DOKUMEN TIDAK TERKAWAL

Transkripsi

1 Halaman: 1/9 1.0 TUJUAN Menerangkan tatacara pembaharuan keahlian perpustakaan. 2.0 SKOP Meliputi urusan pembaharuan keahlian untuk ahli yang telah tamat tempoh keahlian. Surat / e-mel peringatan pembaharuan keahlian dihantar kepada ahli yang hampir tamat tempoh keahlian (kecuali kakitangan, pelajar dan pesara UPM) 3.0 DOKUMEN RUJUKAN Kod Dokumen Tajuk Dokumen - Virtua (Online Documentation Circulation Module) OPR/PSAS/GP03/KW OPR/PSAS/BL03/AHL1 OPR/PSAS/BL03/AHL2 4.0 TERMINOLOGI/SINGKATAN BS DRA Garis Panduan Kutipan Wang Pendaftaran / Pembaharuan Keahlian (Beryuran) Pendaftaran / Pembaharuan Keahlian (Tidak Beryuran) : Bahagian Sirkulasi / Seksyen Perkhidmatan Pelanggan PS : Dokumen Rujukan Ahli (Kad Pengenalan/Lesen Memandu/ Paspot/Slip Pendaftaran Kursus / Pembayaran Pendaftaran) GP PP PPKn PPP PPSK PPV : Garis Panduan : Ketua Bahagian Sirkulasi / Ketua Perpustakaan Cawangan : Pembantu Perpustakaan : Pembantu Perpustakaan Kanan : Penolong Pegawai Perpustakaan : Perpustakaan Perubatan dan Sains Kesihatan : Perpustakaan Perubatan Veterinar

2 Halaman: 2/9 PKSB PS : Perpustakaan Kejuruteraan dan Senibina : Perpustakaan Kampus Bintulu Sarawak 5.0 TANGGUNGJAWAB bertanggungjawab memastikan semua staf yang terlibat dalam urusan pembaharuan keahlian mengikut langkah-langkah dalam arahan kerja ini.

3 Halaman: 3/9 6.0 Carta Alir Arahan Kerja Pembaharuan Keahlian Mula Semakan tempoh keahlian/terima permohonan? Semakan 7.3 Semak rekod keahlian Tiada Isi borang Terima / semak borang Semak rekod ahli (VIRTUA) Ada denda / buku belum pulang? Ada Bayar denda / pulang buku? Terima permohonan Tidak 7.4 Tempoh tamat? Ya Sediakan dan hantar surat 7.5 Tidak Ya Terima bayaran denda / pemulangan bahan / yuran 7.11 Perbaharui keahlian dan kemaskini rekod ahli 7.13 Tampal pelekat tempoh sah keahlian Sediakan bil tunai 7.15 Serahkan kad ahli / matrik / bil 7.16 Ada kutipan wang Ada 7.17 Serah wang kepada PPP/ Pustakawan/ Tiada 7.18 Serahkan dokumen untuk pengesahan 7.19 Tamat

4 Halaman: 4/9 7.0 PROSEDUR TERPERINCI Tindakan Tanggungjawab 7.1 Mula. 7.2 Membuat Semakan Tempoh Sah Keahlian atau Terima Permohonan Pembaharuan Keahlian Semak tempoh sah keahlian, ikut langkah Terima permohonan pembaharuan keahlian, ikut langkah Semak Tempoh Sah Keahlian Perpustakaan [Rujuk Log Pendaftaran / Pembaharuan Keahlian (Beryuran) (OPR/PSAS/BL03/AHL1) / Log Pendaftaran / Pembaharuan Keahlian (Tidak Beryuran) (OPR/PSAS/BL03/AHL2) 7.4 Tempoh Sah Keahlian Telah Tamat / Telah Hampir Tamat? Jika belum, ikut langkah Jika ya, ikut langkah Sediakan dan Hantar Surat Peringatan Pembaharuan Keahlian Perpustakaan kepada Pelanggan Jika Perlu. Failkan Surat di dalam Fail Peringatan Pembaharuan /Denda/Pemulangan Buku (Keahlian Luar) (UPM/PSAS/BS/ ). PS? Terus ke Langkah Minta Pemohon Isi Borang Permohonan / Pembaharuan Keahlian. [Ahli Luar Guna Borang, (OPR/PSAS/BR03/AHL1) Warga UPM Guna Borang. (OPR/PSAS/BR03/RUK) 7.7 Terima dan Semak Borang Permohonan dan Pastikan Maklumat Di Dalam Borang Permohonan Sama Seperti Dengan DRA Atau Maklumat Yang Terkini.

