PTSS-PK-PPP-03 KEMENTERIAN PENDIDIKAN TINGGI MALAYSIA KETUA JABATAN HAL EHWAL PELAJAR JAWATAN PENGARAH TARIKH 19 OKTOBER OKTOBER 2016

Transkripsi

1 KEMENTERIAN PENDIDIKAN TINGGI MALAYSIA PTSS-PK-PPP-03 PENGURUSAN PENDAFTARAN PELAJAR PEMILIK PROSES DILULUSKAN OLEH JAWATAN KETUA JABATAN HAL EHWAL PELAJAR PENGARAH TARIKH 19 OKTOBER OKTOBER 2016 SALINAN TERKAWAL

2 1.0 OBJEKTIF Prosedur ini menggariskan tindakan-tindakan bagi pengurusan pendaftaran pelajar agar calon dapat melalui setiap proses pendaftaran dalam tempoh yang ditetapkan. Prosedur ini menggariskan tindakan-tindakan bagi pengurusan pendaftaran pelajar baru dan lapor diri pelajar lama 2.0 SKOP Prosedur ini digunapakai oleh JHEP dalam urusan pendaftaran pelajar baru dan lapor diri pelajar lama Politeknik Tuanku Syed Sirajuddin. 3.0 RUJUKAN 3.1. PTSS-PK-PS-03 Pengurusan Rekod Buku Panduan Pengambilan Dan Pengurusan Politeknik Kementerian Pendidikan Tinggi Malaysia Takwim Pengambilan Politeknik Kementerian Pendidikan Tinggi Malaysia Takwim Aktiviti Tahunan Jabatan Pendidikan Politeknik, KPTM Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam yang terkini. 1/7

3 4.0 DEFINISI KPTM JPP BAP JHEP KJHEP PHEP(PD) PHEP (KD) Pegawai Peperiksaan KUPLI Baru Lama Butiran Pemohon PA Kad SPMP Dokumen Pendaftaran Kementerian Pendidikan Tinggi Malaysia Jabatan Pendidikan Politeknik Bahagian Pengambilan di Jabatan Pendidikan Politeknik Jabatan Hal Ehwal adalah jabatan yang menguruskan Hal Ehwal di politeknik. Ketua Jabatan Hal Ehwal adalah pegawai yang dilantik untuk mengetuai Jabatan Hal Ehwal. Pegawai Hal Ehwal (Pengambilan & Data) adalah pegawai di JHEP yang menguruskan hal-hal berkaitan pengurusan pengambilan dan data pelajar Pegawai Hal Ehwal (Kebajikan & Disiplin) adalah pegawai di JHEP yang menguruskan hal-hal berkaitan pengurusan kebajikan dan disiplin pelajar Pegawai Peperiksaan adalah pegawai yang dilantik untuk melaksanakan semua urusan dan aktiviti peperiksaan di Politeknik. Ketua Unit Perhubungan dan Latihan Industri adalah pegawai yang dilantik untuk menguruskan program latihan industri pelajar. Calon yang baru mendaftar sebagai pelajar Politeknik. yang layak meneruskan pengajian ke semester berikutnya. Maklumat calon yang memohon tempat pengajian di politeknik. Penasihat Akademik bagi setiap pelajar Kad pengenalan diri pelajar yang dikeluarkan oleh JHEP. Sistem Pengurusan Maklumat Surat tawaran, BJT, Salinan SPM, salinan keputusan peperiksaan selain SPM, salinan KP, borang HEP 1 hingga 6, sijil berhenti sekolah, Sijil-sijil Kokurikulum (jika berkaitan) 2/7

