PENYELENGGARAAN INFRASTRUKTUR

Transkripsi

1 MUKA SURAT : 1/10 Disediakan oleh: Diluluskan oleh: Nama: AIDAWATI BINTI MISDAR Nama: Dr. LEE BOON HUA Jawatan: PENGARAH Jawatan: TIMBALAN REKTOR SEKTOR KHIDMAT Tarikh: 02 MEI 2012 Tarikh: 02 MEI 2012 SALINAN TERKAWAL Dokumen ini ialah salinan digital dan tidak memerlukan tantatangan Jawatankuasa Dokumentasi Induk

2 MUKA SURAT : 2/ OBJEKTIF Prosedur ini bertujuan memastikan penyelenggaran infrastruktur dapat dilaksanakan mengikut jadual dan kaedah yang ditetapkan untuk menyediakan kemudahan infrastruktur yang kondusif bagi pengurusan pentadbiran dan pelaksanaan pengajaran dan pembelajaran di Institut Pendidikan Guru Malaysia (IPGM) / Institut Pendidikan Guru (IPG). 2.0 SKOP Prosedur ini digunakan oleh Pengarah SKP IPGM dan Pengarah mengendalikan urusan penyelenggaraan infrastruktur. IPG untuk 2.1. Pembelian Terus; 2.2. Sebut Harga; dan 2.3. Kontrak Pusat. 3.0 DOKUMEN RUJUKAN 3.1. Manual Kualti IPGM-PPK-MK Arahan Perbendaharaan 3.3. Undang-Undang Seragam Bangunan (UBBL) 3.4. Akta Jalan, Parit dan Taliair 3.5. Akta Keselamatan dan Kesihatan Pekerja 3.6. Undang-Undang Kecil Pihak Berkuasa Tempatan 3.7. Peraturan Elektrik 1994

3 MUKA SURAT : 3/ DEFINISI DAN SINGKATAN 4.1. Definisi Penyelenggaraan meliputi kerja-kerja yang dilakukan untuk memulihara, menjaga dan membaiki setiap kemudahan yang ada meliputi kawasan, bangunan, kenderaan dan kelengkapan mengikut spesifikasi/ skop yang telah ditetapkan Infrastruktur bermaksud kemudahan asas yang melibatkan aspekaspek sivil, mekanikal dan elektrikal Kenderaan meliputi kenderaan bermotor seperti bas, van, pick-up, lori, kereta dan pacuan empat roda Alat Komunikasi ialah telefon, mesin faks, PABX dan Walkie Talkie Sivil meliputi bangunan, paip air, saliran, sistem pembentungan, gelanggang permainan dan jalan raya Elektrikal bermaksud pemasangan dan pendawaian elektrik Mekanikal meliputi sistem hawa dingin, pencegah kebakaran, pam penggalak (booster) dan lif Gelanggang Permainan bermaksud arena atau tempat bermain bagi semua jenis permainan seperti gelanggang tenis, bola keranjang, sepak takraw, badminton, bola jaring dan bola tampar Penyelenggaraan Berkala bermaksud penyelenggaraan yang dilakukan ke atas alat-alat tertentu mengikut jangkamasa seperti yang dicatatkan dalam manual alat berkenaan Permohonan Penyelenggaraan bermaksud borang untuk menyelenggara kerosakan infrastruktur/ bangunan/ mesin dan kenderaan

4 MUKA SURAT : 4/ Singkatan R TR P SKP P IPG TP IPG KPP PP/PB PE JT KPT P&P PPA PAP PA IPGM IPG SKP KUKP JKPI MPPP Rektor IPGM Timbalan Rektor Pengarah Sektor Khidmat Pengurusan Pengarah Institut Pendidikan Guru Timbalan Pengarah Institut Pendidikan Guru Ketua Penolong Pengarah Penolong Pengarah/ Pegawai Berkaitan Pegawai Eksekutif Kanan / Pegawai Eksekutif Juruteknik Ketua Pembantu Tadbir Pengajaran dan Pembelajaran Penolong Pengurus Asrama Pembantu Am Pejabat Pekerja Am Institut Pendidikan Guru Malaysia Institut Pendidikan Guru Sektor Khidmat Pengurusan Ketua Unit Khidmat Pengurusan Jawatankuasa Penyelenggaraan Infrastruktur Mesyuarat Pengurusan Penyelenggaraan dan Pembangunan IPG

5 MUKA SURAT : 5/ TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN Tanggungjawab Tindakan R / P 1. Menubuhkan Jawatankuasa Penyelenggaraan Infrastruktur yang terdiri daripada P SKP, KPP SKP, PPA, KPT A dan PT A di IPGM dan TP/ KUKP, PE, KPT, PPA, PT dan JT di IPG. P SKP/TP 2. Merancang pelan tindakan pencegahan dan pembaikan bagi aspek sivil, mekanikal dan elektrikal. KUKP/PE/KPT 3. Menyediakan jadual perancangan penyelenggaraan infrastruktur bagi tujuan pencegahan dan pembaikan seperti dalam LAM-PUP JT/PT 4. Mengadakan pemeriksaan infrastruktur mengikut jadual berdasarkan LAM-PUP06-01 dan LAM-PUP PPA/JT/PT 5. Menerima laporan kerosakkan melalui borang LAM-PUP hasil dari pemeriksaan pencegahan dan aduan pelanggan. JT /PT 5.1 / BANGUNAN 1. Memeriksa kerosakan infrastruktur/ bangunan selepas menerima laporan dan mengkategorikan kerosakan kepada: (i) (ii) Kerosakan yang boleh dibaiki terus Kerosakan yang boleh dibaiki tetapi memerlukan perolehan alat ganti (iii) Kerosakan yang perlu dibaiki oleh pembekal/ kontraktor/ Pemunya Bangunan a) Kerosakan yang boleh dibaiki terus KPT/JT/PB (i) (ii) (iii) Membaiki kerosakan tersebut Mencatatkan tindakan ke dalam borang permohonan Penyelenggaraan (PP) setelah kerosakan dibaiki Menyerahkan PP kepada KPT/PB

