UNIVERSITAS BINA NUSANTARA Jurusan Sistem Informasi Program Studi Komputerisasi Akuntansi Skripsi Sarjana Komputer Semester Genap tahun 2003/2004 PENGUKURAN KINERJA TI PADA PT AGRIPRO INDONESIA DENGAN METODE IT BALANCED SCORECARD Abstrak Teddy 0400522842 Budiman Susanto 0400523100 Max Steven 0400523832 Kelas/Kelompok : 08PPA/Kelompok 3 IT balanced sorecard merupakan sesuatu hal yang tergolong baru bagi perusahaan di Indonesia begitu juga PT Agripro Indonesia. Akan tetapi penggunaan TI merupakan suatu hal yang mutlak untuk memenangkan persaingan bisnis yang makin mendekati globalisasi dunia. IT balanced scorecard merupakan suatu sistem manajemen strategis yang mengunakan beberapa metode pengukuran untuk melakukan evaluasi atas kinerja bagi TI ke perusahaan. Tujuan dilakukan penelitian oleh kami adalah memberikan saran kepada perusahaan atas manfaat dan hasil pengukuran guna mengevaluasi dan menerapkan strategi untuk masa depan yang disesuaikan dengan kondisi setelah diteliti. Metode penelitian yang kami lakukan adalah melalui kepustakaan, wawancara, kuesioner maupun observasi langsung. Setelah dilakukan pengukuran atas kinerja TI perusahaan maka didapatkan data untuk kontribusi perusahaan masih kurang, perspektif pengguna baik, dan perspektif peyempuraaan operasional dan orientasi masa depan cukup baik. Kesimpulan yang didapatkan oleh kami setelah meneliti adalah bahwa IT Balanced scorecard dapat diandalkan untuk mendapatkan gambaran mengenai kinerja TI perusahaan, dan untuk mendapatkan hasil yang maksimal perusahaan harus lebih banyak memberikan penyuluhan dan pelatihan kepada para pengguna TI serta dapat dijelaskan manfaat yang dapat diperoleh dari kemajuan mengembangkan TI bagi perusahaan. Kata Kunci IT Balanced Scorecard, kontibusi perusahaan, orientasi pengguna, penyempurnaaan operasional, orientasi masa depan, pengukuran kinerja. iv
PRAKATA Dengan mengucapkan rasa puji syukur kepada Tuhan Yang Maha Esa, berkat rahmat dan karunianya penulis dapat menyelesaikan penyusunan skripsi ini. Penulisan skripsi ini dimaksudkan untuk memenuhi salah satu syarat di dalam menyelesaikan program strata-1 Jurusan Komputerisasi Akuntansi pada Universitas Bina Nusantara. Penulis menyadari bahwa skripsi ini tentunya tidak terlepas dari kekurangan, oleh karena itu penulis sangat mengharapkan masukan masukan berupa saran maupun kritikan untuk penyempurnaan skripsi ini, sehingga skripsi ini dapat memberikan manfaat bagi perusahaan dan juga semua pihak lain yang membutuhkan. Penyusunan skripsi ini tidak mungkin dapat selesai tanpa bantuan dari berbagai pihak, oleh karena itu pula pada kesempatan ini penulis ingin menyampaikan penghargaan dan terima kasih yang sebesar- besarnya kepada : 1. Ibu Dr. Ir. Theresia Widia Suryaningsih, MM; selaku rektor dari Universitas Bina Nusantara atas kesempatan yang diberikan kepada penulis dalam rangka menyelesaikan pendidikan di lembaga ini. 2. Bapak Idris Gautama, SE, S.kom, MM; selaku Ketua Jurusan Komputerisasi Akuntansi. 3. Bapak Henkie Ongowarsito, S.Kom., M.T, M.Sc; selaku pembimbing materi yang telah dengan penuh kesabaran membimbing penulis hingga selesainya skripsi ini. v
