PERENCANAAN STRATEGIS SISTEM INFORMASI DAN TEKNOLOGI INFORMASI: STUDI KASUS PT.TAT

Transkripsi

1 PERENCANAAN STRATEGIS SISTEM INFORMASI DAN TEKNOLOGI INFORMASI: STUDI KASUS PT.TAT Firiski Hendrawan 1) dan Erma Suryani 2) 1) Jurusan Manajemen Teknologi Informasi, Magister Manajemen Teknologi Institut Teknologi Sepuluh Nopember Surabaya Jl. Cokroaminoto 12A, Surabaya,60235,Indonesia 2) Magister Manajemen Teknologi, Institut Teknologi Sepuluh Nopember Surabaya ABSTRAK PT.TAT sebagai salah satu perusahaan yang bergerak di bidang bisnis BBM, agen LPG, Pengisian LPG dan besi, telah menjadikan teknologi informasi dan sistem informasi sebagai bagian bisnis proses agar mampu meningkatkan operasional dari perusahaan. Namun keberadaan sistem informasi dan teknologi informasi yang belum terintegrasi menjadi kendala dalam meningkatkan kinerja perusahaan. Kendala lain belum terencana pembangunan sistem informasi dan teknologi informasi secara rinci. Perencanaan strategi SI/TI diharapkan dapat membantu pembangunan SI/TI dengan dilakukan secara terstruktur dan dapat terorganisasi dengan baik sesuai kebutuhan SI/TI. Pada penelitian ini akan dibuat perencanaan strategis SI/TI perusahaan yang tepat dan sesuai dengan strategi bisnis perusahaan. Formulasi strategi SI/TI dilakukan dengan melakukan analisa lingkungan eksternal bisnis dan internal bisnis disertai analisa eksternal dan internal SI/TI dilanjutkan dengan menggunakan analisa SWOT. Pada tahap interpretasi kebutuhan mendatang menggunakan Value Chain, Critical Success Factor, dan Balanced Score Card. Formulasi steategi yaitu strategi manajemen SI/TI, strategi bisnis SI dan strategi TI dengan menyusun portfolio aplikasi di masa mendatang yang bisa mendukung proses bisnis dan sesuai dengan strategi bisnis perusahaan. Kata kunci: Perencanaan Strategis SI/TI, Formulasi SI/TI, Analisa Value Chain, Metode Ward & Peppard, Critical Success Factor dan Balanced Score Card. PENDAHULUAN Latar Belakang PT.TAT sebagai salah satu Perusahaan yang bergerak dalam industry retail mempunyai kantor pusat Surabaya, sejak tahun 2010 telah memanfaatkan teknologi informasi untuk mendukung aktifitas operasional di SPBU. Adapun permasalahan yang terdapat di PT TAT yaitu Pengembangan Teknologi Informasi belum terarah dan tidak terencana. Pengembangan Teknologi Informasi berdasarkan kebutuhan saat ini saja tanpa mempertimbangkan bisnis di masa depan, setiap ada permasalahan baru selalu terjadi perubahan sistem dan sering kali sistem lama diganti dengan sistem baru yang secara fungsional sama. C-19-1

