Arsip Nasional Republik Indonesia

Transkripsi

1 Arsip Nasional Republik Indonesia LEMBAR PERSETUJUAN Substansi Prosedur Tetap tentang Pengamanan di Lingkungan Arsip Nasional Republik Indonesia telah saya setujui. Disetujui di Jakarta pada tanggal November 2011 SEKRETARIS UTAMA, GINA MASUDAH HUSNI

2 Arsip Nasional Republik Indonesia PROSEDUR TETAP NOMOR 24 TAHUN 2011 TENTANG PENGAMANAN DI LINGKUNGAN ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA BAB I PENDAHULUAN A. Umum Lingkungan kerja yang aman, tenang, dan nyaman merupakan kondisi ideal yang diharapkan semua pegawai. Tanpa kondisi lingkungan kerja yang ideal karyawan tidak dapat bekerja secara maksimal yang pada akhirnya dapat mengganggu kelancaran pelaksanaan tugas dan fungsi organisasi. Kondisi lingkungan kerja ideal sesuai dengan yang diharapkan, dapat terwujud atas peran serta seluruh pegawai yang ada di unit kerja yang bersangkutan. Untuk mewujudkan kondisi ideal tersebut, setidaknya ada dua unsur yang harus dipenuhi, yaitu tenaga pengamanan yang memadai dan prosedur tetap tentang pengamanan lingkungan. Tenaga pengamanan yang memadai untuk Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) sudah tersedia dengan adanya kerjasama ANRI dengan pihak luar. Agar tenaga pengamanan dapat mewujudkan kondisi keamanan ideal sesuai dengan yang diharapkan, perlu disusun suatu petunjuk teknis tentang langkah-langkah dalam melakukan kegiatan pengamanan dalam bentuk Prosedur Tetap tentang Pengamanan di Lingkungan ANRI. B. Maksud dan Tujuan Penyusunan Prosedur Tetap tentang Pengamanan di Lingkungan ANRI ini dimaksudkan untuk memberikan panduan agar terdapat kesamaan pemahaman dan langkah dalam pelaksanaan kegiatan pengamanan di lingkungan ANRI. Tujuan Prosedur Tetap tentang Pengamanan di Lingkungan ANRI adalah sebagai pedoman pelaksanaan kegiatan pengamanan internal bagi Bagian Arsip khususnya Subbagian Pengamanan sehingga tercipta suasana kerja yang aman dan kondusif.

3 - 2 - C. Ruang Lingkup Prosedur Tetap Pengamanan di Lingkungan ANRI ini berlaku dan digunakan oleh Subbagian Pengamanan. Prosedur Tetap tentang Pengamanan di Lingkungan ANRI ini meliputi kegiatan yaitu Pengendalian Tamu/Pengunjung; Pengamanan Lingkungan, Aset, Rumah Dinas, dan Arsip; Pengolahan Kamera CCTV; dan Pengaturan Parkir Kendaraan. D. Dasar 1. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 152, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5071); 2. Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor PER/21/M.PAN/11/2008 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operating Prosedur (SOP) Administrasi Pemerintah; 3. Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 22 Tahun 2008 tentang Pedoman Umum Tata Naskah Dinas; 4. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 03 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Arsip Nasional Republik Indonesia sebagaimana telah dua kali diubah terakhir dengan Peraturan Kepala Arsip Nasional Nomor 05 Tahun 2010; 5. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 06 Tahun 2009 tentang Petunjuk Pelaksanaan Penyusunan Prosedur Tetap di Lingkungan Arsip Nasional Republik Indonesia. E. Pengertian Dalam Prosedur Tetap ini yang dimaksud dengan: 1. Lingkungan kerja adalah lingkungan di sekitar tempat karyawan bekerja. 2. Petugas pengamanan (satpam) adalah petugas yang membuat suasana menjadi aman sesuai yang diharapkan. 3. ID card adalah kartu identitas diri. 4. Kartu tamu adalah kartu identitas sebagai tamu.

