BAB 3 ANALIS IS S IS TEM INFORMAS I AKUNTANS I PENJUALAN DAN PENERIMAAN KAS PADA PT. PRO-HEALTH INTERNATIONAL

Transkripsi

1 BAB 3 ANALIS IS S IS TEM INFORMAS I AKUNTANS I PENJUALAN DAN PENERIMAAN KAS PADA PT. PRO-HEALTH INTERNATIONAL 3.1 Riwayat Perusahaan Sejarah Perusahaan PT. Pro-Health International didirikan di Jakarta, Indonesia pada tanggal 8 April 2007 oleh Ibu Paulina, dengan Nomor SIUP : 03352/P-01/ yang disahkan oleh Dinas Koperasi Usaha Mikro Kecil dan Menengah Perdagangan Provinsi DKI Jakarta. PT. Pro-Health International berlokasi di Jl. Gajah Mada No. 3-5 Perkantoran Duta Merlin Blok C 35-36, Kel. Petojo Utara, Kec. Gambir, Jakarta Pusat. PT. Pro-Health International merupakan sebuah perusahaan yang bergerak dalam bidang penjualan alat-alat kesehatan, alat-alat untuk bedah plastik dan obatobatan. Produk-produk yang dijual oleh PT. Pro-Health International adalah Osteomed, Dualvis, Kelocote, dan Sportvis. PT. Pro-Health International menjual produk-produknya kepada distributor-distributor yang bergerak dibidang penjualan serupa, dimana sifat penjualannya adalah kredit (pembayaran dilakukan dua bulan ke depan). Pada awal berdirinya, PT. Pro-Health International hanya merupakan perusahaan kecil, namun seiring dengan berjalannya waktu dan dengan tekat serta kerja keras, maka PT. Pro-Health International mulai berkembang pesat dan 34

2 memiliki banyak pelanggan. Pelanggan PT. Pro-Health International tersebar mulai dari beberapa daerah Jabodetabek hingga ke luar pulau Jawa. 35

3 memiliki banyak pelanggan. Pelanggan PT. Pro-Health International tersebar mulai dari beberapa daerah Jabodetabek hingga ke luar pulau Jawa Visi dan Misi Perusahaan Adapun Visi dan Misi yang ingin dicapai oleh PT. Pro-Health International adalah sebagai berikut: - Visi: Menjadi salah satu perusahaan terkemuka dan perusahaan yang paling dikagumi di Indonesia dengan menyediakan kualitas terbaik dalam instrumen medis, farmasi, dan industri kesehatan. - Misi: Memberikan produk berkualitas tinggi, memuaskan pelanggan, karyawan, mitra bisnis dan semua masyarakat. 3.2 Struktur Organisasi Perusahaan dan Uraian Tugas Berikut ini menunjukan Struktur Organisasi dari PT. Pro-Health International : Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. Pro-Health International Sumber : Head Of Marketing PT. Pro-Health International, 2011

4 Uraian tugas tiap-tiap anggota yang ada di dalam struktur organisasi diatas antara 36 lain : 1. Director Tugas dan tanggung jawabnya adalah sebagai berikut: - Mengawasi dan mengontrol seluruh kegiatan operasional perusahaan. - Memeriksa laporan keuangan pada perusahaan setiap bulan. - Membuat dan mengambil keputusan bagi perusahaan. - Membuat rencana pengembangan perusahaan dan usaha perusahaan dalam jangka pendek dan jangka panjang. 2. Head Of Logistics: Tugas dan tanggung jawabnya adalah sebagai berikut: - Mengecek ketersediaan barang di gudang. - Bertanggungjawab atas keluar masuknya barang dari gudang. - Menandatangani DO yang telah dibuat sebelum dikirimkan kepada pelanggan. 3. Head Of Marketing: Tugas dan tanggung jawabnya adalah sebagai berikut: - Membuat strategi pemasaran untuk produk-produk yang dijual. - Melakukan inovasi dalam pemasaran produk dan pengembangan produk. - Mencari informasi mengenai jenis barang yang laku di pasaran. - Menganalisa trend-trend penjualan, daya beli masyarakat, dan tingkat persaingan. 4. Head Of IT: Tugas dan tanggung jawabnya adalah sebagai berikut: - Mengkaji nilai investasi IT dan profitnya bagi perusahaan.

