PROSEDUR KAWALAN REKOD DAN DOKUMEN SOKONGAN PK.UiTM.FKM.(PA).02

Transkripsi

1 Muka Surat : PROSEDUR PK.UiTM.FKM.(PA).02 Nama Tandatangan Disediakan Oleh Nor Hana Nasrudin Penolong Pendaftar (Pentadbiran) Disemak Oleh Diluluskan Oleh Prof. Madya Sunhaji Kiyai Abas Ketua Pengawal Dokumen Prof. Ir. Dr. Hj. Ahmed Jaffar Dekan

2 Muka Surat : REKOD PINDAAN Tarikh No. Pindaan 03/03/ Muka Surat Keluaran Ke 1 08/04/ Keluaran Ke 2 Bentuk Pindaan Rujuk Borang Pindaan Dokumen Kualiti (PPDK.FKM ) Rujuk Borang Pindaan Dokumen Kualiti (PPDK.FKM ) Kelulusan Dekan

3 Muka Surat : Kandungan Muka Hadapan Rekod Pindaan Objektif Skop Definasi Singkatan Dokumen Rujukan Tanggungjawab dan Tindakan Rekod Kualiti Lampiran 10

4 Muka Surat : OBJEKTIF Prosedur ini bertujuan untuk menerangkan bagaimana semua rekod dan dokumen di FKM diwujud, dikawal dan diselenggarakan dengan teratur dan sistematik supaya mudah dikesan semula apabila diperlukan untuk rujukan. 2.0 SKOP Prosedur ini digunapakai di Bahagian FKM untuk mewujud, menyimpan, menyelenggara, mengawal dan melupuskan semua rekod dan dokumen sokongan bagi memastikan sistem pengurusan rekod lebih kemas dan berkualiti. 3.0 DEFINASI 3.1 Rekod Rekod yang diwujudkan untuk tujuan rujukan semula dan sebagai objective evidence yang disimpan, diselenggara, dikawal dan dilupuskan (jika perlu) dalam melaksanakan Sistem Kualiti. 3.2 Pelupusan Proses melupus rekod/dokumen kualiti yang melebihi tempoh yang telah ditetapkan, sebagaimana yang tercatat di dalam Akta Arkib Negara Mengindeks Proses penyusunan rekod supaya ia lebih sistematik dan teratur.

5 Muka Surat : Klasifikasi Rekod Kod Warna Fail Putih Fail Terbuka Hijau Sulit Merah Rahsia Kuning Berpalang Rahsia Besar Adalah merujuk kepada nombor yang ditentukan berdasarkan klasifikasi dan identifikasi rekod. 4.0 SINGKATAN D - Dekan PP(P) - Penolong Pendaftar (Pentadbiran) S/U - Setiausaha - Pembantu Tadbir (Perkeranian dan Operasi) PAP - Pembantu Am Pejabat 5.0 DOKUMEN RUJUKAN Bil. Jenis Dokumen Lokasi 5.1 MANUAL KUALITI MK.FKM.UiTM.01 Bilik ISO Seksyen Kawalan Dokumen Kawalan Rekod 5.2 Perintah-Perintah Am dan Arahan Pentadbiran (Arahan Perkhidmatan Bab 4 dan 5) Pejabat Pentadbiran Am, FKM

6 Muka Surat : FKM (PTA 6/9) Jld 1 - Pekeliling Perkhidmatan Kerajaan FKM (PTA 6/8) - Pekeliling Am Jabatan Kerajaan 5.5 Akta Arkib Negara Akta Rahsia Rasmi Surat Pekeliling KSU

7 Muka Surat : TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN A. Carta Aliran Prosedur Penerimaan Rekod Mula Terima rekod dan dokumen masuk dari PAP S/U / Cop dan Catat rekod masuk dalam komputer Fail Rekod Masuk Serahkan kepada D D Semak dan beri arahan kepada PYB untuk ambil tindakan. S/U Keluarkan rekod yang telah disemak oleh D dan serahkan kepada. Rekod tindakan yang perlu dibuat oleh PYB dalam softcopy (Microsoft Excel) mengikut klasifikasi dan cetak laporan setiap bulan. Laporan Excel Rekod

8 Muka Surat : Membuat salinan rekod dan edarkan kepada PYB yang terlibat Menyerahkan rekod kepada PP(P) untuk semakan dan makluman sebelum di fail. Masukkan rekod ke dalam fail mengikut klasifikasi Fail Rekod Aktif Tentukan jenis rekod samada Aktif / Tidak Aktif Tidak Aktif Buka fail baru Tentukan nombor siri Buku Fail dan Rekod

