PENGENDALIAN DOKUMEN P-QS-01

Transkripsi

1 PENGENDALIAN DOKUMEN P-QS-01 A Diterbitkan Untuk Tanggapan B Diterbitkan Untuk Persetujuan Disetujui REV. DESKRIPSI TANGGAL DISIAPKAN OLEH DIPERIKSA OLEH DISETUJUI OLEH 1 / 7

2 P QS-01 2 OF 7 0 TABEL PERUBAHAN HAL PERUBAHAN HAL PERUBAHAN LAMPIRAN PERUBAHAN A B 0 A B 0 A B

3 P QS-01 3 OF 7 0 DAFTAR ISI HALAMAN HALAMAN MUKA 1 TABEL REVISI 2 TABEL ISI 3 1. TUJUAN 4 2. RUANG LINGKUP 4 3. REFERENSI 4 4. DEFINISI 4 5. PROSEDUR MUTU 5 6. LAMPIRAN 7 3

4 P QS-01 4 OF Tujuan Prosedur menguraikan cara untuk menangani dan memantau semua dokumen sistem mutu, sehingga dokumen tersebut dapat dikendalikan dengan baik sebelum dan setelah diterbitkan. 2. Ruang lingkup Berlaku terhadap dokumentasi sistem mutu yang diterapkan di UIN Alauddin Makassar. 3. Referensi Pedoman Sistem Manajemen Mutu UIN Alauddin. Pedoman Mutu bagian Definisi Pertama Dokumen merupakan informasi dan sarana pendukungnya (dapat berbentuk kertas atau file elektronik) berisi aktifitas/tahapan yang harus diikuti (misalnya panduan mutu, SOP, instruksi kerja, dokumen internal dan dokumen eksternal). a. Dokumen internal terdiri atas: 1) Pedoman kerja dalam pelaksanaan Tridhama Perguruan Tinggi, berupa: a) Statuta Universitas b) Panduan Akademik Universitas c) Renstra Universitas 2) Pedoman Teknis Sistem Mutu ISO , berupa: a) Kebijakan Mutu b) Rencana Mutu c) Sasaran Mutu d) Manual Mutu e) Prosedur Mutu f) Instruksi Kerja g) Instrumen b. Dokumen Eksternal, yang berasal dari luar UIN Alauddin dan digunakan sebagai pedoman dan acuan dalam pelaksanaan tugas pokok, berupa: a) Perundang-undangan menyangkut pendidikan dan lembaga pendidikan tinggi. b) Peraturan Pemerintah (PP) tentang pendidikan. c) Keputusan dan Peraturan Kementerian Agama dan Kementerian Pendidikan Nasional yang mengatur masalah pendidikan tinggi. d) Dll. 4

5 P QS-01 5 OF 7 0 Kedua Pelaksana: a. Rektor dan Pembantu Rektor sebagai pimpinan manajemen mutu di tingkat universitas (top manajemen). b. Pusat Peningkatan dan Penjaminan Mutu (P3M) sebagai Pusat Pengendali Dokumen adalah pelaksana teknis manajemen mutu di tingkat universitas yang bertanggungjawab mengendalikan dokumen panduan mutu dan prosedur wajib (pengendalian dokumen, pengendalian rekaman, internal audit, pengendalian jasa tidak sesuai, tindakan perbaikan, dan tindakan pencegahan). c. Wakil Manajemen (WM) sebagai pelaksana teknis manajemen mutu di tingkat unit bertanggungjawab mengendalikan seluruh dokumen yang sifatnya teknis (level 1-4), kecuali panduan mutu dan prosedur wajib. Pengendalian dokumen mulai dari peninjauan, penomoran dokumen baru, penyimpanan dokumen asli, distribusi asli, distribusi salinan dan penarikan dokumen kadaluarsa. 5. Prosedur Mutu 5.1 Pengajuan dan peninjauan dokumen Seluruh staf pegawai/dosen di lingkungan UIN Alauddin Makassar dapat mengajukan pembuatan dokumen baru atau revisi dengan mengisi Formulir Pengajuan Pembuatan dan Perubahan Dokumen/Form. Kewenangan menyiapkan, memeriksa dan mengesahkan terdapat dalam poin Formulir Pengajuan Pembuatan dan Perubahan Dokumen/Form yang telah ditandatangani pimpinan langsung dan dilengkapi dengan draft atau revisi dokumen diserahkan kepada WM untuk dokumen yang sifatnya teknis sedangkan usulan perubahan terhadap panduan mutu dan prosedur wajib diserahkan kepada P3M WM dan P3M akan meninjau isi, kelayakan, dan keterkaitan dengan dokumen lain, kemudian memberikan kode dokumen (bila dokumen baru). Jika dinyatakan layak maka dokumen akan sahkan, dicatat, didistribusikan, dan disimpan Perubahan dokumen dapat berdasarkan pada audit internal, audit eksternal, tinjauan manajemen, adanya perubahan teknologi ataupun hal-hal lain yang mempengaruhi proses. Setiap perubahan dokumen akan dilakukan setelah disetujui oleh Rektor atau WM. 5.2 Identifikasi dokumen Panduan Mutu dan Dokumen Prosedur diberi identifikasi sesuai nama dan fungsinya, yang memuat status terbitan dan revisi terbaru, tanggal revisi, nomor dan jumlah halaman serta daftar distribusi dokumen terkendali sedangkan untuk Formulir, Daftar Formulir, dan Daftar Rekaman diidentifikasi menggunakan tanda tertentu. 5