5 37 - Melakukan pengawasan terhadap program yang digunakan oleh perusahaan. - Bertanggung jawab mengatur sistem komputer baik software maupun hardwarenya. 5. Head Of Finance & Accounting: Tugas dan tanggung jawabnya adalah sebagai berikut: - Bertanggung jawab atas semua transaksi yang berkaitan dengan penerimaan dan pengeluaran uang dalam perusahaan. - Mengatur penyediaan dan penggunaan dana sesuai kebutuhan perusahaan. - Menandatangani Invoice yang telah dibuat oleh finance & accounting officer. 6. Head Of Sales: Tugas dan tanggung jawabnya adalah sebagai berikut: - Mengevaluasi pelaksanaan kegiatan penjualan produk. - Mengawasi kinerja penjualan dari seluruh anggota yang dimiliki. 7. Head Of Purchasing: Tugas dan tanggung jawabnya adalah sebagai berikut: - Melakukan pembelian barang atau obat jika stock di gudang berkurang. - Melakukan pengecekan ketersediaan barang atau obat ke Vendor. - Menandatangani Purchase Order yang akan dikirim ke Vendor. 8. Purchasing Officer: Tugas dan tanggung jawabnya adalah sebagai berikut: - Membuat Purchase Order pada saat akan membeli barang atau obat. - Menandatangani Purchase Order yang akan dikirim ke Vendor. 9. Distric Sales Manager: Tugas dan tanggung jawabnya adalah sebagai berikut:

6 38 - Memasarkan produk ke wilayah atau distrik tertentu. - Mengontrol penjualan di wilayah atau distrik tertentu yang ditanganinya. - Mengevaluasi pelaksanaan kegiatan penjualan produk di wilayah atau distrik tertentu yang ditanganinya. 10. Product Sales Representative: Tugas dan taggung jawabnya adalah sebagai berikut: - Memasarkan produk secara langsung ke pelanggan. - Memperkenalkan produk-produk baru kepada pelanggan. - Menjelaskan secara detail jenis-jenis produk serta kegunaannya kepada para pelanggan. 11. Logistics Admin: Tugas dan tanggung jawabnya adalah sebagai berikut: - Menerima Purchase Order (PO) dari pelanggan. - Membuat Delivery Order (DO) berdasarkan PO yang didapatkan dari pelanggan. - Menandatangani DO yang akan diberikan kepada pelanggan. - Menyiapkan barang pesanan yang akan dikirim. - Menerima Tanda Terima pada saat terjadi retur. 12. Logistics Officer: Tugas dan tanggung jawabnya adalah sebagai berikut: - Menandatangani DO yang akan dikirim kepada pelanggan. - Mengirimkan barang pesanan beserta DO kepada pelanggan. - Mengirimkan Invoice kepada pelanggan berdasarkan dari DO yang telah diotorisasi pelanggan.

7 39 - Mengirimkan Kwitansi kepada pelanggan sebagai bukti pelunasan pembayaran. 13. Brand Executive: Tugas dan tanggung jawabnya adalah sebagai berikut: - Bertanggung jawab memasarkan per-produk yang ada di dalam perusahaan. - Membuat strategi untuk meningkatkan penjualan dari produk yang ditanganinya. 14. Business Development Officer: Tugas dan tanggung jawabnya adalah sebagai berikut: - Bertugas untuk mengembangkan pemasaran produk ke daerah-daerah yang belum dipasarkan. - Mengimplementasikan rencana yang telah dibuat oleh Head Of Marketing dalam pengembangan perusahaan. 15. IT Officer: Tugas dan tanggung jawabnya adalah sebagai berikut: - Melakukan pemeliharaan software maupun hardware dalam perusahaan. - Melakukan perkembangan penjualan online berbasis website. 16. Finance & Accounting Officer: Tugas dan tanggung jawabnya adalah sebagai berikut: - Membuat Invoice berdasarkan DO dari Logistics Admin. - Menandatangani Invoice yang akan diberikan kepada pelanggan. - Membuat Kwitansi setelah menerima pembayaran dari pelanggan. - Membuat Faktur Pajak

8 Sistem yang Sedang Berjalan Dokumen yang Dipergunakan Dalam prosedur penjualan pada sistem yang berjalan di PT. Pro-Health International dokumen yang digunakan, antara lain: 1. Delivery Order (DO) Dokumen ini digunakan sebagai dasar untuk pengambilan barang dari gudang, dan pada saat mengirim barang. Dokumen ini dibuat oleh bagian logistics admin. Bagian logistics admin membuatnya sebanyak 5 rangkap. 2. Invoice Dokumen ini digunakan untuk mencatat transaksi penjualan yang dilakukan oleh pelanggan sekaligus berfungsi untuk melakukan penagihan kepada pelanggan. Dokumen ini dibuat oleh bagian finance & accounting sebanyak 4 rangkap. 3. Kwitansi Dokumen ini digunakan sebagai bukti pembayaran yang telah dilunasi oleh pelanggan kepada PT. Pro-Health International. Dibuat oleh bagian finance & accounting sebanyak 2 rangkap. 4. Faktur pajak Dokumen ini digunakan sebagai bukti pembayaran pajak atas barang-barang yang dibeli oleh pelanggan.

