BAB 3 ANALISIS SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENJUALAN PADA PT.SUPRAEKA KARYAPRIMA. Cawang Baru Barat Blok C no.26, Jakarta dengan No.

Transkripsi

1 55 BAB 3 ANALISIS SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENJUALAN PADA PT.SUPRAEKA KARYAPRIMA 3.1 Gambaran Umum Perusahaan PT. Supraeka Karyaprima berdiri pada bulan Mei tahun 1994 berlokasi di Cawang Baru Barat Blok C no.26, Jakarta dengan No. SIUP : 03267/ yang disahkan oleh Dinas Koperasi Usaha Mikro Kecil dan Menengah Perdagangan Provinsi DKI Jakarta. Kemudian pada tanggal 5 Agustus 1996 PT.Supraeka Karyaprima memindahkan lokasi perusahaan di Rukan Cempaka Mas Blok C2 no.24, dan akhirnya pada bulan Desember tahun 2007, PT.Supraeka Karyaprima membuka cabang yang berlokasi di Jalan Raya Sunter Kemayoran no.55. PT. Supraeka Karyaprima merupakan anak perusahaan (subsidiary) dari PT. Supratechnic Pte Ltd yang didirikan oleh seorang bernama Ridwan Kasenda yang sekarang menjabat sebagai Dewan komisaris sedangkan Direktur Utama pada PT. Supraeka Karyaprima bernama Maria Hariawan. PT.Supratechnic berpusat Singapura, perusahaan ini bergerak di bidang perdagangan Welding Machines (Alat-alat las) dan aksesoris, perlengkapan marines (perahu karet, kayak, banana boat, flying fish), alat navigasi (GPS), dan lain-lain. Pada awal berdirinya PT.Supraeka Karyaprima hanya merupakan perusahaan kecil, namun seiring dengan berjalannya waktu dan dengan tekad serta kerja keras, maka PT.Supaeka Karyaprima mulai berkembang pesat dan memiliki banyak customer.

2 56 Pelanggan PT. Supraeka Karyaprima tersebar mulai dari daerah Jabodetabek hingga ke luar pulau Jawa. Perusahaan ini menjual produknya ke end-user maupun ke distributor atau dealer. dimana sifat penjualannya adalah kredit (pembayaran dilakukan satu bulan ke depan) atau tunai. 3.2 Struktur Organisasi dan Uraian Tugas Struktur organisasi dalam suatu perusahaan dapat berjalan dengan baik, lancar, efektif dan efisien bila terdapat pembagian tugas, pelimpahan wewenang serta tanggung jawab setiap bagian secara jelas yang digambarkan dalam struktur organisasi. Struktur ini harus fleksibel dan dinamis terhadap perubahan dan merupakan ciri khas dari suatu organisasi, sehingga struktur organisasi yang tepat bagi suatu perusahaan belum tentu sesuai dengan perusahaan lainnya. Berikut ini menunjukkan Struktur organisasi dari PT. Supareka Karya Prima : Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. Supareka Karya Prima Sumber : General Manager, 2010

3 57 Uraian tugas tiap-tiap anggota yang ada di dalam struktur organisasi diatas, antara lain : Director Tugas dan tanggung jawabnya adalah sebagai berikut : 1) Memimpin perusahaan dan menentukan rencana jangka panjang perusahaan. 2) Mewakili perusahaan dalam hubungannya dengan badan-badan di luar perusahaan. 3) Membuat dan mengambil keputusan atas segala masalah yang dihadapi perusahaan 4) Menandatangani cek/giro atas nama perusahaan untuk keperluan pembayaran atau pembiayaan operasional perusahaan. General Manager Tugas dan tanggung jawabnya adalah sebagai berikut : 1) Bertanggung jawab atas jalannya perusahaan secara keseluruhan dengan mengkoordinasi seluruh bagian perusahaan. 2) Membantu direktur utama dalam pengambilan keputusan terhadap permasalahan yang dihadapi. Administration & Operational Tugas dan tanggung jawabnya adalah sebagai berikut : 1) Mengontrol semua kegiatan administrasi dan operasional perusahaan sesuai dengan prosedur yang berjalan.

