BAB III OBYEK PENELITIAN

Transkripsi

1 BAB III OBYEK PENELITIAN III.1 Sejarah Singkat Perusahaan PT ITPro Citra Indonesia berdiri pada tanggal 10 Maret 2000 dengan akte notaries H.M. Afdal Gazali, SH nomor 70 di Jakarta dengan nomor NPWP dan memiliki Surat Ijin Usaha Perdagangan dengan nomor 0141/09-03/SIUP/PM/V/2000. Perusahaan ini berlokasi di kompleks perkantoran Gedung Graha Kencana Blok AL, Jalan Raya Perjuangan No. 88 Kebon Jeruk, Jakarta Barat. PT ITPro Citra Indonesia merupakan sebuah perusahaan yang bergerak dalam bidang penjualan software dan hardware security. Namun seiring dengan perkembangan jaman dan permintaan pelanggan, PT ITPro juga menyediakan jasa instalasi produk, training, dan maintenance system keamanan bagi para pelanggannya. Produk yang dijual di perusahaan ini misalnya: TrendMicro AntiVirus (software) WebSense Blocker, SpamBlocker (software) WatchGuard AntiVirus (software) Firewall (software and hardware) Checkpoint (hardware) Cisco dan Catalyst PIX (hardware) Server DELL (hardware) 35

2 PT ITPro Citra Indonesia juga menjalin hubungan bisnis dengan suppliersupplier khusus yang merupakan perwakilan-perwakilan perusahaan distributor antivirus di Indonesia. III.2 Visi dan Misi Perusahaan III.2.1 Visi Perusahaan Visi dari PT ITPro adalah menjadi dan dikenal sebagai penyedia layanan teknologi informasi yang terdepan dan teraman dalam pengamanan intranet dan ekstranet untuk e-business. III.2.2 Misi Perusahaan Misi dari PT ITPro adalah sebagai perusahaan pengamanan teknologi informasi yang sedang bertumbuh, PT ITPro percaya bahwa integrasi, kepercayaan, dan kompetensi merupakan aset dalam menyediakan layanan kepada konsumen. PT ITPro berkomitmen untuk melayani dunia teknologi informasi dengan sikap yang profesional dan penyediaan layanan jasa serta mendedikasikan diri kepada dunia teknologi informasi. 36

3 III.3 Struktur Organisasi Perusahaan Direktur Utama Bagian Penjualan Bagian Gudang General Affair Bagian Technical Bagian Pembelian Bagian Keuangan Bagian Akuntansi Bagian Pengiriman Operator Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT ITPro Citra Indonesia Sumber : Hasil wawancara dengan pihak perusahaan III.4 Uraian Tugas Adapun tugas dan wewenang dari masing-masing bagian yaitu : 1. Direktur a. Memimpin perusahaan, melakukan analisa dan evaluasi secara periodik. b. Mengambil keputusan untuk setiap permasalahan yang timbul. c. Memeriksa data laporan dari setiap departemen. d. Mengontrol pelaksanaan kerja seluruh departemen. e. Menandatangani atau mengotorisasi pengeluaran cek / giro yang diajukan serta invoice yang akan dikirimkan ke pelanggan. 37

4 2. Bagian Penjualan a. Memasarkan atau mensosialisasikan produk. b. Mencari calon pelanggan yang potensial. c. Membuat surat penawaran harga untuk pelanggan. d. Negosiasi harga dengan pelanggan. e. Menerima Purchase Order dari pelanggan dan memprosesnya. f. Memantau proses pengerjaan dan pengiriman barang sampai ke tangan pelanggan. 3. Bagian Gudang a. Memproses permintaan barang dari bagian Penjualan. b. Menyiapkan barang untuk dikirim. c. Membuat Surat Jalan setiap hendak mengirim barang ke pelanggan. d. Memantau dan bertanggung jawab terhadap jumlah persediaan barang di gudang. e. Memantau arus keluar masuk barang. f. Mengajukan permintaan pembelian barang apabila barang yang di gudang sudah mencapai titik reorder point. 4. General Affair a. Bagian Pengiriman: 1. Mengantar Invoice ke pelanggan. 2. Mengantar surat atau dokumen yang berhubungan dengan proses bisnis. 3. Mengantar barang ke pelanggan. 38