9 Unit yang Terkait Dalam prosedur penjualan pada sistem yang berjalan di PT. Pro-Health International, unit-unit yang terkait antara lain: 1. Bagian Logistics Admin Bagian yang bertanggung jawab dalam melayani pemesanan dari customer, menyiapkan barang, serta membuat Delivery Order (DO). 2. Head Of Logistics Bertanggung jawab dalam mengawasi keluar masuknya barang dalam gudang dan menandatangani Delivery Order (DO). 3. Bagian Logistics Officer Bagian yang bertanggung jawab dalam pengiriman barang kepada customer. 4. Head Of Finance & Accounting Menandatangani Invoice yang telah dibuat oleh finance & accounting officer, serta mengawasi pembuatan Laporan Laba-Rugi. 5. Bagian Finance & Accounting Officer Bagian yang bertanggung jawab membuat Invoice, Faktur Pajak, Kwitansi, melakukan penagihan kepada pelanggan, serta membuat Laporan Laba-Rugi.

10 Prosedur yang Sedang Berjalan Prosedur penjualan dari sistem yang berjalan pada PT. Pro-Health International adalah sebagai berikut: Pelanggan yang akan memesan dapat melakukan pemesanan melalui telepon, atau mengirimkan . Produk-produk yang ditawarkan oleh perusahaan dapat dilihat oleh pelanggan melalui website. Pemesanan akan dilayani oleh bagian logistics admin. Kemudian pelanggan diminta mengirimkan Purchase Order (PO) yang berisi barang-barang pesanan melalui fax atau . Setelah bagian logistics admin menerima PO, bagian logistics admin akan mengecek persediaan barang dan akan mengkonfirmasi kepada pelanggan. Kemudian bagian logistics admin akan menyiapkan barang dan membuat Delivery Order (DO) sebanyak 5 rangkap dan menandatangani DO 5 rangkap tersebut. Kemudian bagian logistics admin akan menyerahkan DO 5 rangkap tersebut kepada head of logistics untuk ditandatangani. Setelah itu DO 5 rangkap beserta PO dari pelanggan akan diberikan kepada bagian logistics officer. Bagian logistics officer akan menandatangani DO 5 rangkap dan akan melakukan pengiriman barang beserta dengan DO 5 rangkap dan PO yang telah diterima dari bagian logistics admin. Setelah itu bagian logistics officer akan menyerahkan PO beserta DO 5 rangkap, dan pelanggan diminta untuk menandatangani DO 5 rangkap tersebut. Lalu DO rangkap ke-4 dan PO akan diberikan kepada pelanggan sebagai bukti bahwa barang sudah diterima. Lalu bagian logistics officer akan membawa kembali DO 4 rangkap. Rangkap ke-1 dan

11 43 rangkap ke-5 akan diberikan kepada bagian logistics admin untuk diarsip, rangkap ke-2 untuk diberikan kepada bagian finance & accounting, dan DO rangkap ke-3 untuk diberikan kepada bagian purchasing. Setelah menerima DO rangkap ke-2 dari bagian logistics officer, maka bagian finance & accounting akan membuat Faktur Pajak sebanyak 2 rangkap. Rangkap ke-1 untuk diberikan ke pelanggan, dan rangkap ke-2 untuk diarsip. Bagian finance & accounting juga akan membuat Invoice sebanyak 4 rangkap dan menandatangani Invoice tersebut. Kemudian bagian finance & accounting akan menyerahkan Invoice 4 rangkap kepada head of finance & accounting untuk ditandatangani. Setelah itu Faktur Pajak rangkap ke-1 dan Invoice 4 rangkap akan diberikan kepada bagian logistics officer. Setelah menerima Faktur Pajak rangkap ke-1 dan Invoice 4 rangkap dari bagian finance & accounting, maka bagian logistics officer akan mengirimkan Faktur Pajak rangkap ke-1 dan Invoice 4 rangkap kepada pelanggan. Pelanggan diminta untuk menandatangani Invoice 4 rangkap tersebut. Kemudian Faktur Pajak rangkap ke-1 dan Invoice rangkap ke-1, rangkap ke-2, dan rangkap ke-3 akan diberikan kepada pelanggan. Sedangkan Invoice rangkap ke-4 akan dibawa kembali untuk diberikan kepada bagian finance & accounting untuk diarsip. Pada saat menjelang jatuh tempo (masa jatuh tempo 60 hari), bagian finance & accounting akan melakukan pengecekan apakah pelanggan melakukan retur penjualan atau tidak. Jika pelanggan melakukan retur, maka bagian finance & accounting akan mencocokan Nota Retur dengan Invoice rangkap ke-4 dan mengurangi piutang pelanggan sebesar nominal retur pelanggan. Kemudian bagian finance & accounting akan menghubungi pelanggan melalui telepon dan meminta

