tidak digunakan nantinya, karena semua dokumen FOCUS seharusnya sudah memiliki Invoice pembelian) Un-Applied Hal ini berarti retur yang dilakukan sudah tidak mengingat dokumen penerimaan barang terdahulu dari barang yang akan dikembalikan, dan dokumen penerimaan barang sudah memiliki Invoice. (tipe ini seharusnya tidak digunakan nantinya, karena semua dokumen FOCUS seharusnya sudah memiliki Invoice pembelian) Setelah itu, masukkan deskripsi untuk pengembalian barang yang ada. Kemudian, tekan tombol SAVE untuk menyimpan transaksi Header retur. Tekan tombol Add New untuk menambahkan data retur yang baru. Masukkan tanggal Retur (T2) sesuai dengan tanggal terjadinya retur Masukkan atau carilah Supplier (T3) yang akan dikembalikan barangnya. Dalam hal ini, hanya ada 1 supplier yaitu FDI atau FDN. Isilah juga Document number dan Document Date sesuai dengan nomor invoice dari FOCUS. SAKTI FOCUS DISTRIBUTION INFORMATION SYSTEM 71

73 PROSEDUR PENJUALAN S3 S1 S2 OET0450 Delivery Order S4 S6 OET0100 Sales Contract OET0200 Sales Order Auto Generate OEBM0200 ARB0101 AR Tax Process ART0700 Cash Receipt OET0800 Sales Invoice ARR5600 Print Tax S5 SSR0200 Tax Report SALES CONTRACT SALES ORDER SAKTI FOCUS DISTRIBUTION INFORMATION SYSTEM 72

74 GENERATE DO-INVOICE AR TAX PROCESS PRINT TAX TAX REPORT CASH RECEIPT SEND REPORT via SMTP MAIL SALES CONTRACT Pada bagian ini kita akan membahas mengenai cara penginputan untuk Sales Contract. Sales Contract merupakan form yang digunakan untuk menginput Kontrak Penjualan yang disepakati antara Distributor dengan Customer. Cara menginput Header Kontrak SAKTI FOCUS DISTRIBUTION INFORMATION SYSTEM 73

75 Berikut cara penginputan Sales Contract Tekan tombol Add New untuk memulai penginputan Isilah departemen pembuat transaksi (A1). Untuk Distributor, hanya ada satu departemen Transaction Type (A2) akan diatur oleh System dan tidak bisa diubah Reference Number atau Nomor Urut transaksi (A3) akan diatur oleh system dan tidak dapat diubah. Jangan lupa masukkan Tanggal kontrak pada Reference Date Langkah berikutnya adalah memasukkan nomor dokumen (A4). Nomor dokumen adalah nomor transaksi pendukung, sehingga nomor dokumen boleh tidak diisi (opsional) jika tidak terdapat nomor transaksi pendukung. Isilah atau cari kode customer yang dibuatkan kontraknya (A5) dengan menggunakan Lookup. Customer yang ada harus terlebih dahulu di maintain di Customer Master (SSM7100) Masukkan kode Salesman yang terkait dengan kontrak tersebut (A6) atau dicari dengan menggunakan Lookup. Salesman yang ada harus terlebih dahulu di maintain di Salesman Master (SSM7800) Masukkan Currency / Mata uang untuk kontrak yang ada (A7). Hanya ada satu mata uang yang di set untuk Distributor yaitu IDR (Rupiah) Langkah berikutnya adalah mengisi keterangan yang ada pada Area Periode (A8). Yang harus diisi adalah: Period Type. Merupakan Metode untuk menentukan target / kuota pembuatan Sales Order atas dasar Kontrak yang ada. Pilihan yang ada adalah: Type Target Pembelian bagi Customer Yearly target jumlah Order akan di set per tahun Monthly target jumlah Order akan di set per bulan Quarterly target jumlah Order akan di set per tiga bulanan Interval Per Periode. Menandakan dalam berapa bulan sekali kontrak akan ditetapkan target nya Frequency. Menandakan frekuensi terjadinya kontrak. Start date. Menandakan mulainya kontrak. End date. Menandakan berakhirnya kontrak. Namun field ini tidak perlu diisi karena sudah dihitung oleh sistem Contoh : Bila tipe nya Monthly, dengan interval 2 dan frequency 3, serta kontrak dimulai pada tanggal 24/11/2010, maka akan dibuat detil promo dengan konfigurasi berikut: Sequence Kontrak Start Period End Period /11/ /01/ /01/ /03/2011 Berikutnya yang perlu diisi adalah Area Product untuk Contract (A9). Bagian ini akan mengatur item yang dapat dijadikan kontrak. Terdapat beberapa hal yang harus diisi, yaitu: Detail by. Merupakan jenis produk yang nantinya dapat dibuatkan kontrak. Terdapat dua pilihan, yaitu: Category. Jika ini dipilih maka di detil kontrak kita hanya akan memilih Kategori Produk. Produk. Jika ini dipilih maka di detil kontrak kita akan memilih Produk. Category Level. Hal ini berguna hanya untuk Detail by Category. Hal ini akan mempengaruhi level category yang dapat dipilih. Jika dipilih 2, maka Category yang dapat dipilih pada detil kontrak adalah Category yang terletak pada level 2. Terdapat juga pilihan Eligible for promotion. Jika dicentang, maka produk yang disebutkan pada kontrak dapat dikenakan promo.. Jika terdapat keterangan mengenai Kontrak yang ada,isilah Description yang ada pada area A10. Setelah semua informasi terisi, tekan tombol Save untuk menyimpan data atau tekan Cancel untuk membatalkan pengisian. Cara menginput Detil Kontrak Setelah kita menekan tombol Detail pada Header Kontrak, maka akan terdapat form berikut. SAKTI FOCUS DISTRIBUTION INFORMATION SYSTEM 74

