BAB 3 SISTEM YANG BERJALAN. perusahaan yang bergerak di bidang Money changer, Saham, dan Stationery. PT

Transkripsi

1 BAB 3 SISTEM YANG BERJALAN 3.1 Gambaran Umum Perusahaan Sejarah Perusahaan PT MEKARINDO ABADI merupakan perusahaan yang memiliki 3 anak perusahaan yang bergerak di bidang Money changer, Saham, dan Stationery. PT MEKARINDO ABADI STATIONERY adalah perusahaan yang bergerak sebagai distributor alat-alat tulis dan berdiri pada tanggal 21 juli 2005, yang terletak di daerah Perniagaan Lindeteves Trade Center lantai UG blok A 19 no. 9, Jakarta Barat. Awalnya perusahaan ini hanya mempunyai 5 karyawan, yaitu 1 wakil direktur, 2 orang sales dan 2 orang kurir. Perkembangan perusahaan ini dari bulan hingga bulan ke-6, perusahaan ini masih dalam masa penjajakan mencari klien dan pada bulan ke-7 perusahaan mulai mengalami peningkatan penjualan. Pada tahun 2007, PT MEKARINDO ABADI STATIONERY mengalami penurunan yang signifikan yang di karenakan adanya persaingan yang sangat ketat antar perusahaan stationery. Awal tahun 2008, Perusahaan ini memulai mencari cara untuk menghadapi persaingan yang ketat itu dengan cara menambah jumlah karyawan di bagian sales. Sehingga pada pertengahan tahun 2008, PT MEKARINDO ABADI STATIONERY mengalami peningkatan penjualan hingga sekarang dan 39

2 rencananya pada tahun 2010 PT MEKARINDO ABADI STATIONERY akan membuka cabang baru Struktur Organisasi Perusahaan Gambar 3.1 Struktur Organisasi Yang Berjalan Tugas dan Wewenang 1. Direktur Tugas : Mengarahkan karyawan untuk bekerja sesuai dengan tugasnya. Wewenang : Berhak untuk menurun dan menaikan gaji karyawan, memberhentikan karyawan. 2. Wakil Direktur Tugas : Mengecek struk yang di terima dengan persediaan apakah sesuai atau tidak.

3 41 Membuat buku pembukuan yang berdasarkan pada transaksi yang telah terjadi. Melakukan pembayaran atas barang persediaan yang telah di pesan. Memberitahu kepada bagian penagihan untuk melakukan penagihan kepada pelanggan yang melakukan piutang. Mencari informasi harga pasaran barang persediaan dari banyak supplier. Memberitahukan harga barang ke bagian sales. Wewenang: Berhak untuk memberikan sangsi kepada karyawan yang telah melakukan kesalahan. Berhak untuk menolak persediaan barang yang diterima jika barang tersebut rusak atau tidak sesuai dengan pesanan. 3. Sales Tugas: Mencari klien yang ingin membeli stationery. Memfollow-up klien agar berlangganan dengan PT MEKARINDO ABADI STATIONERY. Wewenang : Tidak ada 4. Kurir Tugas: Mengantarkan barang pesanan kepada pelanggan Menghitung jumlah barang yang datang

4 42 Wewenang: tidak ada 5. Bagian Penagihan Tugas: Melakukan penagihan kepada pelanggan. Wewenang: tidak ada 3.2 Sistem yang berjalan Proses bisnis yang berjalan Proses awal dimulai dari wakil direktur melihat stok barang di kartu stok yang menipis, kemudian wakil direktur membuat (SPB) Surat Permintaan Barang 2 (dua) rangkap untuk meminta barang kepada pemasok. SPB rangkap pertama akan diserahkan kepada pemasok dan SPB rangkap 2 akan di arsip wakil direktur. Setelah barang yang dipesan sampai, kemudian wakil direktur menerima (SJ) Surat Jalan 2 (dua) rangkap dan faktur 3 (tiga) rangkap dari pemasok dan menandatangani surat jalan dan faktur tersebut. Kemudian (SJ) surat jalan rangkap 1 (satu) dan faktur rangkap 2 (dua) dipegang oleh wakil direktur sebagai arsip data perusahaan. Sedangkan (SJ) surat jalan rangkap 2 (dua), faktur rangkap 1 (satu) dan 3 (tiga) rangkap diserahkan kepada pemasok. Wakil direktur memberikan (SJ) surat jalan rangkap 1 (satu) berserta SPB rangkap 2 (dua) kepada kurir untuk mengecek barang tersebut. Setelah barang yang diterima sesuai dengan permintaan, maka barang tersebut dimasukkan ke

