ONE STOP SERVICE GUDANG ASSET & GS HO

Transkripsi

1 ONE STOP SERVICE GUDANG ASSET & GS HO (LAPORAN IMPLEMENTASI INNOVATION AWARD 2016) (FA & GA HO CIKOKOL) SUHARSONO ( KETUA DEPARTEMEN NO HP) MUSTAFA K ( ANGGOTA DEPARTEMEN NO HP) HARTOYO ( ANGGOTA DEPARTEMEN NO HP) SIWEKO Y ( ANGGOTA DEPARTEMEN NO HP) AHMAD L ( ANGGOTA DEPARTEMEN NO HP) HARRYANTO ( ANGGOTA DEPARTEMEN NO HP) KOKO P ( ANGGOTA DEPARTEMEN NO HP) INNOVATION AWARD PT. SUMBER ALFARIA TRIJAYA, Tbk

2 IMPLEMENTATION INNOVATION A. JUDUL ONE STOP SERVICE GUDANG ASSET & GS HO B. LATAR BELAKANG INOVASI Tuliskan latar belakang ide inovasi, latar belakang meliputi permasalahan yang terjadi dan solusi yang bisa ditawarkan oleh ide tersebut sehingga bisa menjadi latar belakang yang dapat menjelaskan kenapa harus ada inovasi tersebut. Implementasi Budaya kerja ( 2i dan 3k ) Innovasi untuk kemajuan yang lebih baik. Inovasi adalah kunci sukses dalam pengembangan bisnis ritel Handling Warehouse terutama material support yang memerlukan penanganan serius sebagai pintu pertama dalam menerima, menyimpan dan mengalokasikan material support ke toko dan office Movement atau material handlings terhadap material pembantu serta peralatan pendukung proses produksi tidak dilakukan dengan baik dan tidak tersistem termasuk didalamnya proses receiving (unloading),transfer/pemindahan barang ke gudang,order selection/pemilihan barang yang akan dikirim dan proses shipping (loading) pada saat barang akan dikirim Storage/sistem penyimpanan tidak diatur dengan baik, belum mampu melindungi barang dari kerusakan dan kemudahan dalam pengambilan barang yang disimpan dan akan dikirim.

3 Proses konsolidasi ( komunikasi) baik internal dan eksternal tidak dilakukan dengan baik, ini terkait dengan order permintaan dari internal dan kordinasi dengan eksternal sehingga menyebabkan kegagalan dalam kecepatan layanan Information transfer belum mampu memberikan data akurat tentang persedian barang, tingkat pemakaian, moda transportasi yang dipilih serta pemaanfaatan ruang gudang yang tidak maksimal. Mengurangi dan menghilangkan resiko barang rusak, hilang dan kerugian bagi perusahaan Masalah yang timbul akibat tidak ada Bisnis Proses Gudang C. TUJUAN & MANFAAT INOVASI Tujuan

4 Melakukan perbaikan dan Inovasi di bidang Movement atau material handlings, Storage atau sistem penyimpanan,konsolidasi & Komunikasi dan information transfer data Penyajian dan tata kelola data yang akurat/valid sehingga berguna bagi manajemen dalam mengambil keputusan. Peningkatan SLA ( Service Level Agreement ) Cepat, tepat dan Akurat Menjaga aset perusahaan dari kerusakan, kehilangan dan kinerja asset yang tidak optimal yang menyebabkan kerugian baik material dan kehilangan kesempatan bisnis. Perbaikan Bisnis Proses Gudang Mengaplikasi proses Bisnis di gudang ke setiap cabang.

5 D. METODE PELAKSANAAN KONDISI SEBELUM INOVASI 1. Pembuatan LPB di Office sedangkan Penerimaan barang di Gudang. a. Intervensi LPB i. Outstanding pembayaran tagihan suplier ii. Proses LPB berulang iii. Perubahan No.tag ( Ganti Tag.) iv. Menghambat proses closing ( kinerja asset tertunda ) b. Potensi barang tidak ter-tagging c. Tingkat Kesalahan Alokasi tinggi d. Pembuatan hanya berdasar pada dokumen, tanpa fisik ( Qty dengan surat tidak sesuai/pengiriman partial) e. Resiko kehilangan/kekurangan barang ( selisih fisik ) f. Pembuatan LPB menunggu dokumen lengkap, barang tidak g. Alokasi dan gudang menjadi penuh 2. PAR & PO cabang sedangkan barang kirim dari HO 1. Menambah biaya kirim 2. Tidak tertib administrasi 3. Gudang menjadi penuh 4. Menunda Proses pembuatan LPB dan Alokasi ke User Masalah yang timbul akibat (sarana prasarana yang tidak baik) Tidak ada layout sehingga barang bercampur ( bekas/baru,elektronik/it,suplies dll) Pengambilan barang lama karena kesulitan barang yang dicari/alokasi Tingkat kerusakan barang dan kehilangan barang tinggi karena penempatan dan tumpukan yang tidak teratur dan bercampur

