BAB IV ANALISIS DAN PEMBAHASAN

Transkripsi

1 BAB IV ANALISIS DAN PEMBAHASAN IV.1. Struktur Organisasi yang Diusulkan Dilihat dari struktur organisasi yang sedang berjalan pada PT Mahakam Beta Farma pada saat ini, masih banyak terdapat kekurangan dan kelemahan yang terjadi di dalamnya. Sehingga membuat jalannya internal control dalam PT Mahakam Beta Farma mengalami permasalahan. Misalnya dari penandatanganan dokumen yang berhubungan dengan proses siklus pengeluaran, atasan dan bawahan langsung yang bersangkutan dengan dokumen yang terkait. Dari sering terjadinya permasalahan tersebut, maka penulis membuat suatu struktur organisasi yang diusulkan, agar PT Mahakam Beta Farma dapat berjalan lebih baik dari sebelumnya. Berikut adalah struktur organisasi yang sedang berjalan dan struktur organisasi yang diusulkan : a. Struktur organisasi PT Mahakam Beta Farma yang sedang berjalan : Gambar 4.1 Struktur Organisasi PT Mahakam Beta Farma yang sedang berjalan

2 Struktur organisasi harus menunjukkan tingkatan yang jelas, agar prosedur transaksi dapat berjalan dengan lebih baik, maka penulis membuat suatu struktur organisasi yang diusulkan, agar PT Mahakam Beta Farma dapat berjalan lebih baik. Berikut adalah struktur organisasi yang diusulkan : Gambar 4.2 Struktur Organisasi yang diusulkan untuk PT Mahakam Beta Farma b. Stuktur Organisasi Departemen Manager Finance Gambar 4.3 Struktur Organisasi Departemen Manager Finance pada PT Mahakam Beta Farma yang sedang berjalan 70

3 Struktur organisasi departemen Manager Finance harus menunjukkan tingkatan yang jelas, agar prosedur transaksi dapat berjalan dengan lebih baik, maka penulis membuat suatu struktur organisasi yang diusulkan, agar PT Mahakam Beta Farma dapat berjalan lebih baik. Berikut adalah struktur organisasi departemen Manager Finance yang diusulkan : Gambar 4.4 Struktur Organisasi Departemen Manager Finance yang diusulkan c. Struktur Organisasi Departemen Manager Personalia dan Umum Gambar 4.5 Struktur Organisasi Departemen Manager HRD pada PT Mahakam Beta Farma yang sedang berjalan 71

4 Dilihat dari struktur organisasi departemen Manager HRD yang sedang berjalan, dapat dilihat bahwa struktur ini sudah berjalan dengan baik, maka tidak diperlukan suatu usulan untuk memperbaiki struktur organisasi pada departemen Manager HRD. d. Struktur Organisasi Departemen Manager Pemasaran dan Penjualan Gambar 4.6 Struktur Organisasi Departemen Manager Pemasaran dan Penjualan pada PT Mahakam Beta Farma yang sedang berjalan Struktur organisasi departemen Manager Pemasaran dan Penjualan, harus menunjukkan tingkatan yang jelas, agar prosedur transaksi dapat berjalan dengan lebih baik, maka penulis membuat suatu struktur organisasi yang diusulkan, agar PT Mahakam Beta Farma dapat berjalan lebih baik. Berikut adalah struktur organisasi departemen Manager Pemasaran dan Penjualan yang diusulkan : 72

5 Gambar 4.7 Struktur Organisasi Departemen Manager Pemasaran dan Penjualan yang diusulkan e. Struktur Organisasi Departemen Plant Manager Gambar 4.8 Struktur Organisasi Departemen Plant Manager pada PT Mahakam Beta Farma yang sedang berjalan Struktur organisasi departemen Plant Manager, harus menunjukkan tingkatan yang jelas, agar prosedur transaksi dapat berjalan dengan lebih baik, maka penulis membuat suatu struktur organisasi yang diusulkan, agar PT Mahakam Beta Farma dapat berjalan 73