5 b. Operator: 1. Menerima telepon masuk. 2. Melayani penyambungan telepon keluar dari karyawan. 3. Menyampaikan pesan penelepon kepada karyawan yang bersangkutan. 5. Bagian Technical a. Menjelaskan pemakaian dan kegunaan produk yang dijual ke pelanggan. b. Bersama dengan bagian Penjualan mempresentasikan produk ke pelanggan. c. Melakukan tindakan after selling service, seperti maintenance, install program, training. d. Menanggapi komplain pelanggan atas pengerjaan proyek. e. Membuat Berita Acara Serah Terima setelah melakukan pengerjaan. 6. Bagian Pembelian a. Mencari informasi mengenai harga barang. b. Mencari supplier yang kompeten. c. Menentukan supplier untuk pengadaan barang. d. Mengeluarkan order pembelian ke supplier yang dipilih. e. Memberikan konfirmasi kepada bagian Gudang apabila barang sudah tersedia. 7. Bagian Keuangan a. Membuat Invoice ke pelanggan. b. Membuat Faktur Pajak ke pelanggan. c. Mengontrol pengeluaran dan pemasukan dana perusahaan. 39

6 d. Menagih pelanggan apabila Invoice sudah mendekati waktu jatuh tempo. e. Menerima pembayaran dari pelanggan dan memprosesnya (menyetor ke Bank). f. Membuat Bukti Kas Masuk atas pembayaran dari pelanggan. g. Memproses tagihan dari vendor dan mengatur pembayarannya. h. Membuat Bukti Pengeluaran Kas setiap ada pengeluaran uang dari rekening perusahaan. 8. Bagian Akuntansi a. Menerima pembayaran pelanggan dari Bagian Keuangan. b. Mencocokkan atau memvalidasi pemasukan dan pengeluaran uang dengan rekening koran. c. Melakukan validasi dan pencatatan untuk setiap transaksi. d. Membuat jurnal untuk setiap transaksi. e. Melaporkan pajak setiap bulan. f. Membuat Laporan Keuangan atas laba rugi dan neraca. g. Membuat Laporan Penjualan dan Laporan Penerimaan Kas setiap bulan. III.5 Sistem Pengendalian Internal pada PT ITPro Dari penelitian yang penulis lakukan pada PT ITPro, maka penulis dapat mengklasifikasikan setiap kejadian ke dalam komponen pengendalian internal, antara lain sebagai berikut: 40

7 III.5.1 Lingkungan Pengendalian (Control Environment) 1. Integritas dan Nilai Etika Direktur utama perusahaan sangat menekankan prinsip integritas, etika, dan juga kejujuran. Ia mengajarkan kepada semua karyawannya untuk berani mengungkapkan apapun yang mereka ketahui, dan mengkomunikasikannya dengan baik. Selain itu, direktur juga tidak memberikan penekanan yang berlebih kepada karyawannya untuk hasil jangka pendek atau untuk berusaha memenuhi target kinerja yang tidak realistis. 2. Komitmen terhadap Kompetensi Direktur memberikan tanggung jawab kepada setiap bagian untuk melakukan interview kepada calon karyawan baru. Hal ini dimaksudkan untuk mendapatkan karyawan yang kompeten dalam bidangnya. Sebagai contoh, perekrutan karyawan untuk bagian Keuangan akan dilimpahkan kepada senior bagian Keuangan untuk melakukan interview pada karyawan tersebut. Selain itu, setiap ada produk baru pasti perusahaan akan mengirimkan beberapa personel dari bagian penjualan dan technical untuk dilakukan training. Kegiatan ini bertujuan untuk meningkatkan pengetahuan dan kemampuan mereka, sehingga mereka lebih kompeten dalam menjalankan bidangnya. 3. Struktur Organisasi dan Penetapan Wewenang dan Tanggung Jawab Dalam perusahaan ini tidak ada struktur organisasi yang tertulis dengan jelas. Begitu juga untuk penetapan wewenang dan tanggung jawab juga tidak tertulis dengan formal. Selain itu, masih ada perangkapan tugas oleh satu bagian. 41

