PERENCANAAN PORTOFOLIO APLIKASI PADA PT. RISE FOOD SURABAYA

Transkripsi

1 PERENCANAAN PORTOFOLIO APLIKASI PADA PT. RISE FOOD SURABAYA Oleh: Devry Pratama Joudiarno NRP Dosen Pembimbing: 1. Ir. A. Holil Noor Ali, M.Kom 2. Hanim Maria A., S.Kom, M.Sc Jurusan Sistem Informasi Fakultas Teknologi Informasi InsCtut Teknologi Sepuluh Nopember

2 Pendahuluan Latar Belakang Perumusan Masalah Batasan Masalah Tujuan Manfaat

3 Latar Belakang PT. Rise Food telah menerapkan SI/TI sederhana tapi tidak optimal Aplikasi yang ada hanya mendukung sebagian kecil proses bisnis Perusahaan ingin mengembangkan SI/TI seiring dengan perkembangan bisnis Perusahaan menginginkan bertambahnya business value (meminimalkan biaya dan memaksimalkan benefit), dapat dilakukan dengan penggunaan SI/TI yang tepat à Perencanaan Portofolio Aplikasi

4 Perumusan Masalah Bagaimana analisa kondisi saat ini (existing). Bagaimana intepretasi kebutuhan bisnis dan SI mendatang. Bagaimana potensi aplikasi mendatang yang sebaiknya di kembangkan serta pemetaan portofolio aplikasi PT. Rise Food Surabaya. Batasan Masalah Identifikasi lingkungan eksternal dan kompetitor dilakukan kepada perusahaan dengan bisnis yang sama dengan PT. Rise Food Surabaya (bisnis makanan ringan). Tugas Akhir ini tidak termasuk analisa keuangan TI. Asumsi periode ditetapkan dalam kurun waktu 5 tahun mendatang.

5 Tujuan Menghasilkan portofolio aplikasi di PT. Rise Food Surabaya. Manfaat Bagi perusahaan: Menjadi rekomendasi dalam mengembangkan aplikasi yang menunjang strategi bisnisnya. Memberikan gambaran portofolio aplikasi mendatang. bagi penulis: Meningkatkan kemampuan penulis dalam melakukan analisis dan penyusunan dokumen portofolio aplikasi. Memberikan pemahaman kepada para pembaca mengenai penyusunan dokumen portofolio aplikasi.

6 Portofolio Aplikasi (Ward, John and Peppard, Joe, 2002) dokumen strategis tingkat tinggi (strategic high level document) yang menggambarkan proses perkembangan & rencana pencapaian visi di masa yang akan datang. Komponen: Aplikasi eksisting (yang ada sekarang) Aplikasi yang dibutuhkan (untuk mencapai tujuan dan strategi bisnis) Aplikasi potensial (memberikan sesuatu yang bernilai masa mendatang)

7 1. Pendahuluan Identifikasi Latar Belakang, Perumusan Masalah, Tujuan dan Manfaat Penelitian Studi literatur Metode 2. Pengumpulan data Rencana bisnis perusahaan Identifikasi SI/TI eksisting 3. Analisa kondisi saat ini Lingkungan internal bisnis eksisting Strategi, lingkungan organisasi Lingkungan internal SI/TI eksisting Lingkungan eksternal bisnis eksisting PEST, tekanan golongan SW SW OT OT Lingkungan eksternal SI/TI eksisting SW OT strategis 4. Analisa kebutuhan mendatang Mapping Balanced Scorecard, Analisa CSF Memetakan antara fungsi bisnis, kebutuhan informasi dan aktivitas untuk memperoleh aplikasi potensial 5. Menentukan portofolio aplikasi mendaatang Memetakan aplikasi tersaran ke Matrix Portofolio Aplikasi McFarlan Memetakan pada Peta Sistem Aplikasi 6. Penutup Kesimpulan, Saran Pendokumentasian dan penyusunan buku Tugas Akhir

8 Analisa Kondisi Saat Ini Internal dan Ekstenal Bisnis serta SI/TI SW OT

9 Input S W O T Faktor internal Faktor Internal Strength Weakness Strategi Bisnis - Telah memiliki visi, misi dan strategi bisnis Lingkungan organisasional Lingkungan internal SI/TI - Memiliki struktur organisasi yang jelas - Mampu melakukan pembuatan kebijakan sendiri - Memiliki koordinasi antar unit kerja yang baik - Mampu melakukan pengurusan outlet dan karyawan sendiri - Memiliki brand image yang baik - Memiliki aplikasi yang berguna untuk mengontrol stok bahan baku untuk franchise. - Memiliki website - Masih ada beberapa bagian unit kerja yang belum jelas. Sehingga seorang manajer memiliki lebih dari 1 proses kerja. - SDM yang belum terlalu mengerti penggunaan IT - Inputan daftar kehadiran karyawan masih manual - Sistem akuntansi belum terintegrasi dengan kebutuhan lainnya, seperti penggajian - Aplikasi PT. Rise Food dalam portofolio McFarlan masih tergolong aplikasi key operational dan belum terintegrasi, sehingga kurang menunjang kegiatan strategis perusahaan

