Penerapan Budaya Kerja 5 R di Inspektorat Jenderal Kementerian Keuangan

Transkripsi

1 Penerapan Budaya Kerja 5 R di Inspektorat Jenderal Kementerian Keuangan Nama Inovasi Penerapan Budaya Kerja 5 R di Inspektorat Jenderal Kementerian Keuangan Produk Inovasi Meningkatkan Budaya Disiplin Melalui Gerakan 5 R Dalam Upaya Peningkatan Kinerja Auditor Internal Kementerian Keuangan Penggagas Cornelius Maria Susetya, SE., MM. Kelompok Inovator Kementrian / Lembaga Gambar Ilustrasi 1 / 6

2 Deskripsi 2 / 6

3 Inspektorat Jenderal Kementerian Keuangan sebagai aparat pengawas internal pemerintah di lingkungan Kementerian Keuangan (Kemenkeu) mempunyai peran yang penting untuk menghidupkan semangat dan menjaga agar reformasi birokrasi selalu berjalan secara berkesinambungan untuk mewujudkan kepercayaan publik dalam pengelolaan Keuangan Negara. Itjen harus dapat memberikan keyakinan yang memadai bahwa tugas dan fungsi unit-unit Kemenkeu dilaksanakan secara patuh pada peraturan perundang-undangan dan terbebas dari praktek-praktek penyimpangan, ekonomis, efisien dan efektif. Selain itu, Itjen juga harus membantu unit eselon I lain untuk merancang berbagai perbaikan sistem agar sistem pengendalian internal dan manajemen risiko dapat berjalan efektif untuk mendapatkan kondisi governance yang lebih baik. Sehubungan hal tersebut, Itjen terus melakukan transformasi dalam menjalankan proses bisnis guna memberi nilai tambah bagi kementerian serta melaksanakan pencegahan dan pemberantasan korupsi, kolusi, dan nepotisme. Namun demikian, untuk dapat memberikan keyakinan bagi manajemen, maka kapabilitas seluruh unsur dalam Internal Audit, baik dalam hal layanan utama Internal Audit, sumber daya manusia, tata kelola, akuntabilitas serta budaya kerja harus terus ditingkatkan. Saat ini, capaian tingkat kapabilitas Itjen Kemenkeu berada pada level 3 (tiga) Internal Auditor Capability Model (IACM) dari skala 5 (lima), yang merupakan gambaran bagaimana Itjen mampu memberikan manfaat bagi organisasi dalam hal ini Kementerian Keuangan secara keseluruhan.pengukuran tingkat kapabilitas Internal AuditItjen menjadi sebuah institusi yang sangat penting dalam menjaga akuntabilitas Kementerian Keuangan kepada rakyat. Itjen Kementerian Keuangan menjadi satu-satunya unit internal audit di Indonesia yang sudah mencapai level 3 (tiga) IACM pada sisi Internal Audit Public Sector. Namun demikian, capaian IACM ini belum disertai dengan sikap budaya kerja yang mencerminkan nilai-nilai efisiensi, efektivitas serta akuntabilitas yang diinginkan dalam elemen IACM tersebut. Pada saat membandingkan budaya kualitas serta budaya proses kerja yang tercermin dalam kerapihan ruangan kerja di tingkat Inspektorat dan Bagian lainnya, ternyata ditemukan kondisi yang jauh dari kondisi level 3 (tiga). Budaya Kerja 5R - Ringkas - - Rapi - - Resik - - Rawat - - Rajin - Oleh sebab itu, sebagai alternatif solusi dari adanya gap tersebut,melalui salah satu elemen dalam pengukuran IACM yang berkaitan dengan Budaya Kerja, maka dirancanglah sebuah program yang menggambarkan bagaimana elemen Budaya Kerja ini mampu memberikan sumbangsih dalam pencapaian Kinerja Itjen Kementerian Keuangan melalui capaian IKUI ACM. Program yang digagas ini mengedepankan aspek Manajemen Perkantoran, yang merupakan supporting atas tugas dan fungsi utamadi bidang Internal Audit. Sistem budaya kerja yang dimaksud adalah Budaya Kerja 5 S yakni: 1. Sort/Seiri: Kegiatan memisahkan barang/item-item yang diperlu-kan dari yang tidak diperlukan 2. Straighten/Set in Order/Seiton: Tetap mempertahankan yang masih diperlukan dalam tempat yang tepat 3. Shine/Seiso:Mempertahankan tempat kerja rapi dan bersih 4. Standardize/Seiketsu: Lakukan secara konsisten kebiasaan S 1, S 2 dan S 3 dan lakukan budaya upaya merawat 5. Sustain/Shitsuke: Terbentuknya kebiasaan/budaya kerja disiplin yang selalu mempertahankan prinsip-prinsip proses di atas Budaya Kerja 5 S jika diadopsi ke dalam tatanan Bahasa Indonesia menjadi 5R, yaitu Ringkas, Rapi, Resik, Rawat dan Rajin. Budaya ini akan diimplementasikan ke seluruh elemen organisasi di lingkungan Itjen Kementerian Keuangan dalam rangka upaya peningkatan kualitas kinerja Itjen Kementerian Keuangan. Metode Budaya Kerja 5 R pada dasarnya telah banyak dilaksanakan pada sektor-sektor manufacturing, beberapa dalam unit-unit layanan umum, baik di bandara, rumah sakit, dan lain sebagainya. Namun demikian, sangat jarang ditemui adanya implementasi Budaya Kerja 5 R di lingkungan Birokrasi/Kantor Pemerintahan. Hal ini disebabkan tidak mudahnya melakukan internalisasi kepada seluruh pegawai yang ada di suatu organisasi untuk mengimplementasikan Budaya Kerja 5 R dalam lingkup pelaksanaan tugas sehari-harinya. Strategi yang ditempuh dalam rangka pengimplementasian Budaya Kerja 5 R ini adalah dengan membagi unit-unit kerja menjadi beberapa kelompok (yang disebut gemba). Dalam setiap gemba, ada 1 (satu) orang leader yang bertugas untuk mengawasi 3 / 6

