Bab IV Perancangan Lingkungan Kolaborasi

Transkripsi

1 Bab IV Perancangan Lingkungan Kolaborasi Perancangan lingkungan kolaborasi dilakukan dalam rangka menjawab turunan research question yang kedua dari tesis ini yaitu Bagaimana membangun lingkungan kolaborasi yang mendukung proses kolaborasi yang efektif dan dinamis?. Pada bab ini akan diba perancangan lingkungan kolaborasi berdasarkan il analisis dan perancangan model kolaborasi yang telah diba pada bagian sebelumnya. Perancangan lingkungan kolaborasi dilakukan dengan memetakan model kolaborasi pada lingkungan yang dibangun berdasarkan framework kolaborasi dari DARPA IC&V. Dengan demikian lingkungan kolaborasi mengakomodasi setiap elemen dalam model kolaborasi. Lingkungan kolaborasi yang telah terbentuk harus mampu menangani perubahan atau dinamisme pada proses kolaborasi, untuk itu dirancang pula skenario manajemen perubahan. Manajemen perubahan dirancang dengan menggunakan konsep event yang dimunculkan pada perancangan model kolaborasi. Dalam mendukung terlaksananya proses kolaborasi yang efektif dilakukan pendefinisian Collaborative Critical Success Factors (CCSF) yang digunakan sebagai pemandu dan alat ukur kesuksesan lingkungan kolaborasi yang telah dibangun. Selain faktor kesuksesan, didefinisikan pula konsep error management sebagai usaha untuk identifikasi resiko dan penilaian rencana kontigensi. Skenario perancangan lingkungan kolaborasi diilustrasikan dalam Gambar IV.1. 65

2 66 Gambar IV.1 Skenario Perancangan Lingkungan Kolaborasi IV.1 Identifikasi Model Kolaborasi Sebuah lingkungan kolaborasi harus mampu mengakomodasi kebutuhan dari aktivitas kolaborasi yang dilakukan oleh suatu komunitas. Untuk dapat mengakomodasi kebutuhan ini diperlukan identifikasi atas proses kolaborasi yang sesuai untuk diterapkan pada komunitas tersebut. Proses identifikasi dilakukan berdasarkan kriteria yang melekat pada setiap kelompok model kolaborasi, yang telah dideskripsikan pada bab III.1.2 Models of Collaboration. Gambar IV.2 menunjukkan klasifikasi dalam rangka identifikasi model kolaborasi.

3 67 Model Kolaborasi Library Solicitation Team Community Process Support a. Menyediakan akses timbal balik terhadap konten atau data bersama b. Konten yang khusus akan bertahan untuk jangka waktu yang lama c. Terdapat lebih banyak pengguna konten daripada pembuatnya d. Konten dikelola oleh sejumlah kecil orang e. Terdapat sedikit sekali atau bahkan tidak ada feedback terhadap pembuat konten f. Konten seringkali digunakan dalam kolaborasi asinkron (tetapi dapat juga digunakan dalam kolaborasi real time) g. Terdapat proses indexing yang handal dan mekanisme retrieval berdasarkan kata kunci, konteks atau metadata. h. Menyediakan version control dan pengurutan berdasarkan penulis, tanggal, atau topik. a. Lebih banyak responden dari pada requestor b. Respon seringkali disembunyikan dari responden lainnya c. Responden dapat mengajukan pertanyaan kepada requestor d. Permintaan dan respon seringkali dimoderasi e. Interaksi kolaborasi seringkali berlangsung secara asinkron, melalui dan atau website f. Menyediakan notifikasi otomatis kepada partisipan dari permintaan dan respon yang baru a. Anggota memiliki tujuan bersama b. Anggota memiliki tanggung jawab bersama dalam mencapai kesuksesannya c. Anggota terikat oleh parameter proyek d. Anggota saling bergantung satu sama lain e. Keanggotaan dikendalikan dengan ketat f. Jumlah anggota relatif kecil (2-20) g. Hampir seluruh anggota membaca dan menulis konten. h. Terdapat interaksi yang lebih tinggi dari model sebelumnya. i. Akses dan keamanan sangat ketat, seringkali berdasarkan peran, grup, atau project j. Anggota baru dapat segera mengikuti alur kolaborasi dengan membaca history grup. k. Terdapat content management dan fitur manajemen proyek l. Terdapat co-editing, project dashboard dan atau executive overview m. Dapat dilakukan secara real-time dan asinkron a. Anggota memiliki kepentingan, ketertarikan, dan tujuan bersama b. Anggota komunitas seringkali terbentuk dalam suatu grup dengan sendirinya c. Anggota berusaha untuk berbagi informasi d. Anggota berusaha untuk meningkatkan pemahaman mereka terhadap praktek dari area kepentingan mereka. e. Keanggotaan dibebaskan f. Komunitas besar biasanya dimoderasi, difasilitasi atau diedit g. Seluruh anggota didorong untuk membaca dan menulis konten h. Hampir seluruh anggota mendapatkan nilai dengan hanya membaca i. Kontributor biasanya hanya sejumlah 10 persen dari populasi komunitas j. Hampir seluruh interaksi adalah asinkron k. Aturan perjanjian atau perilaku yang sesuai dalam komunitas biasanya didefinisikan dengan baik. a. Seringkali menunjukan/melaksanakan proses b. Proses melibatkan kompleksitas atau eksepsi c. Swalayan pemantauan status d. Biasanya digunakan bersama dengan model lainnya e. Proses organisasional yang kritis yang membutuhkan kolaborasi mencakup: pengembangan produk baru, penjualan/pemasaran, layanan konsumen, dan dukungan, pelatihan, dan manajemen rantai persediaan (supply chain management) f. Kemampuan untuk mengilkan costumized forms yang mendukung proses. g. Seringkali memberikan overview kemajuan proses terhadap manajer proses. h. Terdapat sistem workflow yang mendasari dukungan terhadap otomasi transisi berbasiskan aktivitas atau waktu. i. Terdapat akses untuk mengendalikan transisi, pemantauan, dan modifikasi, yang memungkinkan pembentukan sistem terotomasi yang kompleks yang mampu mengakomodasi sejumlah besar aplikasi. Gambar IV.2 Klasifikasi Model Kolaborasi Identifikasi atas model kolaborasi yang dibutuhkan akan memudahkan sistem dalam menyediakan dukungan terhadap aktivitas kolaborasi yang dilakukan di dalam organisasi.