4 58 2) Menetapkan prosedur formulir yang digunakan untuk penerimaan kas, pengeluaran kas, akuntansi dan jalannya administrasi perusahaan Sales Tugas dan tanggung jawabnya adalah sebagai berikut : 1) Mengevaluasi pelaksanaan kegiatan penjualan produk 2) Memberikan laporan mengenai kegiatan penjualan barang kepada general manager. 3) Menetapkan sasaran pemasaran jangka pendek dan jangka panjang serta menetapkan strategi pemasaran produk Accounting & Finance Division Tugas dan tanggung jawabnya adalah sebagai berikut : 1) Bertanggung jawab atas semua transaksi atau kegiatan perusahaan yang berhubungan dengan pencatatan akuntansi 2) Mengatur penyediaan dan penggunaan dana sesuai kebutuhan perusahaan 3) Mengatur dan mengawasi penerimaan dan pengeluaran uang menurut prosedur yang telah ditentukan. Admin Division Tugas dan tanggung jawabnya adalah sebagai berikut : 1) Menetapkan prosedur formulir yang digunakan untuk penerimaan kas, pengeluaran kas, akuntansi dan jalannya administrasi perusahaan 2) Mengkoordinasikan tugas tugas bagian bagian yang ada dibawahnya Warehouse Division Tugas dan tanggung jawabnya adalah sebagai berikut :

5 59 1) Mengatur keluar masuknya barang dagangan 2) Melakukan stock opname setiap bulan dan membuat laporannya. 3) Mengotrol bahwa pengiriman barang dari gudang ke pelanggan telah dilakukan sesuai prosedur. 4) Mengecek kondisi barang yang dikirim kepada pelanggan. Welding Division Tugas dan tanggung jawabnya adalah sebagai berikut 1) Mencari informasi mengenai jenis barang yang laku di pasaran, menganalisa trend-trend penjualan, daya beli masyarakat, dan tingkat persaingan 2) Bertanggung jawab atas pemasaran serta penjualan welding Clutch & Brake Division Tugas dan tanggung jawabnya adalah sebagai berikut : 1) Mencari informasi mengenai jenis barang yang laku di pasaran, menganalisa trend-trend penjualan, daya beli masyarakat, dan tingkat persaingan 2) Bertanggung jawab atas pemasaran serta penjualan Clutch & Brake GPS & Marine Division Tugas dan tanggung jawabnya adalah sebagai berikut : 1) Mencari informasi mengenai jenis barang yang laku di pasaran, menganalisa trend-trend penjualan, daya beli masyarakat, dan tingkat persaingan 2) Bertanggung jawab atas pemasaran serta penjualan GPS & Marine

6 60 Accounting Staff Tugas dan tanggung jawabnya adalah sebagai berikut : 1) Melakukan pencatatan dan pembukuan sesuai dengan data yang diperoleh. 2) Menyajikan laporan keuangan per periode untuk kepentingan bagianbagian Finance Staff Tugas dan tanggung jawabnya adalah sebagai berikut : 1) Mengatur dan mengawasi kegiatan penyimpanan uang kas dan surat-surat berharga. 2) Mengawasi pelaksanaan penagihan piutang Admin Staff Tugas dan tanggung jawabnya adalah sebagai berikut 1) Melayani pemesanan dari pelanggan 2) Bertanggung jawab langsung pada pembuatan Asking Good dan Invoice Courier Tugas dan tanggung jawabnya adalah sebagai berikut : 1) Melakukan pengiriman barang ke pelanggan 2) Melayani retur penjualan 3) Sebagai perantara dokumen dalam pengiriman barang serta retur penjualan Driver Tugas dan tanggung jawabnya adalah sebagai berikut :

7 61 1) Membantu dalam proses pengiriman 2) Bertanggung jawab penuh atas tranportasi untuk kepentingan perusahaan. Salesmen Tugas dan tanggung jawabnya adalah sebagai berikut : 1) Memantau dan mengendalikan jumlah persediaan barang yang terdapat pada pelanggan dengan melakukan survei kepada masing-masing pelanggan. 2) Melakukan pemasaran dan promosi produk langsung di lapangan kepada para pelanggan. 3.3 Analisis Sistem Yang Sedang Berjalan Prosedur Sistem Yang Sedang Berjalan PROSES BISNIS TUNAI Prosedur penjualan tunai dari sistem yang berjalan pada PT.Supraeka Karyaprima adalah sebagai berikut : Pelanggan yang akan melakukan pemesanan akan menghubungi melalui telepon atau mengirimkan . Biasanya pelanggan melihat produk-produk yang ada melalui website. Pemesanan akan dilayani oleh bagian admin. Setelah itu bagian admin akan mengecek data pelanggan terlebih dahulu. Apabila pelanggan baru maka bagian admin akan menginput data pelanggan baru tersebut ke database perusahaan, dan apabila pelanggan lama maka pelanggan tersebut bisa langsung melakukan pemesanan. Bagian admin akan meminta pelanggan

