3/14/16 Manajemen Proyek IT - Universitas Mercu Buana Yogyakarta

Transkripsi

1 Dosen Pengampu: Anief Fauzan Rozi, S.Kom., M.Eng. Phone/WA: PIN BB: 29543EC4 Website: yogya.ac.id 3/14/16 Manajemen Proyek IT - Universitas Mercu Buana Yogyakarta 1

2 Memahami dasar manajemen proyek 3/14/16 Manajemen Proyek IT - Universitas Mercu Buana Yogyakarta 2

3 manajemen organisasi sekilas tentang proyek ciri- ciri proyek bentuk pengerjaan proyek PLC mekanisme proyek pemicu adanya proyek faktor- faktor keberhasilan proyek 3/14/16 Manajemen Proyek IT - Universitas Mercu Buana Yogyakarta 3

4 Seni untuk merealisasikan pekerjaan atau sesuatu. Cakupan: Fungsi perencanaan Penetapan apa yang akan dilakukan Pengorganisasian Perancangan dan penugasan kelompok kerja Penyusunan personalia Penarikan, seleksi, penilaian prestasi kerja Pengarahan Motivasi, kepemimpinan, pengelolaan konflik Pengawasan 3/14/16 Manajemen Proyek IT - Universitas Mercu Buana Yogyakarta 4

5 Perspektif I Intinya adalah melihat organisasi atau manajemen dari perspektif rancangan terstruktur Aliran perspektif ini terfokus pada isu tentang bagaimana organisasi disusun? Fungsi yang harus berjalan? Siapa yang harus jadi pemimpin? Gaya kepemimpinan apa yang harus dijalankan? 3/14/16 Manajemen Proyek IT - Universitas Mercu Buana Yogyakarta 5

6 Perspektif II Sering disebut dengan aliran pekerjaan (work- flow) Cirinya: Melakukan formulasi persoalan Melakukan pemodelan Analisis dari pemodelan Pelaksanaan 3/14/16 Manajemen Proyek IT - Universitas Mercu Buana Yogyakarta 6

7 Perspektif III Sudut pandang kemanusiaan, lebih menekankan pada unsur manusia. Komponen: Aliran hubungan kemanusiaan Aliran pengembangan organisasi Aliran pemikiran multidimensional 3/14/16 Manajemen Proyek IT - Universitas Mercu Buana Yogyakarta 7

8 Manajemen proyek yang dibahas adalah manajemen proyek secara global. Dalam prakteknya, manajemen proyek menganut aturan pada organisasi tertentu. Keberhasilan suatu manajemen proyek sangat bergantung pada baik tidaknya manajemen dan organisasi yang bersangkutan. Komitmen dari pihak manajemen sangat menentukan keberhasilan manajemen proyek. Manajemen yang baik akan berpengaruh pada kemajuan organisasi. 3/14/16 Manajemen Proyek IT - Universitas Mercu Buana Yogyakarta 8

9 PMBOK (A Guide to the Project Management Body of Knowledge): proyek adalah suatu usaha sementara yang dilaksanakan untuk menghasilkan suatu produk atau jasa yang unik. Sementara: setiap proyek memiliki tanggal mulai dan selesai yang tertentu. Unik: produk atau jasa yang dihasilkan adalah berbeda dari produk atau jasa yang lain. 3/14/16 Manajemen Proyek IT - Universitas Mercu Buana Yogyakarta 9

10 Bertujuan menghasilkan lingkup (scope) tertentu berupa produk akhir atau hasil kerja akhir. Dalam proses tersebut, ditentukan jumlah biaya, jadwal, kriteria mutu, serta sumber daya yang diperlukan. Bersifat sementara dalam artian adanya batasan waktu yang telah ditentukan. Non- rutin dan tidak berulang- ulang. Macam dan intensitas kegiatan berubah sepanjang proyek berlangsung. 3/14/16 Manajemen Proyek IT - Universitas Mercu Buana Yogyakarta 10

11 Swakelola Dikelola oleh organisasi atau perusahaan itu sendiri. Sub- kontrak Proyek yang diproyekkan, atau dapat dikatakan proyek dilimpahkan kepada pihak ketiga. 3/14/16 Manajemen Proyek IT - Universitas Mercu Buana Yogyakarta 11

12 Perumusan masalah Mencari solusi terhadap masalah Melaksanakan solusi Memonitor hasilnya, yaitu apakah solusi tersebut menyelesaikan masalah tersebut. 3/14/16 Manajemen Proyek IT - Universitas Mercu Buana Yogyakarta 12