10 Input SWOT: Faktor eksternal (PEST) Faktor Eksternal Politik Ekonomi Opportunity - Dukungan pemerintah berupa kemudahan melalui Kredit Usaha Rakyat sehingga kesempatan UKM berkembang cukup besar. - Keadaan ekonomi dan kesejahteraan masyarakat meningkat sehingga kemampuan daya beli masyarakat terhadap produk snack besar. Threat - Kemampuan kompetitor dalam mengembangkan bisnisnya dapat meningkat. - Pertumbuhan ekonomi yang baik memacu timbulnya banyak pesaing dalam bisnis kuliner snack. Sosial Teknologi - Gaya hidup masyarakat yang memiliki kehidupan sosial yang baik, sehingga terjadi penghematan dalam promosi produk. - Terdapat vendor penyedia aplikasi untuk mendukung bisnis UKM baik offline maupun online dengan harga yang terjangkau. - Konsumen dapat jenuh terhadap produk, maka perlu adanya inovasi produk. - Kemauan dan kemampuan perusahaan dalam menerapkan IT. - Penguasaan SDM dalam menggunakan IT.

11 Faktor Eksternal Pesaing Pelanggan Input SWOT: Faktor eksternal (Tekanan Golongan) Opportunity - Jumlah outlet PT. Rise Food di Surabaya memiliki jumlah yang paling banyak dengan kompetitor usaha sejenis. - Telah memiliki visi, misi dan strategi perusahaan dalam mengembangk an bisnisnya. - Banyak pelanggan baru dari imbas perekonomian yang membaik Threat - belum memiliki jejaring sosial yang merupakan IT yang banyak digunakan masyarakat. - Rentan harga yang diberikan termasuk sedang atau diantara kompetitor lainnya. - Jumlah varian menu tidak terlalu banyak, sehingga konsumen kemungkinan dapat merasa bosan jika tidak ada inovasi produk. - Pelanggan memiliki kekuatan untuk menekan harga, memiliki banyak pilihan untuk memilih produsen serta pelanggan lebih memilih produsen yang menyediakan fasilitas dan pelayanan yang terbaik Pemerintah Masyarakat Umum Karyawan Analisis Eksternal SI/TI (Tren IT) - Dukungan pemerintah dalam kegiatan UKM karena telah membantu meningkatkan perekonomian. - Banyak tersedia SDM - Ada standar dalam prosedur kerja karyawan - Terdapat banyak aplikasi dan layanan yang gratis yang bisa didapatkan dari internet - UKM harus turut membayar pajak retribusi dll sebagai pemasukan daerah - Tuntutan karyawan atas kompensasi yang akan diterima - Website dan jejaring sosial dapat mendukung kinerja perusahaan seperti mengelola hubungan dengan pelanggan dan e- commerce.

12 Matrix SWOT

13 Analisa Kebutuhan Mendatang Pemetaan Balanced Scorecard Analisis Critical Success Factor

14 Pemetaan Balanced Scorecard Keuangan Peningkatan pendapatan. Pelanggan Peningkatan loyalitas pelanggan. Peningkatan kerjasama franchise Internal bisnis Pengembangan fungsi bisnis dengan SDM di perusahaan. Perencanaan pemasaran yang tepat. Penyediaan dan pengembangan SI/ TI yang mendukung bisnis. Pembelajaran dan pertumbuhan Peningkatan produktivitas karyawan. Pengembangan diferensiasi dan inovasi produk. Penyediaan produk yang berkualitas Gambar Peta strategi PT. Rise Food Surabaya

