PERENCANAAN PORTOFOLIO APLIKASI UNIT FIXED PHONE SALES KANDATEL SURABAYA BARAT

Transkripsi

1 PERENCANAAN PORTOFOLIO APLIKASI UNIT FIXED PHONE SALES KANDATEL SURABAYA BARAT Yudha Bhakti Dwi N*, Achmad Holil Noor Ali ** *PT Telekomunikasi Indonesia Tbk, Kandatel Surabaya Barat, Jalan Mergoyoso 1-3 Surabaya. **Program Studi Magister Manajemen Teknologi ITS ABSTRAK Unit Fixed Phone Sales (FPS) adalah salah satu unit di PT Telkom Kandatel Surabaya Barat yang merupakan hasil dari program restrukturisasi organisasi dan dibentuk berdasarkan Keputusan Direksi PT Telekomunikasi Indonesia, Tbk Nomor : KD 14/PS150/CTG-10/2006 tanggal 16 Januari 2006 tentang Organisasi Divisi Regional V Jawa Timur. Unit ini mempunyai fungsi utama untuk mengelola pemasaran wireline, pemasaran wireless dan bertanggung jawab untuk pengelolaan data pelanggan di area Kandatel Surabaya Barat. Operasional unit FPS telah didukung oleh beberapa sistem informasi, baik sistem informasi yang berkaitan dengan database pelanggan (RDB), informasi pelanggan (SISKA, GIS, CCF), manajemen kartu flexi (MakXi) dan lain sebagainya. Tetapi saat ini masih dirasa kurang jika dihadapkan pada kondisi persaingan bisnis dan struktur organisasi yang telah berubah. Untuk itu perlu dievaluasi kembali dukungan sistem informasi yang ada sehingga diharapkan dapat meningkatkan efisiensi dan efektifitas operasional, meningkatkan peluang untuk menghadapi era hyper competition dan meningkatkan kepuasan pelanggan. Untuk mendukung penelitian ini, salah satu sumber utama yang menjadi acuan adalah Fixed Phone Sales (FPS) Plan yang berisi tentang strategi jangka panjang unit FPS. Dari FPS Plan ini kemudian akan disusun perencanaan portofolio aplikasi unit FPS, khususnya yang berkaitan dengan tiga fungsi utama unit FPS yaitu pemasaran wireline, pemasaran wireless dan pengelolaan data pelanggan. Langkah-langkah yang digunakan dalam penelitian ini dibagi dalam beberapa tahapan dasar yaitu, pendahuluan, pengumpulan data dan informasi terkait, pemahaman lingkungan internal dan eksternal perusahaan saat ini dan penentuan portofolio aplikasi mendatang. Implementasi terhadap hasil penelitian ini diharapkan dapat menjadikan aplikasi unit FPS semakin lengkap dan terpadu, yang pada gilirannya akan memberikan dampak terhadap peningkatan kinerja perusahaan dan kepuasan pelanggan. Kata kunci: Restrukturisasi Organisasi, Pemahaman Lingkungan Internal dan Eksternal, Penentuan Portofolio Aplikasi Mendatang PENDAHULUAN Makalah ini merupakan rangkuman dari penelitian yang berjudul Perencanaan Portofolio Aplikasi Unit Fixed Phone Sales Kandatel Surabaya Barat. Dengan adanya restrukturisasi organisasi, unit marketing Kandatel Surabaya Barat dipecah menjadi dua yaitu unit Fixed Phone Sales (FPS) dan unit Sales Data & VAS (DVAS). Unit Fixed Phone Sales bertanggung jawab untuk mengelola pemasaran wireline dan wireless (Flexi) serta mengelola administrasi data pelanggan. Di unit ini terdapat tiga sub unit yaitu Wireline Sales & Promotion, Wireless Sales & Promotion dan Customer Data

