BAB 2 LANDASAN TEORI

Transkripsi

1 BAB 2 LANDASAN TEORI 2.1 Teori Teori Dasar / Umum Pengertian Studi Kelayakan Pengertian studi kelayakan menurut O Brien (2005, p515) adalah studi awal untuk merumuskan informasi yang dibutuhkan oleh pemakai akhir, kebutuhan sumber daya, biaya, manfaat dan kelayakan proyek yang diusulkan. Aspek-aspek studi kelayakan menurut O Brien adalah sebagai berikut: Tabel 2.1 Aspek kelayakan menurut O Brien Kelayakan Organisasional Kelayakan Ekonomi Seberapa baik sistem yang diusulkan untuk mendukung prioritas bisnis perusahaan. Penghematan biaya Peningkatan pendapatan Pengurangan investasi yang dibutuhkan. Peningkatan keuntungan. 8

2 9 Kelayakan Teknis Kelayakan Operasional Kemampuan, keandalan dan Penerimaan karyawan, ketersediaan hardware, pelanggan dan supplier. software dan jaringan. Dukungan manajemen. Persyaratan pemerintah dan persyaratan lainnya. Tujuan diadakannya Studi Kelayakan adalah untuk mengevaluasi solusi sistem alternatif dan untuk mengusulkan aplikasi bisnis yang paling layak dan paling diinginkan untuk dikembangkan. kelayakan: Menurut Whitten et al.(2004, p382), ada empat kategori pengujian 1. Operational Feasibility atau kelayakan operasional adalah ukuran sebaik apa solusi tersebut akan bekerja dalam organisasi. Juga ukuran pendapat orang tentang sistem atau proyek tersebut. Ada beberapa aspek kelayakan operasional yang perlu dipertimbangkan: a. Apakah masalah itu cukup berharga untuk diselesaikan, atau akankah solusi itu bermanfaat untuk menyelesaikan suatu masalah?

3 10 b. Bagaimana pendapat pengguna akhir atau manajemen mengenai masalah atau solusi itu? 2. Technical Feasibillity atau Kelayakan Teknis adalah ukuran kepraktisan solusi teknis tertentu atau ketersediaan sumber dan pakar teknis. Aspek kelayakan teknis mempertimbangkan tiga masalah pokok: a. Apakah teknologi atau solusi yang disajikan cukup praktis? b. Apakah saat ini kita telah mempunyai teknologi yang memadai? c. Apakah kita mempunyai pakar teknis yang memadai? 3. Schedule Feasibility atau Kelayakan Jadwal adalah ukuran kekayakan daftar pelaksanaan proyek tersebut. Kelayakan jadwal ditujukan pada masalah Apakah tenggat waktu proyek cukup masuk akal? 4. Economic Feasibility atau Kelayakan Ekonomis adalah ukuran efektivitas biaya sebuah proyek atau solusinya. Kelayakan Ekonomis didefinisikan sebagai Analisis Cost Benefit. Bagaimana biaya dan keuntungan diperkirakan?

4 11 Bagaimana biaya dan keuntungan dibandingkan untuk menentukan kelayakan ekonomis? Pengertian Sistem Informasi Menurut O Brien (2005, p5) Sistem Informasi merupakan kombinasi teratur dari orang-orang, hardware, software, network atau jaringan komunikasi, dan sumber daya data yang mengumpulkan, mengubah dan menyebarkan informasi dalam sebuah organisasi. Orang bergantung pada sistem informasi untuk berkomunikasi satu sama lain dengan menggunakan berbagai jenis alat fisik (hardware), perintah dan prosedur pemrosesan informasi (software), saluran komunikasi (jaringan) dan data yang disimpan (sumber daya data). Sedangkan menurut Henry C. Lucas Sistem Informasi adalah kegiatan dari suatu prosedur-prosedur yang diorganisasikan bilamana dieksekusi akan menyediakan informasi untuk mendukung pengambilan keputusan dan pengendalian dalam organisasi ( Dapat disimpulkan bahwa Sistem Informasi adalah suatu penggabungan beberapa aspek sumber daya yang menghasilkan informasi bagi organisasi.

