BAB III PELAKSANAAN MAGANG

Ukuran: px

Mulai penontonan dengan halaman:

Download "BAB III PELAKSANAAN MAGANG"

Budi Irawan
6 tahun lalu
Tontonan:

1 BAB III PELAKSANAAN MAGANG 3.1. Pengenalan Lingkungan Kerja Penulis memulai praktek pelaksanaan kerja atau magang pada Kantor PT. United Tractors, Tbk selama dua bulan yang dimulai dari tanggal 02 Maret 2011 sampai dengan 29 April Dalam melaksanakan kegiatan magang dilaksanakan dari hari senin s/d jum at dan jam masuk kerjanya dari pukul s/d WIB, Kantor Pusat PT. United Tractors, Tbk yang berlokasi di Jalan Raya Bekasi km.22 Jakarta 13910, Indonesia. Penulis ditempatkan pada bagian Procurement And Investment. Pada hari pertama pelaksanaan kegiatan magang, penulis diperkenalkan kepada seluruh karyawan bagian Procurement And Investment. Setelah itu, penulis diberikan pengarahan tentang tugas-tugas yang akan dikerjakan dan tata cara penggunaan mesin foto copy dan mesin faksimili pada saat pelaksanaan kegiatan magang berlangsung. Kemudian penulis juga diberikan penjelasan tentang tata tertib yang ada di perusahaan tersebut yaitu berpakaian bebas, sopan & rapi serta ada pemberitahuan apabila penulis tidak masuk kerja atau magang Kegiatan Selama Magang Selama kegiatan magang berlangsung di Kantor Pusat PT. United Tractors, Tbk, penulis melakukan kegiatan yang bersifat rutin dan kegiatan yang bersifat non rutin, di antaranya: 13

2 Kegiatan rutin yang dilakukan penulis, yaitu : 1. Menerima invoice dari vendor. 2. Membuat tanda terima ke vendor. 3. Memeriksa data konsumsi karyawan. 4. Memeriksa dan meregister Purchasing Order, invoice dan faktur pajak. 5. Mengirim Purchasing Order ke vendor. 6. Menyusun arsip permintaan dan penawaran. 7. Foto copy arsip permintaan dan penawaran Kegiatan non rutin yang dilakukan penulis, yaitu : 1. Menerima telepon dari vendor, users ( pemakai/pengguna produk ) dan divisi lain. 2. Menerima faksimili form penawaran dari vendor. 3. Menyerahkan faktur pajak yang sudah diregister ke bagian Pajak. 4. Mengambil anggaran pembelian ke kasir. 5. Mengirim Nomor Pokok Wajib Pajak ( NPWP ) melalui faksimili. 6. Memeriksa dokumen tiket Masalah pada unit kerja Selama pelaksanaan kegiatan magang atau praktek kerja di Kantor Pusat PT. United Tractors, Tbk, penulis menemukan masalah atau kendala di lingkungan kerja. Masalah yang penulis temui yaitu masalah operasional dan masalah 14

3 kebijakan. Masalah tersebut tentunya akan menghambat efektifitas dan efisiensi kerja karyawan Masalah Operasional 1. Keterlambatan pengiriman produk dari vendor. 2. Vendor enggan mengirimkan lagi stoknya ke perusahaan. 3. Harga dan kualitas produk yang tidak sesuai harapan Masalah Kebijakan 1. Terbatasnya Sumber Daya Manusia ( SDM ) yang ada. 2. Proses permohonan permintaan anggaran ke bagian Finance Pemecahan Masalah Pada Unit Kerja Penyebab Masalah Penyebab masalah dengan vendor antara lain : 1. Vendor memiliki banyak kegiatan dengan konsumen lain sehingga pengiriman produk terlambat. 2. Perusahaan belum lunas membayar kredit produk yang sudah diterima sehingga vendor enggan menambah stoknya ke perusahaan. 3. Staf Pembelian tidak cermat memilih produk sehingga tidak sesuai harapan. Penyebab Masalah Kebijakan 15

4 1. Terbatasnya SDM karena perusahaan melakukan penghematan. 2. Rumitnya proses permohonan permintaan anggaran ke bagian Finance karena bagian Finance sangat berhati-hati dalam mengeluarkan anggaran agar tetap surplus Alternatif Pemecahan Masalah Agar tujuan perusahaan dapat tercapai sesuai dengan harapan, maka setiap permasalahan yang terjadi hendaknya dicari pemecahan masalahnya. Demikian pula halnya pada Divisi Procurement And Investment. Dalam mencari pemecahan masalah tersebut hendaknya dicarikan juga alternatifnya agar dapat dipilih pemecahan masalah yang paling tepat. Berikut ini penulis akan mengemukakan alternatif pemecahan masalah yang ditemui dalam unit kerja, yaitu: Alternatif Pemecahan Masalah Operasional 1. Keterlambatan pengiriman produk Berikut alternatif pemecahannya : a. Vendor dikenakan penalti berupa potongan harga yang menguntungkan perusahaan sebagai konsumen, namun mengurangi keuntungan bahkan merugikan vendor jika terjadi terus-menerus. b. Staf Pembelian mencari vendor lain jika sering terjadi keterlambatan karena akan mengganggu kinerja user yang membutuhkan produk. Salah satunya yaitu: oli dan solar. 16

