PINJAMAN DAN PEMULANGAN BAHAN P.UTeM (ISO)/PO/PK04 Tugas Nama Tandatangan Tarikh Disedia Mohd Razif bin Dzulkipli 21 JULAI 2017 Dilulus Siti Saluwa binti Jamal 21 JULAI 2017
UTeM(ISO)/SP/PK01/F3 Semakan 1/ 1/2 Nota: HELAIAN REKOD PINDAAN Helaian ini merekodkan setiap pindaan yang dibuat terhadap manual/ prosedur ini. Segala butir-butir pindaan perlu dinyatakan dengan jelas. Wakil Pengurusan bertanggungjawab mengendalikan rekod ini. No. Pindaan Muka surat No. Semakan Tarikh Semakan Butir-butir Pindaan Pengesahan 1/2017 2/2017 Muka depan 1-14 Muka depan 0 01.07.2017 Perubahan keseluruhan dari versi MS ISO 9001:2008 bagi mematuhi keperluan MS ISO 9001:2015 1 21.07.2017 No. Salinan tidak digunapakai WP WP 2/2017 1 1 21.07.2017 Pindaan klausa mengikut ISO 9001:2015 WP
1/14 1.0 OBJEKTIF, SKOP, RUJUKAN 1.1 OBJEKTIF Prosedur kerja ini adalah bertujuan untuk menjelaskan langkah-langkah yang perlu diambil dalam proses pinjaman dan pemulangan bahan perpustakaan UTeM melalui modul Sirkulasi di dalam sistem ILMU dan juga pinjaman dan pemulangan bahan melalui mesin layan diri yang menggunakan skrin sesentuh. 1.2 SKOP 1.2.1 Meliputi permohonan pinjaman dan pemulangan bahan iaitu permohonan pinjaman melalui kaunter dan pemulangan bahan kepada pengguna UTeM melalui kaunter dan arahan kerja ini melibatkan Pembantu Perpustakaan Kanan (SS); PmPK dan semua Pembantu Perpustakaan ; PmP. 1.2.2 Meliputi permohonan pinjaman bahan kepada pengguna iaitu proses pinjaman dan pemulangan bahan secara layan diri oleh pengguna UTeM dan arahan kerja ini melibatkan pengguna dan akan dibantu oleh staf perpustakaan sekiranya mempunyai masalah yang melibatkan penggunaan mesin layan diri. 1.3 RUJUKAN 1.3.1 M.K. Perpustakaan : Manual Kualiti MS ISO 1.3.2 Buku Panduan Perpustakaan Edisi Terkini 1.3.3 Manual Kualiti 8.2.2 Menentukan Keperluan Untuk Produk dan Perkhidmatan 1.3.4 Dasar Dan Polisi Seksyen Sirkulasi
2.0 DEFINISI 2.1 PERPUSTAKAAN 2/14 Staf, pelajar, peserta kursus dan ahli luar yang telah mendaftarkan diri sebagai ahli Perpustakaan. 2.2 Kad Kad identiti yang mengandungi maklumat diri staf dan pelajar UTeM. 2.3 Bahan Buku, Majalah, Jurnal Berjilid, Koleksi Khas, Bahan Media 2.4 Patron ID Nombor yang tertera pada kad matrik pengguna. 2.5 ILMU Integrated Library Management Utility. 2.6 Tag RFID Tag Radio Frequency Identification adalah untuk menyimpan data fizikal bahan secara wireless. 2.7 Terminal RFID Tempat meletakkan bahan bagi mengenal pasti dan mengesahkan status bahan. 2.8 Intelligent gate Pintu keselamatan yang digunakan untuk mengesan buku atau bahan yang tidak dipinjam secara sah.