5 12 Dari pengertian-pengertian tersebut dapat dilihat beberapa manfaat dari sistem informasi: 1. Mengolah data menjadi informasi 2. Meningkatkan efektivitas dan efisiensi 3. Meningkatkan keunggulan kompetitif ERP (Enterprise Resource Planning) Pengertian ERP Menurut Whitten et al (2004, p29) ERP adalah aplikasi perangkat lunak yang mengintegrasikan secara penuh sistem informasi yang mencakup sebagian besar atau semua fungsi bisnis inti dan mendasar (termasuk pemrosesan transaksi dan informasi manajemen untuk fungsi-fungsi bisnis tersebut). Sedangkan menurut O Brien (2005, p320) ERP adalah sistem lintas fungsi perusahaan yang digerakkan oleh modul software suite terintegrasi yang mendukung proses bisnis dasar internal perusahaan. Perusahaan di dunia mulai memasang sistem ERP pada tahun 1990 sebagai kerangka kerja yang konseptual untuk merekayasa ulang proses bisnis mereka. ERP juga berfungsi

6 13 sebagai mesin software penting yang dibutuhkan untuk mengintegerasikan dan menyelesaikan proses lintas fungsi yang dihasilkannya. Dapat disimpulkan bahwa ERP adalah suatu aplikasi perangkat lunak yang mendukung fungsi-fungsi bisnis dalam organisasi untuk saling terintegrasi Sejarah ERP ERP berkembang dari beberapa evolusi yang ada pertama kali, yaitu MRP, MRP II dan akhirnya menjadi ERP. Evolusi tersebut dijelaskan sebagai berikut : (Sumber: 1. Dimulai dari konsep manufaktur tahun yang lalu, yang memperkenalkan mekanisme untuk menghitung material yang dibutuhkan, kapan dan berapa banyak material itu dibutuhkan. Konsep ini dikenal dengan nama MRP (Material Requirement Planning). 2. MRP berevolusi menjadi MRP II (Manufacturing Resource Planning) yang melingkupi faktor tambahan seperti perencanaan jangka panjang, master scheduling,

7 14 dan lain-lain. MRP II ini sudah memasukkan unsur pengawasan dan pelaporan. 3. Setelah MRP II, perusahaan menyadari bahwa banyak hal harus dipadukan antara lain keuangan, peramalan, sales order, analisis penjualan, distribusi, quality control dan sistem pelaporan serta monitor secara lebih lanjut. Sistem informasi terpadu ini disebut ERP (Enterprise Resource Planning) Manfaat ERP Menurut O Brien (2005, p322), ERP mempunyai banyak manfaat bagi perusahaan, yaitu: Penurunan biaya Banyak perusahaan yang melaporkan penurunan signifikan dalam biaya pemrosesan transaksi, hardware, software, serta karyawan pendukung IT jika dibandingkan dengan sistem lama milik mereka yang belum terintegrasi. Kualitas dan efisiensi ERP menciptakan kerangka kerja untuk mengintegrasikan dan meningkatkan proses bisnis internal perusahaan yang

8 15 menghasilkan peningkatan signifikan dalam kualitas serta efisiensi layanan pelanggan, produksi dan distribusi. Kelincahan perusahaan Dengan adanya sistem ERP, akan meruntuhkan banyak dinding departemen dan fungsi dari berbagai proses bisnis, sistem informasi dan sumber daya informasi. ERP dapat menghasilkan struktur organisasi, tanggung jawab manjerial dan peran kerja yang lebih fleksibel, dan juga menghasilkan organisasi serta tenaga kerja yang lebih lincah dan adaptif yang dapat dengan lebih mudah memanfaatkan berbagai peluang dan bisnis. Pendukung keputusan ERP menyediakan informasi mengenai kinerja bisnis lintas fungsi yang sangat penting secara cepat dan real time untuk para menajer agar dapat secara signifikan meningkatkan kemampuan mereka dalam mengambil keputusan secara tepat waktu di lintas bisnis keseluruhan perusahaan.

