BAB 3 PENENTUAN KEBUTUHAN DAN TUJUAN SISTEM

Transkripsi

1 BAB 3 PENENTUAN KEBUTUHAN DAN TUJUAN SISTEM 3.1 Perumusan Objek Penelitian Latar Belakang Perusahaan Perusahaan Vera Diana Fokus yang berdiri pada tahun 2001 ini bertempatkan di wilayah Pasar Rebo, Jakarta Timur. Perusahaan yang bergerak di bidang jasa pencarian, penyaluran dan konsultasi tenaga kerja ini didirikan untuk memenuhi tuntutan perusahaan di Indonesia akan tenaga kerja profesional yang sesuai dengan bidang keahliannya. Banyaknya tenaga kerja Indonesia yang pada saat itu belum mendapatkan pekerjaan membuat perusahaan ini berkembang dengan cepat. Dengan profesionalisme yang tinggi, PT. Vera Diana Fokus menawarkan jasa yang lengkap. Jasa yang ditawarkan oleh PT. Vera Diana Fokus antara lain adalah : 1. executive search / recruitment 2. outsourcing 3. penyediaan tenaga kerja kontrak dan pengurusan administrasi (penggajian, Jamsostek, Pph 21, dll) 4. test psikologi 5. training & development / in-house training. 58

2 59 Executive search / recruitment merupakan jasa pencarian dan penerimaan tenaga kerja eksekutif yang sesuai dengan spesifikasi permintaan dari perusahaan pemohon. Outsourcing adalah pencarian terhadap orang yang memiliki spesifikasi dan spesialisasi yang sesuai dengan permintaan pemohon, baik yang sedang menggangur ataupun sudah berkerja di tempat lain untuk dapat diterima ke perusahaan pemohon. Penyediaan tenaga kerja kontrak dan pengurusan administrasi adalah menyediakan tenaga kerja yang sesuai dengan permintaan pemohon dan menggunakan ikatan kerja secara kontrak yang dapat diperpanjang. Test psikologi adalah jasa yang ditawarkan untuk mengetahui keadaan psikologis dari calon Tenaga Kerja agar calon Tenaga Kerja yang akan ditempatkan di perusahaan pemohon mempunyai kepribadian yang baik sesuai dengan yang yang diinginkan oleh perusahaan pemohon. Training & development / in-house training merupakan jasa yang melatih tenaga kerja agar tenaga kerja tersebut memiliki kemampuan tambahan sesuai yang diinginkan oleh perusahaan pemohon. Penyediaan jasa yang ditawarkan dilakukan agar dapat memberikan solusi untuk menjawab tantangan manajemen perusahaan, khususnya dalam hal ketenagakerjaan dalam menghadapi masalah tenaga kerja dari mulai pencarian dan penempatan karyawan yang tepat pada posisi yang tepat sampai hal-hal administrasi yang terkait pada masalah ketenagakerjaan Visi dan Misi PT. Vera Diana Fokus Visi Menjadikan PT. Vera Diana Fokus sebagai perusahaan pencarian, penyaluran dan konsultasi tenaga kerja yang terbaik dan dikenal oleh publik.

3 60 Misi 1. Membantu menempatkan/ mencari tenaga kerja yang sesuai dengan kualifikasi yang dibutuhkan (the right man at the right place) 2. Membantu melakukan seleksi terhadap tenaga kerja yang sesuai dengan kriteria 3. Meningkatkan kenyamanan bekerja dalam suatu lingkungan kerja 4. Menjembatani permasalahan antara tenaga kerja dan perusahaan Struktur Organisasi PT. Vera Diana Fokus Struktur organisasi PT. Vera Diana Fokus per 27 Februari 2005 digambarkan pada gambar 3.1 berikut ini President Director Administration Manager Marketing Manager Head of Finance Administration Staff Consultant Coordinator Accounting Staff Consultant Staff Gambar 3.1 Struktur Organisasi

