BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN

Ukuran: px

Mulai penontonan dengan halaman:

Download "BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN"

Siska Tanuwidjaja
6 tahun lalu
Tontonan:

1 BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN 3.1 Riwayat Perusahaan PT. Sinar Multi Langgeng didirikan pada tanggal 5 Agustus PT. Sinar Multi Langgeng ini awalnya bernama PD. Langgeng dan setelah berkembang, pada tanggal 3 Juli 2008, PD. Langgeng berganti nama menjadi PT. Sinar Multi Langgeng yang dipimpin oleh NG TJHAI JONG. PT. Sinar Multi Langgeng berlokasi di Jalan Boulevard Perum Duta Harapan, Bekasi Utara PT. Sinar Multi Langgeng ini merupakan perusahaan yang bergerak pada bidang bahan bangunan. Perusahaan ini memproduksi bahan bangunan setengah jadi seperti batako, genteng, dan paving. Perkembangan bisnis perusahaan semakin meningkat dan berkembang sehingga menyebabkan volume pengolahan data semakin banyak dan kompleks. Sistem baru dibutuhkan untuk mengelola data dengan lebih baik, benar, mudah, cepat dan akurat. Untuk mewujudkan hal tersebut, akan dilakukan analisis dan perancangan aplikasi database yang sesuai untuk kebutuhan perusahaan. 51

2 Struktur Organisasi PT. Sinar Multi Langgeng Agar dapat melaksanakan operasinya dengan baik, PT. Sinar Multi Langgeng membentuk suatu struktur organisasi dan manajemen perusahaan. Dimana dengan manajemen yang baik dan didukung oleh setiap bagian yang berhubungan dan telah terspesifikasi secara tepat pembagian kerja di antara karyawan perusahaan, serta telah memahami segala kegiatan dan arah perusahaan maka tujuan perusahaan akan tercapai. Suatu perusahaan akan berkembang menjadi besar apabila memiliki pola manajemen dan struktur organisasi yang baik, di samping faktor modal dan tenaga kerja lainnya. Keberhasilan suatu perusahaan sangat tergantung pada kemampuan manajemen dalam melaksanakan tugas di setiap tahapan operasional perusahaan. Berikut ini adalah gambaran Struktur organisasi dari PT. Sinar Multi Langgeng : Gambar 3. 1 Struktur Organisasi

3 Tugas Tugas dan tanggung jawab masing masing bagian berdasarkan bagan struktur organisasi adalah sebagai berikut : Tugas Direktur Tugas Direktur adalah : Bertanggung-jawab sepenuhnya terhadap perseroan. Mewakili perusahaan di dalam dan di luar organisasi. Bertanggung-jawab membuat keputusan keseluruhan perusahaan. Menyusun dan mengevaluasi sasaran dan rencana perusahaan. Mengelola kekayaan perusahaan. Memimpin, mengawasi, dan mengevaluasi jalannya perusahaan. Mengawasi kegiatan dan kinerja General Manajer dan kepala bagian Tugas Manager Tugas Manager adalah : Memimpin dan mengawasi seluruh kegiatan kerja. Mengelola seluruh data-data perusahaan. Memberikan surat perintah kerja ke bagian Produksi. Memberikan laporan kegiatan perusahaan kepada Direktur.

4 Tugas Bagian Administrasi dan Keuangan Tugas Bagian Administrasi dan Keuangan adalah : Mengelola data keuangan perusahaan. Membuat jurnal dan pencatatan ke buku besar berdasarkan jurnal. Menerima daftar barang yang akan dikirim dari penjualan. Mendanai pembelian ke Supplier. Menerima pembayaran penjualan dari Customer. Membuat dan memberikan laporan administrasi dan keuangan kepada Manager Tugas Bagian Penjualan Tugas Bagian Penjualan adalah : Memperkenalkan Produk kepada masyarakat. Membuat dan memberikan penawaran kepada masyarakat. Melakukan transaksi penjualan. Menerima order dari customer (Order Penjualan). Membuat Faktur Penjualan dan Surat Jalan. Memeriksa dan mencatat retur penjualan. Membuat dan memberikan laporan penjualan kepada Manager

