Arsip Nasional Republik Indonesia

Transkripsi

1 Arsip Nasional Republik Indonesia LEMBAR PERSETUJUAN saya setujui. Substansi Prosedur Tetap tentang Evaluasi Kelembagaan di Lingkungan ANRI telah Disetujui di Jakarta pada tanggal Juni 2010 Plt. SEKRETARIS UTAMA, GINA MASUDAH HUSNI

2 Arsip Nasional Republik Indonesia PROSEDUR TETAP NOMOR 58 TAHUN 2010 TENTANG EVALUASI KELEMBAGAAN DI LINGKUNGAN ANRI BAB I PENDAHULUAN A. Umum Berdasarkan Instruksi Presiden Nomor 13 Tahun 1998 tentang Pengusulan, Penetapan, dan Evaluasi Kelembagaan Pemerintahan, telah diamanatkan agar setiap organisasi pemerintahan melakukan evaluasi secara terus menerus terhadap organisasi dan tata kerja di lingkungannya masing-masing. Menurut Stufflebeam dkk (1971) evaluasi merupakan proses menggambarkan, memperoleh, dan menyajikan informasi yang berguna untuk merumuskan suatu alternatif keputusan. Evaluasi kelembagaan yang dilaksanakan di lingkungan Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) merupakan salah satu cara untuk mendapatkan masukan dan informasi dari para pegawai terhadap kondisi kelembagaan/organisasi ANRI. Informasi ini diperlukan untuk dijadikan sebagai pedoman atau dasar dalam penyempurnaan struktur organisasi yang right sizing (tepat fungsi dan tepat ukuran), seperti yang dipersyaratkan dalam Reformasi Birokrasi Bidang Kelembagaan. Agar evaluasi kelembagaan dapat dilaksanakan secara optimal, maka diperlukan pedoman atau prosedur tetap yang dapat dijadikan acuan dalam melaksanakan evaluasi. Evaluasi kelembagaan penting dilakukan untuk mengetahui tingkat efektivitas dan efisiensi organisasi yang sedang berlangsung dan melakukan penyesuaian organisasi, sehingga diperoleh organisasi yang memiliki efektivitas dan efisiensi yang tinggi. Prosedur tetap ini akan digunakan sebagai panduan dalam melaksanakan evaluasi kelembagaan di lingkungan ANRI. B. Maksud dan Tujuan Maksud penyusunan Prosedur Tetap tentang Evaluasi Kelembagaan di Lingkungan ANRI adalah sebagai dasar atau pedoman dalam melaksanakan Evaluasi Kelembagaan di Lingkungan ANRI. Sedangkan tujuannya adalah agar kegiatan evaluasi kelembagaan dapat berjalan sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan, sehingga terdapat kesamaan pemahaman dan langkah dalam pelaksanaan kegiatan.

3 - 2 - C. Ruang Lingkup Ruang lingkup Prosedur Tetap tentang Evaluasi Kelembagaan di Lingkungan ANRI meliputi Persiapan Evaluasi Kelembagaan, Pengolahan Data Evaluasi Kelembagaan, dan Penyusunan Laporan Evaluasi Kelembagaan. D. Dasar 1. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 152, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5071); 2. Keputusan Presiden Nomor 44 Tahun 1974 tentang Pokok-pokok Organisasi Departemen; 3. Keputusan Presiden Nomor 103 Tahun 2001 tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi, Kewenangan, Susunan Organisasi dan Tata Kerja Lembaga Pemerintah Non Departemen sebagaimana telah enam kali diubah terakhir dengan Peraturan Presiden Nomor 64 Tahun 2005; 4. Instruksi Presiden Nomor 13 Tahun 1998 tentang Prosedur Pengusulan, Penetapan dan Evaluasi Kelembagaan Pemerintahan; 5. Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 22 Tahun 2008 tentang Pedoman Umum Tata Naskah Dinas; 6. Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor PER/08/M.PAN/5/2007 tentang Pedoman Evaluasi Kelembagaan Pemerintah; 7. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 03 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Arsip Nasional Republik Indonesia sebagaimana telah dua kali diubah terakhir dengan Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 05 Tahun 2010; 8. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 06 Tahun 2009 tentang Petunjuk Pelaksanaan Penyusunan Prosedur Tetap di Lingkungan ANRI. E. Pengertian Dalam Prosedur Tetap ini yang dimaksud dengan: 1. Kelembagaan adalah struktur organisasi dan tata kerja yang di dalamnya terdapat aturanaturan hukum yang mengikat. 2. Sampel adalah bagian kecil yang mewakili kelompok organisasi. 3. Responden adalah orang yang menjawab pertanyaan yang digunakan sebagai sampel. 4. Instrumen adalah sarana yang digunakan untuk melakukan evaluasi kelembagaan berupa kuesioner.

