MUKA SURAT : 1/7 Disediakan oleh: Diluluskan oleh: Nama: PN. AIDAWATI BINTI MISDAR Nama: Dr. LEE BOON HUA Jawatan: PENGARAH SEKTOR KHIDMAT PENGURUSAN Jawatan: Tarikh: 02 MEI 2012 Tarikh: TIMBALAN REKTOR INSTITUT PENDIDIKAN GURU MALAYSIA 02 MEI 2012 SALINAN TERKAWAL Dokumen ini ialah salinan digital dan tidak memerlukan tandatangan - Jawatankuasa Dokumentasi Induk
MUKA SURAT : 2/7 1.0 OBJEKTIF Prosedur ini bertujuan menjelaskan pengurusan elaun pelajar bagi memastikan urusan tersebut dilaksanakan dengan cekap dan mengikut peraturan yang berkaitan. 2.0 SKOP Prosedur ini digunakan oleh Unit Khidmat Pengurusan Institut Pendidikan Guru untuk mengurus elaun pelajar sepanjang tempoh berkursus. 3.0 DOKUMEN RUJUKAN 3.1 Manual Kualiti IPGM-PPK-MK-01 3.2 Surat Arahan IPGM 3.3 Senarai Maklumat Pelajar Sektor Hal Ehwal Pelajar & Hubungan Luar 3.4 Senarai Maklumat Pelajar dari Unit Kolej Kediaman 3.5 Senarai Maklumat Pemotongan Elaun Pelajar (Jika Ada) 4.0 DEFINISI 4.1 Istilah 4.1.1 Elaun pelajar ialah sejumlah wang yang dibayar oleh Kerajaan kepada pelajar sepanjang tempoh kursusnya. 4.1.2 Objek Sebagai 41000 ialah peruntukan kewangan yang disediakan oleh Kerajaan untuk bayaran elaun pelajar. 4.2 Singkatan P KUKP PEK/PE PAk PPA : Pengarah Institut Pendidikan GurU : Ketua Unit Khidmat Pengurusan : Pegawai Eksekutif Kanan/Pegawai Eksekutif : Penolong Akauntan : Penolong Pengurusan Asrama
MUKA SURAT : 3/7 PT PT (Kew) PA PAP IPGM IPG BV JHEP JPP OS espkb EFT : Pembantu Tadbir : Pembantu Tadbir (Kewangan) : Pembantu Akauntan : Pembantu Am Pejabat : Institut Pendidikan Guru Malaysia : Institut Pendidikan Guru : Buku Vot / Buku Vot Berkomputer (e-spkb) : Jabatan Hal Ehwal Pelajar : Jawatankuasa Perwakilan Pelajar : Objek Sebagai : Sistem Perancangan Kawalan Belanjawan : Electronic Fund Transfer 5.0 TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN Tanggungjawab P PEK//PAk/PE Tindakan 1. Menerima waran peruntukan daripada IPGM 2. Menyerahkan waran peruntukan kepada PAk untuk dikunci masuk dalam BV e-spkb 3. Mendapatkan maklumat pelajar daripada JHEP&HL dengan menggunakan format yang menyenaraikan perkara yang berikut: 3.1 Nama Pelajar 3.2 No. Kad Pengenalan 3.3 Jantina 3.4 Tarikh Lapor Diri 3.5 Kelas/Opsyen 3.6 No. Akaun Bank 4. Mendapatkan maklumat tentang pelajar yang menginap di kolej kediaman dari PPA mengikut format yang menyenaraikan
MUKA SURAT : 4/7 Tanggungjawab Tindakan perkara-perkara yang berikut : 4.1 Nama Pelajar 4.2 No. Kad Pengenalan 4.3 Kumpulan Akademik 4.4 Tarikh Masuk /Keluar Kolej Kediaman 5. Mendapatkan maklumat lain daripada Pensyarah Penasihat atau Pensyarah Persatuan berhubung dengan bayaran potongan lain yang perlu ditolak daripada elaun pelajar setelah mendapat persetujuan Pengarah. Maklumat tersebut adalah seperti yang berikut:(jika ada) 5.1 Surat Setuju Potongan 5.2 Nama Pelajar 5.3 Kumpulan Akademik 5.4 Tarikh Mula Potongan 5.5 Jumlah Potongan 6. Menyemak peruntukan kewangan di bawah OS 41000 melalui BV untuk memastikan peruntukan tersebut mencukupi. Memohon peruntukan tambahan daripada IPGM jika baki peruntukan tidak mencukupi. 7. Mengarahkan PT/PT(Kew) untuk menyediakan baucer bayaran elaun pelajar. PT/PT(Kew) 8. Mengumpulkan semua maklumat yang diperolehi dan memastikan ianya lengkap. 9. Menyediakan penyata perkiraan elaun pelajar. 10. Menyerahkan dokumen kepada JHEP untuk semakan dan pengesahan.