15 Critical Success Factor: perspektif keuangan Peningkatan pendapatan. Strategis - Data pejualan - Data keuangan Informasi Inisiatif Strategis Meningkatkan pemasukan KPI Prosentase penambahan pemasukan - Daftar promosi - Daftar produk tambahan Informasi Informasi CSF: Program kerja CSF: Aktivitas 1. Promosi produk 2. Produk tambahan 3. Pencatatan pendapatan KPI KPI 1. Jumlah promosi produk yang dijual 2. Jumlah penjualan produk tambahan produk yang dijual 3. Prosentase kesalahan pencatatan - Daftar promosi produk. - Daftar produk tambahan. - Data keuangan - Data pemasukan - Membuat konsep promosi produk (1) - Menyebarkan informasi promosi produk melalui media dan outlet (1) - Memilih produk tambahan yang diminati masyarakat. (2) - Membuat informasi produk tambahan (2) - Mendata kategori pemasukan. (3) - Mencatat jumlah uang yang masuk. (3) - Menghitung uang yang diterima. (3) - Memvalidasi data pemasukan dengan jumlah uang yang diterima (3) - Membuat pelaporan pemasukan. (3) - Jumlah media informasi yang dipilih (1) - Jumlah penanya informasi franchise (2) - Prosentase kesalahan pencatatan pemasukan (3) Gambar Analisa CSF perspektif keuangan pada strategi peningkatan pendapatan.

16 Critical Success Factor: perspektif pelanggan Peningkatan kerjasama franchise. Strategis - Data outlet - Data stok franchise - Data syarat dan ketentuan franchise - Contact person Bagian marketing Informasi Informasi Inisiatif Strategis CSF: Program kerja - Meningkatkan jumlah partner franchise. - Meningkatkan penjualan produk pada partner franchise. - Pengenalan franchise (1) - Monitor franchise (2) KPI KPI - Jumlah outlet baru yang dibuka. - Prosentase sisa stok bahan baku yang ada di partner franchise - Tingkat keefektifan syarat dan ketentuan franchise (1) - Jumlah sisa stok partner franchise (2) Informasi CSF: Aktivitas KPI - Data design informasi franchise - Data media massa - Data penanya informasi franchise - Data stok bahan baku franchise - Membuat design informasi franchise (1) - Memilih media penyebaran informasi franchise (1) - Menyebarkan informasi franchise (1) - Mengelola pendaftaran franchise baru. (1) - Melakukan pendataan dan approval syarat dan ketentuan menjadi partner franchise. (1) - Melakukan survey tempat outlet franchise. (1) - Mempersiapkan pembukaan outlet franchise - Mendata stok franchise secara berkala. (2) - Melakukan komunikasi teratur untuk mengontrol stok bahan baku di franchise. (2) - Jumlah design informasi franchise (1) - Jumlah media informasi yang dipilih (1) - Jumlah penanya informasi franchise (1) - Prosentase kesalahan dalam monitoring (2) Gambar Analisa CSF perspektif pelanggan pada strategi (1) peningkatan kerjasama franchise.

17 Gambar Tahapan proses cascading (Sumber: Luis, 2007) Divisi/bagian: Produksi Operasional outlet Marketing Keuangan & SDM Cascade Balanced Scorecard

18 Cascade BSC pada Bagian Marketing Keuangan Peningkatan pendapatan. Pelanggan Peningkatan loyalitas pelanggan. Peningkatan kerjasama franchise internal bisnis Penyediaan dan pengembangan SI/ TI yang mendukung bisnis. Perencanaan pemasaran yang tepat. Pembelajaran dan pertumbuhan Peningkatan media pemasaran Penyiapan tim pemasaran yang kompenten Sasaran strategis yang diturunkan langsung dari peta strategis organisasi Sasaran strategis yang terkait tugas pokok unit kerja

19 Critical Success Factor: Bagian Marketing Peningkatan media pemasaran. Strategis - Data pemasaran - Data periklanan Informasi Inisiatif Strategis KPI Prosentase peningkatan pemasukan. Menambah media pemasaran. - Data media cetak - Data periklanan media cetak Informasi CSF: Program kerja - Iklan media cetak (1) - Informasi jejaring sosial. (2) KPI - Jumlah media cetak yang mengiklankan produk (1) - Data akun jejaring sosial (2) Informasi CSF: Aktivitas KPI - Data media cetak - Data produk - Data outlet - Data promosi produk - Mencari dan memilih media cetak representatif (1) - Mendesign dan mengiklankan. (1) - Mengevaluasi hasil iklan. (1) - Memilih dan membuat akun jejaring sosial yang diminati masyarakat. (2) - Mengupdate informasi tentang perusahaan dan produk ke jejaring sosial. (2) - Merespon aktifitas di jejaring sosial. (2) - Prosentase peningkatan pemasukan. (1) - Jumlah interaksi di jejaring sosial. (2) - Prosentase aktifitas yang telah di respon. (2) Analisa CSF yang sesuai dengan tugas pokok fungsi Bagian Marketing perspektif pembelajaran dan pertumbuhan pada strategi Peningkatan media pemasaran.