8 4. Kebijakan dan Praktik Sumber Daya Manusia Proses rekrutmen karyawan baru dilakukan dengan cara memasang iklan di JobsDB.com. Masyarakat yang tertarik dapat mengirimkan , dan semua yang masuk tersebut akan disortir oleh Direktur sendiri, karena tidak ada bagian HRD pada perusahaan ini. Setelah dilakukan penyortiran, - pelamar tersebut akan dikirimkan ke masing-masing bagian yang bersangkutan. Dan setiap bagian tersebut akan memanggil calon karyawan tersebut dan melakukan interview. III.5.2 Penilaian Resiko (Risk Assessment) Risiko-risiko yang telah diidentifikasi oleh perusahaan adalah sebagai berikut: 1. Risiko terhadap perkembangan teknologi informasi Seiring dengan berkembangnya teknologi informasi, maka semakin banyak pula produk-produk IT baru yang terus bermunculan. Hal ini diakui perusahaan dan untuk menjaga kontinuitas perusahaan, maka perusahaan selalu update dan mempromosikan setiap produk baru ke customer. direktur selalu memberikan ijin untuk melakukan pembelian jika produk baru tersebut memungkinkan untuk masuk ke pasaran. Dalam hal ini, direktur termasuk orang yang risk-taker karena ia berani menyetok barang yang ia sendiri belum tahu pangsa pasarnya. Direktur optimis dengan kemampuan perusahaan dalam memasarkan dan menjual barang. 2. Risiko terhadap perkembangan kompetitor Klien dari perusahaan ini beragam, ada yang perusahaan besar, perusahaan menengah, dan ada pula yang perusahaan kecil. Jika PT ini sedang menangani perusahaan besar, maka senior bagian technical yang akan dikirimkan untuk proses instalasi dan maintenancenya. Sedangkan, jika PT ini menangani perusahaan 42

9 menengah ataupun kecil, maka junior bagian technical (karyawan baru) akan ikut dalam proses instalasi dan maintenancenya, dengan ditemani oleh karyawan senior dan sesuai dengan kebijakan atasan. Dalam hal ini, direktur termasuk orang yang berhati-hati dalam menjaga kualitas perusahaan, dengan mengirimkan orang yang memang berkompeten dan berpengalaman untuk menangani klien perusahaan besar. Kebijakan ini akan meningkatkan kualitas perusahaan dan merupakan salah satu kekuatan perusahaan di tengah kompetitor yang semakin berkembang. 3. Risiko terhadap penurunan permintaan Perusahaan sudah mengidentifikasi beberapa risiko yang berkaitan dengan penurunan permintaan. Oleh karena itu, perusahaan memaksimalkan penjualan dengan mencari pelanggan sebanyak-banyaknya terutama diprioritaskan pada perusahaan yang memiliki prestige yang tinggi, misalnya Telkomsel dan Bank Arta Graha. 4. Risiko terhadap kecurangan yang dilakukan oleh karyawan Perusahaan tidak mengidentifikasi lebih jauh tentang risiko yang mungkin terjadi jika ada kecurangan yang dilakukan oleh bawahannya. Sejauh ini direktur memberikan kepercayaan kepada semua personel. 5. Risiko terhadap kehandalan laporan keuangan Perusahaan atau manajemen tidak mengetahui pentingnya penggunaan laporan keuangan untuk mendukung pengambilan keputusan. Laporan keuangan hanya digunakan untuk pelaporan pajak saja, sehingga laporan keuangan menjadi kurang efektif. 43