5 2. Vendor enggan mengirimkan lagi stoknya Perusahaan mengirimkan surat permintaan maaf dan segera melunasi sisa pembayaran. Tujuannya yaitu untuk meyakinkan vendor agar mau menambah stoknya sehingga perusahaan tidak perlu mencari vendor lain. 3. Harga dan kualitas produk yang tidak sesuai harapan a. Staf Pembelian negosiasi harga dengan vendor terlebih dahulu. Tujuannya yaitu untuk mendapat harga yang lebih rendah. b. Staf Pembelian mencari vendor lain sesuai dengan harga dan kualitas produk yang diinginkan oleh user ( pemakai ). Alternatif Pemecahan Masalah Kebijakan 1. Terbatasnya SDM Segera melakukan perekrutan karyawan baru dengan sistem kerja kontrak. Hal ini dilakukan agar tidak ada penumpukan pekerjaan yang dikejar deadline. Selain agar karyawan dapat melaksanakan tugasnya sesuai job description, maka tidak perlu merangkap pekerjaan. 2. Permintaan anggaran ke bagian Finance Berikut alternatif pemecahannya : a. Menunda atau membatalkan Purchasing Order ( PO ) Keputusan unit PIN untuk menunda PO jika bagian Finance sedang mengutamakan anggaran untuk divisi-divisi lain. Keputusan unit PIN untuk membatalkan PO jika belum mendapat kepastian atau persetujuan dari bagian Finance. 17

6 b. Unit PIN menunggu sampai anggarannya bisa dikeluarkan sementara bagian Finance sedang mengutamakan anggaran untuk divisi lain juga belum memberi kepastian atau persetujuan pembelian kepada unit PIN. Hal ini bisa menghabiskan waktu. 18

7 Pemecahan Masalah Yang Disarankan Adapun pemecahan masalah yang disarankan penulis sebagai berikut : 1. Masalah Operasional a. Keterlambatan pengiriman produk Jika terjadi keterlambatan pengiriman produk, sebaiknya vendor dikenakan penalti berupa potongan harga yang menguntungkan perusahaan sebagai konsumen tetapi tidak boleh sering terjadi keterlambatan untuk produk seperti: oli dan solar walaupun dapat keuntungan banyak dari penalti karena akan mengganggu kinerja user. b. Vendor enggan mengirimkan lagi stoknya Jika vendor enggan mengirimkan lagi stoknya, sebaiknya perusahaan mengirimkan surat permintaan maaf dan segera melunasi sisa pembayaran. Tujuannya untuk meyakinkan vendor agar mau menambah stoknya sehingga perusahaan tidak perlu mencari vendor lain. c. Harga dan kualitas produk yang tidak sesuai harapan Jika harga dan kualitas produk tidak sesuai harapan, sebaiknya staf Pembelian mencari vendor lain sesuai dengan harga dan kualitas produk yang diinginkan oleh user ( pemakai ) jika tidak puas dengan harga yang dinegosiasikan karena masih banyak vendor yang menawarkan produknya ke perusahaan sehingga memudahkan pembelian. 19

8 2. Masalah Kebijakan a. Terbatasnya SDM Jika SDM terbatas, sebaiknya perusahaan segera melakukan perekrutan karyawan baru dengan sistem kerja kontrak. Hal ini dilakukan agar tidak ada penumpukan pekerjaan yang dikejar deadline. Selain agar karyawan dapat melaksanakan tugasnya sesuai job description, maka tidak perlu merangkap pekerjaan. b. Permintaan anggaran ke bagian Finance Jika proses permohonan permintaan anggaran ke bagian Finance rumit, sebaiknya unit PIN menunda atau membatalkan PO karena jika menunggu anggaran sampai bisa dikeluarkan bisa menghabiskan waktu. 20

dokumen-dokumen yang mirip

BAB III LAPORAN PELAKSANAAN MAGANG

BAB III LAPORAN PELAKSANAAN MAGANG 3.1. Pengenalan Lingkungan Kerja Sebelum penulis melakukan kegiatan magang, terlebih dahulu penulis mengajukan surat permohonan magang yang ditujukan kepada PT. Technology