BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN. mekanikal, peralatan elektrikal, peralatan keselamatan kerja.

Transkripsi

1 35 BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN 3.1 Perumusan Objek Penelitian Latar Belakang Perusahaan PT. Delta Suplindo Internusa adalah sebuah perusahaan distributor yang bergerak di bidang perdagangan generator set, peralatan teknikal, peralatan mekanikal, peralatan elektrikal, peralatan keselamatan kerja. Kegiatan perusahaan meliputi pembelian, penjualan, persediaan barang generator set, peralatan teknikal, peralatan mekanikal, peralatan elektrikal, dan peralatan keselamatan kerja. Perusahaan ini tiap tahunnya mengalami penambahan produk karena banyaknya jenis dan ukuran yang terus bertambah di pasaran. Hingga saat ini perusahaan tersebut terus berkembang, baik dalam skala penjualan maupun dalam ragam jenis dan kuantitas produk yang dijualnya Struktur Organisasi Struktur organisasi perusahaan merupakan hal yang sangat penting dalam suatu perusahaan, karena dengan mempelajari struktur organisasi, maka dapat diperoleh gambaran mengenai bagian-bagian yang ada dalam perusahaan tersebut, beserta tugas, wewenang, dan tanggung jawab, serta koordinasi antar bagian-bagian yang bersangkutan.

2 36 Komisaris Direktur I Direktur II Marketing Gudang Finance Accounting Sales Purchasing Pengiriman Penagihan Pembayaran Pajak Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. Delta Suplindo Internusa Wewenang dan Tanggung Jawab Komisaris Melakukan pengawasan atas kebijakan Direktur I dan Direktur II dalam menjalankan perseroan serta memberikan nasihat pada Direktur I dan Direktur II. Memeriksa laporan dan surat-surat serta mengetahui segala tindakan yang dijalankan oleh Direktur I dan Direktur II. Mengontrol aktivitas perusahaan. Direktur I Bersama Direktur II menentukan kebijakan perusahaan. Mengecek surat penawaran harga yang dibuat oleh marketing.

3 37 Ikut terlibat dalam tiap transaksi pembelian,penjualan dan persediaan barang. Mengadakan kerjasama dengan pihak luar. Menilai dan meminta pertanggungjawaban dari bagian marketing dan gudang. Direktur II Bekerjasama dengan Direktur I untuk menentukan kebijakan perusahaan. Mengontrol bagian finance dan accounting. Menilai dan meminta pertanggung jawaban dari bagian finance dan accounting. Mengecek dan mengesahkan dokumen-dokumen yang dibuat oleh finance dan accounting. Marketing Bertanggung jawab secara langsung pada Direktur I. Dengan persetujuan dari Direktur I membuat surat penawaran harga barang. Mengelola transaksi pembelian dan penjualan secara tidak langsung. Meminta pertanggung jawaban dari Sales Marketing dan Purchasing.. Sales Marketing Membina hubungan yang baik dengan customer.

4 38 Memasarkan produk perusahaan. Menerima dan mencatat pesanan customer. Melakukan konfirmasi dengan customer tentang harga dan produk yang tersedia. Purchasing Bertanggung jawab atas pembelian barang ke supplier,sesuai dengan laporan gudang / Direktur I tentang jenis dan jumlah barang yang mau dibeli. Gudang Membuat Surat Jalan. Membuat Delivery Order (DO). Mengeluarkan barang yang ada di gudang sesuai Purchase Order (PO) yang sudah disetujui oleh Direktur I. Memasukkan barang yang dibeli kedalam gudang seusai dengan Stok Masuk yang sudah disetujui oleh Direktur I. Bertanggung jawab atas barang-barang di gudang. Pengiriman Mengirimkan barang ke customer. Mengirimkan invoice ke customer. Mengecek kembali barang yang siap dikirim.