5 gudang. Kemudian wakil direktur memasukkan jumlah barang ke dalam kartu stok dan memperbaharui kartu stok tersebut. 43 Pada setiap akhir bulan, wakil direktur dibantu oleh kurir untuk memeriksa jumlah dan kualitas barang di gudang yang kemudian akan dicocokkan di dalam kartu stok. Bila ditemukan barang yang rusak maka akan dipisahkan oleh wakil direktur dan di catat ke dalam memo kecil, kemudian barang tersebut akan diretur kepada pemasok untuk diganti dengan barang yang baru. Bila pelanggan mengirimkan (PO) Purchase Order, maka wakil direktur akan memeriksa jumlah dan jenis barang yang tersedia. Setelah melihat stok barang tersedia maka wakil direktur akan menandatangani dan memberi cap di purchase order pelanggan sebagai tanda bahwa pesanan akan segera disiapkan. Setelah barang disiapkan, maka wakil direktur akan membuat (SJ) Surat Jalan 2 rangkap dan Faktur 3 rangkap. Pada saat wakil direktur membuat (SJ) surat jalan dan Faktur maka wakil direktur juga akan mengurangi jumlah barang yang ada di kartu stok. Barang, Surat Jalan 2 rangkap, faktur 3 rangkap dikirim oleh kurir kepada pelanggan. Setelah barang di terima pelanggan lalu pelanggan akan menandatangani Surat Jalan 2 rangkap dan Faktur 3 rangkap, (SJ) Surat Jalan rangkap 1 dan Faktur rangkap 1 diserahkan kepada pelanggan dengan syarat jika pembayaran telah lunas, sedangkan jika pembayaran masih belum terlunasi Faktur yang

6 diberikan adalah rangkap 2. Lalu (SJ) Surat Jalan rangkap 1 dan Faktur 2 rangkap akan di bawa oleh kurir untuk di berikan kepada Wakil Direktur.. 44 Jika ada partner bisnis PT MEKARINDO ABADI STATIONERY dari luar negeri yang mengirimkan PO (Purchase Order), maka wakil direktur akan langsung mencatat pesanan dan menyediakan barang pesanan yang kemudian di kirim oleh kurir ke Biro Pengiriman. Pada saat Biro Pengiriman menerima barang pesanan, lalu Biro memberikan Tanda Terima kepada kurir dan di berikan kepada Wakil Direktur untuk diarsipkan. Pada awal bulan, wakil direktur akan membuat laporan persediaan bulan kemarin yang berisi jumlah barang dan harga barang yang akan diberikan kepada direktur sebagai dasar penentuan harga barang di bulan berikutnya Event Table Event Internal Agents Start when Activities Melakukan pesanan Wakil Direktur Stok barang habis Mengecek barang yang habis, Melakukan pemesanan, Menelpon pemasok. Menerima barang Wakil Direktur barang yang di Menerima barang,

7 45 pesan datang faktur, dan SJ,Mengarsipkan SJ rangkap 1, Memberikan SJ rangkap 2 kepada pemasok. Mengecek barang Kurir Ketika sudah menerima SPB dan SJ Menerima barang dan SJ rangkap 2, Mengecek barang sesuai SJ rangkap 1 dan SPB rangkap 2, memasukkan barang ke gudang Memperbaharui kartu stok. Wakil direktur Setiap hari Memasukkan jumlah barang yang dipesan ke dalam kartu stok dan memperbaharui kartu stok berdasarkan SJ rangkap 1. Memeriksa jumlah dan kualitas barang Wakil direktur Pada akhir bulan Memeriksa barang yang ada di dalam

8 46 kartu stok dari urutan awal hingga akhir, Menyesuaikan jumlah barang yang ada di gudang dengan yang ada di kartu stok, memeriksa kualitas barang di gudang. Melakukan Retur Wakil Direktur Didalam pengecekan terdapat barang yang rusak Menelpon pemasok dan memberitahukan bahwa ada barang yang rusak, membuat memo kecil. Menerima barang Kurir Menerima barang Memeriksa kondisi retur retur barang retur yang baru, Menerima barang retur, Memberikan barang yang rusak ke pemasok. Mengerjakan PO Wakil Direktur Ketika ada pesanan Menerima PO dari