8 62 mengirimkan Purchase Order (PO) melalui fax atau . Setelah itu Bagian admin akan menghubungi bagian gudang untuk mengkonfirmasi. Kemudian bagian gudang akan melakukan pengecekan barang. Apabila barang tidak tersedia maka bagian admin akan langsung melakukan konfirmasi ke pelanggan bahwa barang tidak tersedia dan pelanggan dapat membatalkan order tersebut atau mengganti dengan barang lain yang ada. Apabila sudah mendapatkan kepastian dari pelanggan maka bagian admin akan membuat Asking Goods (AG) sebanyak 3 rangkap, rangkap ke-1 akan diberikan ke bagian gudang untuk mempersiapkan barang, dan rangkap ke-2 akan diarsip oleh bagian admin dan rangkap ke-3 akan diberikan untuk Salesman apabila penjualan dilakukan oleh Salesman. Setelah bagian gudang menerima AG rangkap-1 maka bagian gudang akan mempersiapkan barang pesanan dan membuat Surat Jalan (SJ) sebanyak 3 rangkap Kemudian bagian admin akan membuat invoice 3 rangkap berdasarkan AG rangkap ke-2, dengan distribusi : - Rangkap ke-1 akan diberikan kepada pelanggan - Rangkap ke-2 akan diberikan kepada bagian keuangan - Rangkap ke-3 akan diarsip oleh bagian admin Kemudian barang akan dikirim melalui kurir bersama dengan Invoice rangkap ke-1 dan SJ 3 rangkap. Pelanggan akan mengecek kondisi barang dan setelah itu pelanggan diminta untuk menandatangani SJ 3 rangkap tersebut. Lalu Invoice rangkap ke-1 dan SJ rangkap ke-1

9 63 akan diberikan kepada pelanggan, dan kurir akan membawa kembali SJ rangkap ke-2 untuk diberikan kepada Salesman (apabila penjualan dilakukan oleh Salesman) dan SJ rangkap ke-3 diberikan kepada bagian gudang untuk diarsip. Setelah itu pelanggan akan melakukan pembayaran melalui transfer bank, cek, atau giro. Dan apabila pembayaran melalui transfer bank pelanggan harus mengirimkan bukti transfer tersebut melalui fax. Apabila pelanggan melakukan pembayaran dengan cek atau giro maka cek atau giro tersebut akan dititipkan kepada kurir pada saat pengiriman barang. Setelah menerima pembayaran pelanggan, bagian keuangan akan mencocokan bukti transfer bank/cek/ Giro yang diterima dengan Invoice rangkap ke-2. Setelah itu, bagian keuangan akan membuat Bukti Penerimaan Kas (BPK) berdasarkan Invoice rangkap ke-2. Kemudian BPK tersebut akan diberikan kepada bagian akuntansi. Setelah menerima BPK dari bagian keuangan, maka bagian akuntansi akan melakukan pencatatan ke dalam Jurnal Penerimaan Kas dan Jurnal Penjualan. Pada akhir bulan bagian akuntansi akan membuat Laporan Penjualan, dan Laporan Penerimaan Kas.

10 64 PROSES BISNIS KREDIT Prosedur penjualan kredit dari sistem yang berjalan pada PT.Supraeka Karyaprima adalah sebagai berikut: Pelanggan yang akan melakukan pemesanan akan menghubungi melalui telepon atau mengirimkan . Biasanya pelanggan melihat produk-produk yang ada melalui website. Pelanggan yang dapat melakukan pembelian secara kredit adalah pelanggan tetap/pelanggan lama. Untuk pelanggan baru tidak diberlakukan pembelian secara kredit. Pemesanan akan dilayani oleh bagian admin. Setelah itu bagian admin akan mengecek piutang pelanggan terlebih dahulu. Lalu pelanggan dapat langsung melakukan pemesanan dengan mengirimkan Purchase Order (PO) melalui fax atau . Setelah itu Bagian admin akan menghubungi bagian gudang untuk mengkonfirmasi. Kemudian bagian gudang akan melakukan pengecekan barang. Apabila barang tidak tersedia maka bagian admin akan langsung melakukan konfirmasi ke pelanggan bahwa barang tidak tersedia dan pelanggan dapat membatalkan order tersebut atau mengganti dengan barang lain yang ada. Apabila sudah mendapatkan kepastian dari pelanggan maka bagian admin akan membuat Asking Goods (AG) sebanyak 3 rangkap, rangkap ke-1 akan diberikan ke bagian gudang untuk mempersiapkan barang, dan rangkap ke-2 akan diarsip oleh bagian admin dan rangkap ke-3 akan diberikan untuk Salesman apabila penjualan dilakukan oleh Salesman.

