Hasil Wawancara. Berikut ini adalah Hasil wawancara dengan Manager Perusahaan PT.Youngindo Utama.

Transkripsi

1 Hasil Wawancara Berikut ini adalah Hasil wawancara dengan Manager Perusahaan PT.Youngindo Utama. Hasil wawancara telah kami ringkas dan padatkan menjadi beberapa paragraf yang dapat dilihat dibawah ini : Tanggal Pertanyaan Jawaban Kapan perusahaan Ini didirikan? dan siapa nama pemilik perusahaan ini? Bergerak dalam bidang apa perusahaan ini? Perusahaan ini dirikan oleh Bapak Jimmy Ganto pada tahun 1985 Perusahaan ini bergerak dalam bidang 03 Oktober 2005 Apa saja yang dijual? Pelanggannya berasal darimana? Dari luar negeri atau dalam negeri? penjualan barang barang import. Jadi, barang barang nya diambil dari negara luar seperti Jepang, China, dsb Barang Barang yang dijual sangat banyak. Antara lain sikat gigi, odol, kondom, koyo, dan jenis obat-obatan lainnya Pelanggan perusahaan kami saat ini masih berasal dari dalam negeri. Antara lain pelanggan kami adalah Hero Supermarket, Guardian, Century, apotik plus, dan toko obat lainnya di indonesia.

2 Bisa tolong beritahukan apa visi dan misi PT.Youngindo Utama? Visi perusahaan : Visi PT. Youngindo Utama adalah untuk menjadi perusahaan eksport import yang mampu menjual barangbarang berkualitas sehingga dapat menjadi salah satu perusahaan eksport import yang terkemuka di Indonesia. 03 Oktober 2005 Misi Perusahaan : Misi PT. Youngindo Utama adalah mengembangkan perusahaan dengan meningkatkan daya saing terhadap perusahaan eksport import sejenis sehingga dapat memenangkan persaingan dalam bidang eksport import obat-obatan dalam memenuhi kebutuhan pasar. Struktur Organisasi Perusahaan Bapak seperti Gambar dibawah apa?

3 Tugas Tugas dan wewenang dari masing masing jabatan nya apa? Tugas, wewenang, dan tanggung jawab direktur : a. Memimpin perusahaan b. Merencanakan tujuan dan sasaran perusahaan, baik jangka pendek maupun jangka panjang c. Menetapkan berbagai kebijaksanaan perusahaan d. Mengawasi seluruh aktifitas perusahaan e. Menganalisa laporan dari manajer f. Berhak mengangkat dan memberhentikan setiap staf dalam perusahaan berdasarkan pada kinerja masing-masing staf g. Berhak untuk menjalin ataupun memutuskan kerjasama dengan perusahaan pemasok Tugas, wewenang, dan tanggung jawab Manager : b. Mengontrol kinerja dari setiap staf pada divisi masing-masing b. Mengatur kebijakan kebijakan untuk para staf c. Bertanggung jawab kepada direktur utama d. Merupakan wakil dari direktur utama dalam kegiatan operasional perusahaan sehari-hari e. Bertanggung jawab penuh terhadap pelaksanaan dan kelancaran operasional perusahaan f. Bersama-sama dengan direktur utama menyusun rencana dan kebijakan perusahaan g. Melaksanakan pemesanan untuk barang-barang yang dibutuhkan h. Menyelenggarakan perencanaan, pelaksanaan, dan pengawasan pemesanan barang i. Membuat laporan pembelian, penjualan, dan persediaan barang dan mempertanggung jawabkannya kepada direktur utama j. Mengelola informasi mengenai harga barang dari beberapa pemasok sebagai bahan perbandingan untuk membeli barang dengan harga dan mutu yang terjamin serta ketepatan waktu pengiriman k. Mengecek pesanan yang sudah diterima maupun yang belum diterima l. Mengawasi pelaksanaan penjualan m. Menyeleksi calon staf Tugas, wewenang, dan tanggung jawab Staf Gudang : a. Menyimpan barang dengan baik untuk menjaga kualitas barang dan mengeluarkan barang untuk dikirimkan kepada pelanggan b. Bertanggung jawab atas keamanan seluruh persediaan barang c. Melakukan perhitungan pada akhir tahun atas persediaan barang