4 konsistensi pelaksanaan Budaya Kerja 5 R. Melalui penerapan Budaya Kerja 5 R ini, target awal yang akan dicapai melalui tugas dan fungsi Bagian Umum dalam supporting/dukungan pengawasan dalam Layanan Perkantoran adalah mendapatkan ruangan kerja yang Ringkas, Rapi dan Resik sehingga akan mendukung tercapainya Target Utama bidang Internal Audit seperti yang tercermin dalam Target Capaian Level IACM pada level 4 (empat). Jenis Inovasi Metode Nama Instansi Kementerian Keuangan Unit Instansi Bagian Umum Sekretariat Inspektorat Jenderal Kementerian Keuangan Tahun Inisiasi 2014 Tahun Implementasi 2014 Faktor Pendorong Faktor yang mendorong keberhasilan program Penerapan Budaya Kerja 5 R antara lain: 1. Lingkungan yang mendukung adanya perubahan. 2. Dukungan dan komitmen yang kuat dari pimpinan. 3. Pemahaman yang sama tentang ISO 9001 tentang Document Controller serta pemahaman mengenai kearsipan yang harus dimiliki oleh seluruh unit pengolah dan unit kearsipan. Faktor Penghambat Yang menjadi faktor penghambat keberhasilan program Penerapan Budaya Kerja 5 Ryakni: 1. Motivasi perubahan dari rata-rata pegawai yang dirasakan masih rendah. 2. Adanya pandangan bahwa terciptanya ruangan yang rapi hanya merupakan tanggung jawab Bagian Umum saja. 3. Belum adanya konsistensi terhadap komitmen RINGKAS. Tahapan Proses Tahapan pelaksanaan program Penerapan Budaya Kerja 5 Radalah sebagai berikut: 1.Pada tahapan jangka pendek dilakukan tahapan kegiatan: a. Melakukan brainstorming Proyek Perubahan, analisis permasalahan dan penyempurnaan rancangan Proyek Perubahan Budaya Kerja 5 R serta strategi keberhasilannya. b. Menyelesaikan dan merevisi Pedoman Budaya Kerja 5 R melalui Per Irjen dan perumusan Konsep Peraturan Instruksi Inspektur Jenderal tentang Budaya Kerja 5 R di Inspektorat Jenderal Kementerian Keuangan. c. Melaksanakan Sosialisasi Budaya Kerja 5 R dengan mendatangi langsung setiap unit kerja di lingkungan Inspektorat jenderal kementerian Keuangan. d. Menetapkan pilotting Gerakan R1 (Ringkas) dan R 2(Rapi). e. Melakukan evaluasi berkala (bulanan) penerapan R 1 dan R Pada tahapan jangka menengah yakni selama tahun 2015 dilakukan tahapan kegiatan: 4 / 6

