UNIVERSITAS BINA NUSANTARA Program Ganda Sistem Informasi Manajemen Skripsi Sarjana Program Ganda Semester Ganjil 2006/2007 ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PERSEDIAAN, PENJUALAN DAN PEMBELIAN PADA PT. JAYA PRATAMA Zoraya 0600666104 Abstrak Sistem merupakan aspek yang penting dalam menjaga kelangsungan sebuah perusahaan. Analisa dan perancangan sistem informasi persediaan, penjualan dan pembelian ini bertujuan untuk mencari kelemahan sistem dan memberikan solusi terbaik atas kelemahan sistem itu. Maka dirasa perlu untuk adanya suatu sistem informasi persediaan, penjualan dan pembelian yang tepat di PT. Jaya Pratama agar dengan terbangunnya sistem informasi yang baik, informasi yang dihasilkan akan lebih cepat dan akurat. Penulisan skripsi ini menggunakan metode analisis dan perancangan. Analisis permasalahan dilakukan dengan cara melakukan survey terhadap sistem yang berjalan, analisis terhadap temuan survei, identifikasi kebutuhan informasi yang dibutuhkan perusahaan dan identifikasi persyaratan sistem dengan menggunakan metode analisis SWOT. Analisis dan perancangan sistem dilakukan dengan menggunakan konsep Object Oriented Analysis and Design (OOAD) yang digambarkan dengan menggunakan notasi Unified Modelling Language (UML). Hasil penelitian menunjukkan bahwa sistem persediaan, penjualan dan pembelian yang berjalan di perusahaan masih belum memadai dan informasi yang berjalan belum cepat dan akurat. Perancangan sistem informasi persediaan dan pembelian akan memperbaiki sistem yang sedang berjalan dan dapat mempercepat aliran informasi yang cepat dan akurat dalam perusahaan. Kata Kunci : Sistem informasi, SWOT, OOAD, UML, Persediaan, Penjualan, Pembelian v
KATA PENGANTAR Segala puji syukur dan hormat penulis panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa atas berkat dan anugerah-nya sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi ini dengan baik dan tepat waktu. Selain itu, penulis juga ingin mengucapkan banyak terima kasih kepada pihak-pihak yang telah banyak memberikan bantuan secara materiil maupun moril selama pembuatan skripsi ini berlangsung, yaitu: 1. Bapak Prof. Dr. Gerardus Polla, M.App.Sc. Selaku Rektor Universitas Bina Nusantara 2. Bapak Siswono, S.Kom., MM., selaku Ketua Jurusan Sistem Informasi Universitas Bina Nusantara 3. Bapak Idris Gautama So, SE., S.Kom., MM., selaku Ketua Jurusan Manajemen Universitas Bina Nusantara dan selaku dosen pembimbing skripsi jurusan Manajemen yang telah banyak meluangkan waktu dan pikirannya dalam memberikan bimbingan dan pengarahan kepada penulis 4. Bapak Henkie Ongowarsito, S.Kom., M.Sc., selaku dosen pembimbing skripsi jurusan sistem informasi yang telah banyak meluangkan waktu dan pikirannya dalam memberikan bimbingan dan pengarahan kepada penulis 5. Segenap staff pengajar Universitas Bina Nusantara yang telah membimbing penulis selama masa kuliah 6. Bapak Bob Sebastian, selaku Direktur PT. Jaya Pratama yang telah banyak meluangkan waktunya memberikan pengarahan yang diperlukan dalam penyusunan skripsi ini vi