5 Halaman: 5/9 7.8 Semak Rekod Aktiviti Pinjaman dan Denda Ahli dalam Virtua Menggunakan Salah Satu daripada Kaedah Berikut: (a) Kaedah pencarian nama ahli: - Tekan <F8> Atau Pada tab Search, klik Patron Name - Taipkan nama ahli di kekotak yang disediakan - klik Search - klik View atau klik 2 kali pada nama ahli - skrin Patron Information dipaparkan (b) Kaedah pencarian nombor matrik / nombor kod palang: - Tekan <F2> Atau Klik ikon View Patron Information Atau Pada tab Circulation, klik Patron dan klik Record - Taipkan nombor kod palang di kekotak Primary Barcode atau nombor matrik di kekotak Alternate Barcode Contoh : GS7771 (pilih Alternate ) dan klik ok (pilih Primary ) dan klik ok Pada skrin Patron information : klik Account untuk menyemak rekod denda klik Activity untuk menyemak rekod pinjaman 7.9 Ada Denda / Buku yang Belum Dipulangkan? Jika ada, maklumkan kepada ahli butiran denda / buku, dan ikut langkah Jika tiada, ikut langkah 7.12.

6 Halaman: 6/ Ahli Mahu Membayar Denda atau / dan Memulangkan Buku? Jika ya, ikut langkah Jika tidak, terus ke langkah Terima Bayaran Yuran atau / dan Denda atau / dan Pemulangan Buku Perbaharui Keahlian dan Kemaskini Rekod Ahli. Capai rekod ahli (kaedah pencarian nama / nombor matrik / nombor ahli / nombor kad palang) Pada skrin Patron Information, Klik Card format atau Marc Format Klik Edit Pada tag 042 sunting maklumat medan \b dengan tarikh baru tempoh sah ahli Buang tag 043 untuk batalkan blok, jika ada Sunting tag 500 untuk masukkan tempoh sah keahlian yang baru Sunting tag 270 dan tag 271, jika perlu Semak / sunting / tambah tag-tag lain mengikut keperluan 7.13 Tampalkan Pelekat Tempoh Sah Keahlian pada Kad, Jika Perlu Sediakan Bil Tunai untuk Yuran atau / dan Denda Jika Ada Serahkan Kad Ahli atau / dan Kad Pelajar atau / dan DRA atau / dan Bil Ada kutipan wang? / Jika tiada, ikut langkah Jika ada, ikut langkah 7.17.

7 Halaman: 7/ Serahkan Wang Kepada Ketua Bahagian / Pustakawan / PPP (Rujuk GP Kutipan Wang (OPR/PSAS/GP03/KW)) Serahkan Dokumen kepada Pustakawan untuk Pengesahan. Failkan Borang di Log Berkaitan Seperti Berikut: PP/Ppkn/PPP/ / Pustakawan 7.19 Tamat. Borang Permohonan / Pembaharuan Keahlian Luar (OPR/PSAS/BR03/AHL1), di Log Pendaftaran / Pembaharuan Keahlian (Beryuran) (OPR/PSAS/BL03/AHL1) Borang Permohonan / Pembaharuan Keahlian Keluarga Kakitangan Tetap UPM / Pesara UPM (OPR/PSAS/BR03/AHL2) di Log Pendaftaran / Pembaharuan Keahlian (Tidak Beryuran) (OPR/PSAS/BL03/AHL2) Borang Rekod Urusan Keahlian (OPR/PSAS/BR03/RUK) di Log Rekod Urusan Keahlian (OPR/PSAS/BL03/RUK).

8 Halaman: 8/9 8.0 REKOD KUALITI Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod Tanggungjawab Mengumpul dan Memfail Tanggungjawab Menyelenggara Tempat dan Tempoh Simpanan Kuasa Melupus 1. - PP/PPP PP/PPP Pelayan Virtua Rekod Patron 2. OPR/PSAS/BL03/AHL1 Log Pendaftaran / Pembaharuan Keahlian (Beryuran) - Borang Permohonan / Pembaharuan Keahlian Luar (OPR/PSAS/BR03/AHL1) 3. OPR/PSAS/BL03/AHL2 Log Pendaftaran / Pembaharuan Keahlian (Tidak Beryuran) - Borang Permohonan / Pembaharuan Keahlian Keluarga Kakitangan Tetap UPM / Pesara UPM OPR/PSAS/BR03/AHL2) 4. UPM/PSAS/BS/ Sebulan selepas tamat tempoh keahlian / Kekal PP PPP BS Setahun selepas tamat tempoh keahlian PP PPP BS Setahun selepas tamat tempoh keahlian PP/PPP PP/PPP BS Peringatan Pembaharuan / Denda / Pemulangan Buku (Keahlian Luar) 5 Tahun surat menyurat 5. OPR/PSAS/BL03/RUK Log Rekod Urusan Keahlian - Borang Rekod Urusan Keahlian (OPR/PSAS/BR03/RUK) PPP/PPKn/PP PPP/PPKn/PP BS PPSK PPV PKSB PS 1 Tahun

9 Halaman: 9/9 9.0 SEJARAH SEMAKAN No. Isu No. Semakan No. CPD Huraian Pindaan Disemak Oleh Disahkan Oleh Tarikh Kuatkuasa Keluaran Pertama untuk satu persijilan KP WP 03/01/2011