KNOWLEDGE CONVERSION PADA PROSES INPUT NILAI DI LABORATORIUM FAKULTAS REKAYASA INDUSTRI IT TELKOM DENGAN METODE SECI

Transkripsi

1 Hal IIB KNOWLEDGE CONVERSION PADA PROSES INPUT NILAI DI LABORATORIUM FAKULTAS REKAYASA INDUSTRI IT TELKOM DENGAN METODE SECI Ariandi Fajrin 1, Amelia Kurniawati 2, dan Murahartawaty 3 Fakultas Rekayasa Industri, Institut Teknologi Telkom Jl. Telekomunikasi 1, Terusan Buah Batu, Bandung, ariandi.fajrin@gmail.com 1, amelia.kurniawati@gmail.com 2, murahartawaty@gmail.com 3 Abstrak Proses input nilai merupakan salah satu aktivitas yang dilakukan di laboratorium Fakultas Rekayasa Industri. Aktivitas tersebut dilakukan dengan cara yang berbeda di setiap laboratorium Fakultas Rekayasa Industri berdasarkan pengalaman masing-masing asisten. Dengan demikian, perlu diketahui best practice dari aktivitas tersebut untuk dijadikan acuan dalam menyeragamkan pelaksanaan proses input nilai di laboratorium Fakultas Rekayasa Industri. Best practice tersebut dapat diperoleh dengan melakukan knowledge conversion. Metode knowledge conversion yang digunakan dalam penelitian ini yaitu SECI. Metode ini memiliki empat tahapan, yaitu Socialization, Externalization, Combination, dan Internalization. Pada penelitian ini, tacit knowledge didapat melalui wawancara dengan asisten laboratorium mengenai proses input nilai di laboratorium Fakultas Rekayasa Industri. Tacit knowledge yang didapat kemudian diolah menjadi dokumen proses bisnis untuk proses input nilai di sepuluh laboratorium Fakultas Rekayasa Industri. Hasil dari penelitian ini adalah best practice yang berbentuk Standard Operation Procedure (SOP) untuk proses bisnis input nilai yang dilakukan di laboratorium Fakultas Rekayasa Industri. Berdasarkan knowledge conversion yang dilakukan menggunakan metode SECI, didapatkan best practice untuk kegiatan input nilai dimiliki oleh laboratorium SISJAR. Penelitian selanjutnya dapat menggunakan pendekatan lain dalam menentukan best practice pada tahap combination. Kata kunci : best practice, explicit knowledge, laboratorium Fakultas Rekayasa Industri, metode SECI, Standard Operation Procedure (SOP), tacit knowledge. 1. Latar Belakang Penelitian Sebagai sebuah organisasi dengan aktivitas utama yang berhubungan dengan penciptaan dan penyebaran pengetahuan, perguruan tinggi akan mendapatkan manfaat yang signifikan dalam mencapai misinya dengan mengaplikasikan knowledge management (Rowley, 2000). Dengan mengaplikasikan knowledge management, maka kemampuan pembuatan keputusan dapat ditingkatkan. Selain itu waktu siklus untuk pengembangan produk, seperti penelitian dapat dipersingkat (Kidwell et al., 2001). Penerapan knowledge management pada perguruan tinggi harus dilakukan secara menyeluruh pada seluruh bagian institusi, salah satunya adalah pada fakultas. Fakultas Rekayasa Industri Institut Teknologi Telkom memiliki banyak sumber daya manusia yang berkualitas, yang tiap individunya memiliki banyak knowledge yang beragam. Agar seluruh knowledge yang dimiliki individu tersebut dapat bermanfaat bagi institusi, maka diperlukan pengelolaan pada seluruh knowledge yang dimiliki oleh tiap individu di Fakultas Rekayasa Industri Institut Teknologi Telkom. Hal ini dilakukan karena apabila knowledge yang dimiliki tiap individu tersebut tidak dikelola dengan baik, maka knowledge tersebut akan hilang bersamaan dengan perginya individu tersebut dari Fakultas Rekayasa Industri Institut Teknologi Telkom. Fakultas Rekayasa Industri Institut Teknologi Telkom memiliki dua program studi, yaitu program studi Teknik Industri (TI) dan Sistem Informasi (SI). Kegiatan pada dua program studi tersebut ada berbagai macam, di

2 antaranya adalah kegiatan praktikum yang dilaksanakan di laboratorium yang dimiliki oleh Fakultas Rekayasa Industri Institut Teknologi Telkom. Laboratorium yang dimiliki ada sebanyak 10 buah, 7 laboratorium dimiliki oleh program studi teknik industri dan 3 laboratorium dimiliki oleh program studi sistem informasi. Kegiatan yang dilakukan di laboratorium merupakan penerapan secara langsung dari teori yang telah didapat mahasiswa di bangku perkuliahan. Kegiatan yang dilakukan di laboratorium melibatkan asisten laboratorium dan praktikan. Asisten laboratorium merupakan sumber daya manusia berkualitas yang dimiliki oleh fakultas yang bertanggung jawab untuk menyampaikan knowledge yang dimilikinya kepada seluruh praktikan yang mengikuti kegiatan di setiap laboratorium. Knowledge yang dimiliki tiap asisten didapatkan dari pengalamannya ketika sebelumnya menjadi praktikan, pengalamannya ketika menjalani proses rekrutasi dan juga dari pengalamannya ketika menjadi asisten laboratorium. Pengalaman yang dimaksud adalah pengalaman dalam melaksanakan proses bisnis di laboratorium seperti melakukan penilaian tugas praktikan. Dari pengalaman yang telah