76 Akan terdapat sequence kontrak beserta tanggal mulai serta tanggal selesai nya (pada artea A13) sesuai aturan pada area Period di Form Header Kontrak (A8). Pada form ini juga terdapat button Close Detail (A15) yang berguna untuk melakukan closing terhadap detil kontrak dan Open Detail yang berguna untuk melakukan Open terhadap detil kontrak yang ada.(a16). Note: Close biasanya dilakukan apabila transaksi sudah selesai, atau tidak dilanjutkan lagi. Open biasanya dilakukan apabila kita ingin membuka kembali transaksi yang tadinya sudah close. Langkah berikutnya adalah mengisi detil kontrak. Pada detil kontrak kita akan mengisi produk yang terkait dengan kontrak. Pertama tama, pilihlah sequence Kontrak (A13) yang akan kita maintain produk dan kuantitas nya. Setelah itu tekan tombol Detail (A14) Kemudian tampilan form akan berubah seperti berikut ini Tekan tombol add new untuk memasukkan detil pada sequence yang dipilih Masukkan Product department yang ada (A17) Masukkan tipe produk (produk atau service) (A18) Masukkan Category Produk atau Service yang ada (A19). Lookup ini akan menjadi lookup Category apabila kita memilih Detail by Category pada area A9 di Form Header Kontrak. Isilah Quantity (A21) dan Amount kontrak (A22). Namun terdapat syarat mode (A23)yang berisi min atau max. Min artinya minimum, dan max berarti maximum. Berikut aturan dari mode tersebut Syarat Syarat Mode Dampak Mode Qty Amount Min Max Order disetujui jika kedua syarat tercapai Min Min Order disetujui jika salah satu syarat tercapai Max Min Order disetujui jika kedua syarat tercapai Max Max Order disetujui jika salah satu syarat tercapai SAKTI FOCUS DISTRIBUTION INFORMATION SYSTEM 75

77 Apabila kita Detail by Product pada area A9 di Form Header Kontrak, maka lookup pada area A19 akan menjadi lookup product dan area A20 menjadi aktif. Di area A20, masukkan produk (A19), quantity kontrak, dan unit price yang dipatok untuk kontrak tersebut. Terdapat juga Block Type (A24) yang menentukan jenis aksi yang diberikan sistem apabila syarat kontrak tidak terpenuhi. Terdapat 2 jenis aksi, yaitu: Warn. Sistem hanya akan memberikan peringatan, dan kita dapat melanjutkan dengan resiko sendiri. Block. Sistem akan memberikan peringatan dan tidak akan melanjutkan transaksi yang ada. Setelah selesai melakukan input, tekan tombol Save untuk menyimpan data yang ada, atau tekan tombol Cancel untuk membatalkan pengisian. Lakukan langkah langkah di atas untuk menginput produk berikutnya. Jika semua penginputan sudah selesai, kembali ke form Header Kontrak, dan rubah lah status transaksi kontrak menjadi Approved dengan melakukan cara berikut: Tekan tombol modify dan angkat centangan Draft (A11), kemudian tekan tombol Save untuk menyimpan perubahan status yang ada. Status yang tadinya Draft akan menjadi Approved. SALES ORDER (OET0200) Pada bagian ini kita akan membahas mengenai Sales Order. Sales Order merupakan program yang digunakan untuk menginput Order Penjualan. Sales Order dapat dibuat berdasarkan Sales Contract (OET0100) atau dapat dibuat tanpa adanya Sales Contract. Untuk melakukan input terhadap Sales Order, kita melakukan langkah langkah berikut. Cara menginput Header Order Penjualan Pertama, tekan tombol Add New. Form akan berada dalam kondisi siap input. Isilah departemen pembuat SO (B1). Untuk Transaction Type (B2), pilihlah dimana keterangan yang ada adalah Sales Order-Local. Pastikan bahwa yang dipilih adalah Sales Order-Local, karena pilihan selain Local akan membuat transaksi tidak dapat dilanjutkan. Reference Number atau nomor urut transaksi akan di non aktifkan karena penomoran di set otomatis. Note: Semua nomor urut transaksi pada SAKTIV9 mempunyai sifat unik, yang artinya nomor urut yang ada dalam satu tipe transaksi tidak boleh sama. Jika kita menginput nomor yang sama, maka sistem akan memberikan peringatan dan tidak akan melanjutkan transaksi Masukkan Tanggal terjadinya Sales Order pada Reference date. (di sebelah kanan Reference Number). Masukkan kode Customer yang memesan (B4), atau carilah dengan Lookup. Masukkan kode dokumen pendukung yang ada pada Document No (B5) dan tanggal dokumen pada Document Date. SAKTI FOCUS DISTRIBUTION INFORMATION SYSTEM 76