4 Rekomendasi adalah hasil laporan yang berisi masukan konkrit yang bertujuan untuk memperbaiki kelemahan-kelemahan yang dimiliki pada tiap-tiap dimensi. 6. Dimensi kompleksitas adalah banyaknya tingkat diferensiasi yang dilakukan dalam pembagian kerja (division of labor) karena beragamnya tugas dan fungsi yang dijalankan. 7. Dimensi formalisasi adalah penataan terhadap unit-unit kerja yang pada umumnya ditunjukkan melalui berbagai bentuk standarisasi dan prosedurisasi. 8. Dimensi sentralisasi adalah tingkat kewenangan (authority) dalam pengambilan keputusan organisasional yang berada pada manajemen senior.

5 - 4 - BAB II PROSEDUR EVALUASI KELEMBAGAAN A. Persiapan Evaluasi Kelembagaan 1. Kabag Ortala memerintahkan untuk menyusun Kepka tentang Tim Evaluasi Kelembagaan yang keanggotaannya terdiri atas pejabat struktural, pejabat fungsional, dan staf ANRI maupun instansi lain sesuai dengan fungsinya. 2. Kasubag Organisasi mengarahkan untuk menyiapkan bahan penyusunan Kepka tentang Tim beserta nota dinas. 3. Staf Subag Organisasi menyiapkan dan menyerahkan bahan penyusunan Kepka tentang Tim beserta nota dinas. 4. Kasubag Organisasi menerima bahan, mengoreksi, menyusun konsep Kepka tentang Tim, menandatangani nota dinas, dan menyampaikan Kepka tentang Tim. 5. Kabag Ortala memberikan arahan, koreksi, menyetujui, menandatangani nota dinas, dan menyampaikan konsep Kepka tentang Tim. 6. Karo Hukum dan Kepegawaian menerima dan memproses lebih lanjut Kepka tentang Tim. 7. Kabag Ortala menerima Kepka tentang Tim dan memerintahkan untuk digandakan dan disimpan, selanjutnya memerintahkan untuk menyusun instrumen evaluasi kelembagaan. 8. Kasubag Organisasi memerintahkan untuk menyiapkan bahan dan kuesioner. 9. Staf Subag Organisasi menyiapkan dan menyampaikan bahan dan kuesioner. 10. Kasubag Organisasi menerima, mengoreksi, menyetujui, menandatangani nota dinas, dan menyampaikan konsep kuesioner. 11. Kabag Ortala menerima, mengoreksi, menyetujui, menandatangani nota dinas, dan menyampaikan konsep kuesioner. 12. Karo Hukum dan Kepegawaian menerima konsep kuesioner, memberi arahan, menyetujui, dan memerintahkan untuk dibahas bersama tim. 13. Karo Hukum dan Kepegawaian, Kabag Ortala, Kasubag Organisasi, dan Staf Subag Organisasi membahas kuesioner, menetapkan sampel dan responden bersama dengan tim. 14. Kasubag Organisasi memerintahkan menyusun hasil pembahasan dan membuat dua konsep nota dinas penyampaian kuesioner evaluasi kelembagaan, yaitu yang ditujukan kepada pejabat eselon I dan yang ditujukan kepada pejabat eselon II, III, IV, pejabat fungsional, dan staf. 15. Staf Subag Organisasi menyusun hasil pembahasan dan membuat dua konsep nota dinas penyampaian kuesioner evaluasi kelembagaan.

