NO. SALINAN : PERPUSTAKAAN PINJAMAN DAN PEMULANGAN BAHAN MEDIA P.UTeM (ISO)/PO/PK09 Perkara Disediakan Disemak Diluluskan Oleh Tandatangan Nama Mohd Razif bin Dzulkipli Fauziah binti Hassan Hjh. Faridah binti Hj. Md. Amin Jawatan Pustakawan Pustakawan Kanan Ketua Pustakawan Tarikh 09 MEI 2016 09 MEI 2016 09 MEI 2016
UTeM(ISO)/SP/PK01/F3 Semakan 1/ 1/1 HELAIAN REKOD PINDAAN Nota: Helaian ini merekodkan setiap pindaan yang dibuat terhadap manual/ prosedur ini. Segala butir-butir pindaan perlu dinyatakan dengan jelas. Wakil Pengurusan bertanggungjawab mengendalikan rekod ini. No. Pindaan surat No. Semakan Tarikh Semakan Butir-butir Pindaan Pengesahan 1/2011 2 1 30.12.2012 Penggantian perkataan PPP(S) Penolong pegawai Perpustakaan Unit Sirkulasi kepada PK(S) Pustakawan Unit Sirkulasi (3.0) 1/2012 depan 2 25.04.2012 1/2012 1-9 2 25.04.2012 2/2012 2/2012 1/2014 depan depan, 1-9 2,5,6,7,8, 9 dan 10 3 01.12.2012 1/2014 9 4 09.07.2014 Pertukaran nama penanggungjawab prosedur dan penanggungjawab semakan Penstrukturan semula terminologi, struktur ayat, struktur carta alir dan prosedur, nombor prosedur dan struktur organisasi. Pertukaran nama penanggungjawab prosedur dan penanggungjawab semakan. 3 01.12.2012 Pertukaran logo UTeM 4 09.07.2014 Pertukaran terminologi dan glosari Pertukaran kod dokumen sokongan bagi Borang Pinjaman, Pembaharuan & Pemulangan Bahan 1/2014 1 4 09.07.2014 Pertukaran pada skop 1.2 Unit Media kepada Kaunter Media 1/2015 1/2016 1/2016 depan depan depan 1-9 5 30.04.2015 6 09.05.2016 Pertukaran nama penanggungjawab prosedur Pertukaran nama penanggungjawab semakan 6 09.05.2016 Pertukaran logo UTeM
1/9 1.0 OBJEKTIF, SKOP DAN RUJUKAN 1.1 OBJEKTIF Prosedur ini menerangkan proses kerja pinjaman dan pemulangan bahan media di Perpustakaan Universiti Teknikal Malaysia Melaka (UTeM). 1.2 SKOP Prosedur ini merangkumi proses kerja pinjaman dan pemulangan bahan media di Kaunter Media, Perpustakaan. 1.3 RUJUKAN 1.3.1 Fail Pekeliling Perkhidmatan Perpustakaan 1.3.2 Buku Panduan Perpustakaan Edisi Terkini 1.3.3 Manual Kualiti 7.2.1 : Penentuan Keperluan Yang Berkaitan Dengan Produk 1.3.4 Dasar Dan Polisi Bahagian Sirkulasi 2.0 DEFINISI Bahan Media Bahan yang memaparkan dan mengandungi audio dan visual seperti CD, VCD, DVD, kaset video dan lain-lain.
2/9 3.0 DAFTAR KATA 3.1 Terminologi dan glosari P (BS) - Pustakawan Bahagian Sirkulasi PmPK (BS) - Pembantu Perpustakaan Kanan Bahagian Sirkulasi BS - Bahagian Sirkulasi PmP - Pembantu Perpustakaan Pengguna - Staf, pelajar, peserta kursus dan ahli luar yang telah mendaftar sebagai ahli Perpustakaan Kad Pengguna - Kad identiti yang mengandungi maklumat diri staf dan pelajar UTeM 4.0 TANGGUNGJAWAB 4.1 Prosedur ini merangkumi proses kerja pinjaman dan pemulangan bahan media yang sepenuhnya dipertanggungjawabkan kepada Pejabat Perpustakaan.