78 Masukkan Contract Number (B6), apabila Sales Order yang ada mempunyai Kontrak yang telah di input pada program Sales Contract (OET0100). Terdapat beberapa syarat agar kontrak dapat dipakai pada sales order Kontrak harus dalam keadaan Approved Kontrak harus mempunyai kode customer yang sama dengan Customer pada Sales Order Masukkan Kode mata uang pada Currency Code (B7) Pilihlah apakah Order tersebut akan dikenakan pajak. Jika ya, centanglah pilihan with tax code (B8). Jika dikenakan pajak, pilih juga apakah harga yang dimasukkan merupakan harga yang sudah termasuk pajak atau belum. Jika harga yg dimasukkan adalah harga termasuk pajak, centanglah pilihan Price Include tax (B9) Pilihlah Ketentuan Jatuh tempo pada Payment Term yang ada (B10). Payment term akan berpengaruh terhadap tanggal jatuh tempo Sales Invoice yang akan dibuat kemudian. Masukkan kode salesman yang bertanggung jawab atas order yang ada pada Salesman (B11). Kode salesman yang tersedia haruslah terinput pada Salesman Master (SSM7800) dan tidak dalam kondisi Inactive. Masukkan Ship to (B12) apabila terdapat lokasi pengiriman yang berbeda. Masukkan kode gudang tempat barang akan dikeluarkan pada Warehouse ID (B13) Masukkan deskripsi untuk Sales Order yang ada pada bagian B14. Jika semua informasi sudah masuk, tekanlah tombol Save untuk menyimpan data, atau tekan tombol Cancel untuk membatalkan pengisian. Secara Otomatis, Form detil Order Penjualan akan muncul. Cara menginput Detil Order Penjualan Form Detil Order Penjualan akan memiliki tampilan berikut Setelah kita menyimpan header, otomatis sistem akan membuatkan reference number atau nomor urut (C1) dan membuka form detail. Untuk memulai penginputan, tekan tombol Add New. Form akan langsung memulai di tab Product (C2) Isilah ship date (C4) dengan tanggal yang diinginkan untuk pengiriman barang. Pilihlah ship to (C5) dengan destinasi pengiriman. Isilah product department (C6)dengan departemen produk yang ada. Masukkan Tipe produk yang ada (product atau service), dan carilah kode produk yang akan diinput (C7). Product Name akan muncul pada C8 Kemudian kita akan melakukan penginputan pada tab berikutnya, yaitu tab Quantity n Amount untuk mengisi jumlah dan harga produk yang akan dijual. Klik pada tab tersebut Isilah warehouse ID pada C9. Namun, hal ini sudah ditentukan (default) apabila kita me maintain Warehouse ID pada Header Sales Order. Masukkan kuantitas dari produk yang akan dipesan oleh customer pada Quantity Order (C10). Jika produk memiliki lebih dari satu unit konversi (misalnya DUS dan PCS), maka kita dapat memilh satuan unit tersebut. SAKTI FOCUS DISTRIBUTION INFORMATION SYSTEM 77

79 C9 Setelah selesai menginput, tekan tombol Save untuk menyimpan data, atau tekan tombol Cancel untuk membatalkan penginputan. Kita akan melakukan langkah langkah di atas, sampai semua produk terinput pada detil order penjualan. Ketika semua produk sudah terinput, maka tekanlah tombol Return pada form Detil Order Penjualan untuk menuju ke form Summary Order Penjualan. C10 C11 C16 Cara menginput Summary Order Penjualan Setelah kita menekan tombol Return pada Form Detil Order Penjualan, maka akan tampil form Summary Order Penjualan berikut: C13 C12 C14 C15 Harga per unit (C11) akan di nonaktifkan karena nantinya harga produk akan ditentukan oleh Distributor. Berikutnya, sistem akan memperhitungkan Line Discount yang ada (C12). Yang dapat mempengaruhi nilai Line Discount adalah Promosi. Semua perhitungan promosi yang berbentuk Less Value dan Less Percentage akan dimasukkan pada Line Discount. Perhitungan diskon yang ada dijelaskan pada bagian Distributor Promo Master. Namun terdapat beberapa tambahan perhitungan promo pada saat SO, yaitu: Adanya exclude dan include tax pada transaksi, akan menyebabkan perbedaan perhitungan promo yang ada Additional discount akan otomatis diisi apabila kita mengisi Summary Discount yang ada pada form Summary Order Penjualan. Setelah harga yang ada dikurangkan dengan diskon, maka akan terbentuk nilai bersih per produk (Net) yg bisa dilihat pada C14 Kita dapat mengisi Keterangan pada masing masing detil produk yang ada dengan mengisi pada bagian C15 Terdapat informasi berupa Original Unit Price SO.?? Pada form summary, akan ditampilkan rangkuman nilai order penjualan yang telah di input. Berikut adalah item yang ada pada form ini. Total Price (C17) akan menyajikan total Order Penjualan sebelum dipotong diskon. Hasil Total Price merupakan hasil dari Quantity Order (C10) dikalikan dengan Unit Price (C11) Line Discount (C18) merupakan total dari seluruh Line Discount yang ada pada form detil (C12) Jika terdapat diskon tambahan terhadap order penjualan yang ada, centanglah pilihan Additional Discount dan masukkan persentase atau jumlah diskon tambahan yang akan diberikan. NOTE: additional discount yang ada akan diberikan secara proporsional sesuai dengan Amount yang ada per detil. SAKTI FOCUS DISTRIBUTION INFORMATION SYSTEM 78