5 39 Finance Mengontrol biaya-biaya dalam kas perusahaan. Membuat invoice yang sesuai dengan pesanan barang dari customer. Mengumpulkan dokumen dari bagian pembayaran dan penagihan. Pembayaran Bertugas sebagai kasir operasional perusahaan. Melakukan pembayaran ke supplier dengan persetujuan Direktur II. Penagihan Menerima pembayaran dari customer. Menagih piutang dari customer yang jatuh tempo. Accounting Menghitung laporan laba rugi dan laporan neraca. Membuat laporan keuangan berdasarkan transaksi-transaksi yang telah dilakukan. Pajak Menerima faktur pajak dari bagian finance kemudian menghitung total pajak tersebut tiap bulannya. Bertanggung jawab memberikan laporan pajak pada bagian accouting. Membayar pajak tiap bulan ke kantor pajak.

6 Penentuan Fakta Kebutuhan Analisis Sistem Berjalan Sistem yang berjalan pada PT.Delta Suplindo Internusa dilakukan dengan dua cara, yaitu dengan sistem manual dan sistem semi-komputerisasi. Purchase Order (PO) dari customer, Surat Jalan, Delivery Order (DO), pencatatan penjualan dan lainnya masih dilakukan secara manual (filling kertas). Pemesanan dari customer biasa dilakukan lewat telpon atau dikirim melalui faks ataupun . Begitu juga dengan sistem semi-komputerisasi digunakan untuk membuat invoice, laporan produk, jenis dan harga, laporan laba rugi, laporan neraca dan sebagainya dengan menggunakan Microsoft Excel Observasi Sistem Berjalan Melalui hasil observasi yang sudah kita lakukan pada PT.Delta Suplindo Internusa, maka dapat kita gambarkan dalam bentuk diagram alir seperti terlihat pada gambar

7 Gambar 3.2 Flowchart Penjualan 41

8 42 Tata laksana sistem penjualan : Bagian sales menerima order dari customer setelah terlebih dahulu melakukan konfirmasi mengenai penawaran harga barang serta barang yang dipasarkan. Kemudian dilakukan pengecekan barang di gudang. - Jika barang tersedia, maka PO customer dikopi menjadi 3 rangkap. Rangkap ke-1 diberikan pada bagian gudang. Rangkap ke-2 untuk arsip. Dan rangkap ke-3 untuk bagian finance. - Jika barang tidak tersedia, maka PO customer dikopi menjadi 3 rangkap. Rangkap ke-1 diberikan pada bagian gudang. Rangkap ke-2 untuk arsip. Dan rangkap ke-3 untuk bagian finance. Serta Daftar Price List untuk bagian Purchasing. Gudang lalu menyiapkan barang pesanan sesuai dengan PO Customer, kemudian membuat Delivery Order (DO) 3 rangkap sebagai laporan untuk barang yang keluar. - DO rangkap ke-1 diberikan pada bagian finance. - DO rangkap ke-2 sebagai arsip - DO rangkap ke-3 digunakan laporan untuk membuat Surat Jalan. Gudang akan membuat Surat Jalan 3 rangkap berdasarkan DO rangkap ke-3. Surat Jalan tersebut diberikan pada bagian pengiriman yang nantinya akan diberikan pada customer bersamaan ketika barang dikirim. Pada saat barang telah terkirim, Surat Jalan ditandatangani oleh customer. Lalu customer akan membuat Tanda Terima Barang.

