Keywords: Perencanaan Strategis Sistem Informasi, Strategi Bisnis dan SI/TI, Portfolio Aplikasi

Transkripsi

1 PEMBUATAN RENCANA PORTFOLIO SISTEM INFORMASI DI ISG-PT.PERTAMINA(PERSERO) UNIT PEMASARAN V C.Damar Sasongko, Achmad Holil Noor Ali Program Studi Magister Manajemen Teknologi Institut Teknologi Sepuluh Nopember Jl. Cokroaminoto 12A Surabaya ABSTRAK Keberadaan Instalasi Surabaya Group sebagai salah satu instalasi yang sampai saat ini dirasakan masih belum di antaranya adalah masalah bertambahnya jumlah keluhan pelanggan tentang sistem, administrasi dan operasional. Salah satu faktor penyebabnya adalah perencanaan portfolio sistem informasi yang masih kurang tepat dalam hal pemanfaatan aplikasi-aplikasi SI/TI yang masih belum optimal meliputi kurangnya kontribusi, integrasi dan inovasi. Sehingga diperlukan suatu perencanaan portfolio aplikasi mendatang yang lebih terstruktur, inovatif, terintegrasi dengan baik dan memberikan kontribusi yang optimal dalam pencapaian strategi bisnis Instalasi Surabaya Group-Pertamina UPms V. Permasalahan yang muncul antara lain bagaimana menginisialisasi, menganalisa dan menginterpretasikan situasi bisnis dan SI/TI yang ada sekarang, apa saja portfolio aplikasi dan prioritas yang dibutuhkan untuk memenuhi kebutuhan bisnis sekarang dan mendatang, dan bagaimana mengatur arsitektur informasi dan sistem di masa mendatang yang sesuai dengan strategi bisnis Instalasi Surabaya Group-Pertamina Upms V. Perencanaan portfolio aplikasi dilakukan dengan memahami kondisi internal maupun eksternal bisnis dan SI/TI yang ada sekarang untuk menginterpretasikan kebutuhan bisnisnya melalui analisis SWOT, Activity Chain, dan Critical Success Factors. Berdasarkan analisis tersebut nantinya akan dihasilkan matriks portfolio McFarlan untuk menentukan aplikasi-aplikasi yang dibutuhkan sekarang dan potensial mendatang dengan membaginya dalam empat kuadran yang berbeda yaitu support, key operational, strategic dan high potensial. Hasil akhir dari perencanaan portfolio aplikasi ini berupa daftar aplikasi yang dibutuhkan sekarang, daftar aplikasi yang potensial di masa depan dan pemetaan setiap aplikasi yang diusulkan tersebut berdasarkan setiap fungsi atau bagian organisasi Keywords: Perencanaan Strategis Sistem Informasi, Strategi Bisnis dan SI/TI, Portfolio Aplikasi PENDAHULUAN Latar Belakang Instalasi Surabaya Group (ISG) -PERTAMINA Unit Pemasaran V (UPms V) merupakan Instalasi yang menangani distribusi dan penyaluran minyak di Surabaya. Untuk mempersiapkan diri menghadapi persaingan memperebutkan pangsa pasar bebas (AFTA) tahun 2010, instalasi ini memerlukan konsep rencana bisnis yang disusun berdasarkan arahan dari Business Plan PERTAMINA UPms V. Di mana rencana bisnis tersebut akan mencakup tentang visi, misi, strategi, sasaran dan program program yang realistic, achievable, anticipative di ISG-PERTAMINA UPms V. C-12-1

