BAB I PENDAHULUAN. 1.1 Latar Belakang

Transkripsi

1 BAB I PENDAHULUAN Bab ini merupakan pendahuluan laporan Tugas Akhir yang menjelaskan secara garis besar mengenai pembahasan yang dilakukan. Bagian pendahuluan akan terdiri dari : 1. Penjelasan mengenai latar belakang laporan Tugas Akhir. 2. Perumusan masalah yang akan dibahas pada Tugas Akhir. 3. Tujuan yang akan diraih pada Tugas Akhir. 4. Pendefinisian batasan-batasan masalah untuk Tugas Akhir. 5. Metodologi Tugas Akhir. 6. Sistematika pembahasan pada laporan Tugas Akhir. 1.1 Latar Belakang Kegiatan produksi (barang atau jasa) dilakukan oleh sebuah perusahaan dengan tujuan agar pelanggan dapat menikmati barang atau jasa tersebut. Kondisi tersebut dapat menggambarkan bahwa pelanggan merupakan pihak yang sangat berperan untuk kelangsungan operasional perusahaan. Oleh karena itu, sudah seharusnya perusahaan berupaya maksimal untuk mempertahankan kepercayaan pelanggan dan memikat lebih banyak pelanggan terhadap produk mereka. Salah satu jenis perusahaan yang sangat memikat banyak pelanggan, khususnya di Bandung, adalah distribution outlet (distro). Hal tersebut dapat terlihat dengan jumlah pelanggan yang konsisten tidak sedikit pada hari-hari kerja dan meningkat ketika pada hari Sabtu dan Minggu. Semakin tinggi jumlah pelanggan, maka sudah seharusnya perusahaan mampu untuk mengelolanya, begitu juga halnya dengan distro. Distro harus mampu mengelola pelanggan-pelanggannya, agar pelanggan yang ada tetap setia dan memungkinkan untuk meningkatkan jumlah pelanggannya dengan adanya pelanggan-pelanggan baru. Saat ini persoalan yang paling sering ditemukan pada distro adalah tidak lengkapnya basis data yang digunakan untuk kegiatan operasional, baik itu data pelanggan, I-1

2 I-2 produk, dan lainnya. Padahal, melalui basis data yang lengkap, maka distro dapat mengembangkan usahanya dengan menemukan beberapa prospek di dalamnya. Salah satu prospek yang dapat membuat distro menjadi sangat berkembang adalah dengan adanya data pelanggan yang lengkap, maka distro dapat mengenali pelanggannya. Keuntungan yang dapat diperoleh distro dengan mengenali pelanggannya adalah distro dapat membuat pelanggan merasa dihargai dan hal itu merupakan salah satu penyebab setianya pelanggan terhadap suatu toko penjualan, contohnya distro. Oleh karena itu, berdasarkan penjelasan tersebut, distro sebaiknya memiliki cara yang tepat untuk mengelola seluruh data, salah satunya data pelanggan, dengan tujuan untuk lebih mengenal para pelanggannya, sehingga distro mampu mempertahankan kepercayaan pelanggan dan berusaha maksimal untuk meningkatkan jumlahnya. Akan memudahkan jika distro menggunakan sistem pengelola pelanggan seperti yang telah dikenal, yaitu customer relationship management atau manajemen hubungan pelanggan. Akan tetapi, hal tersebut akan memerlukan biaya besar dan belum tentu sesuai dengan kebutuhan distro tersebut. Oleh karena itu, diperlukan adanya sistem informasi pengelola data yang sesuai dengan kebutuhan dan menggunakan metode yang tepat pada pengembangannya agar sistem tersebut benar-benar memenuhi kebutuhan distro. Akan tetapi, untuk memperoleh sistem informasi yang sesuai dengan keinginan pengguna sehingga pemakaiannya menjadi efektif bukanlah hal yang mudah. Telah banyak literatur dan referensi mengenai analisis dan perancangan sistem, namun kegagalan implementasi sistem informasi masih sangat sering terjadi [ALT04]. Oleh karena itu diperlukan sebuah metode yang tepat untuk melakukan analisis sistem. Tujuannya adalah agar tahap-tahap berikutnya dapat dilalui dengan bekal informasi yang tepat. Hal menjadi perhatian tidak hanya pada saat analisis, sebab adanya fakta bahwa kegagalan sistem informasi diakibatkan oleh kurangnya penekanan pada aspek manusia atau pengguna untuk pengguna sistem [BOS77]. Oleh karena itu, proses perancangan dan implementasi sistem informasi juga harus mendapat perhatian yang lebih. Diharapkan sistem informasi dapat menjadi produk yang interaktif dan mampu menjadi produk yang mendukung manusia untuk menyelesaikan pekerjaannya. Oleh