9 47 pelanggan, mengecek jumlah dan jenis barang yang tersedia didalam kartu stok, Menandatangani dan memberikan cap pada PO Menyiapkan barang Wakil Direktur Barang tersebut akan segera di kirim Membuat SJ, Membuat Faktur, Mengurangi jumlah barang yang ada di dalam kartu stok, Mengirim barang, SJ, dan Faktur Mengirim Barang Kurir Barang akan Mengirim barang, SJ ke dikirim ke 2 rangkap, dan JABODETABEK pelanggan Faktur 3 rangkap Mengirim Barang Kurir Barang akan di Mengirim barang ke luar kirim ke luar negri dan SJ ke agen JABODETABEK pengiriman, Menerima tanda

10 48 terima dari biro. Membuat Laporan persediaan Wakil direktur Pada awal bulan Membuat Laporan bulan lalu yang berisi jumlah barang dan harga barang sebagai daftar penentuan harga barang pada bulan berikutnya Tabel 3.1 Event Table

11 Overview Activity Diagram Gambar 3.2 Overview Activity Diagram Work flow table

12 50 Actor Activities Melakukan pesanan Wakil Direktur 1. Mengecek barang yang habis 2. Melakukan pemesanan 3. Membuat SPB (Surat Permintaan Barang) 4.Mengirim SPB rangkap 1 (satu) ke pemasok Menerima barang Wakil Direktur 5. Menerima barang, SJ 2 rangkap, dan Faktur 3 rangkap 6. Menandatangani SJ dan Faktur 7. Memberikan SJ rangkap 2 kepada kurir pemasok 8.Memberikan SJ rangkap 1 dan SPB rangkap 2 kepada kurir Mengecek barang Kurir 9. Menerima SPB rangkap 2 dan SJ rangkap Mengecek barang berdasarkan SJ rangkap 1 (satu) dan SPB rangkap 2 (dua) 11. Memasukkan barang ke gudang

13 12.Memberikan SPB rangkap 2 dan SJ rangkap 1 ke wakil direktur 51 Wakil direktur 13.Mengarsip SPB rangkap 2 dan SJ rangkap 1 (satu) Memperbaharui kartu stok Wakil Direktur 14. Memperbaharui jumlah barang di dalam kartu stok Memeriksa Jumlah dan kualitas Barang Wakil Direktur 15. Mengecek barang dari urutan awal barang yang ada di kartu stok hingga akhir. 16. Menyesuaikan jumlah barang yang ada di dalam kartu stok dengan jumlah barang yang ada di gudang 17. Memeriksa kualitas barang yang ada di gudang. Melakukan retur Wakil Direktur 18. Membuat memo kecil 19. Menelpon pemasok untuk memberitahukan bahwa ada barang yang rusak Menerima barang retur Kurir 20. Memeriksa kondisi barang retur yang baru 21. Menerima barang retur

14 Memberikan barang rusak ke pemasok Mengerjakan PO Wakil direktur 23. Menerima PO dari pelanggan 24. Mengecek jumlah dan jenis barang yang tersedia di dalam kartu stok 25. Menandatangani dan memberikan cap pada PO Menyiapkan barang Wakil direktur 26. Membuat Surat Jalan (SJ) dan Faktur 27. Mengurangi jumlah barang yang ada di dalam kartu stok Kurir 28. Menyerahkan barang, Surat Jalan kepada kurir Mengirim barang Ke JABODETABEK Kurir 29. Menerima barang dan Surat Jalan 2 rangkap 30. Mengirim barang dan SJ kepada pelanggan Pelanggan 31. Menerima barang dan menandatangani SJ

15 53 Kurir 32. menyerahkan SJ rangkap 2 kepada wakil direktur Mengirim ke luar JABODETABEK Kurir 33.Memberikan barang dan surat jalan kepada agen pengiriman 34. Menerima tanda terima dari biro Membuat laporan Wakil direktur 35. Membuat Laporan Persediaan bulan lalu yang berisi jumlah barang dan harga barang sebagai daftar penentuan harga barang pada bulan berikutnya Tabel 3.2 Workflow Table 3.3 Formulir yang ada selama proses bisnis berjalan kartu stok Fungsi : Mengetahui jumlah stok barang sudah habis Memasukkan jumlah stok barang yang baru Mengetahui harga barang. Yang membuat : Wakil direktur

16 Memo kecil Fungsi : Mengetahui jumlah dan jenis barang yang akan di retur Mencocokkan barang yang akan dterima dari retur Yang membuat : Wakil direktur Surat Jalan (SJ) Fungsi : Untuk melakukan pengeluaran barang dari gudang. Bukti bahwa barang telah sampai ke pelanggan Yang membuat : Wakil Direktur Surat Permintaan Barang (SPB) Fungsi : Bukti bahwa untuk meminta barang ke pemasok. Yang membuat : Wakil direktur Laporan Persediaan

