BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN

Transkripsi

1 40 BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN 3.1 Riwayat Perusahaan CV. Eforta Mahoca adalah perusahaan broker yang bergerak dibidang general trading yang didirikan oleh Wawang Irawan pada tahun 1993 dan berlokasi di Jalan Akasia VI B8/5, Kedoya Selatan, Kebon Jeruk, Jakarta Barat. Perusahaan yang telah berumur 19 tahun ini pada awal berdirinya hanya memiliki anggota yang berjumlah 6 (enam) orang dan telah memiliki kelengkapan surat izin berdiri sebagai berikut: a. Akta pendirian perusahaan dengan no. 83, hari sabtu tanggal 20 pebruari 1993 yang diterbitkan oleh Notaris Pejabat Pembuat Akte Tanah (PPAT) Adam Kasdarmadji, SH. di Jakarta Timur. b. Tanda daftar perusahaan (TDP) dengan No c. Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP): d. Surat keterangan domisili perusahaan atau surat ijin tempat usaha dengan no. 28/ /III/93 tanggal 2 maret 1993 dari kepala kelurahan kedoya selatan kecamatan kebon jeruk Jakarta barat. e. Surat Izin Usaha Perdagangan (SIUP) dengan no /09-03/PM/III/1993 pada tanggal 16 maret 1993 Pada masa awal berjalannya CV. Eforta Mahoca melayani permintaan barang berupa alat tehnik, mekanikal, elektrikal, hasil pertambangan industry, dan 40

2 41 barang cetakan. Memasuki tahun 2000an perusahaan ini mulai lebih memfokuskan tradingnya pada bidang tekstil hingga sampai sekarang. 3.2 Logo Perusahaan Gambar 3.1 Logo Perusahaan CV Eforta Mahoca Sumber: CV Eforta Mahoca 3.3 Visi Dan Misi Perusahaan Visi Menjadi perusahaan broker trading yang Kompetitif, Berkualitas, Berkompetensi serta Terpercaya dalam menguasai Sumber dan Jaringan Pemasaran khususnya bidang tekstil di dalam dan luar negeri Misi a. Menyediakan pelayanan berkualitas melalui kegiatan marketing dan trading serta menjalin kemitraan dengan perusahaan dalam dan luar negeri. b. Meningkatkan kemampuan tekhnologi informasi secara berkelanjutan untuk menghadapi kompetensi dunia. c. Menjadi supplier, grosir, agen dan/atau distributor dari segala macam barang yang dapat diperdagangkan, serta menjadi komisioner dari perusahaan-perusahaan lain, baik dari dalam maupun luar negeri. d. Menjalankan usaha dalam bidang pemborongan proyek-proyek pekerjaan umum termasuk dan tidak terbatas pada pekerjaan-

3 42 pekerjaan bangunan gedung, rumah, jalan dermagan jembatan, lapangan terbang, pengairan. e. Menjalankan usaha dalam bidang real estate, industry, percetakan, jasa pada umumnya kecuali hukum, jasa perpajakan dan jasa komputer. f. Mendirikan dan menjalankan usaha dibidang ekspedisi/pengangkutan darat baik untuk pengangkutan orang maupun pengangkutan barang. 3.4 Struktur Organisasi Gambar 3.2 Struktur Organisasi CV. Eforta Mahoca Sumber: Hasil Wawancara dari CV. Eforta Mahoca

4 Pembagian Tugas, Wewenang dan Tanggungjawab Board of Commissioners (Dewan Komisaris) Dewan komisaris memiliki tugas dan wewenang sebagai berikut: Melakukan pengawasan atas jalannya usaha CV Eforta Mahoca dan memberikan nasihat kepada CEO berdasarkan kepada kepentingan perusahaan dan sesuai dengan maksud dan tujuan perusahaan. Kewenangan khusus dewan komisaris, bahwa dewan komisaris dapat diamanatkan dalam anggaran dasar untuk melaksanakan tugas-tugas tertentu direktur, apabila direktur berhalangan atau dalam keadaan tertentu. Membuat risalah rapat dewan komisaris dan menyimpan salinan rapat. Memberikan laporan tentang tugas pengawasan yang telah dilakukan Mengawasi direktur Managing Director/CEO (Kepala Perusahaan) Kepala Perusahaan memiliki tugas dan wewenang sebagai berikut: Bertanggungjawab penuh atas perusahaan Merangkap sebagai marketing Director (Direktur) Direktur memiliki tugas dan wewenang sebagai berikut: Memimpin perusahaan dengan menerbitkan kebijakan-kebijakan perusahaan.