3 I-3 karena itu, digunakan sebuah metode dalam rekayasa interaksi dalam pengembangan perangkat lunak (sistem informasi), yaitu menggunakan pemodelan task (task modeling) [SAS99]. Metode pemodelan task menitikberatkan pada interaksi yang terjadi antara sistem dengan pengguna. Oleh karena itu metode ini akan memperhatikan faktor pengguna dan juga faktor perangkat lunak. Kelebihan yang dimiliki oleh metode ini akan memudahkan untuk mencapai keberhasilan perangkat lunak secara utuh. Sebab untuk mencapai keberhasilan perangkat lunak secara utuh, calon pengguna harus benar-benar dilibatkan dalam proses pembuatan perangkat lunak, baik dari mulai menentukan kebutuhan-kebutuhan sistem, mendapatkan, menggunakan, merawat, hingga mematikan produk perangkat lunak [ALT02]. 1.2 Rumusan Masalah Masalah-masalah yang dibahas dalam Tugas Akhir adalah sebagai berikut : 1. Apa kebutuhan awal yang diperlukan untuk pengembangan sistem dan untuk mengetahui kondisi hubungan distro dengan pelanggannya saat ini? 2. Hal apa saja yang perlu diperhatikan dalam mengidentifikasi persoalan dan prospek? 3. Bagaimana cara menghasilkan solusi untuk persoalan dan future terhadap prospek yang telah diidentifikasi? 4. Bagaimana melakukan pemodelan task (task modeling) terhadap solusi untuk persoalan dan future terhadap prospek yang telah diidentifikasi? 5. Apa saja tahap yang perlu dilakukan sebelum melakukan implementasi terhadap Sistem Informasi Pelanggan pada Distro? 6. Bagaimana proses implementasi Sistem Informasi Pelanggan pada Distro? 1.3 Tujuan Tujuan yang dicapai dalam pelaksanaan Tugas Akhir ini adalah sebagai berikut : 1. Mengumpulkan kebutuhan awal untuk Tugas Akhir dengan memperoleh data hasil survei mengenai kondisi lingkungan distro serta kebutuhan pengguna terhadap sistem, baik dari sisi distro, maupun dari sisi pelanggan.

4 I-4 2. Memetakan proses bisnis distro serta mendefinisikan interaksi yang terjadi antara distro dengan pelanggannya untuk mengidentifikasi persoalan dan prospek dari lingkungan distro dengan memanfaatkan work system framework. 3. Menghasilkan solusi untuk persoalan dan future untuk prospek yang telah diidentifikasi dengan memanfaatkan work system framework berdasarkan proses bisnis distro dan interaksi antara distro dengan pelanggan. Kemudian mendefinisikan model konseptual Sistem Informasi Pelanggan pada Distro. 4. Membuat pemodelan task berdasarkan model konseptual Sistem Informasi Pelanggan pada Distro yang telah didefinisikan dan proses bisnis Sistem Informasi Pelanggan pada Distro. Hasil yang diperoleh pada tahap pemodelan task kemudian digunakan untuk membuat model perilaku sistem. 5. Merancang fungsi atau prosedur melalui pemodelan task dan pemodelan perilaku sistem. Perancangan fungsi atau prosedur diperoleh berdasarkan pemodelan task dan pemodelan perilaku sistem. Hasil akhir dari Tugas Akhir adalah konsep perancangan fungsi atau prosedur untuk mengimplementasikan metode task modeling dalam pemrograman berparadigma prosedural. Implementasi dilakukan dengan membangun kode untuk tiap fungsi atau prosedur yang telah dirancang kemudian diintegrasikan sesuai dengan model perilaku sistem yang telah dirancang. Hasil implementasi berbentuk prototype yang dapat menjalankan beberapa task yang dianggap dapat mewakili cara kerja sistem secara keseluruhan. 1.4 Batasan Masalah Batasan-batasan yang diambil dalam pelaksanaan Tugas Akhir adalah sebagai berikut: 1. Data yang dikumpulkan berasal dari pelanggan dan perusahaan yang berjenis distro. 2. Elemen-elemen dari work system framework yang akan menjadi fokus perhatian adalah customers, products & services, dan process business. 3. Sistem informasi dibangun hanya berupa prototype, yaitu tidak sampai pada tahap semua fitur yang diimplementasikan harus berjalan sempurna. 4. Sistem informasi yang dibangun berjenis web-based application.