4 - 3 - BAB II PROSEDUR PENGAMANAN DI LINGKUNGAN ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA Prosedur pengamanan di lingkungan ANRI dapat diklasifikasikan menjadi pengendalian tamu/pengunjung; pengamanan lingkungan, aset, rumah dinas, dan arsip; pengolahan rekaman CCTV; dan pengaturan parkir kendaraan. A. Pengendalian Tamu/Pengunjung Prosedur pengendalian tamu/pengunjung di lingkungan ANRI dilaksanakan dengan tahapan sebagai berikut: 1. Pencatatan tamu Petugas resepsionis/satpam mencatat setiap tamu/pengunjung yang berkunjung ke ANRI pada buku tamu. 2. Pengecekan ID card Petugas resepsionis/satpam melakukan pengecekan ID card tamu tersebut yaitu dengan meminta ID cardnya dan menukarnya dengan kartu tamu. 3. Petugas resepsionis/satpam menghubungi unit kerja/pegawai yang menjadi tujuan kedatangan tamu dan mengarahkan tamu ke tujuan. 4. Petugas resepsionis/satpam mencermati setiap tamu yang datang dan melaporkan ke Kasubbag Pengamanan bila ada hal yang mencurigakan dalam waktu paling lambat 1x24 jam. 5. Pengembalian ID card Petugas resepsionis/satpam meminta kartu tamu dan mengembalikan ID Card setelah tamu selesai berkunjung. 6. Petugas resepsionis/satpam membuat laporan bulanan dan menyampaikan kepada Kasubbag Pengamanan. 7. Kasubbag Pengamanan menerima laporan kemudian menyampaikan kepada Kabag Arsip. B. Pengamanan Lingkungan, Aset, Rumah Dinas, dan Arsip Prosedur pengamanan lingkungan, aset, rumah dinas, dan arsip di lingkungan ANRI dilaksanakan dengan tahapan sebagai berikut: 1. Satpam melaksanakan pengontrolan lingkungan setiap 30 menit, untuk rumah dinas, aset, dan arsip setiap hari. 2. Satpam menyusun laporan pelaksanaan pengamanan lingkungan, aset, rumah dinas, dan arsip setiap seminggu sekali kemudian menyampaikan kepada Kasubbag Pengamanan

5 - 4 - untuk dilanjutkan kepada Kabag Arsip. Apabila ada peristiwa yang perlu ditindaklanjuti sesegera mungkin lapor kepada Kasubbag Pengamanan dalam waktu 1x24 jam. 3. Kasubbag Pengamanan dan atau Kabag Arsip menerima laporan, dan sesegara mungkin melakukan tindak lanjut apabila ada hal-hal yang perlu diselesaikan. C. Pengolahan Rekaman Kamera CCTV Prosedur pengolahan rekaman kamera CCTV di lingkungan ANRI dilaksanakan dengan tahapan sebagai berikut : 1. Satpam mencermati layar CCTV yang merekam tempat-tempat strategis dilingkungan ANRI secara terus menerus. 2. Satpam mengisi formulir yang telah disiapkan mengenai kejadian-kejadian yang terekam dalam CCTV setiap hari. 3. Satpam membuat laporan seminggu sekali atau sesegera mungkin paling lambat dalam waktu 1x24 jam apabila ada hal-hal yang layak ditindaklajuti secepatnya. 4. Satpam menyampaikan laporan pengolahan rekaman CCTV kepada Kasubbag Pengamanan untuk dicermati dan dilanjutkan kepada Kabag Arsip. 5. Kasubbag Pengamanan menerima dan mencermati laporan kemudian menyampaikan kepada Kabag Arsip untuk tindak lanjut. 6. Kabag Arsip menerima laporan dan melanjutkan kepada Karo Umum apabila ada ada hal-hal yang perlu ditindaklanjuti. D. Pengaturan Parkir Kendaraan Prosedur pengaturan parkir kendaraan di lingkungan Arsip Nasional Republik Indonesia dilaksanakan dengan tahapan sebagai berikut: 1. Satpam mengarahkan setiap pegawai/tamu yang membawa keandaraan untuk parkir di tempat yang telah ditentukan: a. Mobil pejabat eselon I dan II di halaman tengah atau depan gedung C. b. Mobil tamu pengunjung/tamu di halaman depan gedung A menghadap ke Barat. c. Mobil pegawai ANRI lainnya di halaman depan dan samping gedung A dan B. d. Motor pengunjung/tamu di depan pos satpam depan. e. Motor pegawai di samping kanan gedung G. 2. Satpam melaksanakan kontrol keliling setiap 10 menit sekali. 3. Satpam membuat laporan setiap minggu dan disampaikan ke Kasubbag Pengamanan untuk dilanjutkan ke Kabag Arsip. 4. Kasubbag Pengamanan mencermati laporan dan menyampaikan kepada Kabag Arsip. 5. Kabag Arsip menerima, mencermati dan menindaklanjuti laporan yang disampaikan.

6 - 5 - BAB III PENUTUP Prosedur Tetap tentang Pengamanan di Lingkungan Arsip Nasional Republik Indonesia ini dapat menjadi acuan bagi Subbagian Pengamanan dalam melakukan kegiatan pengamanan di lingkungan ANRI sehingga pada akhirnya semua unit kerja dapat memiliki pedoman dalam melaksanakan tugas dan fungsinya yang pada gilirannya akan berdampak pada efisiensi dan efektifitas pelaksanaan penyelenggaraan pemerintahan khususnya di ANRI dalam kerangka reformasi birokrasi nasional. Prosedur Tetap tentang Pengamanan di Lingkungan Arsip Nasional Republik Indonesia ini mulai berlaku pada tanggal ditetapkan. Apabila dikemudian hari terdapat kekeliruan akan dilakukan perbaikan sebagaimana mestinya. Ditetapkan di Jakarta pada tanggal November 2011 KEPALA BIRO UMUM, SYAIFUDDIN

7 Arsip Nasional Republik Indonesia LAMPIRAN PROSEDUR TETAP NOMOR 24 TAHUN 2011 TENTANG PENGAMANAN DI LINGKUNGAN ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

