KAWALAN REKOD. Jawatan: Tarikh: 15 JUN 2014 Tarikh: 15 JUN 2014

Transkripsi

1 MUKA SURAT 1/8 Disediakan oleh Diluluskan oleh Jawatan PENGARAH SEKTOR KHIDMAT PENGURUSAN Jawatan REKTOR INSTITUT PENDIDIKAN GURU MALAYSIA Tarikh 15 JUN 2014 Tarikh 15 JUN 2014 SALINAN TERKAWAL Dokumen ini ialah salinan digital dan tidak memerlukan tandatangan - Jawatankuasa Dokumentasi Induk

2 MUKA SURAT 2/8 1.0 OBJEKTIF Prosedur ini bertujuan untuk memastikan semua rekod didaftar, diselenggarakan dan disimpan dengan teratur mengikut tatacara pengurusan rekod supaya mudah dibaca, dikenal pasti dan mudah dirujuk atau dikesan semula jika diperlukan. 2.0 SKOP Prosedur ini diguna pakai oleh Institut Pendidikan Guru Malaysia ( IPGM) dan Institut Pendidikan Guru (IPG) bagi mengenal pasti kawalan, identifikasi, menyelenggarakan, mengawal dan melupuskan rekod. 3.0 DOKUMEN RUJUKAN 3.1 Manual Kualiti IPGM-PPK-MK Pindaan kepada Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 5 Tahun 2007 Panduan Pengurusan Pejabat 3.3 Surat Pekeliling Am Bil. 1 Tahun 1997 Pemeliharaan Rekod-Rekod Kerajaan 3.4 Akta Rahsia Rasmi 1972 (Pindaan 1986) 3.5 Arahan Perbendaharaan, Seksyen Akta Arkib Negara Malaysia 2003 (Akta 629) 3.7 Arahan Keselamatan Kerajaan Keselamatan Dokumen 3.8 Garis Panduan Sistem Pengurusan Fail Bagi Agensi-Agensi Kerajaan

3 MUKA SURAT 3/8 4.0 DEFINISI 4.1 Istilah Rekod merujuk kepada semua data dan maklumat yang dikumpulkan dan direkodkan secara sistematik, yang berkaitan dengan Sistem Kualiti sebagai bahan bukti dalam pelaksanaan Sistem Kualiti Pegawai Rekod merujuk pegawai yang dilantik untuk mengurus, mengawal dan mengedar dokumen-dokumen dalam Sistem Pengurusan Kualiti Mengindeks merujuk kepada proses memberikan nombor-nombor rujukan tertentu kepada rekod-rekod kualiti yang dikenal pasti Melupuskan merujuk proses pemusnahan rekod-rekod kualiti mengikut prosedur pemusnahan yang ditetapkan Fail merujuk kepada fail Kerajaan (putih/hijau/merah) yang digunakan di pejabat am, Sektor, Pusat dan Jabatan yang mengawal selia sendiri fail berkaitan secara langsung Fail Aktif merujuk kepada fail yang masih diguna pakai Fail Tidak Aktif merujuk kepada fail yang telah ditutup.

4 MUKA SURAT 4/8 4.2 Singkatan WP Wakil Pengurusan (Rektor dan Timbalan Rektor) TWP Timbalan Wakil Pengurusan (Pengarah) KPP Ketua Penolong Pengarah PP A Penolong Pengarah Pengurusan PD PR Pegawai Dokumen Majlis Kualiti IPGM/IPG Pegawai Rekod PDJ/PDU Pegawai Dokumen Jabatan / Unit PEK/PE Pegawai Eksekutif Kanan/ Pegawai Eksekutif KPT Ketua Pembantu Tadbir PT Pembantu Tadbir PO Pembantu Operasi IPGM IPG Institut Pendidikan Guru Malaysia Institut Pendidikan Guru PK Prosedur Kualiti MK Manual Kualiti

5 MUKA SURAT 5/8 5.0 TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN Tanggungjawab Tindakan WP/TWP 1. Melantik Pegawai Eksekutif sebagai Pegawai Rekod (PR) untuk mengurus prosedur. PR 2. Mengadakan penerangan mengenai penyelarasan rekod kepada Pembantu Tadbir, Pegawai Rekod dan pemegang Prosedur Kualiti. MENGENALPASTI REKOD 3. Tentukan rekod yang perlu dikawal seperti dalam prosedur yang berkaitan. TWP 4. Maklumkan Pengarah (SKP/IPG) agar mengawal rekod sebagai langkah di bawah dan arahan-arahan perkhidmatan yang berkaitan. Mengumpulkan semua maklumat yang diperoleh dan memastikan ianya lengkap. PO 5. Mengambil surat yang telah diminitkan dan menyerahkan kepada PT di Sektor/ Pusat/Jabatan di IPGM dan IPG. PT /PO 6. Mencatat butiran surat dalam Sistem Surat Menyurat IPGM.

6 MUKA SURAT 6/8 Tanggungjawab Tindakan PENGHANTARAN SURAT Penghantaran dalaman 7. Menyampaikan surat kepada staf sama ada dengan serahan tangan atau memasukkannya ke tempat surat staf/ Sektor/Pusat/Jabatan/Unit. Penghantaran Luaran 8. Menerima surat rasmi dari semua Sektor/Pusat/Jabatan/Unit untuk diposkan atau dibuat serahan tangan 9. Merekodkan butiran surat dalam Sistem/ Daftar Surat Menyurat. 10. Menghantar surat dengan cara 10.1 Serahan tangan 10.2 Serahan Mel/Pos Berdaftar 10.3 Pos laju 11. Memastikan semua surat keluar direkodkan dalam Sistem/ Daftar Surat Menyurat.

7 MUKA SURAT 7/8 Tanggungjawab Tindakan PELUPUSAN REKOD TWP PR/KPT/PT/PO 12. Mengeluarkan arahan untuk melaksanakan pelupusan rekod. 13. Menyediakan Jadual Pelupusan Rekod (JPR). 14. Menyenaraikan fail yang perlu dilupuskan berpandukan kepada Akta Arkib Negara Malaysia 2003 (Akta 629) dan Surat Pekeliling Am Bil. 1 Tahun Asingkan mengikut pengkelasan fail yang hendak dilupuskan dan mengikut tahun. 16. Senaraikan fail yang hendak dilupuskan menggunakan Borang Arkib Negara 2/ Menyemak fail yang hendak dilupuskan dan dapatkan persetujuan Pengarah (SKP/IPG) 18. Hantar kepada Ketua Pengarah Arkib Negara Malaysia untuk kelulusan.

8 MUKA SURAT 8/8 6.0 REKOD KUALITI Bil. Rekod Lokasi Tempoh Disimpan Lampiran 1. Indeks Fail/ Senarai Daftar Fail 2. Sistem Surat Menyurat IPGM dan IPG/ Buku Daftar Surat Bilik Fail/ Pejabat Am (SKP) Pejabat Am (SKP/ Pentadbiran IPG) 5 Tahun - 5 Tahun - 3. Daftar Pergerakan Fail Bilik Fail/Fail 5 Tahun - 4. Fail Pelupusan Bilik Fail 5 Tahun -