BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN 3.1 Gambaran Umum Perusahaan 3.1.1 Sejarah Perusahaan PT. Central Fluxindo merupakan sebuah badan usaha swasta yang bergerak dibidang produksi dan penjualan alumunium, yang berlokasi di jalan Prepedan Raya No.21 Rt 04 Rw 09 Kel. Kamal, Kec. Kalideres, Jakarta Barat. PT. Central Fluxindo didirikan oleh Bapak H. Didin yang memiliki peranan penting dalam perusahaan, menjabat sebagai Direktur utama. Pada awalnya PT. Central Fluxindo hanya menjadi pengumpul alumunium yang dikenal dengan nama UD. Sarana Alloy yang telah berdiri sejak tahun 1988. Sejak tahun 2001 UD. Sarana Alloy berganti menjadi CV. Sarana Alloy dalam bentuk usaha pengolah dan penjualan limbah. Kemudian seiring dengan kemajuan perusahaan ini maka pada tahun 2007 secara sah nama CV. Sarana Alloy dirubah menjadi PT. Central Fluxindo. Perusahaan ini memiliki nomor SIUP 1153/1.824.221/1106 dan NPWP 02.589.647.3-085.000 yang disahkan oleh notaris Marlon Silitonga, SH.
3.1.2 Visi dan Misi Perusahaan 3.1.2.1 Visi Visi perusahaan adalah sebagai berikut: 1. Menjadi wirausahawan yang berkompeten, kreatif dan inovatif dalam berkarya serta dapat menyerap tenaga kerja untuk mengurangi tingkat pengangguran di Indonesia. 2. Menghasilkan produk yang berkualitas. 3. Mengutamakan kepuasan pelanggan. 3.1.2.2 Misi Misi perusahaan adalah sebagai berikut: 1. Menjaga kualitas produk. 2. Mengelola perusahaan agar lebih berkembang. 3. Menerapkan profesionalisme yang tinggi dalam bekerja.
3.1.3 Struktur Organisasi Perusahaan Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. Central Fluxindo 3.1.4 Uraian Tugas, Wewenang dan Tanggung Jawab
Uraian tugas setiap anggota yang ada dalam struktur organisasi diatas antara lain : 1. Direktur a. Menetapkan visi dan misi perusahaan. b. Memimpin perusahaan dan menentukan rencana jangka panjang perusahaan. c. Menentukan dan menetapkan berbagai kebijaksanaan perusahaan secara umum terhadap pihak internal maupun eksternal serta mengusahakan agar perusahaan dapat berjalan dengan baik demi tercapainya tujuan perusahaan. d. Mengawasi perkembangan perusahaan. e. Menandatangani persetujuan untuk keperluan pembayaran atas pembiayaan operasional perusahaan. f. Memeriksa dan menandatangani laporan. 2. Administrasi keuangan a. Bertanggung jawab atas semua transaksi perusahaan. b. Mengatur penyediaan dan penggunaan dana sesuai kebutuhan perusahaan. c. Mengatur dan mengawasi penerimaan dan pengeluaran uang menurut prosedur yang telah ditentukan. d. Bertanggung jawab untuk mengatur gaji karyawan. e. Bertanggung jawab membuat dokumen transaksi penjualan. f. Bertanggung jawab mengarsipkan semua dokumentasi transaksi penjualan. g. Bertanggung jawab kepada direktur. 3. Penjualan
a. Bertanggung jawab terhadap kegiatan penjualan perusahaan dalam menetapkan strategi pemasaran produk. b. Melayani pesanan pelanggan. c. Bertanggung jawab atas kepuasan pelanggan. d. Membina hubungan baik dengan pelanggan. 4. Produksi a. Bertanggung jawab memproduksi pesanan pelanggan. b. Bertanggung jawab menjaga kualitas produk. c. Bertanggung jawab atas penyediaan produk. 5. Gudang a. Bertanggung jawab menjaga kondisi produk selama di gudang. b. Mengawasi persediaan barang. c. Menyiapkan barang sesuai pesanan pelanggan. d. Bertanggung jawab untuk mengirim pesanan ke pelanggan. e. Bertanggung jawab terhadap kepuasan pelanggan. 3.2 Analisis Sistem yang Berjalan 3.2.1 Prosedur Sistem yang Berjalan 1. Proses bisnis PT. Central Fluxindo dimulai pada saat pelanggan menghubungi perusahaan untuk meminta informasi mengenai barang yang tersedia. Lalu bagian penjualan akan membuatkan quotation dan dikirimkan kepelanggan melalui fax atau email.