12 44 pelanggan melunasi pembayaran. Pelanggan dapat melunasi pembayaran melalui transfer via bank, cek/giro. Bagian finance & accounting akan melihat pelanggan yang sudah melunasi pembayaran melalui rekening koran. Setelah itu bagian finance & accounting akan mencocokan dengan Invoice rangkap ke-4 dan membuat Kwitansi 2 rangkap serta menandatangani Kwitansi 2 rangkap tersebut. Kemudian Kwitansi rangkap ke-1 akan diberikan kepada logistics officer dan rangkap ke-2 untuk diarsip. Setelah itu bagian logistics officer akan mengirim Kwitansi rangkap ke-1 kepada pelanggan sebagai bukti pelunasan pembayaran. Bagian finance & accounting akan melakukan pencatatan transaksitransaksi yang terjadi di dalam perusahaan ke dalam Jurnal Umum, dan memposting ke dalam Buku Besar. Setiap akhir bulan bagian finance & accounting akan membuat Laporan Laba Rugi, Laporan Penerimaan Kas, dan Laporan Penjualan Retur Penjualan Dokumen yang Dipergunakan Dalam prosedur retur penjualan pada sistem yang berjalan di PT. Pro-Health International dokumen yang digunakan, antara lain: 1. Tanda Terima Dokumen ini digunakan sebagai bukti penerimaan barang-barang yang diretur oleh pelanggan, dan sebagai dokumen untuk penggantian barang-barang yang diretur tersebut.

13 45 2. Nota Retur Dokumen ini digunakan untuk mengurangi piutang pelanggan pada saat terjadinya transaksi retur, apabila perusahaan tidak mengganti barang-barang yang diretur oleh pelanggan. 3. Delivery Order (DO) Dokumen ini digunakan sebagai dasar untuk pengambilan barang dari gudang, dan pada saat mengirim barang Unit yang Terkait Dalam prosedur retur penjualan pada sistem yang berjalan di PT. Pro-Health International, unit-unit yang terkait antara lain: 1. Bagian Logistics Admin Bagian yang bertanggung jawab untuk menyiapkan barang yang akan diganti, serta membuat Delivery Order (DO). 2. Head Of Logistics Bertanggung jawab dalam mengawasi keluar masuknya barang dalam gudang dan menandatangani Delivery Order (DO). 3. Bagian Logistics Officer Bagian yang bertanggung jawab dalam pengiriman barang kepada customer. 4. Bagian Finance & Accounting Officer Bagian yang bertanggung jawab untuk mengurangi piutang pelanggan, apabila barang yang diretur tidak diganti dengan barang yang baru.

14 Prosedur Retur Penjualan Prosedur retur penjualan dari sistem yang berjalan pada PT. Pro-Health International adalah sebagai berikut: Retur penjualan terjadi apabila barang ada yang cacat, rusak, patah, atau tidak sesuai dengan pesanan pelanggan. Sedangkan obat diretur apabila sudah mendekati masa expired. Maka pelanggan dapat melakukan retur penjualan dengan membuat Tanda Terima untuk dikirim kepada bagian logistics admin beserta dengan barang atau obat yang akan dikembalikan. Bagian logistics admin akan mencocokan jumlah barang atau obat yang diretur dengan Tanda Terima, dan menandatangani Tanda Terima tersebut. Kemudian Tanda Terima tersebut akan diberikan kepada bagian finance & accounting, dan bagian logistics admin akan mengganti barang atau obat yang diretur dengan barang atau obat yang baru. Bagian logistics admin akan mencatat persediaan barang atau obat pada Kartu Stok dengan memberikan catatan bahwa barang rusak, atau obat sudah mendekati masa expired. Apabila barang atau obat yang akan diganti tidak tersedia, maka pelanggan diminta untuk membuat Nota Retur untuk diberikan kepada bagian finance & accounting. Setelah menerima Nota Retur, bagian finance & accounting akan mencocokan Nota Retur dengan Invoice rangkap ke-4, dan mengarsip Nota Retur tersebut. Kemudian bagian finance & accounting akan mengurangi piutang pelanggan menjelang jatuh

15 tempo sesuai dengan nominal yang tertera pada Nota Retur tersebut dan akan mencatat transaksi retur tersebut ke dalam Jurnal Umum Catatan Akuntansi Dalam prosedur penjualan kredit pada sistem yang berjalan pada PT. Pro Health Internasional catatan akuntansi yang digunakan, yaitu : 1. Jurnal Umum Catatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat transaksi keuangan perusahaan secara kronologis dengan menyebutkan akun yang di Debet maupun yang di Kredit. 2. Buku Besar Buku yang berisi semua rekening-rekening (kumpulan rekening) yang ada dalam laporan keuangan. Buku ini mencatat perubahan-perubahan yang terjadi pada masing-masing rekening dan pada akhir periode akan tampak saldo dari rekening-rekening tersebut. Setiap transaksi yang telah dicatat dalam jurnal akan diposting atau dipindahkan ke Buku Besar secara berkala Pengendalian Internal Pengendalian internal menurut laporan COSO berdasarkan buku Rama dan Jones yang diterjemahkan oleh M. Slamet Wibowo (2009, p 134) dalam prosedur penjualan kredit pada sistem yang berjalan di PT. Pro Health Internasional antara lain sebagai berikut :