2 Perumusan Masalah 1. Bagaimana gap kebutuhan bisnis dan SI mendatang dengan kondisi saat ini. SI-SI yang ada dan yang dibutuhkan untuk masa mendatang sehingga diketahui kontribusi secara organisasi dari masing masing aplikasi. 3. Bagaimana menggambarkan hubungan antara aplikasi aplikasi tersebut terhadap pengguna di dalam organisasi. Tujuan Penelitian Tujuan dari tesis ini untuk merencanakan portfolio SI di ISG-PERTAMINA sampai dengan tahun Adapun manfaat yang diperoleh dari pembuatan rencana strategis SI di PT.PERTAMINA (Persero) UPms V antara lain sebagai berikut : 1. Membantu manajemen PT. PERTAMINA (Persero) UPms V dalam mengidentifikasi arah pengembangan bisnis perusahaan Membantu manajemen PT. PERTAMINA (Persero) UPms V dalam rencana strategis SI yang sesuai dengan kebutuhan operasional dan mengikuti arah pengembangan bisnis perusahaan ke arah depan. 3. Membantu manajemen PT.PERTAMINA (Persero) UPms V dalam mengidentifikasi gap atau deviasi antara rencana pengembangan SI yang diinginkan dengan kondisi SI yang ada, yang selanjutnya digunakan sebagai dasar pembuatan rencana implementasi pengembangan SI ke depan. METODOLOGI PENELITIAN Langkah - langkah yang digunakan dalam melaksanakan penelitian. Urutan langkahlangkah tersebut dapat dilihat pada Gambar 1. Gambar 1. Langkah-langkah Metodologi Penelitian Analisis Lingkugan Bisnis dan SI/TI saat ini Arsitektur aplikasi yang ada sekarang(eksisting) dapat dilihat pada Gambar Arsitektur aplikasi tersebut dibagi dalam 5 modul yaitu ERP-SAP, SI,SI Administrasi,SI kesehatan dan SI perkantoran. C-12-2

3 SISTEM INFORMASI I S G MODUL SAP INRANET OPBS FD 235 OSDS APL C.CARE SYSTEM OFFICE SYSTEM Gambar Aplikasi Saat Ini Interpretasi dan Formulasi Portfolio Mendatang Dalam interpretasi dan Formulasi Portfolio Mendatang digunakan dua buah analisis yaitu : Analisis SWOT dan Analisis Value Chain. Analisis Value Chain Dalam analisis ini, akan digunakan kerangka rantai kegiatan ( activity value chain) yang menggambarkan keterkaitan suatu kegiatan dengan kegiatan lainnya di ISG. Gambar 3. Diagram Activity Value Chain di ISG Analisis SWOT ( Strength, Weakness,Opportunity dan Threat ) Proses analisis ini merupakan proses identifikasi dan iventarisasi terhadap lingkungan internal ( kekuatan dan kelemahan) dan lingkungan eksternal( peluang dan ancaman) ISG, untuk menetapkan faktor-faktor kunci keberhasilan sehingga dapat memilih dan menerapkan strategi untuk mencapai tujuan, visi dan misi. C-12-3

4 Tabel 1. Analisis SWOT Kekuatan (Strength) Kelemahan (Weakness) 1. Tersedianya kelengkapan Sarana Fasilitas 1. Cost per Liter masih cukup tinggi Armada transportasi yang cukup lengkap Masih terjadi penundaan pekerjaan Backlog Sudah Dilengkapinya Tangki Timbun dengan Masih ada proses binis yang belum didukung 3. ATG 3. aplikasi 4. Sudah dilengkapinya sistem Manajemen LK3 5. Sudah terbentuk jaringan distribusi ritel 6 Penerapan ISO Dukungan Aplikasi ERP/SAP Kesempatan (Opportunity) 1. Pangsa pasar bbm yang sangat besar 1. Semakin bebas Harga produk sudah mengikuti harga pasar internasional Otonomi daerah Ancaman (Threat) Regulasi yg memungkinkan persaingan semakin tinggi antar pengelola 3. Adanya tantangan thd produk yg lebih bermutu 3. Stabilitas ekonomi yg belum mantap 4. Konsentasi konsumen di jawa bali 4. Iklim investasi yg belum stabil 5 Penggunaan Teknologi Maju oleh Pesaing C-12-4