6 Kesalahan pengambilan barang Kesalahan pengambilan barang Ruangan pengap dan sirkulasi tidak ada, sehingga ruangan menjadi kotor, sehingga resiko barang rusak menjadi tinggi Orang bebas keluar masuk karena tidak ada pintu /teralis sehingga meningkatkan resiko barang hilang. Tidak ada layout sehingga barang bercampur ( bekas/baru,elektronik/it,suplies dll) Pengambilan barang lama karena kesulitan barang yang dicari/alokasi Tingkat kerusakan barang dan kehilangan barang tinggi karena penempatan dan tumpukan yang tidak teratur dan bercampur Kesalahan pengambilan barang Ruangan pengap dan sirkulasi tidak ada, sehingga ruangan menjadi kotor, sehingga resiko barang rusak menjadi tinggi Orang bebas keluar masuk karena tidak ada pintu /teralis sehingga meningkatkan resiko barang hilang. Proses LPB dilakukan di Office karena digudang tidak ada PC yang support untuk aplikasi CPM dan FAA. Tidak Ada printer untuk mencetak TAG BIAYA IMPLEMENTASI 3. HASIL IMPLEMENTASI HARDWARE Pemasangan PC dan jaringan di Gudang + Aplikasi FAA + CPM Pemasangan Printonic ( barcode)

7 LAY OUT Tata kelola barang di gudang sehingga pengambilan barang menjadi mudah dan cepat Mengurangi tingkat kerusakan Mengurangi tingkat kehilangan

8 Bagan Bisnis Proses Penerimaan Barang Di Cabang

9 Penerimaan barang di gudang bersamaan dengan pembuatan LPB (Pasang Tag) Tingkat kesalahan LPB berkurang Dokumen sesuai dengan fisik barang yang diterima PIC LPB di gudang ( 1 user ) Barang langsung terpasang Tag. Waktu pembuatan LPB cepat dan akurat Tidak perlu menunggu dokumen lengkap ( SJ dan copy PO) Bisa membuat LPB partial

10 HASIL YANG DICAPAI DI GUDANG SETELAH IMPLEMENTASI INOVASI Alokasi barang sesuai dengan datanya Barang asset yang keluar terpasang Tag. Penerima adalah User langsung. Proses bisnis Aktivasi dan Mutasi dapat dilakukan dengan cepat Asset bekerja Optimal CONTOH FORM

11 Pengirim : Harryanto Penerima : Andris Setyanang ( FA Branch ) Alamat kirim : Jl. Kapten Tendean 23 Semarang Tgl Kirim : 12 September 2015 Tgl Tiba : SERAH TERIMA BARANG No Register : 00001/AGS/HO/0915 DOKUMEN KEMBALI KE HO No Nama Barang Satuan Aktiva tetap Non Aktiva tetap Alokasi Qty Dus No.Tag No.TO/No.PO 1 UPS 1 S/Z001/1012/001 Ahmad sofyan Projeck Spesialis Manager ( 11 ) Branch Semarang Dibuat oleh Requester Pelaksana Disetujui Oleh Ekspedisi FA/GA Branch USER ( Harryanto) ( Aji Saka ) ( Koko Febriantoro ) Suharsono ( Sriyanto ) ( Andris S ) ( Ahmad Sofyan ) Adm. FA HO Project Spesialis HO Adm. GA Ekspedisi Mng. A /GS PT. ATRI FA/GA Branch P. Spesialis Mng Lembar 1 : Pengirim Lembar 2 : Asset & General Service HO Lembar 3 : GA Ekspedisi HO Lembar 4 : FA/GA Branch - 4. KESIMPULAN 5. PENUTUP - LAMPIRAN LAMPIRKAN SEMUA DATA / FOTO PENDUKUNG LAINNYA