Instruksi Kerja PURCHASING PT GITA MANDIRI TEHNIK. No. Langkah Kerja Ilustrasi Dokumen Terkait

Ukuran: px

Mulai penontonan dengan halaman:

Download "Instruksi Kerja PURCHASING PT GITA MANDIRI TEHNIK. No. Langkah Kerja Ilustrasi Dokumen Terkait"

Erlin Atmadjaja
6 tahun lalu
Tontonan:

1 Instruksi Kerja PURCHASING PT GITA MANDIRI TEHNIK No. Langkah Kerja Ilustrasi Dokumen Terkait 1 Setelah bagian masing-masing divisi membuat menggunakan form permintaan pembelian secara manual maka proses PRODUKSI buka (form selanjutnya melakukan Acc untuk Purchase Request yang permintaan pembelian) yang disetujui oleh Accounting dan Koordinator Purchasing. telah disetujui kepala 2 Purchase Request akan dilanjutkan kepada proses Quotation atau penawaran harga yang meliputi harga, quantity, maupun jatuh tempo pembayaran. Setelah dilakukan penawaran harga yang telah disepakati maka purchasing akan melaporkan harga tersebut kepada kepala produksi untuk disetujui ataupun langsung order (bila harga tidak ada perubahan) PURCHASE (melakukan persetujuan dari form permintaan pembelian) Quotation / Penawaran Harga Form Permintaan Pembelian Permintaan Penawaran Harga Purchase Order Surat Jalan 3 Setelah dilakukan penawaran harga maka proses selanjutnya adalah melakukan Purchase Order dan input PO. Purchase Order Form Inspeksi Supplier 4 Inspeksi Supplier dilakukan secara berkala setiap 6 bulan sekali yang bertujuan untuk mengevaluasi layak atau tidaknya Input Closing PO Surat Jalan Tabel 1.1 Instruksi Kerja pada Fungsi Pembelian PT Gita Mandiri Tehnik L1

2 Internal Control Quisioner (ICQ) Fungsi Pembelian, Hutang Usaha dan Pengeluaran Kas PT GITA MANDIRI TEHNIK No Daftar Pertanyaaan Ya Tidak Tidak Tentu 1. Apakah fungsi gudang terpisah dari fungsi penerimaan? 2. Apakah Bagian Pembelian memiliki kebijakan atau prosedur secara tertulis? 3. Apakah pelaksanaan kegiatan pembelian selalu mengikuti pedoman kebijakan tersebut? 4. Apakah setiap pembelian didasarkan pada permintaan pembelian dari bagian yang membutuhkan? Apakah Daftar supplier telah disiapkan? Apakah daftar supplier-supplier yang telah direkomendasikan oleh klien telah tersedia? Apakah ada kriteria-kriteria tertentu untuk menyeleksi supplier-supplier lainnya? 7. Apakah dalam proses pembelian ini terdapat dokumen pendukung seperti: a. Surat Permintaan Barang b. Surat Penawaran Harga L2

3 c. Surat Pesanan Pembelian 9. Apakah perusahaan memiliki minimum stock sebagai dasar atas permintaan pembelian? Apakah pembelian benar-benar dilakukan hanya pada saat persediaan mencapai minimum stock? 10. Apakah dokumentasi pembelian disimpan oleh bagian pembelian? 11. Apakah ada otorisasi dan tanda tangan oleh pejabat berwenang dalam setiap dokumen: a. Surat Permintaan Pembelian b. Surat Pesanan Pembelian 12 Apakah permintaan pembelian dilakukan tepat waktu? 13 Apakah untuk setiap pembelian selalu dipergunakan pesanan pembelian? 14. Apakah perusahaan pernah mengalami kekurangan atau kelebihan persediaan? 15. Apakah bagian lain tidak diperbolehkan melakukan transaksi pembelian? Apakah pembelian melibatkan banyak supplier? Apakah dalam setiap pembelian Bagian Pembelian melakukan penawaran harga terhadap supplier?

4 18. Apakah barang yang dipesan dari supplier selalu diterima tepat waktu sesuai kebutuhan perusahaan? 19. Jika tidak, apakah ada prosedur tindak lanjut atas barang-barang yang diterima tidak tepat waktu? 20. Apakah diadakan perhitungan fisik barang terhadap Surat Jalan supplier? 21. Apakah Bagian Pembelian selalu bekerja sama dengan Bagian Gudang untuk pemantauan pengelolaan persediaan yang efektif? 22. Apakah permintaan pembelian selalu dilakukan apabila jumlah persediaan sudah mencapai minimum stock? 23. Apakah tembusan dokumen pembelian selalu diberikan ke Bagian Akuntansi? 24. Apakah Bagian Pembelian menyimpan dokumen-dokumen pembelian sebagai bukti dan arsip? 25. Apakah Bagian Pencatatan Hutang terpisah dari Bagain Akuntansi? 26. Apakah bagian pencatatan hutang memiliki prosedur/kebijakan secara tertulis? 27. Apakah dalam proses pencatatan hutang terdapat

5 dokumen: a. Faktur dari pemasok b. Kuitansi tanda terima uang dari pemasok c. Bukti kas keluar 28. Apakah ada otorisasi dan tanda tangan oleh pejabat berwenang atas dokumen: a. Bukti kas keluar b. Giro 29. Apakah bagian lain dalam perusahaan tidak dapat melakukan pencatatan yang berhubungan dengan hutang? 30. Apakah dokumen pencatatan hutang disimpan oleh Bagian Akuntansi? 31. Apakah Bagain Keuangan selalu melakukan pembayaran utang tepat waktu, sesuai tanggal jatuh tempo yang ditentukan? 32. Apakah setelah pembayaran dokumen pendukung dicap lunas? 33. Apakah copy bukti pembarayan dikirim ke Bagian Akuntansi? 34. Apakah diadakan pemisahan dokumen hutang yang sudah dibayar dengan yang belum dibayar? TABEL 1.2. Kuisioner atas Pembelian, Hutang Usaha dan Pengeluaran Kas

6 TABEL 1.3. Flowchart Pembelian, Hutang Usaha dan Pengeluaran Kas

dokumen-dokumen yang mirip

BAB IV ANALISIS DAN PEMBAHASAN. Audit operasional atas fungsi pembelian dan hutang usaha pada PT Prima Auto

BAB IV ANALISIS DAN PEMBAHASAN Audit operasional atas fungsi pembelian dan hutang usaha pada PT Prima Auto Mandiri dibatasi pada hal-hal berikut ini: a. Mengidentifikasikan kelemahan sistem pengendalian