6 P QS-01 6 OF Identifikasi dokumen mengikuti ketentuan sebagaimana berikut: Nama Dokumen Panduan Mutu Prosedur Wajib Prosedur Kerja Instruksi Kerja Form Level Dokumen I II II III IV Format Penomoran UIN AM-M-XX P-QS-XX SOP-Kode Unit-XX IK-Kode Unit-XX - Keterangan XX: No Urut dokumen (01, 02, dst.nya) Keterangan: UIN P QS SOP IK : Universitas Islam Negeri Alauddin : Prosedur kerja : Quality System : Standard Operating Procedure : Instruksi Kerja 5.3 Pengesahan dokumen Sebelum diterbitkan, seluruh dokumen sistem (Panduan Mutu, Prosedur Kerja, Instruksi Kerja, dan Form) harus melalui tahap pemeriksaan dan pengesahan Kewenangan pemeriksaan dan pengesahan mengikuti ketentuan berikut. Nama Dokumen Panduan Mutu Prosedur kerja (wajib) Prosedur kerja Instruksi kerja Form Disiapkan Oleh Tim P3M Tim P3M Personil Penanggungjawab Personil Penanggungjawab Personil Penanggungjawab Diperiksa Oleh Pembantu Rektor Bidang AKademik Pembantu Rektor Bidang AKademik Kepala Bagian/ Wakil Struktural Kepala Bagian/ Wakil Struktural Kepala Bagian/ Wakil Struktural Disahkan Oleh Rektor Rektor Wakil Manajemen Wakil Manajemen Wakil Manajemen 6

7 P QS-01 7 OF Pendistribusian Dokumen Salinan dokumen yang terkendali diberi tanda TERKENDALI menggunakan stempel berwarna biru dan diberi nomor sesuai pemegang dokumen yang bersangkutan. Dokumen induk/asli tidak distempel, tetapi cukup ditandatangani dengan tinta berwarna. Salinan yang tidak dikendalikan diberi stempel TIDAK TERKENDALI menggunakan stempel berwarna merah Wakil Manajemen bertanggung jawab atas pengendalian dokumen yang pada unit terkait. Untuk itu Kepala Bagian/Kasubag menetapkan dan menyusun daftar induk dokumen, dimana satu copy TERKENDALI dari daftar terebut diserahkan kepada Pusat Pengendali Dokumen atau P3M. 5.5 Penyimpanan Dokumen P3M dan WM bertanggung jawab atas pelaksanaan pengendalian Panduan Kerja dan Prosedur. Untuk itu P3M dan WM membuat lembar Pengendalian, Daftar Distribusi, Daftar Terbitan, Revisi Halaman Panduan Mutu dan Prosedur Pengendalian Dokumen dalam bentuk dokumen elektronik dilakukan dengan membuat back up dan menunjuk petugas yang dapat mengakses dokumen tersebut Setiap perubahan dokumen ditulis dalam Form Perubahan Dokumen. Dokumen kadaluwarsa diidentifikasi dengan memberikan tanda KADALUWARSA menggunakan stempel berwarna merah, dan disimpan oleh P3M minimal 1 tahun, setelah 1 tahun P3M melakukan pemusnahan dengan dinyatakan dalam Berita Acara. 5.6 Pengendalian Dokumen Eksternal Semua dokumen eksternal yang terkait dengan UIN Alauddin Makassar dikelola oleh pimpinan masing-masing unit/bagian dan daftar dokumen eksternal diserahkan kepada P3M. 6 Lampiran 7