4 5.0 PROSEDUR KERJA A. PENDAFTARAN PELAJAR BARU CARTALIR PERINCIAN T/JAWAB REKOD INPUT Sumber Input - JPP A. PENDAFTARAN PELAJAR BARU PENERIMAAN MAKLUMAT I. Penerimaan maklumat 1. Menerima arahan dan panduan pengambilan pelajar baru dari JPP 2. Menerima bilangan norma ambilan pelajar baru yang diluluskan oleh JPP. 3. BAP Membuat tawaran / pembatalan tawaran pelajar JPP (BAP) / PTSS Minit Mesyuarat KJHEP Politenik Malaysia SEMAK DOKUMEN II. Pengesahan Penerimaan Tawaran: 4. Memproses dan menyemak dokumen penerimaan tawaran mengikut prosedur ditetapkan KJHEP / Buku Panduan Pengambilan Dan Pengurusan Politeknik KPTM 5. BAP akan dimaklumkan untuk membatalkan tawaran pelajar yang didapati mengemukakan maklumat palsu. Surat Pembatalan Tawaran MEMBERI PANDUAN PENDAFTARAN PELAJAR BARU 6. Memaklumkan kepada calon panduan dan peraturan pendaftaran sebelum dan semasa hari pendaftaran. KJHEP/PHE P (PD) Buku Panduan Pendaftaran Baru MEMBUAT PERSIAPAN PENDAFTARAN III. Proses Pendaftaran Sebelum Hari Pendaftaran: 7. Membuat persiapan untuk proses pendaftaran berpandukan pada senarai semak. (Rujuk Lampiran 1). Senarai Semak Persediaan Pendaftaran / Lapor Diri Minit Mesyuarat Jawatankuasa Pendaftaran PTSS PENDAFTARAN DAN MENERIMA DOKUMEN PELAJAR BARU Semasa Hari Pendaftaran: 8. Melaksanakan proses pendaftaran pelajar baru 9. menyerahkan dokumen pendaftaran dan menyimpan dokumen berkaitan ke dalam fail peribadi setiap pelajar Buku Panduan Pengambilan Dan Pengurusan Politeknik KPTM Dokumen pendaftaran 10. Mengesahkan pendaftaran pelajar baru ke dalam SPMP. 3/7

5 MENYERAHKAN KAD PELAJAR 11. Memproses dan menyerahkan kad pelajar Kad pelajar MENDAFTAR CALON TAWARAN SUSULAN IV. Tawaran Susulan / Rayuan Penawaran Semula Tempat Pengajian 12. Mendaftarkan calon tawaran susulan / penawaran semula dengan mengulangi tindakan 4-5 di Bahagian A - II. 13. Melaksanakan proses pendaftaran bagi calon tawaran susulan di JHEP dengan mengulangi tindakan 7-11 di bahagian A-III MELAKSANAKAN MINGGU HALUAN SISWA VI. Minggu Haluan Siswa 14. Mengurus Program Minggu Haluan Siswa bagi pelajar-pelajar baru. (Rujuk PTSS-PK- PPP-04) KJHEP / PHEP (KD) Buku Program Minggu Haluan Siswa KEMASKINI FAIL PERBADI PELAJAR C. KAWALAN DOKUMEN PELAJAR 15. Mengemaskini Fail Peribadi 16. Menyimpan fail peribadi pelajar di Bilik Fail di JHEP MENYEDIAKAN DATA IEO D. STATISTIK 17. Menghantar data statistik pengambilan pelajar baru dan lama ke BAP dengan melengkapkan data statistik Input Enrolmen dan Output (IEO) 18. PENGGUNA OUTPUT OUTPUT i. ii. Pensyarah iii. Jabatan Akademik iv. BAP v. KPT vi. Ibubapa 4/7