4 68 IV.2 Pemetaan Global Model Kolaborasi Dinamika dalam lingkungan kolaborasi didukung oleh model kolaborasi yang dibentuk di dalamnya. Untuk itu, berdasarkan model kolaborasi yang telah terbentuk pada bab III, maka elemen-elemen dalam model kolaborasi tersebut dipetakan ke dalam level komponen lingkungan kolaborasi yang bersesuaian. Ilustrasi pemetaan model kolaborasi (elemen lengkap) dapat dilihat pada Gambar IV.3. Is performed by Abstract service perform achieve role provide Common Goal play rule event participant change P1/P2 Collaborative Network Relationship history Topology Kind of star P2P chain dashboard competition Group of interest Supplier-customer power duration Collaboration Ontology (CO) membership interaction central equal hierarchic discontinuous continuous open closed asynchronous synchronous Consist of Business Service Has input Has output from to resource contain Coordination Is a generic Service MIS Service Is coordinated by specific manage to from Dependency b/w service of participants (message flow) manage Dependency b/w CIS service (sequence flow) Collaborative Process Ontology (CPO) One to many One to one Gambar IV.3 Pemetaan Model Kolaborasi pada Collaborative Environment Framework

5 69 Pemetaan elemen model kolaborasi terhadap level komponen lingkungan kolaborasi dapat dilihat pada Tabel IV.1. Tabel IV.1 Pemetaan Model Kolaborasi pada Lingkungan Kolaborasi Level Komponen Elemen Model Kolaborasi Keterangan Requirement high level goals yang harus dicapai oleh suatu grup Capability high level function yang mendukung user dalam melaksanakan suatu tasks kolaborasi Participant Role Common goal Relationship Abstract service Topology Business service Resource Coordination service Dependency b/w service of participants (message flow) Dependency b/w CIS service (sequence flow) MIS Service Dashboard Tercakup dalam social protocol Tercakup dalam social protocol Tercakup dalam work task Tercakup dalam social protocol Tercakup dalam work task Tercakup dalam group characteristic dan social protocol Keseluruhan elemen merupakan bagian dari capability level Service mendeskripsikan maksud yang dicapai suatu kapabilitas collaborative environment Technology mendeskripsikan implementasi spesifik hardware dan atau software dari suatu layanan - Tidak ada elemen yang bersesuaian - Tidak ada elemen yang bersesuaian