6 MUKA SURAT : 6/10 Tanggungjawab Tindakan b) Kerosakan yang memerlukan alat ganti (i) (ii) Membuat perolehan alat ganti Menerima alat ganti dan membaiki kerosakan dalam tempoh yang sesuai (iii) Mencatatkan tindakan ke dalam borang permohonan Penyelanggaraan (PP) setelah kerosakan dibaiki (iv) Menyerahkan PP kepada KPT/PB c) Kerosakan yang perlu dibaiki oleh Pembekal/ Kontraktor/ Pemunya bangunan (i) Jika kerosakan perlu dibaiki oleh pembekal/ kontraktor/ pemunya bangunan lmaklumkan kepada pihak pengurusan untuk kelulusan (ii) Setelah kelulusan diperolehi, ambil tindakan selanjutnya (iii) Menyelia kerja pembaikan oleh pembekal/ kontraktor (iv) (v) Memastikan kerja-kerja pembaikan yang dilakukan oleh pembekal/ kontraktor dalam keadaan sempurna dan boleh diguna dalam keadaan selesa Maklumkan kepada PE/KPT/PB bahawa kerja-kerja pembaikan telah dilakukan dengan memuaskan untuk tujuan pembayaran (vi) Mengesahkan kerja-kerja pembaikan perakuan siap seterusnya melaporkannya kepada PE/KPT/PB 5.2 BERKALA i) Menyediakan senarai Induk peralatan untuk Penyelenggaraan Berkala (LAM-PUP06-01) yang memerlukan penyelenggaraan secara berkala.

7 MUKA SURAT : 7/10 Tanggungjawab Tindakan ii) iii) iv) Melakukan penyelenggaraan berkala mengikut jadual Menyelia kerja-kerja pembaikan oleh pembekal/ kontraktor Mengesahkan kerja-kerja penyelenggaraan siap dilakukan v) Mencatatkan dalam borang Daftar harta Modal KEW- PA 2 atau Daftar Inventori PE/KPT 6. Mengarahkan JT/ PT membuat pembaikan berdasarkan kepada tahap kesegeraan pembaikan tertakluk kepada peruntukan mencukupi dan mematuhi peraturan sedia ada. JT/PT 7. Merekod butir-butir penyelenggaraan dalam borang KEW PA 14 (Daftar Penyelenggaraan Harta Modal) dan menyediakan Laporan Penyelenggaraan Infrastruktur dalam borang LAM-PUP Memeriksa dan mengesahkan tahap kesempurnaan pembaikan yang telah dilaksanakan. KUKP/ PE/KPT 9. Memaklumkan status pembaikan yang dilakukan kepada R/TR/KPP (SKPA)/P/TP/KUKP dan mengemaskini borang LAM-PUP Menyedia laporan analisis penyelenggaraan infrastruktur berdasarkan LAM-PUP JKPI 11. Mengadakan mesyuarat jawatankuasa Penyelenggaraan Infrastruktur setiap enam (6) bulan iaitu pada bulan Julai bagi laporan setengah tahun pertama dan pada bulan Januari tahun berikutnya bagi separuh tahun kedua.

8 MUKA SURAT : 8/ REKOD KUALITI Bil. Rekod Lokasi Tempoh Disimpan Lampiran 1. Jadual Perancangan Penyelenggaraan Infrastruktur Pejabat Pentadbiran IPGM /IPG 2 tahun LAM-PUP Borang Laporan Kerosakan 3. Senarai Semak Pemeriksaan Infrastruktur 4. Borang Laporan Penyelenggaraan Infrastruktur Pejabat Pentadbiran IPGM /IPG Pejabat Pentadbiran IPGM /IPG Pejabat Pentadbiran IPGM /IPG 3 tahun LAM-PUP tahun LAM-PUP tahun LAM-PUP06-04

9 MUKA SURAT : 9/10 CARTA ALIRAN PELAKSANAAN / BANGUNAN Menerima aduan Memeriksa kerosakan dan kategorikan kerosakan Baiki Pembaikan oleh Pembekal/ Kontraktor Membaiki kerosakan Merekod tindakan kerja pembaikan Memohon perolehan bekalan perkhidmatan pembekal Menyelia kerja-kerja pembaikan Mengesahkan kerjakerja pembaikan siap Memaklumkan kepada PE/KPT/PB

10 MUKA SURAT : 10/10 CARTA ALIRAN PELAKSANAAN BERKALA Sediakan Senarai Induk Peralatan Sediakan Jadual berkala Penyelenggaraan terus Penyelenggaraan oleh Pembekal/ Kontraktor Melakukan penyelenggaraan secara berkala Memohon perolehan bekalan perkhidmatan pembekal Menyelia kerja-kerja penyelenggaraan Mengesahkan kerjakerja pembaikan siap Merekodkan kerja-kerja Penyelenggaraan dalam borang pendaftaran Harta Modal KEW.PA- 2/KEW.PA-3