7. Orang tua dan saudara-saudari semua yang telah banyak memberikan bantuan dan dukungan materiil maupun moril yang tak ternilai sehingga skripsi ini dapat diselesaikan 8. Rekan-rekan dan teman-teman yang telah memberikan saran, dukungan dan bantuan kepada penulis 9. Pihak-pihak lain yang tidak dapat disebutkan namanya satu per satu. Penulis telah berusaha untuk berbuat yang terbaik dalam penulisan skripsi ini, tetapi penulis sadar bahwa masih terdapat banyak kekurangan-kekurangan dalam penulisannya, maka penulis sangat mengharapkan saran-saran dan kritik yang membangun demi perbaikan dan penyempurnaan skripsi ini. Akhir kata, penulis merasa sangat bersyukur bila skripsi ini dapat bermanfaat bagi rekanrekan pembaca dan pihak-pihak yang membutuhkan. Jakarta, Januari 2007 Penulis vii
DAFTAR ISI Halaman Judul Luar...i Halaman Judul Dalam...ii Halaman Persetujuan Hardcover...iii Halaman Pernyataan Dewan Penguji...iv Abstrak...v Prakata...vi Daftar Isi...viii Daftar Tabel...xiii Daftar Gambar...xvi Daftar Lampiran...xxiii BAB 1 PENDAHULUAN...1 1.1 Latar Belakang...1 1.2 Ruang Lingkup...3 1.3 Tujuan dan Manfaat...3 1.4 Metodologi Penelitian...4 1.5 Sistematika Penulisan...5 BAB 2 LANDASAN TEORI...7 2.1 Sistem Informasi...7 2.1.1 Pengertian Sistem...7 2.1.2 Pengertian Informasi...7 2.1.3 Pengertian Sistem Informasi...8 viii
2.1.4 Peran Fundamental Dari Sistem Informasi Dalam Bisnis...8 2.2 Analisis Dan Perancangan Sistem...9 2.2.1 Pengertian Analisis Sistem...9 2.2.2 Langkah-langkah Dalam Tahap Analisis...9 2.2.3 Pengertian Perancangan Sistem...9 2.2.4 Langkah-langkah Dalam Tahap Perancangan...9 2.3 Pembelian...10 2.3.1 Pengertian Pembelian...10 2.3.2 Fungsi Yang Terkait Dengan Sistem Informasi Pembelian...10 2.3.3 Prosedur Yang Membentuk Transaksi Pembelian...11 2.4 Penjualan...13 2.4.1 Pengertian Penjualan...13 2.4.2 Fungsi-fungsi Yang Terkait Dengan Penjualan Tunai...14 2.5 Persediaan...14 2.5.1 Pengertian Persediaan Barang...14 2.5.2 Metode Pencatatan Persediaan...15 2.5.3 Faktor-faktor Persediaan...16 2.5.4 Pengelolaan Persediaan...16 2.6 Object Oriented Analysis and Design (OOAD)...17 2.6.1 Object...17 2.6.2 Object Oriented...17 2.6.3 Object Oriented Analysis (OOA)...18 2.6.4 Object Oriented Design (OOD)...18 ix
2.6.5 Object Oriented Analysis and Design (OOAD)...19 2.6.5.1 System Choice...21 2.6.5.2 System Definition...22 2.6.5.3 Problem Domain Analysis...22 2.6.5.4 Application Domain Analysis...33 2.6.5.5 Architectural Design...40 2.6.5.6 Component Design...46 2.7 Teknik Analisis Data...53 2.7.1 Analisis SWOT...53 2.7.2 Pembagian Analisis SWOT...53 2.7.3 Penentuan Faktor Strategis Internal (IFAS)...54 2.7.4 Penentuan Faktor Strategis Eksternal (EFAS)...56 2.7.5 Diagram Posisi SWOT...57 2.7.6 Matrik SWOT...59 BAB 3 ANALISA SISTEM INFORMASI...62 3.1 Latar Belakang Perusahaan...62 3.2 Struktur Organisasi...63 3.3 Analisa Sistem Berjalan...64 3.4 Rich Picture Sistem Yang Berjalan...66 3.5 Analisis SWOT...66 3.5.1 Evaluasi Faktor Internal...66 3.5.1.1 Evaluasi Kekuatan (Strength)...67 x