2 Perumusan Masalah Berdasarkan latar belakang di atas dapat dirumuskan permasalahan yaitu: 1. Bagaimana situasi, kondisi dan persaingan bisnis yang dihadapi perusahaan saat ini. 2. Bagaimana situasi dan kondisi SI/TI dilingkungan eksternal dan internal di perusahaan. 3. Bagaimana formulasi Strategi manajemen SI/TI di masa yang akan datang akan memudahkan proses bisnis di perusahaan Tujuan Tujuan yang ingin dicapai dalam penelitian ini adalah membuat perencanaan strategis system informasi dan teknologi informasi untuk PT.TAT, yang sesuai dan konsisten terhadap visi, misi, dan tujuan bisnis yang dapat diimplementasikan dalam rentang waktu tiga tahun. Perencanaan strategis SI/TI ini meliputi: 1. Gambaran terhadap kondisi bisnis dan SI/TI eksternal yang dihadapi perusahaan 2. Gambaran terhadap kondisi bisnis dan SI/TI internal yang dimiliki Perusahaan 3. Rekomendasi mengenai kebutuhan system informasi yang dibutuhkan perusahaan di masa datang 4. Rekomendasi mengenai kebijakan manajemen SI/TI dan kebijakan Teknologi Informasi TINJAUAN PUSTAKA Strategi Bisnis Menurut Indrajit (2000) menyebutkan bahwa strategi bisnis merupakan dokumen yang harus dijadikan landasan berpijak utama dalam pembuatan SI/TI strategy karena dalam dokumen tersebut disebutkan visi dan misi perusahaan beserta target kinerja masing-masing fungsi pada struktur organisasi. Strategi Sistem Informasi Menurut Laudon (2004), Sistem Informasi Strategis adalah sistem komputer yang digunakan pada setiap tingkatan organisasi yang mengubah tujuan operasional, produk jasa dan hubungan lingkungan untuk membantu organisasi memperoleh keunggulan kompetitif. Sistem Informasi dapat mempengaruhi aktifitas bisnis perusahaan secara keseluruhan sehingga dapat membantu perusahaan dalam persaingan bisnis dengan perusahaan lainnya. Sistem yang dijalankan tidak hanya dalam lingkup organisasi itu sendiri, tapi melibatkan pelanggan atau klien, pemasok, dan pesaing. Strategi Teknologi Informasi Menurut (Ward & Peppard, 2002, p.44) strategi teknologi informasi adalah strategi yang berfokus pada penetapan visi tentang bagaimana teknologi dapat mendukung dalam memenuhi kebutuhan informasi dan sistem. Hubungan Strategi Bisnis, Strategi SI dan Strategi TI Earl membedakan antara strategi SI dan TI (Earl,1996). Strategi SI menekankan pada penentuan aplikasi sistem informasi yang dibutuhkan organisasi. Esensi dari strategi SI adalah menjawab pertanyaan apa. Sedangkan strategi TI lebih menekankan C-19-2

3 pada pemilihan teknologi, infrastruktur, dan keahlian khusus yang terkait atau menjawab pertanyaan bagaimana. Untuk menentukan strategi SI/TI yang dapat mendukung pencapaian visi dan misi organisasi, maka perlu pemahaman tentang strategi bisnis organisasi. Pemahaman tersebut mencakup penjelasan terhadap hal-hal berikut: mengapa suatu bisnis dijalankan, kemana tujuan, dan arah bisnis, kapan tujuan tersebut dicapai, bagaimana cara mencapai tujuan dan adakah perubahan yang harus dilakukan. Jadi dalam membangun suatu strategi SI/TI, yang menjadi isu sentral adalah penyelarasan (alignment) strategi SI/TI dengan strategi bisnis organisasi. Perencanaan Strategis Sistem Informasi dan Teknologi Informasi Perencanaan strategis SI/TI merupakan proses identifikasi portofolio aplikasi SI berbasis komputer yang mendukung organisasi dalam melaksanakan dan merealisasikan rencana bisnisnya. Perencanaan strategis SI/TI juga mencakup berbagai tool, teknik dan kerangka kerja yang digunakan pihak manajemen untuk menyelaraskan strategi SI/TI dengan strategi bisnis, bahkan mencari kesempatan baru dengan penerapan teknologi yang inovatif (Ward & Peppard, 2002). Analisa PEST Menurut Ward dan Peppard (2002,p70-72) analisis PEST adalah analisis terhadap factor lingkungan eksternal bisnis yang meliputi bidang politik, ekonomi, social dan teknologi. PEST digunakan untuk menilai pasar dari suatu unit bisnis atau unit organisasi. Arah analisis PEST adalah kerangka untuk menilai sebuah situasi, menilai strategi atau posisi, arah perusahaan, rencana pemasaran atau ide. Dimana analisis ini dapat diambil suatu peluang atau ancaman baru bagi perusahaan. Analisa SWOT Menurut Rangkuti (2006,p18-p19), analisis SWOT adalah identifikasi berbagai faktor secara sistematis untuk merumuskan strategi perusahaan. Analisis ini dilakukan pada logika yang dapat memaksimalkan kekuatan dan peluang secara bersamaan agar dapat meminimalkan kelemahan dan ancamaan. Jadi, analisis SWOT membandingkan antara faktor eksternal peluang dan ancaman dengan faktor internal kekuatan dan kelemahan. Analisa Value Chain Analisis rantai nilai (value chain) dikemukakan oleh Michael Porter (Ward dan Peppard,2002,p244). Menurut Porter, setiap perusahaan adalah kumpulan kegiatan yang dilakukan untuk produksi, pemasaran, pengiriman dan dukungan terhadap produk. Keseluruhan kegiatan ini dapat direprentasikan dengan menggunakan value chain. Pendekatan rantai nilai (value chain) dibedakan menjadi dua tipe aktivitas bisnis (Ward and Peppard, 2002, p263): 1. Aktivitas Utama (Primary Activities): Aktivitas-aktivitas utama pada perusahaan yang pada akhirnya memberikan kepuasan pada pelanggan. 2. Aktivitas Pendukung: Merupakan aktivitas yang dibutuhkan untuk mengontrol dan mengembangkan bisnis dari waktu ke waktu dengan cara menambahkan nilai secara tidak langsung, nilainya akan diketahui melalui kesuksesan dari aktivitas utama. C-19-3

