PERENCANAAN STRATEGIS SI/TI DI UNIVERSITAS MERDEKA PASURUAN

Transkripsi

1 PERENCANAAN STRATEGIS SI/TI DI UNIVERSITAS MERDEKA PASURUAN Achmadi Prasita Nugroho dan Erma Suryani Jurusan Manajemen Teknologi Informasi Magister Manajemen Teknologi, Institut Teknologi Sepuluh Nopember Surabaya ABSTRAK Dewasa ini kegiatan bisnis suatu organisasi tidak terlepas dari peran Sistem Informasi (SI) dan Teknologi Informasi (TI). Universitas Merdeka Pasuruan adalah salah satu perguruan tinggi swasta yang ada di Kota Pasuruan yang memiliki 4 fakultas yaitu Fakultas Hukum, Ekonomi, Pertanian, dan Fakultas Teknologi Informasi sebagai Fakultas paling muda. Dalam upaya mencapai tujuan Universitas Merdeka Pasuruan yang terumuskan dalam visi dan misi, memerlukan strategis bisnis maupun strategis SI/TI. Selama ini sistem administrasi yang ada di UNMER Pasuruan belum terintegrasi antar fakultas yang ada. Untuk itu ada keinginan untuk membangun suatu perencanaan kebutuhan SI/TI agar pembangunan SI/TI di UNMER Pasuruan dapat dilakukan secara terencana dan dapat mengintegrasikan kebutuhan informasi disana. Konsep dasar yang digunakan dalam menyusun kerangka kerja Perencanaan Strategis SI/TI di UNMER Pasuruan yaitu dengan menggunakan metodologi John Ward dan Joe Peppard. Tiga sasaran utama dari upaya penerapan SI/TI dalam suatu organisasi berdasarkan metodologi John Ward dan Joe Peppard yaitu memperbaiki efisiensi kerja dengan melakukan otomasi berbagai proses yang mengelola informasi, meningkatkan keefektifan manajemen dengan memuaskan kebutuhan informasi guna pengambilan keputusan, memperbaiki daya saing atau meningkatkan keunggulan kompetitif organisasi dengan merubah gaya dan cara berbisnis. Hasil dari penelitian ini adalah membuat suatu perencanaan strategis SI yang sesuai dengan strategi organisasi sehingga bisa mendukung kinerja organisasi secara kontinyu, agar apa yang dilakukan pada pengembangan SI/TI dapat terus berkesinambungan dan mempunyai arahan yang jelas serta sesuai dengan rencana strategis dari organisasi. Kata kunci: Perencanaan Kebutuhan SI/TI, Perencanaan Strategis SI/TI, Metodologi Ward-Peppard. PENDAHULUAN Universitas Merdeka Pasuruan merupakan perguruan tinggi swasta yang berlokasi di kota Pasuruan, Jawa Timur. Beberapa fakultas yang dimiliki saat ini adalah Fakultas Pertanian, Fakultas Ekonomi, Fakultas Hukum dan yang paling baru adalah Fakultas Teknologi Informasi. Beberapa permasalahan yang dapat diidentifikasi sehingga penting untuk dilakukan perencanaan strategis sistem informasi dan teknologi informasi (SI/TI), yaitu antara lain: 1. Saat ini antar fakultas Universitas Merdeka Pasuruan masih menggunakan sistem informasi yang belum terintegrasi, masih memadukan antara sistem aplikasi yang C-10-1

2 ada saat ini dengan pengolah data/spreadsheets excel, bahkan ada kecenderungan masing-masing fakultas mempunyai format laporan yang berbeda. 2. Universitas Merdeka Pasuruan belum mempunyai perencanaan strategis sistem informasi dan teknologi (SI/TI) yang dapat mengarahkan pengembangan sistem informasi dan teknologi informasi (SI/TI) lembaga secara baik sesuai dengan tuntutan kebutuhan perusahaan saat ini dan masa yang akan datang. 3. Belum adanya kejelasan tentang manajemen sistem informasi dan teknologi informasi (SI/TI) di Universitas Merdeka Pasuruan. Dari permasalahan tersebut di atas sangat penting kiranya bagi Universitas Merdeka Pasuruan untuk membuat suatu perencanaan strategis SI/TI. METODE PENELITIAN Tahapan-tahapan yang digunakan dalam penelitian mengenai perencanaan kebutuhan sistem informasi pada Universitas Merdeka Pasuruan terdiri dari data studi literatur, pengumpulan data, analisa kondisi exsisting, Analisis SWOT, Analisa kondisi yang akan datang dan Formulasi rencana strategis SI/TI. Gambar Skema Metodologi Penelitian A. Studi Literatur Tahap ini membantu dalam memberikan penguatan pemahaman konsep teoritis dan juga untuk merumuskan metodologi penelitian yang tepat untuk perencanaan strategis sistem informasi dan tekonologi informasi (SI/TI) di Universitas Merdeka Pasuruan. B. Pengumpulan Data Untuk melakukan Analisa kebutuhan sistem informasi yang mendukung rencana bisnis maka diperlukan data dan informasi yang berhubungan dengan visi, misi dan tujuan Universitas Merdeka Pasuruan. Data dan informasi tersebut didapatkan melalui beberapa kegiatan yakni survei lapangan, dalam kegiatan ini C-10-2