11 65 Setelah bagian gudang menerima AG rangkap-1 maka bagian gudang akan mempersiapkan barang pesanan dan membuat Surat Jalan (SJ) sebanyak 3 rangkap. Kemudian bagian admin akan membuat Invoice sebanyak 3 rangkap berdasarkan AG rangkap ke-2. Kurir akan mengirimkan barang ke pelanggan beserta dengan SJ dan Invoice 3 rangkap. Pelanggan akan melakukan pengecekan kondisi barang dan setelah itu pelanggan akan menandatangani SJ dan Invoice 3 rangkap. Lalu SJ rangkap ke-1 dan Invoice rangkap ke-2 akan diberikan kepada pelanggan sebagai bukti bahwa barang sudah diterima. Lalu kurir akan membawa kembali Invoice rangkap ke-1 diberikan ke bagian keuangan untuk melakukan penagihan pada saat jatuh tempo dan Invoice rangkap ke-3 diberikan ke bagian admin untuk diarsip. Sedangkan SJ rangkap ke-2 akan diberikan ke salesman, dan SJ rangkap ke-3 akan diberikan kepada bagian gudang untuk diarsip. Pada saat tanggal jatuh tempo (masa jatuh tempo biasanya 30 hari), bagian keuangan akan mengecek apakah pelanggan melakukan transaksi retur atau tidak, apabila ada retur penjualan maka bagian keuangan akan mengurangi piutang pelanggan sebesar nominal retur yang dilakukan dan kemudian bagian keuangan akan melakukan penagihan kepada pelanggan melalui telepon. Untuk melunasi pembayaran kredit pelanggan akan melakukan transfer via bank, Apabila pelanggan telah melunasi pembayaran pelanggan harus mengirimkan bukti transfer melalui fax. Invoice rangkap ke-1 akan diberikan kepada

12 66 pelanggan apabila pelanggan sudah melunasi tagihan. Dan Invoice rangkap-2 akan diberikan ke bagian keuangan. Setelah itu, bagian keuangan akan membuat Bukti Penerimaan Kas (BPK) berdasarkan Invoice rangkap ke-2. Kemudian BPK tersebut akan diberikan kepada bagian akuntansi. Setelah menerima BPK dari bagian keuangan, maka bagian akuntansi akan melakukan pencatatan ke dalam Jurnal Penerimaan Kas dan Jurnal Penjualan. Pada akhir bulan bagian akuntansi akan membuat Laporan Penjualan Kredit,Laporan Piutang dan Laporan Penerimaan Kas. PROSEDUR RETUR PENJUALAN Retur penjualan terjadi apabila barang yang telah dikirim ke pelanggan ada yang cacat, rusak, packing rusak, pecah atau patah, maka pelanggan dapat melakukan retur penjualan dengan langsung menitipkan barang yang rusak tersebut beserta dengan Surat Jalan Retur (SJR) kepada kurir. Kemudian kurir akan mengecek jumlah barang retur tersebut, apabila SJR dan barang sudah sesuai maka kurir akan menandatangani SJR tersebut. Lalu, SJR akan diberikan kepada bagian keuangan. Apabila penjualan secara tunai maka bagian keuangan akan mengembalikan uang sesuai dengan jumlah nominal retur tersebut, dan apabila penjualan secara kredit bagian keuangan akan mengurangi piutang pelanggan tersebut. Barang yang diretur tersebut kemudian akan diberikan kepada bagian gudang dan bagian gudang akan mencatat

13 67 bertambahnya persediaan pada kartu stock dengan memberikan catatan bahwa barang rusak. Kemudian setelah itu bagian keuangan akan memberikan SJR tersebut kepada bagian akuntansi untuk mencatat transaksi retur penjualan tersebut kedalam Jurnal Umum Event Table Sistem Yang Sedang Berjalan Prosedur Penjualan Tunai Event Internal Agent Start When Activites Assuming Responsibility Melayani Pelanggan Mengecek data pelanggan, Pemesanan melakukan menginput data pelanggan pemesanan via (apabila pelanggan baru), telepon/ meminta pelanggan mengirimkan Purchase Order (PO), menghubungi bagian gudang untuk mengecek ketersediaan barang, membuat Asking Goods (AG) sebanyak 3rangkap. Menyiapkan Bagian Gudang Menerima AG Menyiapkan barang,

14 68 Barang rangkap ke-1 membuat Surat Jalan (SJ) sebanyak 3rangkap, memberikan barang dan SJ kepada kurir Membuat Barang telah Membuat invoice sebanyak Invoice disiapkan 3rangkap, memberikan invoice kepada kurir Mengirim Kurir Menerima Mengirimkan barang, SJ Barang barang, SJ 3rangkap, Invoice rangkap 3rangkap dan ke-1 ke pelanggan, Invoice rangkap membawa kembali SJ ke-1 rangkap ke-2 dan ke-3 Menerima Bagian Menerima bukti Mencocokan bukti transfer Pembayaran Keuangan transfer bank/cek/giro dengan invoice bank/cek/giro rangkap-2, membuat Bukti Penerimaan Kas (BPK) Membuat Bagian Menerima BPK Melakukan pencatan Jurnal Jurnal Akuntansi Penerimaan Kas (JPK), Jurnal Penjualan (JP). Membuat Bagian Pada akhir Membuat Lap penjualan Laporan Akuntansi bulan Tunai (LPT), Lap Penerimaan Kas (LPK) Tabel 3.1 Event Table Prosedur Penjualan Tunai