4 Analisa Critical Success Factor Rockart (Ward, 2002, p209), mendefinisikan CSF sebagai area tertentu dalam perusahaan, dimana jika hasil dari area tersebut memuaskan, maka akan menjamin keberhasilan perusahaan dalam bersaing. Area tersebut adalah area kunci dimana sesuatu harus berjalan dengan baik dan benar, sehingga keberhasilan bisnis dapat dicapai dan terus berkembang. Metode Penelitian Berdasarkan permasalahan yang ada pada PT.TAT, maka penelitian dilakukan secara bertahap dengan mengacu pada metodologi Ward & Peppard (2002) dengan tahapan penelitian seperti pada Gambar 1. TAHAP PENDAHULUAN Penentuan Latar Belakang Perumusan Masalah Tujuan dan Manfaat Penelitian PENGUMPULAN DATA DAN INFORMASI STUDI LITERATUR STUDI DOKUMEN INSITUSI WAWANCARA OBSERVASI Tahap pemahaman kondisi saat ini Analisa Eksternal Bisnis (Analisa PEST dan Five Force Analysis) Input : Kondisi politik, ekonomi, sosial dan teknologi, kompetisi dan kondisi bisnis saaat ini Ancaman dan peluang Analisa Internal Bisnis (Analisa Bisnis strategi) Input : Rencana bisnis jangka pendek dan panjang Rincian strategi bisnis Analisa Eksternal SI/TI (Analisa Tren IT) Input : Pengamatan terhadap teknologi yang digunakan oleh kompetitor Tren IT Analisa Internal SI/TI (Analisa McFarlan strategi grid, analisa infrastruktur IT dan sumber daya) Current Portfolio Application dan kebijakan SI/TI PT TAT Analisa SWOT Input : Kekuatan, kelemahan,peluang dan ancaman yang dimiliki PT TAT Matrix SWOT Tahap Interpretasi Kebutuhan Mendatang Analisa Value Chain Kebutuhan bisnis Analisa BSC dan CSF Kebutuhan informasi Tahap Formulasi Strategi Strategi SI Bisnis Kebutuhan Sistem Informasi Strategi Manajemen SI/TI Kebutuhan Manajemen SI/TI Strategi Teknologi Informasi Kebutuhan Teknologi Informasi Portfolio aplikasi mendatang Gambar 1. Tahapan yang Dilakukan dalam Penelitian C-19-4

5 HASIL DAN PEMBAHASAN Analisa Kondisi Institusi Saat Ini Politik Pengaruh politik mempunyai dampak besar dalam perkembangan bisnis perusahaan, antara lain: Munculnya peraturan pemerintah yang tidak mendukung industri SPBU UMR mengalami kenaikan setiap tahun. Margin yang diberikan Pertamina tetap Ekonomi Pertumbuhan Industri Kota Surabaya yang meningkat, kenaikan harga BBM dan Daya beli masyarakat untuk memiliki kendaraan bermotor sangat tinggi. Sosial Sebagian masyarakat yang peduli dengan lingkungan atau di kenal dengan Go Green, Banyaknya kendaraaan yang terdapat di jalan otomatis akan membuang bahan bakar yang dikonsumsi yang menyebabkan Global Warming merupakan suatu ancaman dan Bahan bakar telah menjadi kebutuhan masyarakat dan permintaan terhadap bahan bakar terus meningkat secara berkala merupakan suatu peluang. Teknologi Pemerintah Indonesia diwajibkan untuk terus mendukung terhadap pengembangan bahan bakar alternative yang ramah lingkungan dan dibutuhkan proses adaptasi bagi karyawan dalam menghadapi teknologi yang baru Analisa Portofolio Aplikasi Saat Ini Dari hasil Analisa Portofolio aplikasi dan modul dikelompokan seperti yang tertuang pada Tabel 1. Tabel 1. Hasil Analisa Portofolio Aplikasi dan Modul STRATEGIC Aplikasi Aplikasi SMS Gateway KEY OPERASIONAL Modul Financial Modul Fixed Assets Modul Sales Modul Purchasing Modul Inventory Modul Purchase Requisition Modul Giro Mundur HIGH POTENTIAL Aplikasi POS Aplikasi Tank Monitor Aplikasi Dispensing Pump Monitor SUPPORT Modul Payroll Indonesia Modul Pajak Modul Maintenance Modul Human Resource Aplikasi Absensi Karyawan Modul Rekap AR C-19-5

