BAB IV ANALISA HASIL DAN PEMBAHASAN. A. Siklus Pendapatan Pada PT.Generasi Dua Selular. Bagi perusahaan yang bergerak di bidang perdagangan, sumber

Transkripsi

1 BAB IV ANALISA HASIL DAN PEMBAHASAN A. Siklus Pendapatan Pada PT.Generasi Dua Selular Bagi perusahaan yang bergerak di bidang perdagangan, sumber pendapatan adalah berasal dari kegiatan penjualan yang dilakukan, demikian halnya yang dilakukan oleh PT.Generasi Dua Selular yaitu memasarkan produk Telkomsel. Kelangsungan hidup perusahaan ini sangat ditentukan oleh berhasil atau tidaknya perusahaan dalam memenuhi kriteria yang ditentukan oleh telkomsel dalam menjadi mitra distributor resmi dan pendapatan dari kegiatan penjualan.. Pada siklus ini penulis akan membahas tentang standar operasional prosedur penjualan yang diterapkan oleh PT.Generasi Dua Selular. Penjualan dilakukan secara tunai. Berikut ini akan dibahas prosedur penjualan secara Tunai. 1. Prosedur Penjualan Tunai Pada PT.Generasi Dua Selular a. Penjualan Secara umum fungsi seorang penjual (sales) melakukan penjualan produk yang akan dijual, dengan cara bertemu, mengunjungi, menawarkan dan melayani calon pelanggan dengan sebaik-baiknya, dari produk yang ditawarkan tersebut kepada calon konsumen baik konsumen akhir atau pedagang kecil (reseller). Adapun untuk mendapatkan calon konsumen dapat dilakukan dengan datang langsung 28

2 ke lapangan atau menunggu calon konsumen yang datang ke toko. Dalam melayani calon konsumen, seorang penjual akan meminta calon konsumen untuk mengisi lembar pendaftaran pelanggan ( Form Register Customer) adapun isian dalam formulir pendaftaran pelanggan tersebut antara lain Nama, No KTP, Alamat Sesuai KTP, Alamat Tinggal, Nama Outlet, Alamat Outlet, No Telp, No HP, Status Kepemilikan Outlet, Produk yang dijual dan melampirkan kartu identitas yang masih berlaku. Maksud dan tujuan dalam pendataan tersebut untuk menjadi data daftar konsumen yang antara lain akan digunakan dalam pemasaran, menilai kinerja,pengiriman barang dan lain-lain. Informasi tersebut akan mempermudah bagian administrasi penjualan dan bagian yang lain. Misalnya dalam membuat surat pesanan penjualan barang SO (sales order) berdasarkan informasi pesanan dari pelanggan, faktur atau transaksi lain yang memuat data-data lengkap mengenai pelanggan. Formulir pesanan barang terdiri rangkap 2 lembar, dari atas kebawah adalah lembar putih dan lembar merah. Dimana hal tersebut memiliki fungsi dalam pendistribusian copy dari form pesanan tersebut. Dimana form pesanan tersebut di isi oleh staf penjual, mengetahui pembeli dan divalidasi oleh staf administrasi penjualan dan disetujui oleh seorang sales manager, adapun pendistribusian form pesanan penjualan sebagai berikut : 1) Lembar Putih untuk bagian penjualan 2) Lembar Merah untuk bagian gudang 29

3 Disamping menyiapkan PO/SO dari pelanggan, bagian penjualan juga melakukan cetak faktur penjualan tunai (sales invoice) untuk diotorisasi dari bagian accounting/finance apakah sejumlah pembayaran tersebut sudah diterima baik melalui cek rekening melalui internet banking mau menerima pembayaran langsung/tunai melalui staf kasir, FPT dicetak sebanyak 4 rangkap yang didistribusikan sebagai berikut : 3) Lembar 1 untuk bagian pelanggan 4) Lembar 2 untuk bagian gudang 5) Lembar 3 untuk bagian accounting 6) Lembar 4 untuk bagian penjualan b. Gudang dan Pengiriman Berdasarkan sales order yang telah dibuat oleh bagian penjualan, makan admin gudang akan melakukan cek data stock dan mengurangi sesuai dengan jumlah yang di order, staf gudang juga melakukan penyiapan dan bertanggung jawab pada jenis dan jumlah barang yang dipesan, setelah selesai disiapkan maka akan dilakukan pengepakan barang tersebut. Menyiapkan barang berdasarkan PO (purchase order) dari pelanggan atau SO (sales order) yang dibuat oleh staf penjualan berdasarkan telepon, sms atau dari pelanggan, sebelum mempersiapkan barang pesanan bagian gudang terlebih dahulu meminta otorisasi pengambilan barang kepada kepala gudang, setelah 30