5 I Metodologi Metodologi yang digunakan selama penyusunan Tugas Akhir ditunjukkan oleh Gambar 1. KEBUTUHAN AWAL Melakukan Survei Data kebutuhan pengguna dari distro dan pelanggan Kondisi Lingkungan Distro Mempelajari Dasar Teori Distro Work System Framework Teori Pelanggan Rekayasa Interaksi Pemodelan Perilaku Sistem ANALISIS Analisis Proses Bisnis Distro (dibantu dengan Work System Framework) Mengetahui interaksi yang terjadi antara distro dengan pelanggan Analisis Sistem Informasi Pelanggan pada Distro dengan memanfaatkan work system framework Perubahan Proses Bisnis Distro setelah penerapan sistem Model Konseptual Sistem IMPLEMENTASI PERANCANGAN Membuat kode program untuk fungsi atau prosedur yang telah dirancang Mengintegrasikan fungsi & prosedur, Rancangan Proses Bisnis Sistem Informasi Pelanggan pada Distro Pemodelan Task Perancangan task management Perancangan Fungsi / Prosedur Pemodelan Perilaku Sistem PENGUJIAN MEMBUAT KESIMPULAN DAN SARAN Gambar 1. Metodologi Tugas Akhir

6 I-6 1. Pengumpulan data yang dibutuhkan dari calon pengguna (survei) Pengumpulan data dari calon pengguna, yaitu dari pihak pelanggan dan pihak distro dengan melakukan survei. 2. Studi literatur Pada tahap ini, literatur-literatur yang berkaitan dengan penelitian dipelajari sebagai sumber untuk melakukan penelitian. 3. Melakukan pemetaan terhadap proses bisnis distro yang digunakan untuk pendefinisian bentuk interaksi antara distro dengan pelanggan Proses analisis dimulai dengan melakukan pemetaan terhadap proses bisnis distro. Lalu dilanjutkan dengan mendefinisikan bentuk interaksi antara pelanggan dengan distro. Kedua proses tersebut dilakukan berdasarkan hasil survei dan pemahaman terhadap literatur yang telah dipelajari. Oleh karena itu, kedua proses ini termasuk ke dalam proses analisis kebutuhan awal. 4. Analisis terhadap Sistem Informasi Pelanggan pada Distro Berikutnya adalah melakukan analisis Sistem Informasi Pelanggan pada Distro. Proses analisis terbagi atas dua tahap, yaitu pengidentifikasian persoalan dan prospek, lalu pendefinisian solusi untuk persoalan dan future untuk prospek dalam bentuk layanan-layanan sistem. Analisis dilakukan dengan dibantu work system framework. 5. Analisis terhadap dampak penerapan sistem informasi pada proses bisnis distro yang telah berjalan Tahap ini diperlukan untuk mengetahui apakah penerapan sistem memudahkan pihak distro dan pelanggan untuk melakukan kegiatannya atau justru menyulitkan. Sehingga pendefinisian solusi dan future melalui sistem harus didasari pada kebutuhan dari pengguna (distro dan pelanggan). 6. Mendefinisikan model konseptual Sistem Informasi Pelanggan pada Distro Sebagai tahap akhir dari analisis, maka dilakukan pendefinisian model konseptual Sistem Informasi Pelanggan pada Distro. Model konseptual ini akan memberi gambaran sistem yang akan dirancang. Sebelum masuk ke dalam tahap perancangan, proses analisis memungkinkan iterasi sehingga proses kembali berulang mulai dari analisis Sistem Informasi Pelanggan pada Distro. Penelitian Tugas Akhir yang dilakukan oleh Penulis memiliki batasan untuk analisis terhadap. Agar tidak terjadi pengulangan proses yang terus-menerus diakibatkan