16 48 1. Lingkungan pengendalian Melingkupi pemberian arahan yang dilakukan oleh direktur PT.Pro-Health International kepada para karyawannya, melalui berbagai training, seminar dan meeting. Yang mencakup integritas, nilai-nilai etika, serta filosofi dan gaya operasi management, yang berguna untuk meningkatkan kesadaran karyawan terhadap pengendalian. 2. Penentuan resiko Resiko-resiko yang mungkin dialami oleh PT.Pro-Health Internasional meliputi: Perangkapan tugas yang memungkinkan terjadinya manupulasi oleh karyawan pada perusahaan. Tidak adanya bukti pencatatan pada saat transaksi penjualan sehingga memungkinkan terjadinya kerugian pada perusahaan. Kesalahan pencatatan akibat sistem yang masih manual. 3. Aktivitas Pengendalian Meliputi hal-hal berikut: 1. Penelaahan Kinerja Mengevaluasi laporan-laporan untuk mengetahui keuntungan atau kerugian yang dialami oleh PT.Pro-Health Internasional pada setiap periodenya. 2. Pemisahan Tugas Pemisahaan tugas antara logistics admin dan finance & accounting.

17 49 Logistics admin membuat Delivery Order Pengiriman Barang (DOPB) dan mengotorisasinya setelah itu DOPB akan diberikan ke Head Of Logistics untuk diotorisasi, setelah itu DOPB yang telah disetujui oleh Head Of Logistics akan diserahkan ke bagian finance untuk membuat Invoice. Pemisahan tugas antara logistics admin dan logistics officer. Setelah membuat DOPB bagian logistic admin akan menyerahkan DOPB ke Logistics Officer. 3. Pengendalian Aplikasi Diterapkan pada masing-masing aplikasi SIA misalkan mengentri DO (Delivery Order) dan mengentri Invoice. 4. Informasi dan Komunikasi Informasi berasal dari dokumen-dokumen seperti Delivery Order dan Invoice. Delivery Order digunakan untuk mengirim barang, sedangkan Invoice digunakan untuk melakukan penagihan. Sedangkan komunikasi meliputi peran dan tanggung jawab setiap bagian yang ada di dalam perusahaan. 5. Pengawasan Setiap bagian diawasi oleh kepala bagian nya masing-masing. Contohnya : Logistics Admin diawasi oleh Head Of Logistics, dan Finance & Accounting diawasi oleh Head Of Finance & Accounting.

18 Laporan yang Dihasilkan Dalam prosedur penjualan kredit pada sistem yang berjalan di PT. Pro Health Internasional, laporan-laporan yang dihasilkan antara lain: 1. Laporan Laba-Rugi Laporan yang digunakan untuk mengetahui laba/rugi yang diperoleh perusahaan setiap bulannya. 2. Laporan Penerimaan Kas Laporan yang digunakan untuk mencatat penerimaan kas atas penjualan yang dilakukan pada akhir bulan. 3. Laporan Penjualan Laporan yang digunakan untuk menghitung total penjualan kredit setiap bulan.

19 Rich Picture Sistem yang Sedang Berjalan Gambar 3.2 Rich Picture Prosedur Penjualan

20 52 PROSEDUR RETUR PENJUALAN Gambar 3.3 Rich Picture Prosedur Retur Penjualan

21 Event Table Sistem yang Sedang Berjalan Event Internal Agent Start When Activities Assuming Responsibility Melayani Bagian logistics Pelanggan Meminta pelanggan pemesanan admin memesan mengirim PO melalui telepon atau Mengecek Bagian logistics Setelah Menerima PO,Mengecek ketersediaan admin pelanggan persediaan barang, barang mengirim PO Mengkonfirmasi kepada pelanggan Melakukan Bagian logistics Setelah Menandatangani DO 5 pengiriman officer menerima PO rangkap, Mengirim barang, barang beserta DO 5 Menyerahkan PO dan DO 5 rangkap dari rangkap ke pelanggan untuk bagian logistics ditandatangani, admin Menyerahkan DO rangkap ke-4 ke pelanggan, Menyerahkan DO rangkap ke-1 dan rangkap ke-5 ke bagian logistics admin, Menyerahkan DO rangkap