80 Unit Price Qty Amount Total Contoh: apabila terdapat data di samping ini, dan terdapat discount sebesar Rp ,- maka perhitungan diskon proporsional nya adalah : Amount Proporsi Diskon Diskon per detil produk ( / ) x , ( / ) x ,33 Total Selanjutnya akan terdapat Net amount (C20) yang merupakan nilai bersih order penjualan setelah dikurangi Line Discount dan Additional Discount. Pada bagian C21, akan terdapat nilai pajak (PPN). Dan terakhir, terdapat Total Sales Order (C22), yaitu Net ditambah dengan Tax. Pada bagian C23, terdapat opsi Down Payment. Sistem SAKTIV9 untuk Distributor tidak memasukkan down payment dalam workflow, sehingga pilihan ini tidak boleh dicentang. Kesalahan dalam mencentang Down Payment akan mengakibatkan transaksi tidak dapat melaju ke tahap berikutnya. Setelah yakin dengan nilai yang ada, kita dapat mengubah status Order Penjualan dari Draft menjadi Approved, dengan melakukan unmark (melepas centangan) dari pilihan DRAFT, dan menekan tombol Save. NOTE: kita juga dapat merubah status DRAFT dari form Header Order Penjualan. Untuk melakukan hal demikian, cukup tekan tombol Save tanpa melakukan unmark. GENERATE DO-SI (OEBM0200) Setelah Order Penjualan dimasukkan pada Program Sales Order, langkah berikutnya adalah membuat DO - Delivery Order (Perintah pengiriman barang) dan SI - Sales Invoice (Faktur Penjualan). Kedua dokumen ini dapat dibuat secara otomatis secara bersamaan, dengan menggunakan program Generate DO & Invoice (OEBM0200). Berikut adalah cara melakukan Generate DO dan SI. Tampilan untuk Form Generate DO & Sales Invoice adalah sebagai berikut: Pertama tama, masukkan tanggal DO dan SI pada Process Date (D1). Tanggal ini tidak dapat lebih kecil dari hari ini (kemarin), kecuali terdapat ketentuan lain dalam Parameter User Level. Tanggal ini dapat dibuat lebih besar dari hari ini (dalam keadaan transaksi yang DO dan SI nya dibuat untuk keesokan harinya). SAKTI FOCUS DISTRIBUTION INFORMATION SYSTEM 79

81 Ditampilkan customer dengan no Sales Order, beserta produk yang dipesan dalam Sales Order (D3). Pada area D2, akan terdapat keterangan mengenai status dari proses yang dijalankan, apabila tombol Generate (D6) ditekan. Namun, sebelum proses Generate dilakukan, kita perlu menentukan SO mana saja yang akan diproses. Pilih Driver yang akan mengirim pesanan (D4). Pilih Invoice Message yang akan ditempilkan pada cetakan Sales Invoice. Invoice Message ini akan tampil secara otomatis tergantung pada settingan Invoice Message yang paling atas pada program Global Table. Tekan tombol Generate (D6) untuk membuat DO & SI dari SO yang telah dipilih. AR TAX PROCESS (ARB0101) Ketika dokumen pengiriman barang dan Faktur Penjualan sudah dibuat, aplikasi SAKTIV9 juga mempunyai fitur untuk membuat penomoran dan faktur pajak. Untuk melakukan pencetakan terhadap faktur pajak, sebelumnya kita harus memberikan penomoran pajak untuk semua Faktur penjualan (Sales Invoice) yang ada dengan menggunakan program AR Tax Process (ARB0101). Tampilan AR Tax Process adalah sebagai berikut: E1 E1 E6 E7 E5 E8 E2 E3 E4 Memberikan Nomor Pajak kepada Invoice Berikut adalah langkah langkah untuk memberikan nomor pajak kepada invoice yang ada. Hal yang paling pertama adalah menentukan Parameter atau Batasan Invoice yang akan digenerate faktur pajaknya. Pertama, pastikan bahwa button yang sedang aktif adalah button Create. (E1), dan pastikan bahwa tab yang kita buka adalah tab Parameter (E1) Tax Period yang ada (E2) harus sama dengan periode pajak yang akan diberikan nomornya. Masukkan tanggal invoice yang akan dimunculkan untuk diproses pada transaction date (E3). Jika kita ingin memunculkan semua invoice pada bulan yang bersangkutan, maka centanglah pilihan All (E3) Pilih departemen invoice yang akan dimunculkan untuk diproses. Jika ingin memunculkan invoice dari semua departemen, centanglah pilihan All (E4) Pilihlah jenis faktur pajak yang akan dibuat. Standard akan memunculkan invoice yang dibuat atas customer yang memiliki NPWP Simple (Sederhana) akan memunculkan invoice yang dibuat atas customer yang tidak memiliki NPWP Pilihlah Tipe dokumen yang akan dibuatkan faktur pajaknya (E6). Yang dapat dibuatkan faktur pajak adalah Sales Invoice dan Sales Return. Pilihlah tanggal faktur pajak yang akan dibuat. Terdapat 2 pilihan untuk ini, yaitu Invoice date. Artinya semua tanggal faktur pajak akan sama dengan tanggal masing masing invoice Tax date. Artinya semua faktur pajak yang diproses pada saat itu akan hanya akan mempunyai satu tanggal yang seragam. Tanggal ini bisa ditentukan apabila pilihan Tax Date dipilih. Setelah pilihan sudah di set, maka selanjutnya kita akan memunculkan invoice invoice yang akan dibuat faktur pajak, sesuai dengan parameter yang kita isi. Untuk memunculkan invoice yang memenuhi parameter, tekanlah tombol Get Data (E8). Kemudian tampilan form akan bergerak menuju tabbing To Be Processed. SAKTI FOCUS DISTRIBUTION INFORMATION SYSTEM 80