3.5.1.2 Evaluasi Kelemahan (Weakness)...71 3.5.1.3 Hasil Evaluasi Faktor Internal...72 3.5.2 Evaluasi Faktor Eksternal...73 3.5.2.1 Evaluasi Peluang (Opportunities)...74 3.5.2.2 Evaluasi Ancaman (Threats)...79 3.5.2.3 Hasil Evaluasi Faktor Eksternal...82 3.5.3 Matriks Grand Strategy Hasil Penelitian...83 3.5.4 Matriks SWOT...84 3.6 Permasalahan Yang Dihadapi...85 3.7 Usulan Pemecahan Masalah...86 3.8 System Definition Yang Diusulkan...87 3.9 Rich Picture Sistem Yang Diusulkan...90 3.10 FACTOR Criteria...90 3.11 Problem Domain...92 3.12 Application Domain...92 3.13 Problem Domain Analysis...93 3.13.1 Classes...93 3.13.2 Events...95 3.13.3 Structures...98 3.13.4 Behavior...100 3.14 Application Domain Analysis...106 3.14.1 Usage...106 3.14.2 Sequence Diagram...144 xi
3.14.3 Function...165 3.14.4 Interface...167 BAB 4 PERANCANGAN SISTEM INFORMASI...199 4.1 Component Design...199 4.1.1 Model Component...199 4.1.2 Function Component...210 4.2 Architecture Design...210 4.2.1 Generic Architecture Pattern...210 4.2.2 Criteria...212 4.2.3 Component Architecture...215 4.2.4 Process Architecture...216 4.3 Spesifikasi Sistem Yang Diusulkan...217 4.3.1 Spesifikasi Perangkat Keras...217 4.3.2 Spesifikasi Perangkat Lunak...218 BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN...219 5.1 Simpulan...219 5.2 Saran...219 DAFTAR PUSTAKA...221 RIWAYAT HIDUP LAMPIRAN-LAMPIRAN FOTOCOPY SURAT SURVEY xii
DAFTAR TABEL Tabel 2.1 Actor Spesification...35 Tabel 2.2 Initial Use Case Template...36 Tabel 2.3 Base Use Case Description Template...37 Tabel 2.4 Criteria Klasik Untuk Mengukur Kualitas Software...41 Tabel 2.5 Panduan Dalam Merepresentasikan Private Events...47 Tabel 2.6 Panduan Dalam Merepresentasikan Common Events...48 Tabel 2.7 Matrik SWOT...60 Tabel 3.1 Internal Factors Analysis (IFAS)...73 Tabel 3.2 External Factors Analysis (EFAS)...82 Tabel 3.3 FACTOR Criteria...91 Tabel 3.4 Class Candidate Dan Class...93 Tabel 3.5 Event Candidate Dan Event...95 Tabel 3.6 Event Table...97 Tabel 3.7 Event Table...105 Tabel 3.8 Actor Spesification Untuk Kepala Gudang...107 Tabel 3.9 Actor Spesification Untuk Manajer Penjualan...107 Tabel 3.10 Actor Spesification Untuk Manajer Keuangan...107 Tabel 3.11 Actor Spesification Untuk Direktur...108 Tabel 3.12 Base Use Case Description untuk Meng-update Barang...108 Tabel 3.13 Base Use Case Description untuk Mendaftarkan Barang...109 Tabel 3.14 Base Use Case Description untuk Mendaftarkan Pelanggan...111 xiii
Tabel 3.15 Base Use Case Description untuk Meng-update Pelanggan...112 Tabel 3.16 Base Use Case Description untuk Meng-update Supplier...113 Tabel 3.17 Base Use Case Description untuk Mendaftarkan Supplier...115 Tabel 3.18 Base Use Case Description untuk Mendaftarkan Persediaan...116 Tabel 3.19 Base Use Case Description untuk Memasukkan Data Persediaan Masuk.117 Tabel 3.20 Base Use Case Description untuk Membuat PO...118 Tabel 3.21 Base Use Case Description untuk Membuat Nota Retur Pelanggan...120 Tabel 3.22 Base Use Case Description untuk Membuat Surat Tagihan Pelanggan...121 Tabel 3.23 Base Use Case Description untuk Mencatat Surat Tagihan Utang...123 Tabel 3.24 Base Use Case Description untuk Memeriksa Supplier...124 Tabel 3.25 Base Use Case Description untuk Memeriksa Surat Tagihan Utang...125 Tabel 3.26 Base Use Case Description untuk Memeriksa Barang...127 Tabel 