9 Penerapan ERP Saat ini, penerapan Teknologi Informasi semakin trendi saja dikalangan para pengusaha. Efisiensi waktu dan biaya yang ditawarkan oleh Teknologi Informasi, membuat para pengusaha merasa wajib untuk menerapkannya dalam proses manajemen di perusahaan. Bagi mereka yang selalu fokus terhadap kebutuhan pelanggan, tidak akan berpikir dua kali untuk menerapkan Teknologi Informasi dalam proses kerjanya. Globalisasi dunia bisnis menuntut perusahaan untuk dapat mengelola informasi dengan baik, sehingga kebutuhan informasi masing masing pihak yang berkepentingan (bukan hanya konsumen) dapat terpenuhi dengan cepat dan tepat. Teknologi Informasi dapat mengotomatisasi proses pengelolaan informasi dari mulai memasukkan informasi, menyimpan, dan memperbaruinya setiap saat sehingga setiap orang bisa mendapatkan informasi terbaru dan melakukan analisis dengan mudah. Oleh karena itu proses penyampaian pesan, informasi, maupun pengetahuan dapat lebih cepat, mudah dan dijamin up to date. Otomatisasi proses pengelolaan informasi dapat dilihat salah satunya dalam penerapan Enterprise Resources Planning (ERP). Mekanisasi proses kerja dengan menggunakan ERP, mengharuskan para karyawan untuk mengirimkan informasi pada

10 17 satu sumber. Dengan memusatkan tempat penyimpanan data pada satu tempat, maka tercipta kemudahan untuk mendapatkan berbagai data, karena setiap departemen/divisi mengirimkan data mereka pada tempat ini. (Sumber: manfaat-penerapan-erp.html) Modul Modul ERP (ERP) : Modul-modul dalam sistem Enterprise Resource Planning (Sumber: =article&id=19:modul-enterprise-resource-planningerp&catid=16:erp-umum&itemid=27) 1. Item Master Management (IMM) 2. Bill of Material (BOM) 3. Demand Management (DM) 4. Sales and Order Management (SOM) 5. Master Production Scheduling (MPS) 6. Material Requirement Planning (MRP)

11 18 7. Capacity Requirement Planning (CRP) 8. Inventory Management (INV) 9. Shop Floor Control (SFC) 10. Purchasing Management (PUR) 11. General Ledger (GL) 12. Account Payable (AP) 13. Account Receivable (AR) 14. Cost Control (CO) 15. Financial Reporting (FIR) 16. Human Resource (HR) SAP Sejarah SAP SAP dibuat pertama kali di Mannheim, Jerman pada tahun 1972 dengan nama asli Systemanalyse und Programmentwicklung (System Analysis and Program Development) di Baden-Wuttemberg, oleh 5 (lima) orang mantan Engineer IBM yaitu Dietmar Hopp, Hans-Werner Hector, Hasso-Platner, Klaus Tshcira dan Claus Wellenreuther.

12 19 Pada tahun 1977, kepanjangan dari SAP berganti nama menjadi System Application and Products in Data processing yang berkantor pusat di Walldorf, Jerman. Untuk pertamakalinya pada tahun ini SAP memiliki klien dari luar Jerman. Pada tahun 1982, SAP telah memiliki lebih dari 250 klien yang berasal dari jerman, Austria dan switzserland. Perusahaan telah mempekerjakan 100 karyawan pada perusahaan mereka. Namun sayangnya pada tahun ini salah satu pendiri SAP keluar dari perusahaan ini. Pada tahun 1991, SAP menghadirkan teknologi R/3 dan pada tahun 1999 menghadirkan yang terbaru yaitu yang terbaru yaitu mysap.com yang kemudian pada tahun 2003 berganti nama menjadi mysap Business Suite. Hingga akhir 2004 SAP telah memiliki customer di lebih dari 120 negara yang menjalankan hingga instalasi software SAP. (Sumber: Elemen Organisasi SAP Menurut buku SAP01 Fundamental, Elemen organisasi adalah struktur organisasi perusahaan yang dipetakan dalam