82 Melakukan Reversing (Pembatalan) terhadap nomor pajak Jika terjadi pembatalan nomor pajak yang sudah diproses, maka lakukanlah hal berikut Invoice yang sesuai dengan parameter akan muncul pada area E9. Pilihlah invoice yang akan diberikan nomor pajak. Atau kita bisa menekan tombol untuk memilih semua nomor yang ada. Untuk membatalkan semua centangan, gunakan tombol. Setelah selesai memilih invoice, tekan tombol Process untuk melakukan proses pemberian nomor pajak. Pemberian nomor pajak mempunyai pengurutan berdasarkan nomor invoice. Apabila kita memilih lebih dari satu invoice, maka penomoran pajak akan diurutkan berdasarkan penomoran invoice yang ada. Contoh: Nomor Invoice Nomor Pajak INV IVN IVN Invoice INV akan diberikan nomor pajak terlebih dahulu dibandingkan IVN. Karena N lebih dulu dibanding V. Invoice beserta Nomor pajak yang telah diberikan akan terdapat pada tab Created (E11). Tekan tombol Reverse (E12) untuk melakukan pembatalan. Semua nomor pajak yang dapat dibatalkan (dengan kata lain, semua nomor yang sudah dibuat) akan disajikan pada tab To Be Processed.(E13). Pilihlah nomor invoice yang akan dibatalkan nomor pajaknya. Tekan tombol Process (E14). Semua nomor yang dibatalkan akan dimasukkan dalam Tab Reusable. Kemudian akan timbul konfirmasi di samping ini. Pilihlah Yes jika nomor pajak akan dipakai oleh invoice lain. Pilih No jika dianggap sebagai nomor pajak batal. NOTE: nomor yang masuk dalam kondisi Reusable, dapat dijadikan sebagai nomor batal. Nomor batal masih dapat digunakan kembali dengan menekan tombol Reuse, dan memproses nomor pajak batal tersebut. Setelah diproses, status nomor tersebut menjadi nomor Reusable. SAKTI FOCUS DISTRIBUTION INFORMATION SYSTEM 81

83 Setelah pemberian nomor pajak selesai dilakukan, kita dapat melakukan pencetakan terhadap faktur pajak pada bagian selanjutnya. AR TAX PROCESS (ARB0101) Ketika dokumen pengiriman barang dan Faktur Penjualan sudah dibuat, aplikasi SAKTIV9 juga mempunyai fitur untuk melakukan pencetakan faktur pajak. Tampilan untuk pencetakan faktur pajak adalah sebagai berikut: G2 G8 G6 G1 G5 Untuk melakukan pencetakan terhadap faktur pajak, kita melakukan langkah langkah berikut ini: Pertama, pastikan bahwa Tax Period yang ada (G1) sudah sesuai dengan yang periode faktur pajak yang akan dipilih. G3 G7 G4 Kemudian pilih Tax Type yang ada (G2). Terdapat pilihan untuk Sederhana dan standard. Kita gunakan pilihan yang standard, karena penggunaan faktur pajak sederhana sudah tidak diperbolehkan lagi. Langkah berikutnya adalah memilih tipe dokumen yang ada, sesuai dengan dokumen yang akan dicetak (G3). Yang dapat dicetak adalah faktur pajak untuk Sales Invoice (Faktur Penjualan), Sales Return (Retur Penjualan), Debit dan Credit Note, serta Invoice Down Payment dan Down Payment Return. Untuk Distributor, kita akan menggunakan Sales Invoice atau Sales Return saja. Pilihlah departemen yang mempunyai faktur pajak (G4). Kita dapat menggunakan lookup untuk melakukan hal ini, atau kita dapat mencentang pilihan all untuk menyajikan semua faktur pajak dari semua departemen. Setelah memilih konfigurasi di atas (G1-G4), maka bagian list faktur pajak (G5) akan secara otomatis menampilkan faktur pajak sesuai dengan konfigurasi yang telah dipilih. Pada area list faktur pajak terdapat pengurutan by Tax No (nomor pajak) dan Reference No (nomor referensi invoice). Kita dapat menekan pada tulisan tersebut untuk merubah sorting yang ada. Pilihlah faktur pajak yang akan di print dengan menekan bagian pinggir (warna hitam). Kita dapat memilih lebih dari satu faktur pajak dalam satu kali pencetakan. Selain itu terdapat tombol2 yang dapat membantu pemilihan faktur pajak yaitu: All untuk memilih semua faktur pajak yang muncul None mengkosongkan semua pilihan yang ada Inverse menukar pilihan yang ada Jika kita memiliki kesulitan dalam mencari faktur pajak yang ada, kita dapat mencarinya lewat kolom search (G6) Pastikan bahwa directory template dan result sudah sesuai dengan yang diinginkan. Kami sarankan agar tidak mengganti directory template untuk mengurangi kemungkinan template yang ada tidak ditemukan. Selain itu, terdapat pilihan untuk first print only dan register/ serial in Detail. Kedua pilihan ini tidak perlu dicentang. Pilihan number of Row juga tidak perlu diubah. SAKTI FOCUS DISTRIBUTION INFORMATION SYSTEM 82

84 Jika semua sudah lengkap, klik tombol OK untuk melakukan pencetakan atau tekan tombol Cancel untuk keluar dari program pencetakan faktur pajak. TAX REPORT (SSR0200) SAKTIV9 juga mempunyai fitur untuk melakukan import data faktur pajak ke espt. Kita dapat menggunakan program tax report untuk menghasilkan file csv(comma seperated value) yang dapat menjadi bahan input untuk espt. Detail Jenis pelaporan ini untuk mencetak laporan detil mengenai transaksi pajak Untuk menghasilkan file CSV, kita perlu memilih option Print to File, dengan memilih File pada bagian H4. Masukkan nama file yang ada dan pilih menjadi CSV Klik tombol OK untuk melakukan pembuatan laporan, dan tekan Cancel untuk keluar dari program Untuk melakukan pembuatan laporan pajak, kita melakukan langkah berikut: Pertama, pilih periode yang dikehendaki (H1). Pilih From untuk menentukan mulainya periode pelaporan, dan pilih period To untuk menentukan berakhirnya periode pelaporan. Setelah memilih periode, maka pilihlah kode pajak (H2) yang akan dilaporkan. Pilih From untuk menentukan mulai kode pajak dan pilih periode To untuk menentukan selesainya kode pajak yang akan ditampilkan. Pilihlan jenis laporan yang akan dicetak. Summary Jenis pelaporan ini untuk mencetak laporan rangkuman pajak. SAKTI FOCUS DISTRIBUTION INFORMATION SYSTEM 83