6 Analisa SWOT Sebagian hasil dari analisa SWOT disajikan dalam Tabel 2. Tabel 2. Hasil Analisa SWOT STR1 STR2 STR3 STR4 STR5 W1 W2 W3 W4 W5 P1 P2 P3 P4 P5 TH1 TH2 TH3 Keunggulan (Strengths) Lokasi strategis Telah terstandarisasi pada kebijakan pertamina pasti pas Jaminan Kualitas dan Kuantitas dari SPBU Fasilitas dan Peralatan Terpelihara dengan Baik Mempunyai Aplikasi ERP yang Terintegrasi Kelemahan (Weakness) Ketergantungan pasokan pada satu pemasok. Belum adanya pemanfaatan lahan SPBU dan jasa tambahan Turnover karyawan Tinggi Penawaran Produk yang kurang Kurangnya perhatian manajemen untuk keluhan karyawan Peluang (Opportunities) Pertumbuhan kendaraan bermotor Pemanfaatan lahan SPBU dan Jasa Tambahan Belum banyak saingan untuk perusahaan asing Mempunyai customer pelanggan baru dan mempertahankan customer lama Pertumbuhan industri Propinsi Jawa Timur Ancaman (Threat) Naiknya inflasi di indonesia Munculnya peraturan pemerintah yang tidak mendukung industri SPBU Kenaikan UMR Interpretasi Kebutuhan Institusi Mendatang Analisa Value Chain Identifikasi potensi kebutuhan bisnis oleh masing-masing bagian yang terlibat di setiap aktifitas utama maupun aktivitas pendukung. Adapun diagram value chain untuk PT.TAT disajikan pada Gambar 2 C-19-6

7 Gambar 2. Diagram Value Chain Dari aktifitas utama dan aktifitas pendukung yang ada di PT.TAT, selanjutnya dilakukan identifikasi terhadap potensi kebutuhan bisnis pada masing-masing unit kerja. Untuk itu dilakukan pemetaan setiap aktivitas ke dalam proses dan bagian yang terlibat serta kebutuhan potensi bisnisnya. Sebagian hasil pemetaan aktivitas utama disajikan pada Tabel 3. Tabel 3. Pemetaan Aktivitas utama, Proses, Bagian dan Potensi Kebutuhan Bisnis Aktivitas Utama Pembelian BBM Maintenance Aplikasi dan mesin dispenser Proses AU-1 AU2 AU3 AU4 AU5 Proses Permintaan BBM Pembelian BBM Penerimaan BBM Respon yang cepat dan tepat atas komplain karyawan Pemeliharaan Mesin Bagian yang Terlibat Supervisor SPBU, Pengawas SPBU dan Pruchasing Purchasing Purchasing, Receiving dan Supervisor SPBU Staff IT Teknisi SPBU Potensi Kebutuhan Bisnis Tersedianya sistem yang membantu proses permintaan barang terintegrasi Tersedianya modul pembelian barang terintegrasi Tersedianya sistem yang membantu proses penerimaan BBM yang terdapat di mesin Dispenser Tersedianya Aplikasi Helpdesk Terjaminnya ketersedian peralatan apabila mesin mengalami kerusakan Potensi Bisnis PB1 PB1 PB1 PB2 PB3 C-19-7