6 Kasubag Organisasi menerima, mengoreksi, menyetujui, menandatangani penyampaian nota dinas dan menyampaikan kuesioner evaluasi kelembagaan beserta nota dinas. 17. Kabag Ortala menerima, memberikan arahan, koreksi, menyetujui, menandatangani nota dinas, dan menyampaikan kuesioner beserta nota dinas evaluasi kelembagaan. 18. Karo Hukum dan Kepegawaian menerima, memberikan arahan, koreksi, menyetujui, menandatangani nota dinas penyampaian kuesioner evaluasi kelembagaan yang ditujukan kepada pejabat eselon II, III, IV, pejabat fungsional, dan staf, serta menyampaikan nota dinas untuk ditandatangani Sekretaris Utama. 19. Sestama memberikan arahan, koreksi, menyetujui, dan menandatangani nota dinas penyampaian kuesioner evaluasi kelembagaan yang ditujukan kepada pejabat eselon I. 20. Karo Hukum dan Kepegawaian menerima dan menyampaikan kembali kuesioner evaluasi kelembagaan beserta nota dinas penyampaian kuesioner evaluasi kelembagaan yang ditujukan kepada pejabat eselon I yang telah ditandatangani Sestama, dan yang ditujukan kepada pejabat eselon II, III, IV, fungsional, dan staf yang telah ditandatangani Karo Hukum dan Kepegawaian. 21. Kabag Ortala dan Kasubag Organisasi menerima dan memerintahkan untuk mendistribusikan kuesioner evaluasi kelembagaan dan nota dinas penyampaian kuesioner evaluasi kelembagaan. 22. Staf Subag Organisasi mendistribusikan kuesioner kepada responden untuk diisi dengan lengkap. B. Pengolahan Data Evaluasi Kelembagaan Pengolahan data dilaksanakan oleh Bagian Ortala bersama dengan tim, melalui tahapan kegiatan sebagai berikut: 1. Staf Subag Organisasi menerima kembali kuesioner dari responden yang telah diisi dengan lengkap dan melaporkannya untuk dibahas bersama tim. 2. Karo Hukum dan Kepegawaian, Kabag Ortala, Kasubag Organisasi, dan Staf Subag Organisasi memberikan pembobotan bersama dengan tim terhadap kecenderungan jawaban yang dibagi dalam 4 (empat) opsi, yaitu sebagai berikut: Tabel 1. Jawaban STS : Sangat Tidak Setuju = 1 TS : Tidak Setuju = 2 S : Setuju = 3 SS : Sangat Setuju = 4 Skor

7 Karo Hukum dan Kepegawaian, Kabag Ortala, Kasubag Organisasi, dan Staf Subag Organisasi memberikan scoring dan penghitungan nilai bersama dengan tim terhadap kuesioner yang telah diisi oleh responden. Dalam instrumen terdapat 17 (tujuh belas) butir pertanyaan dengan pembagian sebagai berikut: a. Pertanyaan nomor 1 sampai dengan nomor 6 dimaksudkan untuk mengukur dimensi kompleksitas sebesar 50% (lima puluh persen); b. Pertanyaan nomor 7 sampai dengan nomor 12 dimaksudkan untuk mengukur dimensi formalitas sebesar 25% (dua puluh lima persen); c. Pertanyaan nomor 13 sampai dengan nomor 17 dimaksudkan untuk mengukur dimensi sentralitas sebesar 25% (dua puluh lima persen). 4. Karo Hukum dan Kepegawaian, Kabag Ortala, Kasubag Organisasi, dan Staf Subag Organisasi melakukan konversi pembobotan nilai bersama dengan tim yang dilakukan dengan cara sebagai berikut: a. Pertanyaan nomor 1 sampai dengan nomor 6 dengan bobot 50%, maka konversinya adalah: Tabel 2. Pernyataan STS TS S SS Bobot Jawaban Nomor 1 s.d 6 50% dibagi 6 = 8,34 Nilai masing-masing pernyataan 2,085 4,170 6,255 8,340 Jumlah nilai setiap pernyataan b. Pertanyaan nomor 7 sampai dengan nomor 12 dengan bobot 25%, maka konversinya adalah: Tabel 3. Pernyataan STS TS S SS Bobot Jawaban Nomor 7 s.d 12 25% dibagi 6 = 4,17 Nilai masing-masing pernyataan 1,043 2,085 3,128 4,170 Jumlah nilai setiap pernyataan c. Pertanyaan nomor 13 sampai dengan nomor 17 dengan bobot 25%, maka konversinya adalah: Tabel 4. Pernyataan STS TS S SS Bobot Jawaban Nomor 13 s.d 17 25% dibagi 5 = 5 Nilai masing-masing 1,25 2,50 3,75 5,00 pernyataan Jumlah nilai setiap pernyataan