3.27 Base Use Case Description untuk Memeriksa Pelanggan...128 Tabel 3.28 Base Use Case Description untuk Memeriksa Nota Retur Pelanggan...129 Tabel 3.29 Base Use Case Description untuk Memeriksa PO...131 Tabel 3.30 Base Use Case Description untuk Memeriksa Persediaan...132 Tabel 3.31 Base Use Case Description untuk Membuat Faktur Penjualan...133 Tabel 3.32 Base Use Case Description untuk Memeriksa Faktur Penjualan...134 Tabel 3.33 Base Use Case Description untuk Membuat Bukti Bayar Supplier...136 Tabel 3.34 Base Use Case Description untuk Membuat Bukti Bayar Pelanggan...137 Tabel 3.35 Base Use Case Description untuk Membuat Nota Returback Pelanggan..138 Tabel 3.36 Base Use Case Description untuk Memeriksa Nota Returback Pelanggan139 Tabel 3.37 Base Use Case Description untuk Membuat Bukti Produksi...141 xiv
Tabel 3.38 Base Use Case Description untuk Memeriksa Bukti Produksi...142 Tabel 3.39 Base Use Case Description untuk Memeriksa Surat Tagihan Pelanggan..143 Tabel 3.40 Function List...165 Tabel 4.1 Daftar Prioritas Kriteria Desain...212 xv
DAFTAR GAMBAR Gambar 2.1 Komponen Sistem Arsitektur Dasar...19 Gambar 2.2 Aktivitas Dalam Object Oriented Analysis and Design...21 Gambar 2.3 Gambar 2.4 Aktivitas Dalam Problem Domain Analysis...25 Notasi Dasar Dari Class...26 Gambar 2.5 Class Diagram...27 Gambar 2.6 Generalization Structure...28 Gambar 2.7 Notasi Class Structure...28 Gambar 2.8 Gambar 2.9 Class Structure...29 Notasi Object Structure...31 Gambar 2.10 Association Structure...31 Gambar 2.11 Notasi Dasar Statechart Diagram...33 Gambar 2.12 Struktur Kontrol Statechart Diagram...33 Gambar 2.13 Aktivitas Dalam Application Domain Analysis...34 Gambar 2.14 Use Case Model...35 Gambar 2.15 Aktivitas Dalam Architectural Design...41 Gambar 2.16 The Generic Architecture Pattern...44 Gambar 2.17 The Client Server Architecture Pattern...45 Gambar 2.18 Deployment Diagram...45 Gambar 2.19 Subaktivitas Dalam Component Design...46 Gambar 2.20 Koneksi Oleh Class Aggregation...51 Gambar 2.21 Koneksi Oleh Class Specialization...52 xvi
Gambar 2.22 Koneksi Dalam Memanggil Sebuah Operasi...52 Gambar 2.23 Diagram Posisi SWOT...58 Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. Jaya Pratama...63 Gambar 3.2 Gambar 3.3 Rich Picture Yang berjalan...66 Matriks Grand Strategy Hasil Penelitian...84 Gambar 3.4 Matriks SWOT Hasil Penelitian...85 Gambar 3.5 Rich Picture Sistem Yang Diusulkan...90 Gambar 3.6 Class Diagram...100 Gambar 3.7 Behavior Pattern Class Barang...100 Gambar 3.8 Gambar 3.9 Behavior Pattern Class Faktur Penjualan...101 Behavior Pattern Class Nota Retur Pelanggan...101 Gambar 3.10 Behavior Pattern Class PO...101 Gambar 3.11 Behavior Pattern Class Persediaan...102 Gambar 3.12 Behavior Pattern Class Supplier...102 Gambar 3.13 Behavior Pattern Class Surat Tagihan Utang...102 Gambar 3.14 Behavior Pattern Class Surat Tagihan Piutang...103 Gambar 3.15 Behavior Pattern Class Pelanggan...103 Gambar 3.16 Behavior Pattern Class Bukti Bayar Supplier...103 Gambar 3.17 Behavior Pattern Class Bukti Bayar Pelanggan...104 Gambar 3.18 Behavior Pattern Class Nota Returback Pelanggan...104 Gambar 3.19 Behavior Pattern Class Bukti Produksi...104 Gambar 3.20 Use Case Diagram...106 xvii