7 I-7 oleh bertambahnya kebutuhan awal, maka proses analisis kebutuhan awal akan berulang jika terjadi iterasi proses secara global, yaitu pengulangan mulai dari proses pengumpulan kebutuhan awal. 7. Merancang proses bisnis Sistem Informasi Pelanggan pada Distro Proses ini merupakan proses awal untuk perancangan, yaitu merancang proses bisnis Sistem Informasi Pelanggan pada Distro. Perancangan ini bertujuan untuk memudahkan dekomposisi task pada proses pemodelan task. 8. Melakukan pemodelan task dan pemodelan perilaku sistem Melakukan pemodelan task berdasarkan rancangan proses bisnis Sistem Informasi Pelanggan pada Distro. Pemodelan task terdiri atas dua tahap, yaitu task analysis dan task design. Hasil yang diperoleh dari pemodelan task kemudian digunakan untuk merancang model perilaku sistem dalam bentuk state transition diagram. 9. Merancang fungsi atau prosedur aplikasi Membuat rancangan fungsi atau prosedur untuk aplikasi yang akan diimplementasikan dengan paradigma pemrograman prosedural. Perancangan dilakukan berdasarkan pemodelan task dan pemodelan perilaku sistem. 10. Merancang strategi penanganan perubahan pada task yang telah dirancang (task management) Proses ini dilakukan untuk menangani dampak yang diakibatkan perubahan pada task yang telah dirancang. Tujuannya adalah untuk mengelola task, sehingga membuat sistem menjadi lebih berkembang. Setelah menyelesaikan proses ini, maka proses dapat dilanjutkan langsung ke tahap impelementasi atau masuk ke iterasi berikutnya untuk perancangan. Pengulangan proses dari perancangan dilakukan kembali dari proses perancangan proses bisnis Sistem Informasi Pelanggan pada Distro. 11. Pembangunan perangkat lunak (implementasi) Berdasarkan hasil perancangan terhadap fungsi atau prosedur untuk aplikasi, maka pada tahap ini hal yang dilakukan adalah membangun kode program untuk tiap fungsi atau prosedur yang telah dirancang. Kemudian fungsi atau prosedur diintegrasikan sesuai dengan alur proses yang ditunjukkan oleh model perilaku sistem. Proses dapat dilanjutkan dengan melakukan iterasi untuk proses implementasi, dengan mengulang kembali proses pembangunan kode program atau melakukan iterasi proses penelitian dengan kembali mengulang dari proses

8 I-8 pengumpulan kebutuhan awal. Jika dianggap tidak diperlukan lagi untuk melakukan iterasi, maka dapat dilanjutkan ke tahap pengujian perangkat lunak dan pembuatan kesimpulan dan saran. 12. Pengujian Setelah melakukan proses implementasi dan tidak lagi dilakukan iterasi proses, maka dilakukan pengujian terhadap perangkat lunak yang telah dibangun. Pengujian dilakukan dengan membuat konfigurasi task dalam evaluasi aplikasi, sehingga dapat diketahui fungsional apa saja yang berhasil diimplementasi dan yang tidak diimplementasi. 13. Membuat kesimpulan dan saran Membuat kesimpulan dan saran mengenai pelaksanaan Tugas Akhir. Kesimpulan menjelaskan mengenai pengalaman yang diperoleh selama melakukan penelitian untuk Tugas Akhir dan saran memuat ide-ide yang diberikan untuk pengembangan Tugas Akhir lebih lanjut. 1.6 Sistematika Pembahasan Sistematika penulisan laporan Tugas Akhir ini adalah sebagai berikut : 1. BAB I PENDAHULUAN, merupakan bab pembuka laporan yang memiliki gambaran umum mengenai pelaksanaan Tugas Akhir. Bab ini terdiri dari latar belakang, rumusan masalah, tujuan, batasan masalah, metodologi, dan sistematika pembahasan dalam pelaksanaan Tugas Akhir. 2. BAB II DASAR TEORI, menjelaskan dasar-dasar teori mengenai pelanggan, work system framework, distribution outlet (distro), rekayasa interaksi, dan pemodelan perilaku sistem. Dasar-dasar teori ini kemudian digunakan untuk melakukan analisis, perancangan, dan implementasi. 3. BAB III ANALISIS, berisi analisis yang dilakukan terhadap data hasil survei. Analisis yang dibantu dengan metode work system framework menghasilkan solusi terhadap persoalan dan future terhadap prospek yang berhasil diidentifikasi. Hasil tersebut kemudian digunakan pada tahap perancangan. 4. BAB IV PERANCANGAN, pada bab ini akan berisi perancangan terhadap perangkat lunak berdasarkan hasil analisis yang telah dilakukan. Perancangan dilakukan terhadap proses bisnis Sistem Informasi Pelanggan pada Distro,

9 I-9 pemodelan task, pemodelan perilaku sistem, perancangan fungsi atau prosedur, dan perancangan task management. 5. BAB V IMPLEMENTASI, merupakan bab yang akan menjelaskan mengenai proses dan hasil implementasi dari perancangan yang telah dilakukan. 6. BAB VI PENUTUP, berisi kesimpulan mengenai pelaksanaan kegiatan Tugas Akhir dan saran yang dapat diberikan untuk pengembangan yang mungkin dilakukan terhadap Tugas Akhir ini.