13 20 aplikasi SAP. Elemen-elemen organisasi tersebut adalah sebagai berikut: Client Client adalah level elemen tertinggi dari semua elemen organisasi dan sebuah client mewakili sebuah grup perusahaan. Company Code Company Code adalah sebuah unit akunting legal bersifat independen yang mewakili elemen organisasi pusat dari akuntansi keuangan. Company Code juga mewakili pajak nasional dari perusahaan serta kebutuhan laporan pajak perusahaan. Plant Plant dapat berupa pabrik ataupun cabang. Dalam perusahaan manufaktur, plant dapat diartikan sebagai pabrik dan merupakan unit organisasi pusat dari produksi. Tetapi dalam perusahaan jasa, plant ini dapat diartikan sebagai cabang. Storage Location

14 21 Stok bahan baku dalam Inventory Management dapat dibedakan dengan satu plant menurut storage location. Elemen ini dapat berperan sebagai gudang. Sales Organization Sales Organization adalah elemen organisasi pusat dalam Sales Order Management yang mengontrol proses penjualan pada pelanggan. Distribution Channel Distribution Channel dapat digunakan untuk mengidentifikasi bagaimana produk-produk yang berbeda dapat menjangkau para pemakai, misalnya wholesale. Organizational Unit Organizational Unit menggambarkan berbagai macam unit bisnis yang ada di dalam perusahaan, karena sudah banyak unit-unit yang belum digambarkan dengan baik sebagai departemen fungsional atau regional. Position Position adalah karyawan perorangan / individual yang ada di dalam perusahaan.

15 Modul Modul SAP Modul-modul yang ada pada SAP tergantung pada paket SAP yang ada, misalnya modul dan aplikasi yang terdapat dalam software SAP R/3 yang terus menerus di upgrade sesuai dengan kebutuhan dan perkembangan jaman. Contoh modul yang ada dalam SAP R/3 terdapat dalam tiga area fungsional, yaitu: (Sumber: =view&id=22&itemid=27) 1. Financial a. Modul Financial Accounting (FI) yang berfungsi untuk menyediakan pengukuran secara kontinu terhadap profitabilitas dan kinerja keuangan perusahaan. b. Modul Controlling (CO) untuk mendukung pengendalian investasi, aktivitas keuangan, pendanaan, serta biaya dan profit perusahaan. c. Modul Investment Management (IM) untuk menganalisis kebijakan investasi jangka panjang dan fixed assets dari perusahaan.

16 23 d. Modul Enterprise Controlling (EC) memungkinkan Enterprise Controller untuk mengakses gudang informasi mengenai hal-hal yang penting untuk perusahaan. e. Modul Treasury (TR) untuk mengintegrasikan antara cash management dan cash forecasting dengan aktivitas logistik. 2. Logistics a. Modul Logistics Execution (LE) berfokus pada pengaturan logistik dari masa purchasing hingga distribusi. b. Modul Sales and Distribution (SD) untuk penggunaan strategi penjualan yang sensitif terhadap perubahan yang terjadi di pasar. c. Modul Material Management (MM) berfokus pada aktivitas sehari-hari dalam tipe bisnis apapun yang memerlukan konsumsi material dan servis. d. Modul Production Planning (PP) untuk merencanakan dan mengendalikan jalannya material sampai ke proses delivery produk.