8 - 1 - DAFTAR LAMPIRAN PROSEDUR TETAP TENTANG PENGAMANAN DI LINGKUNGAN ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA LAMPIRAN 1 DIAGRAM ALIR PENGENDALIAN TAMU/PENGUNJUNG LAMPIRAN 2 DIAGRAM ALIR PENGAMANAN LINGKUNGAN, ASET, RUMAH DINAS, DAN ARSIP LAMPIRAN 3 DIAGRAM ALIR PENGELOLAAN REKAMAN KAMERA CCTV LAMPIRAN 4 DIAGRAM ALIR PENGATURAN PARKIR KENDARAAN

9 - 2 - Lampiran 1 Prosedur Tetap Nomor : 24 Tahun 2011 Tanggal : November 2011 DIAGRAM ALIR PENGENDALIAN TAMU/PENGUNJUNG Unit Penyelesaian No Tahap Kegiatan Petugas Resepsionis/ Satpam Kasubbag Pengamanan Unit Kerja Terkait 1 Melaksanakan pencatatan tamu 2 Meminta ID Card dan memberikan kartu tamu 3 Menghubungi unit kerja/pegawai yang menjadi tujuan kedatangan tamu kemudian mengarahkan tamu ke tujuan 4 Mencermati setiap tamu yang datang dan melaporkan bila ada hal yang mencurigakan dalam waktu paling lambat 1x24 jam 5 Meminta kembali kartu tamu dan mengembalikan ID Card 7 Membuat dan menyampaikan laporan setiap bulan sekali 8 Menerima laporan dan meneliti laporan-laporan yang masuk untuk ditindak lanjuti Norma waktu: 1 hari kerja (minus tahap pelaporan)

10 - 3 - Lampiran 2 Prosedur Tetap Nomor : 24 Tahun 2011 Tanggal : November 2011 DIAGRAM ALIR PENGAMANAN LINGKUNGAN, RUMAH DINAS, ASET, DAN ARSIP Unit Penyelesaian No Tahap Kegiatan Satpam Kasubbag Pengamanan Kabag Arsip 1 Melaksanakan pengontrolan setiap 30 menit 2 Menyusun dan menyampaikan laporan pelaksanaan pengamanan lingkungan, asset, rumah dinas dan arsip setiap seminggu sekali. Apabila ada peristiwa yang perlu segera ditindaklanjuti segera lapor dalam waktu paling lambat 1x24 jam 3 Menerima laporan dan meneliti laporan-laporan yang masuk untuk ditindak lanjuti Norma waktu: 1-7 hari kerja

11 - 4 - Lampiran 3 Prosedur Tetap Nomor : 24 Tahun 2011 Tanggal : November 2011 DIAGRAM ALIR PENGOLAHAN REKAMAN KAMERA CCTV Unit Penyelesaian No Tahap Kegiatan Satpam Kasubbag Pengamanan Kabag Arsip 1 Mencermati layar CCTV yang merekam tempattempat strategis dilingkungan ANRI secara terus menerus 2 Mengisi formulir yang telah disiapkan mengenai kejadian-kejadian yang terekam dalam CCTV setiap hari 3 Membuat laporan seminggu sekali atau sesegera mungkin paling lambat dalam waktu 1x24 jam apabila ada hal-hal yang layak ditindaklajuti secepatnya 4 Menyampaikan laporan pengolahan rekaman CCTV Pengamanan untuk dicermati 5 Menerima dan mencermati laporan kemudian menyampaikan untuk tindak lanjut 6 Menerima laporan dan melanjutkan kepada Karo Umum apabila ada ada hal-hal yang perlu ditindaklanjuti Norma waktu: 1-7 hari kerja

12 - 5 - Lampiran 4 Prosedur Tetap Nomor : 24 Tahun 2011 Tanggal : November 2011 DIAGRAM ALIR PENGATURAN PARKIR KENDARAAN Unit Penyelesaian No Tahap Kegiatan Satpam Kasubbag Pengamanan Kabag Arsip 1 Mengarahkan setiap pegawai/tamu yang membawa keandaraan untuk parkir di tempat yang telah ditentukan: a. Mobil pejabat eselon I dan II di halaman tengah atau depan gedung C b. Mobil tamu pengunjung/tamu di halaman depan gedung A menghadap ke Barat c. Mobil pegawai ANRI lainnya di halaman depan dan samping gedung A dan B d. Motor pengunjung/tamu di depan pos satpam depan e. Motor pegawai di samping kanan gedung G 2 Melaksanakan kontrol keliling setiap 10 menit sekali 3 Membuat laporan setiap minggu dan disampaikan ke Kasubag Pengamanan untuk dilanjutkan ke Kabag Arsip. 4 Mencermati laporan dan menyampaikan laporan apabila ada sesuatu yang layak ditindaklanjuti 5 Menerima, mencermati, dan menindaklanjuti laporan yang disampaikan Norrma waktu : 1-7 hari kerja KEPALA BIRO UMUM, SYAIFUDDIN