22 54 ke-2 ke bagian finance & accounting, Menyerahkan DO rangkap ke-3 ke bagian purchasing Membuat Bagian finance Setelah Membuat Faktur Pajak 2 Invoice dan & accounting menerima DO rangkap, Membuat Invoice Faktur Pajak rangkap ke-2 4 rangkap, Menandatangani dari bagian Invoice 4 rangkap, logistics officer Menyerahkan Invoice 4 rangkap ke head of finance & accounting untuk ditandatangani, Menerima Invoice 4 rangkap yang telah ditandatangani,m enyerahka n Faktur Pajak rangkap ke-1 dan Invoice 4 rangkap ke bagian logistics officer Melakukan Bagian logistics Setelah Mengirim Invoice 4 pengiriman officer menerima rangkap beserta Faktur Invoice beserta Faktur Pajak Pajak rangkap ke-1, Faktur Pajak rangkap ke-1 Menyerahkan Faktur Pajak beserta Invoice rangkap ke-1 dan Invoice 4

23 55 4 rangkap dari bagian finance & accounting rangkap untuk ditandatangani pelanggan, Menyerahkan Invoice rangkap ke-1, ke-2, dan ke- 3 kepada pelanggan, Menyerahkan Invoice rangkap ke-4 ke bagian finance & accounting Melakukan Bagian finance Pada saat jatuh Mengecek retur penjualan penagihan & accounting tempo (apabila terjadi retur), Mencocokan Nota Retur dengan Invoice rangkap ke- 4 (apabila terjadi retur), Mengurangi piutang pelanggan (apabila terjadi retur), Menghubungi pelanggan melalui telepon untuk melakukan penagihan Membuat Bagian finance Pelanggan telah Mengecek transaksi Kwitansi & accounting melunasi pembayaran melalui pembayaran rekening koran, Mencocokan dengan Invoice rangkap ke-4,

24 56 Membuat Kwitansi 2 rangkap, Menandatangani Kwitansi 2 rangkap, Menyerahkan Kwitansi rangkap ke-1 ke logistics officer Mengirim Bagian logistics Setelah Mengirim Kwitansi rangkap Kwitansi officer menerima ke-1 ke pelanggan Kwitansi rangkap ke-1 dari bagian finance & accounting Membuat Bagian finance Setelah Melakukan pencatatan ke Jurnal Umum & accounting menerima data- dalam Jurnal Umum dan dan Buku Besar data transaksi di mem-posting ke Buku perusahaan Besar Membuat Bagian finance Setiap akhir Membuat Laporan Laba Laporan & accounting bulan Rugi, Laporan Penerimaan Kas, dan Laporan Penjualan. Tabel 3.1 Event Table Prosedur Penjualan

25 57 PROSEDUR RETUR PENJUALAN Event Internal Agent Assuming Responsibility Start When Activities Melayani retur Bagian logistics Setelah menerima Mencocokan jumlah penjualan admin Tanda Terima dari barang atau obat dengan pelanggan Tanda Terima,Menandatangani Tanda Terima, Mengarsip Tanda Terima, Mengganti barang atau obat (apabila barang atau obat tersedia), Mencatat persediaan barang atau obat pada Kartu Stok Melakukan Bagian finance & Setelah menerima Mencocokan Nota pengurangan accounting Nota Retur dari Retur dengan Invoice piutang pelanggan rangkap ke-4, Mengarsip Nota Retur, Mengurangi piutang pelanggan

26 58 Mencatat transaksi Bagian finance & Setelah menerima Mencatat transaksi retur retur penjualan accounting Tanda Terima dan ke dalam Jurnal Umum Nota Retur (Retur Penjualan) Tabel 3.2 Event Table Prosedur Retur Penjualan Workflow Tabel Sistem yang Sedang Berjalan Actor Activity Melayani pemesanan Pelanggan Logistics Admin Pelanggan 1. Menelepon atau mengirim 2. Meminta pelanggan mengirim PO 3. Mengirim PO Mengecek ketersediaan barang Logistics Admin 4. Menerima PO 5. Mengecek persediaan barang 6. Mengkonfirmasi kepada pelanggan Menyiapkan barang Logistics Admin 7. Menyiapkan barang 8. Membuat DO 5 rangkap 9. Menandatangani DO 5 rangkap 10. Menyerahkan DO 5 rangkap Head Of Logistics 11. Menandatangani DO 5 rangkap 12. Mengembalikan DO 5 rangkap yang telah ditandatangani

27 59 Logistis Admin 13. Menerima DO 5 rangkap yang telah ditandatangani 14. Menyerahkan PO beserta DO 5 rangkap ke logistics officer Melakukan pengiriman barang Logistics Officer 15. Menerima PO beserta DO 5 rangkap dari bagian logistics admin 16. Menandatangani DO 5 rangkap 17. Mengirim barang Pelanggan Logistics Officer Pelanggan 18. Menerima barang 19. Menyerahkan PO dan DO 5 rangkap 20. Menandatangani DO 5 rangkap 21. Mengembalikan DO 5 rangkap yang telah ditandatangani Logistics Officer 22. Menerima DO 5 rangkap yang telah ditandatangani 23. Menyerahkan DO rangkap ke-4 ke pelanggan 24. Menyerahkan DO rangkap ke-1 dan rangkap ke-5 ke bagian logistics admin 25. Menyerahkan DO rangkap ke-2 ke bagian finance & accounting