6 70 Berdasarkan Tabel IV.1 dapat dilihat bahwa elemen model kolaborasi yang tergabung dalam Collaborative Ontology bersesuaian dengan Requirement Level pada Collaborative Environment yang merepresentasikan high level goals yang harus dicapai suatu grup. Sedangkan elemen model kolaborasi yang tergabung dalam Collaborative Process Ontology bersesuaian dengan Capability Level pada Collaborative Environment yang merepresentasikan high level function yang mendukung user dalam melakukan task kolaborasi. Tidak ada elemen model kolaborasi yang bersesuaian dengan Service level dan Technology level pada Collaborative Environment. IV.3 Perancangan Lingkungan Kolaborasi Pada bagian ini dilakukan perancangan terhadap setiap layer dalam lingkungan kolaborasi, yaitu requirement level, capability level, service level, dan technology level. IV.3.1 Requirement level Requirement level meliputi pendefinisian work task, transition task, social protocols, group characteristics serta posisinya terhadap elemen participant, role, common goal,abstract service, relationship, dan topology. IV Work task Work Task atau aktivitas kolaborasi adalah apa yang dilakukan atau ingin dilakukan oleh sekelompok orang, secara bersama-sama, untuk mencapai suatu tujuan bersama. Task (work task) merupakan inti dari kolaborasi, memiliki aktivitas seperti penyelesaian permasalahan, pengembangan rencana, penyebaran informasi, negosiasi, dan pencapaian konsensus. Tipe task yang harus dikerjakan oleh suatu grup dapat mempengaruhi spesifikasi kerja dan transition task requirements (task yang dilakukan diantara work task). McGrath dalam penelitiannya, mendefinisikan task dalam satu rangkaian yang utuh, saling mempengaruhi satu sama lain. Deskripsi task oleh McGrath disarikan pada tabel IV.2.

7 71 Tabel IV.2 Mc Grath Work Tasks (DARPA, 1999) Tipe Task Deskripsi 1 Perencanaan (Planning) Anggota grup merencanakan langkah yang akan diambil untuk mencapai tujuan secara tertulis. Rencana yang dituliskan sudah meliputi langkah alternatif. 2 Curah gagasan Anggota group menyampaikan masing-masing gagasannya pada suatu (Brainstorming) topik tertentu 3 Intellective Group memberikan solusi dalam rangka penyelesaian permasalahan, dengan menggunakan suatu konsep. 4 Pembuatan Keputusan Anggota grup membuat suatu kesepakatan bersama pada suatu permasalahan. (decision making) 5 Cognitive conflict tasks Anggota grup menyusun prioritas keputusan dari sejumlah sudut pandang berbeda, sesuai dengan informasi yang tersedia 6 Mixed motive Anggota grup mengombinasikan sejumlah tasks dari tingkat pekerjaan tasks yang berbeda. 6A Negotiation tasks Anggota grup yang memiliki perbedaan pendapat melakukan negosiasi yang mengilkan sejumlah pandangan 6B Bargaining tasks Anggota grup yang memiliki perbedaan pendapat memutuskan satu pandangan yang disepakati 6C Winning coalition tasks Sebagian anggota kelompok membuat suatu kesepakatan dan menempatkan resouces pada setiap anggota kelompok 7 Competitive performance Anggota grup saling berkompetisi, tanpa berharap terjadinya resolusi atas konflik yang terjadi. 8 Non-competitive Anggota grup menjalanlan suatu group tasks yang kompleks. contest 9 Non-McGrath. Dissemination of information (Penyebaran informasi) Anggota grup berbagi informasi satu sama lain.

8 72 IV Transition task Transition task adalah pekerjaan yang dilakukan di antara work task. Task ini mencakup kesimpulan dari il task sebelumnya, penugasan terhadap anggota grup, dan penetapan waktu penyelesaian tugas. Awal mula dan akhir dari setiap kolaborasi grup melibatkan transition task contohnya permintaan perubahan agenda. Transition task dapat pula diaplikasikan pada kolaborasi asynchronous. Seorang anggota grup dapat memberikan saran untuk menyudahi suatu diskusi dalam , dengan memberikan kesimpulan diskusi, dan mendistribusikannya pada anggota grup lainnya. Atau seseorang yang baru bergabung dalam diskusi, kemudian ia ingin mengikuti perkembangan dari awal. Sebuah transition task dapat terjadi baik secara formal maupun informal, bergantung pada social protocol yang digunakan oleh grup. Transition task terjadi secara formal apabila pemimpin grup memindahkan agenda pada agenda berikutnya, atau anggota grup mengusulkan untuk pindah ke agenda berikutnya. Transition task terjadi secara informal jika anggota grup mengalihkan diskusi atau memulai aktivitas grup lain secara alamiah. IV Social Protocols Social Protocols mendefinisikan metoda pelaksanaan suatu kolaborasi. Bagian ini juga mendukung kesadaran (awareness) dari kehadiran (presence), aktivitas (actions), lokasi (locations), waktu (temporality), dan motivasi (motivation/intention) dari anggota grup lainnya. Terdapat tujuh cara untuk mengorganisasi komponen awareness. Pendekatan ini digunakan oleh Villegas dan Williams (1997) dalam (DARPA, 1999), selengkapnya dapat dilihat pada Tabel IV.3.