17 24 e. Modul Plant Maintenance (PM) untuk mendukung dan mengontrol pemeliharaan peralatan dan bangunan secara efektif. f. Modul Quality Management (QM) untuk merencanakan dan menyimpan aktifitas kontrol kualitas, seperti pemeriksaan produk. g. Modul Project System (PS) memonitor material, kapasitas dan dana selama proyek sedang berjalan. 3. Human Resource Modul Human Resource ini terdiri dari beberapa modul yang diantaranya berfungsi untuk melaksanakan manajemen yang efektif dan tepat waktu terhadap salary, benefit dan biaya yang berkaitan dengan sumber daya manusia dalam perusahaan Pengertian Sumber Daya Manusia Pengertian sumber daya manusia menurut Wirawan (2009, p1) adalah sumber daya yang digunakan untuk menggerakkan dan menyinergikan sumber daya lainnya untuk mencapai tujuan organisasi. Tanpa sumber daya manusi (SDM), sumber daya lainnya menganggur

18 25 dan kurang bermanfaat dalam mencapai tujuan organisasi. Istilah SDM mencakup semua yang terdapat dalam diri manusia, antara lain terdiri atas dimensi-dimensi berikut: 1. Fisik manusia 2. Psikis manusia 3. Sifat atau karakteristik manusia 4. Pengetahuan dan keterampilan manusia 5. Pengalaman manusia Pengertian Outsourcing Pengertian Outsourcing (Alih Daya) menurut sumber diartikan sebagai pemindahan atau pendelegasian beberapa proses bisnis kepada suatu badan penyedia jasa, dimana badan penyedia jasa tersebut melakukan proses administrasi dan manajemen berdasarkan definisi serta kriteria yang telah disepakati oleh para pihak. Outsourcing tidak dapat dipandang secara jangka pendek saja, dengan menggunakan outsourcing, perusahaan pasti akan mengeluarkan dana lebih sebagai management fee perusahaan outsourcing. Outsourcing harus dipandang secara jangka panjang, mulai dari pengembangan karir karyawan, efisiensi dalam bidang tenaga kerja, organisasi, benefit dan

19 26 lainnya. Perusahaan dapat fokus pada kompetensi utamanya dalam bisnis sehingga dapat berkompetisi dalam pasar, dimana hal-hal intern perusahaan yang bersifat penunjang (supporting) dialihkan kepada pihak lain yang lebih profesional. 2.2 Teori - Teori Khusus Modul Human Capital Management Modul Human Capital Management yang digunakan adalah mysap ERP HCM yang memberikan fasilitas kepada perusahaan agar dapat mengelola sumber daya manusianya secara real time. Kegiatan pengelolaan itu dapat meliputi, perekrutan karyawan, penilaian kinerja karyawan dan lain-lain yang dilakukan secara terintegerasi. MySAP ERP HCM memiliki beberapa elemen sebagai berikut: (Sumber buku: HR050 Business Processes in Human Capital Management) 1. Organizational Management Organizational Management digunakan untuk memetakan struktur organisasi perusahaan dalam sistem manajemen sumber daya terkait dengan laporan dan untuk memperlihatkan hirarki serta hubungan para karyawan dalam sebuah perusahaan. Selain

20 27 itu, organizational management juga memberi pandangan yang luas tentang perusahaan di masa lalu, masa sekarang dan masa yang akan datang. Di dalam organizational management terdapat: Organizational Plan Organizational plan menggambarkan sebuah model dari lingkungan kerja yang struktural dalam perusahaan yang bisa dievaluasi kapan saja. Organizational Unit Organizational unit menggambarkan semua jenis unit bisnis yang ada dalam perusahaan. Hubungan dari beberapa unit bisnis yang ada akan membentuk sebuah struktur organisasi. Jobs Jobs adalah klasifikasi umum dari posisi yang akan ditempati oleh para karyawan. Misalnya Head of Department, secretary, dan lain-lain. Positions Positions adalah unit organisasi terkecil yang menggambarkan tugas-tugas dari karyawan secara individual. Positions akan ditempati oleh Persons.