17 55 Fungsi : Mengetahui jumlah barang yang telah terjual dan masih sisa di bulan sebelumnya. Sebagai pedoman harga di bulan berikutnya. Yang membuat : Wakil direktur. 3.4 Analisis Dan Temuan Hasil survey Temuan 1 : Pengelolaan dokumen dalam hal penyimpanan data yang tidak teratur seperti dokumen SJ, dokumen SPB, dokumen memo kecil Kriteria : Menurut mulyadi (2001, p77) Dengan menggunakan formulir elektronik, perancangan pengelolaan dan pengisian setiap formulir dapat dilakukan melalui sistem database yang terintegrasi. Sebab : Karena semua pencatatan yang berhubungan dengan penjualan, pembelian dan persediaan disimpan bersamaan dalam satu kotak penyimpanan. Akibat : Kesulitan dalam mencari data atau dokumen yang diinginkan mengenai persediaan, pembelian, penjualan sehingga membutuhkan waktu yang cukup lama. Rekomen : Membuat database menjadi terintegrasi (saling berhubungan). Temuan 2 : Perangkapan jabatan atau fungsi seperti wakil direktur merangkap sebagai bagian gudang, bagian akuntansi..

18 56 Kriteria : Menurut Mulyadi (2001, p556) dalam sistem akuntansi persediaan terdapat pemecahan jabatan antara fungsi akuntansi dan fungsi gudang untuk menghindari kecurangan dalam transaksi keluar masuknya barang di gudang sehingga menimbulkan kerugian bagi perusahaan. Sebab : Karena perusahaan dalam proses pengembangan sehingga perusahaan menekan cost / biaya untuk meminimalkan pengeluaran Akibat : Sehingga tanggung jawab bagian atau fungsi gudang maupaun akuntansi tidak berjalan secara maksimal dan dapat menyebabkan terjadinya kecurangan / penggelapan barang (Contoh : pencatatan mengenai barang yang diterima dapat direkayasa / tidak sesuai dengan jumlah pada kenyataanya). Rekomen : Membuat struktur organisasi menurut fungsi jabatan dan tanggung jawabnya masing- masing. Temuan 3 : Nomor urut yang tercantum di formulir tidak teratur/ tidak bercetak urut seperti Surat Permintaan Barang. Kriteria : Menurut Mulyadi (2001, p317), untuk menciptakan praktik yang sehat, formulir dalam perusahaan harus bernomor urut tercetak

19 57 Sebab : Karena penyimpanan formulir yang tidak teratur, menyebabkan Wakil Direktur sulit untuk mengetahui berapa no urut sebelumnya. Akibat : Sehingga menyulitkan dalam membuat laporan-laporan dan harus mengurutkannya terlebih dahulu dari awal bulan hingga akhir bulan. Rekomen : Setiap formulir transaksi menggunakan sistem yang secara otomatis dapat menampilkan nomor urut tercetak pada dokumen tersebut. Temuan 4 : Pencatatan jumlah barang masuk dan keluar tidak disertai dengan bukti yang jelas. Kriteria : Menurut Mulyadi (2001, p580), Fungsi akuntansi harus membuat bukti memorial untuk mencatat adjustment data persediaan dalam jurnal umum berdasarkan hasil penghitungan fisik persediaan. Sebab : Karena tidak adanya bukti memorial yang menerangkan mengenai penerimaan barang dan pengeluaran barang. Akibat : Jika kartu stok hilang, maka perusahaan akan sangat kesulitan untuk mengetahui data-data barang yang terdapat dalam kartu stok. Rekomen : Rancang form SB digunakan untuk mencatat jumlah barang yang masuk dan keluar secara terperinci.