9 43 - Surat Jalan rangkap ke-1, rangkap ke-2 dan Tanda Terima Barang diambil oleh kurir dan diberikan pada bagian finance. - Surat Jalan rangkap ke-3 diberikan pada customer. Bagian finance membuat Invoice 3 rangkap dan Faktur Pajak 3 rangkap berdasarkan dokumen yang diperoleh yakni : Tanda Terima barang, Surat Jalan rangkap ke-1 dan 2, Delivery Order rangkap ke-2, PO Customer rangkap ke-3. - Invoice rangkap ke-1 dan 2 serta Faktur Pajak rangkap ke-1 diberikan pada customer. - Invoice rangkap ke-3 dan faktur Pajak rangkap ke-2 disimpan sebagai arsip. - Faktur pajak rangkap ke-3 diberikan pada bagian pajak. Invoice dan Faktur Pajak untuk customer ditukarkan dengan Tanda Terima Invoice. Tanda Terima Invoice diberikan pada bagian penagihan. Pada saat jatuh tempo, bagian penagihan akan menagih ke customer.

10 Gambar 3.3 Flowchart Pembelian dan Persediaan Barang 44

11 45 Tata laksana sistem pembelian dan persediaan barang : Bagian purchasing mendapat daftar price list yang didalamnya terdapat nama barang, jumlah barang yang akan dibeli beserta daftar harga barang yang dijual sebagai patokan harga barang yang akan dibeli. Bagian purchasing akan melakukan konfirmasi dengan supplier lalu mencetak PO Beli setelah mendapat persetujuan dari Direktur I. - PO Beli rangkap ke-1 diberikan pada bagian pembayaran. - PO Beli rangkap ke-2 diberikan pada bagian gudang. - PO Beli rangkap ke-3 disimpan sebagai arsip di bagian Purchasing. Ketika barang yang dipesan datang, bagian gudang bertugas untuk menerima barang tersebut. Surat jalan yang datang bersamaan dengan barang tersebut ditandatangani, dan kemudian gudang akan membuat tanda terima barang. - Surat jalan rangkap ke-1 dan ke-2 serta Tanda Terima rangkap ke-2 diberikan pada supplier. - Surat jalan rangkap ke-3 dan Tanda Terima rangkap ke-1 diberikan pada bagian gudang. Gudang memeriksa barang yang telah dikirim apakah sudah sesuai dengan PO Beli rangkap ke-1. Gudang membuat laporan Stok Masuk. - Stok Masuk rangkap ke-1 dan ke-2 diberikan pada bagian pembayaran. - Stok Masuk rangkap ke-3 disimpan sebagai arsip di bagian gudang. Supplier memberikan Invoice, Faktur Pajak, dan Surat Jalan pada bagian Finance untuk ditukarkan dengan tanda Terima Invoice.

12 46 - Tanda Terima Invoice rangkap ke-1 diberikan pada Supplier. - Tanda Terima Invoice rangkap ke-2 diberikan pada bagian pembayaran. Di bagian pembayaran, pegawai mengumpulkan dokumen-dokumen yang diperlukan,dan memeriksa kesesuaian antara dokumen yang satu dengan dokumen yang lain. Pada saat jatuh tempo, pegawai akan meminta persetujuan dari Direktur II untuk melakukan pembayaran ke supplier.

13 Gambar 3.4 Flowchart Retur Penjualan 47

14 48 Tata laksana sistem retur penjualan : Bagian sales marketing mendapat konfirmasi dari customer mengenai barang retur. Customer memberikan PO Customer Revisi pada bagian sales marketing. Oleh marketing PO Customer Revisi dikopi menjadi 3 rangkap. - PO Customer Revisi rangkap ke-1 diberikan pada gudang. - PO Customer Revisi rangkap ke-2 disimpan sebagai arsip. - PO Customer Revisi rangkap ke-3 diberikan pada bagian finance. Bagian gudang menerima barang retur. Berdasarkan barang retur dan PO Customer Revisi, bagian gudang membuat laporan Stok Masuk dan Surat Retur, masing-masing 3 rangkap. - Stok Masuk rangkap ke-1 diberikan pada Direktur I. - Stok Masuk rangkap ke-2 dan Surat Retur rangkap ke-2 diberikan pada bagian finance. - Stok Masuk rangkap ke-3 dan Surat Retur rangkap ke-3 disimpan sebagai arsip. - Surat Retur rangkap ke-1 diberikan pada customer. Bagian Finance menerima dokumen-dokumen yang diberikan. Dan kemudian membuat Invoice Revisi dan Faktur Pajak Retur, masing-masing 3 rangkap. - Invoice Revisi rangkap ke-1 dan ke-2 serta Faktur Pajak rangkap ke-1 diberikan pada customer untuk kemudian ditukarkan dengan Tanda Terima Invoice Revisi.