5 Tugas Bagian Pembelian Tugas Bagian Pembelian adalah : Memenuhi kebutuhan permintaan bahan baku untuk produksi. Mencari dan memilih suplier bahan baku. Mengecek dan membandingkan harga beli antara supplier. Membuat dan mengirimkan order pembelian ke suplier (Purchasing Order / PO ). Melakukan retur pembelian. Membuat dan memberikan laporan pembelian ke Manager Tugas Bagian Produksi Tugas Bagian Produksi adalah : Menerima SPK dari Manager. Melaporkan kebutuhan akan bahan baku ke bagian Pembelian. Memproduksi barang. Membuat dan memberikan laporan hasil produksi kepada Manager.

6 Tugas Bagian Gudang Tugas Bagian Gudang adalah : Mengelola dan menampung bahan baku. Mengelola dan menampung barang hasil produksi Mencatat bahan baku dan barang jadi yang masuk. Mencatat bahan baku dan barang jadi yang keluar. Membuat dan memberikan laporan persediaan bahan baku dan barang jadi kepada Manager Tugas Bagian Pengiriman Tugas Bagian Pengiriman adalah : Menerima perintah pengiriman. Mengirim barang pesanan kepada Customer yang melakukan Transaksi Pemesanan.

7 Sistem Definition Gambar 3. 2 System Boundary 3.4 Analisis Sistem yang Berjalan Tata Laksana Kegiatan Organisasi Kegiatan Manager Membuat Surat Perintah Kerja (SPK) untuk bagian produksi. Mengirimkan SPK ke bagian Produksi. Memberikan izin pembelian ke bagian Pembelian.

8 58 Memberikan laporan perkembangan perusahaan kepada Direktur Kegiatan Bagian Administrasi dan Keuangan Menerima pembayaran dari bagian Penjualan. Menerima copy PO dari bagian Pembelian. Melakukan pembayaran pembelian. Mendapatkan Faktur Pembelian asli dan Surat Jalan asli dari supplier sebagai bukti lunas. Memberikan laporan administrasi dan keuangan kepada Manager Kegiatan Bagian Penjualan Menerima pesanan dari Customer. Memberikan copy nota pesanan ke Manager untuk diolah menjadi SPK. Memberikan copy nota pesanan bagian Gudang. Membuat dan memberikan Faktur Penjualan dan Surat Jalan ke Bagian Pengiriman. Menerima kembali Faktur Penjualan asli dan Surat Jalan asli setelah pengiriman bila pembayaran secara angsuran dan digunakan untuk penagihan. Melakukan penagihan kepada Customer.

9 59 Menerima pembayaran dari Customer dan menyerahkannya ke bagian administrasi. Memberikan Faktur Penjualan asli kepada customer bila pembayaran telah lunas. Memberikan laporan penjualan kepada Manager.

10 Gambar 3. 3 Document Flow Proses Penjualan 60

11 Gambar 3. 4 Document Flow Proses Penerimaan Pembayaran Penjualan 61

12 Kegiatan Bagian Pembelian Mencari dan memilih supplier bahan baku. Mengecek dan membandingkan harga beli antara supplier. Membuat dan mengirimkan order pembelian ke supplier (Purchasing Order / PO). Memberikan copy PO ke bagian Administrasi. Memberikan laporan pembelian ke Manager.