10 III.5.3 Informasi dan Komunikasi (Information and Communication) 1. Informasi dan dokumen terkait Perusahaan telah mempunyai dokumen yang terkait pada setiap transaksi untuk mencegah adanya misinformation antar bagian. Misalnya untuk menawarkan harga akan digunakan dokumen Surat Penawaran Harga, bukti pemesanan dari pelanggan menggunakan dokumen Purchase Order, pengiriman barang menggunakan dokumen Surat Jalan, bukti penyelesaian pekerjaan pemasangan instalasi akan dibuat dokumen Berita Acara Serah Terima, bukti penagihan kepada pelanggan maka dibuat dokumen Invoice, dan bukti pembayaran sudah dilakukan maka akan dibuat dokumen Bukti Kas Masuk. Semua dokumen akan diarsip menurut tanggal, bulan, dan tahun keterjadiannya. Manajemen belum menyadari dan menggunakan laporan keuangan dalam proses pengambilan keputusan yang bijak. Pengambilan keputusan biasanya berdasarkan laporan tiap bulan, misal laporan penjualan, laporan piutang, dan laporan penerimaan kas. Laporan keuangan dibuat untuk keperluan pelaporan pajak saja. 2. Komunikasi antar bagian Komunikasi antar bagian pun juga terjalin dengan baik. Sebagai contoh, jika ada keterangan tambahan pada Berita Acara Serah Terima (BAST) yang dibuat oleh personel technical, dan bagian akuntansi sebagai pencatat kejadian tidak mengerti, maka mereka akan mengkomunikasikannya sampai jelas. Begitu juga, komunikasi antara atasan dan bawahan tetap terjaga karena setiap hari atasan akan berinteraksi langsung dengan para karyawannya. 44

11 III.5.4 Aktivitas Pengendalian (Control Activities) 1. Otorisasi yang jelas Perusahaan memiliki jenjang otorisasi yang cukup jelas meskipun tidak ada dokumen tertulis tentang hal tersebut. Pengotorisasian telah dilakukan oleh orang yang tepat dan berwenang terhadap fungsinya sebagai persetujuan dan pemberitahuan mengenai kegiatan operasional yang terjadi di perusahaan. 2. Pemisahan fungsi dan tanggung jawab Dalam perusahaan ini, masih ada bagian yang dirangkap oleh bagian lain. Sebagai contoh, bagian Akuntansi yang juga merangkap sebagai auditor internal. Selain itu, perusahaan juga tidak mempunyai fungsi atau bagian kredit, yang bertanggungjawab untuk meneliti status kredit pelanggan dan memberikan otorisasi penjualan kredit kepada pelanggan. 3. Penggunaan dokumen yang cukup Perusahaan ini menghasilkan dokumen yang cukup menunjang sebagai bukti kelancaran transaksi penjualan kredit. Namun dokumen ini juga sering tidak ditandatangani oleh bagian yang bersangkutan seperti bagian Akuntansi, atau bagian Keuangan. Semua dokumen tersebut dibuat secara manual menggunakan Microsoft Excel, tidak menggunakan program apapun. Dan setiap dokumen juga tidak menggunakan penomoran urut yang tercetak. 4. Pengendalian fisik Perusahaan ini telah melakukan beberapa cara perlindungan fisik perusahaan atas: 45