21 28 Persons Persons adalah sebuah objek yang memegang posisi dalam suatu struktur organisasi yang secara umum digambarkan sebagai karyawan. 2. Personnel Administration Personnel administration ini terkait dengan fungsi untuk me-maintain data para karyawan. Sistem dalam mysap ERP HCM menyimpan data dengan menggunakan Infotype Records. Istilah-istilah yang terdapat dalam personnel administration ini adalah: Single Screen Maintenance Infotype akan dimaintain untuk subjek atau situasi tertentu. Satu infotype akan digunakan untuk satu karyawan. Personnel Actions Personnel actions digunakan untuk situasi-situasi yang lebih kompleks lagi dan dibutuhkan lebih dari satu infotype. Misalnya dalam situasi untuk hiring seorang karyawan.

22 29 Fast Entry Fast entry digunakan untuk maintain satu infotype untuk lebih dari satu orang karyawan. Misalnya dalam situasi pemberian bonus atau bayaran tambahan untuk para karyawan. 3. Time Management Time management digunakan untuk mengelola semua hal yang berhubungan dengan waktu dalam proses kerja para karyawan, misalnya absensi, cuti, dan lain-lain. Ada beberapa cara untuk mencatat data waktu dalam time management, seperti: Dilakukan online oleh time administrator Menggunakan sistem pencatatan data terpisah Menggunakan Cross-Aplication Time Sheet (CATS) Menggunakan Employee Self-Service (ESS) 4. Payroll Secara umum payroll adalah sebuah perhitungan dari pembayaran atas hasil kerja dari para karyawan. Jika dilihat secara lebih khusus, payroll dapat mengelola beberapa hal seperti pemrosesan hasil penggajian, transfer bank, dan pembayaran gaji

23 30 dengan menggunakan cek. Perhitungan gaji secara umum dilakukan dengan tahap sebagai berikut: Mengelola data karyawan terkait dengan master data, travel data, dan time data untuk perhitungan gaji. Membuat Remuneration statement untuk mengetahui jumlah gaji seluruhnya dari tiap karyawan. Mengirimkan gaji pada karyawan. Mentransfer hasil gaji kepada Bagian Accounting 5. Recruitment Kompenen dalam recruitment dapat digunakan untuk melengkapi seluruh proses perekrutan dari mulai mengisi datadata awal sampai dengan mengisi posisi-posisi untuk lowongan pekerjaan. Poses umum dari recruitment adalah sebagai berikut: Jika diintegrasikan dengan organizational management, perusahaan dapat membuat vacancy infotype (1007) untuk memuat seluruh persyaratan tenang kerja yang dibutuhkan untuk perusahaan. Mengiklankan posisi lowongan pekerjaan. Menerima informasi tentang pelamar dan menyimpannya.

24 31 Menentukan status pelamar, seperti to be hired atau rejected. Membuat kontrak untuk pelamar yang diterima. Mempekerjakan karyawan dan menyimpan datanya dalam master data. 6. Personnel Development Komponen dalam personnel development dapat memungkinkan perusahaan untuk menilai para karyawan terkait dengan performanya dalam perusahaan. Keterkaitan antara kualifikasi yang dimiliki karyawan dengan kebutuhan posisi ditempat mereka bekerja dapat diukur dengan Qualifiacations and Requirements. Dengan personnel development, perusahaan dapat merencanakan dan mengimplementasikan berbagai training yang diperlukan untuk mengembangkan kemampuan dari para karyawannya. Dengan begitu perusahaan dapat memastikan jika organisasinya memiliki kemampuan dan kualifikasi yang dibutuhkan di setiap bidang. 7. Training and Event Management