13 Tahap penemuan (discovery phase) Tahap konsep (concept phase) Tahap desain (design phase) Tahap pelaksanaan (execution phase) Tahap penjaminan kualitas (SQA) Tahap implementasi (implementation phase) Tahap penutupan (closure phase) 3/14/16 Manajemen Proyek IT - Universitas Mercu Buana Yogyakarta 13

14 Proyek ditentukan oleh manajemen melalui suatu kebijakan. Selanjutnya ditunjuk seorang pimpinan/manajer proyek dam pembentukan tim proyek. Pihak manajemen akan mendelegasikan proyek tersebut kepada manajer proyek untuk memimpin dan mengelola proyek dari awal sampai akhir. Manajer bertanggung jawab sepenuhnya atas keberhasilan proyek tersebut. Manajer harus mengkoordinasi tim dan wajib melaporkan setiap kegiatan proyek kepada pihak manajemen. Dalam kegiatan proyek, seluruh pihak yang terlibah harus bertanggung jawab terhadap keberhasilan proyek tersebut sampai dengan selesai, sesuai kapasitasnya. 3/14/16 Manajemen Proyek IT - Universitas Mercu Buana Yogyakarta 14

15 Rencana Pemerintah Permintaan Pasar Internal Perusahaan Penelitian dan Pengembangan 3/14/16 Manajemen Proyek IT - Universitas Mercu Buana Yogyakarta 15

16 Pengelolaan proyek melalui suatu mekanisme PLC. Menitoring dan pengontrolan terhadap jadwal, anggaran, kualitas, dan risiko dalam suatu proyek. Pengintegrasian perangkat (tools). Komitmen manajemen. 3/14/16 Manajemen Proyek IT - Universitas Mercu Buana Yogyakarta 16

17 Stakeholder mempunyai proyek Proyek didelegasikan ke manajer proyek Manajer proyek mengelola proyek tersebut dengan baik hingga proyek sukses 3/14/16 Manajemen Proyek IT - Universitas Mercu Buana Yogyakarta 17

18 3/14/16 Manajemen Proyek IT - Universitas Mercu Buana Yogyakarta 18

19 Beberapa pendekatan metodologi: The traditional approach Rational unified process Temporary organization sequencing concepts Critical chain Extreme project management Event chain methodology Process- based management 3/14/16 Manajemen Proyek IT - Universitas Mercu Buana Yogyakarta 19

20 The traditional approach: Project initiation Project planning Project executing Project controlling Project closing 3/14/16 Manajemen Proyek IT - Universitas Mercu Buana Yogyakarta 20

21 3/14/16 Manajemen Proyek IT - Universitas Mercu Buana Yogyakarta 21

22 Scope management Time management Cost management Quality management Human resource management Communication management Risk management Procurement management Project integration management 3/14/16 Manajemen Proyek IT - Universitas Mercu Buana Yogyakarta 22

23 Mahasiswa mengetahui dan memahami area- area pembahasan penting dalam manajemen proyek 3/14/16 Manajemen Proyek IT - Universitas Mercu Buana Yogyakarta 23

24 Project Scope Management Project Time Management Project Cost Management Project Human Resource Management Project Risk Management Project Communication Management Project Quality Management Project Procurement Management Project Integration Management 3/14/16 Manajemen Proyek IT - Universitas Mercu Buana Yogyakarta 24

25 Knowledge area adalah cakupan bahasan atau bidang pengetahuan (manajemen) yang terdapat di dalam manajemen proyek. 3/14/16 Manajemen Proyek IT - Universitas Mercu Buana Yogyakarta 25

26 Adalah ruang lingkup pekerjaan (scope) yang harus dilakukan untuk menghasilkan deliverable sesuai dengan spesifikasi dan jangka waktu yang telah ditetapkan. Deliverable à produk, jasa, prosedur, sistem, maupun keluaran dalam bentuk lain. Area pembahasan meliputi: Scope planning, scope definition, Work Breakdown Structure (WBS), scope verification, scope control 3/14/16 Manajemen Proyek IT - Universitas Mercu Buana Yogyakarta 26

27 Scope planning Menjelaskan bagaimana ruang lingkup proyek didefinisikan, diverifikasi dan dikontrol Menjelaskan bagimana Work Breakdown Structure (WBS) didefinisikan Scope definition Membuat scope statement yang menjabarkan justifikasi proyek, penjelasan proyek, deliverable dan tujuan proyek yang meliputi: aspek biaya, mutu dan jadwal sebagai acuan untuk membuat WBS 3/14/16 Manajemen Proyek IT - Universitas Mercu Buana Yogyakarta 27