2 Management. Salah satu tujuan pembentukan unit Fixed Phone Sales ini adalah agar Telkom bisa lebih fokus dalam menghadapi persaingan yang semakin ketat. Selain itu, dengan adanya perubahan struktur organisasi, maka tentunya akan berakibat kepada adanya perubahan kebijakan dan strategi bisnis di unit Fixed Phone Sales Kandatel Surabaya Barat. Sejalan dengan hal tersebut, unit Fixed Phone Sales perlu mendapat dukungan dalam menjalankan operasionalnya. Salah satu dukungan yang diperlukan adalah adanya dukungan aplikasi-aplikasi baru yang sesuai dengan kebutuhan manajemen dan operasional saat ini dan masa mendatang. Hal inilah menjadi latar belakang perlunya perencanaan portofolio aplikasi di unit Fixed Phone Sales Kandatel Surabaya Barat. Dengan adanya perencanaan portofolio aplikasi, maka unit Fixed Phone Sales Kandatel Surabaya Barat akan mendapatkan manfaat antara lain : akan dihasilkan portofolio aplikasi mendatang yang sesuai dengan kebutuhan manajemen dan operasional, sehingga investasi yang dikeluarkan oleh pihak manajemen tidak sia-sia, atau dengan kata lain investasi yang dikeluarkan akan berumur panjang (long term investment). Kegunaan lain dari perencanaan ini adalah aplikasi yang nantinya diterapkan sesuai dengan strategi bisnis dari manajemen, sistem menjadi terintegrasi antar bagian dan juga pengguna memahami maksud dari manajemen PEMAHAMAN SITUASI TERKINI Tahapan ini merupakan tahap untuk menganalisa dan memahami kondisi yang ada saat ini dan menginterpretasikan kebutuhan bisnisnya. Tahapan ini meliputi tahaptahap sebagai berikut: Analisa lingkungan bisnis eksternal dan internal sudah ada dalam dokumen Fixed Phone Sales (FPS) Plan dan dijabarkan kembali berdasarkan dokumen tersebut. Tujuannya adalah untuk mengidentifikasi objektif dan strategi-strategi bisnis unit Fixed Phone Sales Kandatel Surabaya Barat yang akan menentukan portofolio aplikasi untuk memenuhi kebutuhan bisnis yang ada sekarang dan dimasa yang akan datang. Mengevaluasi operasional SI/TI sekarang baik lingkungan internal maupun eksternalnya, sistemnya, perlengkapan informasi, sumber daya, organisasi, skill dan pelayanan, untuk menentukan ruang lingkup dan kontribusi dan peningkatan mana yang akan menguntungkan. Pada bagian ini dilakukan dengan melakukan analisa deskriptif analisis Hasil identifkasi lingkungan bisnis internal, Strategic Objectives, Strategic Initiatives, Kebijakan dan Program unit Fixed Phone Sales Kandatel Surabaya Barat dikelompokkan pada Tabel 1 sebagai berikut : C-19-2

3 Tabel 1 Strategi, Kebijakan dan Program Unit Fixed Phone Sales NO STRATEGIC OBJETIVES STRATEGIC INITIATIVES KEBIJAKAN PROGRAM I Financial Objectives 1 Revenu Growth/Enhancement a Flexi Bundling Program - Flexi Bundling Terminal - Flexi Bundling Product b Wireline Bundling Program - Wireline Bundling - Wireline Bundling Product c Wireline Product Innovation - New Additional Program II Customer Focus 1 Technology & Cost a Selective Investmen - Investasi New Line Management 2 Value Creation through synergy, alliance & partnership a Jatim Bumi Flexi - Aggressive Sales Classy - Outlet Management - Flexi Promotion b Wireline Sales Penetration - Aggressive Sales Wireline c Synergy & Partnership - Flexi Front Liner Club - Home Sweet Home 3 Paradim Shift a Community Handling - Flexi Community b Filling System Management - Customer Profiling Arsitektur aplikasi yang sudah ada sekarang (existing) dapat dilihat pada tabel 2 sebagai berikut : Tabel 2 Pemetaan Aplikasi (Existing) Terhadap Pengguna (Fungsi Organisasi) Fungsi Organisasi Manager Asman Wireline Salse & Promo Officer 2 Wireline Sales Plan Officer 2 & 3 Wireline Sales Asman Wireless Salse & Promo Officer 2 Wireless Sales Plan Officer 2 Card & Voucher Mgt Officer 2 & 3 Wireless Sales Aplikasi Sistem Informasi Kastamer (SISKA) R U U U U U U Filling System Data Langganan R R R R R R R R U U U Geographical Information System (GIS) R U U U Customer Care Flexi R U R R U U U U Makxi R U - U Relational DataBase U U U U U U U U R R R Web FPS U U U U SMS Service R U R U U R U U Customer Operation control Asman Customer Data Management Officer 2 Customer Darta U U U U (COC) Portal Divre V Jawa Timur U U U U U U U U U U U Aplikasi Perkantoran U U U U U U U U U U U Officer 3 Customer Data Keterangan: (U) Pengguna Utama (R) Pengguna Tambahan C-19-3