Gambar 3.21 Sequence Diagram Membuat PO...145 Gambar 3.22 Sequence Diagram Mendaftarkan Supplier...146 Gambar 3.23 Sequence Diagram Meng-update Supplier...147 Gambar 3.24 Sequence Diagram Mendaftarkan Pelanggan...147 Gambar 3.25 Sequence Diagram Meng-update Pelanggan...148 Gambar 3.26 Sequence Diagram Mendaftarkan Barang...149 Gambar 3.27 Sequence Diagram Meng-update Barang...149 Gambar 3.28 Sequence Diagram Memeriksa Barang...150 Gambar 3.29 Sequence Diagram Memeriksa Pelanggan...151 Gambar 3.30 Sequence Diagram Memeriksa Supplier...151 Gambar 3.31 Sequence Diagram Membuat Nota Retur Pelanggan...152 Gambar 3.32 Sequence Diagram Memeriksa Nota Retur Pelanggan...153 Gambar 3.33 Sequence Diagram Membuat Surat Tagihan Pelanggan...154 Gambar 3.34 Sequence Diagram Mencatat Surat Tagihan Utang...154 Gambar 3.35 Sequence Diagram Memeriksa Surat Tagihan Pelanggan...155 Gambar 3.36 Sequence Diagram Memeriksa Surat Tagihan Utang...156 Gambar 3.37 Sequence Diagram Mendaftarkan Persediaan...156 Gambar 3.38 Sequence Diagram Memasukkan Data Persediaan Masuk...157 Gambar 3.39 Sequence Diagram Memeriksa PO...158 Gambar 3.40 Sequence Diagram Memeriksa Persediaan...158 Gambar 3.41 Sequence Diagram Membuat Nota Returback Pelanggan...159 Gambar 3.42 Sequence Diagram Memeriksa Nota Returback Pelanggan...160 Gambar 3.43 Sequence Diagram Membuat Faktur Penjualan...161 xviii
Gambar 3.44 Sequence Diagram Memeriksa Faktur Penjualan...161 Gambar 3.45 Sequence Diagram Membuat Bukti Bayar Supplier...162 Gambar 3.46 Sequence Diagram Membuat Bukti Bayar Pelanggan...163 Gambar 3.47 Sequence Diagram Membuat Bukti Produksi...164 Gambar 3.48 Sequence Diagram Memeriksa Bukti Produksi...165 Gambar 3.49 Interface Membuat PO...167 Gambar 3.50 Interface Mendaftarkan Supplier...168 Gambar 3.51 Interface Meng-update Supplier...168 Gambar 3.52 Interface Mendaftarkan Pelanggan...169 Gambar 3.53 Interface Meng-update Pelanggan...170 Gambar 3.54 Interface Mendaftarkan Barang...170 Gambar 3.55 Interface Meng-update Barang...171 Gambar 3.56 Interface Memeriksa Pelanggan...171 Gambar 3.57 Interface Memeriksa Barang...172 Gambar 3.58 Interface Memeriksa Supplier...172 Gambar 3.59 Interface Membuat Nota Retur Pelanggan...173 Gambar 3.60 Interface Memeriksa Nota Retur Pelanggan...173 Gambar 3.61 Interface Membuat Faktur Penjualan...174 Gambar 3.62 Interface Memeriksa Faktur Penjualan...175 Gambar 3.63 Interface Membuat Surat Tagihan Pelanggan...175 Gambar 3.64 Interface Mencatat Surat Tagihan Utang...176 Gambar 3.65 Interface Memeriksa Surat Tagihan Pelanggan...177 Gambar 3.66 Interface Memeriksa Surat Tagihan Utang...177 xix
