BAB 3 ANALISA SISTEM BERJALAN

Transkripsi

1 BAB 3 ANALISA SISTEM BERJALAN 3.1 Gambaran Umum Perusahaan Sejarah PT Mega Sejahtera adalah perusahaan berbadan hukum yang secara resmi didirikan oleh Ibu Yuliana di Jakarta utara pada tanggal 03 Maret 2011 dengan : Nama : PT Mega Sejahtera NPWP : Akta Notaris No. Nama Notaris Alamat : 129/N/III/2011 : Irma Rachmawati, SH.,SP-1 : Jl. Dipati Ukur Nomor 43 Bandung Perusahaan yang beralamat di Jl. Teluk Gong raya Kav 11 unit G ini bergerak dibidang : Sub agent usaha perjalanan wisata yang meliputi penjualan jasa tiket penerbangan dan jasa tour. Kegiatan utama bisnis PT Mega Sejahtera adalah Pengadaan perjalanan wisata dan penjualan jasa tiket penerbangan. Berikut adalah jenis jasa yang di tawarkan. 1. Perjalanan wisata Perjalanan wisata ini sudah di atur oleh perusahaan dan pelanggan hanya memilih tujuan wisata nya karena harga sudah termasuk dengan akomodasi dan transportasi serta pemandu wisata. 34

2 35 2. Penjualan jasa tiket penerbangan internasional. Perusahaan menjual jasa tiket penerbangan domestik dan Struktur Organisasi Struktur organisasi di dalam suatu perusahaan sangatlah penting. Tidak semua perusahaan mempunyai struktur organisasi yang sama, perbedaan tersebut disebabkan adanya perbedaan kebutuhan, jenis usaha, luas perusahaan, dan lain-lain. Struktur organisasi yang baik dapat menggambarkan, mengenai tugas, tanggung jawab dan wewenang yang tepat dan jelas untuk setiap anggota organisasi. Berikut ini adalah struktur organisasi dari PT Mega Sejahtera: Direktur Manajer penjualan Jasa Tour dan Tiket Manajer Keuangan Bagian Pemasaran Bagian Operasional Bagian Keuangan Bagian Akuntansi Pemandu Wisata Tiketing Messenger Gambar 3.1 Struktur Organisasi proses bisnis penjualan Tiket dan Paket Tour

3 Uraian tugas dan tanggung jawab 1. Direktur a) Menentukan tujuan dasar perusahaan. b) Melakukan pengambilan keputusan tertinggi pada perusahaan. 2. Manajer penjualan jasa tour dan tiket penerbangan a) Memeriksa laporan dari bagian pemasaran dan bagian operasional. b) Bertanggung jawab terhadap kinerja bagian pemasaran dan bagian operasional. c) Bertanggung jawab langsung kepada Direktur. 3. Manajer keuangan a) Bertanggung jawab atas kinerja dari bagian keuangan dan bagian akuntansi. b) Bertanggung jawab langsung kepada Direktur. 4.Bagian pemasaran a) Bertanggung jawab kepada manajer penjualan jasa tour dan tiket. b) Menyebar brosur. c) Mencari pelanggan. d) Membina hubungan baik dengan pelanggan. 5. Bagian operasional a) Bertanggung jawab kepada manajer penjualan jasa tour dan tiket. b) Mengawasi bagian ticketing dan messenger dan pemandu wisata. c) Membuat brosur.

4 37 d) Memesan paket tour dan meng-issued tiket pesawat. e) Membuat Surat Jalan. 6. Bagian Keuangan a) Bertanggung jawab kepada manajer keuangan. b) Membuat Kwitansi c) Membuat bukti kas keluar d) Membuat laporan biaya perjalanan e) Membayar deposit ke airlines f) Membayar tagihan ke agent tour 7. Bagian Akuntansi a) Bertanggung jawab kepada manajer keuangan. b) Membuat transaksi penjualan tiket c) Membuat transaksi penjualan paket tour d) Membuat laporan pengeluaran kas. e) Membuat laporan penerimaan kas. f) Membuat laporan penjualan. 8. Messenger a) Bertanggung jawab kepada bagian operasional. b) Mengirimkan pesanan tiket dan tour ke pelanggan. c) Menerima pembayaran dari pelanggan. 9. Ticketing a) Bertanggung jawab kepada bagian operasional. b) Melayani pelanggan