8 Melakukan pengolahan data bersama dengan tim Karo Hukum dan Kepegawaian, Kabag Ortala, Kasubag Organisasi, dan Staf Subag Organisa bersama dengan tim, melakukan pengolahan data dengan cara menghitung, menjumlahkan, dan membagi hasil penghitungan dengan menggunakan aturan yang telah ditetapkan dengan mengacu pada PERMENPAN Nomor PER/08/M.PAN/5/2007 tentang Pedomam Evaluasi Kelembagaan Pemerintah, serta membuat rekapitulasi hasil pengolahan data, sehingga dapat diketahui skor akhir dari penghitungan. 6. Interpretasi hasil penghitungan kedalam kategori bersama dengan tim Untuk menginterpretasikan hasil penghitungan ke dalam kategori, maka total skor secara keseluruhan dibagi sebagai berikut: Tabel 5. Kategori Nilai Interpretasi I 25-49,99 Organisasi Kurang Efektif, sehingga secara struktural membutuhkan perbaikan secara intensif II 50-74,99 Organisasi Cukup Efektif, tetapi secara struktural membutuhkan penyesuaian secara bertahap III Organisasi Sudah Efektif, tetapi secara struktural membutuhkan penyempurnaan up dating dengan lingkungan eksternal C. Penyusunan Laporan Evaluasi Kelembagaan 1. Kasubag Organisasi melaporkan hasil pembahasan bersama dengan tim; 2. Kabag Ortala memerintahkan untuk menyusun konsep laporan hasil evaluasi kelembagaan; 3. Kasubag Organisasi mengarahkan untuk menyusun laporan hasil evaluasi kelembagaan dan membuat nota dinas; 4. Staf Subag Organisasi menyusun, membuat nota dinas dan menyampaikan laporan hasil evaluasi kelembagaan; 5. Kasubag Organisasi menerima, memberikan arahan, koreksi, menyetujui, menandatangani nota dinas, dan menyampaikan laporan hasil evaluasi kelembagaan; 6. Kabag Ortala menerima, memberikan arahan, koreksi, menyetujui, menandatangani nota dinas, dan menyampaikan laporan hasil evaluasi kelembagaan; 7. Karo Hukum dan Kepegawaian menerima, memberikan arahan, koreksi, menyetujui, menandatangani nota dinas, dan menyampaikan laporan hasil evaluasi kelembagaan; 8. Sestama menerima laporan rekomendasi evaluasi kelembagaan melalui Kasubag TU Sestama.

9 - 8 - BAB III PENUTUP Evaluasi kelembagaan di lingkungan ANRI harus dilakukan secara berkesinambungan untuk mewujudkan organisasi yang efektif. Organisasi yang efektif akan menghasilkan kinerja yang optimal. Oleh karena itu diperlukan Prosedur Tetap untuk mengukur efektivitas kinerja kelembagaan. Prosedur Tetap ini digunakan sebagai pedoman dalam pelaksanaan evaluasi kelembagaan di lingkungan ANRI. Prosedur Tetap ini mulai berlaku pada tanggal ditetapkan, dan apabila di kemudian hari terdapat kekeliruan akan dilakukan perbaikan sebagaimana mestinya. Ditetapkan di Jakarta pada tanggal Juni 2010 Plt. KEPALA BIRO HUKUM DAN KEPEGAWAIAN, ZITA ASIH SUPRASTIWI

10 Arsip Nasional Republik Indonesia LAMPIRAN PROSEDUR TETAP NOMOR 58 TAHUN 2010 TENTANG EVALUASI KELEMBAGAAN DI LINGKUNGAN ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