28 Work Breakdown Structure (WBS) Menjabarkan scope statement menjadi suatu susunan deliverables yang mudah dikelola, serta dikelompokkan berdasar deliverable utama. Scope verification Mendapatkan persetujuan deliverable proyek secara formal Scope control Mengontrol perubahan ruang lingkup proyek 3/14/16 Manajemen Proyek IT - Universitas Mercu Buana Yogyakarta 28

29 Meliputi proses yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek sesuai waktu yang ditetapkan. Area pembahasan meliputi: Penyusunan jadwal proyek Monitoring jadwal proyek Pengontrolan perubahan jadwal proyek 3/14/16 Manajemen Proyek IT - Universitas Mercu Buana Yogyakarta 29

30 Meliputi proses membuat perencanaan, estimasi budget dan mengontrol biaya agar tidak melebihi anggaran yang telah ditetapkan. Area pembahasan meliputi: Cost estimating Cost budgeting Cost control 3/14/16 Manajemen Proyek IT - Universitas Mercu Buana Yogyakarta 30

31 Cost estimating Membuat prakiraan biaya atas sumber daya yang dibutuhkan untuk melaksanakan suatu aktivitas. Cost budgeting Menyusun total perkiraan biaya yang dibutuhkan untuk melaksanakan proyek dan menetapkan cost baseline. Cost control Mengontrol faktor- faktor penyebab varian biaya dan menjalankan prosedur kontrol perubahan 3/14/16 Manajemen Proyek IT - Universitas Mercu Buana Yogyakarta 31

32 Meliputi proses yang diperlukan untuk memenuhi kebutuhan mengorganisir dan mengelola tim proyek. Area pembahasan meliputi: Human resource planning à mengidentifikasi kualifikasi dan jumlah personil yang dibutuhkan serta mendokumentasi peran dan tanggung jawab masing- masing Menunjuk/mendapatkan personil tim yang dibutuhkan untuk melaksanakan pekerjaan proyek Membentuk tim proyek degan meningkatkan kompetensi dan kerja sama tim untuk meningkatkan kinerja proyek. Mengelola tim proyek dengan mengoordinasi dan memonitor kinerja tim, memberikan umpan balik dan membantu memecahkan masalah proyek 3/14/16 Manajemen Proyek IT - Universitas Mercu Buana Yogyakarta 32

33 Meliputi proses yang diperlukan untuk meminimalkan dampak negatif risiko terhadap keberhasilan proyek. Area pembahasan meliputi: Risk management planning Risk identification Qualitative risk analysis Quantitative risk analysis Risk response planning Risk monitoring & control 3/14/16 Manajemen Proyek IT - Universitas Mercu Buana Yogyakarta 33

34 Risk Management Planning: Menentukan metode pendekatan, perencanaan dan pelaksanaan manajemen resiko yang akan ditetapkan Risk Identification: Mengidentifikasi potensi risiko, membuat kategori risiko berasarkan karakteristiknya serta mendokumentasikannya Qualitative Risk Analysis: Memperkirakan dan menganalisis kemungkinan dan besarnya dampak yang akan ditimbulkan risiko 3/14/16 Manajemen Proyek IT - Universitas Mercu Buana Yogyakarta 34

35 Quantitative Risk Analysis: Membuat penilaian hasil analisis dan menentukan prioritas risiko. Risk Response Planning: Menentukan tindak lanjut untuk mengantisipasi dampak. Risk Monitoring & Control: Memonitor risiko yang sudah teridentifikasi dan mengidentifikasi munculnya risiko baru, mengevaluasi pelaksanaan risk response plan dan mengontrol dampak yang ditinggalkan. 3/14/16 Manajemen Proyek IT - Universitas Mercu Buana Yogyakarta 35

36 Kategori risiko: Risiko manajemen proyek Kurang dukungan pihak manajemen, ruang lingkup yang tidak jelas. Risiko teknologi Adopsi teknologi baru. Risiko sumber daya Pendanaan, ketersediaan tim, sarana & prasarana, alokasi sumber daya. Risiko organisasi Konflik kepemilikan proyek, perubahan kebijakan. Risiko eksternal Bencana alam, perubahan regulasi pemerintah, isu ketenagakerjaan, krisis moneter 3/14/16 Manajemen Proyek IT - Universitas Mercu Buana Yogyakarta 36

