Gambar 3.3. Rich Picture

Transkripsi

1 Rich Picture Gambar 3.3. Rich Picture

2 59 Keterangan : 1. FPPB rangkap 1 diterima oleh Bagian Perakitan dari Bagian Pemesanan 2. FPPB rangkap 2 diterima oleh Direktur dari Bagian Pemesanan 3. FPPB yang telah diterima oleh Bagian Perakitan akan dipelajari guna menentukan bahan baku serta biaya yang diperlukan selama perakitan produk tersebut. Setelah dipelajari oleh Bagian Perakitan, maka Bagian Perakitan akan membuat Daftar Bahan Baku yang dibutuhkan (DBB) dari bahan baku tersebut, yang akan di buat 2 rangkap. Dan rangkap 1 dikirim ke Direktur dan rangkap 2 diarsip. 4. Direktur mencocokkan FPPB yang diterima dan mencocokkannya dengan DBB. Serta mengotorisasinya dan memberikan ke Bagian Gudang 5. Bagian Gudang akan memeriksa DBB yang kemudian akan diarsip. Kemudian Bagian Gudang membuat Surat Permintaan Pembelian dan mengirim ke Direktur untuk diotorisasi. 6. Kemudian Direktur mengotorisasinya dan mengirimnya ke Bagian Pembelian melalui fax. 7. Bagian Pembelian menerima Surat Permintaan Pembelian dari Direktur,.Setelah itu Bagian Pembelian akan membuat Surat Permintaan Penawaran Harga (SPPH) dan membuat Surat Permintaan Penawaran Harga tersebut sebanyak dua rangkap. Rangkap 1 dikirim kepada Supplier dan rangkap 2 untuk di arsip. 8. Supplier menerima SPPH tersebut dan mengirimkan kembali SPH kepada Bagian Pembelian. 9. Bagian Pembelian menerima SPH dari Supplier dan memilih Supplier berdasarkan harga yang diinginkan. Kemudian setelah Supplier ditentukan,

3 60 Bagian Pembelian membuat Purchase Order sebanyak 3 rangkap diotorisasi terlebih dahulu oleh President director/commisioner. 10. President director/commisioner mengotorisasinya dan mengirimkan ke Bagian Pembelian 11. Oleh Bagian Pembelian setelah itu rangkap 1 dikirim kepada Supplier rangkap 2 dikirim ke Bagian Gudang dan bagian yang ke 3 akan di arsip. 12. Supplier menerima Purchase Order dari Bagian Pembelian kemudian dari Purchase Order yang telah diterima dari Bagian Pembelian, akan digunakan Supplier untuk menyiapkan bahan baku yang telah dipesan dan mengirim bahan bakunya beserta Nota Pembelian dan Surat Jalan. 13. Bagian Gudang menerima bahan baku yang telah dikirim beserta Nota Pembelian dan Surat Jalan kemudian Bagian Gudang akan mengecek kondisi bahan baku beserta kelengkapan pemesanan bahan baku tersebut dangan mencocokannya dengan Purchase Order yang telah di terima dari Bagian Pembelian serta membuat dokumen Incoming Inspection Request. Jika barang tersebut mengalami kerusakan/cacat bawaan maka Bagian Gudang akan membuat Control Defect Report 2 rangkap, rangkap 1 untuk di arsip dan rangkap2 akan dikirim kepada Supplier beserta barang yang mengalami kerusakan/cacat dan menunggu balasan dari Supplier 14. Barang yang Rusak diganti dan dikirimkan kembali ke Bagian Gudang 15. Jika bahan baku bahan baku sudah diperiksa dan yang kondisinya baik/memenuhi syarat atau bahan baku yang rusak telah digantikan maka bahan baku tersebut akan dimasukan dan di simpan ke dalam gudang, kemudian Bagian Gudang akan membuat Laporan Penerimaan Barang dan mengarsipnya. Bagian

4 61 Gudang akan membuat Laporan Penerimaan Barang dan mengirimnya beserta Nota Pembelian ke Bagian Keuangan. 16. Bagian Keuangan menerima Nota Pembelian dari Bagian Gudang dan membuat Bukti Pengeluaran Kas dan membuatnya sebanyak dua rangkap, rangkap 1 akan dikirim ke bagian Supplier dan rangkap ke 2 akan di kirim ke Bagian Akuntansi. Bagian Keuangan akan melakukan pembayaran kepada Supplier, dan Bagian Keuangan akan mengarsip Nota Pembelian tersebut. 17. Bagian Akuntansi yang telah menerima Bukti Pengeluaran Kas serta memo pelunasan dari Bagian Keuangan akan di catat ke dalam Jurnal Pencatatan Pengeluaran Kas.