4 Penentuan Fakta Kebutuhan Dan Tujuan Sistem Mempelajari Dokumen Berdasarkan dokumen yang digunakan pada kegiatan usaha dari PT. Vera Diana Fokus seperti : 1. berkas resume 2. proposal kepada client 3. berkas requirement 4. berkas closing deal kepada client 5. berkas perjanjian calon karyawan 6. berkas keuangan calon karyawan 7. berkas karyawan yang sudah diterima bekerja. Dapat dipelajari dari dokumen yang ada saat ini bahwa kegiatan usaha yang dilakukan oleh PT. Vera Diana Fokus belum menggunakan sistem aplikasi basis data. Semua berkas dan hasil transaksi yang ada dicatat dan disimpan secara manual (masih menggunakan file MS Word) tanpa ada bantuan dari aplikasi yang menggunakan sistem basis data. Maka dari dokumen yang ada pada PT. Vera Diana Fokus, dapat disimpulkan bahwa kegiatan usaha yang dilakukan dapat ditingkatkan efektifitas dan efisiensinya dengan menggunakan sistem aplikasi basis data Analisis Sistem Berjalan Observasi Sistem Berjalan Berdasarkan pengamatan yang dilakukan pada PT. Vera Diana Fokus saat melaksanakan kegiatan usahanya, dapat dipelajari bahwa kegiatan usaha yang berjalan saat ini adalah seperti yang tergambar pada gambar 3.2 berikut ini

5 62 Resume yang telah diterima kemudian ditulis ulang dan disimpan. Requirement diterima dari client dengan spesifikasi karyawan yang diinginkan. Pencocokan spesifikasi karyawan yang diminta oleh client dengan resume yang ada. Dilakukan wawancara, tes psikologi, dan pelatihan (jika diperlukan) terhadap calon karyawan yang akan diajukan kepada client. Jika disetujui oleh client maka berkas perjanjian dan berkas keuangan calon karyawan disiapkan. Jika tidak disetujui maka dilakukan pencocokan ulang dan kemudian diajukan kembali. Penyelesaian kontrak perjanjian dengan client dan perhitungan keuangan calon karyawan yang telah disetujui oleh client Gambar 3.2 Sistem Yang Berjalan Saat Ini

6 63 Sistem yang saat ini berjalan saat ini menggunakan sistem manual tanpa menggunakan sistem aplikasi basis data atau bisa dikatakan tanpa sistem aplikasi basis data. Semuanya dilaksanakan secara manual, sebagai contoh pada penulisan ulang resume menggunakan MS Word dan kemudian file tersebut disimpan ke dalam komputer tanpa menggunakan sistem basis data. Kemudian pada saat pencarian dan pencocokan resume dilakukan dengan cara membuka file satu persatu untuk mendapatkan resume yang diinginkan. Dibutuhkan waktu kerja (work hour) yang cukup lama untuk pencarian dan pencocokan resume. Maka dengan penggunaan sistem aplikasi basis data dapat dipastikan akan meningkatkan efektifitas dan efisiensi dari kegiatan usaha. Dengan peningkatan efektifitas dan efisiensi maka keuntungan perusahaan dapat bertambah seperti yang diharapkan oleh perusahaan Hasil Wawancara Berdasarkan hasil wawancara dengan staf administrasi yang bertugas mengawasi dan menjaga bagian pendataan calon tenaga kerja dan client didapatkan bahwa sistem yang ada sekarang belum menggunakan sistem basis data yang baik. Sebagian besar dari aktifitas pendataan calon tenaga kerja dilakukan secara konvensional yaitu dicari secara manual tanpa menggunakan bantuan dari sistem basis data. Proses ini dianggap kurang efektif oleh staf yang bertugas pada bagian pendataan karena untuk mencari data calon tenaga kerja yang sesuai dengan kriteria pemohon (baik dari segi pendidikan maupun aspek lainnya) akan memerlukan waktu yang cukup lama. Beberapa permasalahan yang didapat dari hasil wawancara dengan staf administrasi adalah sebagai berikut :

7 64 1. dengan sistem yang dijalankan secara manual membuat proses pengolahan dan penyimpanan informasi yang dilakukan menjadi lambat. 2. dengan semakin bertambahnya jumlah calon tenaga kerja, membuat berkas berkas calon tenaga kerja semakin banyak, sehingga menyulitkan dalam pencarian data 3. sistem yang dirancang harus menggunakan referensi dari data asli yang berupa hard copy dan dapat mempermudah pencarian data tersebut Analisis Kebutuhan Dan Tujuan Sistem Kebutuhan dari sistem basis data untuk PT. Vera Diana Fokus adalah untuk mengatur data yang digunakan untuk mendukung usaha recruitment service kepada perusahaan maupun calon karyawan, dan untuk meningkatkan efektifitas dan efisiensi dari kegiatan usahanya. Tujuan dari sistem basis data untuk PT. Vera Diana Fokus adalah : 1. untuk mengatur (enter, update, delete) data dari profil candidate / calon karyawan 2. untuk mengatur (enter, update, delete) data dari pengalaman kerja candidate / calon karyawan 3. untuk mengatur (enter, update, delete) data dari riwayat pendidikan candidate / calon karyawan 4. untuk mengatur (enter, update, delete) data dari requirement 5. untuk mengatur (enter, update, delete) data dari perusahaan klien 6. untuk mengatur (enter, update, delete) data dari hasil wawancara dan tes psikologi

