TINDAKAN PEMBETULAN DAN PENCEGAHAN

Transkripsi

1 MUKA SURAT : 1/7 Disediakan oleh : Diluluskan oleh : Nama : HJH. LATIFAH BT MAHAMUD Nama : DATIN ASARIAH BINTI MIOR SHAHARUDDIN Jawatan : KETUA PENOLONG PENGARAH Jawatan : PENGARAH BAHAGIAN PENDIDIKAN GURU Tarikh : 15 FEBRUARI 2008 Tarikh : 15 FEBRUARI 2008 SALINAN TERKAWAL Dokumen ini ialah salinan digital dan tidak memerlukan tandatangan Jawatankuasa Dokumentasi Induk

2 MUKA SURAT : 2/7 1.0 OBJEKTIF Prosedur ini bertujuan menerangkan tatacara untuk mengambil tindakan pembetulan dan pencegahan terhadap sebarang ketidakpatuhan sebagai asas penambahbaikan dalam sistem kualiti. 2.0 SKOP Prosedur ini digunakan oleh Pengarah, Timbalan Pengarah Pendidikan Guru dan Pengarah Institut Pendidikan Guru untuk mengesan ketidakpatuhan dan mengambil tindakan pembetulan serta pencegahan, dan melaksanakan proses penambahbaikan secara menyeluruh bagi meningkatkan keberkesanan dan kecekapan sistem kualiti. 3.0 RUJUKAN 3.1 Manual Kualiti BPG-PPK-MK Maklum Balas Pelanggan 3.3 Hasil Penemuan Audit 3.4 Hasil Analisis Data 3.5 Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan 3.6 Aktiviti Penandaarasan 3.7 Cadangan Penambahbaikan 3.8 Rekod-rekod Ketidakpatuhan 4.0 DEFINISI 4.1. Istilah Pra mesyuarat kajian semula pengurusan merujuk kepada mesyuarat yang diadakan pada peringkat Institut Pendidikan Guru bagi mengkaji pencapaian dasar dan objektif kualiti organisasi sebelum MKSP.

3 MUKA SURAT : 3/ Pembetulan merujuk tindakan yang diambil bagi membetulkan ketidakpatuhan dan kelemahan sistem kualiti supaya tidak berulang Pencegahan merujuk tindakan yang diambil bagi mencegah ketidakpatuhan/ kecacatan/ kelemahan daripada berlaku Penambahbaikan merujuk tindakan yang diambil untuk membaiki sistem yang sedia ada bagi meningkatkan pencapaian dasar dan objektif kualiti Pasukan Penambahbaikan merujuk pasukan yang ditubuhkan khas oleh WP/MKSP untuk melaksanakan program penambahbaikan yang telah diputuskan oleh MKSP. 4.2 Singkatan WP : Wakil Pengurusan TWP : Timbalan Wakil Pengurusan KJ : Ketua Jabatan KU : Ketua AD : Audit Dalaman Pra-MKSP : Pra Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan MKSP : Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan KKU : Mesyuarat Ketua-ketua MPPP : Majlis Profesional Pengurusan dan Pentadbiran JP : Jawatankuasa Pelaksana JKP : Jawatankuasa Penambahbaikan

4 5.0 TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN MUKA SURAT : 4/7 JKP/Pemegang PK Pengerusi JKP/Pemegang PK Pengerusi JKP /TWP Pemegang PK/ Pengerusi JKP /TWP/WP JKP / Pemegang PK TWP A. Pembetulan 1. Mengenal pasti ketidakpatuhan melalui: 1.1 Rekod Ketidakpatuhan 1.2 Aduan Pelanggan 1.3 Audit Dalaman 1.4 Hasil daripada Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan 2. Menganalisis ketidakpatuhan dengan menggunakan teknik-teknik statistik. 3. Mengenal pasti dan memantau punca-punca. ketidakpatuhan dan mendapatkan maklumat. 4. Membuat cadangan pembetulan berdasarkan Langkah 5.2 dan 5.3 menggunakan borang LAM-PUP Menentukan dan melaksanakan pelan tindakan pembetulan sekiranya bawah bidang kuasa WP/TWP dan melaporkannya kepada WP (sekiranya ada) menggunakan borang LAM-PUP Mengemukakan cadangan tindakan pembetulan yang melibatkan dasar, sumber kewangan, keperluan tenaga manusia, perubahan kepada prosedur atau sistem sedia ada untuk diputuskan oleh WP/MKSP sebelum dilaksanakan (sekiranya ada) menggunakan borang LAM-PUP Menentukan pelan tindakan pembetulan yang telah diputuskan oleh MKSP dalam Langkah 5.6 dan melaksanakan pelan tindakan pembetulan tersebut (sekiranya ada). 8. Merekodkan hasil daripada tindakan pembetulan serta mengkaji keberkesanan tindakan pembetulan yang telah diambil (Langkah 5.5 dan Langkah 5.7). Gunakan borang LAM-PUP Mengesahkan keberkesanan tindakan pembetulan yang telah dilaksanakan dan melaporkannya kepada WP/MKSP, menggunakan borang LAM-PUP02-01.