5 38 c) Mengecek ketersediaan tiket dan tour. d) Membuat formulir pemesanan 10. Pemandu Wisata a) Bertanggung jawab kepada bagian operasional. b) Memandu Pelanggan. 3.2 Sistem Yang Berjalan Prosedur Sistem Yang Berjalan untuk Penjualan Tiket Pesawat Dimulai dari pelanggan langsung mengkonfirmasi untuk memesan tiket pesawat pada PT Mega Sejahtera, setelah mendapat permintaan dari pelanggan lalu bagian ticketing akan mengecek website airlines sesuai dengan permintaan pelanggan dan menginformasikan ketersediaan tiket pesawat kepada pelanggan berserta harganya. Setelah pelanggan menyetujui lalu ticketing akan mengisi Formulir Pemesanan (FP) untuk diserahkan kepada bagian operasional. Setelah bagian operasional menerima dan FP maka bagian operasional akan meng-issued tiket pesawat dan menyerahkan FP ke bagian keuangan. Setelah bagian keuangan menerima FP lalu bagian keuangan akan membuat Kwitansi sebanyak 2 rangkap dan menyerahkan Kwitansi ke bagian operasional. Setelah menerima Kwitansi dari bagian keuangan maka bagian operasional akan membuat Surat Jalan (SJ) dan menyerahkan SJ berserta Kwitansi dan tiket pesawat ke messenger untuk dikirimkan ke pelanggan.

6 39 Setelah pelangan menerima tiket pesawat, Kwitansi, dan SJ kemudian pelanggan akan melakukan pembayaran tiket pesawat yang jumlahnya sesuai dengan Kwitansi sekaligus menandatangani Kwitansi dan SJ lalu menyerahkan uang pembayaran tiket pesawat, Kwitansi lembar ke 2, dan SJ ke messenger. Messenger akan menyerahkan uang pembayaran dan kwitansi lembar ke 2 ke bagian keuangan serta SJ diserahkan kepada bagian operasional untuk diarsip. Kwitansi lembar ke 2 oleh bagian keuangan akan diserahkan ke bagian akuntansi untuk di catat sebagai Transaksi Penjualan Tiket (TPT). Jika deposit mendekati batas pengisian ulang, bagian keuangan akan mendapatkan notifikasi dari airlines perihal pengisian ulang deposit tiket pesawat lalu kemudian akan melakukan pengisian ulang kepada airlines melalui sistem transfer. Setelah itu bagian keuangan akan membuat (BKK) yang kemudian akan diserahkan kepada bagian akuntansi. Pada akhir bulan bagian akuntansi akan membuat Laporan Penerimaan Kas dan Laporan Pengeluaran Kas berdasarkan TPT dan BKK dan selanjutnya akan membuat laporan penjualan.

7 Rich Picture Proses Bisnis Penjualan Tiket Pesawat GAMBAR 3.2 Rich Picture Proses Bisnis Penjualan Tiket Pesawat

8 Overview Activity Diagram (OAD) Penjualan Tiket Sistem yang Berjalan GAMBAR 3.3 Overview Activity Diagram (OAD) Penjualan Tiket system yang berjalan

9 Event Table Penjualan Tiket Pesawat EVENT INTERNAL AGENT ASSUMING RESPONSIBILITY START WHEN ACTIVITIES Menerima pemesanan Meng-issued Tiket pesawat Membuat kwitansi Membuat jalan (SJ). surat Bagian Ticketing Pelanggan memesan tiket Mencatat pesanan. Mengecek jadwal pesawat. Menginformasikan ketersediaan jadwal ke pelanggan. Mencatat Formulir Pemesanan (FP). Memberikan FP ke bagian operasional. Bagian Operasional Menerima FP Menerima FP. Meng-issued tiket pesawat menurut FP. Memberikan FP ke bagian keuangan. Bagian Keuangan Menerima FP Menerima FP. Membuat Kwitansi 2 rangkap berdasarkan FP. Memberikan Kwitansi ke bagian operasional. bagian operasional Menerima Kwitansi dari bagian keuangan Mengirim Tiket. Messenger Menerima SJ, Kwitansi 2 rangkap, & Tiket Pesawat Menyerahkan Pembayaran, kwitansi, dan SJ. Messenger Menerima Pembayaran dari Pelanggan dan SJ serta Kwitansi lembar ke 2 yang Menerima Kwitansi dari bagian keuangan. Membuat SJ. Memberikan SJ ke messenger. Menerima SJ, kwitansi 2 rangkap, dan tiket pesawat. Mengirim tiket pesawat, kwitansi 2 rangkap, dan SJ ke pelanggan. Menerima pembayaran. Menyerahkan SJ ke bagian operasional. Menyerahkan