5 Kekuatan (Strength) Tersedianya kelengkapan Sarana Fasilitas 1. Armada transportasi yang cukup lengkap Sudah Dilengkapinya Tangki Timbun dengan ATG 3. Sudah dilengkapinya sistem Manajemen LK3 Sudah terbentuk jaringan distribusi ritel 6 Penerapan ISO Dukungan Aplikasi ERP/SAP Kelemahan (Weakness) Cost per Liter masih cukup tinggi Masih terjadi penundaan pekerjaan Backlog Masih ada proses binis yang belum didukung Oleh aplikasi Kesempatan (Opportunity) Pangsa pasar bbm yang sangat besar 1. Harga produk sudah mengikuti harga pasar internasional 3. Adanya tantangan thd produk yg lebih bermutu Konsentasi konsumen di jawa bali Strategi SO Strategi WO Mempertahankan Market Leader BBM 1. Menekan cost per liter Melakukan diferensiasi untuk Mendistribusikan BBM peningkatan secara tepat waktu Tepat mutu dan tepat value stakeholder jumlah Implementasi program manajemen Otomatisasi pengukuran mutu 3. Tank ATG Ancaman (Threat) 1. Regulasi yg memungkinkan persaingan semakin tinggi antar pengelola 1. Semakin bebas Strategi ST Memberikan jaminan keamanan, kelestarian Lingkungan dan keselamatan serta Otonomi daerah Kehandalan aset 2 Meningkatkan jaminan pasokan dan kualitas Stabilitas ekonomi yg belum Dengan penggunaan teknologi GPS 3. mantap dan GIS 1. Strategi WT Meningkatkan customer Satisfaction Index Penerapan GCG dalam setiap proses bisnis 4. Iklim investasi yg belum stabil 5. Penggunaan Teknologi Maju oleh Pesaing Tabel Analisis SO,WO,ST,WT C-12-5

6 Tabel 3. Pemetaan Fungsi Organisasi dengan Objectives, Measurement,CSF dan Potensi Aplikasi Fungsi Organisasi 1. Distribusi 1. Objectives Mempertahankan Market Leader BBM a. Measurements/Key Performance Indicators CSFs Potensi Aplikasi Aplikasi Pencapaian Market Share 90 % a. Mengembangkan dan memperkuat Pada tahun 2007 Jaringan pemasaran Kegiatan sales Meningkatkan after b. sales service Stok BBM SAP/SD SAP/MMH Administr asi 1 Implementasi program manajemen mutu a. Sertifikasi ISO 9001 a. b. Sertifikasi ISO c. Melakukan diferensiasai untuk a. Meningkatkan value stakeholder b. c. Penerapan OHSAS b. Implementasi Manajemen Mutu a. Continuous Improvement Rate Implementasi ISO Integrasi b. Penerapan GCG dalam setiap proses a. Jumlah penghematan dengan a. Bisnis Menggunakan E- Auction b. a. Besarnya Biaya Operasi a. Menekan Cost Per Liter b. Susut Operasi Penerapan Sistem Manajemen Mutu Pertamina secara konsisten Implementasi ISO integrasi Penyederhanaan Prosedur Penjualan Produk Penggunaan Sistem Informasi Kelas Dunia Implementasi Etika Bisnis Penerapan Sistem Pelelangan Secara sehat dan transparan Optimaliasasi sarana dan fasilitas Dan penataan pola suplai dan Keuangan c. Product Defect Rate Distributsi BBM Penerapan Bottom b. Loader Pengkajian dan c. penataan pola Suplai BBM melalui laut dan darat Mendistribusikan Perbaikan kontrol 2 BBM secara tepat a. Tepat waktu a kualitas dan waktu, tepat mutu Kuantiras BBM dan dan tepat jumlah b. Tepat jumlah BBK Penerapan pengukuran isi c. Tepat mutu b. tangki Dengan ATG Pengendalian dokumen SISFO MUTU Flow BBM FD 235 Inf Budget &real SAP/CO mencatat dan Memonitor sales dengan SAP SAP/MMH transaksi H2H HOST TO HOST SAP/FI/CO Fleet management Informasi Negosiasi Lelang E-AUCTION Informasi rekanan terdaftar SISFO REKANAN Inf Budget &real SAP/CO Informasi kegiatan Sales and Distribution SAP/SD SAP/MMH Stok BBM Budget and Realization Informasi utk Sales adn Distribution Proyek investasi SAP/CO SAP/SD SAP/CO C-12-6