85 SEND REPORT SMTP MAIL (GSM1100) SAKTIV9 juga mempunyai fitur untuk melakukan pengiriman . Untuk mengirim , kita melakukan tahap tahap berikut ini: Saat pertama membuka program, kita akan melihat form seperti pada gambar di bawah ini. Kemudian, kita akan memasukkan tujuan kita, yaitu dengan mengisi alamat tujuan pada bagian To (J3) Setelah itu, kita masukkan judul kita pada bagian Subject (J4) Kemudian ketiklah pesan yang akan dikirimkan pada bagian Message (J5) Pada bagian Attachment, akan muncul semua file yang terdapat pada folder Report yang ada pada folder client. File file ini merupakan hasil dari print report yang telah dilakukan (print to file). Kita dapat memilih mana saja yang akan kita kirim Tekan tombol Send (J7) untuk mengirim pesan Status pengiriman akan diberitakan pada bagian Status (J8) Setelah form terbuka, kita klik tombol Create Mail (J1) untuk membuat . Atau kita dapat menekan tombol Exit untuk keluar dari Program Setelah tombol Create Mail kita tekan, akan muncul form di bawah ini Hal pertama yang kita lihat adalah From (J2). From merupakan alamat pengirim . Dalam hal ini, default nya adalah ini tidak dapat kita edit. SAKTI FOCUS DISTRIBUTION INFORMATION SYSTEM 84

86 AR CASH RECEIPT (ART0700) Setelah penjualan dibukukan melalui transaksi Sales Invoice, kita dapat juga membukukan penerimaan atas pembayaran yang dilakukan oleh customer terhadap tagihan yang ada. Untuk melakukan penerimaan, kita menggunakan program AR Cash Receipt (ART0700). Cara menginput Header Cash Receipt Untuk melakukan penginputan Header Cash Receipt, kita dapat melakukan langkah langkah berikut Beberapa pembayaran untuk satu invoice. Hal ini berarti nilai pembayaran yang ada akan lebih kecil dari nilai invoice yang akan dibayarkan. Yang terakhir, masukkan deskripsi transaksi (R7) yang ada jika diperlukan. Tekan SAVE untuk menyimpan transaksi atau tekan CANCEL apabila kita ingin membatalkan penginputan yang ada. Cara Menginput Alokasi Penerimaan Selanjutnya, klik tombol Allocate. Dan kita akan membuka form berikut Isilah departemen yang ada(r1) Isilah kapan tanggal pembayaran terjadi pada field Reference Date(R2) Input atau carilah kode customer yang akan melakukan pembayaran (R3) Masukkan kode pembayaran yang ada (R4) Masukkan nomor dokumen dan tanggal dokumen pendukung (R5) dengan nomor invoice dari FOCUS, atau dengan nomor dokumen lain yang dianggap dapat mewakili transaksi penerimaan yang ada. Masukkan jumlah penerimaan yang diterima pada field Receipt Amount (R6). Perlu diingat, bahwa transaksi penerimaan dapat memiliki beberapa kemungkinan, yaitu Satu transaksi pembayaran untuk beberapa invoice (sehingga dalam hal ini nilai penerimaan merupakan gabungan dari nilai invoice yang akan dibayar Informasi mengenai transaksi Pembayaran (departemen, Nomor Referensi, dan Customer) akan ditampilkan pada bagian S1. Terdapat juga jumlah pembayaran yang diterima pada bagian S2, dan nilai sisa pembayaran yang belum dialokasikan pada bagian S3 NOTE: alokasi (Allocate) merupakan penggunaan jumlah pembayaran terhadap satu atau beberapa Sales Invoice. Sales Invoice akan dianggap lunas, apabila sudah dialokasikan dengan sebuah penerimaan, dan nilai sisa (remaining amount) dari invoice tersebut sudah 0 (nol). Jika remaining amount sudah 0 (nol), maka seluruh pembayaran tersebut sudah dialokasikan. Jika jumlah Remaining Amount masih sama dengan Total Amount, hal ini berarti penerimaan tersebut belum dialokasikan sama sekali. Setelah itu, tekanlah tombol Alloc To. Tombol ini menandakan bahwa kita akan mengalokasikan penerimaan tersebut kepada sebuah invoice atau lebih. SAKTI FOCUS DISTRIBUTION INFORMATION SYSTEM 85

87 Kemudian akan muncul form berikut ini Setelah semua invoice yang dibayarkan sudah selesai kita input, kita dapat menekan tombol Return untuk menuju ke form Header dan kita dapat menambahkan transaksi selanjutnya Pembuatan transaksi penerimaan ini alan langsung dibukukan dalam sistem, sehingga kita tidak perlu melakukan proses closing lagi terhadap transaksi ini. Tekan tombol Add new untuk menambahkan invoice yang akan dialokasikan. Masukkan departemen, Transaction Type (sales Invoice) pada bagian S4, Nomor referensi pada bagian S5, dan Allocation Date bagian S6. Kemudian, informasi mengenai jumlah invoice dan pajaknya akan muncul. Jumlah nilai invoice akan tampil pada bagian S7, dan nilai pajaknya akan tampil pada bagian S8. Jika nilai penerimaan sama dengan nilai invoice / remaining invoice yang ada, maka secara otomatis nilai yang tertera di amount dan tax amount akan penuh (sesuai dengan invoice). Jika penerimaan kurang (misalnya ada pembayaran bertahap untuk invoice tersebut), maka kita dapat mengubah amount dan Tax Amount sesuai dengan yang kita kehendaki. NOTE : Nilai Amount ditambah dengan Tax Amount harus sama dengan nilai yang diterima pada bagian Receipt From Customer (bagian S9) Jika nilai sudah sesuai dengan kebutuhan kita, klik tombol SAVE untuk menyimpan data yang ada. Jika penerimaan yang ada diperuntukan untuk lebih dari satu invoice, maka kita dapat menambahkan invoice berikutnya dengan menekan tombol add new dan melakukan proses yang sama seperti di atas. SAKTI FOCUS DISTRIBUTION INFORMATION SYSTEM 86