3 dikumpulkan sejumlah data dan informasi tentang bisnis dan SI/TI, baik di lingkungan internal maupun eksternal dengan cara melakukan studi dokumen, wawancara dan observasi. C. Analisa Kondisi Eksisting Analisa kondisi eksisting dilakukan untuk mengetahui kondisi internal dan eksternal bisnis dan kondisi internal dan eksternal SI/TI. Analisis lingkungan internal bisnis akan memetakan tujuan strategis organisasi, sasaran strategis organisasi program strategis dan capaian yang diraih hingga saat ini. Untuk mengetahui realisasi tujuan strategis Universitas Merdeka Pasuruan maka perlu diketahui seberapa jauh proses pengembangan tiap program strategis didalam masing-masing tujuan strategis Universitas Merdeka Pasuruan. Data tiap program strategis diketahui melalui dokumen renstra Universitas Merdeka Pasuruan sedangkan data target dan capaian tiap program strategis didapatkan berdasarkan survey pada narasumber di Universitas Merdeka Pasuruan yaitu lembaga penjaminan mutu (LJM), bagian akademik, bagian keuangan, bagian kemahasiswaan dan melalui observasi langsung ke lapangan. Data target dan data capaian dijabarkan dalam bentuk narasi. Untuk menganalisa kondisi eksternal bisnis tersebut dilakukan dengan metode analisa PEST, merupakan analisis terhadap kekuatan eksternal yang sifatnya umum yaitu suatu lingkungan dalam lingkungan eksternal organisasi yang menyusun faktor-faktor yang memiliki ruang lingkup luas dan faktor-faktor tersebut pada dasarnya di luar dan terlepas dari operasi organisasi. Pada proses analisis lingkungan internal SI/TI yang dilakukan adalah melakukan review terhadap investasi infrastruktur teknologi informasi yang ada dan pemanfaatannya, serta melakukan pengamatan terhadap peran sistem informasi yang diterapkan dalam proses bisnis setiap hari di Universitas Merdeka Pasuruan. Sedangkan analisis lingkungan eksternal SI/TI mencakup tren teknologi dan peluang pemanfaatannya, dan ditekankan pada penggunaan SI/TI oleh industri yang memiliki kompetensi sejenis dengan Universitas Merdeka Pasuruan. D. Analisis SWOT Analisa SWOT bertujuan untuk mengetahui kekuatan, kelemahan, kesempatan dan ancaman yang dimiliki oleh Universitas Merdeka Pasuruan, untuk selanjutnya digunakan sebagai dasar dari isu strategis yang mendasari pengembangan Sistem Informasi dimasa mendatang. E. Interpretasi Kebutuhan Mendatang Untuk dapat mengetahui kondisi Universitas Merdeka Pasuruan di masa yang akan datang, maka dilakukan analisa value chain dan analisa critical success factor. Tujuan dari analisis value chain ini adalah untuk mengidentifikasi tahaptahap value chain yang ada di Universitas Merdeka Pasuruan. Rantai nilai tersebut diperoleh dari identifikasi aktifitas dan fungsi yang terjadi di Universitas Merdeka Pasuruan. Dari identifikasi tersebut diketahui bagian-bagian yang terlibat dalam sebuah proses tersebut dan juga integrasi yang terjadi diantara proses-proses aktifitas tersebut sehingga memunculkan kebutuhan terhadap informasi. Selanjutnya aktifitas-aktifitas tersebut dipilah dalam kelompok aktifitas utama dan aktifitas pendukung. Analisa critical success factor, digunakan untuk mengidentifikasi dan memformulasikan kondisi bisnis dan sistem informasi yang diinginkan oleh organisasi di masa yang akan datang. Teknik CSF memfokuskan perhatian pada C-10-3