9 73 Tabel IV.3 Komponen Awareness dan Pertanyaan untuk Pengendalian Sosial (Social Control) Komponen Awareness Presence : Who? Action : What? Location : Where? Time : When? Motivation/Intention: Why? Awareness Siapa saja yang tergabung dalam workspace? Dapatkah user menjelaskan siapa saja yang mengikuti suatu sesi? Dapatkah user menjelaskan apakah ada orang lain yang bekerja dalam collaborative task? Dapatkah user menjelaskan identitas orang lain yang bekerja dalam collaborative task tersebut? Apa yang dilakukan partisipan lainnya? Dapatkah user menjelaskan perangkat atau objek yang digunakan atau dimanipulasi partisipan lainnya? Dapatkah user menjelaskan perubahan yang dilakukan oleh partisipan lain terhadap suatu objek dalam lingkup kerja yang sama? Dapatkah user menjelaskan perubahan yang boleh dilakukan oleh dirinya dan partisipan lain? Dapatkah user menjelaskan hubungan aktivitasnya dengan aktivitas partisipan lain? Dapatkah user menjelaskan apakah partisipan lain dapat disela/diganggu (interrupted)? Dimana partisipan lainnya bekerja? Dapatkah user menjelaskan dimana partisipan lainnya bekerja? Dapatkah user menjelaskan apa yang dapat dilihat oleh partisipan lainnya? Dapatkah user menjelaskan dimana fokus dari partisipan lain? Dimana perubahan yang dilakukan partisipan lain terjadi? Dapatkah user melihat perubahan yang dilakukan partisipan lain secara real time? Dapatkah elemen terdahulu diulang kembali? Dapatkah user menelusuri kapan suatu kejadian terjadi? Mengapa partisipan lain melakukan apa yang dilakukannya sekarang? Dapatkah user menjelaskan apa yang dimaksudkan oleh partisipan lain? Dapatkah user menjelaskan apa tujuan atau sasaran dari partisipan lainnya?

10 74 IV Group Characteristics Group Characteristics adalah atribut yang menentukan bagaimana suatu grup dapat bekerja sama. Suatu grup memiliki requirements yang berbeda bergantung bagaimana grup tersebut terbentuk, hubungan sosial, formalitas, lokasi dari anggota grup, dan waktu yang dibutuhkan untuk sesi kolaborasi. Contoh dari karakteristik ini dapat dilihat pada Tabel IV.4. Sebagai tambahan, sistem harus mampu mengantisipasi berbagai perubahan dimensi pada grup. Misalnya, seluruh anggota grup harus mengerjakan suatu task dalam tempat yang sama (collocated), tetapi dalam jangka waktu dua pekan sebagian anggota akan bekerja secara remote (remotely located). Group characteristic mempengaruhi bagaimana seluruh task dilaksanakan. Tabel IV.4 Group Characteristics (DARPA, 1999) Kategori Karakteristik Parameter Potensial Tipe Grup Jumlah anggota Angka Lokasi grup Seluruhnya sama, berbagai lokasi Homogenitas Perbedaan jenis kelamin, perbedaan pengalaman menggunakan komputer, perbedaan budaya. Tahapan pembangunan Grup baru dibentuk-sudah matang Motivasi anggota grup Sangat rendah sangat tinggi Batasan waktu grup Durasi sesi kolaborasi Jumlah jam hingga jumlah hari Sinkronisitas dari sesi Sikron atau asinkron kolaborasi Rentang waktu pelaksanaan Jumlah hari hingga tak terdefinisi kolaborasi Kebutuhan komputer Kebutuhan hardware, Platform, software yang dibutuhkan grup software Kebutuhan training Kelas berjalan atau formal Keahlian menggunakan komputer Pemula - ahli IV Pemetaan Model Kolaborasi pada Requirement Level Berdasarkan detail pada requirement level dari lingkungan kolaborasi, dilakukan pemetaan model kolaborasi seperti yang dapat dilihat pada Gambar IV.4.. Elemen