Gambar 3.67 Interface Mendaftarkan Persediaan...178 Gambar 3.68 Interface Memasukkan Data Persediaan Masuk...179 Gambar 3.69 Interface Memeriksa PO...179 Gambar 3.70 Interface Memeriksa Persediaan...180 Gambar 3.71 Interface Membuat Bukti Produksi...180 Gambar 3.72 Interface Memeriksa Bukti Produksi...181 Gambar 3.73 Interface Membuat Nota Returback Pelanggan...182 Gambar 3.74 Interface Memeriksa Nota Returback Pelanggan...182 Gambar 3.75 Interface Membuat Bukti Bayar Pelanggan...183 Gambar 3.76 Interface Membuat Bukti Bayar Supplier...184 Gambar 3.77 Navigation Diagram Untuk Sistem Informasi Persediaan, Penjualan, Dan Pembelian PT. Jaya Pratama...185 Gambar 3.78 Menu Login...186 Gambar 3.79 Menu Window...186 Gambar 3.80 Menu Master...187 Gambar 3.81 Window Pelanggan...187 Gambar 3.82 Window Barang...188 Gambar 3.83 Window Supplier...188 Gambar 3.84 Window Persediaan...189 Gambar 3.85 Window Menu Transaksi...189 Gambar 3.86 Window Menu Transaksi Pembelian...190 Gambar 3.87 Window Buat PO...190 Gambar 3.88 Window Tambah Persediaan...191 xx
Gambar 3.89 Window Tambah Persediaan Masuk...191 Gambar 3.90 Window Input Surat Tagihan Utang...192 Gambar 3.91 Window Buat Bukti Bayar Supplier...192 Gambar 3.92 Window Menu Transaksi Penjualan...193 Gambar 3.93 Window Buat Faktur Penjualan...193 Gambar 3.94 Window Tambah Barang...194 Gambar 3.95 Window Input Bukti Produksi...194 Gambar 3.96 Window Buat Surat Tagihan Piutang...195 Gambar 3.97 Window Input Pembayaran Pelanggan...195 Gambar 3.98 Window Input Retur Penjualan...196 Gambar 3.99 Window Input Returback...197 Gambar 3.100 Window View Transaksi Pembelian...197 Gambar 3.101 Window View Transaksi Penjualan...198 Gambar 3.102 Window Konfirmasi Log Out...198 Gambar 4.1 Gambar 4.2 Gambar 4.3 Gambar 4.4 Gambar 4.5 Behavior Pattern Untuk Class Faktur Penjualan...200 Revise Class Faktur Penjualan...200 Behavior Pattern Untuk Class Nota Retur Pelanggan...201 Revise Class Nota Retur Pelanggan...201 Behavior Pattern Untuk Class PO...202 Gambar 4.6 Revise Class PO...202 Gambar 4.7 Gambar 4.8 Behavior Pattern Untuk Class Surat Tagihan Utang...203 Revise Class Surat Tagihan Utang...203 xxi
Gambar 4.9 Behavior Pattern Untuk Class Surat Tagihan Pelanggan...204 Gambar 4.10 Revise Class Surat Tagihan Pelanggan...204 Gambar 4.11 Behavior Pattern Untuk Class Bukti Bayar Supplier...205 Gambar 4.12 Revise Class Bukti Bayar Supplier...205 Gambar 4.13 Behavior Pattern Untuk Class Bukti Bayar Pelanggan...206 Gambar 4.14 Revise Class Bukti Bayar Pelanggan...206 Gambar 4.15 Behavior Pattern Untuk Class Nota Returback Pelanggan...207 Gambar 4.16 Revise Class Nota Returback Pelanggan...207 Gambar 4.17 Behavior Pattern Untuk Class Bukti Produksi...208 Gambar 4.18 Revise Class Bukti Produksi...208 Gambar 4.19 Revise Class Diagram...209 Gambar 4.20 Function Class Placement...210 Gambar 4.21 Generic Architecture Pattern...211 Gambar 4.22 Component Architecture...215 Gambar 4.23 Deployment Diagram Untuk Perangkat Lunak Sistem Yang Diusulkan.216 Gambar 4.24 Deployment Diagram Untuk Perangkat Keras Sistem Yang Diusulkan.217 xxii
DAFTAR LAMPIRAN Hasil Wawancara...L-1 Purchase Order...L-4 Surat Tagihan Utang...L-5 Bukti Bayar Ke Supplier...L-6 Faktur Penjualan...L-7 Bukti Produksi...L-8 Surat Tagihan Piutang...L-9 Bukti Bayar Pelanggan...L-10 Surat Retur...L-11 Laporan Pembelian...L-12 Laporan Penjualan...L-13 Faktor Internal dan Eksternal...L-14 Kuesioner Pembobotan Faktor Internal PT. Jaya Pratama...L-15 Kuesioner Pembobotan Faktor Eksternal PT. Jaya Pratama...L-18 Normalisasi IFAS...L-21 Normalisasi EFAS...L-22 xxiii