15 69 Prosedur Penjualan Kredit Event Internal Agent Start When Activites Assuming Responsibility Melayani Pelanggan Mengecek piutang Pemesanan melakukan pelanggan, meminta pemesanan via pelanggan mengirimkan telepon/ Purchase Order (PO), menghubungi bagian gudang untuk mengecek ketersediaan barang, membuat Asking Goods (AG) sebanyak 3rangkap. Menyiapkan Bagian Gudang Menerima AG Menyiapkan barang, Barang rangkap ke-1 membuat Surat Jalan (SJ) sebanyak 3rangkap, memberikan barang dan SJ kepada kurir Membuat Barang telah Membuat invoice sebanyak Invoice disiapkan 3rangkap, memberikan invoice kepada kurir Mengirim Kurir Menerima Mengirimkan barang, SJ Barang barang, SJ 3rangkap. Invoice 3rangkap

16 70 3rangkap dan Invoice 3rangkap ke pelanggan, membawa kembali SJ rangkap ke-2 dan ke-3 serta invoice rangkap ke 1 dan ke-3 Melakukan Bagian Menjelang Mengecek daftar retur Penagihan Keuangan tanggal jatuh pelanggan dan tempo menagih ke pelanggan via telepon. Menerima Bagian Menerima bukti Menerima Invoice rangkap Pembayaran Keuangan transfer bank ke-2 dari pelanggan, memberikan invoice rangkap ke-1 ke pelanggan sebagai bukti pelunasan, membuat Bukti Penerimaan Kas (BPK) Membuat Bagian Menerima BPK Melakukan pencatatan Jurnal Akuntansi Jurnal Penerimaan Kas (JPK), Jurnal Penjualan(JP) Membuat Bagian Pada akihir Membuat laporan Laporan Akuntansi bulan penjualan kredit (LPK), Laporan piutang (LPt), Lap Penerimaan Kas (LPK) Tabel 3.2 Event Table Prosedur Penjualan Kredit

17 71 Prosedur Retur Penjualan Event Internal Agent Start When Activities Assuming Responsibility Menerima Kurir Pelanggan Mengecek barang retur Retur memberikan dengan SJR, menandatangani Penjualan Surat Jalan SJR, memberikan SJR ke Retur (SJR) Bagian keuangan. Menerima Bagian Gudang Menerima Mencatat persediaan dalam barang retur barang retur kartu stock dan menyimpan dari kurir barang retur tersebut. Menangani Bagian Menerima SJR Melakukan pembayaran retur pembayaran keuangan dari kurir kepada pelanggan (apabila retur penjualan tunai), mengurangi piutang pelanggan (apabila penjualan kredit), memberikan SJR ke bagian akuntansi. Mencatat Bagian Menerima SJR Mencatat transaksi retur Transaksi Akuntansi penjualan ke jurnal umum Retur Penjualan Tabel 3.3 Event Table Prosedur Retur Penjualan

18 Workflow Table Prosedur Penjualan Tunai Actor Activities Melayani pemesanan Pelanggan 1. Melakukan pemesanan via , telepon atau salesman 2. Menanyakan Status Pelanggan, apabila pelanggan baru maka memilih menu Pelanggan. 3. Menginput data pelanggan baru 4. Memilih tombol simpan Pelanggan Komputer 5. Menyimpan data pelanggan baru 6. Meminta pelanggan untuk mengirimkan Purchase Order (PO) melalui fax atau Pelanggan 7. Mengirimkan PO 8. Menghubungi bagian gudang untuk mengkonfirmasi ketersediaan barang Bagian Gudang 9. Mengkonfirmasi ketersediaan barang 10. Membuat Asking Goods (AG) sebanyak 3 rangkap 11. Memberikan AG rangkap ke-1 kepada bagian bagian gudang 12. Mengarsip AG rangkap ke Memberikan AG rangkap ke-3 kepada salesman Menyiapkan barang Bagian Gudang 14. Menerima AG rangkap ke-1 dari bagian admin

19 Menyiapkan barang 16. Memilih Menu Surat Jalan (SJ) Komputer Bagian Gudang 17. Menampilkan detail SJ 18. Menginput data SJ 19. Memilih tombol simpan SJ Komputer Bagian Gudang Komputer Bagian Gudang 20. Menyimpan data SJ 21. Memilih tombol cetak SJ 22. Mencetak SJ sebanyak 3 rangkap 23. Memberikan SJ 3 rangkap beserta barang ke kurir Membuat Invoice Komputer 24. Memilih Menu Invoice 25. Menampilkan detail Invoice 26. Menginput data Invoice 27. Memilih tombol simpan Invoice Komputer Komputer 28. Menyimpan data Invoice 29. Memilih tombol cetak Invoice 30. Mencetak Invoice sebanyak 3 rangkap 31. Memberikan Invoice rangkap ke-1 kepada pelanggan melalui kurir 32. Memberikan Invoice rangkap ke-2 kepada bagian keuangan 33. Mengarsipkan Invoice rangkap ke-3