6 lebih baik. Berikut adalah struktur organisasi departemen Plant Manager yang diusulkan: Gambar 4.9 Struktur Organisasi Departemen Plant Manager yang diusulkan IV.2. Analisis pengendalian internal Dalam pelaksanaan tugas yang sampai saat ini berjalan pada PT Mahakam Beta Farma, masih terdapat beberapa permasalahan yang terjadi. Berikut akan dijelaskan beberapa permasalahan yang terjadi dan usulan rekomendasi untuk solusi yang akan diberikan terhadap permasalahan tersebut : 1. Permasalahan : Dokumen Permintaan Pembelian hanya dibuat dua rangkap. Rangkap pertama diberikan kepada bagian PPIC dan rangkap kedua menjadi arsip gudang. Setelah PPIC menyetujui dokumen tersebut, maka akan diberikan kepada 74

7 bagian pembelian untuk kemudian diproses lebih lanjut. Maka dalam hal ini, bagian PPIC tidak memiliki arsip untuk Permintaan Pembelian yang terjadi. Usulan rekomendasi atas permasalahan : Sebaiknya Permintaan Pembelian dibuat menjadi tiga rangkap, agar PPIC mempunyai arsip sebagai dokumen. Hal ini dilakukan agar dapat mempermudah dalam penelusuran kembali data-data permintaan pembelian yang akan dilakukan. 2. Permasalahan : Dokumen Purchase Order tidak ada yang diberikan kepada bagian PPIC sebagai arsip. Sedangkan yang menyetujui Purchase Order adalah bagian PPIC. Usulan rekomendasi atas permasalahan : Sebaiknya dokumen PO dibuat menjadi enam rangkap. Dan rangkap terakhir atau rangkap keenam, diberikan kepada pihak PPIC dan dijadikan sebagai arsip. Sehingga dapat mempermudah dalam penelusuran kembali data-data pembelian yang dilakukan. 3. Permasalahan : Dokumen Bukti Penerimaan Barang (BPB) tidak ada yang diberikan kepada bagian PPIC. Sedangkan mulai dari Permintaan Pembelian sampai PO, semua yang menyetujui adalah bagian PPIC. Usulan rekomendasi atas permasalahan : Sebaiknya dokumen BPB dibuat menjadi lima rangkap. Dan rangkap terakhir, yaitu rangkap kelima, diberikan kepada pihak PPIC dan dijadikan sebagai arsip. Sehingga dapat mempermudah dalam melakukan pengecekan, baik antara permintaan pembelian, PO sampai penerimaan barang. 75

8 4. Permasalahan : pada dokumen Purchase Order, tidak terdapat data lengkap yang berhubungan dengan data supplier, misalnya nomor telepon, kode supplier, alamat lengkap dan alamat . Usulan rekomendasi atas permasalahan : pada dokumen PO, harus terdapat data lengkap mengenai supplier yang bersangkutan. Hal ini dilakukan agar dapat menghubungi supplier dengan cepat dan mudah, tanpa perlu mengecek data supplier terlebih dahulu. 5. Permasalahan : syarat pembayaran pada dokumen PO, tidak jelas kapan tanggal jatuh temponya, sehingga dapat membuat keterlambatan pembayaran utang usaha. Usulan rekomendasi atas permasalahan : pada dokumen PO, sebaiknya syarat pembayaran ditulis dalam bentuk Date/Time, sehingga jelas kapan pembayaran harus dilakukan, agar tidak terjadi keterlambatan dalam pembayaran utang usaha. 6. Permasalahan : pada setiap dokumen yang dibuat, yaitu pada dokumen Permintaan Pembelian, Purchase Order, Laporan Penerimaan Barang, Pengajuan Pembayaran dan Payment Voucher, hanya terdapat nama karyawan saja. Hal ini dapat menimbulkan kesulitan dalam penelusuran karyawan yang bertanggung jawab atas dokumen yang telah dibuat. Usulan rekomendasi atas permasalahan : sebaiknya dalam pembuatan dokumen, disertai dengan kode dan nama karyawan yang bersangkutan. Hal ini dilakukan agar tidak terjadi kesulitan dalam penelusuran karyawan yang bertanggung jawab atas dokumen yang dibuatnya. Dengan adanya kode karyawan, maka tidak ada yang dapat menyangkal, apabila dokumen yang bersangkutan mengalami 76