88 DELIVERY RETURN (OET1000) Terkadang, terdapat pengembalian barang dari customer kepada Distributor karena berbagai alasan, entah kerusakaan pada barang yang dikirim, maupun kesalahan dalam pengiriman. Transaksi semacam ini direkam pada sistem dengan menggunakan program Delivery Return (OET1000). Untuk melakukan input transaksi pengembalian barang, terdapat langkah langkah berikut ini. Cara menginput Header Delivery Return Langkah langkah yang perlu dilakukan adalah sebagai berikut: Masukkan departemen yang akan melakukan transaksi pengembalian barang (F1). Departemen ini sama dengan departemen pembuat SO, DO, dan Invoice. Masukkan nomor urut transaksi pada refference number (F2). Jika nomor urut di set otomatis, maka field ini akan di nonaktif kan. Dan isilah juga tanggal transaksi di sebelah kanan nomor urut transaksi. Input atau Carilah customer yang ingin mengembalikan barang (F3) dengan menggunakan lookup yang tersedia. Masukkan nomor delivery Order yang barangnya akan dikembalikan (F4). Kita juga dapat mencari nomor yang ada lewat lookup. Terdapat beberapa catatan untuk hal ini Jika departemen atau customer tidak sama dengan karakteristik DO yang ada, maka DO tersebut tidak akan dapat diinput, maupun dicari (tidak keluar pada list yang ada dalam lookup) Sales Order untuk nomor Delivery Order tersebut juga akan keluar secara otomatis (di bawah nomor Delivery Order) Jika kita tidak mengisi Nomor Delivery Order, maka Delivery Return kita akan dianggap sebagai Delivery Return Unapplied. Unapplied berarti kita dianggap tidak mengetahui lagi nomor Delivery Order barang yang dikembalikan. Hal ini biasanya terjadi apabila barang yang ada sudah tercampur dan sudah tidak dapat lagi dilacak nomor DO nya. NOTE: Delivery Order Unapplied akan mempunyai pasangan transaksi yaitu Credit Memo Unapplied. Pembahasan mengenai Credit Memo akan disajikan setelah pembahasan program Delivery Return. Masukkan warehouse yang akan menampung penerimaan barang yang akan dikembalikan (F5) Jika terdapat catatan mengenai Pengembalian Barang, dapat diisi pada Note (F6) Pada bagian F7, terdapat informasi. Ada dua jenis informasi yang dapat disajikan, yaitu DO Has Not Been Invoiced. Hal ini berarti DO yang ada belum memiliki Invoice. Oleh karena itu, kita tidak perlu membuat Credit Memo. DO Has Been Invoiced. Hal ini berarti DO yang ada sudah memiliki Sales Invoice. Oleh karena itu, kita perlu membuat Credit Memo. Setelah selesai memasukkan semua data, tekan tombol Save untuk menyimpan data, atau tekan Cancel untuk membatalkan penyimpanan data. Setelah menyimpan data, langkah berikutnya adalah mengisi form Detil Delivery Return yang berisi mengenai keterangan produk yang akan dikembalikan. Cara menginput Detail Delivery Return Pada bagian ini, kita akan menginput barang barang yang ingin di retur. Terdapat beberapa perbedaan cara input, sesuai dengan tipe delivery return yang ada. Untuk menginput detil yang ada, kita perlu melakukan langkah langkah berikut ini SAKTI FOCUS DISTRIBUTION INFORMATION SYSTEM 87

89 Berikut adalah perbedaan input antara Delivery Return Applied dengan Delivery Return UnApplied. Saat pertama kali memasuki form detail, list yang ada (F9A) akan kosong. List ini akan mempunyai isi seiring dengan penambahan produk yang ada. Delivery Return Applied Perlu mencari barang yang ada dengan menekan tombol DO. Tombol add new tidak aktif (F9) Setelah menekan tombol DO, akan timbul form DO. Pilihlah barang yang akan diretur dengan menggunakan flag (F8) Ubah kuantitas dan gudang (F13) tempat barang yang akan dikembalikan, jika retur barang yang ada tidak penuh. Delivery Return UnApplied Tombol DO tidak Aktif. Tombol Add New akan aktif.(f9) Tekan tombol Add New untuk memilih produk yang diretur. Isilah departemen (F10), kode produk (F11), kuantitas (F13), dan gudang tempat barang akan dikembalikan. Nama produk akan otomatis ditampilkan pada F12. Tekan save untuk menyimpan produk yang ada. List (F9A) akan berisi barang barang yang sudah diinput. List (F9A) akan berisi barang barang yang telah dipilih pada form DO. Setelah semua barang sudah diinput, kita dapat kembali ke form Header dengan menekan tombol Return. Pada form Header, ubahlah status transaksi yang ada, dari Draft menjadi Approved. Kita dapat menambahkan transaksi selanjutnya dengan menekan tombol ADD NEW, atau kita dapat keluar dari program dengan menekan tombol EXIT. Transaksi Delivery Return merupakan transaksi yang perlu melalui proses closing. Oleh karena itu, kita wajib melakukan prosedur closing dengan mengggunakan program Change Transaction Status pada modul System Supervisor (SS). NOTE: Pastikan bahwa transaksi Delivery Return yang dibuat benar benar melalui prosedur closing, karena tanpa melakukan proses closing, kita tidak dapat meneruskan transaksi yang ada dengan transaksi Credit Memo atau Credit Memo Unapplied. SAKTI FOCUS DISTRIBUTION INFORMATION SYSTEM 88