MUKA SURAT : 5/7 Tanggungjawab Tindakan JHEP 11. Menyemak penyata perkiraan serta memastikan segala dokumen bayaran adalah sah dan benar. 12. Menyerahkan kepada PAk untuk menyediakan baucer. PT/PT (Kew) 13. Mengunci masuk baucer bayaran ke dalam espkb. KUKP/PEK/PAK/PE P/TP/KUKP/PEK PT/PT(Kew) PT/PT(Kew) 14. Semakan pertama dan memperakukan bayaran dengan menandatangani Baucer Bayaran (Kew 304e) di dalam espkb. 15. Semakan akhir dan memperakukan bayaran dengan menandatangani Baucer Bayaran (Kew 304e). 16. Memastikan baucer bayaran bagi bulan berikutnya dihantar ke Pejabat Pembayar secara elektronik selewat-lewatnya minggu ketiga setiap bulan. 17. Memastikan menerima EFT/cek daripada Pejabat Pembayar. Cek hendaklah dihantar kepada bank selewat-lewatnya empat hari daripada tarikh terima cek daripada Pejabat Pembayar. 18. Mengunci masuk data dengan menggunakan sistem bank transit. 19. Menyemak dan memastikan elaun dikreditkan ke dalam akaun pelajar dengan pihak bank. 20. Menghantar salinan Penyata Pengiraan Elaun kepada JHEP untuk dipamerkan di papan kenyataan untuk makluman dan rujukan pelajar. PA/PAk 21. Menyediakan dan mengemukakan laporan prestasi perbelanjaan bulanan kepada IPGM.
MUKA SURAT : 6/7 6.0 REKOD KUALITI Bil. Rekod Lokasi Tempoh Disimpan Lampiran 1. Senarai Maklumat Pelajar dari JHEP/HL JHEP&HL 5 Tahun - 2. Senarai Maklumat Pelajar dari PPA Pejabat PPA dan Pejabat Am 5 Tahun - 3. Surat Arahan Potongan Lain dari Penasihat atau Pensyarah Persatuan Pejabat Am/JHEP 5 Tahun - 4. Kew 304e Baucer Bayaran Pejabat Am 5 Tahun - 5. Senarai Elaun yang Diluluskan untuk Bayaran Kepada Pelajar Pejabat Am 7 Tahun - 6. Buku Rekod Daftar Cek Pejabat Am 7 Tahun - 7. Buku Daftar Baucer Bayaran Pejabat Am 7 Tahun -
MUKA SURAT : 7/7 Carta Aliran Proses Kerja - Menerima Waran Peruntukan - Menyerahkan waran peruntukan untuk dikunci masuk - Mendapatkan maklumat pelajar berkaitan butiran diri dan lain-lain potongan - Menyemak peruntukan kewangan - mohon peruntukan tambahan - Tidak mencukupi - Mencukupi - Mengarahkan PT/PT(Kew) menyediakan baucer - Menyerahkan kepada JHEP untuk semakan dan pengesahan - Menyemak penyata perkiraan dan mengesahkan - Menyerahkan kepada PAk untuk menyediakan baucer - Mengunci masuk baucer bayaran - Tidak Lengkap - Lengkap - Membuat semakan pertama dan memperaku baucer - Membuat semakan akhir dan peraku baucer - Memastikan baucer bayaran dihantar kepada Pejabat Pembayar minggu ketiga setiap bulan - Memastikan EFT/Cek dihantar kepada pihak bank selewat-lewatnya empat hari daripada tarikh terima - Menghantar salinan penyata pengiraan kepada JHEP untuk dipamerkan - Menyedia dan menghantar laporan prestasi perbelanjaan kepada IPGM