12 - Kas Kas yang diterima biasanya disetorkan langsung ke bank mendekati akhir dari jam kerja bank. Jika pembayaran baru dilakukan melebihi dari jam kerja bank, maka uang tersebut akan diberikan kepada direktur. - Persediaan Setiap barang yang masuk atau keluar dari gudang akan dicatat pada buku persediaan. Pencatatan dilakukan secara sederhana yang dilakukan oleh bagian gudang. Kunci ruangan hanya dipegang oleh senior bagian gudang dan direktur. - Dokumen Semua dokumen yang mendukung aktivitas perusahaan, seperti penjualan kredit misalnya, akan selalu disimpan dengan baik dan tersusun rapi berdasarkan tanggal, bulan, dan tahun keterjadiannya. Namun perusahaan ini belum melakukan pengendalian fisik yang memadai atas asset tetap berupa gedung beserta isinya. Aset gedung perusahaan ini tidak diasuransikan. 5. Tidak adanya kebijakan piutang dan akun penyisihan piutang tak tertagih Aktivitas utama perusahaan ini adalah penjualan kredit. Perusahaan hanya menetapkan pembayaran harus dilakukan dua minggu setelah Invoice diterima, dan tidak membuat kebijakan piutang lebih detail. Dan yang terjadi selama ini, klien banyak yang mundur atau telat dalam melakukan pembayaran. Selain itu, perusahaan juga tidak menganggarkan atau tidak membuat akun penyisihan piutang tak tertagih, karena perusahaan sangat menekankan pada azas kepercayaan dan komunikasi yang baik dengan klien. 46

13 6. Perusahaan tidak memiliki fungsi atau bagian kredit Fungsi kredit adalah fungsi yang bertanggung jawab untuk meneliti status kredit pelanggan dan memberikan otorisasi penjualan kredit kepada pelanggan. Dalam hal ini, perusahaan tidak memiliki fungsi kredit, sehingga setiap penjualan langsung dilayani tanpa ada pengecekan status pelanggan terlebih dahulu. 7. Sistem prosedur yang berjalan Urutan jalur sistem penjualan kredit yang berjalan pada PT ITPro dapat dilihat pada flowchart di halaman lampiran L2.1 L2.3 dan juga terdapat tabel workflow di halaman lampiran L3.1 L3.5. A. Prosedur Penjualan Kredit Proses penjualan dimulai dari penawaran harga oleh bagian Penjualan dengan mengirimkan Surat Penawaran Harga (SPH) kepada perusahaanperusahaan yang berpotensi dan memerlukan sistem keamanan dalam sistem perusahaannya melalui , facsimile, maupun via pos. Jika pelanggan tertarik, pelanggan akan memesan dengan mengirimkan Purchase Order (PO). Bagian Penjualan akan membuat copy PO tersebut sebanyak dua rangkap. Rangkap satu diberikan ke Bagian Keuangan dan rangkap dua diberikan ke Bagian Akuntansi. Kemudian Bagian Gudang akan memeriksa ketersediaan barang yang dipesan sesuai dengan yang diterima dari bagian Penjualan. Setelah barang disiapkan, Bagian Gudang akan membuat Surat Jalan (SJ) tiga rangkap. Rangkap satu dan rangkap dua akan diberikan kepada Bagian Pengiriman beserta barang yang akan dikirim. Rangkap tiga akan diarsip oleh Bagian Gudang. 47

14 Bagian Pengiriman akan mencocokkan barang yang akan dikirim dengan Surat Jalan yang diterimanya, dan setelah cocok Bagian Pengiriman akan mengantar barang tersebut ke pelanggan disertai dengan Surat Jalan (SJ). Setelah pelanggan mencocokkan barang yang diterima dengan Surat Jalan dan memeriksa kondisi barang, pelanggan akan menandatangani Surat Jalan tersebut. Setelah itu, Surat Jalan rangkap satu akan diberikan untuk pelanggan, dan rangkap dua dibawa kembali oleh Bagian Pengiriman untuk diberikan kepada Bagian Keuangan. Setelah barang dikirim, Bagian Keuangan menerima SJ rangkap dua dari Bagian Pengiriman dan copy PO dari Bagian Penjualan, maka Bagian Keuangan akan membuat Invoice (tagihan) sebanyak dua rangkap. Bagian Keuangan juga akan membuat Tanda Terima Invoice (TTI) sebagai tanda bukti pelanggan telah menerima Invoice. Invoice rangkap satu akan diberikan kepada pelanggan beserta copy PO yang diterima dari Bagian Penjualan dan SJ rangkap dua. Pengiriman Invoice disertai dengan Tanda Terima Invoice yang akan ditandatangani oleh pelanggan sebagai tanda bukti Invoice telah diterima. Invoice rangkap dua dan TTI akan diarsip oleh Bagian Keuangan untuk menagih kepada pelanggan. Pelanggan akan memberikan konfirmasi untuk mulai melakukan pekerjaan kepada Bagian Penjualan. Setelah Bagian Technical mendapat konfirmasi untuk memulai pengerjaan, Bagian Technical akan mulai mengerjakan proyek tersebut dengan membawa Job Card sebanyak dua rangkap untuk ditandatangani oleh pelanggan. Job card rangkap satu akan diserahkan kepada pelanggan dan rangkap dua akan disimpan oleh Bagian Technical. 48