4 mendapatkan otorisasi dari kepala gudang maka barang pesanan dipersiapkan untuk dilakukan pengiriman ke pelanggan. Bagian gudang / pengiriman harus bertanggung jawab atas jumlah dan jenis barang yang dipesan oleh pelanggan. Setelah semua siap maka barang pesanan tersebut akan dikirim atau diserahkan ke pelanggan dengan dilengkapi invoice yang telah diotorisasi bagian accounting/finance dan surat jalan yang dicetak dalam rangkap 3 dan surat jalan tersebut di distribusikan sebagai berikut. 1) Lembar 1 utk bagian accounting 2) Lembar 2 untuk bagian gudang/pengiriman (arsip) 3) Lembar 3 untuk bagian pelanggan. Setelah surat jalan sudah siap, maka barang pesanan akan langsung dikirim atau diserahkan ke pelanggan. c. Accounting Berdasarkan faktur penjualan tunai (sales invoice) yang telah dibuat pada bagian penjualan, maka bagian accounting/finance akan melakukan pengecekan dana atau menerima pembayaran dari pembeli, emudian membuat faktur pajak sebanyak 3 rangkap dan didistribusikan sebagai berikut : 1) Lembar 1 dan 3 untuk pelanggan 2) Lembar 2 untuk bagian accounting/finance Surat FPT (sales invoice) dan faktur pajak yang sudah dibuat diajukan ke accounting/ finance dan direktur untuk proses tanda tangan. 31

5 Setelah mendapatakan persetujuan maka sales invoicedan faktur tersebut langsung dikirimkan atau diserahkan ke pelanggan beserta bukti pengiriman barang yaitu surat jalan. Faktur penjualan (Sales Invoice) yang bernomor urut cetak, nomor otomatis tercetak pada faktur penjualan dan yang membuat ini adalah bagian accounting.finance berdasarkan sistem komputerisasi berurutan selama masa atau periode akuntansi maka nmor urut tersebut akan tercetak. Hal ini dilakukan untuk mencegah penyelewengan pemakaian formulir guna maksud-maksud pribadi. Maka diharuskan semua berkas yang digunakan merupakan tercetak dari sistem komputerisasi, tidak menggunakan form manual saja. Pada saat invoice dikirim maka langsung diakui sebagai penjualan dan bagian accounting mencatat transaksi tersebut: Kas xxxx Penjualan Tunai xxxx Bukti memorial dicatat oleh bagian jurnal kedalam jurnal umum dengan jurnal sebagai berikut : Harga Pokok Penjualan xxxx Persediaan Barang Dagangan xxxx 32

6 2. Prosedur Penerimaan Kas Pada PT.Generasi Dua Selular. Prosedur penerimaan kas yang baik didukung dengan bukti-bukti yang lengkap, benar, akurat dan tepat agar dapat mempermudah seorang pemimpin melakukan pengawasan terhadap penerimaan kas yang masuk untuk itu PT. Generasi Dua Selular menetapkan prosedur dalam penerimaan kas guna menghidari terjadinya hal-hal yang dapat merugikan perusahaan. Penerimaan kas pada PT.Generasi Dua Selular diawali dengan menyerahkan 1 (satu) faktur penjualan kepada pelanggan yang diserahkan oleh bagian penjualan pada saat sebelum melakukan pengiriman atau penyerahan barang pesanan ke pelanggan, setelah 1 (satu) faktur penjualan (sales invoice) tersebut diterima oleh pelanggan maka pelanggan akan melakukan pembayaran sesuai dengan kesepakatan oleh perusahaan pembayaran akan dilakukan melalui tunai (cash), transfer ataupun berupa cek. Untuk pelanggan yang membayar dengan menggunakan cek pribadi atau bilyet giro itu kebagian accounting/finance untuk kemudian bagian accounting/finance akan menyetorkannya ke bank perusahaan di hari yang sama ataupun dihari berikutnya, berdasarkan bukti setoran bank yang dilampirkan dengan faktur penjualan maka bagian jurnal akan mencatat penerimaan kas dari pelanggan di dalam jurnal penerimaan kas dengan jurnal : Bank/Cash xxxxx Penjualan Tunai xxxxx 33