11 75 abstract service, event dan common goal diakomodasi dalam work task dan transition task. Dalam hal ini, work task dan transition task merupakan turunan atau implementasi dari common goal dan abstract service yang ingin dicapai dalam suatu collaborative network. Elemen event menandai adanya transisi dari suatu situasi atau kondisi ke situasi atau kondisi selanjutnya. Elemen ini menyebabkan suatu work task dan transition task dilakukan. Elemen participant, role, relationship, rule, history dan dashboard diakomodasi dalam social protocols. Awareness merupakan inti dari relasi yang terbentuk ketika participant menjalin suatu relationship dengan participant lainnya, kemudian menjalankan perannya (role). Elemen dashboard digunakan untuk mendukung pembangunan awareness dengan mengetahui perkembangan penyelesaian task yang dilakukan oleh participant lain. Elemen history digunakan dalam rangka penelusuran terjadinya suatu aktivitas. Elemen topology merupakan bagian utama dalam group characteristics dari suatu collaborative network. Dalam elemen ini terdapat karakteristik grup berupa kekuatan (power), durasi (duration), keanggotaan (membership), dan interaksi (interaction) yang terjadi.

12 76 Is performed by Abstract service perform achieve role provide Common Goal play rule event participant change P1/P2 Collaborative Network Relationship history Topology Kind of star P2P chain dashboard competition Group of interest Supplier-customer power duration Collaboration Ontology (CO) membership interaction central equal hierarchic discontinuous continuous open closed asynchronous synchronous Gambar IV.4 Pemetaan Collaboration Ontology pada Requirement Level IV.3.2 Capability Level Collaborative capability menghubungkan atau memasangkan task pada requirement level dengan services. Proses pemasangan ini sangat penting untuk memastikan seberapa baik service mendukung capability dan apakah dukungan tersebut memenuhi requirement yang telah didefinisikan. Level capability dapat dibagi berdasarkan dukungannya terhadap requirement drivers (work task, transition task, dan social protocols). Dengan memahami tipe task yang akan didukung, user dapat menentukan sistem yang paling dapat mendukung task mereka. Sejumlah contoh capability yang mendukung work task dan transition task dapat dilihat pada tabel IV-5.

13 77 Tabel IV.5 Contoh Capability (DARPA, 1999) Task Work Transition Contoh Capability / sub-capability Shared workspace - Full access to all objects - Restricted access - Anonymous contributions Communication Anonymous communication Side chats and private communication Message passing Message leaving N way communication 1 way communication Gesturing, pointing, agreeing, disagreeing Feedback channel Private communication Secure communication Private workspace Support for object types Object visualization Object manipulation Object management Collaboration coordination capabilities Summarization capabilities Playback facility Distribution of objects Translation of objects between modalities Collaboration planning capabilities Agenda support Calendar support Meeting notification Voting Locator capabilities Locate possible collaborators Locate group members Locate objects Posisi elemen yang terdefinisi pada Collaborative Process Ontology dalam model kolaborasi dapat dilihat pada gambar IV.5. Collaborative process ontology pada prinsipnya mengelola komunikasi antar participant dalam menggunakan resource bersama.

14 78 Collaborative Model Is performed by Abstract service perform achieve role provide Common Goal play rule event participant change P1/P2 Collaborative Network Relationship history Topology Kind of star P2P chain dashboard competition Group of interest Supplier-customer power duration Collaboration Ontology (CO) membership interaction central equal hierarchic discontinuous continuous open closed asynchronous synchronous Work Task Transition Task Social Protocol Group Characteristics Requirement Level Collaborative Environment Shared workspace Support for Object Types Collaboration Coordination Capabilities Locator Capabilities Meeting Conduct Awareness Indicators Communication Collaboration Planning Capabilities Capability Level Collaborative Environment Consist of Business Service Has input Has output from to resource contain Coordination Is a Service MIS Service Is coordinated by manage to Dependency b/w service of participants (message flow) manage from generic specific Dependency b/w CIS service (sequence flow) Collaborative Process Ontology (CPO) Gambar IV.5 Pemetaan Collaboratice Process Ontology pada Capability Level Collaborative Model IV.3.3 Service Level Service level menyediakan mekanisme yang dapat memenuhi kebutuhan user atas suatu capabilities. Pada level ini dapat didefinisikan sejumlah service berbeda yang digunakan dalam membangun sistem kolaborasi. Ilustrasi keterkaitan antara requirement level, capability level, dan service level dapat dilihat pada gambar IV.6.