2.9 Resit Pinjaman PERPUSTAKAAN 3/14 Resit yang merekodkan tajuk bahan, nama pengarang, tarikh pinjaman dan tarikh pemulangan bahan. 2.10 Resit pemulangan Resit yang merekodkan tajuk dan tarikh bahan dipulangkan kepada perpustakaan. 2.11 Resit dendaan Resit yang menyatakan jumlah denda yang telah dikenakan dan dibayar oleh pengguna. 2.12 Mesin Layan Diri Mesin yang beroperasi membaca rekod pengguna 3.0 DAFTAR KATA 3.1 Terminologi dan glosari UTeM - Universiti Teknikal Malaysia Melaka P (SS) - Pustakawan Seksyen Sirkulasi PenP (SS) - Penolong Pustakawan Seksyen Sirkulasi PmPK - Pembantu Perpustakaan Kanan PmP - Pembantu Perpustakaan SS - Seksyen Sirkulasi 4.0 TANGGUNGJAWAB 4.1 Prosedur kerja ini merangkumi proses pinjaman dan pemulangan bahan yang sepenuhnya dipertanggungjawabkan ke atas Perpustakaan UTeM.
5.0 CARTA ALIR PERPUSTAKAAN A. PINJAMAN BAHAN (KAUNTER) 4/14 6.1 Mula 6.2 Terima kad pengguna dan bahan Kad tidak sah/bahan rosak 6.3 Semak sistem, kad pengguna & fizikal bahan Sistem tergendala Mengisi Borang Pinjaman, Pembaharuan & Pemulangan Bahan 6.5 Layak pinjam/sistem tidak tergendala/bahan baik 6.9 6.4 Nasihat pengguna/ Asing bahan rosak (tukar status kepada bindery ) Masukkan no id pengguna Borang ditanda tangan pengguna 6.6 6.10 Letak bahan di mesin RFID/imbas barcode bahan Serah bahan, kad pengguna dan 1 salinan borang kepada pengguna 6.7 6.11 Pilih New Kemasukan data kedalam sistem 6.8 6.12 Resit dicetak 6.13 Serahkan bahan,kad pengguna dan resit pinjaman Selesai Tamat 6.14
5/14 B. PINJAMAN BAHAN (MESIN LAYAN DIRI) 6.1 Mula 6.2 Letak bahan di terminal 6.3 Sentuh kad pengguna Tidak berjaya/sistem tergendala Semakan sistem 6.4 Berjaya Masukkan kata laluan & pilih bahasa 6.6 6.5 Rujuk kaunter Sirkulasi Tidak berjaya/ sistem tergendala Semakan sistem 6.7 Berjaya Status Successful 6.8 Tekan Exit 6.9 Ambil resit & bahan 6.10 Selesai Tamat 6.11
6/14 C. PEMULANGAN BAHAN (MESIN LAYAN DIRI) 6.1 Mula 6.2 Sentuh skrin 6.3 Pilih bahasa 6.4 Masukkan bahan pada konveyor 6.6 Rujuk kaunter Sirkulasi Denda/sistem tergendala Semakan sistem 6.5 Tiada denda/ sistem tidak tergendala 6.7 Tekan Exit 6.8 Ambil & semak resit Selesai Tamat 6.9
D. PEMULANGAN BAHAN (KAUNTER) 7/14 6.1 Mula 6.2 Terima bahan dari pengguna 6.3 6.4 Status bahan ditukar kepada lost Rosak/hilang Semak sistem & fizikal bahan Sistem tergendala Isi borang pinjaman, pembaharuan & pemulangan bahan 6.7 Bahan tidak rosak/sistem tidak tergendala 6.11 Imbas Tag RFID/scan barcode bahan Borang ditanda tangan pengguna 6.8 6.5 Terima bayaran denda lewat/kos bahan rosak/ hilang Ada denda Semak status pemulangan 6.12 Serah pinjaman, pembaharuan & pemulangan bahan 6.9 Tiada Denda 6.6 Serah resit bayaran/ pemulangan Pilih Discharge 6.13 Kemasukan data kedalam sistem 6.10 Serah resit Pemulangan 6.14 Selesai Tamat 6.15