2. Setelah menerima quotation dari PT. Central Fluxindo, pelanggan akan membuat purchase order dan dikirimkan ke PT. Central Fluxindo melalui fax atau email. 3. Bagian penjualan akan memberikan purchase order yang dikirimkan pelanggan ke bagian administrasi keuangan untuk dibuatkan surat jalan 3 rangkap. Rangkap ke-1 dan ke-2 akan diberikan kepada bagian gudang dan rangkap ke-3 untuk arsip. 4. Setelah bagian gudang menerima surat jalan dari bagian administrasi keuangan, bagian gudang akan menyiapkan barang dan mengirimkannya kepada pelanggan berserta surat jalan tersebut. 5. Barang diterima pelanggan, kemudian surat jalan rangkap 1 yang sudah ditanda tangani oleh pelanggan dibawa kembali dan diserahkan ke bagian administrasi keuangan. 6. Bagian administrasi keuangan membuat invoice berdasarkan surat jalan rangkap ke- 1 dan mengirimkannya ke pelanggan (melalui bagian penjualan). 7. Setelah menerima surat jalan dan invoice pelanggan diharuskan membayar menggunakan giro atau transfer bank, dan menyerahkan pembayaran tersebut ke bagian penjualan untuk ditukarkan dengan invoice. 8. Setiap minggu bagian administrasi keuangan akan membuat laporan penerimaan kas dan diserahkan ke Direktur. 9. Jika terjadi retur penjualan dari pelanggan, maka bagian penjualan akan melakukan konfirmasi ke bagian administrasi keuangan. 10. Bagian administrasi keuangan akan melakukan negosiasi kembali dengan pelanggan mengenai barang tersebut, jika terjadi kesepakatan maka transaksi akan disesuaikan dengan kesepakatan yang baru.
3.2.2 Rich Picture dari sistem yang berjalan Gambar 3.2 Rich Picture
3.2.3 Identifikasi Event dari Sistem yang Berjalan Event Internal Start when Activities Agent 1. Membuat Surat Bagian Pelanggan - Membuat surat Quotation Penjualan menghubungi quotation. perusahaan - Memberikan surat quotation penawaran) berisi (surat yang tentang informasi barang dan harga kepelanggan. 2. Menerima Bagian Ketika pelanggan - Menyerahkan Purchase Order Penjualan setuju dengan purchase order ke dari Pelanggan penawaran yang administrasi diberikan keuangan. 3. Membuat Surat Administrasi Ketika barang - Membuat surat jalan Jalan Keuangan telah siap sebanyak 3 rangkap, rangkap ke-1 dan ke- 2 akan dikirimkan kebagian gudang rangkap ke-3 akan
diarsip. 4. Mengirim Bagian Setelah menerima - Menyiapkan barang Barang Gudang surat jalan dari sesuai dengan surat administrasi jalan. keuangan - Mengirimkan barang beserta surat jalan rangkap ke-1 dan ke- 2. - Menyerahkan surat jalan (ttd) ke administrasi keuangan. 5. Membuat Administrasi Ketika menerima - Membuat invoice. Invoice Keuangan surat jalan yang sudah diotorisasi pelanggan - Menyerahkan invoice ke bagian penjualan. 6. Menerima Bagian Setelah invoice - Menyerahkan invoice Pembayaran Penjualan diserahkan ke pelanggan. kepelanggan - Menerima pembayaran pelanggan dari berupa
giro atau bukti transfer. 7. Menyerahkan Bagian Setelah menerima - Menerima Pembayaran Penjualan pembayaran dari pembayaran. pelanggan - Mengecek pembayaran pada rekening koran. 8. Membuat Administrasi Setelah mengecek - Mengarsipkan surat Laporan Keuangan bukti pembayaran jalan rangkap ke-3 Penerimaan Kas pada rekening dan bukti Koran pembayaran. - Membuat laporan penerimaan kas. - Menyerahkan laporan penerimaan kas kepada Direktur. 9. Memeriksa Direktur Setelah menerima - Memeriksa dan Laporan laporan menandatangani Penerimaan Kas penerimaan kas laporan penerimaan dari administrasi kas.