4 issue kunci, membantu memprioritaskan aktivitas dan kebutuhan informasi, menghubungkan proyek TI dengan objektif, menentukan prioritas dengan relasi objektif dan TI, fokus pada aspek kritikal untuk kinerja bisnis, dan sangat berdaya guna bila digunakan dengan analisis value chain. Hasil dari analisa ini akan menentukan faktor-faktor kritis perusahaan yang apabila dipenuhi akan menentukan keberhasilan perusahaan dalam persaingan. F. Formulasi Perencanaan Strategis SI/TI Untuk memformulasikan rencana strategis SI/TI berdasarkan hasil analisa perencanaan strategis SI/TI. Dimana output dari perencanaan strategis SI/TI akan terdiri dari 3 dokumen, yaitu : Strategi SI, Strategi TI dan Strategi Manajemen SI/TI. Isi dari aktifitas strategi SI tersebut termasuk bagaimana mencapai tujuan dari strategi bisnis yang telah dihasilkan analisa Value Chain dan analisa Critical Succes Factor sehingga dapat ditentukan portofolio aplikasi apa saja yang akan dikembangkan. Sedangkan Strategi TI yang dimasukkan pada penelitian ini hanya application porfolio management. Pada tahap ini akan menentukan strategi manajemen SI/TI dari Universitas Merdeka Pasuruan, agar kebijakan yang diterapkan dari tiap-tiap unit bisnis selalu konsisten. HASIL DAN PEMBAHASAN A. Analisa Kondisi Eksisting Kondisi internal bisnis menunjukkan tujuan strategis, sasaran strategis, program strategis serta pencapaian yang telah dilakukan oleh organisasi. Dapat disimpulkan bahwa sasaran strategis yang telah dilakukan oleh universitas merdeka diantaranya adalah peningkatan kualitas di bidang organisasi dan manajemen, peningkatan kualitas di bidang pelayanan, peningkatan kualitas di bidang pendidikan, peningkatan kualitas dibidang tenaga kependidikan, peningkatan kualitas dibidang penelitian dan pengabdian masyarakat dan peningkatan kualitas dibidang kemahasiswaan. Analisa lingkungan eksternal bisnis dapat diidentifikasi melalui analisa PEST (Political, Economic, Social, Technology). Kondisi politik yang kondusif akan memberikan kesempatan bagi Universitas Merdeka Pasuruan pada khususnya untuk bisa berkembang. Dengan adanya kementerian baru diharapkan kebijakan pemerintah meningkatkan anggaran biaya pendidikan dan banyaknya beasiswa yang disediakan pemerintah dapat membantu meningkatkan kualitas pendidikan bagi perguruan tinggi pada umumnya dan Universitas Merdeka Pasuruan pada khususnya. Dengan kondisi perekonomian yang masih belum stabil, daya beli masyarakat turun, secara umum akan merubah pandangan masyarakat, masyarakat lebih memilih perguruan tinggi yang menawarkan biaya kuliah yang terjangkau dibanding dengan tawaran fasilitas yang lengkap namun biaya yang dipatok jauh lebih tinggi, hal ini memberikan peluang yang lebih baik bagi Universitas Merdeka Pasuruan, yang menawarkan biaya pendidikan yang terjangkau untuk kalangan menengah kebawah. Berdasarkan kondisi sosial, disamping kebutuhan masyarakat terhadap pendidikan dengan biaya terjangkau pertimbangan kondisi lingkungan yang kondusif menjadikan perhatian serius orang tua terhadap anaknya daripada harus ke luar kota (Malang dan Surabaya) sehingga tingkat kontrol aktifitas orang tua terhadap anak lebih mudah. Itulah sebabnya jumlah mahasiswa Unmer Pasuruan beberapa tahun terakhir ini semakin meningkat. Secara Teknologi, C-10-4