8 65 7. untuk mengatur (enter, update, delete) data dari perjanjian candidate / calon karyawan 8. untuk mengatur (enter, update, delete) data dari perhitungan keuangan calon karyawan 9. untuk mengatur (enter, update, delete) data dari closing deal 10. untuk mengatur (enter, update, delete) data dari staff administrasi 11. untuk melakukan pencarian terhadap data profil candidate / calon karyawan 12. untuk melakukan pencarian terhadap data pengalaman kerja candidate / calon karyawan 13. untuk melakukan pencarian terhadap data riwayat pendidikan candidate / calon karyawan 14. untuk melakukan pencarian terhadap data requirement 15. untuk melakukan pencarian terhadap data perusahaan klien 16. untuk melakukan pencarian terhadap data hasil wawancara dan tes psikologi 17. untuk melakukan pencarian terhadap data perjanjian calon karyawan 18. untuk melakukan pencarian terhadap data perhitungan keuangan calon karyawan 19. untuk melakukan pencarian terhadap data closing deal 20. untuk melakukan pencarian terhadap data staff administrasi Dari analisa tujuan tesebut dirancang sebuah sistem basis data dengan menggunakan 2 user view yaitu staff administrasi dan Manajer Administrasi. User view tersebut mempunyai fungsi seperti yang terinci pada tabel 3.1 berikut.

9 66 Data Tipe Akses Staff Administrasi Manajer Administrasi Pegawai Maintain Perusahaan Klien Maintain Candidate Maintain Data_Closing Maintain Income_perusahaan klien Maintain Income_Candidate Maintain Requirement Maintain

10 67 Data Tipe Akses Staff Administrasi Manajer Administrasi Contact_Person Maintain Konsultan Maintain Penyeleksian Maintain Detail_Pengalaman Kerja Maintain Detail_Riwayat Pendidikan Maintain Rekening Bank Maintain Tabel 3.1 User View

11 68 Berdasarkan tabel diatas dapat dilihat bahwa kedua user view tersebut memiliki kebutuhan data yang bersifat overlap karena kebutuhan data dari view manajer administrasi sudah mencakup kebutuhan data dari staff administrasi Oleh karena itu untuk kami menggunakan Pendekatan Tersentralisasi / Centralized Approach untuk mengatur keempat user view tersebut dimana kebutuhan data dari semua view digabungkan untuk membentuk suatu kebutuhan tunggal kemudian berdasarkan kebutuhan daftar kebutuhan tunggal ini dibentuk model data global yang merepresentasikan semua view yang telah digabungkan. 3.3 Analisis SWOT Aplikasi Sistem Analisis SWOT PT. Vera Diana Fokus adalah seperti tabel 3.2 berikut ini Eksternal Threat - bahaya akan perusakan data akibat virus atau sejenisnya Opportunity - meningkatkan pemasukan perusahaan - karyawan menjadi lebih - Bahaya akan adanya terlatih menggunakan Internal hacker yang dapat merusak sistem sistem Strength

12 69 - update data menjadi lebih cepat - efektifitas dan efisiensi meningkat - membuat pendataan menjadi lebih teratur - penggunaan anti virus dan anti spyware yang secara berkala diperbaharui - memiliki karyawan IT yang dapat melakukan pemeliharaan terhadap Weakness - biaya awal yang cukup besar - kemampuan karyawan yang ada belum memadai sistem - implementasi sistem pada hardware yang sudah tersedia - pelatihan terdapat user - meringankan perkerjaan karyawan - sistem yang ada semakin user friendly Tabel 3.2 Analisis SWOT 3.4 Ruang Lingkup Sistem Sistem basis data yang dirancang mempunyai ruang lingkup seperti yang tertera pada gambar 3.3 berikut ini

13 70 Bagian Marketing Konsultan Pegawai Perusahaan_Klien Menyeleksi Candidate Requirement Data_Closing Detail_Pengalaman_Kerja Detail_Riwayat_Pendidikan Contact_Person Income_Perusahaan_Klien Income_Candidate Rekening_Bank Bagian Keuangan Gambar 3.3 Ruang Lingkup Sistem Keterangan : ruang lingkup sistem meliputi bagian yang berada di dalam kotak