15 Setelah proyek selesai, Bagian Technical akan membuat Berita Acara Serah Terima (BAST) yang menandakan bahwa pekerjaan telah selesai. Bagian Technical akan membuat BAST sebanyak tiga rangkap untuk ditandatangani oleh pelanggan. Rangkap satu akan diberikan untuk pelanggan, rangkap dua untuk Bagian Keuangan, dan rangkap tiga akan diarsip oleh Bagian Technical. Setelah Bagian Keuangan menerima BAST rangkap dua dari Bagian Technical dan copy PO dari Bagian Penjualan, maka Bagian Keuangan akan membuat Invoice (tagihan) sebanyak dua rangkap. Invoice rangkap satu akan diberikan kepada pelanggan beserta copy PO yang diterima dari Bagian Penjualan dan BAST rangkap dua. Pengiriman Invoice disertai dengan TTI yang akan ditandatangani oleh pelanggan sebagai tanda bukti Invoice telah diterima. Invoice rangkap dua dan TTI akan diarsip oleh Bagian Keuangan untuk menagih kepada pelanggan. B. Prosedur Pencatatan dan Pelunasan Piutang Ketika Bagian Keuangan membuat Invoice, Bagian Keuangan akan mencatat piutang pelanggan tersebut ke dalam Buku Piutang. Saat jatuh tempo, Bagian Keuangan akan menagih ke pelanggan. Pelanggan dapat membayar secara tunai, cek, maupun transfer ke rekening perusahaan. Setelah mendapat konfirmasi pembayaran dari pelanggan, Bagian Keuangan akan mencocokkan jumlah pembayaran yang diterima dari pelanggan dengan Invoice dan memberi tanda lunas pada Buku Piutang. Kemudian, Bagian Keuangan akan membuat Bukti Kas Masuk (BKM). Setelah itu, BKM beserta bukti pembayaran akan diserahkan ke Bagian Akuntansi. 49

16 Bagian Akuntansi akan menerima copy PO dari Bagian Penjualan dan berdasarkan BKM dan bukti pembayaran yang ada, Bagian Akuntansi akan mencocokkan dengan rekening Koran perusahaan dan mencatat ke dalam jurnal. Setiap bulan, Bagian Akuntansi akan membuat Laporan Penjualan berdasarkan copy PO yang diterima dari Bagian Penjualan dan Laporan Penerimaan Kas berdasarkan BKM untuk diberikan kepada Direktur. C. Formulir dan Laporan pada Sistem yang Berjalan Formulir yang digunakan pada sistem berjalan adalah : 1. Surat Penawaran Harga (SPH) yang dibuat oleh Bagian Penjualan untuk diberikan kepada pelanggan. 2. Purchase Order (PO) dari pelanggan sebagai bukti pemesanan. 3. Surat Jalan (SJ) yang dibuat oleh Bagian Gudang. 4. Job Card sebagai bukti bahwa pemegang Job Card bertanggung jawab atas pekerjaan. 5. Berita Acara Serah Terima (BAST) yang dibuat oleh Bagian Technical sebagai bukti pekerjaan telah selesai dikerjakan. 6. Invoice yang dibuat Bagian Keuangan sebagai bukti penagihan kepada pelanggan. 7. Tanda Terima Invoice yang dibuat oleh Bagian Keuangan sebagai bukti Invoice telah diterima oleh pelanggan. 8. Bukti Kas Masuk (BKM) yang dibuat oleh Bagian Keuangan sebagai bukti penerimaan kas. Laporan yang dihasilkan pada sistem berjalan : 1. Jurnal Penerimaan Kas 50