15 79 Work Task Transition Task Social Protocols Requirement Level Capability Level Service Level Gambar IV.6 Keterkaitan antara Requirement, Capibility, dan Service Level Penentuan service pendukung suatu capability akan sangat bergantung pada fasilitas teknologi yang ada. Semakin lengkap teknologi yang tersedia, maka akan semakin banyak alternatif service yang dapat dipilih. Dengan demikian perlu ditentukan service apa yang paling optimal dalam mendukung suatu capability. Sejumlah contoh service yang mendukung capability dapat dilihat pada Tabel IV.6. Tabel IV.6 Contoh Service yang Mendukung Capability (DARPA, 1999) Kategori Capability Workspace Object Manipulation/Management Planning/Coordinating Communication Service Internet access Integrasi workspace Collaborative space management Collaborative space navigation Whiteboard Shared text editor Object sharing Object repository Import/export Version control Sumultaneous sessions Recording Replay History mechanism Paging Audio Conferencing

16 80 Tabel IV.6 Contoh Service yang Mendukung Capability (DARPA, 1999) Kategori Capability Awareness Service Text chat facility Encryption Multicast video Telephone conversation List of participants List of objects Attention getter IV.3.4 Technology Level Technology level merupakan implementasi spesifik dari sistem. Yang tercakup dalam level ini adalah komponen user interface dan elemen yang digunakan untuk mengintegrasikan sejumlah teknologi yang membangun sistem. Untuk menguji level ini dapat dilakukan evaluasi usability dari group work tasks. Contoh dari level ini misalnya pengaturan sistem yang berbeda-beda, algoritma untuk mengendalikan penguncian dan permintaan dokumen, dan sejumlah layanan jaringan. Implementasi spesifik dapat dibandingkan dengan memperhatikan performansi, biaya, fungsionalitas, dan usability. IV.4 Manajemen Perubahan Konsep manajemen perubahan digunakan dalam rangka mengakomodasi proses kolaborasi yang dinamis, dimana perubahan akan seringkali terjadi. Konsep ini diterapkan pada tataran elementer, yaitu elemen dari proses kolaborasinya itu sendiri. Sesuai dengan il perancangan model kolaborasi, perubahan dalam proses kolaborasi ditangani menggunakan konsep event. Pola umum perubahan dapat dilihat pada Gambar IV.7.

17 81 Event Kondisi Awal Identifikasi Kondisi Kondisi teridentifikasi Kondisi terpenuhi tidak Elemen dalam proses kolaborasi dan dukungan lingkungan kolaborasi tidak berubah ya Identifikasi perubahan dukungan oleh lingkungan kolaborasi Identifikasi Elemen yang akan mengalami perubahan Daftar dukungan yang akan berubah beserta target perubahannya Daftar elemen yang akan berubah beserta target perubahannya Perubahan dukungan lingkungan kolaborasi Propagasi Perubahan Elemen dalam proses kolaborasi Input Proses Decision State Elemen dalam proses kolaborasi dan dukungan lingkungan kolaborasi sudah berubah Gambar IV.7 Pola Umum Manajemen Perubahan Dari Gambar IV.7 dapat dilihat bahwa perubahan dalam proses kolaborasi terjadi karena adanya suatu event (pada model kolaborasi direpresentasikan dalam elemen event). Pada setiap event yang terjadi dilakukan identifikasi kondisi untuk mengetahui apakah perlu dilakukan perubahan terhadap elemen dalam proses