20 58 Temuan 5 : Kurangnya kelengkapan laporan mengenai data barang sehingga informasi yang didapatkan kurang akurat. Kriteria : Menurut Mulyadi (2001, p582), Tujuan pembuatan laporan persediaan adalah sebagai pertanggungjawaban mengenai barang yang disimpan oleh fungsi gudang dan pertanggung jawaban mengenai ketelitian dan keandalan data persediaan. Sebab : Karena laporan yang dibuat mengenai data persediaan hanya satu yaitu laporan persediaan yang hanya berisi nama, jumlah dan harga barang. Akibat : Sehingga perusahaan tidak bisa mengetahui informasi yang lebih detail mengenai data barang seperti barang yang terlaris, stok barang yang tersedia, barang yang rusak, pengeluaran barang, barang per tipe. Rekomen : Sebagai pertanggung jawaban bagian gudang dengan membuat laporan penerimaan barang, laporan pengeluaran barang, laporan barang terlaris, laporan barang rusak, laporan barang per tipe, laporan stok barang. Temuan 6 : Tidak adanya pembatasan stok minimum. Kriteria : Menurut Hall (2001, p265), Ketika persediaan jatuh sampai titik pemesanan kembali yang sebelumnya telah ditentukan, petugas administrasi menyiapkan permintaan pembelian.

21 59 Sebab : Karena keterbatasan informasi mengenai data barang, yang menyebabkan perusahaan sulit untuk mengetahui secara jelas barang-barang mana saja yang paling laris dan paling jarang terjual. Hal inilah yang menyebabkan perusahaan sulit untuk menentukan berapa batas jumlah minimum untuk setiap barangnya. Akibat : Sehingga jika ada pelanggan yang ingin memesan barang yang ternyata jumlah persediaannya telah habis, pelanggan terpaksa harus menunggu beberapa waktu hingga barang tersebut tersedia kembali barulah dapat dikirimkan. Rekomen : Untuk memenuhi kebutuhan informasi pada bagian Gudang, maka diperlukan untuk membuat batasan minimum stok didalam sistem yang terkomputerisasi. 3.5 Identifikasi Kebutuhan informasi Formulir : Surat Permintaan Barang (SPB) Fungsi : Untuk pemberitahuan bahwa stok barang di gudang habis Dibuat oleh bagian Gudang Surat Barang Rusak (SBR)

22 60 Fungsi : Untuk pemberitahuan bahwa barang ada yang rusak Dibuat oleh Bagian Gudang Surat Jalan (SJ) Fungsi : Mengirim barang ke pelanggan. Bukti pengiriman barang. Bukti barang yang dikirim diterima oleh pelanggan yang di tanda tangani Dibuat oleh Bagian Gudang Surat Barang (SB) Fungsi : Untuk mencatat data barang yang masuk dan keluar. Dibuat oleh bagian Gudang Surat Hilang Barang (SHB) Fungsi : Untuk mencatat jumlah selisih antara barang yang ada di gudang dengan laporan stok barang. Dibuat oleh bagian gudang.

23 Laporan : Laporan Kartu barang Tujuan mengetahui jumlah barang yang masuk dan keluar, mengetahui nama dan jenis barang yang keluar dan masuk. Laporan ini diambil dari Tr. SB, Tr_SJ, Tr_SBR dan Tr_SHB. Dibuat oleh Bagian Akuntansi Laporan Pengeluaran Barang Tujuan mengetahui nama dan jumlah barang yang keluar selama ada pesanan. Laporan ini diambil dari Tr_SB dan Ms_barang. Dibuat oleh Bagian Gudang Laporan Barang Rusak Tujuan mengetahui jumlah dan jenis barang yang rusak, mengetahui jumlah barang yang di retur. Laporan ini diambil dari Tr.SBR (Surat Barang Rusak) dan Ms_barang. Dibuat oleh Bagian Gudang Laporan Penerimaan Barang Tujuan mengetahui barang yang diterima. Laporan ini diambil dari Tr. SPB (Surat Permintaan Barang) dan Ms_barang. Di buat oleh Bagian Gudang Laporan Stok Barang Tujuan mengetahui stok barang yang terdapat di gudang. Laporan ini diambil dari Ms_barang. Di buat oleh Bagian Gudang.

24 Laporan Pemesanan Barang terlaris Tujuan mengetahui barang favorit yang di pesan. Laporan ini diambil dari Tr. Surat Permintaan Pesanan Barang (SPPB). Di buat oleh Bagian Gudang Laporan Pengiriman Barang per Wilayah. Tujuan Mengetahui letak daerah pengiriman barang. Laporan ini di ambil dari Tr. Surat Jalan (SJ). Di buat oleh Bagian Gudang Laporan Barang per tipe Tujuan mengetahui jumlah dan tipe-tipe barang. Laporan ini di ambil dari Ms. Barang. Dibuat oleh Bagian Gudang Laporan Jurnal Umum persediaan Tujuan mengetahui berapa hutang dagang. persediaan yang dimiliki, dan hpp. Laporan ini diambil dari Tr. SPB, Tr. SJ dan Ms.barang. Dibuat oleh bagian akuntansi.