9 permasalahan. Karena, jika hanya mencantumkan nama karyawan saja, dapat menimbulkan permasalahan dan saling menuduh, karena nama karyawan bisa saja sama. IV.3. Sistem yang disarankan Tujuan mengembangkan sistem informasi akuntansi pembelian dan hutang usaha adalah untuk membantu karyawan yang terlibat dalam transaksi pembelian, untuk mendukung pencatatan dan pengendalian internal yang melalui permintaan atas pembelian, pesanan pembelian sampai dengan penerimaan barang dan untuk mencatat utang usaha yang terjadi dan pelunasan utang. Sistem informasi akuntansi pembelian dan utang usaha yang digunakan oleh PT Mahakam Beta Farma bertujuan untuk mengintegrasikan laporan pembelian dan pembayaran hutang kepada supplier. Sistem dibuat secara terkomputerisasi untuk mengintegrasikan data-data yang terjadi selama transaksi pembelian dan hutang usaha. Sistem akan diimplementasikan pada Personal Computer (PC) berbasis Windows dan Microsoft Access. Berikut akan dijelaskan metode analisis dan perancangan yang digunakan dalam penelitian ini, yang berlandaskan pada teori Lars Mathiassen. IV.3.1. Rich Picture Rich Picture merupakan suatu gambar ilustrator yang terjadi pada sistem informasi akuntansi bagian siklus pengeluaran pada pembelian dan hutang usaha pada PT Mahakam Beta Farma. (gambar terdapat pada Lampiran L4) 77

10 IV.3.2. Rancangan Database Class dan Statechart Diagram Berikut adalah class dan statechart diagram yang terdapat dalam sistem yang disarankan untuk PT Mahakam Beta Farma : a. Master Barang Class barang merupakan suatu master yang disarankan pada PT Mahakam Beta Farma yang berisi kumpulan objek dari barang yang dibeli oleh perusahaan. Berikut keterangan lengkap mengenai Rancangan Database class barang yang disarankan : Tabel 4.1 Rancangan Database Class Master Barang Gambar 4.10 Statechart Diagram Master Barang b. Master Karyawan Class karyawan merupakan suatu master yang disarankan pada PT Mahakam Beta Farma yang berisi kumpulan obyek dari orang yang bekerja pada PT Mahakam Beta Farma. Berikut keterangan lengkap mengenai Rancangan Database class karyawan yang disarankan : 78

11 Tabel 4.2 Rancangan Database Class Master Karyawan Gambar 4.11 Statechart Diagram Master Karyawan c. Master Supplier Class supplier merupakan suatu master yang disarankan pada PT Mahakam Beta Farma yang berisi kumpulan obyek dari orang / perusahaan tempat membeli pasokan bahan baku. Berikut keterangan lengkap mengenai Rancangan Database class supplier yang disarankan : Tabel 4.3 Rancangan Database Class Master Supplier 79

12 Gambar 4.12 Statechart Diagram Master Supplier d. Master Pajak Class pajak merupakan suatu master yang disarankan pada PT Mahakam Beta Farma yang berisi tentang kode, nama dan tarif pajak yang berlaku. Berikut keterangan lengkap mengenai Rancangan Database class pajak yang disarankan : Tabel 4.4 Rancangan Database Class Master Pajak Gambar 4.13 Statechart Diagram Master Pajak 80

13 e. Master Akuntansi Class akuntansi merupakan suatu master yang disarankan pada PT Mahakam Beta Farma yang berisi obyek kode dan nama akun yang dibutuhkan pada siklus pengeluaran khususnya pada bagian pembelian dan hutang usaha. Berikut keterangan lengkap mengenai Rancangan Database class akuntansi yang disarankan : Tabel 4.5 Rancangan Database Class Master Akuntansi Gambar 4.14 Statechart Diagram Master Akuntansi f. Permintaan Pembelian (P.Pem) Class Permintaan Pembelian (P.Pem) merupakan sekumpulan surat permintaan pembelian barang yang dikeluarkan bagian gudang dan datanya akan disimpan oleh bagian pembelian untuk memesan barang sesuai dengan kebutuhan. Berikut keterangan lengkap mengenai Rancangan Database class Permintaan Pembelian (P.Pem) yang disarankan : 81

14 Tabel 4.6 Rancangan Database Class Permintaan Pembelian (P.Pem) Gambar 4.15 Statechart Diagram Permintaan Pembelian (P.Pem) g. Purchase Order (PO) Class Purchase Order (PO) merupakan sekumpulan surat pembelian yang dikeluarkan oleh bagian pembelian untuk memesan barang kepada supplier. Berikut keterangan lengkap mengenai Rancangan Database class Purchase Order (PO) yang disarankan : 82