5 a. Melaksanakan implementasi hasil pilotting Gerakan R 1 ke seluruh unit kegiatan pengawasan (Inspektorat dan Bagian). b. Menyelesaikan draft Pengukuran Manual IKU KPI Individual. c. Melaksanakan Kontrak Kinerja mulai dari Kemenkeu One (Irjen), Kemenkeu Two (Inspektur), Kemenkeu Three (Eselon 3), Kemenkeu Four (Eselon IV) dan Kemenkeu Five (pelaksana/seluruh pegawai). d. Melakukan pelaksanaan Gerakan R 1 melalui strategi kombinasi pelaksanaan ISO 9001 tentang Pengendalian Dokumen, Penataan Arsip dan Gerakan R 1 melalui patroli, monitoring dan evaluasi implementasi 5 R. e. Menciptakan Inovasi dan/atau ditemukannya terobosan-terobosan baru hasil monitoring dan evaluasi melalui implementasi 5 R dengan e-ringkas System f. Melaksanakan benchmarking 5 R ke Isuzu. 3. Pada tahapan jangka panjang yakni selama tahun 2016 dilakukan tahapan kegiatan : a. Melaksanakan implementasi seluruh elemen Budaya Kerja 5 R (Ringkas, Rapi, Resik, Rawat dan Rajin) di seluruh unit Pengawasan (Internal Auditor) Kementerian Keuangan. b. Menyelesaikan pengukuran tingkat keberhasilan program dan dampaknya untuk memastikan budaya disiplin memberikan kontribusi pencapaian IACM. c. Mempromosikan terwujudnya unit benchmarking penerapan Budaya Kerja 5 R kepada instansi Internal Audit Kementeriandan Lembaga/Pemda lainnya. Manfaat Program Penerapan Budaya Kerja 5 R memberikan manfaat antara lain: 1. Munculnya unit-unit yang memiliki komitmen RINGKAS untuk mendukung pemberian layanan publik secara berkualitas, bertahap, dan berkelanjutan sesuai Budaya Kerja5 R. 2. Munculnya kesadaran akan pelaksanaan Document Control dan penerapan Clean Desk Policy dari masing-masing pegawai. 3. Tumbuhnya kesadaran dan tekad Auditor Internal untuk berubah melalui perumusan regulasi/kebijakan yang berkualitas demi peningkatan kinerja. 4. Mendukung percepatan RB secara berkualitas menuju era Transformasi Kelembagaan Kementerian Keuangan menjadi Organisasi Pengawasan Kemenkeu yang berkinerja tinggi. Sampai dengan saat ini, program Penerapan Budaya Kerja 5 R sudah mencapai tahapan pelaksanaan sebagai berikut: 1. Masuk dalam Kontrak Kinerja mulai dari Kemenkeu One (Irjen), Kemenkeu Two (Inspektur), Kemenkeu Three (Eselon 3), Kemenkeu Four (Eselon IV) dan Kemenkeu Five (pelaksana/seluruh pegawai). 2. Tercapainya target penyusunan Gemba/Kelompok pada Q Capaian Target Ringkas pada seluruh Unit Q2. 4. Dilaporkan sebagai IKU Individual dan unit. Prasyarat Replikasi Adapun prasyarat yang harus dipenuhi untuk mereplikasi program Penerapan Budaya Kerja 5 R antara lain: 1. Pemahaman mendasar mengenai klasifikasi arsip (substantif dan fasilitatif) harus dimiliki oleh seluruh pegawai. 2. Organisasi harus dapat menetapkan Budaya Kerja ke dalam Kontrak Kinerja sehingga menjadi target individual seluruh pegawai. 3. Manual Indikator Kinerja Utama (IKU) yang disesuaikan dengan kebutuhan organisasi. 4. Adanya framework cara bekerja metode Budaya Kerja 5 R ini. Kontak Person Bagian Umum Sekretariat Inspektorat Jenderal Kementerian Keuangan Gedung Djuanda II Lantai IV-XIII Kementerian Keuangan Jalan Dr. Wahidin No.1Jakarta Telp / Fax / SMS Pengaduan itjen@depkeu.go.id, website Sumber 5 / 6

6 Powered by TCPDF ( Dokumen proyek perubahan Diklatpim & Observasi Teknik Validasi Observasi Jumlah Dilihat 189 Kali Waktu Dibuat :01:03 Terakhir Diubah :03:54 Waktu Diunduh :15:26 6 / 6