11 - 1 - DAFTAR LAMPIRAN PROSEDUR TETAP TENTANG EVALUASI KELEMBAGAAN DI LINGKUNGAN ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA LAMPIRAN 1 LAMPIRAN 2 LAMPIRAN 3 LAMPIRAN 4 LAMPIRAN 5 DIAGRAM ALIR PERSIAPAN EVALUASI KELEMBAGAAN DIAGRAM ALIR PENGOLAHAN DATA EVALUASI KELEMBAGAAN DIAGRAM ALIR PENYUSUNAN LAPORAN EVALUASI KELEMBAGAAN TABEL KREJCIE CONTOH KUESIONER EVALUASI KELEMBAGAAN

12 - 2 - Lampiran 1 Prosedur Tetap Nomor : Tahun 2010 Tanggal: Juni 2010 No DIAGRAM ALIR PERSIAPAN EVALUASI KELEMBAGAAN Tahap Kegiatan 1 Memerintahkan untuk menyusun Kepka tentang Tim Evaluasi Kelembagaan yang keanggotaannya terdiri atas pejabat struktural, pejabat fungsional, dan staf ANRI maupun instansi lain sesuai dengan fungsinya. 2 Mengarahkan untuk menyiapkan bahan penyusunan Kepka tentang Tim beserta nota dinas. 3 Menyiapkan dan menyerahkan bahan penyusunan Kepka tentang Tim beserta nota dinas. Staf Subag Organisasi Kasubag Organisasi Unit Penyelesaian Kabag Ortala Karo Hukum dan Kepegawaian Sestama 4 Mengoreksi bahan, menyusun konsep Kepka tentang Tim, menandatangani nota dinas, dan menyampaikan Kepka tentang Tim. 5 Memberikan arahan, koreksi, menyetujui, menandatangani nota dinas, dan menyampaikan konsep Kepka tentang Tim. 6 Menerima dan memproses lebih lanjut Kepka tentang Tim. Tidak 7 Menerima Kepka tentang Tim dan memerintahkan untuk digandakan dan disimpan, selanjutnya memerintahkan untuk menyusun instrumen evaluasi kelembagaan. 8 Memerintahkan untuk menyiapkan bahan dan kuesioner. Ya 9 Menyiapkan dan menyampaikan bahan dan kuesioner. 10 Mengoreksi, menyetujui, dan menyampaikan konsep kuesioner. 11 Menerima, mengoreksi, menyetujui, menandatangani nota dinas, dan menyampaikan konsep kuesioner. 12 Menerima konsep kuesioner, memberi arahan, menyetujui, dan memerintahkan untuk dibahas bersama tim.

13 - 3 - No. Tahap Kegiatan 13 Membahas kuesioner, menetapkan sampel dan responden bersama dengan tim: a. Karo Hukum dan Kepegawaian mengarahkan; b. Kabag Ortala mengorganisasikan; c. Kasubag Organisasi melaksanakan; d. Staf menyiapkan bahan. 14 Memerintahkan menyusun hasil pembahasan dan membuat dua konsep nota dinas penyampaian kuesioner evaluasi kelembagaan, yang ditujukan kepada eselon I dan eselon II, III, IV, pejabat fungsional, dan staf. Staf Subag Organisasi Kasubag Organisasi Unit Penyelesaian Kabag Ortala Karo Hukum dan Kepegawaian Sestama 15 Menyusun hasil pembahasan dan membuat dua konsep nota dinas penyampaian kuesioner evaluasi kelembagaan. 16 Menerima, mengoreksi, menyetujui, dan menyampaikan kuesioner evaluasi kelembagaan beserta nota dinas. 17 Menerima, memberikan arahan, koreksi, menyetujui, menandatangani nota dinas, dan menyampaikan kuesioner. 18 Memberikan arahan, koreksi, menyetujui, dan menyampaikan nota dinas untuk ditandatangani Sekretaris Utama. 19 Memberikan arahan, koreksi, menyetujui, dan menandatangani nota dinas penyampaian kuesioner evaluasi kelembagaan yang ditujukan kepada pejabat eselon I. Tidak 20 Menerima dan menyampaikan kembali kuesioner evaluasi kelembagaan beserta nota dinas penyampaian kuesioner evaluasi kelembagaan yang ditujukan kepada pejabat eselon I yang telah ditandatangani Sestama, dan yang ditujukan kepada pejabat eselon II, III, IV, fungsional, dan staf yang telah ditandatangani Karo Hukum dan Kepegawaian. Ya 21 Menerima dan memerintahkan untuk mendistribusikan kuesioner evaluasi kelembagaan dan nota dinas penyampaian kuesioner evaluasi kelembagaan. 22 Mendistribusikan kuesioner kepada responden untuk diisi dengan lengkap. Norma waktu: 16 hari kerja