5 Identifikasi Event Event Internal Agent Assuming Resposibilities Start When Activities Membuat FPPB Bagian Pemesanan Pelanggan memesan barang untuk dibuatkan Membuat DBB Bagian Perakitan Menerima FPPB Bagian Pemesanan Membuat FPPB 3 rangkap, rangkap 1 untuk Bagian Perakitan, Rangkap 2 unutk Direktur, dan Rangkap 3 diarsip FPPB tersebut dipelajari kemudian membuat DBB yang akan dibuat 2 rangkap. Rangkap 1 diberikan kepada Direktur dan rangkap 2 untuk di arsip Memberikan Otorisasi Direktur Menerima DBB dari Bagian Perakitan Membuat SPP Bagian Gudang Menerima DBB ttd dari Direktur DBB yang telah diterima di cocokan dengan FPPB yang ada pada Direktur yang sebelumnya telah di berikan oleh Bagian Pemesanan, kemudian Memberi otorisasi, dan memberikan DBB kepada Bagian Gudang dan rangkap 2 diarsip Memeriksa DBB yang akan digunakan dan mengarsipnya. Kemudian Bagian Gudang membuat Surat Permintaan Pembelian dan mengirim ke Direktur Mengotorisasi SPP Direktur Ketika menerima SPP dari bagian Gudang Direktur mengotorisasi SPP tersebut lalu setalah itu mengirimnya ke Bagian Pembelian melalui fax

6 63 Membuat SPPH Bagian Pembelian Menerima SPP dari Bagian Gudang Memilih Supplier Bagian Pembelian Ketika supplier mengirimkan kembali SPH Bagian Pembelian akan membuat Surat Permintaan Penawaran Harga sebanyak dua rangkap. Rangkap 1 dikirim kepada Supplier dan rangkap 2 untuk di arsip. Bagian Pembelian memilih Supplier berdasarkan SPH yang diterima Membuat PO Bagian Pembelian Setelah Supplier ditentukan membuat Purchase Order sebanyak 3 rangkap yang diotorisasi terlebih dahulu oleh President director/commisioner Mengotorisasi PO President Directur/Commisioner Mendapat PO dari Bagian Pembelian Mengotorisasi tersebut mengirimkan kepada Pembelian PO kemudian kembali Bagian Mengirimkan PO yang telah diotorisasi Bagian Pembelian Menerima PO yang diotorisasi dari President Direktur Bagian Pembelian Menerima PO yang sudah diotorisasi tersebut kemudian rangkap 1 dikirim kepada Supplier rangkap 2 dikirim ke Bagian Gudang dan rangkap 3 akan di arsip.

7 64 Mencatat Penerimaan Bahan Baku Bagian Gudang Menerima barang dari Supplier Mengecek kondisi bahan baku beserta kelengkapannya tersebut dan mencocokannya dengan Purchase Order yang telah di terima dari Bagian Pembelian. Dan mencatat hasil inspeksi ke dalam Incoming Inspection Request Membuat CDR Bagian Gudang Ketika bahan baku yang dipesan tersebut terdapat kerusakan/cacat bawaan Jika barang tersebut mengalami kerusakan/cacat bawaan maka Bagian Gudang akan membuat Control Defect Report 2 rangkap, rangkap 1 untuk di arsip dan rangkap2 akan dikirim kepada Supplier beserta barang yang mengalami kerusakan/cacat dan menunggu balasan dari Supplier

8 65 Membuat Laporan Penerimaan Barang Bagian Gudang Ketika bahan baku tersebut diganti atau diterima dengan kondisi yang baik Jika bahan baku sudah diperiksa dan yang kondisinya baik/memenuhi syarat maka bahan baku tersebut akan dimasukan dan di simpan ke dalam gudang, kemudian Bagian Gudang akan membuat Laporan Penerimaan Barang dan mengarsipnya. Melakukan Pembayaran Bagian Keuangan Menerima Nota Pembelian dari Bagian Gudang Membuat Bukti Pengeluaran Kas dan membuatnya sebanyak dua rangkap, rangkap pertama akan dikirim ke Supplier dan rangkap kedua akan di kirim ke Bagian Akuntansi, kemudian melakukan pembayaran pada Supplier dan mengarsip Nota Pembelian tersebut Menerima Bukti Pelunasan Bagian Keuangan Menerima Bukti Pelunasan dari Supplier Menerima Bukti Pelunasan dari Supplier kemudian setelah itu membrikan bukti pelunasan tersebut beserta dengan BPK pada Bagian Akuntansi Mencacat transaksi pembelian Bagian Akuntansi Menerima Bukti Pengeluaran Kas dan Bukti Pelunasan Bukti Pengeluaran Kas akan dicacat ke dalam Jurnal Pengeluaran Kas Tabel 3.1. Event Table Prosedur Pembelian pada Sistem Yang Berjalan

