UNIVERSITAS BINA NUSANTARA Program Studi Ganda Akuntansi - Sistem Informasi Skripsi Sarjana Program Ganda Semester Ganjil 2006/2007 ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI ANGGARAN PADA PT. THOMAS EXPRES Elly Fiah NIM : 0600665581 ABS TRAK Penelitian dilakukan pada PT. Thomas Expres, yang bergerak di bidang jasa pengiriman barang, pengepakan, pengantaran cargo, jasa titipan dan lain-lain ke berbagai kota di Indonesia. PT. Thomas Expres selama ini belum membuat anggaran operasional secara lengkap, melainkan hanya memproyeksikan laba berdasarkan feeling dan historis laba. Oleh karena keadaan keuangan PT. Thomas Expres yang baik, selalu memperoleh keuntungan setiap tahunnya, maka PT. Thomas Expres tidak menganggap pembuatan anggaran sebagai suatu hal yang penting. Namun secara tidak disadari, jika PT. Thomas Expres membuat perencanaan anggaran yang lebih matang dan menyeluruh untuk tiap periodenya, maka tidak tertutup kemungkinan bahwa PT. Thomas Expres dapat memaksimalkan kinerjanya, yang berarti meningkatkan laba. Oleh karena itu, penulis merasa perlu untuk mengusulkan penyusunan anggaran untuk tujuan perencanaan, pengawasan serta sebagai benchmark kinerja, melalui laporan kinerja, yang akan membandingkan kegiatan aktual dengan anggaran. Metode penelitian yang dilakukan meliputi penelitian kepustakaan dan penelitian lapangan. Penelitian kepustakaan dilakukan untuk mendapatkan teori yang terkait dengan topik yang dibahas. Sedangkan penelitian lapangan dilakukan dengan observasi, wawancara, penelusuran dokumen-dokumen dan pengujian terbatas atas informasi yang diperoleh dari perusahaan. Untuk perancangan sistem informasi, yang digunakan adalah metode perancangan berorientasi objek menurut Mathiassen, dengan menggunakan bahasa pemrograman Visual Basic 6 dengan Microsoft Access XP sebagai database engine. Perancangan dokumen menggunakan notasi UML (Unified Model Diagram) yang berorientasi objek dengan menggunakan Microsoft Visio 2003. Kata Kunci: anggaran, aktual, laporan kinerja, historis, sistem informasi iv
KATA PENGANTAR Puji syukur penulis panjatkan pada Tuhan Yang Maha Esa atas berkat dan rahmat-nya, sehingga skripsi yang berjudul Perancangan Sistem Informasi Anggaran pada PT. Thomas Expres dapat diselesaikan tepat pada waktunya. Adapun tujuan dari penulisan skripsi ini adalah untuk memenuhi salah satu syarat dalam menyelesaikan pendidikan Strata-1 pada Universitas Bina Nusantara dan untuk mendapatkan gelar Sarjana. Skripsi ini disusun berdasarkan data yang diperoleh dari tempat penulis melakukan survei dan pengamatan pada PT. Thomas Expres ditambah dengan penjelasan dari para dosen dan buku-buku yang ada hubungannya dengan topik Skripsi. Penulis menyadari masih banyak kekurangan kekurangan di dalam Skripsi ini, sehingga penulis mengharapkan bantuan berupa kritik dan saran dari para dosen serta cara-cara yang baik untuk menyusun karya ilmiah di masa yang akan datang. Pada kesempatan