4 INTERPRETASI KEBUTUHAN MENDATANG Tahap ini merupakan tahapan untuk merencanakan dan menganalisa data/ kondisi institusi yang telah didapatkan dan merencanakan kebutuhan portofolio aplikasi di unit Fixed Phone Sales dengan memanfaatkan teknik-teknik analisa yang dipakai dalam proses perencanaan portofolio aplikasi. Menggunakan teknik-teknik analisa untuk menentukan kebutuhan potensial bisnis dan SI/TI mendatang dengan mengidentifikasi kesempatan untuk mempengaruhi strategi bisnis dan secara signifikan meningkatkan performance. Teknik analisa yang akan digunakan antara lain analisa Analisa Critical Success Factors dan Value Chain (Activity Chain). Input dari Analisa Critical Success Factors adalah program-program yang telah teridentifikasi pada analisa lingkungan bisnis. Hasil analisa CSF s, muncul 26 aktivitas utama dan dikelompokkan dalam rantai kegiatan (activity chain) seperti pada Gambar 1 sebagi berikut: Support Activities Infrastructure Human-resource management Product and technology development Pengelolaan survei demand dan jaringan Procurement INBOUND LO GISTICS O PERATIO N O UTBO UND LO GISTIC SALES & M ARKETING SERVICING Manajemen stock material canvasing Manajemen stock material promosi & sponsorship Pengelolaan sales force flexi classy Manajemen spreading & canvasing Pengelolaan pesawat Pengelolaan paket flexi flexi bundling bundling Pengelolaan pesawat wireline bundling Pengelolaan demand calon pelanggan wireline Pengelolaan data pelanggan Pengelolaan profiling pelanggan Pengelolaan flexi bundling product Pengelolaan sales force wireline Pengelolaan paket wireline bundling Pengelolaan wireline bundling product Pengelolaan surveyor flexi classy Management Agensi Canvasing Pengelolaan agensi kurir flexi bundling Pengelolaan agensi kurir wireline bundling Pengelolaan promosi & sponsorship Pengelolaan penjualan flexi classy Pengelolaan penjualan wireline Pengelolaan sales via SMS Pengelolaan komunitas pengguna flexi Pengelolaan frontliner outlet Pengelolaan program additional line Value added - Cost = Profit Primary activities Gambar 1 Activity Chain Unit Fixe Phone Sales Dari hasil analisa value chain analysis, beberapa potensi aplikasi yang muncul adalah Aplikasi Pengelolaan Material Promo dan Canvasing, Aplikasi Pengelolaan Terminal Wireline dan Flexi, Aplikasi Investasi New Line, Aplikasi Customer Profiling, Aplikasi Pengelolan Sales Force Flexi Classy, Aplikasi Pengelolaan Canvasing Outlet, Aplikasi Flexi Bundling Terminal, Aplikasi Flexi Bundling Product, Aplikasi Pengelolan Sales Force Wireline, Aplikasi Wireline Bundling Terminal, Aplikasi Wireline Bundling Product, Aplikasi Pengelolaan Survei Classy, Aplikasi Pengelolaan Survei Canvasing, Aplikasi Pengelolaan Kurir Terminal, Aplikasi Pengelolaan Promo & Sponsorship, Aplikasi Pengelolaan Penjualan Flexi Classy, Aplikasi Pengelolaan Penjualan Wireline, Aplikasi Manajemen Sales via SMS, Aplikasi Pengelolaan Komunitas, Aplikasi Flexi Front Liner Club, Aplikasi Additional Line, Aplikasi Customer Care Flexi (CCF), Aplikasi MakXi, Aplikasi Sistem Informasi Kastamer (SISKA), Aplikasi Geographical Information System (GIS), Aplikasi Coc On Web, Aplikasi Relational Database (RDB), Aplikasi Filling System Data Langganan, Aplikasi SMS Service, Aplikasi Perkantoran, Aplikasi Portal Divre V. C-19-4

5 PENENTUAN PORTOFOLIO APLIKASI Pada tahap ini, akan dilakukan evaluasi dari hasil intepretasi kebutuhan mendatang dibandingkan dengan hasil analisa lingkungan internal dan ekaternal SI/TI. Hasil evaluasi ini diharapkan bisa memunculkan portofofolio aplikasi mendatang. Langkah berikutnya adalah memetakan aplikasi-aplikasi yang dibutuhkan berdasarkan fungsi-fungsi dari setiap bagian organisasi yang ada ke dalam empat kuadran pada model portofolio aplikasi McFarlan yaitu Support, Key Operational, Strategic atau High Potential dengan memanfaatkan hasil survey yang dilakukan setelah adanya portofolio aplikasi mendatang. Berdasarkan survei yang telah dilakukan, maka dapat dipetakan fungsi-fungsi dari setiap bagian organisasi yang ada ke dalam model portofolio aplikasi McFarlan.. Tabel 3 Pemetaan model portofolio aplikasi Mc farlan Mendatang terhadap fungsi Manager Strategic Manager Fixed Phone Sales High Potensial 1. RDB (*) 2. COC on WEB (*) 3. Pengelolaan Komunitas (**) 4. Flexi Bundling Product (**) 5. Wireline Bundling Product (**) Key Operational 1. SMS Service (*) 2. Customer Profiling (**) Support 1. SISKA (*) 2. GIS (*) 3. Investasi New Line (**) 4. Additonal Line (**) 5. Wireline Bundling Terminal (**) 6. Pengelolaan Kurir Terminal (**) 7. Pengelolaan Terminal Wireline & Flexi (**) 8. Pengelolaan Penjualan Wireline (***) 9. Pengelolaan Sales Force Wireline (**) 10. Manajemen Sales via SMS(**) 11. Filling System Data Pelanggan (*) 12. CCF (*) 13. MakXI (*) 14 Pengelolaan Survei Canvasing (**) 15 Pengelolaan Material Promo Canvasing (**) 16. Pengelolaan Canvasing Outlet (**) 17. Flexi Bundling Terminal (**) 18. Pengelolaan Penjualan Flexi Classy (**) 19. Pengelolaan Sales Force Classy (**) 20. Pengelolaan Survei Classy (**) 21. Pengelolaan Promo & Sponsorship (**) 22. Flexi Font Liner Club (**) 1. Portal Divre V (*) 2. Aplikasi Perkantoran (****) Berdasarkan analisa yang telah dilakukan pada bagian sebelumnya diterjemahkan menjadi arsitektur aplikasi yang akan dikembangkan, arsitektur aplikasi yang dipaparkan dibedakan terhadap penggunanya yaitu pengguna utama dan pengguna tambahan dapat dilihat pada Tabel 4. C-19-5

