PROSEDUR MUTU. Pengendalian Dokumen dan Rekaman STIKES AISYIYAH SURAKARTA. Kode Dokumen : PM- P2M -01. Tanggal Berlaku : 1 Mei 2015

Transkripsi

1 STIKES AISYIYAH SURAKARTA Revisi : R00 Disahkan oleh: Diperiksa oleh: Dipersiapkan Oleh Ketua Ketua Wakil Ketua Pusat Penjaminan Mutu Sri Handayani, M.Keb Indarwati, M.Kes Mulyaningsih, M.Keb Halaman 1 Dari 7 Halaman

2 1. TUJUAN Untuk merinci struktur dokumentasi sistem mutu serta mengatur format dan cara pemberian kode dokumen-dokumen tersebut. 2. RUANG LINGKUP Prosedur ini mencakup semua dokumen sistem mutu yang berlaku di STIKES 3. DEFINISI 3.1 Pusat Penjaminan Mutu (P2M) adalah pihak yang bertanggung jawab terhadap proses penjaminan mutu di 3.2 Unit Penjaminan Mutu Program Studi adalah petugas yang bertanggung jawab terhadap proses penjaminan mutu di tingkat prodi. 4. REFERENSI 4.1 Peraturan-peraturan dari Dikti 4.2 Manual Mutu 4.3 Surat-surat Keputusan Ketua 4.4 Surat Edaran Wakil Ketua (WeKa) I 4.5 Surat Edaran Bagian Administrasi Akademik (BAAK) 5. DISTRIBUSI 5.1 Pimpinan 5.2 Pimpinan prodi 5.3 Pimpinan unit 5.4 Pusat Penjaminan Mutu dan Unit Penjaminan Mutu Prodi 5.5 BAAK. 6. PROSEDUR 6.1 Umum 1) Struktur dokumentasi sistem mutu di terdiri atas: Manual Mutu, Uraian Wewenang dan Tanggung Jawab, Prosedur Mutu, Prosedur Kerja, Instruksi Kerja, dan Formulir. 2) Semua Dokumen Sistem Mutu harus jelas mencantumkan kode dokumen, tanggal berlakunya dan status revisinya 3) Dokumen-dokumen di atas dikendalikan sesuai dengan Prosedur Pengendalian Dokumen dan Data () Halaman2 dari7

3 6.2 Manual Mutu Manual Mutu adalah dokumen yang memuat kebijakan dan struktur/garis besar sistem mutu Dokumen Manual Mutu diberi kode MM kependekan dari Manual Mutu. Manual Mutu minimal berisi: a. Kebijakan Mutu b. Sasaran Mutu c. Struktur Organisasi d. Struktur Organisasi Penjaminan Mutu e. Uraian Wewenang dan Tanggung Jawab Fungsi Mutu f. Garis Besar Sistem Mutu 6.3 Uraian Wewenang dan Tanggung Jawab Uraian Wewenang dan Tanggung Jawab adalah dokumen yang berisi tentang informasi kedudukan fungsi dalam organisasi, lingkup kerja, atasan langsung, kualifikasi dan wewenang serta tanggung jawabnya di STIKES Aisyiyah Surakarta; Wewenang dan Tanggung Jawab dilengkapi dengan struktur organisasi unit terkait sesuai kebutuhan Uraian Wewenang dan Tanggung Jawab diberi kode dokumen sebagai berikut: WT- -XXXXX-YY WT : Kependekan dari Uraian Wewenang dan Tanggung Jawab di XXXXX : Initial unit kerja merujuk pada Lampiran 8.6 YY : Nomor urut Prosedur Mutu dimulai dari Dokumen WT disusun oleh Kepala Bagian/Pusat Kelembagaan/Ka.Prodi/Ketua, diperiksa oleh P2M dan disahkan oleh Ketua Dokumen WT berisi uraian tentang: a. Nama Jabatan b. Lingkup Kerja c. Atasan Langsung d. Kualifikasi e. Struktur Organisasi f. Uraian Wewenang g. Uraian Tanggung Jawab Halaman3 dari7

4 6.4 Prosedur Mutu Prosedur Mutu adalah dokumen yang merinci langkah-langkah pelaksanaan sistem mutu, sebagai penjabaran lebih lanjut dokumen Manual Mutu yang terdiri atas serangkaian/beberapa aktivitas yang melibatkan berbagai fungsi Prosedur Mutu terdiri atas Prosedur Mutu Sistem dan Prosedur Mutu Aktivitas Standar/Prosedur Kerja; Prosedur Mutu diberi kode dokumen sebagai berikut: PM- P2M YY PM-P2M : Kependekan dari YY : Nomor urut Prosedur Mutu dimulai dari Prosedur Mutu Sistem terdiri atas: 1. : Pengendalian Dokumen Dan Rekaman 2. PM- P2M-02 : Internal Audit 3. PM-P2M-03 : Pedoman Rapat Tinjauan Manajemen Prosedur Mutu berisi: a. Tujuan : Menjelaskan tujuan penerapan prosedur b. Ruang Lingkup : Menjelaskan lingkup penerapan prosedur c. Definisi : Menjelaskan arti suatu istilah yang digunakan dalam prosedur, yang bila tidak didefinisikan dikhawatirkan akan mengakibatkan salah pengertian d. Referensi : Menjelaskan dokumen-dokumen lain yang menjadi acuan penerapan prosedur e. Distribusi : Menjelaskan unit kerja yang memegang salinan terkendali f. Prosedur : Menjelaskan langkah-langkah dan ketentuan yang harus dijalankan dalam penerapan prosedur g. Arsip : Terdiri atas dokumen-dokumen yang harus diarsip selama proses penerapan prosedur h. Lampiran : Terdiri atas formulir-formulir, petunjuk pengisian, contoh-contoh atau informasi lain yang dibutuhkan untuk penerapan prosedur Dalam menyiapkan Prosedur Mutu, P2M dibantu oleh Unit Penjaminan Mutu Prodi dan pihak-pihak terkait langsung dengan prosedur yang bersangkutan 6.5 Prosedur Kerja Prosedur Kerja adalah dokumen yang mengatur serangkaian aktivitas yang hanya melibatkan satu unit kerja dan berlaku pada unit kerja tersebut Prosedur Kerja diberi kode dokumen sebagai berikut: Halaman4 dari7