ini, penulis hendak menyampaikan banyak terima kasih kepada semua pihak yang telah membantu dan memberikan dukungan moril maupun materiil sehingga Skripsi ini dapat selesai. Penulis memohon maaf sebesar-besarnya jika ada nama yang tidak disebutkan, karena petunjuk Skripsi membatasi kata pengantar maksimal hanya dua halaman. Ucapan terima kasih ini penulis tujukan kepada : 1. Bapak Prof. Dr. Gerardus Polla, MApp.Sc. selaku Rektor Universitas Bina Nusantara. 2. Bapak Engkos Achmad Kuncoro, SE, MM, selaku Dekan Fakultas Ekonomi.. 3. Bapak Ir. Sablin Yusuf, M.Sc., M.Comp.Sc. selaku Dekan Fakultas Ilmu Komputer. 4. Bapak Misbahul Munir,AK., MBA, selaku Ketua Jurusan Akuntansi. 5. Bapak Siswono, S.Kom, MM, selaku Ketua Jurusan Sistem Informasi. 6. Ibu Rindang Widuri, S.Kom., MM, selaku Sekretaris Jurusan Akuntansi. 7. Bapak Johan, S.Kom., MM, selaku Sekretaris Jurusan Sistem Informasi. 8. Bapak Beni Madi Silalahi, Drs., MM, selaku dosen pembimbing jurusan Akuntansi yang telah memberikan banyak petunjuk dan saran bagi penulis dalam penyusunan skripsi ini, terutama dukungan motivasi di saat penulis mulai merasa malas dan kecanduan terhadap game online. 9. Ibu Dewanti Liem, S.Kom, selaku dosen pembimbing jurusan Sistem Informasi yang telah banyak bersabar dan bersedia meluangkan waktu, meskipun penulis sering datang terlambat atau membatalkan janji pertemuan bimbingan. Terima kasih juga atas petunjuk dan saran selama penyusunan skripsi ini. 10. Seluruh Dosen Universitas Bina Nusantara yang telah mendidik dan memberikan bimbingan selama masa pendidikan. 11. Bapak Thomas selaku Direktur dan Bapak David selaku Manajer Utama PT. Thomas Expres yang telah memberikan ijin penelitian serta data dan informasi v
yang diperlukan dalam penulisan skripsi ini. Terima kasih atas kesabaran menjawab banyaknya pertanyaan penulis. 12. Mama atas kasih dan cintanya yang meskipun jauh, namun senantiasa terasa hangat di hati. Penulis akan selalu merindukanmu sampai kapanpun. 13. Papa, alias Acong atau Ramli, atas kesabaran dan motivasi yang tidak pernah habis, yang bahkan tidak pernah memberikan tekanan kepada penulis selama penyusunan Skripsi. Papalah yang menjadi satu-satunya alasan mengapa penulis harus lulus, supaya kita sekeluarga bisa berkumpul kembali. Semoga penulis lulus, amin. 14. Adik-adik penulis yang tidak imut, Melissa dan Meryna, atas sms-sms yang selalu menanyakan perkembangan skripsi penulis. Meskipun kita selalu bertengkar, namun sebenarnya penulis sangat menyanyangi kalian. 15. Abang penulis, Willy, yang terpaksa pasrah memberikan pemakaian komputer yang lebih sering selama penulisan skripsi, sehingga harus mengorbankan waktu bermain game. Semoga kita bisa akur. 16. Saudara-saudara yang telah memberikan dukungan moril maupun materiil, terutama Cin In ii yang bagi penulis sudah seperti Ibu sendiri, meskipun penulis sering tidak menunjukkan perhatiannya. 