9 Formulir dan Laporan pada sistem yang berjalan a. Formulir Pemesanan Pembuatan Barang (FPPB) Adalah formulir yang dibuat oleh Bagian Pemesanan ketika Pelanggan datang dan memesan barang, Bagian Pemesanan membuatnya untuk mencatat apa saja spesifikasi dan barang apa saja yang diinginkan oleh Pelanggan. FPPB ini dibuat 3 rangkap yang dimana rangkap 1 dikirim ke Direktur, rangkap 2 ke Bagian Perakitan dan rangkap 3 untuk diarsip b. Formulir Daftar Bahan Baku yang dibutuhkan (DBB) Adalah Formulir yang berisikan daftar yang dibuat oleh Bagian Perakitan setalah melihat FPPB yang diterimanya, daftar tersebut berisikan bahan baku yang dibutuhkan untuk membuat barang pesanan Pelanggan, DBB ini dibuat 2 rangkap yang dimana rangkap 1 diberikan kepada Direktur dan rangkap 2 untuk diarsip, oleh Direktur DBB rangkap 1 diotorisasi dan diberikan ke Bagian Pemesanan, oleh Bagian Pemesanan DBB rangkap 1 yang diotorisasi ini dicocokkan ke FPPB rangkap 3 yang diarsip sebelumnya dan kemudian mengkopinya untuk diarsip, setelah itu DBB rangkap 1 ini diberikan ke Bagian Gudang. c. Formulir Surat Permintaan Pembelian (SPP) Adalah Formulir yang dibuat oleh Bagian Gudang yang berisikan bahan baku yang dibutuhkan untuk dibeli dan diberikan kepada Direktur untuk diotorisasi kemudian Direktur mengirimkannnya ke Bagian Pembelian. d. Formulir Surat Permintaan Penawaran Harga (SPPH) Adalah Formulir yang dibuat oleh Bagian Pembelian yang ditujukan kepada Supplier yang berisikan Daftar Bahan Baku yang dibutuhkan yang ingin dibeli

10 67 dan memberikannnya kepada Supplier untuk melihat/menawar harga yang cocok untuk barang tersebut. Kemudian SPPH ini dikembalikan oleh Supplier-suplier yang bersangkutan, dan Bagian Pembelian memilih Supplier berdasarkan harga yang dinginkan atau cocok. SPPH ini dibuat 2 rangkap dimana rangkap 1 dikirimkan ke Supplier dan rangkap 2 diarsip e. Formulir Purchase Order (PO) Adalah Formulir yang digunakan Bagian Pembelian sebagai dokumen untuk memesan kepada Supplier. Yang dibuat 3 rangkap yang dimana diberikan dulu kepada President director/commisioner untuk diotorisasi, rangkap 1 dikirim ke Supplier, rangkap 2 kepada Bagian Gudang dan rangkap 3 diarsip f. Formulir Incoming Inspection Request (IR) Adalah Formulir yang digunakan oleh Bagian Gudang untuk mencatat hasil inspeksi dari barang yang diterima atau dikirimkan oleh Supplier. g. Formulir Control Defect Report (CDR) Adalah Formulir yang dibuat Bagian Gudang setelah mengecek barang pesanan yang dikirimkan oleh Supplier dan barang tersebut hendak dikembalikan kepada Supplier dikarenakan barang tersebut rusak, cacad bawaan atau tidak sesuai pesanan, kemudian dikirimkan ke Supplier beserta barang yang rusak untuk segera diganti h. Laporan Penerimaan Barang (LPB) Adalah Formulir yang dibuat oleh Bagian Gudang setelah menerima barang dan mengeceknya dan kondisi barang tersebut memenuhi syarat, formulir ini berisikan apa saja barang yang masuk, dan menjadi bukti kalau barang yang dikirimkan sudah diterima. LPB ini kemudian dikirimkan ke Bagian Keuangan