25 32 Para karyawan yang memiliki kualifikasi kurang memadai akan diikutsertakan dalam event business atau kursus pelatihan yang menyediakan sarana untuk meningkatkan kinerja karyawan dalam bidang tertentu. Training and event management memiliki empat proses utama, yaitu: Business Event Preparation Dalam proses ini dibahas mengenai persiapan untuk melakukan business event dengan mempersiapkan data yang akan digunakan dalam membuat business event catalog, seperti jadwal waktu, lokasi event, sumber daya, dan lain-lain. Business Event Catalog Tahap selanjutnya dalah pembuatan business event catalog, termasuk tanggal event yang akan ditentukan. Day-to-Day Activities Proses booking dalam kegiatan event dilakukan. Booking dapat diikuti oleh para peserta internal atau eksternal, ada juga fasilitas booking seperti prebook attendance, replace booking, rebook dan cancel atttendees. Recuring Activities

26 33 Tahap ini melibatkan kegiatan-kegiatan yang butuh untuk dilakukan secara periodik seperti melakukan penilaian kembali atas training yang telah dilakukan oleh karyawan. 8. Enterprise Compensation Management Enterprise compensation management dalam mysap ERP HCM digunakan untuk mengontrol dan mengelola kebijakan remunerasi perusahaan serta memfasilitasi perencanaan kompensasi dan budgeting. Empat komponen utama dari enterprise compensation management adalah sebagai berikut: Job Pricing Job pricing digunakan untuk mengevaluasi survey atas gaji. Budgeting Budgeting digunakan untuk merencanakan dan mengontrol semua biaya untuk penyesuaian dalam pemberian kompensasi. Compensation Administration

27 34 Compensation administration digunakan untuk mendistribusikan kenaikan gaji karyawan yang disesuaikan dengan kebijakan remunerasi perusahaan. Long-Term Incentives Pemberian sebuah penghargaan dari suatu pencapaian yang dilakukan (award). 9. Personnel Cost Planning Personnel cost planning terkait tentang seluruh biaya yang diperlukan untuk karyawan, seperti biaya gaji, training, kegiatan dinas, dan lain-lain. Proses planning tersebut meliputi: Planning preparation Data collection Cost planning run Detail planning Consistency check and release 10. ESS dan MSS ESS adalah Employee s Self - Service yang merupakan sebuah aplikasi yang mudah digunakan untuk menampilkan,

28 35 membuat, dan mengelola data dalam sistem SAP melalui internet. Dengan ESS, karyawan dapat mengelola data mereka kapan saja dan dimana saja. Sedangkan MSS adalah Manager s Self Service yang juga merupakan sebuah aplikasi yang memudahkan para manajer untuk menampilkan, membuat, dan mengelola data dalam sistem SAP melalui internet. Dengan MSS, manajer akan bisa lebih efektif dalam mengontrol data secara real time. 11. Reporting and Analysis Tools Ada beberapa jenis reporting yang terdapat dalam mysap ERP HCM untuk membantu memenuhi kebutuhan laporan. Dengan reporting and analysis tools, perusahaan dapat mencari seluruh kriteria dan membuat daftar karyawan dari data karyawan dan juga membuat evaluasi secara statistik. Reporting mencakup beberapa bentuk laporan sebagai berikut: Human Resources Information System (HIS) yang dapat memenuhi kebutuhan laporan yang ditampilkan secara grafik struktural. Manager s Desktop digunakan oleh para manajer dimana mereka bisa mengevaluasi dan mengganti data tertentu.

29 36 Ad-Hoc-Query memungkinkan untuk pembuatan laporan secara lebih fleksibel Analisis Biaya Manfaat Menurut sumber buku Information Technology Investment, analisis biaya manfaat yang meliputi identifikasi biaya-biaya dan manfaat dari setiap alternatif investasi sampai pada pemilihan alternatif terbaik menurut standar yang ditentukan. Analisis biaya manfaat dapat digunakan untuk mengevaluasi investasi pada waktu sebelum analisis proyek, setelah analisis proyek ataupun dalam progress analisis proyek. Analisis biaya manfaat memiliki beberapa tahapan atau fase seperti dijelaskan dalam gambar berikut: Gambar 2.1 Lima Tahapan Cost Benefit Analysis