15 49 - Invoice Revisi rangkap ke-3 dan Faktur Pajak rangkap ke-2 disimpan sebagai arsip. - Faktur Pajak rangkap ke-3 diberikan pada bagian pajak. Tanda Terima Invoice Revisi diberikan ke bagian penagihan. Pada saat jatuh tempo, bagian penagihan akan menagih ke customer.

16 Gambar 3.5 Flowchart Retur Pembelian 50

17 51 Tata laksana sistem retur pembelian: Bagian gudang mendapatkan dan menyiapkan barang yang akan diretur. Kemudian melaporkan hal tersebut pada bagian pembelian. Bagian pembelian melakukan konfirmasi dengan supplier, dan setelah itu membuat PO Beli Revisi 3 rangkap. - PO Beli Revisi rangkap ke -1 diberikan pada bagian pembayaran setelah terlebih dahulu di fax ke supplier. - PO Beli Revisi rangkap ke-2 diberikan pada bagian gudang. - PO Beli Revisi rangkap ke-3 disimpan sebagai arsip. Bagian gudang membuat Laporan Barang Retur yang kemudian disimpan sebagai arsip. Lalu barang dikembalikan ke supplier. Di bagian pembayaran, pegawai mengumpulkan dokumen-dokumen yang diperlukan,dan memeriksa kesesuaian antara dokumen yang satu dengan dokumen yang lain. Pada saat jatuh tempo, pegawai akan meminta persetujuan dari Direktur II untuk melakukan pembayaran ke supplier Permasalahan yang Dihadapi Dalam menjalankan kegiatan bisnisnya, PT. Delta Suplindo Internusa belum menggunakan sistem basis data, sehingga muncul berbagai masalah yang sering mengganggu kelancaran proses bisnis perusahaan ini.

18 52 Masalah-masalah itu antara lain : 1. Banyaknya jenis dan harga barang dengan berbagai ukuran serta banyaknya berkas yang disimpan terpisah mengakibatkan kesulitan dalam pencarian data. 2. Bagian penjualan tidak mendapatkan data persediaan barang yang akurat, karena pengurangan persediaan barang dilakukan secara batch (per hari). 3. Bagian pembelian mengalami kesulitan dalam menentukan jumlah barang yang akan dipesan ke supplier secara akurat. 4. Pengecekan barang di gudang secara manual yang dilakukan tiap terjadi transaksi Analisis Kebutuhan Informasi Berikut ini adalah hasil analisis kebutuhan informasi pada PT. Delta Suplindo Internusa : 1. Informasi barang. 2. Informasi pelanggan. 3. Informasi karyawan. 4. Informasi supplier. 5. Informasi pembelian barang. 6. Informasi penjualan barang. 7. Informasi persediaan barang di gudang.

19 Usulan Pemecahan Masalah : Dari permasalahan yang dihadapi oleh PT. Delta Suplindo Internusa, maka pemecahan masalah yang diusulkan adalah merancang basis data untuk pengelolaan data penjualan, pembelian dan persediaan barang secara komputerisasi sehingga transaksi-transaksi yang terjadi dapat saling berhubungan dan mempengaruhi, sehingga perusahaan dapat mengetahui kapan seharusnya perusahaan membeli barang, untuk mendapatkan laporan secara cepat dan akurat serta lebih mudah dalam mencari informasi yang dibutuhkan mengenai data penjualan, data pembelian dan data persediaan barang.