4. Bapak Fredy Purnomo, S.Kom, MM; selaku dosen yang telah memberikan pemasukan dan pembelajaran khususnya mengenai AHP. 5. Seluruh pimpinan dan staff akademik Universitas Bina Nusantara atas segala partisipasinya dalam mengurus segala keperluan yang menyangkut tentang skripsi ini. 6. Seluruh Bapak dan Ibu dosen pengajar yang telah memberikan ilmu-ilmunya kepada penulis selama menjadi mahasiswa Universitas Bina Nusantara. 7. Ibu Villicia selaku Asisten Manajer Divisi Accounting. 8. Bapak Johansen sulaeman selaku Manejer Divisi TI. 9. Papa dan Mama, yang telah memberikan kesempatan dan kasih yang teramat besar dalam penyusunan skripsi ini, dimana selama ini telah memberikan bimbingan, biaya dan dorongan semangat kepada penulis selama kuliah di Universitas Bina Nusantara. 10. Seluruh pimpinan dan staff PT Agripro Indonesia atas kesempatan yang diberikan kepada penulis selama pembuatan skripsi. 11. Rekan rekan penulis tercinta yang berada di dalam maupun diluar kampus atas bantuan, dorongan semangat, kasih dan kepercayaannya selama ini. Semoga Tuhan Yang Maha Pengasih dan Maha Penyayang memberikan balasan yang berlipat ganda, Amin. Jakarta, Juni 2004 Penulis vi
DAFTAR ISI Halaman Judul luar...i Halaman Judul Dalam...ii Halaman Persetujuan Softcover...iii Abstrak. iv Prakata..v Daftar Isi..vii Daftar Tabel.xii Daftar Gambar xiv Daftar Lampiran..xv BAB 1 PENDAHULUAN... 1 1.1 Latar Belakang.... 1 1.2 Ruang Lingkup.... 3 1.3 Tujuan dan Manfaat..... 3 1.4 Metodologi Penelitian.. 4 1.5 Sistematika Penulisan... 5 BAB 2 LANDASAN TEORI.......7 2.1 Definisi Pembangunan..... 7 2.2 Pengukuran kinerja.... 7 2.3 Visi, Misi, Sasaran dan Tujuan....9 2.3.1 Visi..9 2.3.2 Misi 10 vii
2.4 Konsep Strategi Perusahaan... 10 2.4.1 Perencanaan Strategis 11 2.5 Balanced Scorecard 11 2.5.1 Pengertian Balanced Scorecard 11 2.5.2 Perspektif Finansial...14 2.5.3 Perspektif Pelanggan.15 2.5.4 Perspektif Proses Bisnis Internal...15 2.5.5 Perspektif Pembelajaran dan Pertumbuhan...16 2.6 Teknologi Informasi, Data, dan Sistem.. 16 2.6.1 Definisi Teknologi.16 2.6.2 Definisi Informasi..17 2.6.3 Teknologi Informasi...17 2.6.4 Definisi Sistem.. 17 2.7 IT Balanced Scorecard...17 2.7.1 Sejarah IT Balanced Scorecard.17 2.7.2 Pengertian IT Balanced Scorecard 17 2.7.3 Perspektif Kontribusi Perusahaan..19 2.7.4 Perspektif Orientasi Pengguna..20 2.7.5 Perspektif Penyempurnaan Operasional 20 2.7.6 Perspektif Orientasi Masa Depan..20 2.8 Membangun IT Balanced Scorecard.21 2.9 SWOT (Strength, Weakness, Opportunity, Threat) 26 2.10 Critical Success Factors.....30 viii
2.11 Perencanaan Strategis.31 2.12 Hubungan Sebab Akibat 32 2.13 Definisi AHP.32 2.14 Perhitungan Bobot Elemen 34 2.15 Kuesioner...39 BAB 3 ANALISA KONDISI PERUSAHAAN..41 3.1 Sejarah Singkat Perusahaan 41 3.2 Kegiatan dan Mekanisme Kerja Perusahaan..42 3.3 Struktur Organisasi Perusahaan..47 3.3.1 Struktur Organisasi Perusahaan Secara Umum..48 3.3.2 Struktur Organisasi dan Tugas masing-masing Bagian..49 3.4 Struktur Organisasi TI 54 3.4.1 Pembagian tugas pada divisi TI..55 3.5 Visi, Misi dan Strategi Perusahaan....56 3.6 Critical Success Factor Perusahaan...58 3.7 Visi, Misi, dan Strategi TI..58 3.8 Proses Bisnis TI..59 3.9 Proses Pengadaan Hardware..61 3.10 Proses Perbaikan oleh Helpdesk..63 3.11 Arsitektur Jaringan dan Aplikasi Perusahaan.65 3.11.1 Arsitektur Jaringan..65 3.12 Analisis SWOT Perusahaan pada Divisi TI...66 3.12.1 Kekuatan.66 ix