4 d. Bertanggung jawab kepada manajer Tugas, wewenang, dan tanggung jawab Staf Administrasi : a. Bertanggung jawab kepada manajer b. Bertanggungjawab pada semua keuangan perusahaan seperti pemasukkan, pengeluaran, dan perpajakan c. Melaksanakan penerimaan dan pengeluaran uang d. Menghitung dan membayar gaji para staf e. Mengatur dan mengelola semua administrasi di perusahaan f. Mengelola semua faktur yang diterima g. Membuat laporan keuangan perbulan ataupun pertahun h. Menghitung pajak perusahaan i. Membuat laporan pajak perusahaan Tugas, wewenang, dan tanggung jawab Staf Marketing : a. Merencanakan pemasaran dan promosi jangka pendek dan jangka panjang dengan melihat peluang pasar dan memprediksi kecenderungan pasar di masa yang akan datang b. Mengawasi kegiatan dan biaya pemasaran, serta menangani kegiatan promosi c. Bertanggung jawab kepada manajer dengan membuat laporan hasil penjualan Tugas, wewenang, dan tanggung jawab Staf Umum : a. Mengirim barang sesuai pesanan pelanggan b. Bertanggung jawab atas keamanan barang yang dikirim c. Bertanggung jawab kepada manajer Mengurus kebersihan perusahaan Berapa banyak pegawai di kantor? Kami ada 30 karyawan termasuk bagian umum dan sales Berapa banyak penambahan pelanggan sebulannya? Pelanggan kami biasanya merupakan pelanggan tetap. Kalau pelanggan lain tambah hanya 2-3 biasanya. 10 Oktober 2005 Bisa Tolong Jelaskan Transaksi Transaksi Perusahaan? Transaksi penjualan PT. Youngindo Utama ada 2 macam, yaitu :

5 1. Penjualan putus Pada transaksi penjualan putus, barang-barang yang dibeli oleh pelanggan dibayarkan secara langsung kepada pemasok. 2. Penjualan konsinyasi Pada transaksi penjualan yang dilakukan secara konsinyasi, barang-barang yang dipesan oleh pelanggan akan dibayarkan kepada pemasok setiap bulannya ketika barang-barang tersebut telah laku dijual oleh pelanggan. Prosedur prosedur transaksi penjualan 1. Penjualan putus Adapun prosedur-prosedur yang dilakukan adalah : a. Pelanggan mengirimkan order penjualan kepada perusahaan melalui fax ataupun melalui telepon b. Order penjualan kemudian dibawa ke bagian gudang c. Bagian gudang akan mengecek apakah barang yang diminta tersedia atau tidak. Jika barang yang dipesan tidak tersedia, maka proses pemesanan akan ditunda sampai barang yang dipesan tersedia d. Jika barang yang dipesan tersedia, maka bagian gudang akan menyiapkan barang pesanan tersebut untuk dikirimkan ke pelanggan dan membuat laporan pengeluaran barang. Kemudian order penjualan tersebut dibawa ke bagian admin. Bagian admin membuat faktur penjualan. Faktur penjualan dibuat sebanyak 3 rangkap. Warna putih, merah, dan kuning. Warna putih dan merah akan dibawa beserta barang yang dipesan ke pelanggan, sedangkan untuk warna kuning akan disimpan sebagai arsip untuk perusahaan e. Barang yang dipesan pelanggan dikirim oleh bagian umum beserta faktur penjualan warna putih dan merah yang sudah ditandatangani oleh perusahaan f. Apabila barang sudah diterima oleh pelanggan sesuai dengan pesanannya maka pelanggan akan menandatangani faktur penjualan rangkap 2 tersebut. Faktur penjualan yang merah akan diambil oleh pelanggan yang akan digantikan dengan faktur pembayaran yang dibuat pelanggan, yang berisi tanggal jatuh tempo pembayaran yang diberikan kepada perusahaan g. Faktur pembayaran dan faktur penjualan yang putih dibawa ke perusahaan untuk menjadi arsip perusahaan h. Pembayaran pelanggan akan dilakukan ketika jatuh tempo, dan bukti transfer dari pelanggan akan dikirimkan ke perusahaan melalui fax. 2. Penjualan konsinyasi a. Pelanggan mengirimkan order penjualan kepada perusahaan melalui fax ataupun melalui telepon b. Order penjualan kemudian dibawa ke bagian gudang