keuangan Tabel 3.1 Event Table 3.2.4 Overview Activity Diagram
Gambar 3.3 Overview Activity Diagram 3.2.5 Formulir dan Laporan pada Sistem yang Berjalan
Dalam prosedur pada sistem yang berjalan di PT. Central Fluxindo terdapat beberapa formulir yang digunakan, antara lain: 1. Surat quotation (surat penawaran) Formulir yang akan diberikan kepada customer sebagai bahan pertimbangan customer untuk memesan barang. 2. Purchase order Formulir yang digunakan oleh pelanggan untuk melakukan pemesanan barang kepada supplier. 3. Surat jalan Formulir yang digunakan sebagai bukti bahwa barang telah dikirimkan ke pelanggan. 4. Invoice Dokumen yang diterbitkan oleh bagian penjualan yang digunakan sebagai bukti bahwa pesanan sudah diterima dan dibayar lunas oleh pelanggan. 5. Laporan Penerimaan Kas Laporan yang digunakan untuk mencatat penerimaan kas atas penjualan yang dilakukan setiap minggu.
3.2.6. Workflow Table Sistem yang Berjalan Actor Activity 1. Membuat surat quotation Pelanggan 1. Pelanggan menghubungi bagian penjualan untuk meminta informasi barang. 2. Membuat surat quotation yang berisi tentang Penjualan informasi barang dan harga sesuai dengan kebutuhan pelanggan. 3. Mengirimkan surat quotation pelanggan melalui fax dan email. 2. Menerima PO dari pelanggan Pelanggan 4. Menerima surat quotation dari bagian penjualan. 5. Menyetujui surat quotation dan menentukkan pesenan. Bagian Penjualan 6. Membuat Purchase Order. 7. Mengirim Purchase order ke bagian penjualan. Pelanggan 8. Menerima Purchase Order dari pelanggan.
3. Membuat surat jalan Bagian Penjualan 9. Memberikan PO ke bagian administrasi keuangan. Administrasi Keuangan 10. Menerima Purchase Order 11. Membuat surat jalan 3 rangkap berdasarkan PO yang diterima. 12. Rangkap 1 dan 2 diserahkan ke bagian gudang dan rangkap ke 3 dijadikan arsip 4. Mengirim Barang Bagian Gudang 13. Menerima surat jalan rangkap 1 dan 2 dari bagian administrasi. 14. Menyiapkan barang sesuai dengan surat jalan. 15. Mengirimkan barang ke pelanggan beserta surat jalan rangkap ke 1dan rangkap ke 2. 16. Membuat tanda terima barang dengan menandatangani surat jalan rangkap ke 1 dan rangkap ke 2 dan memberikan rangkap ke 1 ke bagian gudang. 17. Menerima surat jalan rangkap ke-1 yang sudah di tandatangani pelanggan.
18. Menyerahkan surat jalan rangkap ke-1 ke bagian administrasi. 5. Membuat Invoice Administrasi keuangan 19. Menerima surat jalan rangkap ke-1. 20. Membuat invoice. 21. Menyerahkan invoice ke bagian penjualan untuk melakukan penagihan. 6. Menerima Pembayaran Bagian Penjualan 22. Menerima invoice dan surat jalan rangkap 1. 23. Menyerahkan invoice ke pelanggan. Pelanggan 24. Melakukan pembayaran dengan giro atau transfer bank. 25. Menyerahkan bukti pembayaran. Bagian penjualan 26. Menerima bukti pembayaran. 27. Menyerahkan invoice dan surat jalan rangkap ke 1 ke pelanggan. 7. Menyerahkan Pembayaran
Bagian Penjualan 28. Menyerahkan bukti pembayaran ke bagian administrasi keuangan. Bagian Keuangan Administrasi 29. Menerima bukti pembayaran. 30. Melakukan pemeriksaan ke bank. 31. Mengkonfirmasi bagian penjualan mengenai status pembayaran. 8. Membuat laporan Bagian keuangan administrasi 32. Membuat laporan penerimaan kas setiap minggu sesuai dengan bukti pembayaran. 33. Menyerahkan laporan penerimaan kas ke direktur. 9. Memeriksa laporan Direktur 34. Menerima laporan penerimaan kas. 35. Memeriksa laporan penerimaan kas. 36. Mengambil keputusan berdasarkan laporan. Tabel 3.2 Workflow Table sistem berjalan
3.3 Analisis Temuan Hasil Survey Temuan 1 Masih terdapat kesamaan nama dokumen untuk transaksi yang berbeda seperti purchase order. Kriteria Menurut Yunarto (2006, p7), Sales order adalah dokumen elektronik yang berisi permintaan atau pembelian suatu barang dari pelanggan. Sebab Karena perusahaan belum menggunakan sales order untuk mencatat purchase order dari pelanggan, sehingga terdapat dua purchase order. Yang pertama
dari pelanggan dan yang kedua dari bagian administrasi keuangan untuk membeli barang ke supplier. Akibat Perusahaan mengalami kesulitan dalam pencatatan transaksi penjualan dan pembelian. Rekomendasi Perusahaan menggunakan sales order untuk mencatat pesanan pelanggan. Temuan 2 Bagian administrasi keuangan dapat mengedit transaksi yang sudah terjadi tanpa otorisasi dari direktur perusahaan. Kriteria Menurut Mulyadi (2008, p165), Struktur organisasi merupakan kerangka (framework) pembagian tanggung jawab fungsional kepada unit organisasi yang dibentuk untuk melaksanakan kegiatan pokok perusahaan sesuai dengan bagian dari divisi dalam perusahaan tersebut.