6 B. LAPORDIRI PELAJAR LAMA CARTALIR PERINCIAN T/JAWAB REKOD INPUT Sumber input - Unit peperiksaan MEMBUAT PERSIAPAN LAPORDIRI PELAJAR LAMA PELAJAR LAMA MELAPORDIRI A. PERSIAPAN LAPORDIRI PELAJAR LAMA Sebelum Hari Lapor Diri: 1. Mengemaskini pangkalan data pelajar dalam SPMP yang layak melapor diri. 2. Membuat persiapan untuk proses lapor diri pelajar lama. Pada Hari Lapor Diri: 3. Melaksanakan proses lapordiri bagi pelajar lama. 4. Mengesahkan lapor diri pelajar mengikut prosedur yang telah ditentukan ke dalam SPMP. / PA Senarai Semak Persediaan Pendaftaran / Lapor Diri Minit Mesyuarat Jawatankuasa Pendaftaran PTSS Buku Panduan Pengambilan Dan Pengurusan Politeknik KPTM Selepas Hari Lapor Diri : MENGELUARKAN SURAT PERINGATAN PELAJAR LAMA TIDAK LAPORDIRI 5. Mengeluarkan surat makluman kepada Ketua Jabatan untuk mengeluarkan surat peringatan lapor diri kepada pelajar lama yang masih tidak melapor diri selepas minggu pertama kuliah. MENGEMASKINI FAIL PERIBADI PELAJAR B. KAWALAN DOKUMEN PELAJAR 6. Mengemaskini Fail Peribadi 7. Meyimpan Fail Peribadi di Bilik Fail di JHEP Fail Peribadi pelajar MENGHANTAR DATA STATISTIK IEO KE BAP C. STATISTIK 8. Menghantar data statistik pengambilan pelajar baru dan lama ke BAP dengan melengkapkan data statistik Input Enrolmen dan Output (IEO) D. PENGGUNA OUTPUT Statistik Input, Enrolmen dan Output INPUT i. ii. Pensyarah iii. Jabatan Akademik iv. BAP v. KPT vi. Ibubapa 5/7

7 6.0 REKOD KUALITI Bil Jenis Rekod Tempoh Simpanan Lokasi Lampiran 1. Buku Panduan Pengambilan Dan Pengurusan Politeknik KPT Sehingga pindaan baru diterima. 2. Senarai Semak Persediaan Pendaftaran / Lapor Diri 3. Statistik Input, Enrolmen dan Output (dalam bentuk softcopy ) 4. Surat Pembatalan Tawaran 5. Keputusan Rayuan Pembatalan Tawaran 1 Semester 1 1 Tahun 1 Tahun 1 Tahun 6. Borang Jawapan Tawaran (BJT-BPP) 7. Borang Maklumat Peribadi (HEP1) 8. Laporan Pemeriksaan Doktor (HEP 2) 9. Surat Kebenaran Ibubapa/ Penjaga Tempoh pengajian Tempoh pengajian Tempoh pengajian Tempoh pengajian Fail di Fail di Fail di Fail di 6/7

8 Bil Jenis Rekod Tempoh Simpanan Lokasi Lampiran Rawatan Pembedahan (HEP 3) 10. Surat Ikrar dan Lepas Tanggung (BHEP 4) 11. Akuan dan Akuan Ibubapa / Penjaga (HEP 5) 12. Akujanji (HEP 6) Tempoh pengajian Fail di 13. Back-up Data Tempoh pengajian 14. Buku Program Minggu Haluan Siswa 1 Tahun 15. Dokomen Pendaftaran 5 tahun 7/7

9 LAMPIRAN 1 SENARAI SEMAK PERSEDIAAN PENDAFTARAN / LAPOR DIRI Bil Perkara Sila tanda ( ) di ruangan yang berkenaan catatan/tindakan 1 Susun atur dewan mengikut pelan susun atur 2 AJK yang terlibat berada di tempat bertugas 3 Petunjuk arah 4 Label 5 Sistem siaraya 6 Dokumen 7 Alat tulis Lain-lain : - Fail Peribadi - Senarai nama calon mengikut kursus ada siap cukup Ulasan: Tarikh :. Sesi Pengambilan :. Diperiksa Oleh : Disahkan oleh :. KJ /.. Pengarah PPP-03(1) ( ) 8/7

10 9/7