10 43 Menerima pembayaran Membuat transaksi penjualan tiket. Mengisi deposit tiket pesawat. bagian keuangan bagian akuntansi Bagian Keuangan sudah tandatangani di Menerima uang pembayaran dan kwitansi lembar ke 2 Menerima kwitansi lembar ke 2 Menerima notifikasi dari airlines Membuat Laporan Bagian Akuntansi Setiap akhir bulan pembayaran dan Kwitansi lembar ke 2 ke bagian keuangan. Menerima uang pembayaran dan kwitansi lembar ke 2. Menyimpan uang. Menyerahkan kwitansi lembar ke 2 kepada bagian akuntansi. Menerima kwitansi lembar ke 2. Membuat TPT. Mengisi ulang deposit tiket pesawat. Mengirim bukti transfer. Membuat BKK. Mengirim BKK ke bagian akuntansi. Membuat laporan pengeluaran kas. Membuat laporan penerimaan kas. TABEL 3.1 Event Table Penjualan Tiket

11 Laporan Dari Sistem Yang Berjalan untuk Penjualan Tiket Pesawat 1) Formulir dari sistem yang berjalan a) Formulir Pemesanan b) Kwitansi c) Surat Jalan 2) Laporan dari sistem yang berjalan a) Laporan Penerimaan Kas b) Laporan Pengeluaran Kas c) Laporan Penjualan Workflow Table Usaha Penjualan Tiket Pesawat ACTOR Ticketing Bagian Operasional Bagian Keuangan Bagian Operasional ACTIVITIES Menerima pemesanan 1. Mencatat pesanan. 2. Mengecek jadwal penerbangan dan harga tiket. 3. Mengkonfirmasikan jadwal dan harga ke pelanggan. 4. Membuat FP. 5. Menyerahkan FP ke bagian operasional. Meng-issued Tiket pesawat 6. Menerima FP. 7. Meng-issued tiket pesawat berdasarkan FP. 8. Memberikan FP ke bagian keuangan. 9. Menerima FP dari bagian keuangan. Membuat Kwitansi 10. Menerima FP. 11. Membuat kwitansi 2 rangkap. 12. Memberikan kwitansi 2 rangkap ke bagian operasional. Membuat Surat Jalan 13. Menerima Kwitansi 2 rangkap. 14. Membuat SJ. 15. Memberikan SJ, Kwitansi 2 rangkap, dan tiket pesawat ke messenger.

12 45 Messenger Messenger Bagian Keuangan Bagian akuntansi Bagian Keuangan Bagian keuangan Bagian akuntansi Mengirim tiket pesawat 16. Menerima SJ, Kwitansi 2 rangkap, dan tiket pesawat. 17. Mengirim tiket pesawat, SJ, Kwitansi 2 rangkap ke pelanggan. Menyerahkan pembayaran, kwitansi, dan SJ 18. Menerima pembayaran. 19. Memberikan SJ ke bagian operasional. 20. Memberikan Kwitansi lembar ke 2 dan uang pembayaran ke bagian keuangan. Menerima pembayaran 21. Menerima kwitansi lembar ke 2 dan uang pembayaran. 22. Menyimpan uang pembayaran. 23. Menyerahkan kwitansi lembar ke 2 ke bagian akuntansi. Membuat transaksi penjualan tiket 24. Menerima kwitansi lembar ke Membuat transaksi penjualan tiket. Mengisi deposit tiket pesawat 26. Menerima notifikasi dari airlines. 27. Mengisi ulang deposit tiket pesawat. 28. Membuat BKK. 29. Mengirim BKK ke bagian akuntansi. Membuat BKK 30. Membuat BKK. 31. Mengirim BKK ke bagian akuntansi. Membuat Laporan 32. Membuat laporan pengeluaran kas. 33. Membuat laporan penerimaan kas. 34. Membuat laporan penjualan berdasarkan laporan pengeluaran dan penerimaan kas. TABEL 3.2 Workflow Table Usaha Penjualan Tiket Prosedur Sistem Yang Berjalan untuk Usaha Perjalanan Wisata Pelanggan langung mengkonfirmasi untuk memesan paket tour dari PT Mega Sejahtera, setelah mendapat permintaan dari pelanggan lalu ticketing akan mengecek ketersediaan paket tour sesuai dengan permintaan pelanggan dan menginformasikan ketersediaan paket tour