17. Ndok atas sindiran-sindirannya selama penulis mengalihkan waktu penyusunan skripsi ke kegiatan menonton vcd/dvd atau bermain game. Namun dukungannya selalu dirasakan oleh penulis. 18. Wiewie, atas kesabarannya membantu penulis coding dan kesediaannya teleponteleponan hingga tiga jam untuk membantu penulis menemukan error atau saat kesulitan coding sendirian. Maafkan penulis yang selalu mengganggumu. 19. Jati dan RW yang telah bersedia membantu penulis coding selama semalaman, juga Andry atas pinjaman kamar dan komputernya. Vera, atas kata-kata ciayo yang selalu terdengar lewat telepon atau sms. Christine, atas segala bantuannya. 20. Teman-teman penulis, terlalu banyak dan tidak cukup disebutkan satu persatu di halaman kata pengantar. Daripada timbul kecemburuan karena tidak tercantum namanya, maka penulis memilih mencantumkannya dalam hati. Tidak terlihat, namun pasti akan terasa oleh teman-teman. Semoga kita semua lulus, bagi yang sedang menyusun skripsi, sehingga kita bisa makan-makan bersama dengan hati lega (kalau penulis lulus maksudnya). Akhir kata, penulis berharap skripsi ini berguna bagi PT. Thomas Expres khususnya, serta dapat memberikan sumbangan yang bermanfaat bagi pembacanya. Jakarta, Januari 2007 Penulis Elly Fiah 0600665581 vi
DAFTAR ISI Halaman Abstrak iv Kata Pengantar v Daftar Isi vii Daftar Tabel x Daftar Gambar xii Daftar Lampiran xiv BAB 1 PENDAHULUAN 1 1.1 Latar Belakang Penelitian 1 1.2 Ruang Lingkup Penelitian 4 1.3 Tujuan dan Manfaat Penelitian 4 1.4 Metodologi Penelitian 5 1.5 Sistematika Penulisan 6 BAB 2 LANDASAN TEORI 8 2.1 Anggaran 8 2.1.1 Pengertian Anggaran 8 2.1.2 Keunggulan dan Keterbatasan Anggaran 9 2.1.3 Macam-Macam Anggaran 11 2.1.4 Zero-Based Budgeting 15 2.2 Pengertian dan Klasifikasi Biaya 16 2.2.1 Pengertian Biaya 16 2.2.2 Klasifikasi Biaya 17 2.3 Prosedur Penyusunan Anggaran 23 2.4 Perbandingan Antara Perencanaan dan Pengendalian 28 2.5 Laporan Kinerja 29 2.5.1 Laporan Kinerja Dalam Perusahaan Non 31 Manufaktur 2.5.2 Perbedaan Laporan Kinerja Anggaran Statis dan 31 Anggaran Fleksibel 2.6 Sistem Informasi 32 2.6.1 Pengertian Sistem 32 2.6.2 Pengertian Informasi 33 2.6.3 Pengertian Sistem Informasi 34 2.6.4 Pengertian Perancangan Sistem 34 2.7 Konsep Analisis dan Perancangan Berorientasi Objek 34 2.7.1 Orientasi Objek 35 2.7.2 Rich Picture 36 2.7.3 Problem Domain Analysis 36 2.7.4.1 Classes 37 2.7.4.2 Structure 38 2.7.4.3 Behavior 39 2.7.4 Application Domain Analysis 40 2.7.4.1 Usage 41 2.7.4.2 Function 43 2.7.4.3 User Interface 44 vii
2.7.5 Architecture Design 44 2.7.5.1 Criteria 45 2.7.5.2 Component Architecture 47 2.7.5.3 Process Architecture 49 2.7.6 Component Design 49 2.7.6.1 Model Component 50 2.7.6.2 Function Component 51 2.8 Pengertian Basis Data 52 BAB 3 GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN 53 3.1 Latar Belakangan Pendirian PT. Thomas Expres 53 3.2 Badan Hukum PT. Thomas Expres 54 3.3 Organisasi PT. Thomas Expres 55 3.4 Kegiatan Operasi PT. Thomas Expres 61 3.5 Penyajian Laporan Keuangan