didapatnya ini, banyak knowledge yang secara khusus hanya dimiliki oleh masing-masing asisten dan hilang ketika asisten tersebut meninggalkan laboratorium. Agar knowledge yang dimiliki asisten dapat menjadi knowledge yang dimiliki institusi dan tidak hilang ketika terjadi turnover asisten, maka harus dilakukan knowledge management untuk mengelola seluruh knowledge yang ada, baik itu tacit maupun explicit knowledge. Salah satu proses dalam knowledge management adalah proses storage. Knowledge yang mudah untuk digunakan pada proses storage adalah knowledge yang bersifat explicit. Oleh karena itu perlu dilakukan knowledge conversion untuk mengonversi tacit knowledge yang dimiliki asisten lama mengenai kegiatan di laboratorium menjadi explicit knowledge yang dapat digunakan oleh asisten baru dalam melakukan kegiatan di laboratorium. Ikujiro Nonaka dan Hirakata Takeuchi (1995) mengusulkan sebuah metode yang diberi nama metode SECI untuk memudahkan organisasi dalam proses knowledge conversion. Metode SECI merupakan pengembangan dari penelitian yang dilakukan oleh Polanyi. Metode SECI merupakan sebuah metode yang Hal IIB membahas langkah-langkah untuk melakukan proses knowledge conversion. Langkah-langkah tersebut terdiri dari socialization, externalization, combination, internalization. Pada penelitian ini dilakukan tahapan-tahapan tersebut dalam proses knowledge conversion untuk kegiatan di laboratorium FRI. 2. Rumusan Masalah Bagaimana melakukan knowledge conversion pada proses input nilai di laboratorium Fakultas Rekayasa Industri Institut Teknologi Telkom dengan menggunakan metode SECI? 3. Tujuan Penelitian 1. Melakukan knowledge conversion pada proses input nilai di laboratorium Fakultas Rekayasa Industri yang meliputi tahap socialization, externalization, combination, internalization. 2. Melakukan dokumentasi proses bisnis input nilai di laboratorium FRI. 3. Melakukan penyeragaman proses bisnis input nilai di laboratorium FRI. 4. Manfaat Penelitian 1. Membantu mengembangkan knowledge management system untuk kegiatan praktikum di laboratorium Fakultas Rekayasa Industri Institut Teknologi Telkom. Tacit knowledge yang telah dikonversi menjadi explicit knowledge akan lebih mudah disimpan dalam knowledge management system. 2. Seluruh knowledge yang berkaitan dengan kegiatan praktikum dapat terdokumentasi dengan baik dan akan mudah untuk dilakukan knowledge sharing pada seluruh individu yang terlibat dalam kegiatan praktikum di laboratorium Fakultas Rekayasa Industri Institut Teknologi Telkom. Knowledge yang terdokumentasi dengan baik akan memudahkan asisten baru dalam melakukan kegiatan di laboratorium FRI

3 5. Batasan Masalah Hal IIB Penelitian dilakukan hanya selama satu siklus knowledge conversion yaitu dimulai dari proses socialization dan diakhiri dengan proses internalization. 6. Model Konseptual Gambar 6.1 Skema Penelitian Penelitian ini ditujukan sebagai pendukung pengembangan KMS untuk laboratorium di FRI. Dalam pengembangan KMS, terdapat tiga hal penting yang perlu diperhatikan, seperti yang tergambar dalam model konseptual di atas. Tiga hal tersebut digambarkan dalam KM Triad. yaitu people, process, dan technology. Penelitian ini hanya difokuskan pada hubungan antara people dengan process yang terdapat pada KM Triad. Penelitian ini dilakukan untuk melakukan knowledge conversion dari people yang terlibat pada process yang terjadi dalam proses input nilai di laboratorium Fakultas Rekayasa Industri Institut Teknologi Telkom dengan menggunakan metode SECI. Hasil dari penelitian ini diharapkan dapat membantu proses pengembangan knowledge management system laboratorium Fakultas Rekayasa Industri Institut Teknologi Telkom. Dari model konseptual yang dihasilkan, digunakan sebagai acuan untuk menyelesaikan permasalahan. Urutan penyelesaian masalah dituangkan dalam skema penelitian pada gambar METODE PENELITIAN Pada penelitian ini metode yang digunakan untuk menyelesaikan masalah adalah metode SECI. Metode SECI merupakan metode yang digunakan untuk melakukan knowledge conversion, meliputi tahap : 1. Socialization Socialization adalah proses transfer knowledge dari satu individu ke individu lainnya dalam bentuk tacit knowledge. 2. Externalization Externalization adalah proses transformasi knowledge dari bentuk tacit ke bentuk explicit. Dengan externalization, knowledge tacit yang ada dalam diri individu dikeluarkan dan diformulasikan ke dalam media lain yang dengan mudah dipelajari oleh individu lain. 3. Combination Combination adalah kegiatan mengorganisasi kumpulan explicit knowledge ke dalam satu bentuk media yang lebih sistematis, melalui proses penambahan knowledge baru, kombinasi dan kategorisasi knowledge yang telah terkumpul. 4. Internalization Internalization adalah proses tranformasi knowledge dari bentuk explicit ke bentuk tacit.

