BAB 3 ANALISIS SISTEM BERJALAN

Transkripsi

1 BAB 3 ANALISIS SISTEM BERJALAN 3.1. Informasi Perusahaan Sejarah Perusahaan PT Mulia Dharma Sejahtera adalah perusahaan yang bergerak di bidang ekspedisi. Perusahaan ini berdiri sejak tahun 2009 oleh Yusuf Wilopo yang memiliki kantor operasional di Komplek Ruko Enggano Megah, Jalan Raya Enggano No. B/7- G, Kelurahan Tanjung Priok, Kecamatan Tanjung Priok, Jakarta Utara. Perusahaan ini menerima pengiriman barang di sekitar Pulau Jawa, seperti Tasikmalaya, Karawang, Sukabumi, Bekasi, dan bekerja sama dengan perusahaan-perusahaan seperti PT Fajar 1 Logistics, PT Cakra, PT Cahaya Fajar Mandiri. Pada tanggal 18 November 2009, Yusuf Wilopo mendirikan PT Mulia Dharma Sejahtera di hadapan notaris Bapak Iswandono Poerwodinoto, S.H. dan telah mendapatkan surat izin usaha perdagangan dari dinas kotamadya Jakarta Utara dengan nomor pokok wajib pajak (NPWP) dan terdaftar dengan kegiatan usaha sebagai perdagangan barang dan jasa. Karena adanya keterbatasan dalam segi modal usaha, pada awalnya perusahaan ini hanya memiliki satu garasi, menggunakan rumah sebagai kantor, dan hanya memperkerjakan lima orang saja. Namun dengan seiring perkembangan waktu, perusahaan ini berhasil mengembangkan usahanya dan memiliki kantor sendiri, juga memiliki garasi di berbagai tempat dan melibatkan puluhan karyawan dalam bisnisnya Visi dan Misi Perusahaan Adapun visi dan misi yang diusung oleh PT Mulia Dharma Sejahtera adalah sebagai berikut: Visi Mendapatkan keuntungan sebesar-besarnya dengan biaya yang sekecilkecilnya Menjadi perusahaan ekspedisi terbesar di Jabodetabek Misi 35

2 36 Meningkatkan kualitas pelayanan pada klien Meningkatkan market share di tengah persaingan bisnis dengan perusahaan lain dalam bidang industri yang sama Menggunakan fasilitas yang lebih baik untuk menunjang proses bisnis yang ada Struktur Organisasi Perusahaan Gambar 3.1 Struktur Organisasi dalam PT Mulia Dharma Sejahtera Gambar diatas adalah gambar struktur organisasi dari PT Mulia Dharma Sejahtera. Bagian-bagian di atas memiliki tugas dan wewenang sebagai berikut: 1.Komisaris Melakukan evaluasi terhadap direktur yang bekerja Memeriksa dan menyetujui rencana kerja dan anggaran perusahaan secara keseluruhan Mengatur, mengawasi, memelihara dan mengembangkan jalannya operasi perusahaan Memimpin kegiatan dalam melaksanakan kebijakan-kebijakan yang telah ditetapkan perusahaan Menetapkan kebijakan perusahaan

3 37 Mengambil keputusan bisnis dalam perusahaan Mengangkat dan memberhentikan manajer serta karyawan 2.Direktur Membuat perencanaan dan strategi perusahaan untuk jangka pendek maupun jangka panjang Mengikuti perkembangan perusahaan agar tidak melenceng dari tujuan dan visi misi yang ingin dicapai Menetapkan perencanaan dan pengambilan keputusan bisnis perusahaan Melakukan evaluasi terhadap karyawan yang bekerja Mengkoordinasi aktivitas bisnis perusahaan Menerima dan menganalisis laporan-laporan bulanan yang diberikan oleh bagian-bagian dalam perusahaan Menetapkan kebijakan perusahaan Mengambil keputusan bisnis dalam perusahaan Mengangkat dan memberhentikan manajer serta karyawan 3.Manager Keuangan Membuat anggaran perusahaan yang berhubungan dengan transaksi pembelian dan segala sesuatu yang dibutuhkan perusahaan Bertanggung jawab atas keluar masuknya uang perusahaan Mengatur pembayaran gaji karyawan Mengeluarkan uang perusahaan atas ijin Direktur Menyetujui dan menandatangani pengeluaran uang kas perusahaan 4.Staf Akuntan Mencatat semua anggaran pemasukan dan pengeluaran keuangan perusahaan Menghitung laba/rugi perusahaan