20 74 Kurir Pelanggan Kurir Bagian Gudang

21 75 Mengirim barang 34. Menerima barang dan SJ 3 rangkap dari bagian gudang serta Invoice rangkap ke-1 dari bagian admin 35. Mengirimkan barang dan dokumen-dokumennya kepada pelanggan 36. Menerima barang beserta dengan dokumen-dokumennya 37. Mengecek kondisi barang 38. Menandatangani SJ 3 rangkap 39. Mengembalikan SJ rangkap ke-2 dan ke-3 yang telah ditandatangani kepada kurir 40. Memberikan SJ rangkap ke-2 kepada salesman 41. Memberikan SJ rangkap ke-3 kepada bagian gudang untuk diarsip 42. Menerima SJ rangkap ke-3 dari kurir 43. Mengarsipkan SJ rangkap ke-3 Menerima pembayaran Bagian Keuangan 44. Menerima Invoice rangkap ke-2 dari bagian admin 45. Menerima pembayaran dari pelanggan 46. Mencocokkan bukti transfer bank, cek atau giro yang diterima dengan Invoice rangkap ke Membuat Bukti Penerimaan Kas (BPK) 48. Memberikan BPK kepada bagian akuntansi

22 76 Membuat Jurnal Bagian Akuntansi 49. Menerima BPK dari bagian keuangan 50. Membuat Jurnal Penerimaan Kas (JPK), Jurnal Penjualan Tunai (JPT), Membuat laporan Bagian Akuntansi 51. Membuat Laporan Penjualan Tunai (LPT) dan Laporan Penerimaan Kas (LPK). Tabel 3.4 Workflow Prosedur Penjualan Tunai Prosedur Penjualan Kredit Actor Activities Melayani pemesanan Pelanggan 1. Melakukan pemesanan via , telepon atau salesman 2. Mengecek piutang pelanggan 3. Meminta pelanggan untuk mengirimkan Purchase Order (PO) melalui fax atau Pelanggan 4. Mengirimkan PO 5. Menghubungi bagian gudang untuk mengkonfirmasi ketersediaan barang Bagian Gudang 6. Mengkonfirmasi ketersediaan barang 7. Membuat Asking Goods (AG) sebanyak 3 rangkap

23 77 8. Memberikan AG rangkap ke-1 kepada bagian bagian gudang 9. Mengarsip AG rangkap ke Memberikan AG rangkap ke-3 kepada salesman Menyiapkan barang Bagian Gudang 11. Menerima AG rangkap ke-1 dari bagian admin 12. Menyiapkan barang 13. Memilih Menu Surat Jalan (SJ) Komputer Bagian Gudang 14. Menampilkan detail SJ 15. Menginput data SJ 16. Memilih tombol simpan SJ Komputer Bagian Gudang Komputer Bagian Gudang 17. Menyimpan data SJ 18. Memilih tombol cetak SJ 19. Mencetak SJ sebanyak 3 rangkap 20. Memberikan SJ 3 rangkap beserta barang ke kurir Membuat Invoice Komputer 21. Memilih Menu Invoice 22. Menampilkan detail Invoice 23. Menginput data Invoice 24. Memilih tombol simpan Invoice Komputer Komputer 25. Menyimpan data Invoice 26. Memilih tombol cetak Invoice 27. Mencetak Invoice sebanyak 3 rangkap

24 Menyerahkan Invoice 3 rangkap kepada kurir Mengirim barang Kurir 29. Menerima barang, SJ 3 rangkap dari bagian gudang serta Invoice 3 rangkap dari bagian admin 30. Mengirimkan barang dan dokumen-dokumennya kepada pelanggan Pelanggan 31. Menerima barang beserta dengan dokumen-dokumennya 32. Mengecek kondisi barang 33. Menandatangani SJ 3 rangkap dan Invoice 3 rangkap 34. Mengembalikan SJ rangkap ke-2 dan ke-3 yang telah ditandatangani kepada kurir 35. Mengembalikan Invoice rangkap ke-1 dan ke-3 yang telah ditandatangani kepada kurir Kurir 36. Memberikan SJ rangkap ke-2 kepada salesman 37. Memberikan SJ rangkap ke-3 kepada bagian gudang untuk diarsip 38. Memberikan Invoice rangkap ke-1 kepada bagian keuangan 39. Memberikan Invoice rangkap ke-3 kepada bagian admin untuk diarsipkan Bagian Gudang 40. Menerima SJ rangkap ke-3 dari kurir 41. Mengarsipkan SJ rangkap ke Menerima Invoice rangkap ke-3 dari kurir