6.0 PROSEDUR A. PINJAMAN BAHAN MELALUI KAUNTER 8/14 Bil. Tindakan Tanggungjawab 6.1 Mula 6.2 Terima kad pengguna dan bahan yang hendak dipinjam 6.3 Membuat semakan:- - Sistem ILMU - Kad pengguna - Bahan yang hendak dipinjam bagi memastikan sistem berfungsi, pengguna menggunakan kad pengguna yang sah dan bahan dalam keadaan baik. Sekiranya kad tidak sah atau bahan rosak, sila rujuk langkah 6.4. Sekiranya sistem tergendala, sila rujuk langkah 6.5. Sekiranya layak pinjam, sistem tidak tergendala atau bahan baik, sila rujuk langkah 6.9 6.4 Nasihatkan kepada pengguna : - Menggunakan kad matrik yang sah - Bahan rosak diasingkan untuk direkod, ditukar status kepada bindery dan dihantar ke Bahagian Pembangunan Sumber dan proses pinjaman dibatalkan 6.5 Mengisi Borang Pinjaman, Pembaharuan & Pemulangan Bahan - Satu salinan untuk simpanan Seksyen Sirkulasi. - Satu salinan untuk simpanan pengguna. 6.6 Borang Pinjaman, Pembaharuan & Pemulangan Bahan ditanda tangan oleh pengguna 6.7 Bahan, kad pengguna dan satu salinan borang diserahkan kepada pengguna. 6.8 Kemasukan data/maklumat pengguna dan bahan yang dipinjam akan dilakukan selepas sistem telah pulih 6.9 Memasukkan no id pengguna
9/14 6.10 Jika bahan yang mempunyai tag RFID:- - Letakkan bahan pada mesin RFID dan tunggu sehingga paparan bulatan berwarna hijau keluar di skrin Jika bahan media atau koleksi UTeM:- - Imbas barcode 6.11 Pilih New. 6.12 Resit pinjaman akan dicetak. 6.13 Serah bahan, kad pengguna dan resit pinjaman. 6.14 Selesai
10/14 6.0 PROSEDUR B. PINJAMAN BAHAN MELALUI MESIN LAYAN DIRI Bil. Tindakan Tanggungjawab 6.1 Mula. 6.2 Letakkan bahan di terminal mesin pinjaman layan diri 6.3 Sentuh kad pengguna pada alat pembaca kad. 6.4 6.5 Semakan sistem Sekiranya tidak berjaya atau sistem tergendalan, sila rujuk langkah 6.5. Sekiranya berjaya, sila rujuk langkah 6.6. Rujuk Kaunter Sirkulasi bagi masalah:- - Kerosakan kad pengguna - Kelayakan pinjaman bahan seperti had pinjaman dan status pengguna - Bahan tidak boleh dipinjam seperti kamus - Salah kata laluan, ditukar ke kata lalu baharu dan proses pinjaman bahan melalui mesin layan diri tamat. 6.6 Masukkan kata laluan pengguna dan pilih Bahasa. 6.7 6.8 6.9 6.10 Semakan sistem Sekiranya tidak berjaya/sistem tergendala, sila rujuk langkah 6.4. Sekiranya berjaya, sila rujuk langkah 6.8 Status successfull akan dipaparkan pada setiap bahan yang dipinjam menandakan bahan telah berjaya melalui proses peminjaman layan diri Tekan Exit bagi membolehkan proses peminjaman disimpan dan pengeluaran resit Ambil resit dan bahan yang telah berjaya dipinjam. Semakan senarai bahan didalam resit dan fizikal bahan dilakukan oleh pengguna 6.11 Selesai