4 38 Mengurus pembayaran pajak perusahaan Membuat Laporan Laba/rugi Membuat Laporan Arus Kas Melakukan audit Bertanggung jawab atas pembayaran pajak 5. Staf Penagihan Mengirimkan tagihan kepada Pelanggan Menerima uang dari pelanggan yang membayar 6. Staf Keuangan Bertanggung jawab terhadap uang kas perusahaan Mengatur pembayaran gaji karyawan Membuat Laporan Keuangan Membuat Invoice/ Laporan piutang 7. Kasir Menerima dan mengeluarkan uang untuk memenuhi kebutuhan perusahaan 8.Manager Marketing Mengajukan surat surat penawaran tentang jasa kepada perusahaan perusahaan. Memberikan keterangan mengenai perusahaan yang ingin bekerja sama kepada direktur Mengajukan surat perjanjian kerja ke perusahaan klien

5 39 9.Staf Marketing Mencari perusahaan-perusahaan untuk diajak bekerja sama Membuat surat penawaran kepada perusahaan-perusahaan Membuat surat perjanjian kerja antara perusahaan dengan perusahaan klien 10.Manager Operasional Memonitor dan mengevaluasi kegiatan kegiatan operasional yang dilaksanakan perusahaan Bertanggung jawab atas terselenggaranya seluruh kegiatan operasional yang ada dalam perusahaan Menerima dan mengecek surat jalan, DO, EIR, dan SPP dari perusahaan klien Mengumpulkan surat-surat tersebut untuk arsip 11.Montir Memperbaiki kendaraan bila ada yang rusak atau bermasalah 12.Supir Melakukan kegiatan operasional perusahaan, seperti membawa barang dari perusahaan klien ke tempat tujuan atau sebaliknya Melakukan perawataan terhadap kendaraan yang digunakan 13.Manager Pembelian Menyetujui PO (Purchase Order) yang akan dikirim ke supplier Mengawasi dan mengkoordinir kegiatan pembelian barang oleh bawahan Mengevaluasi dan memilih pemasok yang memenuhi persyaratan yang ditetapkan

6 40 14.Staf Pembelian Melakukan penawaran harga kepada supplier Melakukan pembelian suku cadang dan spare part kendaraan Membuat Laporan Penerimaan setiap bulannya Membuat Retur Pembelian jika ada barang rusak atau cacat 3.2. Analisis Sistem yang sedang Berjalan Proses Bisnis Sistem Berjalan Awalnya, klien ingin melakukan transaksi jasa, dan diberikan ke bagian Ekspedisi Muatan Kapal Laut (EKML), akan menanyakan klien untuk membuat surat kontrak atau tidak, jika ya bagian marketing perusahaan akan membuatkan kontrak, lalu bagian Ekspedisi Muatan Kapal Laut membuat surat jalan antara Export berupa Delivery Order (DO) atau Import berupa Surat Penyerahaan Peti Kemas (SPP), lalu bagian Ekspedisi Muatan Kapal Laut membuat Surat Jalan dan diterima bagian operational PT.Mulia Dharma Sejahtera Surat-surat tersebut akan diterima oleh Bagian Operasional yang akan diserahkan kepada Supir. Order export adalah order untuk mengirim barang dari pabrik klien ke pelabuhan. Sedangkan order import adalah order untuk mengirim barang dari pelabuhan ke pabrik klien. Untuk order export, Surat Jalan dan Delivery Order akan dibawa oleh Supir sebagai bukti untuk pengambilan kontainer di depo, yaitu tempat penampungan kontainer kosong. Setelah itu, pengurus depo akan memberikan EIR (Equipment Interchange Receipt). Supir akan membawa kontainer kosong ke pabrik klien untuk memuat barang yang akan di export dan pergi ke pelabuhan untuk memuat barang ke kapal dengan menunjukan DO. Kontainer tersebut akan dikembalikan ke depo dengan menyerahkan kembali EIR kepada pengurus depo untuk ditandatangani dan kemudian dibawa kembali oleh Supir. Untuk order import, Surat Jalan dan SPP akan dibawa oleh Supir ke pelabuhan. Supir akan menunjukan SPP ke pengurus pelabuhan untuk mengambil kontainer berisi barang. Barang-barang itu akan diantarkan ke pabrik klien. SPP akan ditandatangani oleh Kepala Gudang dari perusahaan klien sebagai bukti barang telah