6 c. Bagian gudang akan mengecek apakah barang yang diminta tersedia atau tidak. Jika barang yang dipesan tidak tersedia maka proses pemesanan akan ditunda sampai barang yang dipesan tersedia d. Jika barang yang dipesan tersedia maka bagian gudang akan menyiapkan barang pesanan tersebut untuk dikirimkan ke pelanggan dan membuat laporan pengeluaran barang. Order penjualan kemudian diberikan ke bagian admin. Bagian admin membuat surat jalan. Surat jalan dibuat sebanyak 3 rangkap. Warna putih, merah, dan kuning. Warna putih dan merah akan dibawa beserta barang yang dipesan ke pelanggan, sedangkan untuk warna kuning akan disimpan sebagai arsip untuk perusahaan e. Barang yang dipesan oleh pelanggan kemudian dikirim oleh bagian umum beserta surat jalan warna putih dan merah yang sudah ditandatangani oleh perusahaan f. Apabila barang sudah diterima oleh pelanggan sesuai dengan pesanannya, maka pelanggan akan menandatangani surat jalan 2 rangkap tersebut. Surat jalan warna merah diambil oleh pelanggan dan warna putih dibawa kembali untuk dijadikan arsip perusahaan g. Setiap bulannya perusahaan mengambil billing statement ke pelanggan. Billing statement berisikan data-data barang perusahaan yang telah dijual oleh pelanggan h. Billing statement tersebut akan dibawa ke perusahaan untuk dibuatkan penagihan 3 rangkap oleh bagian admin. Penagihan berisikan barang-barang yang sesuai dengan yang ada pada billing statement. Penagihan warna kuning untuk disimpan di perusahaan sebagai arsip. Penagihan warna putih dan merah dibawa ke pelanggan untuk ditukarkan dengan faktur pembayaran yang berisi tanggal jatuh tempo pembayaran pelanggan i. Faktur pembayaran akan dibawa ke perusahaan untuk menjadi arsip perusahaan j. Pembayaran akan dilakukan ketika jatuh tempo dan bukti transfer pelanggan akan dikirimkan ke perusahaan melalui fax 9 November 2005 Retur penjualan PT. Youngindo Utama ada 2 macam, yaitu : 1. Retur penjualan putus Retur penjualan putus terjadi apabila pelanggan membeli barang secara putus (melakukan penjualan putus). 2. Retur penjualan konsinyasi Retur penjualan konsinyasi apabila pelanggan membeli barang secara konsinyasi (melakukan penjualan konsinyasi) Prosedur retur penjualan adalah sebagai berikut : 1. Retur penjualan putus

7 a. Pelanggan menelpon atau pun mengirimkan daftar barang barang yang rusak kepada perusahaan melalui fax b. Barang yang rusak akan diambil ke pelanggan c. Bagian umum mengecek, apakah barang yang diretur sesuai dengan retur yang diberikan pelanggan d. Jika tidak sesuai dengan retur penjualan, maka bagian umum akan menelpon pelangan untuk melakukan konfirmasi ulang e. Jika sesuai dengan retur penjualan, maka perusahaan menandatandatangani retur penjualan tersebut, dan kemudian difax kembali ke pelanggan. Kemudian perusahaan akan mengembalikan uang kepada pelanggan f. Apabila pelanggan menginginkan untuk menggantikan barang yang telah dibeli dengan barang yang lain, maka perusahaan akan mengecek barang tersebut dengan arsip pada faktur penjualan g. Jika sesuai dengan faktur penjualan, maka perusahaan akan mengambil barang tersebut untuk dicek keadaan barangnya. Jika barang yang dikembalikan dalam keadaan baik, maka perusahaan akan melakukan perubahan terhadap stok barang h. Kemudian perusahaan membuatkan faktur penjualan baru atas barang yang diganti tersebut. Bagian gudang akan mengecek apakah barang yang diminta tersedia atau tidak. Jika tersedia maka bagian gudang akan menyiapkan barang pesanan tersebut untuk dikirimkan ke pelanggan dan membuat laporan pengeluaran barang. Faktur penjualan dibuat sebanyak 3 rangkap. Warna putih, merah, dan kuning. Warna putih dan merah akan dibawa beserta barang yang dipesan ke pelanggan, sedangkan untuk warna kuning akan disimpan sebagai arsip untuk perusahaan. i. Barang yang dipesan pelanggan dikirim oleh bagian umum beserta faktur warna putih dan merah yang sudah ditandatangani oleh perusahaan. j. Apabila barang sudah diterima oleh pelanggan sesuai dengan pesanannya maka pelanggan akan menandatangani faktur penjualan rangkap 2 tersebut. k. Jika barang yang ingin ditukarkan nilainya lebih rendah atau sama maka perusahaan tidak akan mengembalikan uangnya. Faktur penjualan yang merah diberikan kepada pelanggan, dan yang kuning disimpan sebagai arsip perusahaan l. Jika nilai barang tersebut lebih tinggi maka pelanggan membayar uang tambahan