7 B. Evaluasi Sistem Informasi Akuntansi atas Siklus Pendapatan 1. Penjualan Apabila konsumen berminat dengan produk yang ditawarkan maka bagian marketing berkewajiban memcatat data-data yang diperlukan seperti Nama, No KTP, Alamat Sesuai KTP, Alamat Tinggal, Nama Outlet, Alamat Outlet, No Telp, No HP, Status Kepemilikan Outlet, Produk yang dijual dan melampirkan kartu identitas yang masih berlaku. Adapun maksud dan tujuan pencatatan data-data tersebut adalah untuk mempermudah bagian administrasi penjualan dalam pembuatan surat pesanan barang (purchase order) dalam hal ini ditetapkan oleh perusahaan diganti dengan form pesanan penjualan (sales order) maupun pembuatan faktur atau transaksi lain yang membuat data-data lengkap mengenai pelanggan. Sistem informasi ini menurut penulis sudah baik karena selain informasi tersebut digunakan untuk bagian penjualan atau marketing, data tersebut juga berguna bagi bagian bagian lain. Setelah menerima konfirmasi pesanan dari pelanggan, bagian marketing akan meneliti lebih lanjut mengenai ketersediaan dari produk yang akan dipesan agar bagian gudang dapat memperoleh informasi lebih jelas mengenai barang yang akan dikirim. 34

8 Menurut penulis informasi melalui telepon masih lemah, karena masih ada fungsi kemungkinan niat yang kurang baik dari pelanggan harusnya terima PO atau alat bukti elektronik lain yang terdokumentasi dari pelanggan terlebih dahulu seperti sms atau . Setelah menerima pesanan dari pelanggan maka bagian marketing akan membuat SO (sales order) tersebut menjadi 2 rangkap yang akan di distribusikan sebagai berikut : a. Lembar 1 untuk bagian gudang b. Lembar 2 untuk bagian marketing (arsip) Menurut penulis sistem informasi diatas dapat diperbanyak dengan juga mendistribusikan sales order ke bagian accounting/finance sehingga memperkuat atau sebagai lampiran sales invoice,sehingga distribusi surat pesanan barang tersebut dapat diterima oleh semua bagian yang berkepentingan. Dalam hal ini informasi diatas juga berguna untuk menghindari terjadinya kesalahan yang akan merugikan bagian-bagian yang terlibat dalam proses penjualan. Pada bagian penjualan juga melakukan pencetakan faktur penjualan (sales invoice), dimana seharusnya hal tersebut dilakukan pada bagian accounting/finance hal menyebabkan adanya intensitas pekerjaan yang tinggi, dimana seorang penjual tidak hanya fokus untuk melakukan penjualan tapi juga melakukan kegiatan yang bersifat administratif. 35

9 2. Gudang dan Pengiriman Menyiapkan barang berdasarkan PO/SO dari pelanggan atau bagian penjualan, bagian gudang akan mempersiapkan barang pesanan terlebih dahulu meminta otorisasi pengambilan barang kepada kepala gudang, setelah mendapatkan otorisasi dari kepala gudang maka barang pesanan dipersiapkan untuk dilakukan pengiriman atau diserahkan ke pelanggan. Sebelum melakukan pengiriman harus terlebih dahulu untuk memperhatikan PO/SO dari pelanggan dan memperhatikan kesesuaian antara item pada SO, Invoice dan fisik barang tersebut.. Selain itu bagian gudang/pengiriman juga harus bertanggung jawab atas jumlah dan tipe barang yang dipesan oleh pelanggan. Setelah semua siap maka barang pesanan tersebut akan dikirim atau diserahkan ke pelanggan dengan dilengkapi surat jalan yang dicetak dalam rangkap 3 dan surat jalan tersebut akan didistribusikan sebagai berikut : a. Lembar 1 untuk bagian accounting/finance b. Lembar 2 untuk bagian gudang (arsip) c. Lembar 3 dan 4 untuk bagian pelanggan Setelah surat jalan dan faktur penjualan tunai (sales invoice) sudah siap, maka barang pesanan akan langsung dikirim atau diserahkan ke pelanggan. 36