14 - 4 - Lampiran 2 Prosedur Tetap Nomor : Tahun 2010 Tanggal : Juni 2010 No DIAGRAM ALIR PENGOLAHAN DATA EVALUASI KELEMBAGAAN Tahap Kegiatan 1 Menerima kembali kuesioner dari responden yang telah diisi dengan lengkap dan melaporkannya untuk dibahas bersama tim. Staf Subag Organisasi Kasubag Organisasi Unit Penyelesaian Kabag Ortala Karo Hukum dan Kepegawaian 2 Memberikan pembobotan/skor terhadap kecenderungan jawaban bersama dengan Tim: a. Karo Hukum dan Kepegawaian mengarahkan; b. Kabag Ortala mengorganisasikan; c. Kasubag Organisasi melaksanakan; d. Staf menyiapkan bahan. 3 Memberikan scoring dan penghitungan nilai terhadap kuesioner yang telah diisi bersama dengan Tim: a. Karo Hukum dan Kepegawaian mengarahkan; b. Kabag Ortala mengorganisasikan; c. Kasubag Organisasi melaksanakan; d. Staf menyiapkan bahan. 4 Melakukan konversi pembobotan nilai untuk setiap pernyataan bersama dengan Tim: a. Karo Hukum dan Kepegawaian mengarahkan; b. Kabag Ortala mengorganisasikan; c. Kasubag Organisasi melaksanakan ; d. Staf menyiapkan bahan. 5 Melakukan pengolahan data bersama dengan Tim: a. Karo Hukum dan Kepegawaian mengarahkan; b. Kabag Ortala mengorganisasikan; c. Kasubag Organisasi melaksanakan; d. Staf menyiapkan bahan. 5 Meginterpretasikan hasil pengolahan data ke dalam kategori bersama dengan Tim: a. Karo Hukum dan Kepegawaian mengarahkan; b. Kabag Ortala mengorganisasikan; c. Kasubag Organisasi melaksanakan; d. Staf menyiapkan bahan. Norma waktu: 10 hari kerja

15 - 5 - Lampiran 3 Prosedur Tetap Nomor : Tahun 2010 Tanggal : Juni 2010 DIAGRAM ALIR PENYUSUNAN LAPORAN EVALUASI KELEMBAGAAN No Tahap Kegiatan 1 Melaporkan hasil pembahasan bersama dengan tim. Staf Subag Organisasi Kasubag Organisasi Unit Penyelesaian Kabag Ortala Karo Hukum dan Kepegawaian Sestama 2 Memerintahkan untuk menyusun konsep laporan hasil evaluasi kelembagaan. 3 Mengarahkan untuk menyusun laporan hasil evaluasi kelembagaan dan membuat nota dinas. 4 Menyiapkan bahan penyusunan laporan, membuat nota dinas dan menyampaikan laporan hasil evaluasi kelembagaan. 5 Menyusun laporan hasil evaluasi kelembagaan, menandatangani nota dinas, dan menyampaikannya. 6 Memberikan arahan, koreksi, menyetujui, menandatangani nota dinas, dan menyampaikan laporan hasil evaluasi kelembagaan. 7 Menerima, memberikan arahan, koreksi, menyetujui, menandatangani nota dinas, dan menyampaikan laporan hasil evaluasi kelembagaan. 8 Menerima laporan rekomendasi evaluasi kelembagaan melalui Kasubag TU Sestama. Tidak Ya Norma waktu: 8 hari kerja Plt. KEPALA BIRO HUKUM DAN KEPEGAWAIAN, ZITA ASIH SUPRASTIWI

16 - 6 - Lampiran 4 Prosedur Tetap Nomor : Tahun 2010 Tanggal : Juni 2010 TABEL KREJCIE N S N S N S Keterangan: N: Populasi S : Sampel Contoh: Apabila populasi 500 maka anggota sampel yang diambil adalah 217.