90 CREDIT MEMO (OET1100 dan 1101) Setelah kita melakukan penginputan terhadap Delivery Return, langkah selanjutnya adalah membuat Credit Memo. Credit Memo merupakan bukti pengurangan nilai piutang Customer yang dikarenakan adanya pengembalian barang. Terdapat beberapa hal yang perlu diperhatikan pada transaksi Credit Memo. Jika kita belum membuat Sales Invoice sebelumnya, Credit Memo tidak perlu dibuat. Kecuali kita mempunyai Delivery Return dengan status UnApplied. Jika tipe Delivery Return yang sebelumnya diinput adalah Applied, maka kita menggunakan Credit Memo (OET1100). Sedangkan untuk Delivery Return yang bertipe UnApplied, maka kita menggunakan Credit Memo UnApplied (OET1101) Pada prinsipnya, penginputan Credit Memo maupun Credit Memo UnApplied tidak jauh berbeda. Perbedaan yang paling besar terdapat pada acuan dokumen sebelumnya, dimana Credit Memo mengacu pada Sales Order atas Delivery Order yang dibuat dan Delivery Return yang ada mempunyai tipe Applied, sedangkan Credit Memo UnApplied mengacu pada nomor Delivery Return yang dibuat dan Delivery Return tersebut harus mempunyai tipe UnApplied. Cara melakukan Input Header Credit Memo Isilah Departemen yang ada (P1) Jika kolom nomor referensi (P2) menyala (warna putih), maka isilah nomor referensi untuk Credit Memo tersebut. Apabila kolom tidak menyala (abu abu), maka nomor Credit Memo tidak perlu diinput karena sudah disediakan oleh sistem. Masukkan kode Customer (P3) yang akan mengembalikan barang Langkah berikutnya adalah memasukkan nomor dokumen acuan untuk Credit Memo. Untuk Credit Memo yang bertipe Applied, dokumen acuan yang perlu dimasukkan atau dicari adalah Nomor Sales Order (P4) Untuk Credit Memo yang bertipe UnApplied, dokumen acuan yang perlu dimasukkan atau dicari adalah Delivery Return dengan tipe UnAppiled yang sudah dibuat sebelumnya. Kemudian masukkan Salesman (P5) yang menangani Customer yang ada. Salesman akan secara otomatis terisi berdasarkan master Customer yang ada, namun tetap bisa diubah dari form Header Credit Memo. Hal ini juga berlaku bagi currency / mata uang yang ada (P6). Masukkan deskripsi untuk transaksi Credit Memo yang ada (P7). Setelah semua informasi telah terisi, tekan tombol SAVE untuk menyimpan data, atau tekan tombol Cancel untuk membatalkan penginputan data Cara Melakukan Input Detail Credit Memo SAKTI FOCUS DISTRIBUTION INFORMATION SYSTEM 89

91 Pada awalnya, list pada area P8A akan kosong. Barang pada List akan bertambah setelah Delivery Return dipilih. Untuk memilih Delivery Return yang akan dibuatkan Credit Memo, tekanlah tombol DR (P8) Setelah menekan tombol DR, akan muncul form berikut Pada bagian P9 akan terdapat nomor Delivery Return yang akan dibuatkan Credit Memo, beserta tanggal dan status Delivery Return yang ada. Jika perlu, kita dapat melihat dokumen Delivery Return yang ada dengan menekan tombol View DR (P10). Setelah itu, tekan tombol Process dan penarikan item Delivery Return akan dimulai. Akan terdapat keterangan proses pada bagian kanan atas form (P11) Setelah proses selesai, tekanlah tombol Return untuk kembali pada form Detail Credit Memo. Dalam form Detail saat ini sudah terdapat detil produk yang sudah dipilih. Kita tidak dapat mengubah detil yang sudah ditarik. Tekan tombol Return, dan kita akan terbuka form Summary. Seperti pada form Sales Order dan Sales Invoice, pada form Summary, kita akan menemukan rangkuman nilai dari transaksi Credit Memo yang ada. Dalam form ini terdapat pilihan Draft (P12). Kita dapat merubah status yang ada dari draft menjadi approved dengan mengangkat centangan yang ada, dan menekan tombol Save dan kita akan kembali ke form Header. NOTE: Jika kita langsung menekan tombol save, maka status transaksi tetap menjadi Draft. Kita tetap dapat mengubah status transaksi yang ada pada form Header. Kita dapat menambahkan transaksi selanjutnya dengan menekan tombol ADD NEW, atau kita dapat keluar dari program dengan menekan tombol EXIT. Transaksi Credit Memo maupun Credit Memo Unapplied merupakan transaksi yang perlu melalui proses closing. Oleh karena itu, kita wajib melakukan prosedur closing dengan mengggunakan program Change Transaction Status pada modul System Supervisor (SS). NOTE: Pastikan bahwa transaksi Delivery Return yang dibuat benar benar melalui prosedur closing, karena tanpa melakukan proses closing, kita tidak dapat meneruskan transaksi yang ada dengan transaksi Credit Memo atau Credit Memo Unapplied. SAKTI FOCUS DISTRIBUTION INFORMATION SYSTEM 90