25 Mengarsipkan Invoice rangkap ke-3 Melakukan penagihan Bagian Keuangan 44. Menerima Invoice rangkap ke-1 dari kurir 45. Mengecek apakah pelanggan melakukan retur atau tidak 46. Apabila pelanggan melakukan retur maka terjadi pengurangan piutang 47. Melakukan penagihan kepada pelanggan via telepon Menerima pembayaran Pelanggan 48. Melakukan pembayaran via transfer bank 49. Mengirim bukti transfer bank melalui fax Bagian Keuangan 50. Menerima bukti transfer bank dari pelanggan 51. Memberikan Invoice rangkap ke-1 kepada pelanggan sebagai bukti pelunasan Pelanggan 52. Mengembalikan Invoice rangkap ke-2 kepada bagian keuangan Bagian Keuangan 53. Mencocokkan bukti transfer bank yang diterima dengan Invoice rangkap ke Membuat Bukti Penerimaan Kas (BPK) 55. Memberikan BPK kepada bagian akuntansi Membuat Jurnal Bagian Akuntansi 56. Menerima BPK dari bagian keuangan 57. Membuat Jurnal Penerimaan Kas (JPK), Jurnal Penjualan Kredit (JPKr),

26 80 Membuat laporan Bagian Akuntansi 58. Membuat Laporan Penjualan Kredit (LPKr), Laporan Piutang (LP) dan Laporan Penerimaan Kas (LPK). Tabel 3.5 Workflow Prosedur Penjualan Kredit Prosedur Retur Penjualan Actor Activities Menerima retur penjualan Pelanggan 1. Mengembalikan barang yang rusak atau cacat 2. Memberikan Surat Jalan Retur (SJR) Kurir 3. Menerima barang beserta SJR 4. Mengecek barang yang diretur, apabila sesuai dengan SJR maka menandatangani SJR 5. Memberikan SJR kepada bagian keuangan 6. Memberikan barang kepada bagian gudang Menerima barang retur Bagian Gudang 7. Menerima barang dari kurir 8. Mencatat persediaan dalam kartu stock 9. Menyimpan barang retur tersebut Menangani pembayaran retur Bagian Keuangan 10. Menerima SJR dari kurir

27 Apabila penjualan dilakukan secara tunai maka akan melakukan pembayaran sejumlah nominal retur, apabila penjualan dilakukan secara kredit maka akan mengurangi piutang pelanggan. 12. Memberikan SJR kepada bagian akuntansi Mencatat transaksi retur penjualan Bagian Akuntansi 13. Menerima SJR dari bagian keuangan 14. Mencatat transaksi retur penjualan ke dalam Jurnal Umum dan mencatat berkurangnya piutang Tabel 3.6 Workflow Prosedur Retur Penjualan Formulir dan Laporan yang Digunakan Dalam Prosedur Penjualan pada sistem yang berjalan di PT. Supraeka Karya Prima terdapat formulir dan laporan yang digunakan, yaitu : 1. Asking Goods (AG) Dokumen yang digunakan sebagai dasar untuk pengambilan barang dari gudang yang dibuat oleh. membuatnya sebanyak 3 rangkap. 2. Invoice Dokumen yang digunakan untuk mencatat transaksi penjualan yang dilakukan oleh pelanggan. membuatnya sebanyak 3 rangkap.

28 82 3. Surat Jalan (SJ) Dokumen yang berisi sebagai bukti bahwa barang telah dikirimkan kepada pelanggan 4. Bukti Penerimaan Kas (BPK) Dokumen ini digunakan untuk mendukung pencatatan penerimaan kas atas terjadinya transaksi penjualan pada perusahaan. 5. Laporan profit Laporan yang berisi mengenai keuntungan yang diperoleh perusahaan dari transaksi penjualan. 6. Laporan Stock Laporan yang berisi mengenai status, jumlah barang-barang yang tersedia di gudang perusahaan. 7. Laporan Penjualan Laporan yang berisi mengenai semua transaksi penjualan yang terjadi pada perusahaan baik tunai maupun kredit 8. Laporan Piutang Laporan yang berisi data-data piutang pelanggan untuk menghindari terjadinya piutang tak tertagih. 3.4 Analisis Hasil Temuan Temuan 1 Tidak ada penomoran urut tercetak pada formulir / dokumen / laporan Kriteria Menurut Mulyadi (2001, p167), salah satu cara yang