3/9 5.0 CARTA ALIR A. PINJAMAN BAHAN MEDIA 6.1 Mula 6.2 Semak Modul Sirkulasi dalam sistem ILMU Sistem tergendala 6.3 Semak Kad Pengguna Tidak Sah Sistem tidak tergendala 6.6 Pilih Maintenance 6.4 Sah Pengguna mengisi Borang Pinjaman, Pembaharuan & Pemulangan Bahan dalam 2 salinan 6.7 Pilih Fast Charging 6.5 Bahan, Kad Pengguna dan 1 salinan borang diserahkan kepada pengguna Tidak Sah 6.8 Semak Kad Pengguna Sah 6.9 Nasihat kepada pengguna 6.10 Semak Fizikal Bahan Rosak Baik 6.11 Tidak Layak 6.12 Masukkan Nombor Kad Pengguna Bahan diasingkan untuk proses baik pulih dan pinjaman tidak akan diteruskan Layak 6.13 Masukkan nombor aksesen 6.14 Pilih New 6.15 Resit Pinjaman akan dicetak 6.16 Serahkan bahan,kad Pengguna dan Resit pinjaman 6.17 Tamat
4/9 B. PEMULANGAN BAHAN MEDIA 6.1 Mula 6.2 Terima bahan 6.4 Kenalpasti kerosakan bahan rosak 6.3 Semak fizikal bahan baik Sistem tidak tergendala 6.5 6.6 Sistem tergendala Semak Modul Sirkulasi dalam Sistem ILMU Pengguna mengisi borang 6.9 Pilih Maintenance 6.7 6.10 Pilih Discharging 1 salinan borang diserah kepada pengguna 6.11 Masukkan Nombor Aksesen 6.8 Bahan susun ditroli Lewat 6.12 Status PemulanganBahan Tidak Lewat 6.13 Bayar denda dan serah 6.14 resit denda Pilih Discharge 6.15 Serah resit Pemulangan 6.16 Tamat
5/9 6.0. PROSEDUR A. PINJAMAN BAHAN MEDIA BIL. Tindakan Tanggungjawab 6.1 Mula 6.2 6.3 6.4 6.5 Semak Modul Sirkulasi dalam Sistem ILMU. Sekiranya sistem tergendala, sila rujuk langkah 6.3. Sekiranya sistem tidak tergendala, sila rujuk langkah 6.6. Semak kad pengguna bagi memastikan pengguna menggunakan kad pengguna yang sah. Sekiranya tidak sah, proses pinjaman dibatalkan. Sekiranya sah, sila rujuk langkah 6.4 Pengguna mengisi Borang Pinjaman, Pembaharuan & Pemulangan Bahan (P.UTeM (ISO)PO/PK08 F1) dalam 2 salinan. - Satu salinan untuk simpanan Bahagian Sirkulasi. - Satu salinan untuk simpanan pengguna. Bahan, kad pengguna dan satu salinan borang diserahkan kepada pengguna. Proses pinjaman bahan tamat. 6.6 Pilih Maintenance. 6.7 Pilih Fast Charging. 6.8 6.9 Semak kad pengguna bagi memastikan pengguna menggunakan kad pengguna yang sah. Sekiranya tidak sah, sila rujuk langkah 6.9. Sekiranya sah, sila rujuk langkah 6.10. Nasihatkan kepada pengguna : - Menggunakan kad pengguna sendiri. Proses pinjaman dibatalkan. 6.10 Semak fizikal bahan. Sekiranya rosak, sila rujuk langkah 6.11. Sekiranya baik, sila rujuk langkah 6.12.
6/9 6.11 6.12 Bahan diasingkan untuk proses baikpulih. Proses pinjaman dibatalkan. Masukkan nombor kad pengguna. Maklumat mengenai pengguna akan dipaparkan pada sistem ILMU. Sekiranya tidak layak, proses pinjaman dibatalkan. Status tidak layak disebabkan : - Pinjaman telah melebihi had kelayakan. - Tarikh pinjaman telah tamat tempoh. 6.13 Sekiranya layak, sila rujuk langkah 6.13. Masukkan nombor aksesen bahan. Tajuk dan maklumat bahan akan dipaparkan di skrin sistem. 6.14 Pilih New Resit pinjaman akan dicetak. Maklumat yang dipaparkan pada resit adalah : 6.15 - Bahan - Pengarang - Tarikh pinjaman - Tarikh pemulangan 6.16 Serah bahan, kad pengguna dan resit pinjaman. 6.17 Tamat
7/9 6.0 PROSEDUR B. PEMULANGAN BAHAN MEDIA BIL. Tindakan Tanggungjawab 6.1 Mula 6.2 Terima bahan media yang ingin dipulangkan oleh pengguna. 6.3 6.4 Semak fizikal bahan tersebut. Sekiranya rosak, sila ke langkah 6.4. Sekiranya bahan tidak rosak, sila ke langkah 6.5. Kenalpasti kerosakan bahan dan meminta pengguna mengganti atau membayar bahan tersebut apabila selesai proses pemulangan. 6.5 Semak Modul Sirkulasi dalam Sistem ILMU. Sekiranya sistem tergendala sila ke langkah 6.6. Sekiranya sistem tidak tergendala, sila rujuk langkah 6.9. 6.6 Pengguna mengisi Borang Pinjaman, Pembaharuan & Pemulangan Bahan (P.UTeM (ISO)/PO/PK08 F1) dalam 2 salinan. - Satu salinan untuk simpanan Bahagian Sirkulasi. - Satu salinan untuk simpanan pengguna. 6.7 Satu salinan borang diserahkan kepada pengguna. 6.8 Bahan disusun di troli dan proses pemulangan tamat, sila ke langkah 6.16. 6.9 Pilih menu Maintenance. 6.10 Pilih menu Discharging. 6.11 Masukkan nombor aksesen bahan. Status pemulangan bahan dikenal pasti. 6.12 Jika bahan yang dipulangkan lewat daripada tarikh yang telah ditetapkan, sila rujuk langkah 6.13 dan jika pemulangan mengikut tempoh yang ditetapkan, sila rujuk langkah 6.14.
8/9 6.13 Pengguna membayar denda seperti yang tertera pada skrin dan staf serahkan resit bayaran denda kepada pengguna. 6.14 Pilih menu Discharge. 6.15 Resit pemulangan akan dicetak dan diserahkan kepada pengguna. 6.16 Tamat
9/9 7.0 DOKUMEN SOKONGAN Nama Kod Tempoh Simpanan (Tahun) Lokasi A. Resit pinjaman BS B. Resit pemulangan BS C. Kelayakan dan tempoh BS pinjaman D. Borang Pinjaman, Pembaharuan & Pemulangan Bahan P.UTeM(ISO)/PO/PK08 F1 Semakan 2 3 bulan BS