11 68 i. Formulir Bukti Pengeluaran Kas (BPK) Adalah Formulir yang dibuat oleh Bagian Keuangan sebagai bukti pembayaran atas transaksi pembelian barang terhadap Supplier, dan pembuatan BPK ini berdasar pada LPB dari Bagian Gudang dan Nota Pembelian dari Supplier. BPK ini dibuat 2 rangkap, rangkap 1 dikirimkan ke Supplier beserta dengan pembayaran dan rangkap 2 dikirim ke Bagian Akuntansi j. Jurnal Pencatatan Pengeluaran Kas (JPPK) Adalah Jurnal yang dibuat oleh Bagian Akuntansi untuk mencatat pengeluaran kas berdasarkan pada BPK yang diterima dari Bagian Keuangan, Jurnal ini juga dapat dipergunakan untuk mengecek akan pengeluaran kas dalam periode tertentu.

12 Workflow Table Actor Activities Membuat FPPB Bagian Pemesanan 1. Mencatat Pesanan Pelanggan 2. Membuat FPPB 3 rangkap 3. Mengirim FPPB rangkap pertama ke Bagian Perakitan 4. Mengirim FPPB rangkap 2 ke Direktur 5. Mengarsip FPPB rangkap 3 Membuat DBB Bagian Perakitan 6. Mempelajari FPPB yang dikirimkan oleh bagian Pemesanan 7. Membuat Daftar Bahan Baku yang dibutuhkan dari pesanan tersebut sebanyak 2 rangkap 8. Mengirimkan Daftar Bahan Baku yang dibutuhkan rangkap pertama ke Direktur 9. Mengarsip Daftar Bahan Baku yang dibutuhkan rangkap kedua Memberikan otorisasi Direktur 10. Mencocokkan DBB yang ada pada Direktur 11. Memberikan otorisasi untuk pembuatan produk 12. Memberikan Daftar Bahan Baku yang dibutuhkan dan harga ke Bagian Gudang Membuat Surat Permintaan Pembelian Bagian Gudang 13. Memeriksa Daftar Baha Baku dan mengarsipnya 14. Membuat Surat Permintaan Pembelian dan mengirim ke Direktur untuk diotorisasi Direktur Mengotorisasi SPP 15. Menerima SPP dan kemudian Mengotorisasinya 16. Mengirim Surat Permintaan Pembelian ke Bagian Pembelian melalui fax Membuat Surat Permintaan Penawaran Harga Bagian Pembelian 17. Membuat Surat Permintaan Penawaran Harga sebanyak dua rangkap 18. Mengirim Surat Permintaan Penawaran Harga rangkap pertama ke Supplier 19. Mengarsip Surat Permintaan Penawaran Harga rangkap kedua Memilih Supplier

13 70 Bagian Pembelian 20. Menerima SPH dari Supplier 21. Menentukan Supplier berdasarkan harga yang diinginkan Bagian Pembelian President Director/Commisioner Bagian Pembelian Membuat Purchase Order 22. Membuat Purchase Order sebanyak tiga rangkap diotorisasi terlebih dahulu oleh president director Mengotorisasi PO 23. Menerima PO dari Bagian Pembelian kemudian mengotorisasinya 24. Memberikan PO tersebut kembali ke Bagian Pembelian untuk dikirimkan Mengirim PO yang diotorisasi 25. Menerima PO yang diotorisasi oleh President Directo/Commisioner tersebut 26. Mengirim rangkap pertama ke Supplier 27. Mengirim rangkap kedua ke Bagian Gudang 28. Mengarsip rangkap ketiga Mencatat Penerimaan Bahan Baku Bagian Gudang 29. Menerima bahan baku dari Supplier 30. Mengecek kondisi bahan baku beserta kelengkapan pemesanan bahan baku tersebut dengan mencocokkannya dengan Purchase Order 31. Mencatat Hasil Pemeriksaan ke dalam Incoming Inspection Report Membuat CDR Bagian Gudang 32. Membuat Control Defect Report sebanyak dua rangkap jika barang tersebut mengalami kerusakan atau cacat berdasar pada Incoming Inspection Report 33. Mengirimnya ke Supplier beserta dengan Bahan Baku yang Cacad/tidak memenuhi Syarat Membuat Laporan Penerimaan Barang