13 46 kepada pelanggan berserta harganya. Setelah pelanggan menyetujui lalu ticketing akan mengisi Formulir Pemesanan (FP), setelah itu ticketing akan mengirimkan dan FP kepada bagian operasional. Setelah bagian operasional menerima FP kemudian bagian operasional akan memesan paket tour ke agen yang bersangkutan, setelah memesan paket tour bagian operasional lalu menerima paket tour dan menyerahkan FP ke bagian keuangan. Setelah bagian keuangan menerima FP lalu bagian keuangan akan membuat kwitansi sebanyak 2 rangkap dan menyerahkan kwitansi ke bagian operasional. Setelah menerima kwitansi dari bagian keuangan maka bagian operasional akan membuat Surat Jalan (SJ) dan menyerahkan SJ berserta kwitansi dan paket tour ke messenger untuk dikirim ke pelanggan. Pelanggan menerima paket tour, kwitansi, dan SJ kemudian pelanggan melakukan pembayaran sesuai dengan yang tertera di kwitansi. Setelah pelanggan membayar dan menandatangani kwitansi dan SJ maka pelanggan akan memberikan uang pembayaran, SJ, dan kwitansi lembar ke 2 yang telah ditandatangani ke messenger. Messenger akan menyerahkan uang pembayaran paket tour beserta kwitansi lembar ke 2 ke bagian keuangan, sedangkan SJ yang telah ditandatangani pelanggan diserahkan ke bagian operasional untuk diarsip. Kwitansi lembar ke 2 oleh bagian keuangan akan diserahkan ke bagian akuntansi untuk dicatat sebagai transaksi penjualan paket tour.

14 47 Pada hari perjalanan tour pelanggan bagian operasional akan memanggil pemandu wisata untuk memandu pelanggan. Pemandu wisata akan diberikan kas kecil, serta jadwal tour pelanggan lalu memandu pelanggan,setelah selesai lalu pemandu wisata akan memberikan faktur biaya tambahan ke bagian keuangan yang nanti akan dicatat sebagai laporan biaya perjalanan dan diserahkan ke bagian akuntansi. Pada akhir bulan bagian keuangan akan mendapatkan invoice dari agent tour selama 1 bulan lalu membayarnya secara langsung ke agent secara tunai dan menandatangani invoice. Setelah menerima bukti pembayaran lalu bagian keuangan akan membuat BKK kemudian mengirimkan BKK ke bagian akuntansi. Setelah itu bagian akuntansi akan membuat laporan penerimaan kas, laporan pengeluaran kas, serta laporan penjualan.

15 Rich Picture Proses Bisnis Usaha Perjalanan Wisata GAMBAR 3.4 Rich Picture Proses Bisnis Usaha Perjalanan Wisata

16 Overview Activity Diagram (OAD) Paket Tour sistem yang berjalan PELANGGAN TIKETING BAGIAN OPERASIONAL PEMANDU WISATA BAGIAN KEUANGAN MESSENGER BAGIAN AKUNTANSI AGEN TUR {FP} Melakukan pemesanan menerima pemesanan {FP} Tidak setuju setuju memesan paket tour paket tour Menerima pesanan Paket tour Menerima paket tour {FP} kwitansi 2 rangkap SJ membuat kwitansi Membuat surat jalan kwitansi 2 rangkap Paket Tur SJ Kwitansi mengirim Paket Tour SJ melakukan pembayaran SJ kwitansi lembar 2 uang pembayaran SJ Menyerahkan pembayaran, Kwitansi, dan SJ Memanggil Pemandu Wisata {faktur biaya tambahan} jadwal tour uang pembayaran menerima pembayaran uang pembayaran Kwitansi lembar 2 {TPPT} kas kecil Memandu pelanggan {faktur biaya tambahan} Membuat transaksi Penjualan paket tour kas kecil Membuat laporan biaya tambahan {invoice} menagih membayar tagihan {Laporan Pengeluaran Kas} {invoice} {BKK} membuat laporan {Laporan Penerimaan Kas} {Laporan Penjualan} Gambar 3.5 Overview Activity Diagram (OAD) Paket Tour sistem yang berjalan