37 Bertujuan agar komunikasi dan aliran informasi proyek berjalan efektif dan efisien. Area pembahasan meliputi: Communication Planning Information Distribution Performance Reporting Manage Stakeholders 3/14/16 Manajemen Proyek IT - Universitas Mercu Buana Yogyakarta 37

38 Communication Planning: Menentukan perencanaan komunikasi proyek yang sesuai dengan kebutuhan dan harapan stakeholders Information Distribution: Menyediakan informasi proyek dan mendistribusikannya sesuai perencanaan Performance Reporting: Melaporkan status dan kemajuan proyek secara objektif dan tepat waktu Manage Stakeholders: Membina dan mengelola komunikasi yang efektif dan efisien dengan stakeholder Pemenuhan kebutuhan Pengambilan keputusan proyek sesuai mekanisme yang ditetapkan. 3/14/16 Manajemen Proyek IT - Universitas Mercu Buana Yogyakarta 38

39 Untuk memastikan kesesuaian antara kinerja dan hasil proyek dengan standar mutu yang ditetapkan. Area pembahasan meliputi: Quality Planning Quality Assurance Quality Control 3/14/16 Manajemen Proyek IT - Universitas Mercu Buana Yogyakarta 39

40 Quality Planning: Menentukan standar mutu dan standar konfigurasi yang sesuai untuk proyek dan cara pemenuhannya. Quality Assurance: Melaksanakan aktivitas mutu untuk memastikan pelaksanaan proyek telah memenuhi standar proses yang ditetapkan. Quality Control: Memonitor kesesuaian hasil proyek terhadap standar konfigurasi yang ditetapkan dan mengidentifikasi cara mengeliminasi penyebab kegagalan mutu. 3/14/16 Manajemen Proyek IT - Universitas Mercu Buana Yogyakarta 40

41 Meliputi proses yang diperlukan untuk memnuhi pengadaan barang dan atau jasa yang disediakan oleh vendor/kontaktor sesuai jadwal. Area pembahasan meliputi: Procurement Planning Solicitation Planning Conduct Solicitation Source Selection Contract Administration Contract Closure 3/14/16 Manajemen Proyek IT - Universitas Mercu Buana Yogyakarta 41

42 Procurement Planning: Menentukan kebutuhan pengadaan barang dan atau jasa oleh vendor atau kontraktor, membuat jadwal pelaksanaan pengadaan. Solicitation Planning: Menyusun dokumen pengadaan dan kriteria penilaian. Conduct Solicitation: Mengadakan penjelasan lelang, melaksanakan lelang dan menerima proposal/penawaran yang diajukan vendor. 3/14/16 Manajemen Proyek IT - Universitas Mercu Buana Yogyakarta 42

43 Source Selection: Memilih dan menunjuk vendor/kontraktor pemenang. Contract Administration: Menyiapkan dokumen kontrak kemudian bersama- sama vendor/kontraktor pemenang me- review dan menyempurnakan isi kontrak. Contract Closure: Penandatanganan kontrak oleh kedua belah pihak (pembeli dan pelaksana). 3/14/16 Manajemen Proyek IT - Universitas Mercu Buana Yogyakarta 43

44 Meliputi proses dan aktivitas yang diperlukan untuk mengidentifikasi, mendefinisi, mengombinasi, menyatukan dan mengoordinasi berbagai proses dan aktivitas manajemen proyek dalam suatu proses yang bersinergi dan berkesinambungan. 3/14/16 Manajemen Proyek IT - Universitas Mercu Buana Yogyakarta 44

45 Area pembahasan meliputi: Membuat project definition sebagai gambaran awal proyek Membuat project management plan Mengarahkan dan mengelola pelaksanaan proyek Memonitor dan mengontrol aktivitas- aktivitas proyek, mulai dari initiation, planning, execution sampai dengan closing proyek. Mengintegrasikan pelaksanaan prosedur kontrol perubahan atau changes control prosedure Menyelesaikan dan menutuo proyek secara formal 3/14/16 Manajemen Proyek IT - Universitas Mercu Buana Yogyakarta 45

46 3/14/16 Manajemen Proyek IT - Universitas Mercu Buana Yogyakarta 46

47 Buatlah surat tugas untuk proyek Anda! Tugas dikumpulkan via paling lambat hari selasa, 22 Maret 2016 jam waktu bagian . Subject: Surat Tugas Filename: 20152_ManPro_ST_Prodi_kelas_NIM_Nama.pdf 3/14/16 Manajemen Proyek IT - Universitas Mercu Buana Yogyakarta 47