15 Tabel 4.7 Rancangan Database Class Purchase Order (PO) Gambar 4.16 Statechart Diagram Purchase Order (PO) h. Bukti Penerimaan Barang (BPB) Class Bukti Penerimaan Barang (BPB) merupakan sekumpulan surat penerimaan barang yang dikeluarkan oleh bagian gudang. Berikut keterangan lengkap mengenai Rancangan Database class Bukti Penerimaan Barang (BPB) yang disarankan : 83

16 Tabel 4.8 Rancangan Database Class Bukti Penerimaan Barang (BPB) Gambar 4.17 Statechart Diagram Bukti Penerimaan Barang (BPB) i. Invoice Class Invoice merupakan sekumpulan surat yang dibuat oleh bagian pembelian yang merupakan suatu surat tagihan yang diberikan oleh supplier yang bersangkutan. Berikut keterangan lengkap mengenai Rancangan Database class invoice yang disarankan : 84

17 Tabel 4.9 Rancangan Database Class Invoice Gambar 4.18 Statechart Diagram Invoice j. Debit Memorandum Class Debit Memorandum merupakan suatu surat yang dibuat oleh bagian gudang, apabila barang yang diterima tidak sesuai dengan yang diharapkan, misalnya barang yang diterima telah rusak, dsb. Berikut keterangan lengkap mengenai Rancangan Database class Debit Memorandum yang disarankan : 85

18 Tabel 4.10 Rancangan Database Class Debit Memorandum Gambar 4.19 Statechart Diagram Debit Memorandum k. Pengajuan Pembayaran (PP) Class Pengajuan Pembayaran (PP) merupakan suatu surat yang dibuat oleh bagian akuntansi yang berisi daftar invoice atau tagihan yang harus segera dibayar oleh PT Mahakam Beta Farma. Berikut keterangan lengkap mengenai Rancangan Database class Pengajuan Pembayaran (PP) yang disarankan : 86

19 Tabel 4.11 Rancangan Database Class Pengajuan Pembayaran Gambar 4.20 Statechart Diagram Pengajuan Pembayaran (PP) l. Payment Voucher (PV) Class Payment Voucher (PV) merupakan suatu surat yang dibuat oleh bagian keuangan yang berisi tentang keterangan jumlah pembayaran yang dikeluarkan oleh PT Mahakam Beta Farma untuk melunasi utang usaha kepada supplier yang bersangkutan. Berikut keterangan lengkap mengenai class Payment Voucher (PV) yang disarankan : 87

20 Tabel 4.12 Rancangan Database Class Payment Voucher (PV) Gambar 4.21 Statechart Diagram Payment Voucher (PV) IV.3.3. Class Diagram Berdasarkan class-class yang terdapat dalam sistem yang disarankan untuk PT Mahakam Beta Farma, maka dapat diambil suatu hubungan atau relationship di antara class-class yang terjadi. (Gambar class diagram dapat dilihat pada Lampiran L5) 88

21 IV.3.4. Use Case Diagram Berikut ini adalah gambar actor dan aktivitas yang dilakukan dalam sistem informasi akuntansi siklus pengeluaran pada bagian pembelian dan hutang usaha. Gambar 4.22 Use Case Diagram 89

22 IV.3.5. Rancangan Formulir atau User Interface Berikut adalah rancangan formulir atau user interface yang terdapat dalam sistem yang disarankan untuk PT Mahakam Beta Farma : a. Permintaan Pembelian Form ini digunakan untuk menyimpan data barang yang ingin dipesan dengan cara user memasukkan data yang diperlukan. Tombol Add, digunakan untuk berganti ke halaman selanjutnya. Tombol Edit digunakan untuk mengubah data. Tombol Delete berfungsi apabila user salah dalam memasukkan data dan ingin menghapusnya. Jika sudah selesai, maka transaksi tersebut diprint terlebih dahulu dengan menekan tombol print, dan disimpan ke dalam sistem dengan menekan tombol save. Tombol close berfungsi untuk keluar dari window. Gambar 4.23 Rancangan Formulir atau User Interface Permintaan Pembelian yang disarankan untuk PT Mahakam Beta Farma 90