5 kesetaraan dalam kesempatan penguasaan teknologi, mengakibatkan tumbuhnya pesaing, hal ini bisa menjadi ancaman bagi keberadaan Universitas Merdeka Pasuruan, sehingga penerapan dan pengembangan teknologi perlu mendapat perhatian yang lebih baik dari pihak manajemen. Kondisi lingkungan internal SI/TI memberikan pengaruh terhadap Universitas Merdeka Pasuruan. Berdasarkan analisa ini akan diidentifikasi inovasiinovasi berbasis SI/TI yang dapat dikembangkan dari aplikasi-aplikasi SI/TI yang potensial bagi Universitas Merdeka Pasuruan. Saat ini sistem informasi yang diaplikasikan oleh Universitas Merdeka Pasuruan dalam proses bisnisnya adalah sistem pengolahan dan penyimpanan data sederhana yang belum terintegrasi antara satu dengan yang lainnya. Sedangkan kondisi eksternal menjelaskan analisa mengenai trend teknologi, penerapan, kesempatan, penguasaan dan manfaat SI/TI yang digunakan oleh pihak lain terutama kompetitor. Dengan dilakukannya analisa ini maka Universitas Merdeka Pasuruan dapat memperkirakan inovasi-inovasi bisnis kompetitor, peluang-peluang baru yang dapat digali dari penguasaan SI/TI oleh pasar, dan mengukur sejauh mana kepentingan penerapan SI/TI pada bisnis yang dijalankan oleh Universitas Merdeka Pasuruan. B. Analisis SWOT Posisi Universitas Merdeka Pasuruan berada di kuadran IV pada ordinat ( ), (-0.452). Kondisi ini menunjukkan situasi yang sangat tidak menguntungkan, Universitas Merdeka Pasuruan tersebut menghadapi berbagai ancaman dan kelemahan internal. Oleh karena itu manajemen perlu menerapkan strategi yang didasarkan pada kegiatan yang bersifat difensif dan berusaha meminimalkan kelemahan yang ada serta menghindari ancaman. C. Interpretasi Kebutuhan Mendatang Analisis Value Chain Pada tahap ini adalah mengidentifikasi dan mengelompokkan kegiatankegiatan yang terjadi pada Universitas Merdeka Pasuruan menjadi dua aktifitas, yaitu aktivitas utama dan aktivitas pendukung dalam suatu rantai kegiatan yang menggambarkan keterkaitan diantaranya. Dari proses analisa ini akan teridentifikasi potensi kebutuhan bisnis oleh masing-masing bagian yang terlibat di setiap aktifitas utama maupun aktivitas pendukung. Aktivitas utama adalah semua aktivitas yang berkaitan dengan Inbound Iogistic (Penerimaan C-10-5

6 Mahasiswa Baru), Operations (Proses Akademik), Outbond Logistic (Kelulusan), Marketing Logistic (Promosi) dan Service (Pengabdian Masyarakat). Sedangkan aktivitas pendukung adalah semua aktivitas yang tidak terlibat dalam proses pendidikan secara langsung namun dapat meningkatkan efektifitas maupun efisiensi. Gambar Diagram Value Chain Universitas Merdeka Pasuruan Analisis Critical Success Factors Analisa CSF diketahui dengan melakukan identifikasi ukuran hasil dan identifikasi inisiatif strategi masing-masing tujuan bisnis (business objectives) yang didapatkan dari hasil analisa value chain. Adapun tujuan bisnis (business objectives) yang telah dirumuskan dalam analisa value chain adalah seleksi administrasi, seleksi akademik, penyederhanaan proses administrasi, persiapan perkuliahan yang efektif dan terintegrasi, monev perkuliahan, monev pelaksanaan ujian, intrakurikuler dan nilai akademik yang terintegrasi, integrasi proses wisuda dan data alumni, efektifitas promosi, kerjasama dengan instansi lain dibidang penelitian, pengelolaan sarana dan prasarana yang efektif, rekrutmen pegawai yang obyektif, mutasi dan promosi jabatan yang proporsiona, membuat sistim manajemen dan pengendalian data dan membuat sistim monitoring aktivitas kemahasiswaan. D. Formulasi Perencanaan Strategis SI/TI Untuk menentukan perencanaan strategis yang sesuai dengan kebutuhan universitas Merdeka Pasuruan yang akan digunakan sebagai alat untuk mendeteksi segala kemungkinan guna mendukung strategi, diawali dengan interpretasi kebutuhan saat ini yang memetakan faktor kekuatan, kelemahan, peluang serta ancaman yang dihadapi. Langkah berikutnya adalah memformulasikan perencanaan strategi SI/TI yang dibagi menjadi strategi bisnis SI, strategi TI, dan strategi manajemen SI/TI. Strategi Sistim Informasi memetakan kebutuhan sistim informasi universitas Merdeka Pasuruan dimasa yang akan dating diantaranya SIaPMaBa (Sistem Informasi Penerimaan Mahasiswa Baru), SIAkad (Sistem Informasi Akademik), SILulus (Sistem Informasi Kelulusan), SIPasar (Sistem Informasi Pemasaran), C-10-6