17 - 7 - Lampiran 5 Prosedur Tetap Nomor : Tahun 2010 Tanggal : Juni 2010 CONTOH KUESIONER EVALUASI KELEMBAGAAN PERNYATAAN STS TS S SS 1. Pengelompokan tugas dan fungsi dalam struktur organisasi sudah menyesuaikan dengan prinsip pengorganisasian yaitu : a. adanya keselarasan visi, misi, dan strategi b. adanya kejelasan tugas dan fungsi yang dilaksanakan c. fungsi-fungsi yang akan dilaksanakan terkait erat dengan strategi yang akan dilakukan oleh organisasi d. fungsi-fungsi tersebut dikelompokkan ke dalam fungsi yang sejenis dalam rangka kesatuan koordinasi e. pengkategorian kewenangan, tugas, dan fungsi ke dalam unit yang dibentuk berdasarkan fungsi organisasi yang telah ada, sehingga jelas mana yang menjadi fungsi lini, staf, dan fungsi pendukung f. mendesain bagan unit organisasi untuk memperjelas mekanisme pertanggungjawaban dan koordinasi 2. Jumlah jabatan/unit pada setiap satuan organisasi (one step down) sudah menggambarkan besaran fungsi dan tanggung jawab satuan organisasi tersebut 3. Jabatan-jabatan pada setiap lapisan (layer) ditetapkan berdasarkan tugas dan fungsi jabatan lapisan diatasnya (Eselon di atasnya) 4. Tugas dan fungsi suatu unit organisasi yang ada tidak memiliki indikasi tumpang tindih atau duplikasi tugas dan fungsi dengan unit yang lain 5. a. Jumlah dan jenis jabatan fungsional yang ada sudah memenuhi kebutuhan organisasi. b. Keberadaan jabatan fungsional tersebut secara nyata menunjang efisiensi dan efektivitas tugas operasional organisasi. 6. Keberadaan satuan organisasi baik di tingkat pusat maupun di tingkat daerah sacara sinergis mendukung tercapainya tujuan organisasi. 7. Rumusan tugas dan fungsi yang dituangkan dalam Surat Keputusan Pimpinan Intansi Pemerintah Tentang organisasi dan Tata kerja Instansi Pemerintah dalam pelaksananaan sehari-hari sudah dilaksanakan sepenuhnya. 8. Mekanisme kerjasama dalam pelaksanaan antar unit Kerja dari eselon tertinggi sampai eselon terendah secara jelas dan tegas dituangkan dalam Surat Keputusan tentang Tata Kerja Organisasi. 9. Standarisasi proses kerja dituangkan di dalam surat keputusan tentang standar palayanan publik. 10. Standarisasi pelayanan publik dituangkan di dalam surat keputusan tentang standar pelayanan publik. 11. Standarisasi keterampilan kerja ditetapkan berdasarkan standar kompetensi untuk setiap tugas. 12. Dalam rangka mencapai standar kompetensi yang ditetapkan, organisasi memprioritaskan diklat yang mendukung peningkatan kompetensi.

18 - 8 - PERNYATAAN STS TS S SS 13. Kewenangan pengambilan keputusan untuk setiap satuan organisasi dituangkan dalam suatu kebijakan Pimpinan Puncak. 14. Pimpinan puncak instansi induk membuat keputusan-keputusan yang bersifat lintas bidang atau sektor dalam rangka mencapai kinerja instansi induk. 15. Pimpinan puncak instansi induk hanya membuat keputusan-keputusan yang bersifat strategis. 16. Pimpinan tingkat menengah (eselon menengah) diberi kewenangan secara tegas dalam membuat keputusan-keputusan yang bersifat mendukung kinerja level pimpinan diatasnya. 17. Pimpinan tingkat lebih rendah (eselon lebih rendah) diberi kewenangan secara tegas dalam membuat kaputusan-keputusan yang bersifat mendukung kinerja level pimpinan diatasanya.