23 b. Purchase Order (PO) Form ini digunakan untuk membeli barang kepada supplier, sesuai dengan kebutuhan yang telah tercantum pada form permintaan pembelian yang telah dibuat oleh bagian gudang sebelumnya. Tombol Add, digunakan untuk berganti ke halaman selanjutnya. Tombol Edit digunakan untuk mengubah data. Tombol Delete berfungsi apabila user salah dalam memasukkan data dan ingin menghapusnya. Jika sudah selesai, maka transaksi tersebut diprint terlebih dahulu dengan menekan tombol print, dan disimpan ke dalam sistem dengan menekan tombol save. Tombol close berfungsi untuk keluar dari window. Gambar 4.24 Rancangan Formulir atau User Interface Purchase Order (PO) yang disarankan untuk PT Mahakam Beta Farma 91

24 c. Bukti Penerimaan Barang (BPB) Form ini digunakan untuk menyimpan data barang yang telah datang dari supplier. Tombol Add, digunakan untuk berganti ke halaman selanjutnya. Tombol Edit digunakan untuk mengubah data. Tombol Delete berfungsi apabila user salah dalam memasukkan data dan ingin menghapusnya. Jika sudah selesai, maka transaksi tersebut diprint terlebih dahulu dengan menekan tombol print, dan disimpan ke dalam sistem dengan menekan tombol save. Tombol close berfungsi untuk keluar dari window. Gambar 4.25 Rancangan Formulir atau User Interface Bukti Penerimaan Barang (BPB) yang disarankan untuk PT Mahakam Beta Farma 92

25 d. Debit Memorandum Form ini berisi data barang yang ingin dikembalikan kepada supplier, dikarenakan barang yang telah diterima bagian gudang, telah rusak atau tidak sesuai dengan yang diharapkan. Tombol Add, digunakan untuk berganti ke halaman selanjutnya. Tombol Edit digunakan untuk mengubah data. Tombol Delete berfungsi apabila user salah dalam memasukkan data dan ingin menghapusnya. Jika sudah selesai, maka transaksi tersebut diprint terlebih dahulu dengan menekan tombol print, dan disimpan ke dalam sistem dengan menekan tombol save. Tombol close berfungsi untuk keluar dari window. Gambar 4.26 Rancangan Formulir atau User Interface Debit Memorandum yang disarankan untuk PT Mahakam Beta Farma 93

26 e. Invoice Form ini dibuat oleh bagian pembelian, yang berisi tagihan yang diberikan supplier kepada PT Mahakam Beta Farma pada saat barang telah datang. Tombol Add, digunakan untuk berganti ke halaman selanjutnya. Tombol Edit digunakan untuk mengubah data. Tombol Delete berfungsi apabila user salah dalam memasukkan data dan ingin menghapusnya. Jika sudah selesai, maka transaksi tersebut diprint terlebih dahulu dengan menekan tombol print, dan disimpan ke dalam sistem dengan menekan tombol save. Tombol close berfungsi untuk keluar dari window. Gambar 4.27 Rancangan Formulir atau User Interface Invoice yang disarankan untuk PT Mahakam Beta Farma 94

27 f. Pengajuan Pembayaran (PP) Form ini berisi daftar invoice atau tagihan yang harus segera dibayar oleh PT Mahakam Beta Farma. Tombol Add, digunakan untuk berganti ke halaman selanjutnya. Tombol Edit digunakan untuk mengubah data. Tombol Delete berfungsi apabila user salah dalam memasukkan data dan ingin menghapusnya. Jika sudah selesai, maka transaksi tersebut diprint terlebih dahulu dengan menekan tombol print, dan disimpan ke dalam sistem dengan menekan tombol save. Tombol close berfungsi untuk keluar dari window. Gambar 4.28 Rancangan Formulir atau User Interface Pengajuan Pembayaran yang disarankan untuk PT Mahakam Beta Farma 95

28 g. Payment Voucher (PV) Form ini merupakan suatu surat yang dibuat oleh bagian keuangan yang berisi tentang keterangan jumlah pembayaran yang dikeluarkan oleh PT Mahakam Beta Farma untuk melunasi utang usaha kepada supplier yang bersangkutan. Tombol Add, digunakan untuk berganti ke halaman selanjutnya. Tombol Edit digunakan untuk mengubah data. Tombol Delete berfungsi apabila user salah dalam memasukkan data dan ingin menghapusnya. Jika sudah selesai, maka transaksi tersebut diprint terlebih dahulu dengan menekan tombol print, dan disimpan ke dalam sistem dengan menekan tombol save. Tombol close berfungsi untuk keluar dari window. Gambar 4.29 Rancangan Formulir atau User Interface Payment Voucher yang disarankan untuk PT Mahakam Beta Farma 96