17 Event Table Usaha Perjalanan Wisata EVENT INTERNAL AGENT ASSUMING RESPONSIBILITY START WHEN ACTIVITIES Menerima pemesanan Memesan tour Menerima tour Membuat kwitansi Membuat jalan (SJ). Mengirim tour. paket paket surat paket Menyerahkan pembayaran, kwitansi, dan SJ. Ticketing Pelanggan memesan tour paket Mencatat pesanan. Mengecek ketersediaan tour. Menginformasikan ketersediaan paket tour ke pelanggan. Mencatat FP. Memberikan FP ke bagian operasional. Bagian Operasional Menerima FP Menerima FP. Memesan paket tour ke agent tour menurut FP. Bagian operasional Memesan paket tour Menerima paket tour dari agent. Memberikan FP ke bagian keuangan. Bagian Keuangan Menerima FP Membuat Kwitansi 2 rangkap berdasarkan FP. Memberikan Kwitansi ke bagian operasional. Bagian Operasional Menerima Kwitansi Bagian Keuangan dari Messenger Menerima SJ, kwitansi, paket tour Messenger Menerima pembayaran dari pelanggan dan SJ serta kwitansi yang sudah di Menerima Kwitansi. Membuat SJ. Memberikan SJ, kwitansi 2 rangkap, dan paket tour ke messenger. Menerima SJ. Menerima kwitansi. Menerima paket tour. Mengirim SJ, kwitansi, dan paket tour ke pelanggan. Menerima pembayaran. Menyerahkan pembayaran dan kwitansi lembar ke 2

18 51 Menerima pembayaran. Membuat transaksi penjualan paket tour (TPPT). Memanggil pemandu wisata Memandu pelanggan Membuat laporan biaya perjalanan. Membayar tagihan. Membuat Laporan. bagian keuangan Bagian akuntansi tandatangani Menerima uang pembayaran dan kwitansi lembar ke 2 Menerima kwitansi lembar ke 2 Bagian operasional 1 minggu sebelum perjalanan Pemandu wisata Hari perjalanan tour pelanggan Bagian keuangan Bagian keuangan Menerima faktur biaya tambahan Menerima Invoice agent tour dari Bagian akuntansi Setiap akhir bulan ke bagian keuangan. Menyerahkan SJ ke bagian operasional. Menerima uang dan kwitansi lembar ke 2. Menyimpan uang pembayaran. Menyerahkan kwitansi lembar ke 2 kepada bagian akuntansi. Menerima kwitansi lembar ke 2. Membuat TPPT. Memanggil pemandu wisata. Memberikan kas kecil ke pemandu wisata. Menerima kas kecil dan jadwal tour pelanggan. Memandu pelanggan. Memberikan faktur biaya tambahan ke bagian keuangan. Menerima faktur biaya tambahan. Membuat laporan biaya perjalanan berdasarkan faktur biaya yambahan. Menerima invoice. Membayar tagihan. Menandatangani Invoice. Menerima bukti pembayaran. Membuat BKK. Mengirim BKK ke bagian akuntansi. Membuat laporan pengeluaran kas. Membuat laporan

19 52 penerimaan kas. Membuat laporan penjualan. TABEL 3.3 Event Table Usaha Perjalanan Wisata Laporan Dari Sistem Yang Berjalan 1) Formulir dari sistem yang berjalan a) Formulir Pemesanan b) Kwitansi c) Surat Jalan 2) Laporan dari sistem yang berjalan a) Laporan biaya tambahan b) Laporan penerimaan kas c) Laporan pengeluaran kas d) Laporan penjualan Workflow Table Usaha Perjalanan Wisata Ticketing ACTOR Bagian operasional ACTIVITIES Menerima pemesanan 1. Mencatat pemesanan. 2. Mengecek jadwal tour dan harga tour. 3. Mengkonfirmasikan jadwal dan harga ke pelanggan. 4. Membuat FP. 5. Memberikan FP ke bagian operasional. Memesan paket tour 6. Menerima FP. 7. Memesan paket tour berdasarkan FP.