PT. Thomas Expres 77 BAB 4 PENYUSUNAN ANGGARAN DAN PERANCANGAN 79 SISTEM INFORMASI ANGGARAN 4.1 Analisa Penyusunan Anggaran Operasional pada PT. Thomas Expres 4.1.1 Anggaran Penjualan 4.1.2 Anggaran Harga Pokok Penjualan 4.1.3 Anggaran Beban Usaha 4.1.4 Laporan Laba Rugi yang Dianggarkan viii 79 79 90 100 104 4.2 Pencatatan Kegiatan Aktual 109 4.3 Menyusun Laporan Kinerja 109 4.4 Dokumentasi Analisis (Analysis Document) 111 4.4.1 The Task 111 4.4.1.1 Tujuan (Purpose) 111 4.4.1.2 Definisi Sistem (System Definition) 111 4.4.1.3 Context 113 4.4.2 The Problem Domain 116 4.4.2.1 Clusters 116 4.4.2.2 Struktur (Structure) 116 4.4.2.3 Kelas (Classes) 118 4.4.2.4 Event 120 4.4.3 The Application Domain 121 4.4.3.1 Usage 121 4.4.3.2 Daftar Fungsi (Function List) 139 4.4.3.3 Rancangan antar muka pemakai (User Interface) 4.4.3.4 Windows yang digunakan oleh seluruh karyawan 4.4.3.5 The Technical Platform 156 4.5 Dokumentasi Rancangan (Design Documentation) 156 4.5.1 The Task 156 4.5.1.1 Tujuan (Purpose) 156 4.5.1.2 Koreksi Terhadap Analisis (Correction to the analysis) 140 144 156
4.5.1.3 Tujuan Kualitas (Quality Goal) 157 4.5.2 Technical platform 158 4.5.2.1 Peralatan (Equipment) 158 4.5.2.2 Sistem perangkat lunak (System Software) 159 4.5.2.3 Sistem rancangan antar muka (System 159 interfaces) 4.5.2.4 Rancangan bahasa program (Design 160 Language) 4.5.3 Architecture 160 4.5.3.1 Component Architecture 160 4.5.3.2 Process Architecture 162 4.5.3.3 Standar (Standards) 164 4.5.3.4 Component 165 4.5.3.5 Structure 166 4.5.3.6 Function Component 170 4.5.3.7 Operation Specification 171 4.5.4 Rekomendasi (Recommendation) 173 4.5.4.1 The System Usefulness 4.5.4.2 Plan for Initialing User 4.5.4.3 Rencana Implementasi (Implementation Plan) 173 174 175 BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN 176 5.1 Simpulan 176 5.2 Saran 178 DAFTAR PUSTAKA RIWAYAT HIDUP LAMPIRAN FOTOKOPI SURAT SURVEI ix
DAFTAR TABEL Halaman Tabel 2.1 Contoh anggaran laporan laba rugi statis 12 Tabel 2.2 Waktu manajemen yang dialokasikan untuk perencanaan 29 versus pengendalian Tabel 2.3 Laporan kinerja terhadap anggaran 30 Tabel 2.4 Contoh laporan kinerja terhadap anggaran statis 32 Tabel 2.5 Contoh Event Table 38 Tabel 2.6 Kriteria umum 46 Tabel 2.7 Jenis Arsitektur client-server 49 Tabel 3.1 Data perwakilan PT. Thomas Expres 76 Tabel 3.2 Laporan Laba Rugi PT. Thomas Expres tahun usaha yan 78 berakhirpada tanggal 31 Desember 2005, 2004 dan 2003 Tabel 4.1 Pendapatan Aktual PT. Thomas Expres tahun 2003, 2004 81 dan 2005 Tabel 4.2 Anggaran Penjualan SMU (DN) - Bulanan untuk tahun 84 yang berakhir tanggal 31 Desember 2006 PT. Thomas Expres Tabel 4.3 Anggaran Jasa Titipan - Bulanan untuk tahun yang 85 berakhir tanggal 31 Desember 2006 PT. Thomas Expres Tabel 4.4 Anggaran Jasa Lainnya - Bulanan untuk tahun yang 86 berakhir tanggal 31 Desember 2006 PT. Thomas Expres Tabel 4.5 Tanggal-tanggal event khusus tahun 2003 hingga tahun 87 2006 Tabel 4.6 Ringkasan