10 Menurut penulis sistem dibagian gudang/pengiriman sudah menjalankan fungsinya sebagaimana mestinya yaitu mengeluarkan barang dari gudang seteleh ada otorisasi dari yang berwenang dan mencatat pengeluaran barang ke kartu stock gudang. Namun bagian di bagian ini terjadi penggabungan fungsi yang sebaiknya tidak dilakukan yaitu bagian gudang juga berfungsi melakukan pengiriman barang seharusnya seperti halnya yang telah dijelaskan di teori bahwa bagian gudang yang harusnya berfungsi hanya untuk mempersiapkan barang dari gudang namun harus juga berfungsi sebagai pengiriman barang ke pelanggan. Maka dari itu untuk meningkatkan kualitas kerja dan pengendalian, penulis mempertimbangkan adanya pemisahan fungsi gudang dan pengiriman barang. 3. Accounting Berdasarkan faktur penjualan (sales invoice) dari bagian penjualan maka accounting/finance akan melakukan pengecekan dana atau menerima pembayaran dari pembeli, dan setelah itu akan melakukan otorisasi bahwa pembayaran sudah dilakukan atau diterima, sehingga faktur penjualan (sales invoice) akan diproses ke gudang untuk dilanjutkan mengirim atau menyerahkan barang kepada pembeli beserta surat jalan yang sudah diotorisasi dari bagian gudang/pengiriman. Kemudian membuat faktur pajak sebanyak 3 rangkap dan didistribusikan sebagai berikut : 37

11 1) Lembar ke 1 dan 3 untuk pelanggan 2) Lembar ke 2 untuk bagian accounting Faktur penjualan dan faktur pajak yang sudah dibuat diajukan ke accounting/finance dan direktur untuk proses tanda tangan. Setelah mendapat persetujuan maka invoice dan faktur tersebut langsung dikirimkan kepada pelanggan untuk me Menurut teori yang sudah dijelaskan sebelumnya, bahwa bagian yang membuat invoice sebaiknya bagian penagihan, bukan bagian penjualan.. C. Evaluasi Pengendalian Internal atas Siklus Pendapatan Menurut penulis perusahaan telah melakukanpengendalian atas penjualan dan penerimaan kas, dengan cara menerima pembayaran dan besarnya uang yang harus dipenuhi terlebih dahulu dari pelanggan. Adapun sistem pengendalian internal pada PT.Generasi Dua Selular : 1. Otorisasi Tujuan diotorisasi yang memadai transaksi dan aktifitas adalah untuk menjamin bahwa setiap transaksi hanya terjadi atas dasar otorisasi oleh pegawai yang berwenang berdasarkan tanggung jawab dan fungsinya. Dengan otorisasi yang tepat maka setiap kegiatan atau aktivitas akan memiliki pertanggung jawaban yang jelas, serta pelaksanaannya akan lebih terencana dan terarah. 38

12 a. Otorisasi pada PO (purchase order ) atau SO (sales order) Sebelum SO diproses lebih lanjut, maka seorang manager penjualan akan melakukan otorisasi pada lembar SO tersebut, hal ini untuk menghindari adanya kesalahan item atau juga penentuan harga. b. Otorisasi Tagihan atau Faktur Penjualan (sales invoice). Tagihan atau faktur penjualan (sales invoice) harus diotorisasi oleh pihak accounting atau kasir, semua barang yang akan dikirim atau diserahkan kepada pembeli harus sudah dilakukan pembayaran oleh pembeli atau dana sudah diterima perusahaan, dalam hal ini accounting/finance akan melakukan pengecekan rekening perusahaan atau menerima pembayaran langsung dari pembeli. Menurut Penulis otorisasi tersebut belum memadai karena otorisasi faktur penjualan (sales invoice) masih dilakukan bagian accounting, seharusnya bagian finance tersendiri dalam hal ini kasir. c. Otorisasi pengiriman barang Berdasarkan SO dan Faktur penjualan (sales invoice) yang telah diotorisasi bagian accounting/finance, maka semua barang yang dikirim atau diserahkan ke palanggan diotorisasi oleh bagian pengiriman. Otorisasi tersebut dapat berupa tanda tangan bagian pengiriman pada surat jalan barang. Menurut penulis otorisasi tersebut sudah baik karena tidak semua barang bisa keluar tanpa adanya persetujuan dari kepala gudang sebagai penanggung jawab tertinggi pada bagian gudang/pengiriman, 39