29 83 ditempuh oleh perusahaan dalam menciptakan praktik yang sehat adalah penggunaan formulir bernomor urut tercetak yang pemakaiaannya harus dipertanggungjawabkan oleh yang berwenang. Sebab Sebab perusahaan belum terkomputerisasi secara keseluruhan sehingga dalam pembuatan dokumen, tidak bisa tercantum no.urut yang tercetak secara otomatis. Akibat Terjadi kesalahan pencatatan yang mengakibatkan kesulitan pencarian dalam dokumen serta resiko kehilangan data. Rekomendasi Perusahaan hendaknya menyediakan formulir atau dokumen yang memiliki no.urut tercetak. Temuan 2 Belum adanya penentuan limit kredit yang jelas sesuai dengan kredibilitas pelanggan. Kriteria Menurut Niswonger, Warren, Reeve (2006, p326), penentuan standar kredit menghasruskan perusahaan untuk menilai kredibilitas atau kualitas kredit pelanggan. Sebab Penentuan limit pelanggan masih ditentukan dengan cara negosiasi. Akibat Karena apabila pelanggan tidak dapat melakukan pelunasan hutang pada perusahaan, maka perusahaan dapat mengalami kerugian. Rekomendasi Penentuan kebijakan limit kredit, bagi setiap pelanggan

30 84 berdasarkan kredibilitas pelanggan. Temuan 3 Kriteria Kurangnya dokumen pendukung berupa Memo Kredit Menurut Mulyadi (2001,p231), memo kredit merupakan dokumen sumber sebagai dasar pencatatan transaksi retur penjualan dalam kartu piutang dan jurnal umum atau jurnal retur penjualan. Sebab Perusahaan hanya menerima Surat Jalan retur dari pelanggan tanpa membuat suatu tanda bukti bahwa telah terjadi transaksi retur penjualan. Akibat Kurangnya informasi secara terperinci mengenai transaksi retur penjualan Rekomendasi Sebaiknya perusahaan membuat Memo Kredit untuk mengetahui informasi yang lebih lengkap setiap terjadinya transaksi retur penjualan. Temuan 4 Kurangnya perangkapan dalam pembuatan dokumen Invoice dan Bukti Penerimaan Kas (BPK) Kriteria Menurut Mulyadi, (2001,p82), Untuk memenuhi beberapa tujuan sekaligus formulir perlu dibuat beberapa formulir. Hal ini dapat mengurangi pekerjaan krerikal. Dalam menganalisis sistem perlu dibuat beberapa lembar formulir, dengan sekali

31 85 pengerjaan sehingga beberapa tujuan dapat dicapai. Copy formulir juga dapat memberikan informasi untuk bagian yang membutuhkan. Sebab Karena dalam pembuatan Invoice, hanya dicetak sebanyak 3 rangkap dan dalam pembuatan BPK, hanya dicetak sebanyak 1 rangkap. Akibat Tidak tersedianya copy dokumen Invoice untuk bagian akuntansi (untuk melakukan pencatatan ke dalam jurnal penjualan) dan tidak tersedianya copy dokumen BPK untuk bagian akuntansi (untuk melakukan pencatatan ke dalam jurnal penjualan).. Rekomendasi Mencetak dokumen Invoice sebanyak 4 rangkap : - Rangkap ke-1 untuk pelanggan - Rangkap ke-2 untuk bagian keuangan - Rangkap ke-3 untuk bagian akuntansi - Rangkap ke-4 untuk arsip Membuat dokumen BPK sebanyak 2 rangkap : - Rangkap ke-1 diberikan ke bagian akuntansi Rangkap ke-2 diarsipkan Temuan 5 Kurangnya laporan-laporan yang tersedia untuk mendukung proses bisnis. Kriteria Menurut Jones dan Rama (2006,p238), Report is a

32 86 formatted and organized presentation of data. Sebab Perusahaan tidak menyediakan laporan-laporan lain untuk mendukung proses bisnisnya. Akibat Hal ini mengakibatkan pihak manajemen tingkat atas tidak dapat mengambil keputusan karena kurangnya informasi yang dibutuhkan. Rekomendasi Membuat Laporan-laporan secara terperinci untuk mempermudah proses evaluasi dan pengambilan keputusan. 3.5 Identifikasi Kebutuhan Informasi Dalam proses penjualan yang dilakukan oleh perusahaan harus ditunjang dengan berbagai informasi yang dibutuhkan sebagai acuan dalam pengambilan keputusan yang tepat. Identifikasi kebutuhan informasi tersebut, antara lain : 1. Memo Kredit Dokumen ini digunakan sebagai dokumen sumber sebagai dasar pencatatan transaksi retur penjualan dalam kartu piutang dan jurnal umum atau jurnal retur penjualan. Sedangkan untuk kebutuhan Laporan, antara lain: 1. Laporan Penjualan Tunai 2. Laporan Penjualan Kredit 3. Laporan Retur Penjualan

33 87 4. Laporan Analisa Umur Piutang 5. Laporan Piutang Jatuh Tempo 6. Laporan Barang Paling Laku 7. Laporan Penerimaan Kas 8. Jurnal : a) Jurnal Penjualan Tunai dan Kredit b) Jurnal Umum (Retur Penjualan)