Anggaran Penjualan untuk tahun yang berakhir 89 tanggal 31 Desember 2006 PT. Thomas Expres Tabel 4.7 Anggaran Harga Pokok SMU untuk tahun yang berakhir 92 tanggal 31 Desember 2006 PT. Thomas Expres Tabel 4.8 Anggaran Beban Pengiriman Lainnya untuk tahun yang 93 berakhir tanggal 31 Desember 2006 PT. Thomas Expres Tabel 4.9 Anggaran Beban Penyelesaian Handling untuk tahun yang 94 berakhir tanggal 31 Desember 2006 PT. Thomas Expres Tabel 4.10 Anggaran Beban Pengepakan untuk tahun yang berakhir 95 tanggal 31 Desember 2006 PT. Thomas Expres Tabel 4.11 Ringkasan Anggaran Harga Pokok Penjualan untuk tahun 98 yang berakhir tanggal 31 Desember 2006 PT. Thomas Expres Tabel 4.12 Anggaran Beban Usaha untuk tahun yang berakhir 102 tanggal 31 Desember 2006 PT. Thomas Expres Tabel 4.13 Laporan laba rugi yang dianggarkan untuk tahun yang 106 berakhir tanggal 31 Desember 2006 PT. Thomas Expres Tabel 4.14 System Definition dengan kriteria FACTOR 112 Tabel 4.15 Event Table 120 Tabel 4.16 Tabel Aktor 121 Tabel 4.17 Spesifikasi aktor Manajer Umum 122 x
Tabel 4.18 Spesifikasi aktor Staf Akuntansi 123 Tabel 4.19 Use Case Spesification untuk Membuat Account 128 Tabel 4.20 Use Case Spesification untuk Membuat Anggaran dan 129 Mencetak Anggaran Tabel 4.21 Use Case Spesification untuk Membuat Anggaran - 130 Laporan Laba Rugi yang Dianggarkan Tabel 4.22 Use Case Spesification untuk Membuat Laporan 131 Kinerja Tabel 4.23 Use Case Spesification untuk Membuat Form Aktual 131 Tabel 4.24 Use Case Spesification untuk Membuat Laporan Aktual 132 Tabel 4.25 Function List lengkap sistem informasi anggaran 139 Tabel 4.26 Daftar windows user interface dan print out 141 Tabel 4.27 Checklist prioritas kriteria desain 158 Tabel 4.28 Spesifikasi hardware untuk sistem informasi anggaran 159 Tabel 4.29 Struktur data tabel Ms_Account 167 Tabel 4.30 Struktur data tabel Anggaran 167 Tabel 4.31 Struktur data tabel FormAktual 168 Tabel 4.32 Struktur data tabel FormAktualDetil 168 Tabel 4.33 Operation Specification Perhitungan Anggaran 171 Tabel 4.34 Operation Specification Perhitungan Nilai Anggaran 172 Tabel 4.35 Operation Specification Perhitungan Persentase Alokasi 172 Tabel 4.36 Operation Specification Perhitungan Varians 173 Tabel 4.37 Gantt Chart Rencana Implementasi Sistem Informasi Anggaran PT. Thomas Expres 175 xi
DAFTAR GAMBAR xii Halaman Gambar 2.1 Keterkaitan anggaran induk 15 Gambar 2.2 Arah aliran data anggaran dalam sistem penganggaran 27 partisipatif Gambar 2.3 Kegiatan utama dan hasil dari analisa dan perancangan 35 orientasi objek Gambar 2.4 Aktivitas pada problem domain analysis 37 Gambar 2.5 Contoh Statechart 40 Gambar 2.6 Aktivitas application-domain 41 Gambar 2.7 Gambar 2.8 Aktifitas pada architectural design Component Design 45 50 Gambar 2.9 Sub activities in function-component design 51 Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. Thomas Expres 57 Gambar 3.2 Jaringan Kegiatan Operasi PT. Thomas Expres di 74 Indonesia