8 Analisa Critical Success Factor Pada tahap ini dilakukan identifikasi potensi kebutuhan informasi berdasarkan potensi kebutuhan bisnis yang didapatkan dari hasil analisa Value Chain. Adapun sebagian skema dari critical success factor untuk potensi kebutuhan bisnis digambarkan pada Gambar 3. Kebutuhan Bisnis : Memberikan kualitas Pelayanan yang memuaskan Critical Succes Factor : Memberikan pelayanan dengan 3S dan PASTI PAS Perumusan Strategi Ukuran Hasil : Jumlah komplain dari pelanggan sedikit atau tidak ada Kebutuhan Data : Data Karyawan SOP Perusahaan Dengan melakukan Aktivitas : Melakukan standard yang ditentukan oleh PT.Pertamina dengan mengucapkan selamat pagi/siang/malam, dimulai dari angka nol dan mengucapkan terima kasih. Yaitu bagian dari sapa, senyum dan salam Gambar 3. Skema CSF Kualitas Pelayanan yang Memuaskan Strategi SI Bisnis Berikut ini sebagian hasil perumusan untuk Strategi SI Bisnis: Penyempurnaan Sistem Informasi yang Ada - Aplikasi Tank Monitoring; Perlu ditambahkan modul sinkronisasi kedalam Aplikasi Microsoft dynamics GP untuk kebutuhan penjualan, penerimaan dan stok yang tersedia di SPBU. - Modul Payroll: Perlu disempurnakan dengan menambah. Penambahan Aplikasi yang Diperlukan - SI Evaluasi penilaian Karyawan; Dibutuhkan untuk mengevaluasi karyawan agar lebih meningkatkan kinerja karyawan. - SI Point of Sale; Dibutuhkan untuk menyajikan data yang akurat dalam beberapa jenis laporan (stok, hutang, piutang, customer, supplier, penjualan, pembelian serta laporan keuangan dan lain-lain). Portofolio Aplikasi Mendatang Berdasarkan hasil analisa sebelumnya didapatkan portofolio aplikasi mendatang yang mengacu pada portofolio aplikasi yang ada saat ini seperti yang disajikan pada Tabel 4. Tabel 4. Portofolio Aplikasi Mendatang STRATEGIC Aplikasi * Aplikasi SMS Gateway Customer Relationship Management (New System)** Bussiness Intelegence (New system)** HIGH POTENTIAL Aplikasi Point Of Sale dan Store Manager BBM (Replace) Aplikasi Tank Monitor* Aplikasi Dispensing Pump Monitor* C-19-8

9 KEY OPERASIONAL Modul Financial Modul Fixed Assets Modul Sales Modul Purchasing Modul Inventory Modul Purchase Requisition Modul Giro Mundur SUPPORT Modul Payroll Indonesia * Modul Pajak Modul Maintenance Modul Human Resource * Aplikasi Absensi Karyawan* Modul Rekap AR Aplikasi Help Desk (New System)** SI Produk dan Fasilitas (New Systems)** SI Evaluasi Karyawan (New Systems)** Keterangan: * : Aplikasi saat ini yang perlu disempurnakan ** : Aplikasi yang direkomendasikan untuk menunjang strategi bisnis KESIMPULAN DAN SARAN Dari hasil penelitian dapat disimpulkan sebagai berikut: 1. Untuk sumbu Y (Opportunity Threat) menempati posisi Untuk sumbu X (Strength - Weakness) menempati posisi Sehingga fokus dari strategi yang diusulkan adalah Strategi SO (Strength - Opportunities) yaitu maka kemudian strategi difokuskan pada strategi SO yaitu Menggunakan kekuatan internal perusahaan untuk memanfaatkan peluang eksternal. 3. Direkomendasikan enam aplikasi baru untuk menunjang strategi bisnis.untuk Strategi TI diberikan rekomendasi mengenai penggantian kabel UTP CAT-5e menjadi CAT-6, Colocation Server, perbaikan pada sistem informasi yang saat ini sudah berjalan dan perbaikan struktur organisasi. Rekomendasi untuk Manajemen SI/TI Setiap pergantian rencana strategis (Renstra) organisasi, perlu diperhatikan juga perencanaan strategis dalam bidang SI/TI serta perlu dibuat Master Plan IT. 4. Manajemen perlu melakukan optimalisasi penggunaan SI/TI dengan membuat kebijakan- kebijakan tentang penggunaan SI/TI dan mengadakan pelatihan tentang penggunaan sistem informasi baru secara intensif DAFTAR PUSTAKA Earl, M. J Management Strategies for Information Technology (1st ed.). Prentice Hall. Indrajit RE Pengantar Konsep Dasar Manajemen Sistem Informasi Dan Teknologi Informasi. Jakarta : PT Elex Media Komputindo. Laudon, Keneth C, Laudon Jane P Sistem Informasi Manajemen (Management Information Systems, Managing the Digital Firm). Terjemahan Philpus Erwin. Edisi Kedelapan. Penerbit Andi. Yogyakarta. Kaplan, R.S., & Norton, D.P. (2000). Balanced Scorecard - Measures That Drive Performance. Ward, John., Peppard, Joe. (2002). Strategic Planning for Information System. Cranfield, Bedfordshire, United Kingdom: John Wiley & Sons, LTD. C-19-9