13 otorisasi ini dilakukan untuk menghindari kesalahan pada pengiriman.baik dalam kuantitas dan tipe barang. 2. Pemisahan Fungsi Pemisahan fungsi yang dilakukan perusahaan adalah untuk mendeteksi dan mencegah segala kemungkinan timbulnya kesalahan, penyalahgunaan dan penyelewengan dalam pelaksanaan tugas sebagai pegawai. Pemisahan tugas juga dimaksudkan agar pelaksanaan suatu transaksi akan mencerminkan adanya pengecekan yang independen diantara fungsi-fungsi yang ada dalam perusahaan karena hasil kerja pekerjaan suatu bagian dapat di cek oleh bagian yang lain yang memiliki fungsi terkait dan juga fokus terhadap fungsi pada masing-masing bagian. Dengan demikian penanganan suatu transaksi dari awal sampai dengan akhir tidak hanya dilakukan oleh satu bagian atau fungsi yang ada diperusahaan, supaya masing-masing transaksi dapat dilakukan dengan baik dan benar. Dalam hubungannnya dengan aktivitas dan penerimaan kas, perusahaan telah melakukan pemisahan tugas berdasarkan fungsi-fungsi yang ada di perusahaan a. Pemisahan antara fungsi penjualan dengan fungsi akuntansi. Pemisahan fungsi ini terlihat adanya bagian penjualan yang melakukan fungsi penjualan dan bagian akuntansi melakukan pencatatan atas transaksi penjualan dan penerimaan kas ke dalam jurnal. Menurut 40

14 pendapat penulis pemisahan tugas ini akan memberikan keyakinan yang memadai bahwa: 1) Bagian penjualan kemungkinan kecil menyalahgunakan atau memperbaiki catatan hasil operasi penjualan. 2) Semua transaksi penjualan telah tercatat dan memang benar-banar terjadi atau tidak fiktif. 3) Masing-masing bagian akan lebih fokus pada fungsinya, seperti hal nya bagian penjualan tidak perlu melakukan pencetakan invoice, bagian penjualan selayaknya fokus pada fungsi melakukan aktivitas penjualan secara maksimal untuk mencapai target yang ditentukan oleh perusahaan. b. Pemisahan antara bagian accounting dengan bagian kasir Pemisahan fungsi ini terlihat adanya transaksi yang dicatat oleh bagian accounting dan penyimpanan uang yang dilakukan oleh bagian kasir. Dengan pemisahannya antara bagian accounting dengan bagian kasir maka resiko terjadi kecurangan akan semakin kecil. Namun masih kurang maksimal karena Bagian Accounting dan Finance masih dalam 1 unit bagian di perusahaan, alangkah lebih baik dipisahkan menjadi 2 unit yang berbeda. c. Pemisahan antara Bagian Gudang dengan pengiriman. Fungsi gudang seharusnya dipisahkan dari fungsi pengiriman. Pemisahan ini terlihat dengan adanya otorisasi dari pengeluaran barang dari gudang yang dilakukan oleh fungsi gudang dan tanda tangan. 41

15 Sedangkan fungsi dari pengiriman barang adalah adanya stempel dan tanda tangan dari pelanggan sehingga akan mengurangi resiko terjadinya kehilangan barang dari gudang atau kecurangan akan semakin kecil dan pengecekan yang berlapis 3. Sistem Komputer Pada PT.Generasi Dua Selular faktur penjualan (sales invoice) menggunakan nomor urut tercetak. Nomor urut tersebut tercetak berdasarkan sistem komputerisasi sehinga nomor tersebut terdaftar pada sistem. Dan tidak dibenarkan menggunakan form manual hal ini berguna untuk menghindari adanya kecurangan yang dilakukan oleh oknum pegawai. 4. Kontrol Akses Pengendalian akses mencegah dan mendeteksi yang tidak disetujui dan terlarang ke aktiva perusahaan. Aktiva pada siklus pendapatan adalah persediaan dan kas. Pembatasan akses ke ativa yang sudah dilaksanakan oleh perusahaan meliputi : a. Menggunakan kartu stock persediaan barang dagang oleh petugas gudang. b. Mengunci kas dan diamankan oleh kasir. c. Menyimpan dokumen-dokumen pada tempat yang aman dan tidak semua karyawan mempunyai otorisasi terhadap dokumen tersebut. 42