28 Menyerahkan DO rangkap ke-3 ke bagian purchasing Membuat Invoice dan Faktur Pajak Finance & Accounting 27. Menerima DO rangkap ke-2 dari bagian logistics officer 28. Membuat Faktur Pajak 2 rangkap 29. Membuat Invoice 4 rangkap 30. Menandatangani Invoice 4 rangkap 31. Menyerahkan Invoice 4 rangkap Head Of Finance & Accounting 32. Menandatangani Invoice 4 rangkap 33. Mengembalikan Invoice 4 rangkap yang telah ditandatangani Finance & Accounting 34. Menerima Invoice 4 rangkap yang telah ditandatangani 35. Menyerahkan Faktur Pajak rangkap ke-1 beserta Invoice 4 rangkap ke bagian logistics officer Melakukan pengiriman Invoice beserta Faktur Pajak Logistics Officer 36. Menerima Faktur Pajak rangkap ke-1 beserta Invoice 4 rangkap dari bagian finance & accounting 37. Mengirim Invoice 4 rangkap beserta

29 61 Faktur Pajak rangkap ke-1 Pelanggan 38. Menerima Invoice 4 rangkap beserta Faktur Pajak rangkap ke Menandatangani Invoice 4 rangkap 40. Mengembalikan Invoice 4 rangkap yang telah ditandatangani Logistics Officer 41. Menerima Invoice 4 rangkap yang telah ditandatangani 42. Menyerahkan Invoice rangkap ke-1, ke-2, dan ke-3 kepada pelanggan 43. Menyerahkan Invoice rangkap ke-4 ke bagian finance & accounting Melakukan penagihan Finance & Accounting 44. Mengecek retur penjualan apabila terjadi retur 45. Mencocokan Nota Retur dengan Invoice rangkap ke-4 apabila terjadi retur 46. Mengurangi piutang pelanggan apabila terjadi retur 47. Menghubungi pelanggan melalui telepon untuk menagih pembayaran

30 62 Membuat Kwitansi Pelanggan Finance & Accounting 48. Melunasi pembayaran 49. Mengecek transaksi pembayaran melalui rekening koran 50. Mencocokan dengan Invoice rangkap ke Membuat Kwitansi 2 rangkap 52. Menandatangani Kwitansi 2 rangkap 53. Menyerahkan Kwitansi rangkap ke-1 ke logistics officer Mengirim Kwitansi Logistics Officer 54. Menerima Kwitansi rangkap ke-1 dari bagian finance & accounting 55. Mengirim Kwitansi rangkap ke-1 ke pelanggan Pelanggan 56. Menerima Kwitansi rangkap ke-1 Membuat Jurnal umum dan Buku Besar Finance & Accounting 57. Setelah menerima data-data transaksi 58. Mencatat ke dalam Jurnal Umum 59. Mem-posting ke dalam Buku Besar Membuat Laporan Finance & Accounting 60. Membuat Laporan Laba Rugi setiap

31 63 akhir bulan 61. Membuat Laporan Penjualan setiap akhir bulan 62. Membuat Laporan Penerimaan Kas setiap akhir bulan 63. Menyerahkan Laporan Laba Rugi kepada Direktur Direktur 64. Menerima Laporan Laba Rugi Tabel 3.3 Workflow Table Prosedur Penjualan PROSEDUR RETUR PENJUALAN Actor Activity Melayani retur penjualan Pelanggan Logistics Admin 1. Mengirim Tanda Terima 2. Menerima Tanda Terima 3. Mencocokan jumlah barang atau obat dengan Tanda Terima 4. Menandatangani Tanda Terima 5. Mengarsip Tanda Terima 6. Mengganti barang atau obat apabila barang atau obat tersedia Pelanggan 7. Menerima barang atau obat yang baru 8. Mencatat persediaan barang atau obat

32 64 Logistics Admin pada Kartu Stok Melakukan pengurangan piutang Pelanggan Finance & Accounting 9. Mengirim Nota Retur 10. Menerima Nota Retur 11. Mencocokan Nota Retur dengan Invoice rangkap ke Mengarsip Nota Retur 13. Mengurangi piutang pelanggan menjelang jatuh tempo Mencatat transaksi retur penjualan Finance & Accounting 14. Menerima Tanda Terima dan Nota Retur dari bagian logistics admin 15. Melakukan pencatatan transaksi retur ke dalam Jurnal Umum Tabel 3.4 Workflow Table Prosedur Retur Penjualan