7 41 diserahkan. Setelah itu, Supir akan membawa kontainer kosong ke depo dan mendapat EIR yang telah ditandatangani oleh pengurus depo. Surat-surat tersebut akan diberikan kepada Bagian Operasional untuk diarsip dan diberikan kepada Bagian Akuntan. Staf Akuntan akan membuat Surat Penagihan ke klien dan akan membuat Laporan Piutang setiap bulannya. Selain itu, jika ada klien yang membayar langsung biaya ekspedisi secara tunai, maka Supir akan memberikan uang tersebut ke Kasir. Setiap bulan, Bagian Pembelian akan membeli suku cadang dan spare part kendaraan untuk perawataan dan persediaan. Bagian Pembelian akan membuat Purchase Order (PO) yang ditujukan kepada Supplier. Suku cadang dan spare part yang dikirimkan ke perusahaan akan diterima dan dicek berdasarkan PO oleh Bagian Operasional. Jika ada barang yang rusak atau tidak sesuai, barang tersebut akan dikembalikan ke supplier dengan mengirimkan Surat Retur.

8 Activity Analisis Sistem Berjalan Bagian Marketing Klien EMKL Bagian Operational Bagian Keuangan DEPO Pabrik Pelabuhan Kasir Akuntan Melakukan transaksi jasa yes kontrak Membuat kontrak kerja no Membuat surat jalan yes Export Membuat DO no Membuat SPP Mengarsip surat jalan Mengeluarkan kas perjalanan Melakukan pengiriman Export yes Membuat surat EIR no Mencatat pemuatan barang Konfirmasi pengiriman Konfirmasi pengambilan barang import Konfirmasi pengiriman Konfirmasi Pengembalian kontainer Menerima surat bukti penerimaan Membuat invoice Melakukan pembayaran no Konfirmasi pembayaran lunas yes Membuat laporan tagihan Gambar 3.2 Activity Diagram sistem berjalan

9 Identifikasi Masalah Permasalahan yang dihadapi oleh PT Mulia Dharma Sejahtera dapat diidentifikasikan sebagai berikut: 1. Belum adanya data yang terstruktur dengan baik dalam pendataan dokumen maupun pengiriman barang untuk perusahaan dikarenakan hanya beberapa data disimpan dalam bentuk Microsoft Word dan Excel, sehingga memperlambat pencarian data untuk transaksi dan pembuatan laporan. 2. Belum adanya data yang terstruktur dengan baik dalam pendataan pembelian suku cadang dikarenakan data berupa hardcopy, sehingga memperlambat pencarian data pembelian untuk pembuatan laporan. 3. Ada kemungkinan dapat terjadinya perubahan data atau kehilangan data dikarenakan data masih dapat diakses oleh semua karyawan sehingga data yang sudah dibuat masih belum aman Usulan Pemecahan Masalah Bedasarkan identifikasi masalah masalah yang dihadapi perusahaan maka usulan masalah yang diajukan adalah 1. Membuat aplikasi untuk proses pengiriman order berupa expor dan impor untuk mempermudah dokumentasi pada PT Mulia Dharma Sejahtera. 2. Membuat aplikasi untuk proses pembelian suku cadang serta perawatan untuk mempermudah transaksi pembelian dan pencarian data terkait suku cadang pada PT Mulia Dharma Sejahtera. 3. Membuat sistem hak akses pada aplikasi yang bertujuan untuk menjaga keamanan data pada PT Mulia Dharma Sejahtera.

10 44