20 53 Bagian keuangan Bagian operasional Messenger Messenger Bagian keuangan Bagian akuntansi Bagian operasional Pemandu wisata Bagian keuangan 8. Menerima paket tour dari agent tour. 9. Memberikan FP ke bagian keuangan. Membuat kwitansi 10. Menerima FP. 11. Membuat kwitansi pembayaran 2 rangkap berdasarkan FP. 12. Memberikan kwitansi 2 rangkap ke bagian operasional. Membuat Surat Jalan 13. Menerima kwitansi 2 rangkap. 14. Membuat SJ. 15. Memberikan SJ, kwitansi 2 rangkap, dan paket tour ke messenger. Mengirim paket tour 16. Menerima SJ, kwitansi 2 rangkap, dan paket tour. 17. Mengirim paket tour, SJ, kwitansi 2 rangkap ke pelanggan. Memberikan Pembayaran 18. Menerima pembayaran. 19. Memberikan SJ ke bagian operasional. 20. Memberikan kwitansi lembar ke 2 dan uang pembayaran ke bagian keuangan. Menyimpan uang pembayaran 27. Menerima kwitansi lembar ke 2 dan uang pembayaran. 28. Menyimpan uang pembayaran. 29. Menyerahkan kwitansi lembar ke 2 ke bagian akuntansi. Membuat transaksi penjualan paket tour 30. Menerima kwitansi lembar ke Membuat transaksi penjualan paket tour. Memanggil Pemandu Wisata 32. Menerima SJ. 33. Memanggil pemandu wisata. 34. Memberikan kas kecil, dan jadwal tour. Memandu Pelanggan 34. Menerima kas kecil, dan jadwal tour pelanggan. 35. Memandu pelanggan. 36. Memberikan faktur biaya tambahan ke bagian keuangan. Membuat laporan biaya perjalanan 37. Menerima faktur biaya tambahan. 38. Membuat laporan biaya tambahan. 39. Menyerahkan laporan biaya tambahan ke bagian akuntansi.

21 54 Bagian keuangan Bagian akuntansi Membayar tagihan 40. Menerima Invoice dari agent tour yang terkait. 41. Membayar beban tagihan. 42. Menandatangani invoice. 43. Menerima bukti pembayaran. 44. Membuat BKK. 45. Mengirim BKK ke bagian akuntansi. Membuat laporan 46. Membuat laporan pengeluaran kas 47. Membuat laporan penerimaan kas. 48. Membuat laporan penjualan. TABEL 3.4 Workflow Table Usaha Perjalanan Wisata

22 Analisis Temuan dari Sistem yang Berjalan Permasalahan sistem informasi akuntansi yang di temukan dalam sistem yang sedang berjalan adalah : Temuan Ke-1 Perusahaan belum memiliki Sistem Informasi Jasa yang terintegrasi. Pencatatan transaksi seperti Penjualan Tiket dan Paket Tur, pembuatan surat jalan, dan dokumen pendukung lainnya masih dilakukan secara manual. Kriteria Menurut Jones dan Rama (2006,p29), Altough source document have detailed information abaut each event (manually), data must be organized and stored in other ways in order to provide useful information. Yang diterjemahkan walaupun dokumen sumber (manual) memiliki informasi yang terinci mengenai setiap event, data harus di organisir dan di simpan dengan cara yang lain dengan tujuan menyediakan informasi yang berguna. Sebab Perusahaan belum menerapkan Sistem Informasi ke dalam proses bisnis, dan tidak ada tenaga ahli yang dapat menggunakan sistem yang terintegrasi Akibat Memerlukan banyak waktu untuk mencari data, sering terjadinya data yang terselip atau hilang, dan waktu terbuang percuma dalam melakukan proses bisnis. Rekomendasi Membuat sistem penjualan Tiket dan Paket Tur yang terintegrasi dan digunakan setiap bagian dalam perusahaan untuk menjalankan proses bisnis.

23 56 Temuan Ke-2 Tidak adanya formulir yang digunakan untuk mencatat pembatalan pesanan dan pengembalian uang karena pembatalan pemesanan tersebut. Kriteria Menurut Mulyadi (2001,p3), formulir merupakan media untuk mencatat peristiwa yang terjadi dalam organisasi ke dalam catatan. Dengan formulir ini, data yang bersangkutan dengan transaksi direkam pertama kalinya sebagai dasar pencatatan dalam catatan. Sebab Tidak jelasnya prosedur pembatalan pesanan dan pengembalian uang tersebut, sebab tidak adanya pencatatan akan hal-hal tersebut. Akibat Perusahaan kesulitan dalam mengendalikan pesanan yang dibatalkan dan pendapatan atas cancellation fee. Rekomendasi Dibuat Formulir Pembatalan Pesanan untuk mencatat pembatalan pesanan dan pengembalian uang karena pembatalan pesanan. Temuan Ke-3 Belum adanya nomor urut cetak pada setiap form, nomor urut masih di lakukan dengan penulisan tangan. Kriteria Berdasarkan Mulyadi (2001, p317), Untuk menciptakan praktek yang sehat formulir dalam perusahaan harus bernomor urut cetak. Sebab Penggunaan dokumen sumber tanpa nomor urut yang tercetak memungkinkan transaksi di catat lebih dari satu kali.