18 82 kolaborasi. Suatu kondisi dikatakan terpenuhi jika event yang muncul memerlukan penanganan berupa perubahan terhadap elemen dalam proses kolaborasi atau perubahan terhadap dukungan lingkungan kolaborasi. Suatu kondisi dikatakan tidak terpenuhi apabila suatu event tidak memerlukan penanganan khusus berupa perubahan elemen dalam proses kolaborasi ataupun perubahan dukungan dari lingkungan kolaborasi. Apabila suatu kondisi terpenuhi maka akan dilakukan proses berikutnya yaitu identifikasi elemen yang akan mengalami perubahan akibat event yang terjadi. Proses identifikasi dilakukan terhadap seluruh elemen yang membentuk proses kolaborasi. Hasil dari proses ini adalah daftar elemen yang akan mengalami perubahan beserta target perubahannya. Setelah seluruh elemen dan target perubahannya teridentifikasi, maka akan dilakukan propagasi perubahan terhadap seluruh elemen pendukung proses kolaborasi. Dengan demikian elemen-elemen sudah disesuaikan dengan kebutuhan proses kolaborasi. Proses berikutnya adalah identifikasi perubahan pada lingkungan kolaborasi. Proses ini dilakukan dengan menelusuri dukungan lingkungan kolaborasi apa yang dibutuhkan agar proses kolaborasi dapat tetap berjalan. Penelusuran dilakukan pada seluruh level dari lingkungan kolaborasi. Setelah seluruh dukungan teridentifikasi, maka akan dilakukan perubahan dalam dukungan lingkungan kolaborasi. Dengan demikian lingkungan kolaborasi telah siap mendukung proses kolaborasi yang berjalan. Konsep manajemen perubahan ini dapat dijelaskan dengan contoh pada Lampiran F.

19 83 IV.5 Kriteria Kesuksesan Lingkungan Kolaborasi (Collaborative Critical Success Factors) Dalam sebuah sistem diperlukan adanya penentuan kriteria kesuksesan atau Critical Success Factors (CSFs) yang diharapkan dapat memandu elemen organisasi dalam mencapai kesuksesan sistem. Dalam lingkungan kolaborasi, kriteria kesuksesan dapat didefinisikan pada setiap level, yaitu requirement level, capability level, service level, dan technology level. Kriteria kesuksesan ini dirumuskan berdasarkan aspek-aspek yang dikelola di masing-masing level. Daftar CCSF dapat dilihat pada Tabel IV.7. Tabel IV.7 Collaborative Critical Success Factors Level CSFs Kode 1. Requirement 1.1 Work Task Participant mengetahui tujuan bersama (common goal) dari collaborative network yang diikuti. Participant mengetahui perannya (role) dan peran participant lain yang terlibat dalam collaborative network. Participant menjalankan task utamanya sesuai role yang dimainkan. 1.2 Transition Task Participant menjalankan transition task sesuai kebutuhan aktivitas kolaborasi yang dijalankan. 1.3 Social Protocols (bagian ini berkaitan dengan participant awareness) Presence Participant dapat menjelaskan siapa saja yang mengikuti suatu sesi kolaborasi. Participant dapat menjelaskan apakah ada orang lain yang bekerja dalam collaborative task. Participant dapat menjelaskan identitas orang lain yang bekerja dalam collaborative task tersebut Action Participant dapat menjelaskan perangkat atau objek yang digunakan atau dimanipulasi participant lainnya. Participant dapat menjelaskan perubahan yang dilakukan oleh partisipan lain terhadap suatu objek dalam lingkup kerja yang sama. Participant dapat menjelaskan perubahan yang boleh dilakukan oleh dirinya dan partisipan lain. CCSF01 CCSF02 CCSF03 CCSF04 CCSF05 CCSF06 CCSF07 CCSF08 CCSF09 CCSF10

20 84 Tabel IV.7 Collaborative Critical Success Factors Level CSFs Kode Participant dapat menjelaskan hubungan aktivitasnya dengan aktivitas partisipan lain. Participant dapat menjelaskan apakah partisipan lain dapat disela/diganggu (interrupted) Location Participant dapat menjelaskan dimana participant lainnya bekerja. Participant dapat menjelaskan apa yang dapat dilihat oleh participant lainnya? Participant dapat menjelaskan dimana fokus dari partisipan lain Time Participant dapat melihat perubahan yang dilakukan partisipan lain secara real time. Elemen terdahulu dapat diulang kembali. Participant dapat menelusuri kapan suatu kejadian terjadi Motivation/Intention Participant dapat menjelaskan apa yang dimaksudkan oleh partisipan lain. Participant dapat menjelaskan apa tujuan atau sasaran dari partisipan lainnya. 1.4 Group Characteristics Sistem mampu mengakomodasi aktivitas grup, baik yang berjumlah kecil maupun besar (scalability) 2. CapabilityLevel Pelaksanaan koordinasi dalam proses kolaborasi didukung oleh sistem. Proses pertukaran informasi (baik secara synchronous maupun asynchronous) antar participant berlangsung tanpa hambatan. Sistem menyediakan dukungan pelaksanaan transition task, seperti startup, summarization, play back, archiving, dll. Participant mampu berkonsentrasi melaksanakan dan menyelesaikan tugasnya. 3. Service Level Perangkat yang digunakan dapat secara optimal mendukung task yang dilakukan oleh participant. 4. Technology Level Teknologi yang disediakan mudah digunakan, mudah diakses (accessability), mudah dipelajari (learnability), sesuai dengan konsep usability. CCSF11 CCSF12 CCSF13 CCSF14 CCSF15 CCSF16 CCSF17 CCSF18 CCSF19 CCSF20 CCSF21 CCSF22 CCSF23 CCSF24 CCSF25 CCSF26 CCSF27