4 8. KESIMPULAN 1. Telah dilakukan knowledge conversion pada proses inout nilai di laboratorium FRI menggunakan metode SECI dengan tahapan sebagai berikut : a. Pada tahap socialization dilakukan konversi tacit knowledge yang dimiliki asisten laboratorium mengenai kegiatan pasca praktikum di laboratorium FRI menjadi tacit knowledge yang dimiliki pewawancara. b. Pada tahap externalization dilakukan konversi tacit knowledge yang dimiliki pewawancara menjadi explicit knowledge berbentuk proses bisnis untuk proses input nilai di laboratorium FRI. c. Pada tahap combination dilakukan konversi explicit knowledge berbentuk proses bisnis input nilai di laboratorium FRI menjadi explicit knowledge baru berbentuk SOP dari best practice proses bisnis input nilai di laboratorium FRI, SOP dari best practice proses bisnis digunakan sebagai standar dalam pelaksanaan proses input nilai di laboratorium FRI. d. Pada tahap internalization dilakukan konversi explicit knowledge berbentuk best practice untuk proses bisnis input nilai di laboratorium FRI menjadi tacit knowledge yang dimiliki asisten laboratorium FRI. Dari tahap internalization yang dilakukan, didapatkan hasil untuk proses bisnis input nilai, SOP best practice yang diusulkan dapat diaplikasikan di 9 laboratorium FRI lainnya yaitu laboratorium APK & E, SIPO, TEKMI, SISPROMASI, SIMBI, GARTEK, PRODASE, ERP, dan PTLF dengan beberapa kendala yang harus diatasi. 2. Proses bisnis untuk proses input nilai di laboratorium FRI telah didokumentasikan menjadi dokumen proses bisnis untuk proses input nilai di laboratorium FRI. 3. Telah dilakukan penyeragaman pada proses bisnis input nilai di laboratorium FRI dalam bentuk SOP. Hal IIB bisnis input nilai, perlu dilakukan persiapan ataupun perubahan pada keadaan aktual, di antaranya adalah : 1. Untuk kestabilan koneksi internet di laboratorium program studi Teknik Industri, perlu dibangun jaringan VLAN (Virtual LAN) yang mampu menyediakan banyak IP dalam satu port sehingga koneksi internet menjadi stabil. 2. Untuk menyediakan sumber daya yang paham mengenai software MySql, dapat dilakukan dengan cara mencantumkan kriteria tentang kemampuan menggunakan software MySql yang dimiliki asisten dalam persyaratan rekrutasi asisten baru. Dengan kriteria tersebut diharapkan laboratorium mendapatkan sumber daya yang paham mengenai software MySql. 3. Untuk bentuk praktikum yang dilakukan di masing-masing laboratorium FRI tidak bisa dilakukan penyeragaman karena bentuk praktikum yang dilakukan sesuai dengan materi pada modul di masing-masing laboratorium. Untuk mengaplikasikan best practice proses bisnis input nilai bisa dilakukan dengan cara memilih materi dalam modul yang dapat diaplikasikan dengan berbasis web sesuai dengan kebutuhan masing-masing laboratorium. 4. Untuk bentuk tes yang dilakukan di masing-masing laboratorium FRI tidak bisa dilakukan penyeragaman karena bentuk tes yang dilakukan sesuai dengan materi yang diberikan di masing-masing laboratorium. Untuk mengaplikasikan best practice proses bisnis input nilai bisa dilakukan dengan cara memilih tes yang dapat diaplikasikan dengan berbasis web sesuai dengan kebutuhan masing-masing laboratorium. 5. Untuk mengantisipasi perubahan perilaku sosial yang terjadi pada praktikan, perlu dilakukan perubahan pada konten mading agar antusiasme praktikan untuk melihat informasi atau pengumuman di mading tidak berkurang ketika pengumuman nilai tidak lagi dilakukan di mading laboratorium. 9. USULAN Untuk mengatasi kendala-kendala yang dihadapi dalam mengaplikasikan best practice proses 10. SARAN Saran yang diberikan untuk penelitian selanjutnya:

5 Hal IIB Mencari pendekatan lain yang digunakan untuk melakukan konversi explicit knowledge menjadi explicit knowledge baru pada tahap combination. Melakukan perbaikan proses bisnis pada best practice proses bisnis yang telah dibuat pada penelitian ini. DAFTAR PUSTAKA [1]. Alavi, M., and Leidner, D Review: Knowledge Management And Knowledge Management Systems: Conceptual Foundations And Research Issues. MIS Quarterly Vol.25 No.1, p [2]. Ambrosini, V., Billsberry, J. 2007, Person- Organisation Fit : An Invisible Hand Facilitating the Transfer of Tacit Knowledge, Development Paper submitted to the Strategy as Practice track of the British Academy of Management for the 2007 annual conference, Warwick, 1-8. [3]. Argote, L., Ingram, P. 2000, Knowledge Transfer : A Basis for Competitive Advantage in Firms, Organizational Behavior and Human Decision Processes Vol. 82, No.1, AcademicPress, [4]. Davenport, TH dan Prusak, L., 1998, Working Knowledge : How Organization Manage What They Know, Harvard Business School Press, Boston. [5]. Emery, J. D. 2002, Designing Firm Integrating Processes from the Knowledgebased View, Graduate Student Best Paper Award CASOS Conference, 1-7. [6]. Gouza, A. 2006, Key Factors of Knowledge Transfer Within University Spin-offs, Jornada Conference, [7]. Hahn J, dan Subramani M.R., 2000, A Framework of Knowledge Management System : Issues and Challenges For Theory and Practice, Proceedings of The Twenty First International Conference On Information Systems. [8]. Harrington J., 1991, Business Process Improvement: The Breakthrough Strategy for Total Quality, Productivity, and Competitiveness, McGraw-Hill, Inc., NY. [9]. Johansson, Henry J., 1993, Business Process Reengineering : Break Point Strategies for Market Dominance, John Wiley & Sons. [10]. Kang, J., 2007, Testing Impact of Knowledge Characteristics and Relationship Ties on Project Performance, Journal of Knowledge Management Vol. 11 No.3, Emerald Group Publishing, [11]. Kidwell J.J., Linde K.M.V., dan Johnson S.L., 2001, Applying Corporate in Higher Education, educause. Quarterly, No.4. [12]. Kumar S.A., dan N. Suresh, 2009, Operations Management, New Age International (P) Ltd., New Delhi. [13]. Liebowitz, Jay., 1999, Knowledge Management Handbook, CRC Press, Florida. [14]. Massey, A., Montoya-Weiss, M. and O Driscoll, T. (2002) Knowledge management in pursuit of performance: insights from Nortel networks, MIS Quarterly, Vol. 26, No. 3, pp [15]. McLaughlin, S. 2007, Is your Approach to Knowledge Management Helping or Hindering Innovation?, IET Engineering Management Journal, 1-7. [16]. Newell, S. 2005, Knowledge Transfer and Learning : Problems of Knowledge Transfer Associated with Trying to Shortcircuit the Learning Cycle, Journal of Information Systems and Technology Management Vol. 2 No. 3, [17]. Nonaka, I., dan Takeuchi, H., 1995, The Knowledge Creating Company, Oxford University Express, New York. [18]. Probst, G., Raub, S., Romhardt, K., 2000, Managing Knowledge Building Blocks for Success, John Wiley & Sons Ltd, Chichester, England, [19]. Rowley, J. 2000, Is Higher Education Ready for Knowledge Management?, The International Journal of Educational Management, 14, 7, [20]. Saaty, L. T., 2001, Decision Making for Leaders, RWS Publications, Pittsburgh. [21]. Sangkala, 2007, Knowledge Management, Rajawali Press, Jakarta. [22]. Stenmark, D. 2000, Turning Tacit Knowledge Tangible, Proceedings of the 33rd Hawaii International Conference on System Sciences, Hawaii,U.S,1-9. [23]. Tiwana, A., 2000, The Knowledge Management Toolkit, Prentice-Hall, United States of America. [24]. Wickramasinghe, Nilmini. 2006, Knowledge Creation : A Meta-Framework, Int. J. Innovation and Learning, Vol. 3, No- 5, 560. [25]. Widayana, Lendy. 2005, Knowledge Management : Meningkatkan Daya Saing Bisnis, Bayumedia Publishing, Jawa Timur.