9 Muka Surat : Kemaskini rekod fail Sulit Tentukan samada Rekod Sulit / Tidak Sulit Tidak Sulit SULIT: Simpan rekod di Bilik Fail Sulit Tidak Sulit: Simpan fail di Fail Rekod. Kemas kini senarai rekod fail fakulti Minit Fail Tamat

10 Muka Surat : B. Carta Aliran Prosedur Rekod Keluar Mula PYB PAP Serah Rekod Keluar kepada PAP. Sediakan 2 salinan rekod dan Semak Rekod yang diterima Fail Rekod Asingkan kepada 3 bahagian: i) Rekod Asal dihantar kepada penerima ii) Dimasukkan dalam Fail Timbul (tertentu) iii) Diserahkan kepada untuk Fail Rekod Buku Fail dan Rekod

11 Muka Surat : PAP Sebelum hantar catit rekod keluar ke dalam: i) Buku Rekod Penting atau ii) Buku Rekod iii) Biasa atau Buku Rekod Kewangan Pastikan buku rekod keluar disahkan penerimaan oleh penerima Masukkan rekod keluar ke dalam Fail Rekod dan kemaskini minit fail Minit Fail Tamat

12 Muka Surat : C. Carta Aliran Prosedur Pengurusan Fail Mula Tidak dikesan Terima permohonan untuk mendapatkan fail dan catatkan dalam Buku Rekod Cari fail. Kad Keluar Fail Dapat dikesan 1 Fail tidak dapat dikesan. Jika dapat dikesan, catat pengerakkan fail dalam kad keluar fail Kad Keluar Fail Hantar fail kpd pemohon dan catat nama, serta tandatangan perakuan penerimaan Kad Keluar Fail

13 Muka Surat : Terima pemulangan fail daripada pengguna. Catatkan penerimaan fail dalam kad keluar fail. Simpan fail di tempat asal. Tamat

14 Muka Surat : D. Carta Aliran Prosedur Pengurusan Fail (Tidak dapat dikesan) 1 Jika fail tidak dapat dikesan Masuk rekod ke dalam Fail Sementara Fail Sementara Teruskan pencarian fail lama Tidak Ya Cari fail Jika Fail asal dapat dikesan, masukkan rekod dalam Fail Asal Minit fail Jika tidak :Buka fail baru dan masukkan rekod ke dalam fail baru Tamat

15 Muka Surat : E. Carta Aliran Prosedur Penutupan Fail/ Pembukaan Jilid Baru Mula Tentukan / pastikan ketebalan fail (100 helai / 2.5cm) Labelkan fail tutup dan catatkan tarikh fail ditutup. Simpan di bilik fail FKM Kemaskini Senarai Rekod Fail TUTUP Setelah 5 tahun simpan di Unit Rekod & Arkib UiTM Buka fail baru dan tentukan bilangan jilid Tamat

16 Muka Surat : F. Carta Aliran Prosedur Pelupusan Fail Mula Tentukan kriteria fail mengikut tempoh simpanan fail.rekod no. fail yang akan dilupuskan. Senarai rekod fail yang hendak dilupuskan mengikut format Arkib UiTM Dilupuskan Tidak Hantar senarai ke Arkib UiTM Maklumbalas daripada Arkib UiTM kepada Fakulti samaada perlu dilupuskan atau tidak Jika dibenarkan, Jual / Tanam Lupus/ bakar Jika tidak, hantar fail-fail dan bahan ke Arkib UiTM Tamat

17 Muka Surat : REKOD KUALITI Bil. Jenis Dokumen Lokasi 1. Senarai Rekod Fail Fakulti Tempoh Simpanan 5 Tahun 2. Rekod Pergerakan Fail Pejabat Pentadbiran Am, FKM 5 Tahun 3. Senarai Fail Tutup FKM 5 Tahun 8.0 LAMPIRAN Bil Jenis Lampiran Lampiran 8.1 Contoh Senarai Rekod Fail Lampiran Contoh Kad Keluar Fail Lampiran 2 Contoh Senarai Fail Tutup FKM Lampiran 3 Contoh Fail Rekod Masuk Lampiran 4 Contoh Minit Fail Lampiran 5 Contoh Laporan Excel Rekod Lampiran 6