21 85 IV.6 Error Management Error management merupakan sebuah konsep yang mencoba mengklasifikasikan jenis error, mendefinisikan error, dan mengelola error. Konsep Error Management diadaptasi dalam tataran strategis, dalam rangka mengidentifikasi resiko dan menilai rencana kontigensi dari pelaksanaan proses kolaborasi dalam lingkungan kolaborasi. Pemanfaatan konsep ini terinspirasi dari mata kuliah Rekayasa Interaksi (Interaction Engineering). Dalam konsep Error Management dikenal sejumlah istilah seperti fault, error, failure, detector, dan exception. Fault merupakan kelemahan yang dimiliki oleh sistem. Berada pada tataran design (software bugs), hardware (hardware fault), supporting level, atau spesifikasi yang tidak lengkap. Error merupakan efek dari aksi user yang tidak memberikan dampak kerusakan pada sistem. Failure merupakan penurunan kualitas software (system). Detector bertugas untuk mendeteksi setiap error yang dilakukan oleh user dan failure yang terjadi pada sistem, kemudian memunculkan exception untuk ditindaklanjuti oleh user dan sistem (Sastramihardja, 2006). Definisi kelima konsep tersebut dalam lingkungan kolaborasi dapat dilihat dalam Gambar IV.8, sedangkan detail konsep dapat dilihat pada Lampiran E.

22 86 Tidak terpenuhinya kriteria kesuksesan lingkungan kolaborasi pada level capability, service, dan technology User/participant tidak aware terhadap perkembangan proses kolaborasi (awareness rendah). Tidak terpenuhinya kriteria kesuksesan lingkungan kolaborasi pada level requirement Sistem tidak mampu mendukung proses kolaborasi yang berjalan Fault causes Error causes Failure detects detects detects Detector raises Exception Evaluasi CCSF (Collaborative Critical Success Factors) Sistem memberikan panduan kepada participant untuk menjaga konsensus dalam rangka kebersamaan kelompok (berupa Pertanyaan untuk Pengendalian Sosial) Modifikasi sistem agar tetap mampu mengakomodasi proses kolaborasi yang sedang dan akan berjalan Gambar IV.8 Konsep Error Management dalam Lingkungan Kolaborasi (diadaptasi dari (Sastramihardja, 2006)) IV.7 Kesimpulan Hasil Perancangan Lingkungan Kolaborasi Lingkungan kolaborasi dibangun berdasarkan Framework kolaborasi DARPA IC&V. Dalam menggunakan framework ini terlebih dahulu dilakukan identifikasi atas model kolaborasi yang akan diterapkan dalam organisasi. Penentuan ini penting dalam rangka mengetahui kebutuhan organisasi atas aktivitas kolaborasi. Lingkungan kolaborasi mewadahi elemen-elemen yang tercakup dalam model kolaborasi, baik Collaborative Ontology (CO) maupun Collaborative Process Ontology (CPO). Dengan demikian lingkungan kolaborasi mengakomodasi seluruh elemen dalam model proses kolaborasi.

23 87 Perancangan konsep manajemen perubahan yang menggunakan konsep event (dimunculkan pada perancangan model kolaborasi) diharapkan mampu mengatasi perubahan-perubahan yang mungkin terjadi selama proses kolaborasi berjalan. Hal tersebut mendukung proses kolaborasi yang dinamis. Pendefinisian Collaborative Critical Success Factors (CCSF) diharapkan mampu menjadi pemandu dan alat ukur kesuksesan lingkungan kolaborasi yang dibangun. Sedangkan konsep error management digunakan sebagai perangkat untuk mengidentifikasi resiko dan menilai rencana kontigensi. Konsep CCSF dan error management tersebut diharapkan mampu mendukung terlaksananya proses kolaborasi yang efektif.