13 63 Pembelian Bagian produksi Bagian pembelian Supplier Bagian Gudang Bagian administrasi Mulai Membuat nota permintaa n bahan baku Nota prmintaan bahan baku Surat jalan 1 2 Surat jalan Nota permintaan bahan baku Membuat purchase order Purchase order Selesai 1 1 Purchase order 2 2 Surat jalan 1 2 N 3 Retur pembelian Tidak Cocok Mengecek kualitas dan kuantitas barang OK Surat jalan Tanda tangan surat jalan 1 Surat jalan 2 4 Gambar 3. 5 Document Flow Proses Pembelian

14 Gambar 3. 6 Document Flow Proses Pembayaran Pembelian 64

15 Kegiatan Bagian Produksi Menerima SPK dari Manager. Memproduksi barang sesuai SPK. Mencatat semua keperluan produksi yang dibutuhkan ke Manager, bila bahan yang dibutuhkan tidak mencukupi kebutuhan produksi dan kemudian akan dibuat purchase order oleh bagian pembelian dengan persetujuan Manager. Mencatat bahan baku yang telah digunakan untuk produksi. Mencatat barang produksi yang dihasilkan. Mencatat bahan baku yang digunakan untuk membuat setiap barang yang kemudian digunakan oleh direktur untuk menentukan harga jual barang atau harga satuan barang. Memberikan laporan hasil produksi kepada Manager.

16 Gambar 3. 7 Document Flow Proses Produksi 66

17 Kegiatan Bagian Gudang Menerima copy surat jalan dari bagian Penjualan. Menyerahkan barang yang diminta. Mencatat barang yang masuk dan keluar. Mencatat bahan baku yang masuk dan keluar. Melaporkan persediaan bahan baku dan barang jadi kepada Manager Kegiatan Bagian Pengiriman Menerima Faktur Pengiriman Penjualan dan Surat Jalan dari bagian penjualan untuk dikirim ke customer. Mengambil barang-barang yang akan dikirim dari gudang. Mengirim barang pesanan ke Customer. Meminta tanda tangan Customer untuk dibubuhkan di surat jalan sebagai bukti penerimaan barang.

18 Gambar 3. 8 Document Flow Proses Pengiriman 68

19 Pemodelan Proses Analisis Sistem Berjalan Diagram Konteks Gambar 3. 9 Diagram Konteks

20 Diagram Nol Gambar Diagram Nol

21 Permasalahan yang Sedang Dihadapi Setelah melakukan wawancara dan analisis transaksi pembelian, produksi, dan penjualan, ditemukan masalah di mana dengan tidak adanya integritas antara satu sistem dan sistem lainnya sehingga menyebabkan banyak redundansi data sehingga laporan yang dihasilkan menjadi tidak akurat. Inkonsistensi data, Penyimpanan data yang sama dan berulang-ulang di beberapa tempat dalam database dapat mengakibatkan data tidak konsisten. Kesulitan dalam penyajian data, sulitnya mencari data untuk membuat laporan berdasarkan kriteria tertentu. Integritas, tidak adanya atribut yang menghubungkan antara satu tabel dengan tabel lainnya.

22 Alternatif pemecahan masalah Dari analisis permasalah dan kebutuhan data, solusi-solusi yang diusulkan adalah sebagai berikut : 1. Membangun basis data untuk menampung data pembelian, produksi, dan penjualan yang saling berhubungan sehingga tidak menyebabkan redudansi pada database, penyimpanan data dalam database membuat data konsisten sehingga dapat menghasilkan laporan laporan yang dibutuhkan. 2. Solusi yang diusulkan adalah dengan penerapan aplikasi basis data untuk menggantikan sistem yang sedang berjalan saat ini. Perancangan Basis Data yang dibuat dapat menampung data pembelian, produksi, dan penjualan perusahaan. 3. Perancangan basis data tersebut digunakan untuk mengakses, memanipulasi, dan mengolah data yang terdapat pada database yang telah dibuat untuk kemudian digunakan oleh beberapa bagian perusahaan yang akan mendukung proses pembelian, penjualan, produksi dan persediaan perusahaan.

dokumen-dokumen yang mirip

BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN. bidang packaging, seperti membuat bungkusan dari suatu produk seperti, chiki,

BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN 3.1 Riwayat Perusahaan PT. Karya Indah Bersama adalah sebuah perusahaan yang bergerak pada bidang packaging, seperti membuat bungkusan dari suatu produk seperti, chiki,