24 57 Akibat Perusahaan sulit menelusuri kecurangan, karena dapat terjadinya penyalahgunaan dokumen dalam sebuah transaksi. Rekomendasi Dalam setiap formulir di buat sistem yang secara otomatis melakukan pencetakan nomor urut. Tabel 3.5 Analisis Temuan dari Sistem yang Berjalan 3.4 Identifikasi kebutuhan informasi Dalam proses Penjualan Tiket dan Tur, dokumen yang dibutuhkan oleh perusahaan perlu di tunjang dengan berbagai informasi yang dibutuhkan untuk mendukung kegiatan penjualan dan penerimaan kas dan sebagai acuan pengambilan keputusan yang tepat. Identifikasi kebutuhan antara lain : Laporan untuk Manajerial Laporan harian yang meliputi laporan harian yang telah direkap oleh manajer keuangan untuk mendukung pengambilan keputusan. 1. Laporan Penerimaan Kas Yaitu laporan yang berisi mengenai jumlah pemasukan kas yang diterima oleh bagian keuangan baik untuk pembayaran tiket pesawat, dan paket tour. 2. Laporan Pengeluaran Kas Yaitu laporan yang berisi mengenai pengeluaran kas yang di keluarkan oleh bagian keuangan perihal pembayaran deposit tiket pesawat, pembayaran agen tour, dan pengeluaran kas kecil.

25 58 3. Laporan Penjualan Laporan ini di gunakan untuk mengetahui jumlah penjualan jasa yang terjadi dalam bulan berjalan dan sebagai pembanding tingkat penjualan bulan sebelumnya. 4. Laporan Pembatalan Transaksi Laporan ini digunakan untuk mengetahui jumlah pembatalan transaksi yang terjadi selama periode berjalan. Laporan untuk Financial Laporan yang dibuat untuk mengkalkulasikan keuangan pada PT. Mega Sejahtera, diantaranya : 1. Jurnal Penerimaan Kas Laporan ini berisi jurnal penerimaan kas perusahaan yang terjadi karena adanya kas masuk dari penjualan jasa perusahaan 2. Jurnal Pengeluaran Kas Laporan ini berisi jurnal pengeluaran kas perusahaaan yang terjadi karena adanya transaksi yang perusahaan lakukan untuk pembayaran. Laporan untuk Analisis Laporan yang dibuat untuk menganalisis kebutuhan-kebutuhan yang diperlukan, diantaranya : 1. Laporan Lokasi yang paling sering dituju Laporan Lokasi yang paling sering dituju digunakan untuk mengetahui lokasi yang paling sering dipilih oleh pelanggan di dalam

26 59 proses transaksi penjualan tiket pesawat dan paket tour. Laporan ini digunakan untuk menentukan harga yang sesuai dengan tingkat kunjungan terbanyak. Laporan ini dibutuhkan oleh Manajer penjualan tiket dan tour, Ticketing, dan Bagian Operasional. 2. Laporan Airline yang paling sering digunakan Laporan airline yang sering digunakan untuk mengetahui airline yang paling sering digunakan oleh pelanggan. Laporan ini digunakan untuk menentukan harga yang sesuai dengan yang paling sering digunakan. Laporan ini dibutuhkan oleh Manajer penjualan tiket dan tour, Ticketing, dan Bagian Operasional. 3. Laporan Pelanggan yang sering melakukan transaksi Laporan ini berisikan data pelangan berdasarkan jumlah transaksi yang di lakukan pelanggan, diurutkan dari yang paling sering melakukan transaksi. Laporan ini berfungsi untuk memberikan informasi kepada manajemen untuk mengambil keputusan tentang pelanggan mana yang dapat mendapatkan perhatian lebih.