17 2. Laporan Penjualan 3. Laporan Penerimaan Kas III.5.5 Pemantauan (Monitoring) 1. Pemantauan oleh internal auditor Perusahaan ini tidak mempunyai fungsi internal auditor secara formal, fungsi ini dirangkap oleh seorang karyawan senior dari fungsi akuntansi. Namun, internal auditor yang merangkap bagian akuntansi di perusahaan ini hanya bertugas memeriksa laporan yang terkait dengan keuangan saja (financial audit), tidak melaksanakan fungsi auditor untuk operasi atau aktivitas perusahaan yang lain (operational audit). Seperti misalnya, hanya memeriksa laporan penjualan, laporan penerimaan kas, laporan kas besar, laporan kas kecil, dan laporan persediaan. Internal auditor ini melakukan pemeriksaan sebanyak sekali dalam setahun. 2. Pemantauan oleh atasan Setiap penerimaan penjualan oleh sales akan dipantau dan diotorisasi oleh manajer penjualan beserta direktur. Setiap invoice dan faktur pajak akan diotorisasi langsung oleh direktur. Direktur akan selalu memantau dan melakukan verifikasi atas laporan penjualan yang dibuat oleh bagian akuntansi. 3. Pemantauan terhadap kualitas jasa maintenance yang diberikan Perusahaan ini tidak hanya menjual barang, tetapi juga memberikan jasa pemasangan alat atau instalasi berikut maintenancenya. Pemberian jasa maintenance akan diberikan jika pelanggan telah membeli barang di perusahaan ini. Setiap pembelian barang akan diberikan bonus berupa pemasangan instalasi gratis dan garansi selama dua minggu. Selebihnya akan dikenakan fee melalui suatu perjanjian 51

18 terpisah. Biasanya perjanjian itu berupa tahunan atau bulanan. Tetapi jika tidak mau atas perjanjian yang terlalu lama tersebut, pelanggan juga bisa memanggil Technical jika ada kendala dan harus langsung membayar sesuai dengan tarif per kunjungan. Manajer Technical Support hanya sesekali datang untuk mengecek pekerjaan karyawan. Selama melakukan pekerjaan, bagian Technical akan membuat Job Card yang menandakan bahwa pekerjaan akan dimulai dan jika sudah selesai akan ditandatangani oleh pelanggan. Job Card ini pun terkadang tidak diverifikasi, dan tidak ditandatangani oleh yang bersangkutan, seperti manajer Technical Support. 4. Mekanisme rekonsiliasi dan surprised audit Bagian gudang PT ITPro menyelenggarakan pencatatan keluar masuknya barang secara sederhana. Sedangkan bagian penjualan, melakukan pencatatan atas barang yang terjual. Mekanisme rekonsiliasi dilakukan dengan mencocokan catatan di buku persediaan dan di laporan penjualan. Jika terdapat perbedaan maka akan langsung dilakukan pengecekan ke gudang. Di samping itu, biasa dilakukan pemeriksaan mendadak yang tidak terjadwal, sehingga karyawan tidak berani untuk melakukan manipulasi atas persediaan. Setiap akhir bulan, akan dilakukan pencocokan antara buku persedian dengan barang fisik yang tersedia di gudang. 5. Pemantauan laporan Laporan penjualan yang telah dibuat oleh bagian akuntansi akan dicek dan dicocokkan dengan Invoice yang sudah diarsip. Selain itu, direktur juga akan meminta catatan rekonsiliasi bank secara bulanan untuk menambah keakuratan dalam melakukan verifikasi laporan. 52