33 Analisis Hasil Temuan Temuan 1 Kriteria Kurangnya dokumen pendukung berupa Sales Order Menurut Mulyadi (2001, p 3), Formulir merupakan dokumen yang digunakan untuk merekam terjadinya transaksi. Sebab Pada saat menerima Purchase Order dari pelanggan bagian logistics admin hanya membuat dokumen Delivery Order tanpa membuat suatu tanda bukti bahwa telah terjadi transaksi penjualan Akibat Kurangnya informasi secara terperinci mengenai transaksi penjualan Rekomendasi Sebaiknya perusahaan membuat Sales Order sebagai tanda bukti bahwa telah terjadi transaksi penjualan. Temuan 2 Kriteria Tidak adanya penomoran urut yang tercetak pada dokumen Menurut Mulyadi (2001, p 167), Salah satu cara yang ditempuh oleh perusahaan dalam menciptakan praktik yang sehat adalah penggunaan formulir bernomor urut tercetak yang pemakaiannya harus dipertanggungjawabkan oleh yang berwenang. Sebab Perusahaan belum terkomputerisasi sehingga dalam pembuatan dokumen, tidak bisa tercantum nomor urut yang tercetak secara otomatis Akibat Terjadi kesalahan pencatatan pada saat membuat dokumen,

34 66 kesulitan dalam melakukan pencarian dokumen, dan besarnya resiko dokumen tersebut hilang Rekomendasi Perusahaan hendaknya menggunakan sistem yang terkomputerisasi, sehingga menghasilkan dokumen yang memiliki nomor urut tercetak secara otomatis Temuan 3 Belum adanya penentuan limit kredit yang jelas sesuai dengan kredibilitas pelanggan Kriteria Menurut Niswonger, Warren, Reeve (2006, p 326) yang diterjemahkan oleh Alfonsus Sirait, M. Bus dan Helda Gunawan, S.E., M.B.A yaitu: penentuan standar kredit mengharuskan perusahaan untuk menilai kredibilitas atau kualitas kredit pelanggan Sebab Akibat Tidak adanya penentuan limit kredit pada setiap pelanggan Karena apabila pelanggan tidak dapat melunasi hutang pada perusahaan, maka perusahaan akan mengalami kerugian Rekomendasi Penentuan kebijakan limit kredit bagi setiap pelanggan berdasarkan kredibilitas pelanggan Temuan 4 Kriteria Adanya perangkapan fungsi kerja pada bagian logistics admin dan bagian finance & accounting officer Menurut Mulyadi (2001, p 165), Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas. Struktur

35 67 organisasi merupakan kerangka (framework) pembagian tanggung jawab fungsional kepada unit-unit organisasi yang dibentuk untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan pokok perusahaan. Sebab Bagian logistics admin berfungsi untuk menerima pesanan pelanggan dan merangkap mengeluarkan barang, sedangkan bagian finance & accounting officer berfungsi untuk mencatat transaksi pembayaran dari pelanggan dan merangkap melakukan penagihan Akibat Pengendalian internal dalam perusahaan lemah, sehingga dapat terjadi kecurangan dalam internal perusahaan seperti manipulasi data perusahaan. Rekomendasi Meningkatkan pengendalian internal perusahaan dengan memisahkan tugas dan wewenang pada beberapa fungsi perusahaan Temuan 5 Kurangnya laporan-laporan yang dihasilkan perusahaan untuk mendukung proses bisnis pada perusahaan Kriteria Menurut Rama and Jones (2006, p 238), Report is a formatted and organized presentation of data yang diterjemahkan oleh kelompok kami sebagai berikut: laporan adalah suatu format dan kumpulan penyajian suatu data Sebab Perusahaan tidak menyediakan laporan-laporan lain untuk

36 68 mendukung proses bisnisnya Akibat Direktur tidak dapat mengambil keputusan karena kurangnya informasi yang dibutuhkan Rekomendasi Membuat laporan-laporan secara terperinci untuk mempermudah proses evaluasi dan pengambilan keputusan 3.5 Identifikasi Kebutuhan Informasi Dalam proses penjualan yang dilakukan oleh perusahaan harus ditunjang dengan berbagai informasi yang dibutuhkan sebagai acuan dalam pengambilan keputusan yang tepat. Identifikasi kebutuhan informasi tersebut, antara lain: 1. Sales Order Dokumen ini digunakan untuk mencatat data-data barang atau obat pesanan pelanggan berdasarkan Purchase Order yang diterima dari pelanggan. 2. Nota Retur Dokumen ini digunakan untuk mengurangi piutang pelanggan pada saat terjadinya transaksi retur, apabila perusahaan tidak mengganti barang-barang yang diretur oleh pelanggan. Sedangkan untuk kebutuhan Laporan, antara lain : 1. Laporan Penjualan 2. Laporan Retur Penjualan 3. Laporan Piutang Jatuh Tempo 4. Laporan Barang Paling Laku 5. Laporan Penerimaan Kas

37 69 6. Jurnal : 1. Jurnal Penerimaan Kas 2. Jurnal Penjualan 3. Jurnal Umum (Retur Penjualan)