5 MUKA SURAT : 5/7 JKP/ Pemegang PK JKP/ Pemegang PK Pengerusi JKP/Pemegang PK Pengerusi JKP//TWP TWP/Pengerusi JKP/Pemegang PK JKP/Pemegang PK TWP B. Pencegahan 10. Mengumpulkan maklumat daripada sumber-sumber yang dikenal pasti melalui; Penentuan kemungkinan berlakunya ketidakpatuhan dan punca-puncanya, Rekod-rekod ketidakpatuhan berulang, Aduan Pelanggan, Audit Pra-MKSP/MKSP, Perbandingan prestasi dengan organisasi yang serupa dan, Melalui penandaarasan. 11. Membuat analisis statistik dan penilaian hasil daripada maklumat Langkah 10.1 hingga Hasil analisis ini digunakan untuk membuat cadangan pencegahan. 12. Mencadangkan pelan tindakan cadangan pencegahan segera yang di bawah bidang kuasa TWP dan melaksanakan tindakan pencegahan segera (sekiranya ada),menggunakan borang LAM-PUP Mengemukakan pelan tindakan cadangan pencegahan yang melibatkan dasar, sumber kewangan, keperluan tenaga manusia, perubahan kepada prosedur atau sistem sedia ada kepada MKSP untuk diputuskan oleh Pengarah BPG (WP)/MKSP sebelum dilaksanakan (sekiranya ada),menggunakan borang LAM-PUP Melaksanakan tindakan pencegahan yang diputuskan oleh pihak pengurusan dalam Langkah 5.13 (sekiranya ada). 15. Merekodkan keberkesanan tindakan pencegahan (Langkah 5.12 dan 5.14), menggunakan borang LAM- PUP Mengesahkan rekod tindakan pencegahan dan melaporkannya kepada WP/MKSP,menggunakan borang LAM-PUP02-02.

6 MUKA SURAT : 6/7 JKP C. Penambahbaikan yang Menyeluruh (Continual Improvement) 17. Mengumpulkan maklumat/data melalui: MKSP Maklum balas pelanggan Aktiviti Penandaarasan Pembetulan Pencegahan Penilaian Semula Proses 18. Menganalisis data dan membuat perbandingan antara pencapaian sebenar dengan dasar dan objektif organisasi. Jika terdapat perbezaan, organisasi patut mengubah strategi asal untuk mencapai objektif berkenaan. Pengerusi JKP/Pemegang PK/Ketua Jabatan/KPP Pengerusi JKP/TWP WP/MKSP Pasukan Penambahbaikan/Pemegang PK/KJ/KPP/Personel yang dikenal pasti JK Bimbingan dan Pemantauan Pasukan Penambahbaikan/Pemegang 19. Berdasarkan analisis data di atas, kenal pasti bidang yang menunjukkan kelemahan dan cadangkan penambahbaikan (sekiranya ada). 20. Mengemukakan cadangan program penambahbaikan yang menyeluruh kepada MKSP, menggunakan panduan dan format dalam borang LAM-PUP02-03 (sekiranya ada). 21. Meneliti dan membincangkan program penambahbaikan, membuat keputusan dan mengesahkan pelaksanaannya. Sekiranya perlu, tubuhkan satu pasukan penambahbaikan untuk merancang dan melaksanakan pelan tindakan program penambahbaikan yang telah dikenal pasti. 22. Melaksanakan pelan tindakan program penambahbaikan yang diputuskan oleh MKSP dalam Langkah 5.21 (sekiranya ada). 23. Membuat pemantauan terhadap aktiviti dalam program penambahbaikan. (Sekiranya ada). 24. Membuat penilaian dan membandingkannya dengan situasi sebelum penambahbaikan dilaksanakan

7 MUKA SURAT : 7/7 PK /KJ/KPP/Personel yang dikenal pasti Pengerusi JKP/TWP Pengerusi JKP/TWP menggunakan panduan dan format dalam borang LAM- PUP02-03 (sekiranya ada). 25. Mengemukakan laporan keberkesanan pelaksanaan program penambahbaikan yang menyeluruh menggunakan panduan dan format dalam borang LAM- PUP02-03 (sekiranya ada). 26. Membentang Laporan Pembetulan, Pencegahan dan Penambahbaikan BPG-IPG di Pra- MKSP/MKSP 6.0 REKOD KUALITI Bil Jenis Rekod Lokasi Tempoh Rekod Disimpan Lampiran 1. Maklum Balas Pelanggan PPP/ R&D IPG 3 tahun 2. Laporan Penemuan Audit PEN/Sekretariat 3 tahun 3. Laporan Cadangan Pembetulan (CAR) DPP/Sekretariat 3 tahun LAM-PUP Laporan Pencegahan (PAR) DPP/Sekretariat 3 tahun LAM-PUP Laporan Penambahbaikan yang Menyeluruh DPP/Sekretariat 3 tahun LAM-PUP Minit Mesyuarat Pra-MKSP Sekretariat 3 tahun