3.12.2 Kelemahan..67 3.12.3 Kesempatan.67 3.12.4 Ancaman.68 3.13 Critical Success Factor TI.69 BAB 4 PEMBANGUNAN DAN PENGUKURAN IT BALANCED SCORECARD.70 4.1 Langkah-langkah Pembangunan IT Balanced Scorecard..70 4.1.1 Penyelarasan Visi Perusahaan dengan Visi TI...71 4.1.2 Penyelarasan Misi Perusahaan dengan Misi TI..71 4.1.3 Penyelarasan Strategi Perusahaan dengan Strategi TI 72 4.2 Perancangan Sebab Akibat.72 4.3 Perumusan Tujuan Strategis...80 4.4 Penelusuran sasaran strategis dan ukuran strategi..81 4.4.1 Pengumpulan data untuk Perspektif Kontribusi Perusahaan..81 4.4.2 Pengumpulan data untuk Perspektif Orientasi Pengguna...83 4.4.3 Pengumpulan data untuk Perspektif Penyempurnaan Operasional...85 4.4.4 Pengumpulan data untuk Perspektif Orientasi Masa Depan.. 86 4.5 Pengukuran IT Balanced Scorecard.88 4.5.1 Perspektif Kontribusi Perusahaan..89 4.5.2 Perspektif Orientasi Pengguna...91 4.5.3 Perspektif Penyempurnaan Operasional...94 4.5.4 Perspektif Orientasi Masa Depan...99 4.6 Pembobotan Sasaran Strategis per Perspektif..102 x
4.6.1 Perspektif Kontribusi Perusahaan....103 4.6.2 Perspektif Orientasi Pengguna.104 4.6.3 Perspektif Penyempurnaan Operasional...105 4.6.4 Perspektif Orientasi Masa Depan.106 4.7 Kesepakatan Target Strategis...107 4.8 Hasil Pengukuran dan Evaluasi 109 BAB 5 KESIMPULAN DAN SARAN...114 5.1 Kesimpulan...114 5.2 Saran.115 DAFTAR PUSTAKA...116 RIWAYAT HIDUP...118 LAMPIRAN-LAMPIRAN FOTOCOPY SURAT SURVEI xi
DAFTAR TABEL Tabel 2.1 Tabel 2.2 Tabel 2.3 Tabel 2.4 Tabel 4.1 Tabel 4.2 Tabel 4.3 Tabel 4.4 Tabel 4.5 Contoh Empat Perspektif IT Balanced Scorecard...22 Contoh menentukan obyektif.23 Matriks SWOT...29 Skala Fundamental AHP 37 Penyelarasan visi perusahaan dengan visi TI.71 Penyelarasan misi perusahaan dengan misi TI..71 Penyelarasan strategi perusahaan dengan strategi TI. 72 Tujuan strategis yang digunakan...80 Matrix perbandingan berpasangan dalam perspektif kontribusi perusahaan... 103 Tabel 4.6 Tabel 4.7 Matrix Normalisasi dalam perspektif kontribusi perusahaan...104 Matrix perbandingan berpasangan dalam perspektif orientasi pengguna 105 Tabel 4.8 Tabel 4.9 Matrix Normalisasi dalam perspektif orientasi pengguna... 105 Matrix Perbandingan berpasangan dalam perspektif penyempurnaan operasional.106 Tabel 4.10 Matrix Normalisasi dalam perspektif penyempurnaan operasional.106 Tabel 4.11 Matrix perbandingan berpasangan dalam perspektif orientasi masa depan...107 Tabel 4.12 Matrix Normalisasi dalam perspektif orientasi masa depan.107 Tabel 4.13 Target yang ingin dicapai dalam Pembangunan IT BSC...108 xii
Tabel 4.14 Hasil pengukuran perbandingan target dengan aktual dalam IT BSC...111 Tabel 4.15 Perhitungan hasil akhir pengukuran IT BSC.111 xiii
DAFTAR GAMBAR Gambar 2.1 Gambar 2.2 Gambar 2.3 Gambar 2.4 Gambar 2.5 Gambar 3.1 Gambar 3.2 Gambar 3.3 Gambar 3.4 Gambar 3.5 Gambar 3.6 Gambar 3.7 Gambar 4.1 Gambar 4.2 Gambar 4.3 Kerangka Kerja Balanced Scorecard..14 IT Balanced Scorecard...18 Bagan IT Balanced Scorecard.19 Competitive Forces Model..27 Berbagai keuntungan AHP..34 Struktur Organisasi Perusahaan secara Umum 48 Struktur Organisasi Divisi TI..54 Proses Bisnis TI...59 Proses bisnis pengadaan hardware...61 Proses perbaikan di helpdesk...63 Arsitektur Jaringan Perusahaan...65 Matrix SWOT pada divisi TI perusahaan...69 Langkah-langkah dalam membangun IT BSC..70 Diagram Sebab Akibat 77 Hasil pengukuran IT Balanced Scorecard 112 xiv
DAFTAR LAMPIRAN Lampiran Kuesioner..L-1 Lampiran Kuesioner AHP.L-5 Lampiran Perhitungan AHP...L-8 xv