30 37 Biaya dalam cost benefit analysis digolongkan dalam 2 jenis, yaitu yang terlihat / nyata dan tidak terlihat (tangible and intangible). Aspek aspek biaya yang termasuk dalam biaya tangible dan intangible sangat tergantung kepada situasi pengambilan keputusan dalam investasi teknologi informasi yang nantinya akan menentukan biaya-biaya apa saja yang termasuk dalam cost benefit analysis seperti yang dijelaskan dalam tabel berikut: Tabel 2.2 Biaya-biaya potensial dalam sebuah investasi TI Tangible Intangible Hardware Software Telecommunications Needs specification and updates Service: installation, programming, etc Resistance to change (Change management) Inability to change Organizational restructuring Integration of new system into current situation Personnel: hiring, training, etc Furniture

31 38 Sedangkan yang dimaksud manfaat dalam cost benefit analysis adalah sebuah penerimaan positif dari sebuah pelaksanaan investasi teknologi informasi. Manfaat secara umum dapat diklasifikasikan ke dalam lima kategori: 1. Cost savings; 2. Error reduction; 3. Improved operational performance; 4. Increased flexibility; and 5. Improved planning and control. Sama halnya dengan biaya, manfaat juga dapat digolongkan menjadi dua jenis, yaitu tangible dan intangible. Tabel 2.3 Manfaat-manfaat potensial dalam sebuah investasi TI Tangible Intangible Increased productivity Improved resource control Decreased operational costs Improved organizational planning Reduced workforce More timely information Lower computer costs Higher quality information

32 39 Lower outside vendor costs Enhanced organizational learning Lower clerical costs Improved decision-making Reduced software expenses Lower error rates Improved customer satisfaction Fit/Gap Analysis Analisis Fit/Gap digunakan untuk mengevaluasi setiap area fungsional dalam suatu proyek bisnis atau proses bisnis untuk mencapai tujuan tertentu. Hal ini termasuk indenfitikasi data atau komponen utama yang sesuai dengan sistem bisnis dan gap (kesenjangan) yang membutuhkan solusi. Tehnik ini mengacu pada beberapa tujuan, semua terfokus pada penentuan komponen kunci yang diperlukan untuk dapat mencapai best practice di dalam sebuah organisasi. Tujuan Analisis Fit/Gap Untuk setiap proyek, tujuan utama dari analisis fit/gap adalah untuk memastikan bahwa setiap proyek dijalankan sesuai dengan metode yang dianggap efektif dan efisien. Tujuan lain adalah merekomendasikan perubahan, seperti antarmuka yang butuh penyesuaian dalam setiap proses bisnis untuk menjamin hasil target.

33 40 Sesi Cakupan Dalam sesi analisis fit/gap, isu-isu dan tindakan biasanya meliputi: penetapan persyaratan untuk konversi proses bisnis yang diperlukan; mengetahui semua tugas khusus yang harus dilakukan; menyusun langkah-langkah pengujian; mengidentifikasi prosedur keamanan, pelaporan dan dokumentasi; dan membuat aturan dan standar proses. Pengolahan Informasi Setelah penyelesaian awal dilakukan, selanjutnya adalah mengidentifikasi tugas-tugas yang diperlukan untuk mengubah atau mengatasi masalah. Tim mereview semua informasi tentang isu atau masalah. Dokumentasi dan penilaian dari tahap sebelumnya yang melibatkan langkah-langkah perubahan organisasi juga dilakukan. Identifikasi Tugas Semua tugas yang dibutuhkan untuk memulai rekomendasi fit/gap analisis harus terdaftar. Dependensi antar tugas harus ditentukan dalam rangka pembuatan rencana rincian struktur kerja. Seluruh sumber daya penting untuk menyelesaikan setiap tugas kemudian diidentifikasi untuk masing-masing kelompok fungsi dalam organisasi.

34 41 (Sumber: id&u= ww.ehow.com/about_ _fit-gap-analysis.html)