7 SIKALem (Sistem Informasi Kerjasama Antar Lembaga), SISarPras (Sistem Informasi Sarana dan Prasarana), SIKarya (Sistem Informasi Kepegawaian), SIGMa (Sistem Informasi Kegiatan Mahasiswa) dan SIAP MERDEKA (Sistim Informasi Universitas Merdeka Pasuruan). Strategi Teknologi Informasi merekomendasikan perangkat lunak (software), perangkat keras (hardware) dan rekomendasi operator sistim informasi. Sedangkan strategi Manajemen SI/TI merekomendasikan pembentukan pusat data dan manajemen Teknologi dan kualifikasi staf TI. KESIMPULAN A. Pada analisa SWOT posisi Universitas Merdeka Pasuruan berada di kuadran IV. Kondisi ini menunjukkan situasi yang sangat tidak menguntungkan, Universitas Merdeka Pasuruan tersebut menghadapi berbagai ancaman dan kelemahan internal. Oleh karena itu manajemen perlu menerapkan strategi yang didasarkan pada kegiatan yang bersifat difensif dan berusaha meminimalkan kelemahan yang ada serta menghindari ancaman. B. Pada analisa value chain terdapat 5 aktifitas utama dan 4 aktifitas pendukung dalam menentukan business objectives. Dari aktifitas tersebut 9 bussiness objectives didapatkan dari aktifitas utama dan 5 bussiness objectives daidapatkan dari aktifitas pendukung. C. Analisa critical success factor dilakukan berdasarkan business objectives yang telah ditentukan pada analisa value chain dan akan menghasilkan identifikasi kebutuhan data dan informasi yang diperlukan. D. Strategi SI merekomendasikan sebanyak 9 kebutuhan sistem informasi baru untuk menunjang strategi bisnis. E. Strategi TI merekomendasikan perangkat keras, perangkat lunak dan sumber daya manusia yang akan menggunakan sistim informasi yang direkomendasikan dalam hal ini operator sistim informasi. Strategi manajemen SI/TI merekomendasikan pembentukan pusat data dan manajemen Teknologi dan rekomendasi kualifikasi staf TI. Perencanaan Strategis Teknologi Informasi di Universitas Merdeka Pasuruan dapat dijadikan sebagai acuan untuk pembuatan Perencanaan Strategis Teknologi Informasi selanjutnya, agar pengembangan Teknologi Informasi di Universitas Merdeka Pasuruan dapat berkesinambungan dan tidak terputus pada Perencanaan Strategis SI/TI untuk periode waktu lima tahun ke depan. Dalam pembuatan Perencanaan Strategis Teknologi Informasi di Universitas Merdeka Pasuruan ini masih terdapat kelemahan, karena tidak ada data tentang anggaran belanja tahunan, selain itu spesifikasi teknis perangkat yang digunakan juga masih kurang lengkap. Sehingga untuk penelitian selanjutnya di masa mendatang dapat dilengkapi lagi segala kekurangan tersebut untuk perbaikan dan kesempurnaannya DAFTAR PUSTAKA Anis Yusrotun Nadhiroh (2012), Perencanaan Kebutuhan Sistem Informasi (Studi Kasus Stt Nurul Jadid Probolinggo), MMT ITS Surabaya. C-10-7

8 Freddy Rangkuti. (2005), Great Sales Forecast for Marketing, Penerbit PT. Gramedia Pustaka Utama. Jakarta. O Brien, James A. (2002), Management Information Systems 5 th Ed., McGraw-Hill, Irwin Pipin Widyaningsih (2012), Perencanaan Strategis Sistem Informasi Pada Institusi Pendidikan Tinggi Menggunakan Analisis Critical Success Factors (Studi Kasus: STMIK Duta Bangsa Surakarta), Universitas Diponegoro Semarang Porter M. E. and Miller V. E., (1985), How Information Gives You Competitive Advantage, Harvad Business Review, Boston. Silanegara, Indra and Aditama, Bayu and Nurhidayat, Diat and Adi, Haris (2011), Perencanaan Strategis Teknologi Informasi (Studi Kasus: Politeknik Negeri Jakarta), Jurnal Generic. Tozer, Edwin E. (1996). Strategic IS/IT Planning. Butterworth-Heinemann, USA. Universitas Merdeka Pasuruan (2014), Pedoman Penyelenggaraan Pendidikan, BAAK Universitas Merdeka Pasuruan. Universitas Merdeka Pasuruan (2009), Rencana Strategis Universitas Merdeka Pasuruan , BAAK Universitas Merdeka Pasuruan. Ward. John. And Peppard. (2003), Strategic Planning for Information System, Third Edition. John Willey & Son s Ltd, Cranfied, Bedfordshire. C-10-8