8 kepada perusahaan. Faktur penjualan yang putih dibawa ke perusahaan untuk menjadi arsip perusahaan. Faktur penjualan yang merah akan diberikan kepada pelanggan yang akan digantikan dengan faktur pembayaran yang dibuat pelanggan, yang berisi tanggal jatuh tempo pembayaran yang diberikan kepada perusahaan. Pembayaran pelanggan akan dilakukan ketika jatuh tempo, dan bukti transfer dari pelanggan akan dikirimkan ke perusahaan melalui fax m. Sedangkan jika barang yang dipesan tidak tersedia maka proses pemesanan akan ditunda sampai barang yang dipesan tersedia. n. Jika barang yang dikembalikan tidak dalam keadaan baik, maka pelanggan tidak dapat menggantikan barangnya. 2. Retur penjualan konsinyasi a. Pelanggan menelpon atau pun mengirimkan daftar barang barang yang rusak kepada perusahaan melalui fax b. Barang yang rusak akan diambil ke pelanggan c. Bagian umum mengecek, apakah barang yang diretur sesuai dengan retur penjualan. Jika sesuai, maka perusahaan menandatandatangani retur penjualan tersebut, dan kemudian difax kembali ke pelanggan. Jika tidak sesuai dengan retur penjualan, maka bagian umum akan menelpon pelanggan untuk melakukan konfirmasi ulang d. Retur penjualan akan disimpan ke dalam arsip perusahaan e. Apabila pelanggan menginginkan untuk menggantikan barang yang telah diambil dengan barang yang lain, maka perusahaan akan mengecek barang dan surat jalan dari pelanggan tersebut dengan arsip surat jalan pada perusahaan f. Jika sesuai, maka perusahaan akan mengambil barang tersebut. Jika dalam keadaan baik, maka perusahaan akan melakukan perubahan terhadap stok barang. Kemudian perusahaan membuatkan surat jalan yang baru atas barang yang diganti tersebut. Bagian gudang akan mengecek apakah barang yang diminta tersedia atau tidak. Jika tersedia maka bagian gudang akan menyiapkan barang pesanan tersebut untuk dikirimkan ke pelanggan dan membuat laporan pengeluaran barang. Surat jalan dibuat sebanyak 3 rangkap. Warna putih, merah, dan kuning. Warna putih dan merah akan dibawa beserta barang yang dipesan

9 ke pelanggan, sedangkan untuk warna kuning akan disimpan sebagai arsip untuk perusahaan g. Barang yang dipesan pelanggan dikirim oleh bagian umum beserta surat jalan warna putih dan merah yang sudah ditandatangani oleh perusahaan h. Surat jalan yang putih dibawa ke perusahaan untuk menjadi arsip perusahaan. i. Sedangkan jika barang yang dipesan tidak tersedia maka proses pemesanan akan ditunda sampai barang yang dipesan tersedia. j. Jika barang yang dikembalikan tidak dalam keadaan baik, maka perusahaan mengambil barang tersebut dari pelanggan dan disimpan ke gudang. Pak, apakah perusahaan memiliki cabang di luar Kota atau di tempat lain? Saat Ini perusahaan kami hanya memiliki 1 kantor. Ada kemungkinan untuk ekspansi keluar kota, tetapi untuk saat ini belum bisa direalisasikan karena banyak faktor. Seperti faktor ekonomi, keamanan, dan stabilitas Indonesia yang masih tidak menentu Pak, apakah sistem ini ingin dibuatkan agar online saja? Karena saat ini hampir semua perusahaan sedang maraknya menggunakan sistem Online? Untuk saat ini sebaiknya tidak perlu Online dahulu, karena susah untuk memantain nya. Jadi kalau boleh disarankan sebaiknya membuat yang Offline dulu saja, karena dilihat dari keperluannya, perusahaan kami tidak begitu memerlukan sistem yang online. Jadi sebaiknya menggunakan yang sistem yang standar saja seperti VB 6 dengan Sql November 2005 Persediaan Barang Prosedur persediaan barang adalah sebagai berikut : a. Bagian admin menerima barang dari pemasok beserta laporan pengiriman barang. Sebelum laporan ditandatangani, terlebih dahulu dilakukan pengecekan apakah barang yang masuk sesuai dengan yang tercantum pada laporan pengiriman. Jika tidak, maka laporan dikembalikan ke pemasok untuk diperiksa ulang. Sedangkan jika barang sesuai, maka laporan pengiriman barang ditandatangani untuk kemudian diserahkan ke bagian gudang. b. Bagian gudang menerima laporan pengiriman barang, kemudian melakukan pengupdate-an pada laporan persediaan barang. c. Jika pada transaksi penjualan baik itu penjualan putus ataupun penjualan konsinyasi, maka persediaan barang di gudang akan mengalami pengurangan stok barang.

10