5 44 Memilih, menetapkan, mengawasi tugas dari karyawan dan kepala bagian (manajer). Menyetujui anggaran tahunan perusahaan. Menyampaikan laporan kepada pemegang saham atas kinerja perusahaan Marketing (Pemasar) Manajer memiliki tugas dan wewenang sebagai berikut: Mencari pelanggan dan supplier baru yang potensial. Menjalin hubungan dengan pelanggan yang sudah pernah melakukan transaksi. Melakukan pencatatan terhadap pelanggan yang sudah melakukan pemesanan. Mencatat produk yang diorder oleh pelanggan dan juga mencatat waktu selesai produk tersebut Financial Manager (Manajer Keuangan) Manager Keuangan memiliki tugas dan wewenang sebagai berikut: Mengelola fungsi akuntansi dalam memproses data dan informasi keuangan untuk menghasilkan laporan yang dibutuhkan perusahaan secara akurat dan tepat waktu. Mengkoordinasikan dan mengontrol perencanaan, pelaporan dan pembayaran kewajiban pajak perusahaan agar efisien, akurat, tepat waktu dan sesuai dengan peraturan pemerintah yang berlaku.

6 45 Merencanakan, mengkoordinasikan dan mengontrol arus kas perusahaan (cashflow), terutama pengelolaan pemasukkan, sehingga memastikan ketersediaan dana untuk operasional perusahaan dan kesehatan kondisi keuangan. 3.6 Analisis Sistem Informasi Trading Yang Berjalan Pada CV. Eforta Mahoca Proses bisnis dimulai ketika adanya pelanggan yang memesan barang ke CV. Eforta Mahoca. Biasanya akan terjadi tawar menawar antara Supplier dan Buyer, hingga pada akhirnya disepakati suatu harga. Setelah harga disepakati, maka pihak supplier mengeluarkan Surat Kontrak atau Sales Contract. Surat Kontrak ini ditandatangani oleh pihak Supplier dan Buyer. Kemudian Buyer membuka L/C (Letter of Credit) kepada CV Eforta Mahoca yang disaksikan oleh pihak Supplier. Setelah L/C disepakati oleh Buyer dan pihak Supplier, L/C dikirimkan ke pihak Bank Supplier. Setelah jatuh tempo pembayaran komisi, CV Eforta Mahoca mengecek pembayaran komisi, baik komisi dari pihak Supplier maupun komisi dari pihak Buyer. Kemudian Bag. Keuangan membuat Invoice untuk Supplier Dan pada setiap 6 bulan CV Eforta Mahoca membuat Laporan Keuangan.

7 Identifikasi Event Beberapa Event Sistem Informasi trading yang terjadi pada CV. Evorta Mahoca antara lain: 1. Melakukan Pencatatan Order 2. Melakukan Penyaluran Informasi 3. Melakukan Transaksi 4. Melakukan Pengecekan Status Barang 5. Menerima Pembayaran Komisi 6. Melakukan Pembuatan Invoice Event Table Prosedur Trading No Event Internal Agent Start When Activity 1 Melakukan Pencatatan Order Marketing Ada supplier atau buyer yang ingin melakukan pemesanan Mencatat detail penawaran atau pemesanan. Menyimpan catatan order. 2 Melakukan Penyaluran Informasi Marketing Ada pencatatan order. Mengirim detail order ke buyer atau supplier. Melakukan tawar menawar.

8 47 3 Melakukan Transaksi Marketing Ada kesepakatan dari pihak supplier dan buyer Menerima Sales Contract. Menerima Letter of Credit. Menyerahkan Letter of Credit pada bank. 4 Melakukan Pengengecekan Status Barang Marketing Adanya buyer yang menanyakan status barang Menghubungi pihak supplier, dan menginformasikan status barang kepada buyer. Menerima konfirmasi pelunasan transaksi dari 5 Menerima Pembayaran Komisi Bagian Keuangan Adanya transaksi yang sudah dilunasi buyer. Mencatat status transaksi. Membuat Invoice. Menyerahkan Invoice pada supplier. 6 Melakukan Pencatatan Buku Tahunan Bagian Keu Adanya pembuatan laporan keuangan di setiap akhir Membuat Laporan tahunan. Menyimpan Laporan tahunan. tahun Tabel 3.1 Event Table Sistem Berjalan