Sebab Tidak adanya pembatasan hak akses data transaksi oleh perusahaan. Akibat Memungkinkan terjadinya kecurangan dan laporan yang dihasilkan tidak reliable karena dihasilkan oleh satu bagian yang sama sehingga dapat dimanipulasi. Rekomendasi Perusahaan harus membatasi hak akses data transaksi. Seperti pembatasan untuk melakukan create, read, update, delete. Temuan 3 Tidak ada dokumen pendukung seperti form permintaan barang dan form barang masuk kriteria : Menurut Mulyadi (2008, p92), Dokumen pendukung biasanya digunakan untuk melampiri dokumen sumber sebagai bukti sahnya transaksi yang dicatat atau direkam dalam dokumen sumber. Sebab : Kurangnya dokumen pendukung didalam proses bisnis perusahaan. Akibat : Control dalam proses bisnis perusahaan menjadi
lemah dan kurang efektif. Rekomendasi : Membuat dokumen pendukung seperti form permintaan barang dari bagian penjualan ke bagian produksi, dan membuat form barang masuk dari bagian produksi ke bagian gudang. Temuan 4 Fungsi dari bagian gudang masih merangkap bagian pengiriman. Kriteria Menurut Mulyadi (2008, p165), Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas. Sebab Karena perusahaan belum ada bagian pengiriman.
Akibat Kurang efektif dan efisien dalam melakukan pengiriman barang ke pelanggan karena bagian gudang harus menyiapkan barang dan mengirimkannya sehingga membutuhkan waktu lebih lama. Rekomendasi Harus ada bagian pengiriman untuk mengatasi masalah pengiriman barang ke pelanggan. Temuan 5 Kurangnya laporan yang dihasilkan untuk perusahaan untuk mendukung proses bisnis pada perusahaan. Kriteria Menurut Rama and Jones (2008, p238), Report is a formatted and organized presentation of data. Laporan adalah suatu format dan kumpulan penyajian suatu data.
Sebab Perusahaan belum menyadari pentingnya laporan lainnya untuk menunjang proses bisnisnya. Akibat Keputusan yang diambil oleh managemen kurang efektif karena kurangnya informasi yang dibutuhkan untuk mengambil keputusan tersebut. Rekomendasi Membuat laporan mengenai hal yang lebih terperinci sebagai informasi pendukung dalam pengambilan keputusan. Tabel 3.3 Analisa Hasil Temuan Survey 3.4 Identifikasi Kebutuhan Informasi Berdasarkan analisis kasus yang ada, maka ditemukan informasi yang dibutuhkan untuk meningkatkan kinerja perusahaan, antara lain: 1. Membuat suatu dokumen baru untuk setiap pesanan pelanggan, seperti sales order. Sehingga tidak menimbulkan kesamaan nama pada dokumen. 2. Membatasi hak akses terhadap data transaksi agar lebih mudah dikontrol. 3. Membuat form permintaan barang dari bagian penjualan ke bagian produksi, dan membuat form barang masuk dari bagian produksi ke bagian gudang.
4. Memisahkan tugas dari setiap bagian sehingga memaksimalkan kinerja perusahaan dan memudahkan dalam monitoring proses bisnis. 5. Membuat laporan yang lebih terperinci sehingga dapat melakukan pengambilan keputusan dengan baik, seperti laporan penerimaan kas per periode, laporan penjualan, laporan barang masuk dan laporan barang keluar.