7 Tabel 3. Pemetaan Fungsi Organisasi dengan Objectives, Measurement,CSF dan Potensi Aplikasi (Lanjutan) Fungsi Organisasi Objectives Measurements/Key Performance Indicators CSFs Potensi Aplikasi Aplikasi 3. Teknik 1. Otomatisasi pengukuran Tank ATG a. Tepat pengukuran jumlah cairan a. b. Kehandalan Peraltan ATG Integrasi dengan ERP ATG Stok BBM SISFO ATG SAP/MMH 3. Memberikan jaminan pasokan dan kualitas a. Ketepatan Lokasi a. Pemasangan teknologi GPS dengan pengguaan Teknologi GPS & GIS Pada mobil tangki GPS b. Meningkatkan customer Satisfaction Index a. Peningkatan CSI a. b. Pemasangan teknologi GIS di ISG memonitor memonitor Lokasi Distribusi SISFO Fleet Management Eksternal dan internal customer CCARE Satisfaction survey secara kontinu Keluhan pelanggan SAP / MMH Pembangunan Customer Care mencatat SAP/HR Terintegrasi Record Pekerja 4 Lindunga n 1 Lingkung an Dan Kes.Kerja Memberikan jaminan keamanan, kelestarian a. Safety Inspection a Lingkungan dan keselamatan serta b. Number of Inceident Kehandalan aset Monitoring besarnya kecelakaan Kerja dan inspeksi keselamatan Kerja dan lindungan lingkungan Kecelakaan kerja dan inspeksi Keselamatan kerja SISFO LK3 C-12-7

8 Matrix Mc Farlan Setelah melalui hasil pemetaan Matrix Mc Farlan, maka akan di dapatkan Tabel Matrix Pemetaan Model Portfolio Aplikasi Mc Farlan terhadap ISG sbb :. Fungsi Organisasi ISG Strategic High Potensial Aplikasi integrasi Host to Host ** Aplikasi Gate Barier ** Aplikasi untuk melakukan transaksi melalui Bank persepsi** Key Operational Aplikasi untuk transaksi Kegiatan Sales and Distribution di ISG * Aplikasi untuk memonitor keandalan Sarfas di ISG* Aplikasi untuk Memonitor Stok BBM di tangki * Aplikasi untuk aliran BBM (terima & kirim) * Aplikasi yang digunakan untuk otomatisasi DO di instalasi dalam melakukan proses Goods Issue** Aplikasi untuk mencatat dan memonitor stok material* Keterangan : Aplikasi yang digunakan untuk pembuatan transaksi dan *** Support Aplikasi untuk mencatat dan memonitor aktivitas pengadaan barang dan jasa* Aplikasi untuk mencatat dan memonitor aktivitas keuangan* Aplikasi untuk mencatat dan memonitor keluhan pelanggan* Aplikasi untuk mencatat dan memonitor aktivitas kepersonaliaan* Aplikasi Sisfo Mutu* Aplikasi untuk Informasi Daftar Rekanan* Aplikasi untuk negosiasi lelang* Aplikasi untuk memonitor keselamatan dan kecelakaan kerja** Tabel 4. Pemetaan Model Portfolio Aplikasi Mc. Farlan * Aplikasi jangka pendek ** Aplikasi jangka menengah *** Aplikasi Jangka panjang Arsitektur Sistem Aplikasi (Target Portfolio Aplikasi) Beradasarkan analisis yang telah dilakukan pada bagian sebelumnya, bagian ini membahas target aplikasi-aplikasi yang akan dikembangkan. Arsitektur aplikasi yang akan dikembangkan dapat dilihat pada Gambar 4 C-12-8