20 Identifikasi Aplikasi Potensial pemetaan antara aktivitas, kebutuhan informasi & pengguna

21 Menentukan Portofolio Aplikasi Portofolio Aplikasi McFarlan Peta Sistem Aplikasi

22 Portofolio McFarlan (1/2) (Ward, John and Peppard, Joe, 2002) matrix aplikasi Mc Farlan, mempertimbangka n kontribusi IS/IT pada bisnis sekarang dan kedepan.

23 Portofolio Aplikasi McFarlan (2/2) Pertanyaan untuk membantu Menentukan Kuadran Aplikasi Sumber : Ghozali, 2010) Jawaban

24 representasi konsep ideal dari aplikasi yang dapat digunakan sebagai arahan yang mendukung struktur bisnis. Berguna: Identifikasi hubungan antara proses bisnis & dukungan SI yang ada. memetakan aplikasi & interaksinya. prioritas implementasi aplikasi. Peta Sistem Aplikasi (1/2)

25 Pertanyaan untuk membantu Mengelompokkan ke Peta Sistem Aplikasi (Sumber : Ghozali, 2010) Peta Sistem Aplikasi (2/2)

26 Penutup Simpulan Isu strategis PT. Rise Food Surabaya: Kuadran SO fokus dalam pengembangan bisnis. WO, fokus dalam pelaksanaan operasional. ST untuk daya saing. WT untuk kualitas produk. Aplikasi potensial di PT. Rise Food Surabaya jumlah total 14 aplikasi, 2 aplikasi strategic, 3 aplikasi high potential, 4 aplikasi key operational dan 5 aplikasi support. Dalam peta sistem aplikasi: 5 aplikasi penunjang operasional, 2 aplikasi transaksi, 3 aplikasi pengawasan dan kontrol, 2 aplikasi perencanaan dan analisis, dan 2 aplikasi strategis. Saran Aplikasi-aplikasi yang dihasilkan tersebut masih tergolong aplikasi umum. Beberapa aplikasi dapat diturunkan ke aplikasi yang lebih spesifik agar tepat guna.

27 DAFTAR PUSTAKA Dewanto, Andi Kusuma, Tesis: Perencanaan Strategis SI/TI Di Afvoe Design. ITS Surabaya. Fathul Wahid, L. I., Adopsi Teknologi Informasi oleh Usaha Kecil dan Menengah di Indonesia. Seminar Nasional Aplikasi Teknologi Informasi 2007, (hal. 1-5). Yogyakarta. Keputusan Presiden Republik Indonesia No. 99 Tahun Tentang Bidang/Jenis Usaha Yang Dicadangkan Untuk Usaha Kecil Dan Bidang/Jenis Usaha Yang Terbuka Untuk Usaha Menengah Ayau Usaha Besar Dengan Syarat Kemitraan. Luis, Suwardi, B.Psy., MBA dan Biromo, Prima, A., Dr., Ir., 2007, Step by Step in Cascading Balanced Scorecard to Functional Scorecards, Cetak Pertama, PT. Gramedia Pustaka Utama, Jakarta. Oswari Teddy, Susy Suhendra, Ati Harmoni, Model Perilaku Penerimaan Teknologi Informasi: Pengaruh Variabel Prediktor, Moderating Effect, Dampak Penggunaan Teknologi Informasi Terhadap Produktivitas dan Kinerja Usaha Kecil. Seminar Ilmiah Nasional Komputasi dan Sistem Intelijen (KOMMIT 2008), Universitas Gunadarma, Depok. Ray, Ramon, Top Ten Technology Trends for Small Businesses <URL: Rencana Strategis Kementerian Koperasi Dan Usaha Kecil Dan Menengah Republik Indonesia Tahun Siregar, A. Ridwan, Penggunaan Sistem dan Teknologi Informasi Untuk Usaha Kecil dan Menengah. USU e- Repository 2008 Undang-Undang Nomor 20 Tahun Tentang Usaha Mikro, Kecil dan Menengah (UMKM) Ward, John. and Joe Peppard, Strategic Planning for Information System 3nd ed. England: John Wiley & Sons. Website Gudang Materi, Pengertian dan Jenis Portofolio. <URL: Website Kementrian Koperasi dan Usaha Kecil dan Menengah Republik Indonesia <URL: Website Chubby Snacks <URL: Afandy, Arif, Khakim Ghozali, Feby Artwodini Muqtadiro. Perencanaan Portofolio Aplikasi PT. XYZ Unit Otonom ABC. Sumber: digilib.its.ac.id/public/its-undergraduate paperpdf.pdf Ghozali, Khakim, Thesis: Pembuatan Portofolio Aplikasi di Dinas XYZ. ITS Surabaya.