Gambar 4.1 Rich Picture sistem informasi yang diusulkan 113 Gambar 4.2 Model Cluster 116 Gambar 4.3 Struktur dari Account 116 Gambar 4.4 Struktur dari Anggaran 116 Gambar 4.5 Struktur dari Aktual 117 Gambar 4.6 Class Diagram lengkap Sistem Informasi Anggaran PT. 117 Thomas Expres Gambar 4.7 Statechart diagram kelas Account 118 Gambar 4.8 Statechart diagram kelas Anggaran 119 Gambar 4.9 Statechart diagram kelas FormAktual 120 Gambar 4.10 Use case diagram 124 Gambar 4.11 Detil Use case Membuat Anggaran dan Mencetak 125 Anggaran Gambar 4.12 Detil Use case Membuat Laporan Kinerja 126 Gambar 4.13 Detil Use case Membuat Laporan Aktual 127 Gambar 4.14 Sequence diagran Membuat Account 132 Gambar 4.15 Sequence diagram Membuat Anggaran dan Mencetak 133 Anggaran Gambar 4.16 Sequence diagram Membuat Laporan Laba Rugi yang 134 Dianggarkan Gambar 4.17 Sequence diagram Membuat Form Aktual 135 Gambar 4.18 Sequence diagram Membuat Laporan Aktual 136 Gambar 4.19 Sequence diagram Membuat Laporan Kinerja 137 Gambar 4.20 Sequence Diagram Hubungan Antar Window 138 Gambar 4.21 Navigation Diagram 143 Gambar 4.22 Window Login 144 Gambar 4.23 Window Ubah Password 144 Gambar 4.24 Window Menu Utama 145
Gambar 4.25 Window Account 146 Gambar 4.26 Window Anggaran Pendapatan - Penjualan SMU 147 Gambar 4.27 Window Anggaran Pendapatan Lain-Lain 149 Gambar 4.28 Window Anggaran Beban Usaha 150 Gambar 4.29 Window Anggaran Laporan Laba Rugi 151 Gambar 4.30 Window Form Aktual 153 Gambar 4.31 Window Laporan Aktual 154 Gambar 4.32 Window Laporan Kinerja 155 Gambar 4.33 Component Diagram 161 Gambar 4.34 Deployment Diagram 162 Gambar 4.35 Arsitektur Jaringan 163 Gambar 4.36 Command Button umum 164 Gambar 4.37 Component User Interface 165 Gambar 4.38 Revised Class Diagram 166 Gambar 4.39 Statechart diagram kelas FormAktual 168 Gambar 4.40 Statechart diagram kelas FormAktualDetail 169 Gambar 4.41 Function Component 170 xiii
DAFTAR LAMPIRAN Halaman Lampiran 1 Tanda Terima Pembayaran PT. Indonesia National Air L.1 Services Lampiran 2 Surat Muatan Udara PT. (Persero) Garuda Indonesia L.2 Lampiran 3 Manifest Muatan PT. (Persero) Garuda Indonesia L.3 Lampiran 4 Surat Reservasi (Shipments Booked) L.4 Lampiran 5 Notasi yang digunakan dalam class diagram L.5 Lampiran 6 Notasi yang digunakan dalam deployment diagram L.6 Lampiran 7 Notasi yang digunakan dalam sequence diagram L.7 Lampiran 8 Notasi yang digunakan dalam statechart diagram L.8 Lampiran 9 Notasi yang digunakan dalam use case diagram L.9 Lampiran 10 Anggaran Pendapatan - Penjualan SMU dan Grafik L.10 Lampiran 11 Laporan Laba Rugi yang Dianggarkan dan Grafik L.11 Lampiran 12 Form Aktual L.12 Lampiran 13 Laporan Aktual Detil Pendapatan dan Grafik L.13 Lampiran 14 Ringkasan Laporan Aktual L.14 Lampiran 15 Laporan Aktual Laba Rugi L.15 Lampiran 16 Laporan Kinerja Detil Pendapatan dan Grafik L.16 Lampiran 17 Ringkasan Laporan Kinerja L.17 Lampiran 18 Laporan Kinerja Laba Rugi dan Grafik L.18 xiv