14 71 Bagian Gudang 34. Membuat Laporan Penerimaan Barang ketika Bahan baku Pengganti datang atau bahan baku diterima dalam kondisi yang baik dan memnuhi syarat Melakukan Pembayaran Bagian Keuangan 31. Menerima Nota Pembelian dari Bagian Gudang 32. Membuat Bukti Pengeluaran Kas sebanyak dua rangkap. 33. Mengirim rangkap pertama ke Supplier beserta dengan pembayaran Menerima Bukti Pelunasan Bagian Keuangan 34. Menerima Bukti Pelunasan dari Supplier 35. Mengirim Bukti Pengeluaran Kas dan Bukti Pelunasan kepada Bagian Akuntansi Bagian Akuntansi Mencatat Transaksi Pembelian 36. Menerima Bukti Pengeluaran Kas dan Bukti Pelunasan dari Bagian Keuangan 37. Mencatat Transaksi Pembelian dalam Jurnal Pengeluaran Kas dari Bukti Pengeluaran Kas Tabel 3.2. Workflow Prosedur Pembelian

15 Analisis Temuan Hasil Survei Temuan 1 Temuan 1 Pembuatan Rangkap formulir terlalu banyak atau tidak sesuai dengan kebutuhan Kriteria Banyak tembusan atau rangkap dari formulir harus dibuat seefisien dan seefektif mungkin, tidak boleh berlebihan dan tidak boleh kurang Sumber: fenni.staff.gunadarma.ac.id/downloads/files/7727 /Perancangan+Sistem+Secara+Terinci.pdf Sebab Karena menggunakan formulir tercetak (carbonize) yang sebelumnya semua rangkapnya terpakai, sehingga ketika terjadi perampingan struktur organisasi formulir yang sudah dicetak ini masih terpakai Akibat Terlalu banyak formulir yang terbuang atau tidak berguna Rekomendasi Dibuat Sistem yang terkomputerisasi dimana akan mengurangi penggunaan Formulir atau secukupnya saja. Tabel 3.3. Temuan 1

16 Temuan 2 Temuan 2 Pencatatan dari Formulir dari sistem yang berjalan masih dilakukan secara manual. Kriteria Pencatatan yang dilakukan secara manual terdapat beberapa kelemahan dalam pelaksanaannya karena memerlukan banyak tenaga, banyak catatan, ketelitian tinggi dan waktu yang cukup lama. Penggunaan Komputer untuk mengolah data akan lebih membantu kegiatan operasional karena sifatnya yang otomatisasi dapat menghemat waktu dan akurat. Sumber: Sebab Belum tersedianya sistem yang memungkinkan perusahaan untuk menyimpan informasi akuntansi yang terkomputerisasi Akibat Memungkinkan terjadinya human error. Rekomendasi Dibuatkan sistem yang secara otomatis menyimpan data formulir yang dihasilkan, sehingga tidak terjadi kesalahan dalam penyimpanan. Tabel 3.4. Temuan 2

17 Temuan 3 Temuan 3 Penomoran Formulir pada sistem yang berjalan masih dilakukan secara manual. Kriteria Sebaiknya Penomoran tiap form dilakukan berurutan secara otomatis sehingga tidak dapat terjadi penomoran ganda. Sumber: digilib.petra.ac.id/jiunkpe/s1/info/2003/jiunkpe-ns-s barang-conclusion.pdf Sebab Belum tersedianya sistem yang memungkinkan perusahaan untuk melakukan penomoran secara otomatis Akibat Memungkinkan terjadinya human error seperti nomor yang terlewatkan ataupun penggunaan nomor yang sama atau redudansi data. Rekomendasi Dibuatkan sistem dimana penomoran terjadi secara otomatis yang tidak perlu di input sehingga meminimalkan terjadinya kecurangan dan kesalahan penomoran.. Tabel 3.5. Temuan 3

18 Identifikasi Kebutuhan Informasi Laporan yang bersifat manajerial Laporan Supplier Laporan ini berisi tentang data Supplier yang berkaitan dengan sistem pembelian bahan baku dan keterangannya Laporan Order Pembelian berdasar PO Yaitu laporan order pembelian yang terkomputerisasi untuk memudahkan pihak manajemen Laporan yang bersifat analis Laporan akan bahan baku yang sering dipesan Yaitu laporan keterangan bahan baku yang sering dipesan secara terkomputerisasi

19 Laporan yang bersifat keuangan Laporan transaksi Kas Keluar Yaitu laporan transaksi kas keluar, untuk mengetahui jumlah pembayaran kepada masing-masing Supplier Jurnal Pembelian Jurnal ini meliputi pencatatan, pengeluaran kas dan pembukuan dan mempermudah bagian akuntansi dalam mencatat setiap transaksi