5 PK-P2M-XXXXX-YY PK-P2M : Kependekan dari Prosedur Kerja Penjaminan mutu STIKES XXXXX : Initial unit kerja yang menggunakan Prosedur Kerja tersebut YY : Nomor urut Prosedur Kerja dimulai dari Prosedur Kerja minimal berisi poin-poin sebagaimana tercantum dalam Prosedur Mutu (6.4.5). 6.6 Instruksi Kerja Instruksi Kerja adalah dokumen yang mengatur secara rinci kegiatan sehari-hari yang menunjang penerapan Prosedur dan hanya melibatkan satu fungsi atau satu unit kerja saja Instruksi Kerja diberi kode dokumen sebagai berikut: IK- -XXXXX-YY IK-P2M : Kependekan dari Instruksi Kerja penjaminan mutu STIKES XXXXX : Initial unit kerja yang menggunakan Instruksi Kerja tersebut YY : Nomor urut Instruksi Kerja dimulai dari Instruksi Kerja minimal berisi: a. Lingkup Kerja b. Ketrampilan/Pelatihan yang dibutuhkan (optional) c. Langkah langkah Kerja 6.7 Formulir Formulir adalah sarana perencanaan dan pencatatan kegiatan yang dilakukan dalam rangka membuktikan penerapan Prosedur dan Instruksi Kerja atau kegiatan lain yang menunjang penerapan sistem mutu Formulir Sistem Mutu diberi kode sebagai berikut: FM-P2MS-XXYY-ZZ FM-P2M : Kependekan dari formulir Penjaminan mutu Stikes Aisyiyah Surakarta XX : Prosedur Mutu (PM)/Prosedur Kerja (PK) atau Instruksi Kerja (IK) terkait YY : Nomor urut Prosedur Mutu (PM)/Prosedur Kerja (PK) atau Instruksi Kerja (IK) terkait ZZ : No urut formulir mulai dari Halaman5 dari7

6 6.7.3 Tanggal berlaku dokumen adalah tanggal mulai diberlakukannya formulir tersebut; tanggal berlaku formulir ditunjukan pada halaman belakang setiap master yang dibagikan oleh P2M kepada para pemegang Controlled Copy Setiap bagian dapat memperbanyak formulir yang ada sesuai dengan kebutuhannya ukuran kertas formulir dapat bervariasi sesuai kebutuhan dengan catatan kolom-kolom yang ada harus sama urutannya, kecuali disebutkan khusus dalam dokumen sistem mutu yang terkait 6.8 Rencana Mutu Rencana Mutu minimum harus berisi: a. Nama Kegiatan b. Indikator c. Target d. Cara Ukur e. Sumber Data f. Waktu Pemeriksaan g. Acuan h. Pemeriksa P2M bertanggung jawab atas penyiapan Rencana Mutu yang dibutuhkan. Rencana Mutu tersebut diperiksa oleh P2M dan disahkan oleh Ketua STIKES Aisyiyah Surakarta. Dalam menyiapkan Rencana Mutu, P2M dibantu oleh pihak-pihak terkait sesuai kegiatan-kegiatan yang masuk dalam Rencana Mutu yang akan disiapkan Rencana Mutu yang telah disahkan, selanjutnya didistribusikan dan dikendalikan oleh P2M sesuai dengan Prosedur Pengendalian Dokumen dan Data () Rencana Mutu diberi kode sebagai berikut : RM-P2M-XXXX RM-P2M : Kependekan dari Rencana Mutu Penjamnian Mutu STIKES XXXXX : Initial unit kerja yang menggunakan Instruksi Kerja tersebut YY : Nomor urut Instruksi Kerja dimulai dari Rencana Mutu dituliskan pada formulir Rencana Mutu Masing-masing unit yang terkait dalam Rencana Mutu bertanggung jawab menyiapkan Instruksi Kerja yang dibutuhkan untuk memenuhi persyaratan dari Rencana Mutu yang telah disetujui Halaman6 dari7

7 6.8.7 P2M/Unit Penjaminan Mutu Prodi bertanggung jawab menjelaskan kepada semua personil yang terkait dalam setiap Prosedur dan Rencana Mutu tentang bagaimana Prosedur/Rencana Mutu tersebut dijalankan untuk menjamin bahwa semua personil terkait telah mengerti kewajiban yang harus mereka lakukan 7. ARSIP 7.1 Template Prosedur Mutu 7.2 Template Prosedur Kerja 7.3 Template Instruksi Kerja 7.4 Formulir Rencana Mutu 8. LAMPIRAN 8.1 Template Prosedur Mutu 8.2 Template Prosedur Kerja 8.3 Template Instruksi Kerja Halaman7 dari7