9 S IS T E M IN F O R M A S I M A N A J E M E N IN S T A L A S I S U R A B A Y A G R O U P F L E E T M A N A G E M E N T M O D U L S A P / F I M O D U L S A P /H R IN T R A N E T S is te m In fo G P S O to m a s i G a te B r ie r M O D U L S A P /C O S IS F O C.C A R E S IS F O M U T U S IS F O A T G S is fo O S D S S IS F O H O S T T O H O S T S IS F O R E K A N A N E -A U C T IO N M O D U L S A P / M M N H M o d u l S A P /M M H M o d u l S A P /S D E -m a il s y s te m S is fo L K 3 F. T e k n ik F. D is trib u s i F. A d m.k e u F. S e k u riti F. L K 3 = s is te m in fo r m a s i y a n g s u d a h a d a KESIMPULAN = s is te m in fo rm a s i y a n g b e lu m a d a Gambar 4. Arsitektur Aplikasi di ISG Sebagai bagian akhir dari tesis ini, dapat diambil beberapa simpulan sebagai berikut : 1. Dari analisis SWOT dan dilanjutkan dengan strategi SO, WO, ST dan WT, dapat ditentukan obyektif untuk masing masing isu strategi. Terdapat 10 obyektif yang berhasil diidentifikasi, yakni mempertahankan Market Leader BBM, melakukan diferensiasi untuk peningkatan value stakeholder dengan melakukan pengukuran dari banyaknya layanan elektronik, implementasi Program Manajemen Mutu, mendistribusikan BBM secara tepat waktu, tepat mutu dan tepat jumlah, menekan cost per liter, meningkatkan customer satisfaction index, penerapan GCG dalam setiap proses bisnis, melengkapi proses bisnis dengan aplikasi yang terintegrasi, otomatisasi pengukuran tank ATG, memberikan jaminan keamanan, kelestarian lingkungan dan keselamatan serta kehandalan aset, serta meningkatkan jaminan pasokan dan kualitas dengan penggunaan teknologi GPS dan GIS. Dari hasil analisis value chain, dapat diidentifikasi 3 aktifitas utama dan 3 aktifitas pendukung. Aktifitas utama terdiri dari Penerimaan dan Penimbunan (P/P) BBM, Layanan Jual Sistem SAP / OPBS, serta Pemeliharaan Sarana dan Fasilitas. Aktifitas pendukung terdiri dari Administrasi Keuangan (Adm/Keu), Pengukuran Kepuasan Pelanggan dan Pembuatan Laporan Distribusi. 3. Dari hasil analisis CSF, dapat diidentifikasi informasi yang dibutuhkan sesuai dengan masing masing obyektif. Informasi informasi tersebut yang dipakai sebagai dasar penentuan kebutuhan aplikasi, sebagaimana yang dipetakan pada Tabel 3. C-12-9

10 4. Dari hasil analisis pemahaman saat ini, melalui pemetaan arsitektur aplikasi saat ini, tampak ada kesenjangan dengan kebutuhan bisnis SI di masa mendatang. Berdasarkan analisis Model Portfolio Aplikasi McFarlan pada Tabel 4, dapat disimpulkan bahwa aplikasi-aplikasi yang direncanakan akan sangat potensial untuk masa mendatang di ISG pada umumnya terletak pada kuadran High Potential dan hanya beberapa saja yang berada di kuadran Strategic, sementara aplikasi-aplikasi yang dibutuhkan sekarang cenderung berada di kuadran Key Operational dan beberapa ada di kuadran Strategic. Hal menunjukkan bahwa peranan aplikasi yang dibutuhkan saat untuk aktifitas bisnis sangat besar dan menentukan keberhasilan pencapaian tujuan bisnis DAFTAR PUSTAKA Laudon, Kenneth C. and Jane P. Laudon (2004) Management Information Systems Managing the Digital Firm. 8 th Edition. Pearson Prentice Hall. O Brian James A. (1994) Management Information System. 6 th Edition. McGraw Hill. Turban (1999) Information Technology for Management. 4 th Edition. Prentice Hall. Tozer, E. Edwin (1996) Strategic IS/IT Planning. Butterworth Heinemann. Ward, John and Pat Griffiths (2002) Strategic Planning for Information System. 2 nd Edition. John Wiley & Sons Ltd, West Sussex. C-12-10