PROSEDUR MUTU PENGENDALIAN DOKUMEN

Transkripsi

1 Dibuat oleh:, Diperiksa oleh: Management Representative, Disetujui oleh: Dekan, Kosim,S.Pd. Dr. H. Andoyo Sastromiharjo,M.Pd. Prof. Dr. Didi Sukyadi,M.A.

2 1. UJUAN Prosedur Pengendalian Dokumen Fakultas Pendidikan Bahasa dan Seni Universitas Pendidikan Indonesia (FPBS UPI) bertujuan untuk memastikan bahwa semua bentuk dokumen yang berkaitan dengan Sistem Manajemen Mutu dikendalikan dengan aktif. 2. RUANG LINGKUP Prosedur ini berlaku untuk seluruh dokumen yang berhubungan dengan Sistem Manajemen Mutu, baik yang dibuat sendiri di lingkungan dokumen-dokumen terkait yang diterima dari pihak luar. FPBS UPI maupun 3. DEFINISI 3.1 erkendali adalah salinan/copy dokumen yang diberikan pada pihak yang tercantum dalam daftar distribusi dokumen dan peredarannya dikendalikan oleh. 3.2 idak terkendali adalah salinan/copy dokumen yang diberikan pada pihak yang tidak tercantum dalam daftar distribusi dokumen dan tidak ditarik dari peredaran jika ada revisi. 3.3 idak berlaku adalah iidentifikasi untuk dokumen yang tidak berlaku tapi masih perlu disimpan. 4. URAIAN UMUM 4.1 Setiap penomoran harus mengikuti format sebagai berikut : Pedoman Mutu : /PdM/ PdM = Pedoman Mutu 1/5

3 4.1.2 Prosedur Mutu : /PM-BBB/ PM BBB /Direktorat = Prosedur Mutu Instruksi Kerja : /IK-CCC/ IK CCC = Instruksi Kerja IK Formulir : /CM-DDD/ Rev - CM DDD Rev = Catatan Mutu = Nomor Urut Formulir = Revisi = Nomor Urut revisi. 0 : erbitan pertama 1 : Revisi ke-1 (satu) Job Description/Deskripsi Kerja : /DK EEE/ DK EEE = Deskripsi Kerja = Nomor Urut Job Description Rencana Manajemen Mutu : /RMM FFF/ 2/5

4 RMM = Rencana Manajemen Mutu FFF Rencana Mutu : /RM GGG/ RM GGG = Rencana Mutu 4.2 Persetujuan dokumen : - Pedoman : Disusun oleh Disetujui oleh Dekan - Prosedur Mutu : Dibuat oleh Kasie/Kasubag erkait/ Diperiksa oleh Atasan erkait/ Disetujui oleh Dekan - Instruksi Kerja : Dibuat oleh Staf/Dosen Diperiksa oleh Kasie/Kasubag/Kajur/Kaprodi erkait/ Disetujui oleh Dekan 4.3 Dokumen eksternal yang berasal dari luar organisasi yang digunakan sebagai acuan kerja, pengendaliannya dilakukan oleh masing-masing jurusan atau unit kerja sesuai dengan prosedur ini. 4.4 injauan dokumen dilakukan secara berkala melalui proses Audit Mutu Internal dan injauan Manajemen. 4.5 Perubahan dokumen diberikan tanda segitiga dengan angka revisi dokumen pada bagian yang direvisi. 5. DOKUMEN ERKAI Matriks Pedoman Mutu VS Prosedur Mutu 3/5

5 6. ALUR KERJA PENANGGUNG JAWAB PROSES DOKUMEN Mulai Unit Kerja erkait Usulan Perubahan / Penambahan Dokumen Persetujuan? Perencanaan Pembahasan Dokumen olak B Usulan Perubahan / Penambahan Dokumen Usulan Perubahan / Penambahan Dokumen Draft Dokumen Unit Kerja erkait Unit Kerja erkait dan Unit Kerja erkait dan Pembuatan Draft Dokumen Pembahasan Draft Dokumen Perlu Revisi? Selesai -Daftar Hadir -Usulan Perubahan/ Penambahan Dokumen Pengetikan Akhir Dokumen - Dekan - - Kasie/Kasubag Unit Kerja erkait Pengesahan? Memperbarui Daftar Induk Dokumen Daftar Induk Dokumen A 4/5

6 PENANGGUNG JAWAB PROSES DOKUMEN A Memperbanyak dokumen Unit Kerja erkait Memberi stempel Copy Dokumen Distribusi Dokumen dan atau Penarikan Dokumen Lama Penerapan dokumen -Daftar distribusi - Lembar bukti Penerimaan/Penarikan Dokumen erjadi Perubahan? B Dokumentasi Selesai 5/5