9 Overview Avtivity Diagram (OAD) Gambar 3.5 Overview Activity Diagram Sistem Berjalan

10 Formulir dan laporan yang digunakan Dalam prosedur sistem informasi trading yang berjalan pada CV. Eforta Mahoca terdapat formulir dan laporan yang digunakan, antara lain sebagai berikut: Formulir 1. Purchase Order Surat yang digunakan untuk memesan barang sesuai dengan permintaan Buyer 2. Invoice Bukti surat yang ditujukan kepada Supplier Laporan 1. Laporan Keuangan Laporan yang berisikan informasi Laba-Rugi perusahaan Analisis Hasil Temuan Temuan 1 Pembuatan dan pengarsipan dokumen yang masih dilakukan secara manual Kriteria Menurut Jones dab Rama (2006), setiap pembuatan dokumen perlu memperhatikan elemen-elemen untuk menginput data sehingga dapat mengurangi terjadinya kesalahan dalam menginput data. Setiap dokumen yang dibuat juga perlu di back-up untuk mencegah hilangnya data.

11 50 Sebab Sebab perusahaan masih menggunakan sistem yang manual, sehingga data tidak tersedia elemen-elemen untuk memudahkan proses penginputan data, seperti command button search tool, dan database untuk menyimpan data. Akibat Kesalahan pencatatan mengakibatkan sulit dalam melakukan perncarian dokumen dan risiko kehilangan, kerusakan dab penggandaan data. Rekomendasi Perudahaan perlu menyediakan sistem yang terkomputerisasi untuk membantu pencatatan dokumen pemesanan barang dan penerimaan barang hingga surat penagihan pembayaran dalam proses bisnis. Dan juga memelukan database untuk setiap transaksi dan master penyimpanan, mengubah dan mengupdate data yang ada. Temuan 2 Kriteria Kesulitan dalam pembuatan dan penyajian laporan Menurut Jones dan Rama (2006), laporan adalah suatu format dan kumpulan penyajian suatu data. Sebab Proses pencatatan laporan masih melihat dokumendokumen yang terkait dan masih dicatat secara manual. Akibat Membutuhkan waktu yang cukup lama dan banyak untuk pembuatan laporan yang akan berpengaruh pada

12 51 proses pengambilan keputusan. Sebab Proses pencatatan laporan yang masih manual dan melihat dokumen laporan-laporan yang terkait Akibat Membutuhkan waktu lama dan berisiko pada pencatatan yang salah, rusak ataupun berganda yang akan mempengaruhi pengambilan keputusan. Rekomandasi Pembuatan laporan yang terkomputerisasi yang sesuai dengan jangka waktu yang telah ditentukan dan informatif, yaitu laporan transaksi dan laporan tahunan. Temuan 3 Kesulitan dalam pencarian dan penyimpanan data supplier dan buyer serta dokumen Kriteria Menurut Elfia Rusdiana, dkk (2008), Sistem Informasi Akuntansi (SIA) adalah suatu kerangka pengkoordinasian sumber daya (data, materials, equipment, suppliers, buyers, personal and funds) untuk mengkonversi input berupa data ekonomik menjadi keluaran berupa informasi keuangan yang digunakan untuk melaksanakan kegiatan suatu entitas dan menyediakan informasi akuntasi bagi pihak-pihak yang berkepentingan. Sebab Data master dan transaksi file harus diupdate secara berkala selama diperlukan karena berguna untuk

13 52 penyediaan informasi bagi karyawan dan manager Akibat Menyulitkan perusahaan dalam pencarian data-data dokumen perusahaan. Akan menurunkan kinerja persahaan dalam melakukan bisnisnya. Rekomendasi Menggunakan system yang terkomputerisasi dalam penyimpanan data-data tersebut serta merancang database yang sesuai kebutuhan perusahaan yang akan memudahkan dalam melakukan pencariab data-data yang diperlukan. Temuan 4 Kriteria Kurangnya perangkapan dalam pembuatan invoice Menurut Mulyadi (2001, p82), untuk memenuhi beberapa tujuan sekaligus formulir perlu dibuat beberapa formulir lagi. Dalam melakukan analisis sistem perlu dibuat beberapa lembar formulir. Denga sekali pengerjaan asehingga beberapa tujuan dapat tercapai. Sebab Dalam pembuatan invoice, hanya dicetak sebanyak 2 rangkap. Akibat Tidak tersedianya copy dokumen invoice untuk bagian akuntans (untuk melakukan pencatatan ke dalam jurnal) Rekomendasi Mencetak dokumen invoice sebanyak 3 rangkap: Rangkap ke-1 untuk pelanggan

14 53 Rangkap ke-2 untuk bagian keuangan Rangkap ke-3 untuk diarsip