11/14 6.0 PROSEDUR C. PEMULANGAN BAHAN MELALUI MESIN LAYAN DIRI Bil. Tindakan Tanggungjawab 6.1 Mula. 6.2 Sentuh pada mana-mana bahagian skrin sesentuh mesin pemulangan layan diri 6.3 Pilih bahasa 6.4 Masukkan bahan satu persatu pada konvoyer. 6.5 Semakan sistem Sekiranya mempunyai denda, sila rujuk langkah 6.6 Sekiranya tiada denda, sila rujuk langkah 6.7 6.6 Rujuk Kaunter Sirkulasi untuk pembayaran denda atau pertanyaan lain jika sistem tergendala 6.7 Pilih butang Exit. 6.8 Ambil, semak dan simpan resit pemulangan yang telah dicetak oleh mesin layan diri. 6.9 Selesai
12/14 6.0 PROSEDUR D. PEMULANGAN BAHAN (KAUNTER) Bil. Tindakan Tanggungjawab 6.1 Mula 6.2 Terima bahan 6.3 Terima bahan daripada pengguna. Semakan sistem dan keadaan fizikal bahan dilakukan. Sekiranya bahan didapati rosak atau terima aduan kehilangan bahan, sila rujuk langkah 6.4 Sekiranya sistem tergendala, sila rujuk langkah 6.7 Sekiranya bahan tidak rosak atau sistem tidak tergendala, sila rujuk langkah 6.11 6.4 Bahan yang didapati rosak atau terima aduan kehilangan, status bahan tersebut akan ditukar kepada lost bagi membolehkan sistem menarik maklumat jumlah wang proses, denda (jika ada) dan harga bahan ke akaun pengguna 6.5 Terima bayaran denda lewat atau/dan semua kos bahan rosak/hilang 6.6 Serah resit pembayaran kepada pengguna dan proses ditamatkan 6.7 Mengisi Borang Pinjaman, Pembaharuan & Pemulangan Bahan - Satu salinan untuk simpanan Bahagian Sirkulasi. - Satu salinan untuk simpanan pengguna. 6.8 Borang Pinjaman, Pembaharuan & Pemulangan Bahan ditanda tangan oleh pengguna 6.9 Bahan, kad pengguna dan satu salinan borang diserahkan kepada pengguna dan proses pemulangan bahan tamat. 6.10 Kemasukan data/maklumat bahan yang dipulangkan akan dilakukan selepas sistem telah pulih
13/14 6.11 Jika bahan yang mempunyai tag RFID:- - Letakkan bahan pada mesin RFID dan tunggu sehingga paparan bulatan berwarna hijau keluar di skrin Jika bahan media atau koleksi UTeM:- - Imbas barcode 6.12 Semakan status pemulangan Sekiranya ada denda, sila rujuk langkah 6.5 Sekiranya tiada denda, sila rujuk langkah 6.13, 6.13 Pilih Discharging. 6.14 Resit pemulangan akan dicetak dan diserahkan kepada pengguna. 6.15 Selesai 7.0 ISU LUARAN DAN ISU DALAMAN Rujuk Lampiran I - Daftar Isu Luaran/ Dalaman 8.0 KEPERLUAN DAN JANGKAAN PIHAK BERKEPENTINGAN Rujuk Manual Kualiti, P.UTeM(ISO)/MK -Lampiran II 9.0 RISIKO BERKAITAN PROSES KERJA Rujuk Lampiran II - Daftar Analisa Risiko
10.0 DOKUMEN SOKONGAN 14/14 Nama Kod Tempoh simpanan (Tahun) Lokasi A. Resit pinjaman SS B. Resit pinjaman melalui mesin layan diri C. Kelayakan dan tempoh pinjaman D. Borang Pinjaman, Pembaharuan & Pemulangan Bahan P.UTeM(ISO)/PO/PK08 F1 Semakan 2 SS SS 3 bulan SS E. Resit dendaan SS F. Resit pemulangan SS G. Resit pemulangan melalui Mesin layan diri SS