6 Tabel 4 Pemetaan Aplikasi (Mendatang) Terhadap Pengguna Aplikasi Aplikasi Pengguna Manager Pengelolaan Material Promo dan Canvasing R U U U U Pengelolaan Terminal Wireline dan Flexi R U U R U U R R Investasi New Line U U U R Customer Profiling R R R R R R R R U U U Pengelolan sales force Classy R U R R U Pengelolaan Canvasing Outlet R U R U R Flexi Bundling Terminal R U U R R Flexi Bundlig Product R U U R R Pengelolan sales force Wireline R U R U Wireline Bundling Terminal R U U R Wireline Bundlig Product R U U R Pengelolaan Survei Classy R U R R U Pengelolaan Survei Canvasing R U R U R Pengelolaan Kurir Terminal R U U R U U R R Pengelolaan Promo & Sponsorship U U U R R Pengelolaan Penjualan Flexi Classy U U U U U R R R Pengelolaan Penjualan Wireline U U U U R R R Manajemen Sales via SMS R U R U U R R U Pengelolaan Komunitas U U U R U Flexi Front Liner Club R U U U R Additional Line R U U U CCF R U R R U U U U MakXi R U - U SISKA R U U U U U U GIS R U U U U U U Coc on web U U U U RDB U U U U U U U U R R R SMS Service R U R U U R U U Filling System Data Langganan R R R R R R R R U U U Aplikasi Perkantoran U U U U U U U U U U U Portal Divre V U U U U U U U U U U U Asman Wireline Salse & Promo Officer 2 Wireline Sales Plan Officer 2 & 3 Wireline Sales Asman Wireless Salse & Promo Officer 2 Wireless Sales Plan Officer 2 Card & Voucher Mgt Officer 2 & 3 Wireless Sales Asman Customer Data Mgt Officer 2 Customer Data Officer 3 Customer Data KESIMPULAN Dari portofolio aplikasi mendatang yang telah teridentifikasi pengguna utama dari aplikasi terbanyak terdapat pada bagian wireline sales & promo dan wireless sales & promo. Bagian wireline sales & promo menggunakan enam belas aplikasi sebagai pengguna utama dan bagian wireless sales & promo menggunakan dua puluh aplikasi sebagai pengguna utama, hal ini sesuai dengan strategic objectives yang terdapat dokumen FPS Plan yaitu financial objectives dan customer focus. C-19-6

7 Dari analisa yang dilakukan menghasilkan portofolio aplikasi yang terdiri tiga puluh satu aplikasi, terdapat tiga aplikasi yaitu pengelolaan komunitas, flexi bundling product dan wireline bundling product yang bersifat strategic yang memberikan keuntungan kompetitif dan memungkinkan tercapainya tujuan bisnis dengan memberikan nilai lebih bagi customer. Hasil dari penelitian ini dapat digunakan sebagai masukan dan memberikan suatu gambaran portofolio aplikasi mendatang yang diperlukan oleh unit Fixed Phone Sales Kandatel Surabaya Barat. DAFTAR PUSTAKA Ward, John and Peppard, John (2002) Strategic Planning For Information System, Third Edition. John Wiley & Sons, Ltd. Sumarni, Murti dan Wahyuni, Salamah. (2006) Metodologi Penelitian Bisnis. Cetakan Pertama. Penerbit CV. Andi Offset, Yogyakarta, Keputusan Direksi PT. Telekomunikasi Indonesia, Tbk Nomor : KD 14/PS150/CTG- 10/2006 tanggal 16 Januari 2006 tentang Organisasi Divisi Regional V Jawa Timur. C-19-7